Тема: Организация профессиональной деятельности руководителя кадрового

• Вид работы:
  Дипломная (ВКР) по теме: Организация профессиональной деятельности руководителя кадрового
• Предмет:
  Другое
• Когда добавили:
  22.03.2012 11:29:17
• Тип файлов:
  MS WORD
• Проверка на вирусы:
  Проверено - Антивирус Касперского

Другие экслюзивные материалы по теме

• Полный текст:

  ОГЛАВЛЕНИЕ

  
  

  Введение. 3

  1. Место кадровой службы в системе управления. 5

  1.1. Основы деятельности кадровой службы.. 5

  1.2. Должностная инструкция руководителя кадровой службы.. 10

  2. Анализ работы руководителя кадровой службы на ООО «Вентарт»  14

  2.1. Организация работы современной кадровой службы ООО «Вентарт»  14

  2.2. Структура и функции кадровой службы на предприятии. 16

  2.3.  Документирование кадровой деятельности. 18

  2.4. Работа с исходящими и входящими документами. 38

  3. Направления и методы усовершенствования работы службы кадров  51

  Заключение. 54

  Список литературы.. 57

  Приложение 1. 61

  Приложение 2. 63

  
  

  ВВЕДЕНИЕ

  
  

  Современные условия развития экономики и конкуренции на рынке диктуют свои правила управления организацией. В настоящее время успех любой компании в первую очередь зависит от возможности оперативно и своевременно получать необходимую и актуальную информацию, а, следовательно, от организации работы с документированной информацией внутри организации.

  Однако особое внимание следует уделять именно документированию управления персоналом, так как организация и регулирование его работы влияют на успех всей компании. Следовательно, все направления деятельности, имеющие непосредственное отношение к управлению персоналом, отличаются от других сфер и имеют свои особенности. К этим особенностям в первую очередь стоит отнести особую правовую и социальную ответственность, которую работодатель несет перед своими работниками. Документирование работы с персоналом является непосредственным отражением и фиксацией отношений между работодателем и работниками, то есть закрепляет эту ответственность «на бумаге».

  Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Большинство работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это обуславливается в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

  Объект исследования – ООО «Вентарт».

  Предмет исследования - Организация профессиональной деятельности руководителя кадрового направления ООО «Вентарт».

  В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы основные направления деятельности отдела кадров ООО «Вентарт» по документированию и организации работы с персоналом с целью выявления их особенностей.

  Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

  · ознакомление с организационной структурой отдела кадров;

  · изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров Университета;

  ·  выявление основных направлений работы кадровой службы;

  · изучение основных требований к составлению кадровой документации и организации работы такого рода документами;

  · исследование особенностей ведения кадрового делопроизводства в учебном заведении.

  С учетом недостаточной разработки темы, при написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-методическая и законодательная база. Особое внимание уделялось Трудовому кодексу Российской Федерации, регулирующему трудовые отношения между работником и работодателем. Кроме того, значимыми в исследовании данной темы стали труды следующих авторов: Грудцыной Л.Ю., Кузнецовой Т.В.,   Кирсановой М.В. и других.

  В соответствии с поставленными задачами данная выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Все составные части работы в совокупности призваны выявить особенности ведения кадрового делопроизводства и доказать его значимость для организации.

  
  

  1. МЕСТО КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

  1.1. Основы деятельности кадровой службы

  
  

  Служба по подбору персонала и управлению им (отдел или управление по кадрам) представляет собой самостоятельное структурное подразделение коммерческой либо некоммерческой организации, главными направлениями деятельности которой являются:

  •   документирование трудовых отношений;

  •   осуществление работы по подбору, расстановке и использованию рабочих и специалистов;

  •   формирование стабильно работающего трудового коллектива;

  •   создание кадрового резерва;

  • организация системы учета кадров.

  Таким образом, роль деятельности кадровой службы в общей системе управления обуславливается ее функциями, основой которых как раз и является деятельность, связанная с документированием трудовых отношений и организацией работы с персоналом.

  Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. Документированная информация составляет основу управления. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

  Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение. То есть, деятельность всего аппарата управления упрощается, ускоряется, становится более четкой и организованной.

  Руководство каждого предприятия должно учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса РФ.

  Необходимо учитывать, что документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

  Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с основами трудового законодательства.

  Не менее важным для администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, то есть придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

  Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений. Так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

  Все это доказывает значимость кадрового делопроизводства в деятельности любой организации. Необходимо уделять особое внимание документированию работы с персоналом и учитывать все особенности работы с кадровыми документами.

  Следовательно, деятельность кадровой службы имеет большое значение для любой организации. От того, насколько профессионально организованно ведение кадрового делопроизводства зависит успех управленческой деятельности в целом.

  Организация деятельности любого подразделения должна начинаться с составления положения об этом подразделении. Положение о кадровой службе должно состоять из следующих разделов: общие положения; задачи; структура; функции; взаимоотношения с другими подразделениями; права; обязанности; ответственность.      

  В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

  Численный состав и структура кадровых служб зависят в основном от масштабов организации. В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие организационные формы осуществления кадровой работы:

  • самостоятельное структурное подразделение с непосредственным подчинением руководителю организации или его заместителю;

  • выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудником организации;

  • выполнение функций кадровой службы по совместительству с выполнением другой работы.                                                                      

  Функциональные обязанности кадровой службы заключаются в следующем:      

  •разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития конкретной организации;

  • оформление приема, перевода и увольнения работников в со­ответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;

  • учет личного состава;

  • хранение и заполнение трудовых книжек, ведение докумен­тации по делопроизводству;

  • контроль исполнения руководителями подразделений прика­зов и распоряжений по работе с личным составом;

  • изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разра­ботка мероприятий по ее устранению;

  • анализ состава специалистов организации, деловых качеств работников с целью их рационального использования;

  • создание условий для повышения образовательного и квали­фикационного уровня специалистов;

  • работа по созданию резерва на выдвижение;

  • подготовка предложений по улучшению расстановки и ис­пользованию работников;

  • подготовка и систематизация материалов для аттестационной
  комиссии;

  • подготовка материалов для представления работников к по­ощрению и награждению;

  • принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работни­ков;

  • организация контроля состояния трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

  • ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

  В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

  Из кадровой службы в подразделения направляются:

  • сведения о нарушителях трудовой дисциплины;

  • копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

  • копии приказов об утверждении (изменении) Правил внут­реннего трудового распорядка;

  • сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

  От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

  В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

  Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

  • требовать от всех подразделений организации представления необходимых для ее работы материалов;

  • принимать работников, организации по вопросам перемеще­ния и увольнения;

  • взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;

  • требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

  Положение об отделе кадров устанавливает ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

  
  

  1.2. Должностная инструкция руководителя кадровой службы

  
  

  Что касается должностной инструкции руководителя отдела кад­ров, то она, как и любая другая должностная инструкция, согласно пункту 5 постановления Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» должна состоять из трех разделов: «Должностные обязанности», «Требования к знаниям» и «Требования к квалификации».

  Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

  ·   руководство работой отдела;

  ·   обеспечение выполнения работ;

  ·   разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

  ·   обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

  ·   проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

  ·   обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

  ·   создание условий для повышения квалификации персонала;

  ·   контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны, производственной и трудовой дисциплины;

  ·   внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

  ·   обеспечение составления уставной отчетности.

  Начальник отдела кадров должен знать:

  ·   постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

  ·   нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

  ·   основы экономики, организации труда и управления;

  ·   правила внутреннего трудового распорядка;

  ·   правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

  В бюджетных организациях существуют определенные требо­вания к квалификации по разрядам оплаты. Общим требованием является наличие высшего профессионального образования и ста­жа работы по профилю не менее 5 лет. Для коммерческих организаций такие требования могут служить лишь ориентиром при уста­новлении размера заработной платы.

  В полноценном отделе кадров средней по масштабам организации в штатном расписании могут быть следующие должности: начальник службы по набору персонала и управлению им (отдел кадров); инспектор по кадрам; психолог; специалист по кадрам; табельщик и другие.

  Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений в организации.

  При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

  Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства в своей фирме.

   Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

  Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.). Именно они и определяют основные направления деятельности кадровой службы по документированию трудовых отношений.

  В каждой организации издаются приказы о приеме и увольнении, подписываются трудовые договоры с работниками, вносятся записи в трудовые книжки, ведутся личные карточки работников. Подобные документы составляют минимально обязательный объем документов отдела кадров.

  Приказами по кадрам оформляются также предоставление отпуска, объявление поощрений и взысканий, изменение условий труда, присвоение разрядов, классности, установление размеров оплаты труда, командирование сотрудников и др.

  Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом (ТК) РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. от 09.05.2005). Порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников ни в коем случае не может противоречить положениям ТК РФ.

  Этапы трудовой деятельности сотрудников зафиксированы в документации по личному составу. К ней относятся:

  ·   Трудовой договор;

  ·   Приказы по личному составу (о приеме на работу, переводе, предоставлении отпусков, увольнении и т.д.);

  ·   Личные карточки работников;

  ·   Трудовые книжки;

  ·   Табель учета рабочего времени;

  ·   График отпусков;

  ·   Личные заявления работников;

  При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими тре­бованиями законов, иных нормативных актов. Ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных рекви­зитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебных спорах с работником даже при хорошем знании положений Трудового кодекса Российской Федерации.

  Руководители организаций несут персональную ответственность за правильную организацию делопроизводства в своей фирме.

  
  
  

  2. АНАЛИЗ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ НА ООО «ВЕНТАРТ»

   

  2.1. Организация работы современной кадровой службы ООО «Вентарт»

  
  

  В ООО «Вентарт» существует положение об отделе кадров, которое состоит из следующих разделов:

  1. «Общие положения»

  В этом разделе закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

  2. «Задачи»

  Раздел содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

  3. «Структура»

  В разделе указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

  4. «Функции»

  В разделе рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

  – разработка планов комплектования кадров, в соответствии с программой развития предприятия;

  – оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

  – учет личного состава предприятия;

  – хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

  – изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

  – анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

  – создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

  – работа по созданию резерва на выдвижение;

  – подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

  – подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

  – подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

  – принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

  – осуществления контроля и инструктажа работника отдела кадров;

  – организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

  – ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

  5. «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия»

  Раздел содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в бухгалтерию.

  От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

  В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

  6. «Права»

  В этом разделе указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

  – право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

  – право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров.

  7. «Ответственность»

  В разделе установлена ответственность менеджера по персоналу за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

  
  

  2.2. Структура и функции кадровой службы на предприятии

  
  

  Кадровое делопроизводство ООО «Вентарт» начиналось с составления штатного расписания, затем, менеджером по персоналу, были составлены должностные инструкции на всех специалистов и руководителей. Были введены формы служебных записок, которые контролируют передачу соответствующей информации. Кроме того, мастер ежемесячно составляет итоговый табель учета рабочего времени, в соответствии с которым происходит начисление заработной платы.

  Параллельно были составлены стандартизированные анкеты для приема на работу, созданы архивы личных дел сотрудников и кандидатов на вакансии. Анкеты позволяют получать информацию о соискателях, необходимую для формирования внешнего кадрового резерва.

  Персонал организации представлен его кадрами. Состав и структура кадров постоянно меняется в соответствии с изменением техники, технологии, организации производства и управления. Состав кадров характеризуется следующими показателями: образовательный уровень, специальность, профессия, квалификация, стаж работы, возраст, соотношение отдельных категорий работников.

  В штатном расписании ООО «Вентарт» численный состав работников - 30 человек. Среди них ИТР: директор, главный бухгалтер, бухгалтер, менеджер по персоналу, офис-менеджер, кассир, экспедитор. На данный момент в организации имеются три вакантные должности: офис-менеджер, кассир, инженер по охране труда. Общая численность работников кадровой службы ООО «Вентарт» составляет 2 человека: менеджер по персоналу и офис-менеджер (на него также возложены обязанности по кадровой работе).

  Текучесть кадров составляет 6 - 7% в месяц.

  В связи с тем, что численный состав организации небольшой главный бухгалтер и менеджер по персоналу работают в организации по совместительству.

  Деятельность всех работников ООО «Вентарт» регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными характеристиками (требованиями) по общеотраслевым должностям служащих, и утвержденными руководителем организации.

  Функции кадровой службы ООО «Вентарт»:

  изучение движения и причины текучести кадров, разработка мероприятий по их устранению;

  оформление приема, перевода, увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации;

  формирование и ведение личных дел работников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;

  заполнение, учет и хранение трудовых книжек;

  подсчет трудового стажа;

  оформление справок о прошлой и настоящей трудовой деятельности работников организации;

  ведение учета предоставления работникам очередных отпусков;

  контроль за составлением и ведением графика очередных отпусков;

  оформление документов, необходимых для назначения пенсий работникам организации и их семьям;

  подготовка документов к сдаче в архив;

  составление установленной отчетности.

  Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. К этому виду деятельности можно отнести повышение по службе, понижение, перевод, прекращение трудового договора. С этой целью разработана инструкция, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу.

   

  2.3.  Документирование кадровой деятельности

  
  

  Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).

  Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие.

  При оформлении организационно-распорядительных документов ООО «Вентарт» (приказов, протоколов, актов и т.д.) выполняются типовые управленческие действия, связанные с согласованием, подписанием, утверждением этих документов, с доведением их до сведения работников под расписку. При этом на документах проставляются стандартные надписи: подпись, гриф утверждения, визы согласования и ознакомления. Отдельные надписи называются реквизитами документа и влияют на его юридическую силу, в связи с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативами. Важно подчеркнуть, что правила оформления отдельных реквизитов являются общими для разных видов организационно-распорядительных документов.

  Состав реквизитов ОРД, требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на стандартном листе бумаги установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ введен в действие с 01.07. 2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03. 2003. Требования стандарта являются рекомендуемыми, однако их следует придерживаться при оформлении постановлений, распоряжений, приказов, решений, протоколов, актов, писем и других организационно-распорядительных документов, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации».

