Тема: Организация секретарского обслуживания в ООО

• Вид работы:
  Дипломная (ВКР) по теме: Организация секретарского обслуживания в ООО
• Предмет:
  Другое
• Когда добавили:
  22.03.2012 11:29:17
• Тип файлов:
  MS WORD
• Проверка на вирусы:
  Проверено - Антивирус Касперского

Другие экслюзивные материалы по теме

• Полный текст:

  ВЫПУКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА Тема:  Организация секретарского обслуживания на примере ООО «Практика» Выполнил                           (подпись) 2009 год

  СОДЕРЖАНИЕ

  
  

  Введение                                                                                                                                      3                                                                              

  1. Характеристика объекта исследования                                                                         5                   

      1.1. Характеристика службы документационного обеспечения

             управления ООО «Практика»                                                                        6         

      1.2. Система документационного обеспечения предприятия                                 7

      1.3. Роль секретаря в современном управленческом аппарате и в   

             структуре службы документационного обеспечения управления                 12

             1.3.1. Секретарь и служба ДОУ                                                                                  13

      2. Нормативно-методическая база работы секретаря, регламентация ДОУ      15

      2.1. Основы организации труда. Условия труда                                                    15

                  2.1.1. Регламентация должностных обязанностей секретаря                     15

                  2.1.2. Правовая основа секретарской деятельности                                       19

     3. Организация работы секретаря                                                                                     20

              3.1.  Административные и организационные функции секретаря                20

          3.1.1. Бездокументационное обслуживание офиса                                     20

          3.1.2. Организация деятельности руководителя                                         25

  3.2. Аналитические функции секретаря

          3.2.1. Информационное обеспечение деятельности руководителя       37

  3.3. Организация работы с документами                                                               43

         3.3.1. Организация документооборота, регистрация и учет документов,

                   контроль исполнения документов, информационно-справочная

                   работа                                                                                                               43

         3.3.2. Систематизация и хранение документов                                             47      

         3.3.3. Работа секретаря с различными системами документации          51

  3.4. Компьютерные технологии в работе секретаря                                           56

        3.4.1. Техническое обеспечение деятельности секретаря                          56

        3.4.2. Информационный менеджер – «электронный секретарь» 57

                   3.4.3. Интернет в работе секретаря                                                                     59

  3.5. Правила и приемы деловых взаимоотношений                                           60

         3.5.1. Деловой этикет секретаря                                                                         60

         3.5.2. Психологические аспекты работы секретаря                                    65

  Заключение                                                                                                                                 67                                                                                                    

  Список использованной литературы                                                                                  69

  Приложения                                                                                                                                73                                                                                                                                                                                                                                                                                                      

                                                                                                                                               

                                    

  
  

  ВВЕДЕНИЕ 

  Секретарь сегодня, кто он? Какова его роль в современном процессе управ­ления и что входит в круг его должностных обязанностей? Чаще всего секретари координируют чуть ли не всю жизнедеятельность офиса. Что еще нужно для под­тверждения того, что на этом месте должен быть высокий профессионал, пользу­ющийся безусловным авторитетом и у руководства, и у коллег?

  В России не существует универсальный практический справочник для администраторов всех уровней: от секретаря до управляющего делами.

  Выбор данной темы актуален, так как вопросы, рассматриваемые в данной работе затрагивают не только профессиональную деятельность секретарей всех уровней, но и специалистов, отвечающих за работу с документами в государственных и коммерческих организациях; содержат сведения, необходимые работникам кадровых служб, сотрудникам бухгалтерии и другим специалистам, деятельность которых связана с использованием больших объемов информации и проходит в постоянно общении с гражданами.

  Обозначим основную цель работы – рассмотрение вопроса практической организации секретарского обслуживания предприятия ООО «Практика», выявление  имеющихся недостатков и выработка предложений по совершенствованию данного процесса.

  Для достижения цели были поставлены и решались следующие задачи:

  1. Составить характеристику объекта исследования ООО «Практика»,      в том числе отдела документационного обеспечения управления (ДОУ), рассмотреть роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре    службы документа-ционного обеспечения управления

              2. Провести анализ регламентации ДОУ, должностных обязанностей секретаря, нормативно-методическую базу работы секретаря, правовую основу секретарской деятельности, условия труда секретаря.

              3. Рассмотреть практическую организацию работы секретаря в организации, обязательные функции секретаря: административные, организационные;  аналитические; специфику работы с документами и системами документации, организации работы офиса и деятельности руководителя, компьютерные технологии в работе секретаря, основы делового этикет и практической психологии.

  4. Выделить недостатки практической организацию работы секретаря и подготовить аргументированные выводы и предложения, которые могут быть полезными для сотрудников исследуемого предприятия, по долгу службы отвечающих за работу с документами.

  Объект исследования - общество с ограниченной ответственностью «Практика»  осуществляющий самостоятельную производственную деятельность  в форме отдельного юридического лица с 10 октября 2003г. 

  Предмет исследования - организация секретарского обслуживания на примере ООО «Практика».

  Для достижения поставленных целей автором были использованы методы исследования: системный подход, системный анализ, сравнительно-исторический, монографический, аналитический, метод социально-экономического исследования, метод организационных построений, метод личного наблюдения и др. 

  Для написания квалификационной работы использовались следующие группы источников:

  1. Нормативная база исследуемого предприятия.

  2. Нормативные и методические документы, государственные стандарты; научная литература.

  3. Учебная литература:

  - универсальный справочник коллектива авторов Андреевой В.И, Быковой Л.М. и Вяловой Л.М. «Энциклопедия секретаря» содержит ответы на вопросы, возникающие в работе секретарей и работников службы ДОУ;

  - учебное пособие Шейнова В.П. «Секретарь: Секреты профессии» описывает основные направления деятельности профессионального секретаря, даны профессиональные знания в области делопроизводства, психологии;

  - книга Розановой В.И. Психологические аспекты выбора секретаря-референта для современной фирмы содержит информацию о психологических аспектах работы секретарей, секретарей-референтов, помощников руководителей, относящихся к разряду ''штабного персонала'', которая имеет важное значение для организаций;

  - учебное пособие Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря, составителем которого является Самыкина И.В, описывает работу в современном офисе, современное офисное оборудование,  организацию и проведением переговоров, презен-таций, т.е. вопросы, которые могут возникнуть в повседневной деятельности секретаря;

  - учебник коллектива авторов Быковой Т.А, Вяловой Л.М и Санкина Л.В. «Делопроизводство» подробно рассматривает вопросы организации документирования управленческой деятельности, организации службы ДОУ и документооборота, создания информационно-поисковых систем по документам организации;

  - учебник Кудряева В.А. «Организация работы с документами» рассматривает нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами, информационные технологии обеспечения управленческой деятельности;

  4. Периодические издания: «Справочник секретаря и офис-менеджера»,  «Управ-ление персоналом».

  5. Электронные ресурсы: правовая поддержка справочных систем: Консультант Плюс, комментарии законодательства, законодательство субъектов РФ; Кодекс - версия 5,2, Гарант; ресурсы INTERNET, версии электронных документов.

  
  

  1. ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ

  В текущей главе проанализируем характеристику исследуемого предприятия. Для этого в разделах данной части рассмотрим  организацию производственного цикла, организационное устройство предприятия и его структуру управления.

  Объект исследования - общество с ограниченной ответственностью «Практи-ка»  осуществляющее самостоятельную производственную деятельность в форме юридического лица с 10 октября 2003г. 

  Компания «Практика» была создана в 2003 году и входит в состав группы компаний «Вебер Комеханикс». Предпосылкой для ее создания явилась необходи-мость выделения отдельного направления, которое обеспечивает поставки качественного металлообрабатывающего инструмента.

  Сегодня компания «Практика» является инженерно-техническим центром. Основной целью общества является извлечение прибыли и осуществление для этого видов деятельности: полное инструментально-техническое сопровождение заготови-тельных производств и осуществляет комплексные поставки металлорежущего инструмента, оснастки, вспомогательного инструмента для предприятий промышлен-ного назначения. За пять лет работы компания «Практика» создала пять филиалов в России и СНГ: «Практика СПБ», г. Санкт-Петербург, «Практика Сибирь», г. Новосибирск, «Практика «Поволжье» г.Самара, «Практика ЮГ», г. Краснодар, «ПРАКТИКА Украина», г.Днепропетровск. Благодаря развитой сети филиалов, клиентам фирмы предоставляется высокий уровень обслуживания на всей территории России. В ближайших планах компании - расширение оказания услуг сервиса для клиентов, развитие новых направлений деятельности, которые могут быть полезны для покупателей.

