Полный текст:
Реферат
Количество страниц в проекте 56, графических рисунков 17, таблиц 7, приложений 4.
Разработанный курсовой проект рассматривает процесс создания программного приложения «Информационной подсистемы склада торгового предприятия». Приложение предназначено для учета товаров, а также их приемки и отпуска.
Прилагаемая к курсовому проекту пояснительная записка содержит в себе обоснование цели создания подсистемы, а также экономическую целесообразность создания подсистемы. Выполнен краткий обзор существующих программных средств, обоснование выбора обеспечения и представлена машинная реализация проекта. Пояснительная записка снабжена инструкциями по работе с приложением, контрольным примером работы с программой, требованиями к техническому и программному обеспечению. Рассмотрена оценка защищенности доступа к информационной системе.
В курсовом проекте приняты следующие сокращения:
ТМЦ – товарно-материальные ценности.
БД – база данных.
Содержание
Введение 4
1 Выбор и описание объекта автоматизации 6
1.1 Экономическая сущность учета складских операций 9
1.2 Поступление товаров на склад 13
1.3 Отпуск товаров со склада 13
2 Факторы, определяющие принятое решение по созданию подсистемы 15
2.1 Обзор существующих программных средств 15
2.2 Экономическая целесообразность создания подсистемы 18
3 Технико-экономическое обоснование создания подсистемы 22
3.1 Обоснование цели создания подсистемы 22
3.2 Обоснование и выбор видов обеспечения 23
3.3 Информационное обеспечение 23
3.3.1 Входная информация 25
3.3.2 Выходная информация 25
3.3.3 Используемые классификаторы и кодификаторы 25
3.4 Разработка диаграмм Rational Rose 26
3.5 Подготовка технического обеспечения 29
4 Машинная реализация задачи 30
4.1 Описание структуры базы данных 30
4.2 Программная реализация задачи 32
4.2.1 Создание отчетов 34
5 Инструкция по работе с приложением 36
6 Оценка защищенности информационной системы 38
Заключение 39
Список используемых источников 40
Приложения 41
Приложение А 42
Техническое задание 42
Приложение Б 48
Экранные формы 48
Приложение В 51
Отчеты 51
Приложение Г 53
Листинг программы 53
Введение
Каждое предприятие должно продать свою продукцию потребителю. В процессе продажи выявляются полезность и качество продукции предприятия. Реализацией завершается кругооборот средств.
Основной задачей промышленных предприятий является наиболее полное обеспечение спроса населения высококачественной продукцией. Темпы роста объема производства продукции, повышение ее качества непосредственно влияют на величину издержек, прибыль и рентабельность предприятия. Именно поэтому очень важно уделять особое внимание учету товаров на складе предприятия, так как это основное звено любого торгового предприятия.
Учет товаров на складе базируется на информации, возникающей в процессе поступления, передачи и продажи товаров, а также информационных потоках между различными подразделениями одного предприятия, всем предприятием и поставщиками товаров.
Информация в этих процессах рассматривается и как предмет (исходная информация), и как продукт труда (результатная информация) системы управления. Для организации и реализации всего информационного процесса на предприятии необходимы средства и методы обработки информации, а также персонал, способный выполнять соответствующие процедуры.
Процедуры информационного процесса могут выполняться вручную и автоматизировано (с использованием различных технических средств: компьютеров, средств телекоммуникации, периферийных и др.).
Возникла необходимость создания формы негосударственного контроля за деятельностью предприятий, которая бы включала в себя консультирование по вопросам организации и ведения бухгалтерского учета, оказываемых с целью улучшения бухгалтерского учета и отчетности на предприятии, повышения эффективности их коммерческой деятельности.
Объем реализации продукции – это один из основных показателей характеризующих деятельность предприятия, поэтому так важно, чтобы он был отражен в бухгалтерском учете правильно.
Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий фактор.
Наиболее распространенные на рынке бухгалтерские системы не только декларируют, но и предоставляют такие возможности, как:
простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании;
широта применения как для малых предприятий, так и для корпоративных структур;
понятное и емкое представление информации;
настройка на изменяющееся законодательство, включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия;
большой набор типовых операций и форм отчетности;
значительные аналитические возможности, зачастую с графическим представлением информации.
Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и комфортности работы.
Возвращаясь к теме курсового проекта, обозначим цель курсового проектирования: создать автоматизированную информационную подсистему склада торгового предприятия, позволяющую в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать автоматическое получение данных, необходимых, как для ведения синтетического учета, так и для составления форм бухгалтерской отчетности.
1 Выбор и описание объекта автоматизации
Основой для торговой фирмы служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.
Организационная структура торговой фирмы состоит из следующих основных групп подразделений:
административных подразделений (менеджеров, кадровой и юридической служб, маркетинга);
торговых отделов;
центрального склада (складов);
бухгалтерии;
технических служб.
Основные структурные подразделения торговой фирмы (торговые отделы и центральный склад) имеют достаточно однородную структуру, особенности которой сводятся к следующему:
отдел, как правило, состоит из секций;
отдел (склад) возглавляется заведующим, в функции которого входят организационно – технические вопросы, в том числе вопросы расстановки кадров, формирования рабочих графиков, текущей коммерческой (торговой) политики, взаимосвязи с поставщиками;
основным является формирование ассортимента, обеспечивающего выполнение товарного плана (плана прибыли);
товаровед отдела непосредственно подготавливает и реализует контакты с поставщиками, анализирует информационные и рекламные материалы на выпускаемую или готовящуюся к выпуску продукцию по направлению отдела, ведет оформление (подготовку) договоров, анализирует предложения частных лиц о продаже товаров по договорным ценам;
секции отделов являются автономными в отношении материальной ответственности подразделений; они обеспечивают прием, реализацию через прилавки товаров, учет товаров и денежных средств от реализации через систему кассовых аппаратов, рекламу изданий непосредственно в отделах; периодически подготавливают товарные отчеты для передачи в бухгалтерию;
отделы могут реализовывать товар по системе мелкого опта; при этом, как правило, предусматриваются предоплата по счету торговой фирмы, отпуск товара как через отдел, так и через центральный склад;
возможен отпуск товара непосредственно с центрального склада при отправке товара по бартеру или в порядке передачи в другие магазины, в том числе на дочерние фирмы;
реализация товаров по договорным ценам осуществляется практически всеми отделами по закрепленной продукции.
