Полный текст:
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………….……3
ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ…………………………………………………6
1.1. Табель форм …………………………..…..……………………………….……….10
1.2. Альбом форм документов…………………………………………………………13
1.3. Унификация документов..……………………………………………….……….. 15
ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ……………………………….21
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………………….…..23
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………………….24
ПРИЛОЖЕНИЯ
………..Введение
Проблемы документирования деятельности организаций актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.
Непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией. Ведь зачастую от того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений. М.В. Ларин в своей диссертации «Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии» пишет о том, что носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса и что для управленческого документа существенным является носитель информации. С развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных»[1]. Однако в ходе исследования М.В. Ларин делает вывод, что электронный документ методологически не выходит за рамки документоведческого понимания документа. Он имеет все признаки и существенные характеристики документа, обладает соответствующими функциями, поэтому может быть включен в процессы управления на тех же основаниях, что и другие технотронные документы.[2]
Актуальность темы. Согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» п.2.1 раздел 3 документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать[3].
Работа с документами неизбежно требует регламентации всего комплекса выполняемых процедур – от момента создания документов до их хранения. В настоящее время в области делопроизводства отсутствуют общегосударственные нормативные правовые акты, устанавливающие единые правила подготовки и обработки управленческой документации. Тем не менее, независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
- обеспечение юридической силы документа;
- создание условий для оперативного исполнения документов;
- возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);
- возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.
Обзор использованной литературы.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления, место расположения на документах и др.
В Единой Государственной системе делопроизводства определены виды документов, в том числе организационно-распорядительных.
Пособие М.В. Кирсановой «Современное делопроизводство» основано на изучении существующей практики работы с документами в учреждениях государственных и негосударственных форм собственности.
В статье В.И. Андреевой «Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства» изложены основные вопросы создания в организации таких нормативных актов, как Инструкция по ведению делопроизводства в организации и Табеля форм документов.
М.В. Ларин в статье «Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях» приводит исследования, проведенные в 1996-1997-2002 гг. Аппаратом Администрации Президента РФ при участии ВНИИДАД и др., состояния документационного обеспечения органов управления РФ, а также рассматривает пути решения выявленных проблем.
Помимо того, в заключительной части автореферата диссертации на соискание ученой степени доктора исторических наук «Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии» М.В. Ларин приводит ряд положений, сделанных в ходе работы над диссертацией, по решению проблем ДОУ.
Н.Храмцовская в статье «Залог эффективной работы организации» приводит ряд положений из стандарта ISO 15489 по комплексной программе управления документами в организации, основная часть которых затрагивает документирование управленческой деятельности.
Цели курсовой работы – углубить полученные знания по документированию управленческой деятельности.
Задачи курсовой работы – проанализировать имеющиеся методы документирования управленческой деятельности и определить современные направления решения данной проблемы.
Структура курсовой работы. Курсовая работа состоит из введения, двух частей и заключения, списка литературы и приложений к работе.
Основные положения
по документированию управленческой деятельности
В государственном стандарте ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» в пункте 2.2.1. раздела 32 дано следующее определение: документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам[4]. Решению технологических задач документирования способствует разработанный ВНИИДАД и утвержденный Госстандартом РФ ГОСТ Р 6.30-2003: «Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»[5]. Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования.
Для организации процессов документирования прежде всего следует анализировать и обобщать информацию, необходимую для принятия управленческих решений в той или иной производственной, финансовой, кадровой и др. ситуациях. Для выявленных типов информации требуется определить виды и разновидности документов, создание которых будет служить письменным подтверждением имеющихся фактов, происходящих событий и принятых решений.
Таким образом, основной задачей оптимизации процессов документирования управленческой деятельности является упорядочение состава и содержания документов, создаваемых по конкретным управленческим функциям и ситуациям.
Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями[6]. Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:
- документы, издаваемые в условиях коллегиальности. Эти распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации. На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.
В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств, дирекции при руководителях и др. Решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.
- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований, руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).