  За время своего существования благодаря высокому качеству обслуживания клиентов, отличному качеству товара и квалифицированному техническому персоналу компания смогла приобрести множество постоянных клиентов, среди которых предприятия машиностроения, приборостроения, металлургии, станкостроения, авиа- и космостроения, строительства, то есть те предприятия, где используется металлообработка.

  В компании организован производственный цех по сварке ленточных полотен в кольца различных размеров исходя их заказов покупателей. В компании развернуто производство по заточке и изготовлению дисковых отрезных фрез. В последнее время появилось новое направление бизнеса - специализированная мебель и стеллажное оборудование для оснащения профессиональных рабочих мест, учебных заведений, лабораторий и складских помещений [35].

  Организационная структура предприятия включает: общее собрание участ-ников; дирекцию, возглавляемую директором; функциональные и производственные структурные подразделения.

  Высшим органом управления общества является общее собрание его участни-ков (очередное и внеочередное). Исполнительный орган общества - дирекция, возглавляемая директором, является постоянно действующим и подчиняется высшему органу общества. Дирекция предприятия, возглавляемая  директором включает: главного инженера; главного бухгалтера; заместителей директора новым по технологиям; экономическим и финансовым вопросам; коммерческим вопросам; режиму и охране; общим вопросам. Основу функциональной структуры управления предприятия составляют следующие службы: технологическая, финансово-экономическая, коммерческая, режимная, кадровая. В состав основных служб входят следующие структурные подразделения: функциональные (отделы управления) и производственные (цехи, участки), являющиеся элементами общей структуры управления предприятия.

  Структура управления предприятия состоит из двух самостоятельных органов управления, выполняющих определенные функции - центральный аппарат управления предприятия и аппарат управления структурными подразделениями (производствами, цехами, участками). Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что структура ООО «Практика» отвечает оптимальному выбору варианта управления предприятием, так  как: является смешанной или комбинированной, представляющей собой совокупность звеньев управления, находящихся на разных уровнях иерархии, содержащей в своем составе обособленные структурные подразделения  (службы, отделы, цехи, участки, бригады); имеет вид организационной структуры управления, спроектированной по типу линейно-функциональной, так как он основан на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределения функций управления между ними (приложение №1) [23, 34].

  1.1. Характеристика службы документационного обеспечения

          управления ООО «Практика»    

  В данном разделе составим характеристику службы документационного обеспе-чения управления предприятия, структуру канцелярии, ее основные задачи и функции в системе документооборота предприятия, систему ДОУ, также охарактеризуем роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре службы ДОУ.

  Служба ДОУ предприятия организована с момента начала деятельности предприятия. Она состоит из работников документационного обеспечения канцелярии, подчиняющихся начальнику канцелярии  и  работников структурных подразделений,  непосредственно подчиняющихся руководителю подразделения. Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением в составе управления предприятия. Организационная структура и штаты канцелярии  утверждаются директором в соответствии с типовыми структурами и нормативами численности, исходя из условий и особенностей производства, а также объема работ и функций, возлагаемых на канцелярию.

  Для того чтобы определить особенности процесса документационного обеспе-чения управления предприятия дадим оценку организационной структуры и статуса канцелярии.

  В соответствии со структурой управления завода, утвержденной генеральным директором, канцелярия входит в блок руководства предприятия и  линейно подчи-няется генеральному директору. Согласно структуре управления отдела (приложение №2) деятельность канцелярии поделена на основные участки:   распорядительных документов; входящих  и исходящих документов; доставки документов; подготовки и передачи дел на архивное хранение.

  В соответствии с Положением о канцелярии ее деятельность направлена на выполнение основных задач по организации, руководству, координации, контролю и реализации работ  по архивному делу и делопроизводству[1]. 

  На предприятии система документооборота построена на четком распределении функций между структурными звеньями канцелярии. Каждый участок осуществляет свою часть деятельности в общей системе документационного обеспечения управления, а совокупная и взаимосвязанная деятельность всех участков и составляет общую систему документооборота предприятия. Данная деятельность закреплена в Перечне функций структурных внутренних звеньев канцелярии. По каждому виду деятельности (задаче) выделим перечень работ, которые занесем в таблицу 1.1 приложения №3 с учетом технологической последовательности их выполнения, определим взаимосвязи внутри канцелярии по каждой должности[2] [26].

              1.2. Система документационного обеспечения предприятия

  В данной части работы рассмотрим выбор организационной формы делопрои-зводства, подведем итог практической деятельности по созданию системы ДОУ ния исследуемого предприятия.

  На предприятии выбор  используется орга­низационная смешанная форма делопроизводства, которая пред­полагает частичную централизацию. Канцелярия выполняет операции по обработке поступающих и отправляемых документов, регист­рации и учету документов, контролю исполнения документов с резолюцией руководства. Децентрализованная форма делопроизводства заключается в том, что в каждом структурном подразделении имеются штатные единицы работников делопроизводства, которые самостоятельно выполняют операции, связанные с подготовкой, хранением, регистрацией и учетом документов, проходящих через под­разделение. При смешанной форме делопроизводства в канцелярии выполняет­ся обработка документов, поступающих в адрес руководства. Документы, поступающие в адрес структурных подразделений, в службе делопроизводства не обрабатываются, задачи их регистрации и учета решаются в подразделениях. За структурными  подразделениями оставлены только те операции, кото­рые невозможно или нецелесообразно централизовать в силу технических или каких-либо иных причин. Документы, поступающие непосред­ственно в подразделения, формируются в дела, организуется их оперативное хранение и использование в текущей деятельно­сти до передачи в архив или на уничтожение.

  В Инструкции по ДОУ предприятия[3] закреплена сложившаяся на предприятии технология работы с документами: входящими, исходящими и внутренними. Дан-ная работа с документами с момен­та их создания, поступления и до отправки кор-респонденту или передачи на хранение производится на определенных этапах (рис.1):

   

  
  
  

  Регистрация

   

  Рис.1. Этапы организации документооборота

  1 этап. Регистрация документов

  Регистрация документов  - подтверждение факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе.

  Процесс регистрации – снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания баз данных о документах организации. Первоначальные регистрацион-ные сведения дополняются другими данными: о перемещении документа в процес­се его рассмотрения руководством и в ходе исполнения. При регистрации документов создается массив данных о перемещениях документов, который позволяет работникам кан­целярии определить местонахождение любого до­кумента. Регистрационные данные позволяют контролировать работу с документами и этим обеспечивать их исполнение в установленные сроки. При утере документов регистрационные данные и данные о движении документов дают возможность установить, на каком этапе и кем именно утерян документ. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам организации.

  Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, внутренние (создаваемые) - в день подписания или утверждения, исходящие – в день отправки. При передаче зарегистрированного документа из од­ного подразделения в другое производится только учет поступления данного документа. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

  Формы регистрации документов на предприятии используется: журнальная, карточная, электронная (автоматизированная). Выбор формы регистрации определяется: количеством входящих, исходящих и внутренних документов; принятой формой делопроизводства (централизованной, децентрализованной); возможностью использования организацией ПЭВМ и программ.

  При смешанной системе регистрации документов на предприятии используется журнальная или карточная форма регистрации, в традиционном бумажном варианте и в виде автоматизированной картотеки на ПК в программе Microsoft Visual FoxPro.

  Журнальная форма регистрации обычно применяется при незначительном объеме документооборота потока (договоры, документы гостатотчетности) или когда регистрации документов выступает на первое место, например, требуется оформить проставление подписи  за получение документов для предотвращения предъявлений претензий разрешения конфликтных ситуаций со стороны  граждан, сторонних организаций; фиксирования получения документа исполнителями подразделений (документы с пометкой «Для служебного пользования», бандероли, посылки).

  Карточная система регистрации документов состоит из регистрационно-контрольной карточки (РКК) (приложение №4). Для регистрационных данных опре-де­лен обязательный и дополнительный состав реквизитов регистрации. Из РКК формируются спра­вочные картотеки в зависимости от задач конкретных инфор­мационно-поисковых систем (ИПС) в соответствии с используемыми классифи-каторами,  за исполнением документа. Преимущества РКК заключаются в следую-щем: регистрируют несколько работников; возможно изготовление в нескольких экземпляров (не требуется регистрация в другом подразделении); возможность систематизации по различным признакам, создавать различные картотеки. Формы журналов и РКК закреплены в Инструкции по ДОУ (приложение №5).

  В настоящее время в канцелярии функционируют электронные (автоматизи-рованные) картотеки: входящих, исходящих и контрольных документов. Электрон-ная (автоматизированная) форма регистрации осуществляется с помощью ПЭВМ. В данном случае на экран выводится форма карточки (РКК) с полями для занесения сведений о документе (рис.1.1. приложение №21). Регистрация документов осуществляется путем прямого ввода их с документа или применения элементов автоматизированной ИПС с использованьем машиноориентированной РКК, постро-енной на базе обязательных реквизитов регистрации [4].