Особенности торговых отделов проявляются, например, при отпуске товаров по почте. Особенности отдела «Товары - почтой» является ориентация на реализацию массовых товаров, допускающих хорошую рекламу, а также остатков по основной продукции.
В России отмечается нарастающий интерес к распространению информации о товарах через информационные каналы, в том числе через систему Internet, использование интерактивных банковских услуг для оплаты товаров, что повышает внимание к доставке товаров по системе «Товары - почтой».
Административные подразделения ориентированы на управление фирмой, в том числе на юридическую поддержку, реализацию кадровой политики, выработку стратегии и корректировку задач тактического управления. Бухгалтерия выполняет традиционные функции, включая внутрифирменный учет для управления: учет по подразделениям, по товарам, по поставщикам, по группам клиентов, а также по регионам, если фирма работает на региональных рынках. Технические подразделения ориентированы на поддержку бизнеса, хотя в ряде случаев могут решать и самостоятельные задачи.
Рассмотрим более подробно управление складской деятельностью торговой фирмы. При этом учитываются следующие факторы:
товар может иметь несколько независимых единиц измерения, например количество товара, количество упаковок, вес, стоимость;
товар может оцениваться в различных валютах;
товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков, а также состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке;
товар может иметь различный статус, например статус резервирования.
Особое значение имеет взаимосвязь с подсистемами торговых секций (напрямую или через внутренний склад последних), бухгалтерией и представлением аналитической и управленческой отчетности. В частности, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с формированием любых отчетных документов в разрезах:
поставок с аналитикой по подразделениям, поставщикам, товарам или группам товаров, проведением взаимозачетов, получением общего свода по поставщикам;
продаж по различным видам торговой деятельности с анализом по поставщикам, подразделениям, покупателям и товарам;
загрузок складов товаром на любой день в ценах остатков или продаж в различных единицах измерения товара;
переоценок, возвратов, перемещений по поставщику, покупателю, товару или подразделению.
На рисунке 1 представлена схема первого уровня детализации технологического процесса.
Рисунок 1 - Схема первого уровня детализации технологического процесса.
1.1 Экономическая сущность учета складских операций
Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.
Управление торговыми процессами в торговом предприятии основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между торговым предприятием и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к оптовому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации оптового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.
Учет реализации товаров в оптовой торговле осуществляется по мере отгрузки товаров и предъявления покупателям расчетных документов.
На рисунке 2 представлена схема второго уровня детализации технологического процесса.
Рисунок 2 - Схема второго уровня детализации технологического процесса
Рассмотрим информационные потоки предприятия. Заказчик (юридическое лицо) делает заявку у менеджера (сбрасывает по факсу или договаривается по телефону) на нужную ему продукцию.
Менеджер выставляет счет на оплату и отсылает заказчику. При наличии товара на складе резервируется необходимое количество. Если товара нет, то оформляется заявка на поставку, где указывается дата составления заявки, фамилия ответственного менеджера, наименование продукции и крайние сроки доставки товаров.
Оформленная заявка поступает в отдел снабжения, где все заявки сортируются в зависимости от товара, от сроков поставки и т.д. и определяется примерная дата поступления товара на склад.
Менеджер, имея эти данные, уточняет сроки доставки товара с клиентом.
Снабженцы выставляют заявки на товар поставщикам, оплачивают выставленные счета и привозят товар, который поступает на склад фирмы.
После того, как заказчик проплатил выставленный ему счет и проплата прошла по банку, он может приехать за заказанной продукцией. Работающий с ним менеджер оформляет необходимые документы и отпускает товар.
На рисунке 3 представлена схема третьего уровня детализации технологического процесса.
Рисунок 3 - Схема третьего уровня детализации технологического процесса
Подсистема предназначена для решения автоматизации повседневной работы кладовщика, ведущего оперативный учет по приходу и расходу ТМЦ.
Основной единицей информации в системе является документ. Существует несколько видов документов: накладная, счет, акт на списание, платеж и др. Вся остальная информация (например, состояние склада на текущий момент, состояние расчетных счетов, баланс с контрагентами) может быть вычислена на основе этих основных файлов базы данных, изменить ее можно только путем ввода или редактирования необходимого документа.
Основные операции в системе подразделяются на две группы: товарные и расчетно-денежные операции.
При выполнении товарных операций, как правило, изменяется количество товаров на складах. К ним относится Продажа товаров, Закупка товаров, Перемещение товаров.
При поступлении товаров от поставщиков заводится приходная накладная.
После того, как клиент оплатил счет, выставленный ему менеджером, он имеет право приехать за своей продукцией. В течение трех дней после оплаты товар резервируется на складе кладовщиком.
На основании счета выписывается расходная накладная на склад. По этой накладной клиент может получить со склада продукцию, оплаченную им. На складе товар взвешивается или измеряется и в накладной указывается точное количество продукции и заверяется подписью кладовщика. С учетом сделанных пометок выписываются товарная накладная и счет-фактура, на которых потом ставятся подпись и печать.
В случае пересортицы товаров или излишков оформляются внутренние документы – списание или оприходование.
На основании имеющихся данных можно сформировать ряд отчетов.
Отчет по остаткам на складах. Он может быть сформирован на конкретную дату и по конкретной продукции.