  К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе ООО «Вентарт», относятся:

  организационные документы:

  положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков;

  Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность.

  Должностная инструкция - это организационно–правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности.

  Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник ООО «Вентарт» знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.

  Штатное расписание – документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно.

  Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.

  Общее количество должностей по штатному расписанию составляет 30 человек.

  Наименование структурных подразделений и должностей в них пишутся в именительном падеже в соответствии с перечнями должностей служащих и профессий рабочих, утвержденными Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

  В штатном расписании проставляется итоговая численность должностей. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,25, 0,5, 0,75). В ООО «Вентарт» к таким должностям относятся менеджер по персоналу и главный бухгалтер. По группе работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании указывается общее число работников этой группы.

  Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.

  График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года.

  Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников ООО «Вентарт». Обычно объявляются работникам под расписку. Однако это не исключает обязанности работодателя уведомить каждого работника о времени его отпуска не позднее, чем за две недели до его начала. Как правило, это требование трудового законодательства осуществляется путем оформления визы ознакомления в приказе о предоставлении отпуска, который издается не позднее, чем за две недели до его начала.

  В связи с тем, что в графике отпусков указывается точная дата начала отпуска, в дальнейшем не требуется написания заявления об отпуске, так как отпуск будет предоставлен «автоматически» по графику путем издания приказа.

  Распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.;

  Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

  Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.

  Проекты приказов подготавливаются менеджером по персоналу, согласовываются с главным бухгалтером и подписываются руководителем ООО «Вентарт». Подписанный руководителем приказ регистрируется менеджером по персоналу. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.

  По текущим оперативным вопросам повседневной производственно - хозяйственной и административной деятельности руководитель организации может издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую».

  Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.

  Другие приказы по личному составу оформляются в текстовой форме на обычном бланке приказа. При этом следует иметь в виду, что унифицированные формы должны быть введены официальным распорядительным документом.

  Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу.

  Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет.

  Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами ООО «Вентарт» составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию.

  Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила).

  Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту.

  Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста:

  - от первого лица единственного числа (прошу);

  - от первого лица множественного числа (просим);

  - от третьего лица единственного числа (предприятие просит);

  - от третьего лица множественного числа (руководство предприятия и трудовой коллектив просят).

  Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия – на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.

  Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем организации и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов.

  Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации. ООО «Вентарт» докладные записки в основном пишет руководитель предприятия на работников организации в связи с нарушением трудовой дисциплины.

  Объяснительная записка – это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги.

  Справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т.п.).

  Справка, подтверждающая некий факт (событие), должна содержать:

  - фамилию указанного лица;

  - должность указанного лица;

  - указание о том, для каких целей выдана данная справка.

  Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия.

  Справка подписывается руководителем предприятия и менеджером по персоналу. Подписи указанных лиц скрепляются печатью предприятия.

  Оформление документов при приеме на работу

  При приеме на работу в ООО «Вентарт», работник должен предоставить следующие документы:

  - заявление о приеме на работу с подписью директора;

  - паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

  - трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

  - страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

  - документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;

  - документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

  - справку формы 2-НДФЛ с предыдущего места работы;

  - медицинскую справку;

  - СЗВК (сведения о стаже застрахованного лица).

  На основании этих документов оформляется приказ о приеме работника в ООО «Вентарт», с которым он знакомится под роспись. В приказе указывается наименование структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, профессия, (должность), испытательный срок (если он устанавливается при приеме), а также условия приема на работу, характер предстоящей работы, оплата труда. Далее заполняется личная карточка работника.

  Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

  Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключением Инструкции по применению и заполнению форм первичной и учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденная постановлением Госкомстата России от 06.04.01 №26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как обязательное требование к точному исполнению.

  Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:

  - паспорт;

  - трудовая книжка;

  - военный билет;

  - документ об образовании;

  -страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

  - идентификационный налоговый номер;

  - приказ о приеме на работу.

  Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.

  При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:

  1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.

  2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах («не имеют», «не состою») кодируемая часть данного реквизита остается пустой.

  3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами: например, 14 сентября 2008 г.

  4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например 23.04. 2008.

  При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утвержденной постановлением от 06.04.01 №26.

  Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

  Личная карточка Т-2 является основным учетным документом. Заполняется в обязательном порядке на всех работников организации ООО «Вентарт». Срок хранения каточки – 75 лет. При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью менеджера по персоналу.

  Трудовой договор, заключенный в письменной форме – это акт индивидуально-договорного характера, который должен отражать условия труда работника и обязательства сторон, предусмотренные законодательством, коллективным договором, соглашениями.

  Трудовой договор составляют в двух экземплярах, каждый из которых оформляется как подлинник: содержит подписи работодателя и работника, заверяется печатью организации. Один экземпляр хранится в ООО «Вентарт», а второй – у работника.

  После составления отчета о приеме, работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка, знакомится со своими должностными обязанностями.

  При приеме на работу и в процессе трудовой деятельности работника у работодателя накапливается на него определенное «досье», соответствующие данные о нем, которые вместе с документами, необходимыми при приеме на работу, трудовым договором, приказом (распоряжением) о приеме на работу образуют личное дело работника. В то же время правовая регламентация сбора этих данных, их обработки, а также доступ к ним соответствующего работника отсутствует.

  Содержащиеся в личном деле данные нередко носят конфиденциальный характер. Такая информация о работнике (персональные данные) представляет собой сведения о фактах, событиях и иных обстоятельствах жизни и деятельности работника, посредством которых возможно идентифицировать его личность.

  Сегодня, когда широко используются автоматизированные информационные системы и их технологии, информация о любом работнике, состоящем с работодателем в трудовых отношениях, может стать в той или иной мере открытой и при определенных обстоятельствах привести к ущемлению (или умалению) его прав и законных интересов, причинить работнику материальный ущерб и моральный вред. Это и другие возможные обстоятельства предопределили необходимость правового закрепления принципов, касающихся, в частности, обработки персональных данных работников, положений о порядке их хранения и использования в организации, о передаче персональных данных и правах работников по их защите, а также об ответственности лиц за невыполнение требований правовых норм, регулирующих указанные вопросы.

  Оформление документов при переводе работника

  Условия и порядок перевода на другую работу определяется трудовым кодексом Российской Федерации.

  Согласно законодательству допускается три вида перевода:

  перевод на работу на том же предприятии;

  перевод на другое предприятие;

  перевод в другую местность (возможно вместе с предприятием).

  Все изменения трудового договора допускаются только с согласия работника. Согласие должно быть получено предварительно, до издания приказа (распоряжения) о переводе, после ознакомления со всеми условиями той работы, на которую конкретно предполагается перевод работника.

  Перевод в другое структурное подразделение оформляется приказом о переводе работника на другую работу. На основании приказа менеджером по персоналу делается пометка в личной карточке, запись в трудовой книжке и других документах.

  Оформление перевода работника на другое предприятие (п.5 ст.77 ТК РФ) производится в следующем порядке.