  2 этап. Органи­зация документооборота. Организация документооборота или порядок прохождения документов внутри предприятия, определение этапов и пунктов прохождения документной информации, сроков обработки и исполнения документов составляют документационный технологический процесс. Разбивка системы документооборота на конкретные технологи­ческие операции осуществляется на основе анализа структуры документооборота. Документооборот завода представляет собой последовательность перемещений документов внутри него тремя основными документопотоками: входящими, исходящими и внутренними. Основные технологические операции обработки документов на данном этапе определены в приложении №6 [2, 7].

  Входящие документы, поступающие на предприятие из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных; от депутатов и граждан, проходят: прием и первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение документов руководством и передачу документов на исполнение.

  Прием и первичная обработка входящих документов, которые получены по поч-те, доставлены различными видами связи, курьером, посетителями или переданы средствами электрической связи, осуществляется централизовано канцелярией.

  Предварительное рассмотрение документов проводится с це­лью распреде-ления поступивших документов - на требующие обязательного рассмотрения руко-водством и направляемые непо­средственно в структурные подразделения ответствен-ным испол­нителям. На предварительное рассмотрение руководства передаются документы, полу­ченные из вышестоящих органов, содержащих информацию по принципиальным вопросам деятельности предприятия и требующие решения руководства. Остальные доку­менты после предварительного рассмотрения направ-ляются исполнителям. Если документ предназначен к исполнению нескольким струк-турным подразделениям или должностным лицам, то для исполнения направляется копия входящего документа или устанавливается очередность исполнения [3, 7].

  Регистрация входящего документа состоит в проставлении отметки о поступлении: порядковый номер и дата поступления (при необходимости часы, минуты), перенесение данных документа в установленную регистрационную форму – дата получения; регистрационный номер (индекс), присваиваемый заводом; дата документа; регистрационный номер документа, присвоенный ему организацией-автором; автор (корреспондент); заголовок (краткое содержание документа); резолюция; номер контрольной карточки (документ, требующий исполнения), количество листов основного документа и его приложений; контрольные отметки (направление документа исполнителю).

  Рассмотрение документа руководством - соответствующее должностное лицо принимает решение по информации, содержащейся в документе, оформляет его в виде письменной резолюции, которая переносится в регистрационную форму.

  Передача документов на исполнение осуществляется после рассмотрения документа руководством, передаются в подразделение исполнителю в день его получения и регистрации, в случае требования немедленного исполнения вручения непосредственного вручения исполнителю.

  Прием и обработка, рассмотрение и передача документов исполнителю проводится в день их поступления, срочных документов – немедленно или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время [2, 3, 7].

  Исходящие документы, созданные в пределах организации и отправляемые другим учреждениям, организациям, частным гражданам, отправляемые организа-цией, в том чис­ле созданные с помощью средств вычислительной техники, подлежат обработке, которая включает: составление чернового документа, подготовку проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение документа, отправку документа .

  Составление чернового и подготовка проекта документа, его согласование возлагается на ответственного исполнителя. Удостоверение документа – проставл-ение необходимых удостоверяющих реквизитов – подпись, дата подписания, исходя-щий регистрационный индекс (дату, номер), грифа утверждения (печать).

  Для проставления подписи и даты подписания, грифа утверждения (при необходимости) документ передается через канцелярию или секретариат соответст-вующему должностному лицу. Распределение проектов исходящих документов между руководством  основано на приказе директора, в котором предоставление права подписи исходящей корреспонденции от имени завода закреплено за каждым должностным лицом в пределах своих функциональных обязанностей, по направлениям порученной деятельности. Проставление регистрационного индекса (дата, номер), печати (при необходимости) возложено на канцелярию.

  Регистрационный индекс включает: числовое обозначение предприятия, индекс по номенклатуре дел, порядковый регистрационный номер, который присваивается в течение календарного года. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой (рис.1.1. приложения №21).

  Отправка документа включает: сортировку, упаковку, оформление как почтовое отправление и доставка в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется цент­рализованно канцелярией в соответствии с Прави­лами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Прави­тельства РФ от 15.04.2005 №221[5]. Исходящие документы завода обрабатываются и отправляются в день поступления документа на отправку или не позднее первой половины следующего рабочего дня [2, 3, 7].

              Передача внутренних документов между структурными под­разделениями производится через секретариат, работников делопроизводства структурных подраз­делений. Документы передаются с соответствующей отметкой в учетной форме.

              Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания) подлежат регистрации в установленную регистрационной форме (ПЭВМ) с проставлением порядкового номера и даты.

  Документооборот исследуемого предприятия организован на каждом этапе, решены вопросы ответственных лиц каждой технологической цепочки в зависимости от операций, совершающихся с документом, установлена взаимосвязанность данных операций. Порядок движения документов закреплен в виде утвержденного Графика движения документов и унифицированных маршрутных схем[6] .

  Проблемным аспектом организации данного этапа является отсутствие в схеме документооборота движения документов в электронной форме [7].

  1.3. Роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре   

                   службы документационного обеспечения управления

  В данной части работы рассмотрим - какими профессиональными знаниями и личностными качествами должен владеть работник, претен­дующий на должность секретаря, какое место секретарь занимает в структуре организации.

  Официальные наименования должностей секретаря, его должностные обязан-ности и профессиональные знания содержатся в Ква­лификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37 [8, 16]. В нем установлены следующие наименования должностей секретаря: секретарь-машинистка; секретарь незрячего специалиста; секретарь руководителя; секретарь-стенографистка.

  Квалификационные характеристики, представленные в Справочни­ке на эти должности, свидетельствуют о многопрофильности работы сек­ретаря.

  В круг его должностных обязанностей входит осуществление работы по орга-низационно-техническому обеспечению административно-распо­рядительной дея-тельности руководителя, куда отнесены действия, связан­ные с делопроизводст-венным обслуживанием.

  Должностные обязанности секретаря условно делятся на следующие части:

  1.Документационное обеспечение управления (ведение делопро­изводства: документирование и организация работы с официальны­ми документами).

  2.Информационное обеспечение управления - одно из основных на­правлений деятельности секретаря, которое включает сбор, обработку, ана­лиз, накопление, поиск, оформление и представление информации.

  3. Организационная работа (бездокументное обслуживание): плани­рование ра-бочего дня, прием посетителей, телефонные переговоры, дело­вое общение, органи-зация разного рода совещаний, командировок руко­водителя.

  Однако официальный перечень должностей секретаря практика активно дополняет наименованиями секретарь-референт, офис-менед­жер, а квалификационные характеристики требуют уточнения. Эти уточ­нения зависят от места, которое секретарь занимает в структуре организа­ции: является ли он секретарем руководителя, секретарем руководителя и его заместителей, секретарем, отвечающим за делопроизводство в орга­низации, секретарем структурного подразделения и т. д.

  Наименования секретарских должностей и распределение должностных обязанностей между ними, существующие в частных компани­ях, зачастую не соответствуют Квалификационному справочнику должностей. На исследуемом предприятии должностные обязанности и требования к квалификации секретаря закре-плены в соответствующих должностных инструкциях, содержание которых будет подробно рассмотрено в разделе 2.1.1 настоящей работы. 

  В последние годы руководство организаций наряду с перечисленны­ми обязан-ностями возлагает на секретаря ведение кадровой, бухгалтерской документации, организацию архивного хранения документов,  что требует от секретаря специальных знаний и специальной подготовки. Выполне­ние данных функций на исследуемом предприятии возложено на исполнителей соответствующих подразделений.

  Секретаря по праву называют лицом организации, поэтому наряду с деловыми качествами, к которым относятся: профессиональные знания и умения;  ответствен-ность и  инициативность; умение хранить служебную и коммерческую тайну; пунктуальность и самоорганизованность; владение деловым этикетом и психологией делового общения.

   Секретарь должен обладать рядом личных качеств, без которых не сможет в полной мере быть лицом организации: коммуникабельностью; умением адапти-роваться, т.е. выполнять различные поручения пе­реключаться с одной работы на друг-ую; вежливостью, доброжелательностью;  стремлением к совершенствованию.

  Несмотря на столь широкий спектр обязанностей секретаря, его ос­новная функция - служить связующим звеном между руководителем и сотрудниками организации, а также с внешним миром, для того чтобы обеспечить эффектив-ную работу руководителя [37].