Также можно сформировать отчет по приходным, расходным документам и банковским выпискам за определенный период времени, который показывает общую сумму по этим документам за какой-то период времени.
Любой оформленный ранее документ можно вызвать из базы данных и распечатать, отредактировать или удалить.
1.2 Поступление товаров на склад
Поступление товаров на склад оформляется документом «Приходная накладная», выводится надпись «Закупка». Если приходная накладная оформляется на основании ранее выписанной расходной накладной, на документе выводится надпись «Возврат от покупателя». Все документы записываются в журнал приходных накладных. При проведении проверяется состояние взаиморасчетов с покупателем, изменяется текущий остаток товаров на складе. Оплата поступивших товаров оформляется при помощи банковских и кассовых документов.
1.3 Отпуск товаров со склада
Отпуск товаров оформляется документом «Расходная накладная» с указанием признака «Продажа» или «Возврат» поставщику. Выписка расходной накладной может основываться на предварительно оформленных документах «Счет», «Приходная накладная».
Накладные на отпуск товаров записываются в журнале расходных накладных. При проведении документа проверяется состояние взаиморасчетов с покупателем, изменяется остаток товара на складе. Оплата отгруженных товаров может оформляться при помощи банковских и кассовых операций.
2 Факторы, определяющие принятое решение по созданию подсистемы
2.1 Обзор существующих программных средств
На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ, предназначенных для складского учета на различных предприятиях, фирмах, в организациях.
Существует как минимум два типа подобных программ: чисто бухгалтерские и те, которые наряду с бухгалтерским учетом позволяют вести и товарный (обычно именуемым складским). Стоит заметить еще, что на рынке есть программы, называющиеся примерно так: «АРМ кладовщика», «Склад» и так далее, которые предназначены только для ведения складских остатков и фактически являются электронной версией книги приходов и расходов. Они специально спроектированы для склада и могут удовлетворять только кладовщика. Вопреки бытующему мнению о большом разнообразии рынка программных продуктов для учета деятельности предприятия, программ, с помощью которых можно реально вести и управленческий, и бухгалтерский учет с разной степенью удобства, не так уж много, если не считать сверх дорогих систем, которые пишутся практически «с нуля» и только под конкретные задачи организации. В большинстве остальных систем весь товарный учет заключается, опять таки, в простом ведении складских остатков и автоматическом списании себестоимости отпускаемого товара. Впрочем, по сравнению с «ручной» бухгалтерией, это не так уж мало. Тем не менее, все программные продукты подобного направления принципиально ограничены, а именно: ни в одном из них не был преодолен врожденный порок – фактически, в каждой из них параллельно ведется и бухгалтерский, и складской учет, со всеми вытекающими последствиями. Внутренняя логика этих программ базируется на разнесении движения денежных средств и движения товаров. Товародвижение в рамках такой концепции ограничивается электронной версией книги приходов и расходов, т.е. приходом, расходом, перемещением между складами. Естественно, пользоваться такими программными продуктами намного проще, чем вести все «вручную».
CoreIMS – это разработанная специалистами компании Argussoft Company простая, надежная и удобная полнофункциональная система управления складом (WMS). Новая складская система в режиме реального времени предоставляет полную информацию о состоянии склада, она предназначена для эффективного управления складом любого типа. Программный модуль CoreIMS позволяет осуществлять планирование, вести учет склада, а также управлять всей организацией системы склада. Внедрение данной программы на склад дает возможность автоматизировать процесс управления складом. CoreIMS позволяет работать одновременно с несколькими складами и при этом учесть индивидуальные особенности каждого из них, обеспечивая функциональность не хуже, чем большие дорогостоящие складские системы. CoreIMS соответствует всем современным требованиям: имеет web-интерфейс, поддерживает адресное хранение товаров, позволяя осуществлять управление складом как с клиентского персонального компьютера, так и посредством удаленных терминалов сбора данных. Кроме того, терминалы сбора данных оснащены сканерами штрих-кодов, что дает возможность существенно ускорить выполнение всех складских операций и максимально оптимизировать управление складом. Терминалы сбора данных и системы адресного хранения являются частью многофункционального модуля системы управления складом, что позволяет CoreIMS самостоятельно вырабатывать рекомендации по оптимизации учета склада и других складских технологических процессов.
Программа «Склад» от «БУХСОФТА». В программу складского учета автоматически поступают данные из «Учета покупок и продаж», а также данных «Производства» о приходе на склад и или выбытие со склада материалов, товаров и продукции. Отраженные в учете покупок и продаж и в производстве операции по оприходованию и оказанию услуг на складе не учитываются.
Форма складского учета построена таким образом, что позволяет одновременно видеть хронологию складских документов (накладных) и содержание (перечень) выбранной накладной. По документам отображается информацию о том, откуда или куда поступил товар, а по содержанию накладной отображается количество и стоимость товара.
Программы поставляются с одним складом, однако пользователь может ввести через справочник необходимое количество складов и магазинов и вести учет по каждому складу в отдельности. Особенностью программы является то, что по одной сделке (оприходование товара, списание материала в производство, выпуск продукции из производства и реализация товара) имеется возможность работать одновременно с несколькими складами. Например: выпуская партию продукции можно часть продукции отразить на складе, а часть сразу оформить как поступление в магазин или иной склад.
В справочниках материалов, товаров и продукции предусмотрена гибкая возможность использования любых необходимых единиц измерения: штуки, квадратные метры, килограммы, литры, тонны и т.д. Для каждой единицы измерения предусматривается настройка количества знаков после запятой для более точного отражения количества товара. С помощью функции Производство возможен перевод единицы измерения товара с одной на другую.
По материалам, товарам и продукции на любую дату программой могут быть сформированы остатки по каждому складу или магазину. Для наглядности отображения все наименования в форме остатков сортируются по алфавиту.