  работник, давший согласие на перевод или возбудивший ходатайство о переводе, подает письменное заявление на имя своего непосредственного руководителя с изложением мотивов перевода и указанием предприятия, в котором он желает работать;

  его непосредственный руководитель рассматривает заявление, и при согласии на перевод отдел кадров оформляет соответствующие документы – представление на перевод в 2 экземплярах, заявление работника, характеристику;

  руководитель принимающего предприятия после получения документов решает вопрос о приеме работника на работу и дает ответ руководителю предприятия, от которого получены документы на перевод;

  при получении согласия на перевод прежний руководитель издает приказ об освобождении работника от занимаемой должности.

  Оформление отпусков

  Оформление ежегодного основного оплачиваемого отпуска

  Ежегодный оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику в соответствии с утвержденным руководителем ООО «Вентарт» графиком отпусков. Его соблюдение обязательно как для работодателя, так и для работника (ст.123 ТК РФ). Для оформления и учета отпусков применяется форма Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику».

  Текст унифицированной формы Т-6 начинается с фразы: «Предоставить отпуск», затем указываются в дательном падеже фамилия, имя, отчество работника, наименование структурного подразделения, где он трудится, его должность или специальность, профессия, обозначенные в трудовом договоре, в приказе о приеме работника, а если он был переведен, то в изменении к трудовому договору и приказе о переводе. Указывая эти данные, менеджеру по персоналу следует использовать личную карточку работника.

  Затем проставляется начальная и последняя дата рабочего года, за который работник имеет право на отпуск.

  Далее нужно заполнить в соответствии с видами отпусков, установленных ТК РФ, пункты А, Б, В, представленные в унифицированной форме Т-6. Поскольку ст.15 ТК РФ установлено, что продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней, заполнение пункта А не вызывает у менеджер по персоналу вопросов.

  Ежегодный оплачиваемый отпуск может делиться на части. При этом одна из его частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ).

  Несмотря на то, что при составлении графика отпусков учитываются не только действующее законодательство и специфика деятельности организации, но и положения работников, в реальной жизни график соблюдается не всегда и работники нередко обращаются к руководителю с просьбой о перенесении отпускного периода на другое время. Следует отметить, что возможность перенесения отпуска предусмотрена самой унифицированной формой графика отпусков.

  Информация о перенесении отпуска вносится в графу 8, где указывается наименование документа – основания для изменения отпускного периода. Как правило, таким документом является заявление работника с указанием причины перенесения отпуска и приложением при необходимости медицинских справок или других документов, подтверждающих наличие у работника особых обстоятельств (состояния здоровья, положение в семье).

  Принятое работодателем решение отражается в резолюции, проставляемой на заявлении работника. При этом оговаривается дата предполагаемого отпуска, которая вносится в графу 9 графика отпусков.

  Таким образом, график, составляемый не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, заполняется при необходимости в течение всего текущего календарного года (графы 8 и 9). Кроме того, в течение года постепенно заполняется графа 7, в которую вносится информация о фактически использованном очередном ежегодном оплачиваемом отпуске.

  Необходимо отметить, что перенесение отпуска может быть вызвано не только личными обстоятельствами работника. Как указано в ст.124 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее, чем за 2 недели до его начала.

  В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

  Оформление отпуска без сохранения заработной платы

  Предоставление отпуска без сохранения заработной платы определено ст.128 ТК РФ. В ООО «Вентарт» административный отпуск предоставляется работнику по его письменному заявлению по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Его продолжительность определяется соглашением между работником и работодателем.

  Есть ряд случаев, когда работодатель не имеет права отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Он обязан предоставить отпуск при наличии письменного заявления работника:

  - работающим пенсионера по старости (по возрасту) – до 14 календарных дней в году;

  - родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, - до 14 календарных дней в году;

  - работающим инвалидам – до 6 календарных дней в году;

  - работникам в случаях:

  - рождения ребенка – до 5 календарных дней;

  - при регистрации брака – до 5 календарных дней;

  - смерти близких родственников – до 5 календарных дней.

  Оформление документов по воинскому учету

  и бронированию граждан

  Как только организация сформировалась, для военкомата заполняется карточка учета. В ней содержатся следующие пункты:

  - полное наименование организации;

  - Ф.И.О. и телефон (факс) руководителя;

  -Ф.И.О. и телефон (факс) ответственного за воинский учет и бронирование;

  - номер, дата, место регистрации (перерегистрации);

  - юридический адрес;

  - фактический адрес;

  - почтовый адрес;

  - вышестоящая организация;

  - код ОКПО;

  - организационно-правовая форма;

  - форма собственности;

  - основные виды экономической деятельности, продукции и услуг;

  - ИНН;

  - сведения о работающих;

  - перечень должностей и профессий, по которым бронируются граждане, пребывающие в запасе;

  - дополнительная информация.

  Менеджер по персоналу ООО «Вентарт» является ответственным за ведение военного учета и бронирования работников организации, и поэтому на него составляется должностная инструкция.

  Под воинским учетом понимается государственная система учета и анализа имеющихся в стране призывных и мобилизационных ресурсов. Функционирование системы воинского учета обеспечивается Министерством обороны РФ, Министерством внутренних дел РФ и органами местного самоуправления.

  Воинский учет должен осуществляться постоянно и охватывать все категории граждан, подлежащих воинскому учету.

  Основными требованиями, предъявляемыми к воинскому учету, являются полнота и достоверность данных, характеризующих количественное и качественное состояние призывных и мобилизационных ресурсов.

  Условия, необходимые для назначения трудовой пенсии по старости, установлены ст.7 Федерального закона от 17.12.01 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации».

  Данная статья предусматривает два условия, при выполнении которых возникает право на трудовую пенсию по старости. Первое условия – достижение определенного возраста – 60 лет для мужчин и 55 лет для женщин. Второе условие – наличие определенной продолжительности страхового стажа – не менее 5 лет. Указанный страховой стаж исчисляется по нормам ст.10-13 Закона о трудовых пенсиях.

  Следует отметить, что названные условия должны выполняться одновременно. Если у лица, достигшего установленного возраста, отсутствует необходимая продолжительность страхового стажа (менее 5 лет), право на трудовую пенсию по старости не возникает.

  Размер страховой части трудовой пенсии по старости определяется по формуле:

  где СЧ – страховая часть трудовой пенсии по старости;

  ПК – сумма расчетного пенсионного капитала застрахованного лица, учтенного по состоянию на день, с которого указанному лицу назначается страховая часть трудовой пенсии по старости;

  Т – количество месяцев ожидаемого периода выплаты трудовой пенсии по старости, применяемого для расчета страховой части указанной пенсии, составляющего 19 лет (228 месяцев).

  Для лиц, которые не имеют требуемой ст.7 Закона о трудовых пенсиях продолжительности страхового стажа, а также для лиц, которые вообще не имеют страхового стажа, действующим пенсионным законодательством предусмотрено назначение социальной пенсии в соответствии с Федеральным законом от 15.12.01 №166 – ФЗ «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации».

  Однако социальная пенсия таким лицам назначается только по достижении возраста 65 лет мужчинами и 60 лет женщинами.