  1.3.1. Секретарь и служба ДОУ

  На исследуемом предприятии ответственность за организацию дело­производства возложена на канцелярию. Секретари руководителей предприятия объединены в отдельное самостоятельное подразделение секретариат, задачи, функции и долж-ностные обязанности которого подробно рассмотрим в следующих главах работы.

  В соответствии со структурой управления завода, утвержденной директором, секретариат входит в блок руководства предприятия и  линейно подчиняется директору. Согласно структуре управления секретариата (приложение №7) его деятельность поделена на участки, осуществляющих документационное обеспечение руководителей предприятия:   генерального директора, главного инженера, зам. глав-ного инженера по производству; зам.директора по коммерческим вопросам, зам. директора по экономике и финансам [27].

  На исследуемом предприятии практический выбор орга­низационной формы делопроизводства сделан в пользу смешанной формы,  так как полную централизова-ную обработку документов возможно осуществлять лишь в небольших организациях, объем документооборота в которых не превышает примерно 10 тыс. документов в год. ООО «Практика» имеет объем документооборота до 40 тыс .документов в год.

  Выбор организационной формы влияет на взаимодействие секре­таря и службы ДОУ. Если делопроизводство ведут централизованно, это означает, что секретарь получает и передает из службы ДОУ документы на предварительное рассмотрение или на подпись руководителю, а за­тем возвращает их в службу ДОУ, где они регистрируются, контроли­руются и т. д.

  При децентрализованной и смешанной форме функции секретаря и службы ДОУ в работе с официальными документами четко раз­делены, что отражено в должностных инструкциях секретарей. Независимо от наименования службы ДОУ, ее организационной формы эта служба наделена определенными целями, задачами и функциями. Служба ДОУ имеет также права и обязан­ности, которые должны неукоснительно соблюдаться и данные требования работникам секретариата необходимо исполнять.

  Таким образом, секретарь должен четко осознавать свое место в структуре органи­зации. Для работников секретариата важно пони­мать, какие принципы положены в основу взаимодействия со служ­бой ДОУ предприятия. Чем четче эти принципы обозначены, тем качественнее аппарата секретарей будет выполнять свои обязанности в работе с официальными докумен­тами.

  2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ,

     РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ДОУ

  В настоящее время во многом изменилась система взаимоотношений между орга­низациями, структура управления, интенсивное развитие информационных техно-логий повлекло за собой частичное изменение ме­тодов управления (увеличивается количество так называемых бездокумен­тных решений, как следствие бездокументных методов управления).

  Новые технологии управления повлекли за собой частичное измене­ние взглядов на роль и место секретарской службы в организационной структуре, внесли новое содержание в традиционные задачи, функции, работы и операции секретариата.

  2.1.1. Регламентация должностных обязанностей секретаря

  Цели, задачи и функции секретариата (аппарата руководителя)

  Основная цель секретариата - способствовать эффективному и ка­чественному управлению организацией посредством документационного, информационного и организационного обслуживания управленческой де­ятельности.

  Для достижения поставленных целей в пределах компетенции и в рамках делегиро­ванных полномочий секретариат решает следу­ющие основные задачи:

  - организация, ведение и совершенствование системы ДОУ на основе исполь-зования автоматизированных технологий обработки докумен­тированной информации;

  - оптимизация использования внутренних и внешних информацион­ных ресур-сов на основе анализа, распределения и оперативного пред­ставления управленческой информации;

  - осуществление связей с общественностью (PR) на основе организа­ции взаимо-действия со средствами массовой информации и прове­дения внутренних PR-меропри-ятий;

  - проведение организационных мероприятий, направленных на опти­мизацию и рационализацию использования рабочего времени руко­водителя, внедрение эффективных организационных форм коорди­нации деятельности руководства.

  В соответствии с возложенными задачами секретариат осуществ­ляет следующие функции:

  - составление, изготовление и копирование управленчес­ких документов;

  - организация предоставления проектов документов на рассмотрение ру­ководи-теля;

  - проверка правильности оформления подготовленных проектов до­кументов, передаваемых руководителю на подпись, редактирование;

  - прием, учет и регистрация, доставка и рассылка поступившей коррес-понденции и внутренних документов подразделений, обработанной канцелярией,  в том числе  с использованием современных коммуникационных технологий;

  - контроль своевременного прохождения, исполнением документов и без-документных решений, анализ исполнительской дисциплины;

  - обеспечение сохранности документов, образующихся в деятельнос­ти руково-дителя и секретариата, составление проектов номенклатуры дел, формирование дел и подготовка их для долговременного хранения и использования (пе­редача на архивное хранение);

  - обеспечение конфиденциальности информации; ведение поисковой и спра-вочно-информационной работы по доку­ментам предприятия;

  - формирование информационно-поисковой системы организации; сбор, обра-ботка, анализ и представление информации по запросам руководителя и сотрудников;

  - организация и проведение конферентных мероприятий (собраний, совещаний, заседаний, пресс-конференций и т.п.); организация работы коллегиальных органов;

  - прием посетителей (сотрудников предприятия производственным и лич­ным вопросам, посетителей, представителей фирм-партнеров, делегаций); обеспечение, фильтрация и распределение телефонных контактов; планирование и организация рабочего дня руководителя; приобретение канцелярских принадлежностей для сотрудников офиса и расходных материалов для офисной оргтехники; организация командировок руководителя; поддержание порядка в кабинете руководителя и в приемной; сервисные функции (прием гостей офиса) и т. д. [33].

  Численный и должностной состав секретарской службы

  Для определения количественного и должностного состава секрета­риата:

  1. Определены обязанности (операции) по каждой выпол­няемой функции.

  2. Установлено количество (объем) работы, выполняемой по каждой операции.

  3. На основе установленных (межотраслевых, отраслевых) или рас­считанных норм времени, необходимого для выполнения единицы работы, рассчитана явочная численность работников секре­тариата.

  4. Распределены должностные обязанности среди работников секре­тариата с учетом количественного состава, трудоемкости и технологии вы­полнения работ.

  5. На основе распределения обязанностей разработаны и ут­верждены руководи-телем предприятия должностные инструкции работников секретариата [27].

  Объем работы, выполняемой секретариатом

  Для расчета численности работников секретариата опре­делен объем конкрет-ного вида работы, выполняемой за календарный год, при определении годового объе-ма документооборота учитывалось количество поступивших в организацию, отправ-ленных из организации и созданных в организации документов в течение календар-ного года. Количество совещаний, проведенных переговоров, визитов руково­дителя в дру-гие организации и, соответственно, объем работы по каждой операции подсчиты-валось на основе данных ежедневных рабочих планов руководителя и секретаря; коли-чество командировок руководите­ля в другие города - изучив приказы о команди-ровании и авансовые отче­ты командированного руководителя и т. д. В тех случаях, когда объем ра­боты нельзя было установить другим способом (для фиксации количества по­ступивших звонков, посетителей, явившихся без предварительной договоренности, и т. д), использовался метод постоянной фиксации каж­дой единицы работы (операции), выполненной за определенный период в течение 5 рабочих дней. Учет объема работы производился в стабильный период работы, исклю­чая время летних отпусков, месяцы с большим количеством праздничных дней (январь, май), периоды высокой интенсификации труда (конец ка­лендарного года). На основе полученных данных рассчитывался средний объем конкретного вида работы, выполняемой за год.

  Нормативы времени на выполнение определенных видов работ

  При нормировании труда использовались дифференцированные (на операцию) и укрупненные (на всю работу) нормы. Дифференцированные нормы использовались для нормирования труда технических исполнителей, а укрупненные - для нормирова-ния труда специалистов. В настоящее время действуют следующие нормативные документы:

  №№ пп	Наименование документа
  1.	Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72 (таблица 2.1. приложения №8)
  2.	Нормы времени на работы по автоматизированной архивной техно­логии и документационному обеспечению органов управления, утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 №152
  3.	Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19.06.1984 №189/11-64
  4.	Нормы времени на работы по документационному обеспечению уп­равленческих структур федеральных органов исполнительной влас­ти, утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 №23

  Развитие информационных и коммуникационных технологий, использование современных средств оргтехники, увеличение удельного веса организационных мероприятий и специфических бездокументных действий приводят к необходимости рассчитывать местные нормы време­ни на выполнение конкретного вида работы в отдельной организации.

  Методика расчета норм основана на использовании метода фотографии рабочего дня.

  Фотография рабочего дня проводилась в течение 5-7 дней стабиль­ного периода работы. Во время наблюдения ежедневно, последовательно, поминутно фиксирова-лись в специальной форме - листе наблюдения виды деятельно­сти (элементы рабо-ты), выполняемой работником с начала до фактичес­кого окончания рабочего дня, с указанием времени начала и окончания каждой операции (таблица 3.1 приложения №9).