Расчет средней стоимости ведется автоматически при списании материалов в производство, а также при списании себестоимости продукции при ее реализации. Также расчет средней стоимости на соответствующую дату производится при просмотре остатков материалов, товаром и продукции. При этом обеспечивается полное совпадение складского и бухгалтерского учета.
2.2 Экономическая целесообразность создания подсистемы
Годовая экономия от применения подсистемы представляет собой разницу текущих затрат на обработку информации до внедрения подсистемы (базовый вариант) и после внедрения подсистемы (новый вариант) (формула 1):
Э = Зб - Зн , (1)
где Э -годовая экономия прямых текущих затрат на объекте;
Зб, Зн - годовые затраты на обработку информации в базовом и новом вариантах соответственно.
Годовые затраты на обработку информации в базовом варианте определим следующим образом (формула 2):
Зб = (Qвх,б + Qвых,б) Ср / Нв,б , (2)
где Qвх,б, Qвых,б - объем входной и выходной обрабатываемой информации в базовом периоде соответственно;
Ср - стоимость одного человеко-часа работы;
Нв,б - норма выработки работающего в базовом периоде.
Годовые затраты по новому варианту определим как (формула 3):
Зн = Зосн + Забд , (3)
где Зосн - основные текущие затраты на обработку информации;
Забд - затраты, связанные с эксплуатацией подсистемы.
Зосн = (Qвх,н + Qвых,н) (Ср + См) Тз , (4)
где Qвх,н, Qвых,н - объем входной и выходной обрабатываемой информации в новом варианте соответственно;
Тз - среднее количество часов для обработки 1000 знаков информации с использованием подсистемы;
См - стоимость машино-часа работы компьютера.
Сабд = Qакт (Ср + См) / Нв,н , (5)
где Qакт - годовой объем актуализируемой информации в подсистемы;
Нв,н - норма выработки работника при подготовке информации на машинные носители.
Дополнительные капитальные вложения на подсистемы (Кабд) определим по формуле 6:
Кабд = Кпр + Ктс + Кзд , (6)
где Кпр - единовременные затраты на предпроизводственные работы по созданию и внедрению подсистемы;
Ктс - капитальные вложения на приобретение, монтаж и наладку комплекса технических средств;
Кзд - капитальные вложения на реконструкцию (строительство) помещений, установку защиты и другое.
Кпр = Кп + Кбд, (7)
где Кп - затраты на проектирование, разработку и отладку программного обеспечения подсистемы;
Кбд - затраты на формирование информационной базы данных.
Затраты на проектирование, разработку и отладку программного обеспечения подсистемы определяется как суммы заработной платы разработчиков (с начислениями и накладными расходами на нее) или приравнивается к рыночной стоимости подсистемы.
Затраты на формирование информационной базы данных могут быть определены как сумма заработной платы работников (с начислениями и накладными расходами на нее), занятых ее созданием.
Капитальные вложения на приобретение, монтаж и наладку комплекса технических средств определяются по рыночной стоимости оборудования и работ, с учетом доли загрузки оборудования для реализации годового объема запросов к подсистеме и актуализации информации в базе.
Срок окупаемости (Ток) дополнительных капитальных вложений на создание подсистемы определяется по формуле 8:
Ток = Кабд / Э. (8)
Внедрение подсистемы будет эффективно, если расчетный коэффициент эффективности капитальных вложений (Ер) будет больше выбранного его граничного значения (Егр) формула 9:
Ер = Э / Кабд = 1 / Ток ? Егр (9)
Таблица 1 – Основные исходные данные для расчета
Наименование показателя
Базовый период
Новый вариант
Годовой объем входной информации (Qвх), в т. зн.
220,0
310,0
Годовой объем выходной информации (Qвых), в т. зн.
110,0
120,0
Годовой объем актуализируемой информации в БД (Qакт), т. зн.
90,0
Норма выработки при ручной обработке информации (Нв,б), зн./час
500
-
Норма выработки при подготовке данных на машинные носители (Нв,н), т.зн./час 1)
-
5,0
Среднее количество часов для обработки 1000 знаков информации с использованием АБД (Тз), час
-
0,25
Стоимость одного человеко-часа работы (Ср), руб
50
50
Стоимость машино-часа работы компьютера (См), руб
-
60
Единовременные затраты на создание и внедрение АБД (Кпр), т. руб
-
4,5
Капитальные вложения на приобретение технических средств (Ктс), т. руб
-
22,5
Капитальные затраты на реконструкцию помещения и установку защиты (Кзд), т. руб
-
0,0
Граничное значение коэффициента эффективности капитальных вложений (Егр)
-
0,33
Расчет прямого эффекта от применения АБД
Зб = (220+110)*50/500=33 т. руб
Зосн = (310 + 120)*(50 + 60)* 0,25 = 11825 руб
Забд = 90,0 * (50 + 60) /5 = 1980 руб
Зн = 11825 + 1980 = 13805 руб = 13,80 т. руб
Э = 33 – 13,80 = 19,2 т. руб
Кабд =22,5 + 4,5 = 27 т. руб
Ток = 27 / 19,2 = 1,4 года
Ер = 19,2 / 27 = 0,711 > 0,33, значит внедрение подсистемы эффективно.
Надежность системы. Отказы отдельных элементов системы не должны приводить к ее полному выходу из строя. Кроме того, необходимо обеспечить высокую устойчивость работы системы в условиях дестабилизирующих факторов.
Наличие средств восстановления при сбоях. В системе должны быть предусмотрены средства для прогноза, фиксации и локализации различных нештатных ситуаций и отказов оборудования (таких как: повреждений и перегрузок каналов связи; перегрузок устройств внешней памяти; нарушения целостности БД; попыток несанкционированного доступа в систему и т.д.)
Из результата расчетов можно сделать вывод, что внедрение данной подсистемы будет иметь экономический эффект.