  Условия назначения трудовой пенсии по старости, установленные Законом о трудовых пенсиях, несколько отличаются от условий, которые были необходимы для назначения пенсии по старости в соответствии с Законом РФ от 20.11.90 №340-1 «О государственных пенсиях в Российской Федерации», действовавшим до 1 января 2002 г.

  В начале каждого года на всех рабочих ООО «Вентарт», которые в следующем году достигают пенсионного возраста, составляется специальный список по форме. Список составляется менеджером по персоналу. В список должны быть включены все работники организации, приобретающие право на пенсию на общих основаниях.

  Государственные пенсии назначаются:

  по старости;

  по инвалидности;

  по случаю потери кормильца;

  за выслугу лет;

  за работу в районах Крайнего Севера.

  Для оформления трудовой пенсии по старости, отделу кадров нужны следующие документы работника:

  - заявление об установлении пенсии;

  - копия трудовой книжки;

  - паспорт;

  -страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

  - копия свидетельства о рождении ребенка;

  - свидетельство о заключении брака;

  - справка о з/п

  - копия военного билета;

  - пенсионное удостоверение;

  - фото 3х4.

  В отдел назначения пенсии вышеперечисленные документы можно предоставить не раньше, чем за месяц до дня рождения, т.е. исполнения 55 лет – женщинам, 60 лет – мужчинам.

  После того, как все документы собраны, менеджер по персоналу ООО «Вентарт» передает их в отдел назначения пенсии.

  Если работник выведен на группу инвалидности, он обязательно должен явиться в отдел кадров со справкой ВТЭК для оформления пенсии.

  Родственники умершего кормильца должны явиться в отдел кадров со свидетельством о смерти умершего, для оформления пенсии по случаю потери кормильца. Работник отдела кадров обязан в течение 10 дней со дня поступления заявления о назначении пенсии подготовить необходимые документы:

  предоставление к назначению пенсии, где указывается трудовой стаж (копия трудовой книжки);

  справка о заработной плате.

  К заявлению о назначении пенсии по случаю потери кормильца должны быть приложены документы:

  свидетельство о смерти или документ, удостоверяющий безвестное отсутствие кормильца;

  свидетельство о рождении лица, которому назначается пенсия;

  справка из домоуправления, подтверждающая родственные отношения члена семьи с умершим или пропавшим без вести кормильцем;

  документы, подтверждающие трудовой стаж кормильца;

  справка о заработной плате кормильца.

  Основным документом, подтверждающим трудовой саж работника, является трудовая книжка. Помимо трудовой книжки подтверждение о стаже принимаются справки о стаже работы. Справка подписывается директором ООО «Вентарт», который несет ответственность за правильностью ее выдачи, а также главным бухгалтером.

  Оформление документов при увольнении

  Заявление об увольнение работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы. В заявлении указывается причина и дата увольнения. Заявление подписывается руководителем ООО «Вентарт». На основании заявления об увольнении и личной карточки работника заполняется бланк приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора. В соответствии с резолюцией директора в проекте приказа об увольнении указывается фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника.

  На основании оформляемого приказа делается запись в личной карточки работника, дата, причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении.

  На основании этого же приказа делается запись в трудовой книжке, дата и причина увольнения, дата и номер приказа об увольнении, согласно инструкции по заполнению трудовых книжек.

  В соответствии с п.5.1 Инструкции запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:

  в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи;

  в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

  в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора) со ссылкой на пункт и статью закона (Трудового кодекса РФ);

  в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, его дата и номер.

  Датой увольнения работника считается последний день его работы (ст.77 ТК РФ). Например, последним днем работы работника является 10 января 2008 г. В этом случае в графе 2 раздела «Сведения о работе» необходимо указать дату «10. 01.2008».

  При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (п. п.4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например, при увольнении работника по собственному желанию в качестве основания увольнения в трудовую книжку вносится п.3 ст.77 ТК РФ, а не ст.80 ТК РФ.

  При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт ст.81 ТК РФ либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами.

  При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст.83 ТК РФ.

  Следует помнить, что при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин (п.5.6 Инструкции).

  Сведения об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность).

  При увольнении работника в связи с его переводом на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки необходимо указать, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.

  Затем делается запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек.

  Трудовой договор, заключенный между работником и работодателем ООО «Вентарт» может быть расторгнут по разным причинам. Основание для прекращения трудового договора устанавливает Трудовой кодекс Российской Федерации.

  Документы комплектуются для передачи в архив, затем личная карточка перемещается в картотеку уволенных.

  
  

  2.4. Работа с исходящими и входящими документами

  
  

  К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресатами инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

  Прохождение исходящего документа в ООО «Вентарт» включает несколько этапов:

  составление проекта документа, его распечатка;

  согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

  подписание (утверждение) документа;

  регистрация и отправка документа.

  Процесс согласования и визирования можно ускорить, направив копии проекта заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

  Подготовленный проект документа представляется менеджеру по персоналу для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами предоставляется руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.

  Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку менеджеру по персоналу. Отправляемые документы сортируются по адресам, их вкладывают в конверты, заклеивают, при необходимости проставляют стоимость отправлений, составляют список на заказную почту и сдают в отделение связи.

  Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

  Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.

  Докладные записки на имя руководителя организации, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются подшиваются в соответствующие дела.

  Документопоток входящих документов составляют:

  документы вышестоящих организаций, органов власти;

  документы, подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

  документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

  жалобы и заявления граждан.

  В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

  1. прием входящих документов;

  2. первоначальная обработка;

  3. предварительное рассмотрение и распределение;

  4. регистрация;

  5. рассмотрение документов руководством;

  6. исполнение резолюций;

  7. отправка ответных документов.

  Прием входящей корреспонденции осуществляется в организации менеджером по персоналу.

  Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в отделе кадров.

  Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов - все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес, вскрываются, документы извлекаются из конвертов, и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

  На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

  Отметка при поступлении документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

  Все документы, регистрируемые и нерегистрируемые, поступают в отдел кадров т. к. в ООО «Вентарт» всю первоначальную обработку входящей документации производит менеджер по персоналу.

  В настоящее время организация получает документы не только по почте, но и принятые по факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов.

  Предварительное рассмотрение поступивших документов также производится менеджером по персоналу, с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

  Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

  Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

  Руководитель организации, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

  Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

  Исполнение резолюции осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

  При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т.п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет менеджер по персоналу.

  После завершения работы с документами часто возникает необходимость повторного обращения к ним. Поэтому исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. в дела.

  Дело - это совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

  Правильное распределение документов в дела - главная задача отдела кадров ООО «Вентарт». Это позволяет не только быстро находить нужные для работы документы, но и обеспечивает сохранность наиболее важных из них. Не меньшее значение имеет и то, как документы систематизированы внутри дел, т.е. как сформированы дела.

  Формирование дел - это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

  В начале календарного года на все дела, перечисленные в номенклатуре дел, заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). Далее работа по формированию дел складывается из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

  При централизованном ведении делопроизводства в организации дела формируются и хранятся в службе кадров. Это характерно для небольших организаций, таких как ООО «Вентарт», в которых за делопроизводство отвечает один работник – менеджер по персоналу.

