Полный текст:
ВВЕДЕНИЕ
Вторая половина XX в. ознаменовалась крупным технологическим рывком научно-технического прогресса. Появление в середине двадцатого века компьютеров открыло новые возможности обработки информации и управления.
Исторически создание вычислительной техники явилось выдающимся результатам развития электротехники и технических знаний в целом. Постепенно повышалась мощность и возможности программного обеспечения, и компьютеры стали приобретать не только вычислительные, но и другие функции – принимают непосредственное участие в управлении производством.
Под автоматизированными информационными системами понимается целенаправленное и согласованное использование технических средств информатизации, программных средств, баз данных и человеческого труда в целях управления предприятием. В настоящее время все эти системы условно можно разделить на основанные на концепции ERP (управления предприятием), системы CRM (управления отношениями с клиентами), финансово - аналитические системы, системы защиты информации, справочные системы и системы проектирования.
В последние годы многие отечественные специалисты наблюдают громадный рост рынка системной интеграции. Рост рынка автоматизированных систем составляет 28% в год, рост рынка консалтинговых услуг по внедрению информационных систем ещё больше – 57%, при среднем темпе роста отечественной экономики в 8% эти цифры выглядят внушительно.
Однако впечатлить могут не только темпы роста рынка но и затраты на внедрение информационных систем: самый дешёвый проект внедрения ERP системы редко обходится дешевле чем 50000 USD, а самые дорогие могут стоить более 30 млн. USD.
В настоящее время наблюдается рост числа бухгалтерских систем в составе корпоративных информационных систем.
БУХГАЛТЕРСКИЕ СИСТЕМЫ В СОСТАВЕ КИС
Компьютерная сеть - это несколько компьютеров в пределах ограниченной территории (находящихся в одном помещении, в одном или нескольких близко расположенных зданиях) и подключенных к единых линиям связи. Сегодня большинство компьютерных сетей – это локальные компьютерные сети (Local-Area Network), которые размещаются внутри одного конторского здания и основанные на компьютерной модели клиент/сервер. Сетевое соединение состоит из двух участвующих в связи компьютеров и пути между ними. Можно создать сеть, используя беспроводные технологии, но пока это не распространено.
В модели клиент/сервер связь по сети делится на две области: сторону клиента и сторону сервера. По определению, клиент запрашивает информацию или услуги из сервера. Сервер в свою очередь, обслуживает запросы клиента. Часто каждая сторона в модели клиент/сервер может выполнять функции, как сервера, так и клиента. При создании компьютерной сети необходимо выбрать различные компоненты, определяющие, какое программное обеспечение и оборудование вы сможете использовать, формируя свою корпоративную сеть. Компьютерная сеть – это неотъемлемая часть современной деловой инфраструктуры, а корпоративная сеть – лишь одно из используемых в ней приложений и, соответственно, не должна быть единственным фактором, определяющим выбор компонентов сети. Необходимые для Intranet компоненты должны стать дополнением к имеющейся сети, не приводя к существенному изменению ее архитектур.
Корпоративные информационные системы (КИС) превратились в привычный инструмент крупного и среднего бизнеса. Их основная задача - автоматизация бизнес-процессов компании, управленческих функций, вывод справочной или аналитической информации. Однако статистика внедрений таких систем довольно тревожна.
Любая АИС - не совсем "коробочная" программа, как, например, Microsoft Office System, которую можно с равной степенью эффективности установить на компьютерах любого предприятия. Результативность системы в значительной мере зависит от ее настройки под определенные задачи конкретного предприятия. Только правильно спроектированная и настроенная система действительно помогает сделать бизнес более управляемым и прозрачным для руководства компании.
Несмотря на то, что возможности современных АИС достаточно развиты и постоянно возрастают, чуда может и не произойти. Зачастую после внедрения корпоративной информационной системы руководство по-прежнему не довольно качеством информационного обеспечения. Например, вопреки всем ожиданиям, не сокращаются трудозатраты на выполнение рутинных операций и, что еще важнее, сохраняются все недостатки, присущие ранее сложившейся практике осуществления производственно-хозяйственных операций. Речь обычно идет о некорректном оформлении первичных документов, наличии сверхнормативных запасов, нарушениях в сбытовой политике, в частности об отпуске продукции клиентам, имеющим неисполненные обязательства. Более того, нередко спроектированная АИС настолько сложна и неадекватна текущим задачам, что вообще не используется в компании.
Элементы компьютерной системы
В неавтоматизированной системе ведения бухгалтерского учета обработка данных о хозяйственных операциях легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации - распоряжениями, поручениями, счетами и учетными регистрами, например бесконечными журналами учета МПЗ. Аналогичные документы часто используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы (бухгалтерские книги и журналы ) в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно.
Компьютерная система включает в себя следующие элементы.
1. Аппаратные средства. К ним относятся: оборудование и устройства, из которых состоит компьютер, в частности центральный процессор, оптические считывающие устройства, накопители на магнитной ленте, дисководы, принтеры, терминалы и т.п.
2. Программные средства.
а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, которые управляют аппаратными средствами и распределяют их ресурсы для максимально эффективного использования, системы управления базами данных (СУБД), обеспечивающие выполнение стандартных функций по обработке данных, и сервисные программы, которые выполняют в компьютере основные операции, например сортировку записей. Системные программы обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.
б) Прикладные ( пользовательские ) программы - это наборы машинных команд для обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или приобретает у внешнего поставщика.