3 Технико-экономическое обоснование создания подсистемы
3.1 Обоснование цели создания подсистемы
Подсистема склада торгового предприятия создаётся с целью автоматизации учета товаров на складе (их приема, хранения, отпуска и учета) в процессе деятельности бухгалтерии предприятия.
Целью автоматизации учёта товаров на торговом предприятии является перекладывание на компьютер части рутинной работы по переработке информации. Автоматизация приема, отпуска и учёта товара на торговом предприятии сокращает поток бумажных носителей, снижает трудоёмкость выполняемых работ, повышает профессиональный уровень сотрудников и комфортность условий их работы.
Необходимость создания информационной подсистемы склада торгового предприятия обусловлена следующими факторами:
- подсистема обеспечивает соблюдение процесса управления приемом, хранением и отпуском товаров со склада, в результате чего повышается качество работы кладовщика;
- увеличение скорости работы, за счёт устранения задержек в процессе ввода данных;
- завершение создания бухгалтерской информационной системы для составления общего учета и отчетности.
Учитывая то, что большинство современных программных средств ориентировано на автоматизацию бухгалтерской деятельности в целом, следует указать, что главной целью создания подсистемы является автоматизация ранее отдельно неавтоматизированной области – учета товаров на складе торгового предприятия.
3.2 Обоснование и выбор видов обеспечения
В процессе создания информационной подсистемы склада торгового предприятия была использована программа «1С:Предприятие 7.7» с конфигурацией «Торговля и склад», работающей под управлением ОС Windows корпорации Microsoft.
Используемая программа – «1С:Предприятие 7.7» является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учета. «1С:Предприятие 7.7» в основе своей – некий предметно-ориентированный симбиоз электронных таблиц и СУБД, она состоит из двух больших модулей:
– модуля ведения бухгалтерского учета;
– конфигуратора – модуля, обеспечивающего настройку бухгалтерской программы на конкретную область применения.
Для разграничения прав доступа пользователей к учетной информации установлена иерархия – права пользователей системы разделяются в соответствии с присвоенным статусом. Исходя из данной иерархии определяются права на формирование тех или иных проводок, выполнение процедур преобразования данных и доступ к функциям просмотра и корректировки информации.
3.3 Информационное обеспечение
Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем.
Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании достоверной информации для принятия управленческих решений.
Информационное обеспечение (ИО) – совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков циркулирующих в организации, а также методологии построения баз данных.
Унифицированная система документации создается на государственном, отраслевом и региональном уровнях и обеспечивает сопоставимость показателей различных сфер общественного производства.
Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной и результатной информации.
Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования.
Для ведения учета необходимы входные документы это приходный ордер и выходные документы это расходный ордер, а так же база данных.
На рисунке 4 представлена схема документооборота на складе.
Рисунок 4 – Схема документооборота на складе.
3.3.1 Входная информация
Входные документы:
- приходная накладная.
3.3.2 Выходная информация
Выходные документы:
- расходная накладная;
- отчет невостребованных товаров на складе;
- оборотная ведомость по складу.
3.3.3 Используемые классификаторы и кодификаторы
Для того чтобы приспособить экономическую информацию для эффективного поиска, обработки на ЭВМ и передачи по каналам связи, ее необходимо представить в цифровом виде. С этой целью ее нужно сначала упорядочить (классифицировать), а затем формализовать (закодировать) с использованием классификатора.
В процессе разработки курсового проекта использовались классификаторы.
Общероссийские классификаторы:
- ОКЕИ – общероссийский классификатор единиц измерения;
- ОКП – общероссийский классификатор продукции.
План счетов и локальные классификаторы информации.
Развитие международных торговых и производственных связей приводит к росту товарных и информационных потоков, которые необходимо обрабатывать. Трудности учета информации о свойствах товара на его упаковке вызывают необходимость автоматизации маркировки товаров, считывания информации и осуществления идентификации о них.
Коды, используемые в курсовом проектировании:
- КодТовара: ххх : ххххх
| |____________ Код товара
|_________________ Группа товара
- КодПокупателя;
- КодПоставщика.
3.4 Разработка диаграмм Rational Rose
В процессе проектирования были разработаны следующие диаграммы Rational Rose. Диаграмма вариантов использования - Use Case представлена на рисунке 5.
Рисунок 5 - Use Case диаграмма
Диаграмма действий - Activity Diagram представлена на рисунке 6.
Рисунок 6 - Activity diagram
Диаграмма последовательностей представлена на рисунке 7.
Рисунок 7 - Диаграмма последовательностей
3.5 Подготовка технического обеспечения
Для успешного функционирования подсистемы необходимо выполнение ниже перечисленных требований к техническому обеспечению:
- процессор: Pentium IV 2000;
- SVGA видеоадаптер;
- 128 МВ оперативной памяти;
- 12 МВ на жестком диске;
- клавиатура: стандартная;
- мышь.
4 Машинная реализация задачи
4.1 Описание структуры базы данных
Для разработки базы данных, структура которой не зависит от конкретных информационных потребностей и позволяет выполнять любые запросы пользователей, служит диаграмма инфологических моделей «сущность-связь» (ER - диаграмма).
ER – диаграмма «сущность-связь» представляет собой набор множества объектов и их характеристик, а также взаимосвязей между ними, нужных для выявления данных, которые в дальнейшем используются функциями проектируемой системы.
На рисунке 5 представлена инфологическая модель основной работы склада.
Рисунок 8 – Инфологическая модель
Состав и поля таблиц БД:
Таблица 2 – Расход. В этой таблице заполняются данные на отпуск товара и его покупателя.
Имя поля
Тип
Ключ
КодТовара
Счетчик
*
№Накладной
Числовой
Дата
Дата
КодПокупателя
Числовой
Количество
Текстовый
Таблица 3 – Приход. В этой таблице заполняются данные о приеме товара и его поставщиках.