Нормативное регулирование делопроизводственных процессов в конкретной организации осуществляется путем введения локальных нормативных актов на базе общегосударственных рекомендаций. Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В ней отражаются особенности структуры и направление деятельности организации, закрепляются принципиальные положения и технологические решения документирования. Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки. Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации. При составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству можно воспользоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[7].
Считаю включение нижеприведенных разделов в Инструкцию одним из методов совершенствования документирования:
1. Общие положения. В этом разделе необходимо указать в соответствии с какими нормативно-методическими документами разработана Инструкция и на какие системы документации распространяется, кто отвечает за состояние и совершенствование делопроизводства в организации, осуществляет организационно-методическое руководство и контролирует работу с документами. Здесь же устанавливается порядок ввода Инструкции в действие и внесения в нее изменений и дополнений;
2. Состав документов организации. Называются системы, виды и разновидности документов, используемые в данной организации для документирования управленческих функций.
Табель форм документов
Наиболее целесообразным подходом к решению задачи оптимизации управленческой деятельности следует считать разработку Табеля форм документов, в котором должны быть представлены все создаваемые в организации документы, сгруппированные по управленческим функциям.
Согласно «Государственной Системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», табель представляет собой перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры.[8]
Цель подготовки Табеля – определение оптимального количества форм документов для юридического оформления управленческих действий. Он позволяет исключить применение в организации видов и разновидностей документов, не соответствующих ее организационно-правовой форме или направлениям деятельности, необоснованно и несанкционированно заменяющих принятые в государстве типовые унифицированные формы документов. В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде наименование форм документов[9], используемых для документирования собственной управленческой деятельности и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Кроме того, поскольку в Табеле указаны все или основные этапы подготовки документов, он является одновременно и средством оптимизации документооборота, позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов. Использование Табеля способствует сокращению трудозатрат и рабочего времени при решении задач документирования управленческих ситуаций.
Табель форм документов разрабатывается службой документационного обеспечения на основе материалов, представленных структурными подразделениями организации.
Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого изучаются состав применяемых в организации (на предприятии) документов, состав управленческих функций и ситуаций, подлежащих обязательному документированию. На этом этапе работы изучаются действующие законодательные акты и нормативно-методические документы, регламентирующие процедуры документирования; организационные документы (уставы, положения и др.), закрепляющие компетенцию должностных лиц и порядок работы с документами в организации. Суть этого этапа можно определить как сбор и анализ материалов.
2. Выбор формы Табеля. Табель представляет собой таблицу, в которой по горизонтали располагаются названия документов, а каждая графа содержит ту или иную характеристику процедуры документирования. Форма Табеля определяется самой организацией. Примерная форма Табеля форм приведена ниже (Табл.1).
Табл.1
№ п/п
Наименование формы документа
Код по ОКУД
Код по локальному классификатору
Ответственное подразделение
Согласование
Подписание
Утверждение
Печать
Место хранения
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Кроме того, в табель можно внести сведения о месте изготовления текста документа, его регистрации, количестве создаваемых экземпляров, тираже рассылки, месте хранения подлинника.
3. Определение структуры табеля. Как и любой классификационный справочник, применяющийся в делопроизводстве, табель может быть построен по функциональному или структурному принципу. В первом случае разделами табеля будут управленческие функции, подразделами – задачи свойственные аппарату управления, во втором – названия структурных подразделений. Внутри разделов документы систематизируются либо по степени важности, либо по алфавиту наименований документов.
4.Отбор форм документов для включения в табель.
Проект Табеля согласовывается с руководителями структурных подразделений, подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается приказом руководителя организации. Вступивший в силу Табель под расписку доводится до ответственных исполнителей – специалистов организации, участвующих в подготовке и обработке документов. Работники организации должны использовать в своей деятельности только те формы документов, которые включены в Табель.