3. Документация - описание системы и структуры управления применительно к вводу, обработке и выводу данных, обработке сообщений, логическим и другим командам.
4. Персонал - работники, которые управляют системой, проектируют ее и снабжают программами, эксплуатируют и контролируют систему обработки данных.
5. Данные - сведения о хозяйственных операциях и другая необходимая информация, которую вводят, хранят и обрабатывают в системе.
6. Процедуры контроля - Процедуры, обеспечивающие соответствующую запись операций, предупреждающие или регистрирующие ошибки.
Особенности компьютерной обработки данных
Способ обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.
· Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки ( или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах ) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
· Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
· Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.
· Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.
· Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.
В данном тексте будет рассмотрен такой элемент компьютерной системы, как прикладные программные средства.( В нашем случае - бухгалтерские программы )
На текущий момент региональный рынок представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета.
Вот лишь несколько из них:
· Фолио; АО "Центр экономических компьютерных программ ФОЛИО";
· ИНФО-Бухгалтер; ТОО "Информатик";
· Инфин-бухгалтерия; Аудиторская компания "Инфин";
· Суперменджер"; Фирма "Ланкс";
· AUBI; Фирма "О'стрим";
· ABACUS; АО "ОМЕГА";
· 1С Бухгалтерия.
1С: Предприятие является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В конкретный программный продукт, входящий в систему программ 1С: Предприятие, включаются те функции и возможности, которые отвечают назначению этого продукта.
Все составляющие системы программ 1С: Предприятие можно разделить на Технологическую платформу и Конфигурации. Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета. Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и, разумеется, отвечает принятому законодательству.
Программа 1С:Бухгалтерия является универсальной бухгалтерской программой и предназначена для ведения синтетического и аналитического бухгалтерского учета по различным разделам.
Аналитический учет ведется по объектам аналитического учета (субконто) в натуральном и стоимостном выражениях.
Программа предоставляет возможность ручного и автоматического ввода проводок. Все проводки заносятся в журнал операций. При просмотре проводок в журнале операций их можно ограничить произвольным временным интервалом, группировать и искать по различным параметрам проводок.
Кроме журнала операций программа поддерживает несколько списков справочной информации (справочников):
· план счетов;
· список видов объектов аналитического учета;
· списки объектов аналитического учета (субконто);
· констант и т.д.
На основании введенных проводок может быть выполнен расчет итогов. Итоги могут выводиться за квартал, год, месяц и за любой период, ограниченный двумя датами. Расчет итогов может выполняться по запросу и одновременно с вводом проводок (в последнем случае не требуется пересчет).
После расчета итогов программа формирует различные ведомости:
· сводные проводки;
· оборотно-сальдовую ведомость;
· оборотно-сальдовую ведомость по объектам аналитического учета;
· карточка счета;
· карточка счета по одному объекту аналитического учета;
· анализ счета (аналог главной книги);
· анализ счета по датам;
· анализ счета по объектам аналитического учета;
· анализ объекта аналитического учета по всем счетам;
· карточка объекта аналитического учета по всем счетам;
· журнальный ордер.
В программе существует режим формирования произвольных отчетов, позволяющий на некотором бухгалтерском языке описать форму и содержание отчета, включая в него остатки и обороты по счетам и по объектам аналитического учета. С помощью данного режима реализованы отчеты, предоставляемые в налоговые органы, кроме того данный режим используется для создания внутренних отчетов для анализа финансовой деятельности организации в произвольной форме.
Кроме того, программа имеет функции сохранения резервной копии информации и режим сохранения в архиве текстовых документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления ресурсами предприятия, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета. Но выбрать правильную систему, способную дать максимальный эффект сложно. Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Преимущества от использования информационных систем в управлении очевидны: сокращаются производственные затраты, уменьшаются сроки выполнения заказов. Но для оценки эффективности возможные выгоды от внедрения необходимо сравнить с совокупной стоимостью владения – основным показателем оценки эффективности внедрения информационных систем. Правильное и грамотное внедрение информационных систем очень полезно.
На рынке существует немало систем автоматизации. Особенно сильна замета проблема настройка систем на ведения отечественного бухучёта, который пока значительно отличается от международного. На рынке мелких фирм по сути единственным и лучшим решением является «1С:Предприятие». Эта самая дешёвая система на рынке, которая имеет много поставщиков, которые занимаются её внедрением и настройкой. Несмотря на то, что сама система стоит относительно немного, настройка под конкретную организацию может обойтись значительно. Иногда в 5 – 10 раз дороже, чем сама система.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Авдеева Р. В. «Финансовое планирование, учёт, анализ в условиях применения программных продуктов: Учебное пособие» / Р. В. Авдеева, В. М. Бородкин, В. П. Бочаров - Воронеж: ВГУ, 2003. – 112 с.
2. Емельянова Н. З. «Основы построения автоматизированных информационных систем: учебное пособие» / Н. З. Емельянова, Т. Л. Партыка, И. И. Попов – М.: Форум: Инфра-М, 2005. – 412 с.
3. Советов Б. Я. «Автоматизированное управление современным предприятием» / Б. Я. Советов, В. В. Цеханский – Л.: Машиностроение, 1988 – 168 с.
4. Филимонова Е. В. «Информационные технологии в профессиональной деятельности: учебник» / Е. В. Филимонова – Ростов н/Д: Феникс, 2004 – 352 с.