  На основе анализа и обобщения данных, зафиксированных в лис­тах наблюдения, фотографии рабочего дня за исследуемый период: выявлены элементы работы (действия, операции), фактически вы­полняемые работником, в т.ч. те, которые не входят в должностные обязанности и не соответствуют функциям структурного подразде­ления; рассчитано количество времени (в процентах от общего вре­мени), исполь-зованное для выполнения операций, соответству­ющих и не соответствующих функциям структурного подразде­ления; определен суммарный объем конкретного вида (элемента) работы, выполняемой за изучаемый период;

  - определено суммарное количество времени, затраченное на выполнение суммарного объема конкретного вида (элемента) ра­боты.

  На основе полученных данных производился расчет численности ра­ботников, осуществляемый в несколько этапов (приложение №10). Расчет показал - фактическая численность работников секретариата (4 человека) соответствует расчетной численности (4,43 человека) [14, 15, 40].

  Определение должностного состава и распределение должностных

  обязанностей

  Определение должностного состава и распределение должностных обязанностей работников секретариата проведено на основе рас­считанной явочной численности работников и с учетом требований Ква­лификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37 (в редакции от 21.01.2000 №7, 04.08.2000 №57, 20.04.2001 №35, от 31.05.2002 №38, 20.06.2002 №44) [8, 16]. В основу построения справочника положен долж­ностной признак: должностные обязанности обусловливают наименова­ние должности и определяют требования к квалификации работников. Квалификационный справочник выделяет три категории служащих: ру­ководителей, специалистов и других служащих (технических исполни­телей). С учетом функций, возложенных на секретариат, и при условии выполнения функций по документационному обеспечению управления в полном объеме, а также в соответствии с Квалификационным справоч­ником должностной состав работников представлен следующим образом:

  Руководители	Наименование должности руководителя службы (в Квалификационном справочнике отсутствует); заведующие архивом, машинописным бюро, канцелярией, копировально-множительным бюро
  Специалисты	Документовед, инспектор по контролю за исполне­нием поручений, переводчик, переводчик синхрон­ный
  Технические исполнители	Архивариус, делопроизводитель, машинистка (секре­тарь-машинистка), секретарь руководителя               _

  Должностное наименование «старший» применяется в том случае, когда работ-ник наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных за­нимаемой должностью, осуществляет руководство подчиненными или руководит самостоятельным участком работы. Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квали­фикации».

  Должностные функции и обязанности работников секретариата, состав которых утвержден в соответствии со штатным расписанием, установлены в организационно-распорядительном документе типовой должностной инструкции, их краткое содержание изложено в таблице 4.1 приложения №11.

  Главная цель должностных инструкций заключается в регламентации профессиональной деятельности отдельных работников, с тем, чтобы избежать дублирования отдельными работниками одних и тех же должностных обязанностей. Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, квалификационные тре­бования к нему: к образованию, опыту работы, профессиональным зна­ниям.

  Наличие должностной инструкции позволяет объективно оценивать деятельность каждого работника делопроизводственной службы, а также яв­ляется основанием для применения объективных мер административного воздействия в случае неисполнения или некачественного исполнения функ­ций и должностных обязанностей, закрепленных за работником в должност­ной инструкции [33].

  2.1.2. Правовая основа секретарской деятельности

  Нормативно-методическая база документационного обеспечения уп­равления (ДОУ) - совокупность законов, нормативных правовых актов, методических доку-ментов, государственных стандартов, регламентирую­щих технологию создания, обра-ботки, хранения и использования докумен­тов в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штатную численность, техни­ческое обеспечение и некоторые другие аспекты.

  Нормативно-методические документы по ДОУ разрабатываются раз­личными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

  Нормативно-методическая база ДОУ включает:

  1. Правовые акты, издаваемые: высшими органами государственной вла­сти и управления; федеральными органами исполнитель­ной власти: министерствами, комитетами, ведомствами как общеот­раслевого, так и ведомственного характера; органами законодательной и исполни­тельной власти субъектов РФ и их территориальных образований, рег­ламентирующие вопросы делопроизводства;

  2. Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по документационному обеспечению уп­равления, издаваемые руководством предприятий и организаций. Регламентация документирования и организации работы с официальными документами; создания и обработки конфиденциальных документов; создания и обработки международных документов; нормирования и охраны труда; обработки данных на машинных носителях изложены в приложении №12 работы.

  Регламентация документирования и организации работы с официальными

  документами

  Документирование информации (создание документов) осуществ­ляется на основе правил, устанавливаемых органами различных уровней управления. Требования к оформлению документов носят универсаль­ный характер, т. е. распространяются на все виды управленческих документов, или имеют ограниченное действие применительно к отдельным видам, формам, бланкам документов.

  Нормативные документы по нормированию труда являются основа­нием для определения затрат времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству, расчета численности работников, объемов выпол­няемых ими заданий, создания благоприятных условий труда. К нормативным документам по труду относятся нормативы по тру­ду (нормативы времени, численности, времени обслуживания), единые и типовые нормы (времени, выработки, обслуживания) [4, 5, 17-19, 22, 29, 36].

  3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

              3.1.  Административные и организационные функции секретаря

          3.1.1. Бездокументационное обслуживание офиса

  Секретарь  - хозяин приемной. Именно он обязан контролировать создание ин-
  терьера, следуя при этом простому правилу: интерьер - реклама деятельности фирмы.

  Именно интерьер офиса и внешний вид сотруд­ников говорят о статусе, престиже организации, являются ее «красочной упа­ковкой», а значит, напрямую влияют на успех и процветание дела.

  Рабочее место секретаря - приемная - помещение, как правило, смеж­ное с каби-нетом руководителя, оснащенное необходимыми средствами для выполнения долж-ностных обязанностей. Помимо приемной в офисе размещены комната от­дыха и комната-кухня.

  Рациональная организация рабочего места

  Основными факторами при разработке планировки рабочего места являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи в про­цессе труда, правила пожарной безопасности и промышленной санитарии, специфические требования органов государственного надзора к специальным помещениям и службам.

  Рабочие места сотрудников секретариата организованы согласно рекоменда-циям ученых для рациональной организации рабочих мест, а именно:

  1. В размещении рабочего места учтена нормативная площадь на одного работающего; выбрана правильная освещенность (естественный свет падает слева или спереди); приемные пространны, незагромождены ненужными для непосредственных рабочих операций предметами; свободный и безопасный доступ к местам включения средств оргтехники в сеть обеспечен; отвлекающее неблагоприятное воздействие уличных раздражи­телей исключено; теплового излучения от приборов отопления и светового излучения от экранов мониторов, телевизоров и других аудиовизуальных средств исключено.

  2. Для обеспечения удобного положения корпуса работниц при работе, создания хорошего зрительного восприятия и свободного положения выбраны формы и габариты мебели с учетом антропометрических показателей.

  3. Оргтехника, средства механизации подобраны с максимально возмож­ной степенью их типизации.

  4. Рабочие места сотрудников организованы в соответствии с технологическим
  процессом выполняемых ими работ.

  5. Созданы благоприятные санитар­но-гигиенические условия труда.

  Основным документом, регламентирующим организацию рабочих мест, осна-щенных компьютерной и иной офисной техникой, являются Санитарно-эпидемио-логические правила и нормативы «Гигиенические требования к персональным элект-ронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03».

  В соответствии с постановлением главного государственного санитарного врача РФ от 13 июня 2003г N118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» руководители предприятий (вне зависимости от формы собственности и  подчиненности) в порядке обеспечения производственного контроля обязаны соблюдать основные требования санитарных правил и норм к рабо­чим местам пользователей ПЭВМ, в т.ч. секретаря руководителя.

  Эти требования относятся к помещениям, в которых работает секретарь; микроклимату помещений; шуму и вибрации внутри и в непосредственной близости от помещения; освещению помещения и непосредственно рабочего места секретаря; организации и оборудованию рабочего места секретаря; организации режима труда и отдыха секретаря; организации медицинского обслуживания секретаря. В документе также изложены комплексы упражнений для глаз, комп­лекс упражнений физкультурных пауз, даны сведения о расположении рабочих мест относительно освещения, характеристики светильников общего освещения [30].

  Перечисленные требования направлены на обеспечение безопасных условий труда секретаря, на предприятии ООО «Практика» в основном они выполнены. Исследование исполнения требований к нормативной площади и схемы размещения рабочих  мест, освещению рабочего места, цветовому оформлению, уровню шума на рабочем месте, микроклимату на рабочих местах сотрудников секретариата, проводи-мые специалистами службой охраны труда, изложены в приложении №13 [1, 24].