Альбом форм документов
При проведении работ по совершенствованию документационного обеспечения управлении в организации разрабатывается Альбом форм документов. Как правило, Табель и Альбом разрабатываются одновременно, так как в Альбом включаются унифицированные формы документов, зафиксированные в Табеле. Но можно Альбом разрабатывать и использовать самостоятельно, без предварительной разработки Табеля. Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, то сбор исходных документов ведется одновременно со сбором сведений для Табеля. Если разрабатывается только Альбом, то отбираются образцы тех документов, которые будут в него включаться. Это могут быть только некоторые из видов и разновидностей документов, применяемых в организации. Например, может быть разработан только Альбом форм организационно-распорядительных документов или др. В любом случае необходимо иметь массив документов, который будет использоваться в качестве исходного материала для разработки форм документов. Снизить трудоемкость подготовки документов, а также обеспечить выполнение требований к их оформлению позволяет внедрение комплекса программных средств для автоматизации подготовки документов. Примером может служить создание базы в Microsoft Word, Excel, Access. Отмечу, что для «защиты» шаблона возможно использовать функциональные возможности текстового процессора MS Word. В статье Е.М. Каменевой «MS Word – защитник бланков документов»[10] описаны все этапы создания защищенного бланка.
Разработка Альбома форм документов включает следующие этапы:
1. Предпроектное обследование, в ходе которого определяется назначение Альбома и состав документов.
2. Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на две группы: а) имеющие унифицированные формы и б) нуждающиеся в унификации.
3. Унификация форм документов.
4. Формирование Альбома и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом. Если Альбом разрабатывается одновременно с Табелем, первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается с классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их, а соответственно, нуждающиеся в унификации. После унификации форм документов, применяемых в организации можно приступить к собственно формированию Альбома.
Альбом утверждается руководителем организации и является обязательным для ее работников. Для обеспечения правильного применения унифицированных форм документов, включенных в Альбом, целесообразно разработать соответствующую инструкцию. Все изменения в формы документов должны вноситься централизованно разработчиками Альбома или работником, отвечающим за его использование. Изменение форм документов, включение в Альбом новых форм документов, исключение форм из Альбома оформляются приказом (распоряжением) руководителя организации.
Унификация документов
Чтобы правильно провести классификацию документов, нужно знать, что в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 под унифицированной системой документации понимается система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности[11]. В настоящее время в России разработаны следующие унифицированные системы документации, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[12]:
1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (ОРД);
2. Унифицированная система первичной учетной документации;
3. Унифицированная система банковской документации;
4. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;
5. Унифицированная система отчетно-статистической документации;
6. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
7. Унифицированная система документации по труду;
8. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;
9. Унифицированная система внешнеторговой документации.
Все эти системы являются действующими и используются в деятельности организаций, предприятий и учреждений. Формы документов, входящие в состав унифицированных систем документации, обязательны для применения. Применяемые в организации унифицированные формы документов (УСД) включаются в состав Альбома как готовые формы. Остальные документы должны быть сначала унифицированы, а затем включены в Альбом.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 под унифицированной формой документа понимается унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации[13].
При разработке унифицированных форм документов организации необходимо:
1. Определить набор реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов,
2. Установить последовательность расположения реквизитов на носителе информации и правила их оформления,
3. Унифицировать текст документов. Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий.
Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях. Переменной считается информация, позволяющая различать повторяющиеся управленческие ситуации.
Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме документа должно быть предусмотрено свободное место для записи переменной, новой информации.
Чтобы отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях. Только анализ конкретных документов дает основание для разделения информации на постоянную и переменную. Унифицированный текст документа может быть представлен в унифицированной форме документа (УФД) в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста является характер информации, содержащейся в нем.
Рассмотрим все три формы представления унифицированных текстов.
Текст-трафарет – это форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию.
В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, то есть это – грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи.
Методика составления трафаретного текста:
1. Выявление документации за определенный период, которой оформлялась данная управленческая ситуация. Выбирается наилучший текст, который охватывает наибольшее количество аспектов по данной ситуации.
2. Текст редактируется с привлечением лингвистов, при этом особое внимание следует обратить на применение профессиональных слов и выражений.
3. Отредактированный текст согласовывается с руководителем структурного подразделения, который готовит этот документ и руководителями тех подразделений, которые с ним работают.
4. Решается вопрос делегирования полномочий.