Имя поля
Тип
Ключ
КодТовара
Счетчик
*
№Накладной
Числовой
Дата
Дата
КодПоставщика
Числовой
Количество
Текстовый
Таблица 4 – Товары. В этой таблице хранятся данные о товарах код, наименование, цена, а так же его единица измерения.
Имя поля
Тип
Ключ
КодТовара
Счетчик
*
Наименование
Текстовый
Цена
Цена
Ед.Изм
Текстовый
Таблица 5 - Единицы измерения. Эта таблица содержит справочник измерений, необходимый для правильного ведения складского учета.
Имя поля
Тип
Ключ
Ед.Изм
Текстовый
*
Название
Текстовый
Таблица 6 – Покупатели. В этой таблице хранятся сведения о реквизитах покупателей.
Имя поля
Тип
Ключ
КодПокупателя
Счетчик
*
Название
Текстовый
Адрес
Текстовый
Таблица 7 – Поставщики. В этой таблице хранятся сведения о реквизитах поставщиков.
Имя поля
Тип
Ключ
КодПоставщика
Счетчик
*
Название
Текстовый
Адрес
Текстовый
4.2 Программная реализация задачи
Создание интерфейса было реализовано при помощи Конфигуратора. Конфигуратор «1С:Предприятия» предназначен для разработки, администрирования и развития компьютерных систем бухгалтерского учета. Пользователями этого режима являются администратор системы или другое лицо, осуществляющее сопровождение «1С:Предприятия».
«1С:Предприятие» использует объектно–ориентированный подход к представлению компонентов конфигурации и встроенный язык программирования для создания программных модулей. Конфигуратор оперирует с классами объектов метаданных: константы, справочники, документы, журналы, отчеты и т. п. Каждый объект метаданных обладает набором свойств и методов обработки.
«В 1С:Предприятии» реализован санкционированный доступ к данным, обеспечена авторизация данных, вводимых в систему. Пользователи объединены в группы пользователей, для каждой из которых определены права доступа и режимы обработки по отношению к объектам метаданных, создан пользовательский интерфейс графического типа. Состав членов групп можно задать с помощью команды меню «Администрирование > Пользователи». Один и тот же пользовательский интерфейс можно предоставлять различным пользователям.
Для оптимальной работы кладовщика было отредактировано меню и при помощи свойства элемента прав запрещены права на администрирование и удаление справочников, документов и т. д. (Рисунок 6).
Рисунок 9 – Свойства элемента прав.
4.2.1 Создание отчетов
Отчеты являются средством вывода результирующей информации для задачи. Для отчета разрабатывается выходная форма в виде табличного документа, алгоритм обработки данных, панель инструментов, содержащая кнопки для работы с отчетом.
Форма отчета имеет, как правило, табличное представление. Структурно отчет состоит из «горизонтальных» и «вертикальных» секций, которые содержат строки, столбцы или отдельные ячейки таблицы. В ячейках отчета содержатся константы, поля БД, вычисляемые выражения, итоги для различных секций.
В нашем курсовом проекте для полного удобства ведения складского учета был создан новый отчет не востребованных товаров на складе (См. Приложение В).
При создании отчета использовался раннее созданный справочник «Товары», т. к., необходимая пользователю информация находится именно в нем. Был задан запрос, при котором после нажатия кнопки «сформировать», выводятся на печать остатки не востребованных товаров с начала по конец месяца.
Рисунок 10 – Табличная форма отчета
Отчет имеет табличную форму, содержащую отдельные ячейки, в которых содержатся данные о товаре:
- Название;
- Цена;
- Сумма.
5 Инструкция по работе с приложением
Для оперативного учета товаров необходимо подготовить нормативно–справочную базу и настроить константы «1С: Предприятия».
Запускаем «1С:Предприятие Монопольно», необходимо настроить параметры конфигурации:
Фирма, Склад, Валюта, покупки, закупки, продажа.
В справочнике «Места хранения» внести наш склад. В пунктах валюта закупки, валюта продажа необходимо выбрать (руб.). На вкладке базовый изменить на (руб.). Перейти на вкладку операции, управление бухгалтерскими итогами. Установить квартал на один квартал вперед и нажать кнопку пересчет. Далее перейти на вкладку «операции» - «управление оперативными итогами», поставить дату актуальности итогов начального месяца и нажать кнопку установить.
Выбрать меню Сервис - Параметры - Журналы - установить интервал начало – конец месяца. Открыть журнал операций, щелкнуть по кнопке меню Действия, показывать проводку.
Выполнить команду меню Регламент, Настройка, Константы. Проверить значения констант.
Заполнить справочники для складского учета товаров:
Контрагенты – содержит сведения о поставщиках и покупателях (юридических и физических лицах): код, наименование, банковские реквизиты, валюта взаиморасчетов, сумма и глубина (количество дней) кредитной линии.
Договоры – подчиненный справочник для справочника Контрагенты, содержит сведения о документах – основаниях для операций поставки или отгрузки товаров.
Номенклатура – общий справочник товаров, готовой продукции, работ и услуг. Может содержать покупную, оптовую, мелкооптовую, розничную цену с учетом НДС за базовую единицу измерения в валюте, которая не изменяется в дальнейшем.
Единицы измерения товаров – подчинен справочнику «Номенклатура», содержит для каждого товара возможные единицы измерения и коэффициенты их пересчета.
Теперь после заполнения всех необходимых справочников можно увидеть работу созданного отчета по не востребованным товарам на складе (Остаток на месяц).