  Оформление офиса

  Респектабельность, функциональность, дорогие отделочные материалы и модная мебель - ос­новные требования к интерьеру современного офиса. Он должен не толь­ко раскрывать характер деятельности, подчеркивать солидность и стабиль­ность фирмы, но и создавать благоприятные условия для деловой жизни. Выбор деталей для офиса должен отражать не частный, а кор­поративный вкус.

  Проанализировав интерьер кабинетов работников секретариата можно сделать вывод о том,  что в приемных рационально размещены: мебель, канцелярские принад-лежности, размещение их в помещении, оформление интерьера. В основном действия по размещению оборудования офиса  согласованы с непосредственным  руководите­лем. Задача секретаря – чтобы приемная выглядела достойно,  поэтому интерьер приемных не перенасыщен сувенирами, они помещены  вне ближайшего поля зрения. Декоративное обустройство стен закончено картинами, приори­тетным жанром в области оформления офисов является пейзаж.

  Озеленение служебных помещений

  Озеленение служебных помещений хорошо влияет на состав воздуха, так как растения не только выполняют декоративную функцию, но и улучшают состав воздуха, снижают нервное и зрительное утомление.

  Выбор растений для офиса и уход за ними возложен, как правило, на секретаря. В приемных секретариата создана приятная рабочая атмосфера для руководи­телей, сотрудников и посетителей.

  Влияют на работоспособность и запахи. Исследования показали, что запах лимона в большинстве случаев понижает производительность тру­да, а запах розы - повышает. В офисах используется компромиссный вариант: добавляется капелька хвойного экстракта в кондиционер. Хвоя пре­красно действует на дыхательные органы, что особенно полезно зимой, аромат слегка бодрит и улучшает настроение.

  Таким образом, грамотное выполнение рекомендаций по озеленению и организацию офиса помогает секретарям чувствовать себя на работе комфортно и уютно [11].

  Режим труда и отдыха

  Режим труда и отдыха работников определяется Правилами внут­реннего трудового распорядка предприятия, которые введены в действие приказом генерального директора. В них определены начало и окончание рабочего дня, перерыв на обед, но кратковременный отдых в течение рабочего дня (помимо обеденного перерыва) в документе не регламенти­руется.

  Сотрудникам секретариата, деятельность которых связана с долговременным пребыванием на рабочем месте, предоставляются 5-8-минутные перерывы через каждые 2 часа работы в соответствии с требованиями Межотраслевых укрупненных нормативов  времени на работы по документационному обеспечению управления.

  В соответствии с требованиями санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 работа секретарей с персональным компью-тером занимает не более 4 часов подряд с 10-15-минутным перерывом после каждого часа, а при менее интенсив­ной работе - 10-15-минутным через каждые 2 часа.

  В работе сотрудников секретариата используются физкультурные паузы продолжительностью 5-10 минут, которые проводятся один-два раза в день: за 1-1,5 часа до обеда и за 1-1,5 часа до окон­чания работы.

  Такой небольшой активный отдых позволяет сохранить высокую работоспо-собность сотрудников в течение всего рабочего дня [14, 15, 20, 24].

  Рабочее место секретаря

  Рабочее место секретаря - это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

  Организация рабочего места секретаря - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размеще­нию с учетом антропометрических данных исполнителя.

  Рациональная организация рабочего места предполагает также опре­деление наиболее и наименее удобных зон в помещении для выполнения пудовых операций. В зависимости от этого фактора размещаются мебель, оборудование и вспомогательные пособия, необходимые для работы.

  Рабочее место секретаря состоит из трех зон: основной, где находится его стол, зоны обслуживания посетителей и вспомогательной зоны.

  В приемных сотрудников секретариата непосредственно в состав рабочего места секретаря входят: канцеляр­ский стол, рабочее кресло, шкафы, полки, сейфы для размещения и хране­ния документов и дел, бланков, штампов, бумаги и канцелярских принад­лежностей, тумбы или вспомогательные столы для пишущей машинки, компьютера, телефонов, телефаксов.

  Рабочие места секретарей насыщены средствами организацион­ной техники ,  которая размещена с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы. Конструкции рабочих столов сотрудников обеспечивает опти­мальное размещение на его рабочей поверхности используемого оборудо­вания с учетом его количества и конструктивных особенностей, а также характера выполняемой работы. Высота рабочей поверхности стола секретарей составляет в пределах 680-800 мм.

  Конструкция рабочих кресел  обеспечивает в процессе работы поддержание рациональной рабочей позы секретаря, позволяет изменять позу с целью снижения напряжения мышц шеи и спины. В приемных в наличии вращающиеся стулья, котореы имеют спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволяет подогнать его под любой рост.

  Важным элементом рабочего места является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Рабочие столы секретарей имеют достаточное количество ящиков, один из которых должен запирается на ключ. Верхний ящик с отделениями - для канцелярских принадлежностей; специальный ящик - для чистой бумаги, бланков, конвертов, карточек; отдельный ящик – для документов и ящик для хранения личных вещей Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов. На столе секретарей находятся только документы и справочники, необходимые в данный момент; все остальное должно раз­ложено по папкам и убрано в стол или шкаф.

  Все, что постоянно требуется во время работы, размещено в оптимальной рабочей зоне стола, так называемой «зоне досягаемости» (в пределах вытянутой руки). Принадлежности на рабочем и приставных столах расположены компактно, систематизированы по видам работ.

  Одно из главных требований, которое неукоснительно выполняют секретари, - исключительный порядок и чистота, как на самом ра­бочем месте, так и в помещении.

  Рабочие зоны секретаря

  Приемная - это первое, что видит посетитель. Большие фирмы, как правило, имеют огромные приемные, чтобы произвести впечатление на посетителей масштабами и весом фирмы. Приемные руководителей ООО «Практика» достаточно просторны: приемная генерального директора и главного инженера совмещены, приемные заместителей директора по коммерческим вопросам, по экономике и финансам, зам. главного инженера по производству расположены в отдельных кабинетах, совмещенных с кабинетами  руководителей.

  Во всех приемных выделены специальные зоны обслуживания - место, где посетители смогут положить свой портфель, повесит пальто и сесть. Насколько уютно посетитель чувствует себя в приемной, полностью зависит от секретаря. Место для посетителей постоянно находится в поле зрения хозяйки приемной, но так, чтобы они не могли видеть текст на мониторе ее компьютера и иметь доступ к деловым документам на ее столе.

  Вспомогательная зона приемных оборудованы вращающимся стел­лажом, шкафом-стенкой (3-4-секционным) для хранения документов, металлическим (модульным) сейфом для хранения документов конфиденциального характера, печатей и штампов. Также имеются встроенные шкафы, где в наличии закрытые полки, используемые для посуды и бытовой техники, необходимой для приема посетителей и обслуживания руководителя.

  В данной зоне располагаются копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование. В приемной зам.директора по коммерческим вопросам, зам.главного инженера имеется большое количество различных технических средств, включая оргтехнику, которыми пользуются и другие работники отделов: современные переплетные машины, брошюроваль­ные машины, уничтожители документов (шредеры), ламинаторы. Они размещены так, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под контролем секретаря.

  Предметы первой необходимости в офисе

  Список технических средств, канцелярских принадлежностей, разу­меется, достаточно велик, он постоянно рас­ширяется и обновляется.

  В приемных секретарей на специальном столе-приставке располагается персональный компь­ютер с дополнительными устройствами (принтер, сканер, модем); на рабочем столе или на отдельной приставке - мини-АТС или телефон с автонабором, автоответчиком и автодозвоном (радио- или сотовый телефон, пейджер), телефакс.

  Офис - это не только современный дизайн и хорошая оргтехника, и мелочи, на которых лежит отпечаток вкуса секретаря. Все приемные руководителей снабжены сервировочными и хозяйственными принадлежностями необходимыми для достойного приема посетителей.

  Аптечка - набор лекарственных средств, перевязочных материалов некоторых других предметов для оказания первой доврачебной помощи. У секретарей в офисе организована аптечка, чтобы в случае необходимости оказать первую медицинскую помощь руководителю, коллегам и посетителям предприятия.

  Перечень основных принадлежностей рабочего стола секретаря; пред­метов, необходимые в самых различных, неожиданных, ситуациях; средств, необходимые для организации аптечки в офисе; сервировочных и хозяйственных принадлежности изложены в приложении №14 [1, 12].

  Изучив организацию офиса приемных руководителей можно сделать вывод о том, что приемные руководителей на предприятии устроены продуман­но, функционально и привлекательно.

  3.1.2. Организация деятельности руководителя

  Планирование рабочего времени руководителя

  Планирование рабочего времени руководителя - необходимое и обя­зательное условие эффективного управления. Существуют два основных вида планирования деятельности: долгосрочное (перспективное) и текущее

  Долгосрочное планирование

  Долгосрочным планированием можно считать планирование работы на год (полгода), квартал, месяц) (табл.1).