  При формировании дел, куда входят различные документы, должны соблюдаться общие требования, сформулированные в Основных правилах работы архива организации:

  - в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;

  - документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

  - в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;

  - приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;

  - в дело группируются документы одного календарного года.

  Исключение составляют:

  - переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);

  - дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);

  - в дела должны помещаться только исполненные документы, неисполненные подшивать запрещается;

  - дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел.

  Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером. Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов внутри дела.

  Документы дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

  Расположение в хронологическом порядке предполагает группировку документов за определенный период времени в хронологической последовательности (например, входящие документы - по датам поступления, исходящие - по датам отправления).

  С хронологическим расположением документов совпадают вопросный и нумерационный порядок (признаки). Вопросный предполагает размещение документов в деле в логической последовательности решения вопросов, нумерационный - группировку однородных документов, имеющих порядковую нумерацию.

  По номинальному признаку в дела группируются документы одного вида (разновидности): протоколы, приказы, акты и т.д.

  При алфавитном порядке документы систематизируют по фамилиям авторов, названиям организаций-корреспондентов и т.д.

  Нужно иметь в виду, что в основе формирования дел всегда лежит сочетание нескольких признаков.

  Различные группы документов имеют свою специфику систематизации.

  Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

  Группируют отдельно приказы по основной деятельности и по личному составу.

  Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), рекомендуется группировать в отдельные дела.

  Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.

  Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий.

  В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

  Независимо от того, какой основной признак лежит в основе формирования дела, документы в пределах всех групп документов располагают по хронологии.

  При заведении дела в отделе кадров, обязательно оформляют его обложку. Это оформление носит частичный характер. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу при подготовке их к передаче на хранение в архив организации.

  При частичном оформлении дела на его обложку выносятся сведения, которые дают возможность быстро определить состав документации, находящейся в папке, и найти нужный документ:

  полное название организации, если оно официально признано, т.е. зарегистрировано государственными органами;

  название структурного подразделения;

  индекс структурного подразделения, порядковый номер дела в номенклатуре;

  заголовок дела, т.е. краткие сведения о составе и содержании документов, помещенных в дело, так же переносится на обложку из номенклатуры без изменений.

  срок хранения дела, например, 3 года, 5 лет, хранить постоянно и др. (в соответствии с номенклатурой дел).

  Соблюдение правил формирования и оформления дел в отделе кадров позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчает экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

  Дела кадровой службы ООО «Вентарт» подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится менеджером по персоналу организации.

  В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

  Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

  - подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела;

  - составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

  Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

  В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.

  Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.

  По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.

  На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

  Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

  При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером). Порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью), графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния.

  Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.

  С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

  Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.

  Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.

  Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций – предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций – источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.

  В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям.

  Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурном подразделении и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.

  Организация ООО «Вентарт» может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях:

  – прекращения деятельности;

  – нестабильности деятельности;

  – отсутствия условий для хранения документов;

  – желания самого предприятия.

  Соблюдение правил ведения и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача этой документации в архив - профессиональный долг работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков – одна из важнейших задач организации.

  Архив ООО «Вентарт» находится в отдельном, изолированном помещение. Документы размещаются на стеллажах в коробках или связках. Помещение архива содержится в чистоте, систематически там проводится влажная уборка. Для хранения научно-справочного аппарата и учетных документов в организации установлен сейф.

  В соответствии со ст.15 Федерального закона от 22.10.04 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов, предоставлять для создаваемых ими архивов здания и (или) помещения, отвечающие нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов.

  Практика проверок постановки архивного дела в организациях показывает, что лишь немногие организации имеют социально выделенные изолированные помещения для хранения архивных документов, оборудованные надлежащим образом. Как правило, документы, законченные делопроизводством, годами хранятся в структурных подразделениях организации в необработанном виде, что затрудняет их использование, в т. ч. для исполнения запросов граждан о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы за отработанный в данной организации период.

  Несвоевременное упорядочение документов нередко ведет к невосполнимой утрате сведений, затрагивающих социально-трудовые интересы граждан.

  Кроме того, помещения, выделенные доля хранения архивных документов, зачастую не соответствуют требованиям обеспечения их сохранности. Некоторые организации в помещении архива складируют отработанную оргтехнику, оборудование, чистые бланки документов и другие посторонние предметы, не имеющие никакого отношения к архивным документам.

  В соответствии со ст.17 Закона об архивном деле организации всех форм собственности обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным архивным агентством.

  Ведомственный срок хранения документов по личному составу – 75 лет. В связи с несоблюдением законодательства об архивном деле УК РФ и КоАП РФ установлены меры ответственности за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов.

  
  

  3. НАПРАВЛЕНИЯ И МЕТОДЫ УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАБОТЫ СЛУЖБЫ КАДРОВ

  
  

  Службе кадров ООО «Вентарт» необходимо разработать критерии оценки ее эффективности:

  - формирование корпоративной культуры организации;

  - улучшение психологического климата в организации;

  - увеличение числа сотрудников, удовлетворенных работой в организации и не планирующих переход в другие организации;

  - своевременность и качество замещения вакантных должностей в организацию.

  К дополнительным критериям можно отнести:

  - положительные отзывы руководителя и сотрудников о деятельности службы кадров;

  - снижение числа увольнений по собственному желанию и изменение формулировок оснований для ухода сотрудников.

  Деятельность кадровой службы ООО «Вентарт» станет эффективной, если будет построена с учетом четко разработанных критериев оценки.

  Решение задач по совершенствованию управления кадрами в ООО «Вентарт» невозможно без формирования системы управления персоналом (СУП), позволяющей обеспечивать организацию кадровым составом с требуемым для эффективной производственной деятельности качественным и количественным уровнем. При этом само понятие «управление персоналом» подразумевает широкий спектр функциональных обязанностей, накладываемых на кадровую службу.

  Основной задачей кадровой службы ООО «Вентарт» является создание системы управления персоналом, ориентированной на выполнение всех основных функций, присущих управлению кадрами. К ним относятся:

  формирование СУП, учитывающей кадровые особенности предприятия;

  планирование кадровой деятельности;

  оценка кадрового потенциала;

  определение потребности в кадрах;

  содействие адаптации работников;

  профессиональное обучение, переподготовка и повышение квалификации работников;

  набор и отбор кадров и т.д.

  Ведь отсутствие системы управления персоналом на предприятии является причиной ряда проблем:

  - низкая производительность труда (т. к. не выполняются в полном объеме функции обучения, переподготовки, повышения квалификации) и соответственно неэффективное использование рабочего времени (т. к. плохо поставлена функция планирования и оптимизации использования рабочего времени);

  - большая текучесть кадров (вследствие отсутствия должного материального стимулирования);

  - низкая инициативность персонала (т. к. не ведется моральное стимулирование сотрудников).