Рисунок 11 – Отчет по невостребованным товарам на складе
6 Оценка защищенности информационной системы
Список пользователей «1С:Предприятия» создается с помощью команды меню «Администрирование > Пользователи». Каждому пользователю дается полное имя и сокращенное имя, определяется рабочий каталог, в котором сохраняются настройки пользователя. Пользователи «1С:Предприятия» делятся на группы, для каждой из которых устанавливаются права на обработку объектов метаданных. Типичные группы пользователей «1С:Предприятия»: администратор, бухгалтер, менеджер и т. д.
При помощи встроенного конфигуратора было предусмотрено два пользователя программой (администратор и кладовщик) с определенными и специально разработанными для них интерфейсами. У кладовщика предусмотрена возможность вносить изменения в список товаров, контрагентов, склада и других справочников системы. Администратор же может вносить изменения в конфигурацию системы.
В целях защиты от несанкционированного доступа вход в систему предусмотрен только для вышеуказанных пользователей, с применением паролей.
Рисунок 12 – Авторизация доступа
Заключение
В результате решения поставленного комплекса задач «Создание информационной подсистемы склада торгового предприятия» были закреплены теоретические знания и приобретены практические навыки в разработке входных и выходных документов. В ходе решения задачи были рассмотрены почти все документы по учету товаров, которые находятся в пределах функционирования такого подразделения как склад. По имеющимся документам удалось создать целостную картину о той деятельности и тех функциях, которые она выполняет.
Были описаны практически все необходимые функции, которыми должна обладать информационная подсистема склада торгового предприятия, из них были реализованы наиболее актуальные и важные, такие как обеспечение наглядного отображения движения документов, участвующих в процессе учета товаров на складе; хранение и обработка данных с возможностью просмотра и вывода на печать, а также предоставление пользователю удобного интерфейса для работы и способность выдавать наиболее значимую информацию для быстрого визуального восприятия.
Список используемых источников
1 Ильина О. П. «Информационные технологии бухгалтерского учета». – СПб.: Питер, 2001. – 688 с.
2 Карминский А. М., Нестеров П. В. «Информатизация бизнеса». – М.: Финансы и статистика, 1997. – 416 с.
3 Карпова Т.С. «Базы данных». Модели, разработка, реализация/СПб.: Питер, 2002. – 304 с.
4 Козлова Е. П. «Бухгалтерский учёт». Москва. Финансы и статистика. 1996 г.
5 «Автоматизированные информационные технологии в экономике»: Учебник/Под ред. Г. А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2003. – 399 с.
6 «Бухгалтерский учет: Учебник для вузов». Под ред. Безруких П.С. 3-е издание пер. и доп. М.: Бухгалтерский учет, 1999. 624с.
7 «Информационные системы в экономике». Под ред. В. В. Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996. – 272 с.
8 «Проектирование экономических информационных систем». Учебник/Г. Н. Смирнова, А. А. Сорокин, Ю. Ф. Тельнов; Под ред. Ю. Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 512 с.
Приложения
(с. 41 - 56)
Приложение А
Техническое задание
(с. 42 - 47)
СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДАЮ
_____________ Гаджиева П. С. __________ Оршанский А. Ю.
«__»________2006 г. «__»__________2006 г.
Техническое задание на разработку задачи «Создание информационной подсистемы склада торгового предприятия с помощью программы «1С:Предприятие 7.7»
1 Общие сведения о проекте
Полное наименование проекта: «Создание подсистемы склада торгового предприятия с помощью программы «1С:Предприятие 7.7».
Порядок оформления и предъявления заказчику результатов работ по созданию подсистемы (ее частей). Сроки выполнения проекта: начало проекта: 1 октября 2006 г., завершение проекта: 11 декабря 2006 г.
Разработчик: студентка группы КСПИ-021 Гаджиева П. С.
Заказчик: Оршанский Александр Юрьевич.
2 Назначение, цели создания подсистемы
2.1 Назначение подсистемы
Подсистема предназначена для автоматизации ведения складского учета на торговом предприятии.
2.2 Цели создания подсистемы
Цели создания и функционирования автоматизированной информационной подсистемы склада торгового предприятия с помощью программы «1С:Предприятие 7.7» заключаются в следующем:
- повышение эффективности функционирования системы складского учета за счет оперативности и повышения качества принимаемых решений,
- совершенствование оперативности работы и повышение производительности труда кладовщика,
- повышение достоверности данных по учету товаров на складе,
- получение данных о поступлении товаров на склад,
- информирование администрации различных уровней о поступлении товаров и соблюдении складского учета.
3 Характеристика объекта автоматизации
Объектом автоматизации является деятельность кладовщика склада торгового предприятия. Склад торгового предприятия выполняет следующие функции:
прием товаров;
хранение товаров;
отпуск товаров;
учет товаров.
При поступлении товаров выписывается приходный ордер, при отпуске расходный ордер. Так же при учете товаров на складе ведется учетная карточка. Организацию приема, отпуска и учета товаров ведет кладовщик.
4 Требования к задаче
4.1 Требования к системе в целом.
Подсистема является частью АИС предприятия.
4.1.1 Подсистема должна обладать четкой, логичной, продуманной структурой исключающей нежелательное дублирование данных, выполняемых функций и задач.
4.1.2 Необходимо обеспечить защиту информации, находящейся в системе, от несанкционированного доступа и потери данных. Это осуществляется путем создания паролей для доступа к системе.
4.1.3 Система должна предоставлять пользователю удобный интерфейс для работы и иметь способность выдавать наиболее значимую информацию. Для подсистемы требуется разработка следующего программного обеспечения:
– базы данных подсистемы;
– рабочего места кладовщика.
4.2 Требования к функциям.
4.2.1 Приема и контроля документов: обеспечение наглядного отображения движения документов, участвующих в процессе ведения складского учета предприятий и организаций.
4.2.2 Хранения и обработки данных с возможностью просмотра и вывода на печать: обеспечение сохранности данных в системе, возможность работы с системой с использованием стандартных элементов управления.