  Таблица 1. – Сравнительная характеристика видов долгосрочных планов

  Вид плана	Периодичность	Характеристика
  Годовой (полугодовой)	Каждый год (полгода)	Фиксируются наиболее значимые мероприятия
  Квартальный	Каждый квартал	Составляется на основе годового (полугодового) плана, включает в себя детализацию мероприятий, постановку задач
  Месячный	Каждый месяц	Составляется на основе квартального плана, включает в себя детализацию задач, планирование действий

  Долгосрочное планирование необходимо руководителю для того, что­бы сделать работу организации и свою работу более ритмичными, рассчи­тать количество времени, необходимого для выполнения той или иной ра­боты, оптимизировать использование финансовых, материальных, трудо­вых, интеллектуальных и других ресурсов организации, своевременно выявлять и устранять «узкие» места и проблем-ные зоны. Как правило, дол­госрочное планирование руководитель осуществляет лично, или поручает своему помощнику (ассистенту, референту, секретарю), если тот обладает достаточной для выполнения этой работы квалификацией. Секретарь генерального директора ООО «Практика» сданной работой успешно справляется.

   

   

  Текущее планирование

  Эффективным инструментом планирования рабочего времени и организации рабочего дня руководителя является текущее планирование, планирование рабочего дня (недели) с указанием конкретной даты, времени и продолжительности мероприя-тия (планируемой работы). Те­кущее планирование работы осуществляется с целью необходимой и разумной интенсификации труда и оптимизации использования рабочего времени.  При составлении ежедневного расписания руководителя секретарь непрерывно, систематично и последовательно фиксирует пла­нируемые мероприятия: телефонные контакты, прием представителей сто­ронних организаций, переговоры в других организациях, прием сотрудников по производственным и личным вопросам, совещания, презента­ции и т.д. Форма повседневного планирования (на бумажном и электронном носителе), достоверно отражает виды планируемых мероприятий и реальную интенсивность рабочего дня руководителя (табл. 5.1. приложения №15). Секретарь обязан согласовывать с руководителем необходимость и возможность планирования «сверхурочного» времени.

  Порядок записи планируемых мероприятий

  В конце каждого календарного периода (года, полугодия, квартала, месяца) в расписание рабочих дней руководителей вносятся мероприятия, проводимые постоян-но, но с различной периодичностью. Инфор­мация о периодических неизменных меро-приятиях  вносится сразу на следующий календарный период. Аналогичным образом в ежедневные планы работы руководителя секретари вносят информацию о той рабо-те, которую руководитель выполняет каж­дый день в одно и то же время (просмотр документов, представленных на подпись, рассмотрение, заслушивание доклада секретаря). После получения информации о предстоящем непериодическом ме­роприятии ее немедленно вносят в соответствующую рубрику рабочего расписания руководителя на соответствующий день.

  В ежедневном плане работы руководителя (табл. 5.2 приложения №15) фиксируется не только время начала того или иного мероприятия, но и его пред­полагаемую продолжительность. Составляя расписание, секретарь должен выделяет определенное время, необходимое для того, чтобы руководитель мог ознакомиться с документами перед совещаниями и заседаниями, изу­чить их перед переговорами и т.д. Кроме того, секретарь должен иметь представление о том, сколько времени займет дорога при выездах руководителя в другие организации, на объекты и учитывать это при планировании рабочего дня. Как правило, руководители не имеют фик­сированного времени обеда и не предусматривают в своем расписании пе­рерывов для кофе, однако секретарь при составлении рабочего расписа­ния должен зарезервировать время и для обеда руководителя. Руководитель может при необходимости из­менить свои планы: перенести или отменить намеченные ранее мероприя­тия, запланировать новые. Если руководитель изменит алгоритм своей работы, распорядок своего рабочего времени, рабочее расписание руководителя корректируется.

  Организация рабочего дня руководителя

  Для организации рабочего дня руководителя недостаточно только пунктуально фиксировать планируемые ме­роприятия. Секретарь обязан способствовать осуществ-лению рабочих пла­нов руководителя, оказывая ему всевозможное содействие.

  Для успешной организации рабочего времени руководителя секретарь обсуж-дает с ним основные элементы организации его рабочего дня:

  - периодичность и время доклада корреспонденции (документов);

  - критерии, по которым секретарь будет осуществлять фильтрацию по­сетителей и телефонных контактов);

  - время, содержание и форму ежедневных секретарских докладов (беседы с секретарем о решении текущих задач).

  Во время беседы секретарь должен выяснить, какие устные поручения поста-вить на контроль и снять с контроля (сроковый контроль испол­нения поручений);

  Планирование собственного рабочего времени секретарь осуществляет только на основе рабочих планов руководителя и с учетом  предварительных организацио-нных мероприятий, содействующих их выполнению.

  Организация приема посетителей

  Секретарь должен организовать прием руководителем сотрудников своей фирмы (по производственным и личным вопросам), прием пред­ставителей сторонних организаций, явившихся на переговоры с сотруд­никами фирмы, и посетителей, явившихся без предварительной догово­ренности.

  Прием сотрудников по производственным (служебным) вопросам

  Для организации этого вида приема секретарь в беседе с ру­ководителем выясняет следующее:

  1.   Круг лиц и вопросы, по которым руководитель будет принимать лично - по производственным вопросам руководитель при­нимает своих заместителей и руководи-телей структурных подразделений (их заместителей), но каждый руководитель может иметь особое мнение на этот счет.

  2.   Наличие ограничений по времени приема - прием по производственным вопросам проводится в течение рабочего дня, но прекра­щается во время проведения переговоров (в т.ч. телефонных), совеща­ний, во время приема другого должностного лица, за исключением тех случаев, когда сотрудник приглашен по обсуждаемому в данный момент вопросу.

  3.   Исходящая инициатива приема: от руководи­теля или от сотрудника – допус-кается двусторонняя ини­циатива, но каждый конкретный руководитель дает на этот счет свои указания.

  4.   Осуществление вызова сотрудника, если инициатором приема является руководитель: непосредственно руководителем или че­рез секретаря.

  5.   Действия сотрудника, если инициатива приема исходит от него: обращаться непосредственно к руководителю или к секретарю.

               В зависимости от традиций организации, обусловленных представлением руководителя о корпоративной этике и служебном этикете, секретарю даются указания, как следует поступать, если кто-либо из сотрудников инициирует прием.

  Прием сотрудников по личным вопросам

  В служебной сфере личным вопросом считают вопрос, касающийся интересов, отношений, частной жизни отдельного сотрудника и решае­мый руководителем за счет использования ресурсов организации.

  Решение личных вопросов сотрудников руководитель осуще­ствляет в той мере, в какой это способствует мотивации, т. е. процессу стимулирования сотрудников на деятельность, направ­ленную на достижение общих целей организации. По личным вопросам руководитель принимает всех сотрудни­ков организации, вне зависимости от их должностных рангов. К личным вопросам можно отнести просьбы сотрудников о повышении зара­ботной платы, переводе на работу в другой отдел, выделении денежной ссуды (кредита), предоставлении внеочередного отпуска и т.п.

  Организация приема сотрудников по личным вопросам – одна из форм организа-ции рабочего дня руководителя. На предприятии ООО «Практика» для приема генеральным директором сотрудников по личным вопросам выделено фиксированное время - еженедельно, по пятницам с 18⁰⁰ до 19⁰⁰), установлена продолжительность приема каждого посетителя (15 минут). Данный порядок закреплен в приказе директора.

  Для организации предварительной записи на прием по личным воп­росам руководителем секретариата разработана соответствующая форма, которая информи-рует сотрудников организации о периодичности и времени приема по личным вопросам (табл. 5.3 приложения №15). Это позволяет секретарю своевременно подготовить для руководителя необходимые справочно-информационные материалы (аргументированное мнение начальника отдела, график отпусков на текущий и следующий год, штатное расписание и т.д.). Предварительное изучение материалов необходимо руководителю для того, чтобы он мог во время приема принть решение. Таким образом, отпадает необходимость повторного обра­щения по заявленному вопросу. Прием по личным вопросам проводится конфиденци­ально, во время приема в кабинете руководителя не присутствуют посторонние лица. Поводом обращения к руководителю может быть причина весьма деликатного свойства, о которой сотрудник не пожелает сообщить секретарю. В этом случае следует заполняются только две первые графы формы. Для того чтобы была возможность получить оперативную информацию (справку, мнение) руково­дители структурных подразделений во время приема по личным вопро­сам находятся на рабочих местах.