  Руководитель ООО «Вентарт» должен оценить сложность решения проблемы совершенствования кадровой службы с учетом существующих материальных и организационных возможностей. Выполнение данной задачи осуществляется в следующих направлениях:

  - разработка рекомендаций по подбору и оценке менеджеров для работы в кадровой службе;

  - разработка проектов организационно-распорядительных документов по вводу в действие системы управления персоналом;

  - анализ функциональной структуры СУП и внесение в нее изменений и дополнений.

  В отличие от ручного оформления документов, для большей мобильности и точности весь документооборот в организации и в отделе кадров ООО «Вентарт» нужно производить на автоматизированном рабочем месте. Системы обработки данных на базе концепции АРМ получили широкое развитие в последние годы. Автоматизированное рабочее место – это система обработки данных, оборудованное средствами, обеспечивающими участие человека в реализации автоматического заполнения и обработки документов. Время заполнения документов на АРМ в отличие от ручного заполнения, уменьшается в несколько раз. Ошибки при работе на АРМ так же сокращаются в несколько раз, а производительность увеличивается.

  В ООО «Вентарт» автоматизированное рабочее место оснащено программами с набором различных инструментов. Так, к примеру, это 1С: Бухгалтерия и AvtoCad. 2007. С этого года организация приобрела два новых персональных компьютера, что позволило ускорить работу кадровой службы, а также выделили для интернета отдельную линию.

  Для усовершенствования работы службы кадров ООО «Вентарт», автор предложил:

  1. Установить программное обеспечение «Консультант плюс»;

  2. Выписывать за счет предприятия журнал «Справочник кадровика», чтобы быть в курсе последних изменений в законодательстве.

  В настоящее время в организацию часто поступает документация в электронном виде. Хранить такие документы в компьютере очень рискованно, ведь можно ее потерять.

  Кадровая документация, всегда играет существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

  
  

  ЗАКЛЮЧЕНИЕ

  
  

  От обеспеченности ООО «Вентарт» трудовыми ресурсами и эффективности их использования зависят объем и своевременность выполнения всех работ.

  Правовым актом, определяющим структуру, функции и права учреждения является Устав ООО «Вентарт», который принят собранием учредителей и утвержден 20.03. 2002 года. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

  В ООО «Вентарт» документом, регламентирующим работу организации является «Правила внутреннего трудового распорядка». Эти правила устанавливают взаимные права и обязанности работодателя и работников, ответственность за их исполнение.

  В ООО «Вентарт» должностные инструкции разработаны на всех работников кроме кассира. Также в ООО «Вентарт» не разработаны и инструкции по делопроизводству. Проведенный анализ управленческих документов организации показал, что все документы по наименованию, форме и составу реквизитов соответствуют ГОСТ Р 6.30-2003. УСД.

  Организационно-правовые документы ООО «Вентарт» содержат положения строго обязательные для исполнения, они являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения руководителем организации.

  Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между организацией и работниками.

  Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами руководителя.

  Одна из важнейших функций организации работы с документами – функция учета документов. Учет документов обеспечивается их регистрацией – записью учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения. Наряду с функцией учета документов регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, вести поиск документов работников ООО «Вентарт».

  Проблема работы с электронной информацией становится актуальной. Поэтому первым шагом в целях совершенствования службы кадров ООО «Вентарт» является внедрение информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов.

  Руководитель организации должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

  Необходимо учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных мест не являются сведениями конфиденциального характера. Вместе с другими документами организации, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения.

  Залог успеха организации – эффективный персонал, поэтому востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом.

  Для менеджера по персоналу важно правильно оформить документы: при приеме на работу, переводе и особенно при увольнении. Потому, что увольнение работника, к примеру, может быть признано незаконным и организации придется ему оплачивать время вынужденного прогула. В результате лишения работника возможности трудиться у него возникает вынужденный прогул, который в одних случаях приводит к тому, что работник не получит заработка, в других – может привести к этому.

  На сегодняшний день отделу кадров ООО «Вентарт» важно не только правильно заполнять кадровую документацию, но и добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше.

  Таким образом, кадровая документация, всегда игравшая существенную роль в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране, продолжает оставаться актуальной и в условиях развития рыночных отношений, так как служит документальным подтверждением прав работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, предоставляется в суд при трудовых конфликтах, сдается в государственные архивы на длительное хранение, используется в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

  
  

  СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

  
  

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12. 2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ.

  2. Федеральный закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства РФ. – 2006. - №31 (1ч).

  3. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

  4. «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты» Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 // Справочник кадровика. - №3. – 2006.

  5. Государственная система ДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и служба ДОУ. – М.: ВНИДАД. 2007 – 74 с.

  6. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2008.

  7. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536 // Справочник кадровика. - №10. - 2005.

  8. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе // Справочник кадровика. - 2009. - №5. - С.73

  9. Анисимов Л.Н. Персональные данные работника // Справочник кадровика. – 2008. - №3. - С.16.

  10. Бабынина Л.С. Формы стимулирования персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2008. - №8. - С. .97

  11. Вялова Л.М. Унифицированные формы: оформляем отпуск // Справочник кадровика. – 2008. - №6. - С.58

  12. Документы по оформлению трудовых отношений. – М.: ПРИОР, 2002

  13. Кадровик: сборник документов. – 2009. - 3-й выпуск.

  14. Килякова Д.А. Как организовать работу службы персонала? // Справочник по управлению персоналом. – 2009. - №8. - С.80

  15. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. – 2008. - №2. – С.55

  16. Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. – 2008. - №11. - С.76

  17. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика. – 2009. - №11. - С.57

  18. Леванов В.И. Должностные инструкции // Справочник по управлению персоналом. – 2008. - №1. -С.27

  19. Майоров И.В. Документационное оформление трудовых отношений // Справочник кадровика. - 2009. - №8 – С.59

  20. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. – 2009. - №3. - С.47

  21. Педченко Л. Предисловие // Справочник кадровика. – 2007. - №1. – С.1

  22. Писарева И.В. оформление пенсии // Пенсия. – 2008. - №8(59).

  23. Самоукина Н.В. Этапы большого пути // Справочник по управлению персоналом. – 2007. - №12. - С.57

  24. Тяпкина О.А. Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры // Справочник кадровика. – 2008. - №4. - С.107

  25. Успенская Е.А. Служба персонала // Справочник кадровика. – 2007. - №2. – С.12

  26. Электронный справочник Управление // Делопроизводство. – 2007.

  27. Яковлев Р.А. Штатное расписание // Справочник кадровика. – 2008. - №10. - С.28

  28. Яковлева Н.Н. Этапы построения партнерских отношений. Саморазвитие и обучение как критерии успешности // Справочник кадровика. – 2008. - №9. –С.112

  29. Яновская Ю.М. Перспективы развития службы персонала // Справочник по управлению персоналом. – 2009. - №8. - С.79.

  30. Методические рекомендации по воинскому учету и бронированию граждан, 2000.  

  31. Из материалов делопроизводства // Устав ООО «Вентарт».

  32. Текущее делопроизводство ООО «Вентарт» папка №5 // Положение об отделе кадров.

  33. Текущее делопроизводство ООО «Вентарт» папка №7 // Правила внутреннего трудового распорядка.