Представление унифицированного текста в виде трафарета выбирается в том случае, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. К таким документам относятся решения, постановления, приказы, распоряжения, указания, протоколы, акты, положения и т.п. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробельные места. В качестве примера приведен Протокол (приложение 1). Параметры: дата, номер, присутствовали, повестка дня, слушали, выступили, постановили являются переменными и в шаблон вбиваются непосредственно при составлении документа.
Следующим видом унифицированного текста является анкета. Анкета – форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам.
Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объекта, а переменной – конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос-ответ». В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже или словосочетанием, опорным словом которого является существительное в именительном падеже. Переменная информация в анкете может записываться также словосочетанием в именительном падеже, глаголом (например, имеет, не имеет и т.п.), числительным (чаще в цифровой форме) или словами «да», «нет». К таким документам относятся проекты планов работ, отчетов, прейскуранты, приложения к организационно распорядительной документации.
В качестве примера можно привести анкету «передача дела структурного подразделения в службу ДОУ», приложение к Инструкции по делопроизводству. (Приложение 2.)
И третий вид текста в УФД это таблица. Таблица, по определению, –форма представления текста, содержащего описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков. Таблица имеет два уровня членения текста – вертикальный и горизонтальный. В таблицах, как и в анкетах, текст упрощен, в нем преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка и т.д. В таблице постоянная информация представлена наименованиями признаков, по которым описывается некоторое множество объектов, записанных в крайней левой графе таблицы – боковике. Переменная информация в таблице записывается в ячейки, образуемые пересечением горизонтальных строк и вертикальных граф. Таблицы, как правило, применяются для изложения цифровой информации в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных и других документах. В таблицы не рекомендуется включать отдельную графу «Номер по порядку» (№ п/п). При необходимости нумерации объектов перечисления номера по порядку проставляются в боковике таблицы перед соответствующим наименованием. Заголовки граф таблицы могут содержать несколько уровней членения, то есть включать подзаголовки.
В сложных таблицах, занимающих несколько страниц, чтобы не переносить на новую страницу заголовочную часть, занимающую много места, графы таблицы нумеруются, и на каждую последующую страницу переносится только строка с номерами граф.
Заголовки граф таблицы пишутся с прописной буквы. Подзаголовки граф пишутся со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной буквы, если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы формулируются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Если в графе таблицы содержатся количественные показатели, то в ее заголовке указывается единица измерения, например: Сумма (руб.), Кол-во (шт.), Масса (т) и т.п.
Все рассмотренные виды представления унифицированных текстов могут применяться и раздельно и вместе. При необходимости в унифицированной форме документа часть текста может быть представлена в виде трафарета, часть в виде анкеты или таблицы.
Организационное и кадровое обеспечение
В 1996-1997-2002 гг. по инициативе Аппарата Администрации Президента РФ, при участии ВНИИДАД и других научных учреждений, были проведены исследования состояния документационного обеспечения органов управления РФ, выявившие:
- несовершенство действующей системы управления документацией, информационными ресурсами в целом, являющиеся результатом, в первую очередь, неопределенности организационно-правового статуса данной функции, ее недооценки;
- несоответствие потребностям времени научно-методического управления документацией, базирующегося на разработках, не выходящих преимущественно за пределы начала 90-х годов;
- отставание документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационной технологий и изменений носителей информации, при отсутствии требований к техническому оснащению органов управления и процессов документирования и продвижения документированной информации по «вертикали» и «горизонтали»;
- несовершенство процессов формирования, обработки, текущего и архивного хранения и использования документации органов управления;
- недостаточное внимание к кадровому обеспечению управления документацией в органах управления.[14]
Таким образом, мы видим, что проблема кадрового обеспечения достаточно актуальна и ее решение будет способствовать совершенствованию документационного обеспечения управления в целом и документирования управленческой деятельности в частности.
Одним из условий улучшения работы является наличие хорошо подготовленных управленческих работников, в том числе опытных пользователей персонального компьютера, умеющих грамотно и быстро печатать. Это значительно повысит производительность и эффективность работы менеджеров всех уровней и качество исполняемых документов.