4.3 Требования к видам обеспечения
4.3.1 Требования к информационному обеспечению:
Для ведения учета необходимы входные документы - это приходная накладная и выходные документы - это расходная накладная, отчет по невостребованным товарам на складе и оборотная ведомость по складу, а также база данных.
4.3.2 Требования к организационному обеспечению:
Участники работы с подсистемой:
- администратор, имеющий право проводить настройку конфигурации.
- кладовщик, заполняющий базу данных системы и производящий расчеты.
4.3.3 Техническое обеспечение.
Для успешной работы информационной системы необходимо:
- процессор: Pentium IV 2000;
- SVGA видеоадаптер;
- 128 МВ оперативной памяти;
- 12 МВ на жестком диске;
- клавиатура: стандартная;
- мышь.
4.3.4 Программное обеспечение
При эксплуатации подсистемы необходимо использование программы «1С:Предприятие 7.7» с конфигурацией «Торговля и склад», работающей под управлением ОС Windows корпорации Microsoft.
5 Состав и содержание работ по созданию системы
Этап
Время выполнения
1. Системный анализ проекта ИС
срок – 20 октября 2006 г.
2. Технический проект ИС
срок – 20 ноября 2006 г.
3. Рабочий проект
срок – 1 декабря 2006 г.
4. Оформление и сдача курсового проекта
срок – с 11 декабря 2006 г.
6 Порядок контроля и приемки системы
Приемка системы осуществляется в рамках защиты курсового проекта в период с 11 декабря. Контроль и тестирование осуществляет комиссия во главе с доцентом кафедры ПИМ Оршанским А.Ю.
7 Требования к составу и содержанию работ при подготовке объекта автоматизации к вводу системы в действие
– установка программного обеспечения системы на ЭВМ;
– обучение персонала (кладовщика) работе с программным обеспечением;
– заполнение базы данных.
8 Документирование проекта
Необходимо предоставить следующие документы: техническое задание, технический проект, рабочий проект, программное приложение.
9 Источники разработки
– ГОСТ 24_202-80_ Документация на АСУ_ТЭО;
– ГОСТ 34.602-89 ТЗ на АС;
– «1С:Предприятие 7.7», конфигурация «Торговля и склад», редакция 9.2.
Приложение Б
Экранные формы
(с. 48 - 50)
Рисунок 13 – Приходная накладная
Рисунок 14 – Печатная форма приходной накладной
Рисунок 15 – Расходная накладная
Рисунок 16 – Печатная форма расходной накладной
Приложение В
Отчеты
(с. 51 - 52)
Рисунок 17 – Отчет по невостребованным товарам на складе
Приложение Г
Листинг программы
(с. 53 - 56)
Приходная накладная:
Перем Товары;
Процедура ПриОткрытии()
ПриЗаписиПерепроводить(1);
КонецПроцедуры
//{{ПРОЦЕДУРА_ПЕЧАТИ(Печать)
Процедура Печать()
Таб = СоздатьОбъект("Таблица");
Таб.ИсходнаяТаблица("Печать");
Таб.ВывестиСекцию("Шапка");
Таб.Опции(0,0,0,0);
ВыбратьСтроки();
Пока ПолучитьСтроку() = 1 Цикл
Таб.ВывестиСекцию("Строка");
КонецЦикла;
Таб.ВывестиСекцию("Подвал");
Таб.ТолькоПросмотр(1);
Таб.Показать("Печать ПриходнаяНакладная","");
КонецПроцедуры
//}}ПРОЦЕДУРА_ПЕЧАТИ
Расходная накладная:
Процедура ПриОткрытии()
ПриЗаписиПерепроводить(1);
КонецПроцедуры
//{{ПРОЦЕДУРА_ПЕЧАТИ(Печать)
Процедура Печать()
Таб = СоздатьОбъект("Таблица");
Таб.ИсходнаяТаблица("Печать");
Таб.ВывестиСекцию("Шапка");
Таб.Опции(0,0,0,0);
ВыбратьСтроки();
Пока ПолучитьСтроку() = 1 Цикл
Таб.ВывестиСекцию("Строка");
КонецЦикла;
Таб.ВывестиСекцию("Подвал");
Таб.ТолькоПросмотр(1);
Таб.Показать("Печать РасходнаяНакладная","");
КонецПроцедуры
//}}ПРОЦЕДУРА_ПЕЧАТИ
Отчет по невостребованным товарам:
Процедура Сформировать()
Перем Запрос, ТекстЗапроса, Таб;
//Создание объекта типа Запрос
Запрос = СоздатьОбъект("Запрос");
ТекстЗапроса =
"//{{ЗАПРОС(Сформировать)
|Период с (НачМесяца(ТекущаяДата())) по (КонМесяца(ТекущаяДата()));
|ОбрабатыватьДокументы все;
|Без итогов;
|Товары = Справочник.Товары.ТекущийЭлемент;
|Группировка Товары упорядочить по Товары.Код, Товары.Наименование, Товары.Цена;
|"//}}ЗАПРОС;
// Если ошибка в запросе, то выход из процедуры
Если Запрос.Выполнить(ТекстЗапроса) = 0 Тогда
Возврат;
КонецЕсли;
// Подготовка к заполнению выходных форм данными запроса
Таб = СоздатьОбъект("Таблица");
Таб.ИсходнаяТаблица("Сформировать");
// Заполнение полей "Заголовок"
Таб.ВывестиСекцию("Заголовок");
Состояние("Заполнение выходной таблицы...");
Таб.Опции(0, 0, Таб.ВысотаТаблицы(), 0);
Пока Запрос.Группировка() = 1 Цикл
// Заполнение полей Сформировать
Таб.ВывестиСекцию("Сформировать");
КонецЦикла;
// Вывод заполненной формы
Таб.ТолькоПросмотр(1);
Таб.Показать("Сформировать", "");
КонецПроцедуры