  34. Текущее делопроизводство ООО «Вентарт» папка №9 // Должностная инструкция менеджера по персоналу.

  35. Андреева В. И.: Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов // М.: ЗАО»Бизнес-школа, 2008-67 с.

  36. Андреева В. И.: Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10, перераб. и доп. // М.: ООО «Управление персоналом», 2008-200 с.

  37. Бобылева М. П.: На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // М.: Управление персоналом, 2009-175 с.

  38. Демин Ю. М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов // СПб.: Питер, 2007-220 с.

  39. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. – М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2008.

  40. Куприянова З. К.: Как меняется отношение к труду // М.: «Человек и труд» №2, 2007-124 с.

  41. Мескон М. Х.: Основы менеджмента // М.: «Дело ЛТД», 2007-702 с.

  42. Стенюков М. В.: Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. – М.: Изд-во «ПРИОР», 2009-224 с.

  43. Щур Д. Л.: Кадры предприятия 300 образцов должностных инструкций // М.: Изд-во «Дело и Сервис», 2009-880 с.

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  Приложение 1

  
  

  Унифицированная форма № Т-1 Утверждена постановлением Госкомстата России

  от 05.01.2008 № 1

  Код

  Форма по ОКУД

  0301001

  по ОКПО

  наименование организации

  Номер документа

  Дата составления

  ПРИКАЗ

  (распоряжение)

  о приеме работника на работу

  Дата

  Принять на работу

  с

  по

  Табельный номер

  фамилия, имя, отчество

  в

  структурное подразделение

  должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации

  условия приема на работу, характер работы

  с тарифной ставкой (окладом)

  руб.

  коп.

  цифрами

  надбавкой

  руб.

  коп.

  цифрами

  с испытанием на срок

  месяца(ев)

  Основание:

  Трудовой договор от

  "

  "

  20

  г. №

  Руководитель организации

  должность

  личная подпись

  расшифровка подписи

  С приказом (распоряжением) работник ознакомлен

  "

  "

  20

  г.

  личная подпись

  
  

  Приложение 2

  
  

  Унифицированная форма N Т-2 Утверждена постановлением Госкомстата России

  от 05.01.2008 N 1

  Код

  Форма по ОКУД

  0301002

  по ОКПО

  наименование организации

  Дата составления

  Табель- ный номер

  Идентификационный номер налогоплательщика

  Номер страхового свиде- тельства государст- венного пенсионного страхования

  Алфа- вит

  Характер работы

  Вид работы (основная, по совместитель- ству)

  Пол (мужской, женский)

  ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

  работника

  I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

  Трудовой договор

  номер

  дата

  1. Фамилия

  Имя

  Отчество

  Код

  2. Дата рождения

  день, месяц, год

  3. Место рождения

  по ОКАТО

  4. Гражданство

  по ОКИН

  5. Знание иностранного языка

  по ОКИН

  наименование

  степень знания

  по ОКИН

  6. Образование

  по ОКИН

  среднее (полное) общее, начальное профессиональное, среднее профессиональное, высшее профессиональное

  Наименование образовательного учреждения

  Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний

  Год окончания

  наименование

  серия

  номер

  Квалификация по документу об образовании

  Направление или специальность по документу

  Код по ОКСО

  Наименование образовательного учреждения

  Документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний

  Год окончания

  наименование

  серия

  номер

  Квалификация по документу об образовании

  Направление или специальность по документу

  Код по ОКСО

  Послевузовское профессиональное образование

  Код по ОКИН

  аспирантура, адъюнктура, докторантура

  Наименование образовательного, научного учреждения

  Документ об образовании, номер, дата выдачи

  Год окончания

  Направление или специальность по документу

  Код по  ОКСО

  Код

  7. Профессия

  по ОКПДТР

  основная

  по ОКПДТР

  другая

  
  
  
  

  8. Стаж работы (по состоянию на

  "

  "

  20

  г.):

  Общий

  дней

  месяцев

  лет

  Непрерывный

  дней

  месяцев

  лет

  Дающий право на надбавку за выслугу лет

  дней

  месяцев

  лет

  дней

  месяцев

  лет

  9. Состояние в браке

  Код по ОКИН

  10. Состав семьи:

  Степень родства (ближайшие родственники)

  Фамилия, имя, отчество

  Год рождения

  1

  2

  3

  11. Паспорт:

  N

  Дата выдачи

  "

  "

  г.

  Выдан

  наименование органа, выдавшего паспорт

  Дата регистрации по месту жительства

  "

  "

  г.

  Номер телефона

  II. СВЕДЕНИЯ О ВОИНСКОМ УЧЕТЕ

  1. Категория запаса

  6. Наименование военного комиссариата по месту жительства

  2. Воинское звание

  3. Состав (профиль)

  7. Состоит на воинском учете:

  4. Полное кодовое обозначение ВУС

  а) общем (номер команды, партии)

  5. Категория годности к военной службе

  б) специальном

  8.

  отметка о снятии с воинского учета

  Работник кадровой службы

  должность

  личная подпись

  расшифровка подписи

  Работник

  личная подпись

  "

  "

  20

  г.

  
  
  

  III. ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ
  Дата	Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Тарифная ставка (оклад), надбавка, руб.			Основание		Личная подпись владельца трудовой книжки
  1	2	3	4			5		6
  IV. АТТЕСТАЦИЯ
  Дата аттестации	Решение комиссии			Документ (протокол)			Основание
  				номер	дата
  1	2			3	4		5

  V. ПОВЫШЕНИЕ КВАЛИФИКАЦИИ
  Дата				Вид повышения квалификации		Наименование образовательного учреждения, место его нахождения		Документ (удостоверение, свидетельство)									Основание
  начала обучения	окончания обучения							наименование			серия, номер			дата
  1	2			3		4		5			6			7			8
  VI. ПРОФЕССИОНАЛЬНАЯ ПЕРЕПОДГОТОВКА
  Дата					Специальность (направление, профессия)		Документ (диплом, свидетельство)									Основание
  начала переподготовки			окончания переподготовки				наименование			номер			дата
  1			2		3		4			5			6			7

   

  VII. НАГРАДЫ (ПООЩРЕНИЯ), ПОЧЕТНЫЕ ЗВАНИЯ

  Наименование награды (поощрения)

  Документ

  наименование

  номер

  дата

  1

  2

  3

  4

  VIII. ОТПУСК

  Вид отпуска (ежегодный, учебный, без сохранения заработной платы и др.)

  Период работы

  Количество календарных дней отпуска

  Дата

  Основание

  с

  по

  начала

  окончания

  1

  2

  3

  4

  5

  6

  7

  IX. СОЦИАЛЬНЫЕ ЛЬГОТЫ, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

  Наименование льготы

  Документ

  Основание

  номер

  дата выдачи

  1

  2

  3

  4

  X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ

  XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения)

  Дата увольнения

  "

  "

  20

  г.

  Приказ (распоряжение) N

  от

  "

  "

  20

  г.

  Работник кадровой службы

  должность

  личная подпись

  расшифровка подписи

  Работник

  личная подпись

  
  
Скачать дипломную работу