Помимо этого сейчас в России и за рубежом четко видна огромная потребность в специалистах, которые не просто владеют компьютером и знают традиционное бумажное делопроизводство, но и хорошо разбираются в возможностях использования информационных технологий при работе с документами. Спрос на специалистов, способных работать на стыке бумажной и электронной технологий постоянно растет: переход на электронные документы уже начался и этот процесс через 3-5 лет выйдет на всероссийский масштаб.
В статье «Управление ценнейшим ресурсом – информацией»[15] Н.Храмцовская пишет о том, что в ряде передовых стран мира специалисты по управлению документами по престижности их специальности и по уровню оплаты труда догнали специалистов по информационным технологиям.
В значительной степени задача подготовки специалистов должного уровня может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов, а также создание центров повышения квалификации при ВНИИДАД.
Заключение
Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Управленческие документы составляют основу документации организации.
Правильное оформление документов сотрудниками организации может обеспечиваться за счет реализации службой ДОУ следующих мероприятий:
– разработки внутренних нормативных документов по делопроизводству;
– проведения работ по унификации документов, разработке и внедрению табеля и альбома форм документов;
– методического руководства и контроля над соблюдением установленных правил подготовки документов в структурных подразделениях;
– повышения квалификации работников организации и их консультирование по вопросам документирования и организации работы с документами.
Таким образом, приведенные выше мероприятия отражают основные методы совершенствования управленческой деятельности.
Список литературы
1. Андреева В.И. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства[Электронный ресурс]/ В.И. Андреева// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. -№9. – [Режим доступа]: http://www.sekretariat.ru/magazine/archive/fascicle179
2. ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 01.01.1999. – М. : Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – III, 7 с.
3. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, 20 с.
4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: ВНИИДАД, 1991, 76 c.
5. Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях// АКДИ Экономика и жизнь [Электронный ресурс]. – 2002. – [Режим доступа]: http://akdi.ru/avt%2Dupr/doc/dokym.htm
6. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии: автореф. дис. на соискание ученой степени доктора исторических наук/ Ларин Михаил Васильевич.- Москва, 2000. – 44 с.
7. [1] Каменева Е.М. MS Word - защитник бланков документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. -№8. - 40-56 с.
8. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие/ М.В.Кирсанова - М., 2000. С. 113-114
9. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93, 29 с.
10. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М.: Научная книга, 2006, 53 с.
11. Храмцовская Н. Залог эффективной работы организации// Образование в документах – 2006. - №10(131). 86-89 с.
12. Храмцовская Н. Управление ценнейшим ресурсом – информацией/ Документооборот и делопроизводство. – 2006. - №11(132). 90-92 с.
[1] Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии: автореф. дис. на соискание ученой степени доктора исторических наук/ Ларин Михаил Васильевич.- Москва, 2000. – 44 с.
[2] Там же
[3] ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 01.01.1999. – М. : Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – III, 7 с.
[4] ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 01.01.1999. – М. : Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – III, 7 с.
[5] ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 01.07.2003. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2003. – 20 с.
[6] Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие/ М.В.Кирсанова - М., 2000. С. 113-114
[7] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М.: Научная книга, 2006, 53 с.
[8] Государственной Системе документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991. – 76 с.
[9] Андреева В.И. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства[Электронный ресурс]/ В.И. Андреева// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. -№9. – Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/magazine/archive/fascicle179
[10] Каменева Е.М. MS Word - защитник бланков документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. -№8. - 40-56 с.
[11] ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 01.01.1999. – М. : Госстандарт России : Изд-во стандартов, 1998. – III, 7 с.
[12] Общероссийский классификатор управленческой деятельности. – Введ. 01.07.1994. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. –III, 64 с.
[13] ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 01.01.1999. – М. : Госстандарт России : Изд-во стандартов, 1998. – III, 7 с.
[14] Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях// АКДИ Экономика и жизнь [Электронный ресурс]. – 2002. – Режим доступа: http://akdi.ru/avt%2Dupr/doc/dokym.htm
[15] Храмцовская Н. Управление ценнейшим ресурсом – информацией/ Документооборот и делопроизводство. – 2006. - №11(132). С.91