  В день, предшествующий дню приема секретарь предоставляет руково­дителю один экземпляр формы записи на прием и материалы, которые помогут ему принять решение. Руководитель в силу сложившихся обстоятельств может отменить прием сотрудников или перенести его на другое время, секретарь оповещает записавшихся и предлагает им явиться на прием в другое время или изложить свою просьбу письменно. Письменные заявления сотрудников секретарь предоставляет на рассмотрение руководителю вместе с ежедневной корреспонденцией [1].

  Прием посетителей

  Посетители офиса условно разделены на три группы: представители сторонних организаций, явившиеся на переговоры с руководителем или другими должностными лицами организации; делегации; посетители, явившиеся без предварительной договоренности.

              Прием представителей сторонних организаций

  Прием осуществляется по предварительной договоренности, т.е. стороны согла-совывают заранее дату приема и время встречи.

  Для организации данного вида приема (проведения переговоров) сек­ретарь:

  1. Заранее готовит комплекты презентационных материалов, принимая во вни-мание направление деятельности фирм-партнеров (ин­весторы, научные партнеры, про-изводственные партнеры, оптовые поку­патели, агентства) или тему переговоров.

  2. Разрабатывает и тиражирует унифицированную форму протокола пере-говоров. Обычно переговоры официальны­ми протоколами не оформляются, но сущес-твует необходимость записывать сведения об участниках, теме и содержании перего-воров, принятых реше­ниях и т.д. Эта информация может быть использована при подготовке ответного письма, она позволяет осуществлять содержательный и сроковый контроль исполнения принятых обязательств, инициировать другие направления сотрудничества и т.д. Форма протокола до начала переговоров передается руково­дителю (другому сотруднику, присутствующему на переговорах). После окончания переговоров в протокол переговоров вносится допол­нительная информация (сведения о партнере, данные визитных карточках и т.п.), далее помещается в дело, сформированное в соответствии с общим Порядком формирования

  Примерная форма протокола переговоров указана в приложении №16 настоя-щей работы.

  Прием делегаций

  Подготовка к приему делегации включает в себя разработку программы пребывания делегации, организацию и проведение необходимых протокольных мероприятий. Секретарь разрабатывает и предоставляет на рассмотрение руко­водителю предварительную программу пребывания делегации.

  Организационные мероприятия по приему делегации включают:  бронирование мест в гостинице;  бронирование билетов; аренду и оформление помещений, где будут проводиться официальные мероприятия; составление плана проведения мероприятий с указанием их времени и продолжительности; разработку протокола мероприятия; заказ официального приема в ресторане;  заказ билетов для посещения культурных и неофициальных меро­приятий; транспортное обслуживание визита; распределение обязанностей среди сотрудников организации, прини­мающих участие в организации приема делегации. В день прибытия делегации и в течение визита секретарь по­стоянно координирует работу всех служб, обеспечивающих организа­ционную поддержку работы делегации [11].

  Прием лиц, явившихся без предварительной договоренности

  Имея в виду, что посетители офиса могут явиться и без предварительной договоренности с сотрудниками фирмы, секретарь в предварительной беседе с руководителем выясняет следующее: круг лиц, которых руководитель будет принимать лично;  круг лиц, которых руководитель предпочитает лично не принимать. Тех посетителей, которых не будет принимать руководитель органи­зации, секретарь направляет к компетентным специалистам.

  Для того чтобы секретарь мог это сделать, он должен иметь инфор­мацию о том, кто из специалистов находится в данный момент на рабочем месте, кто отсутствует (болен, находится в отпуске, коман­дирован в другую организацию), кто замещает  отсутствующего. Для того чтобы иметь возможность направить посетителя к специа­листу, который может решить его вопрос или дать компетентную консуль­тацию, сотрудники секретариат обязаны знать структуру предприятия и функции каждого структурного подразделения, порядок замещения временно отсутствую­щих должностных лиц. Секретарь фиксирует периоды временного отсутствия должностных лиц (пре­имущественно, руководящего состава) в специальной форме (табл. 2).

  01.04.2009

  
  

  Таблица 2. – Пример фиксации отсутствия сотрудников в офисе

  Существует группа вопросов, на которые квалифицированные сотрудники секретариата могут ответить самостоятельно в соответствии с определенным с руково-дителем перечнем вопросов.

  Обеспечение конфиденциальности и информационной безопасности

              при приеме посетителей

  К помещению приемной и к сотрудникам, которые ведут прием посетителей, предъявляются особые требования, обусловленные интересами информационной безопасности и требованиями конфиденциальности (конфиденциальный - от лат. confidentia - доверие, доверительный, не подлежащий огласке, секретный).         

  Сотрудники секретариат, имея в виду, что в приемной присутствуют (или могут присутствовать) посторонние лица обязаны:

  1. Не оставлять в зоне свободного доступа печати, штампы, бланки, документы предприятия; не обсуждать служебные проблемы в присутствии третьих лиц; не размещать в приемной стенды с внутренней информацией; не упоминать наименования организаций, куда уехали сотрудники или с кем проводятся переговоры.

  2. Соблюдать Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну пред-приятия, отвечая на вопросы посетителей; исключить доступ посторонних лиц к компьютерной технике, включая экраны ком­пьютерных мониторов [38].

  Обеспечение и фильтрация телефонных контактов

  Телефонные контакты можно разделить на три направления: входя­щие (прием внешних звонков), исходящие (связь руководителя и сотруд­ников фирмы с предста-вителями сторонних организаций, инициативные справочная работа по телефону) и внутренние (связь сотрудников между собой). Секретари генерального директора и главного инженера, обслуживающие офисную мини-АТС, обязаны соблюдать требование, что разговоры по телефону должны быть короткими и информативными.

  Входящие телефонные контакты

  Для организации этого вида деятельности секретарь соблюдает требования, предъявляемые руководителем: круг лиц, которых с руководителем соединять обязательно; круг лиц, которых с руководителем соединять не следует; особые ограничения по времени телефонных контакты

  Телефонные контакты обычно сводятся до минимума, если ру­ководитель проводит переговоры или совещания. Однако руко­водитель может на этот счет дать конкретные распоряжения.

  В зависимости от той информации, которая получена от абонента секретарь принимает решение: доложить немедленно; переадресовать звонок в структурное подразделение; дать справку самостоятельно.

  Если секретарь принял решение доложить, он обязан четко называть долж-ность, фамилию, имя, отчество, вопрос, который посетитель наме­рен обсуждать, и, если необходимо, сообщить дополнительную информа­цию об абоненте. За время, которое необходимо руководителю для того, чтобы попри­ветствовать абонента, секретарь находит и предоставляет руководите­лю необходимые документы. Если секретарь принял решение переадресовать звонок в структур­ное подразделение, он должен убедиться, что соответствующий специалист присутствует в офи­се (табл. 3), и сообщить об этом посетителю. Особая дипломатичность требуется секретарю, если он не уверен» нужно ли соединять этого абонента с руководителем. В данном случае секретарь переключается на телефонную линию с руководителем. Дальнейшие действия определяются решением руководителя.

  Если секретарь принял решение дать справку самостоятельно, он делает это, воспользовавшись своей информационной базой. Существует определенная группа вопросов, которые по телефону решены быть не могут. Если к телефону пригласили отсутствующего в данный момент руководителя (со­трудника), или отсутствующему руководителю (сотруднику) просят передать ин-формацию о звонке, то информацию о телефонном звонке секретарь фиксирует и предоставляет  руководителю (сотруднику) после его возвращения (табл. 3).

  
  

  Таблица 3. – Форма для фиксации телефонных звонков

  Секретарь не сообщает номера домашних, личных мобильных телефонов руководителя (сотрудников), за исклю­чением случаев, когда ему дано конкретное указание.

  Исходящие телефонные контакты.

  К данным контактам относится соединение руководителя и сотрудников с другими организациями по их просьбе и получение информации по телефону. Для выполнения работы секретарь использует в справочной работе: городской теле-фонный справочник последнего года выпуска; алфавитный указатель для внесения телефонных номеров постоян­ных абонентов или электронный справочник.

  Телефонное соединение по просьбе руководителя (сотрудников)

  Круг должностных лиц организации, которые вправе обратиться к секретарю с просьбой о телефонном соединении (руководители высшего звена или определенные сотрудники организации), определен внутрен­ними нормативно-правовыми докумен-тами ООО «Практика» (положением об управлении, положением о секретариате, Инструкцией по обеспечению телефонных контактов).

  Получение информации по телефону

  Справочную работу по телефону секретарь ведет по прямому указанию руко-водителя или по своей инициативе, но решая соответствующую инфор­мационную задачу (раздел 3.2.1). Получив соответствующее распоряжение, секретарь формули-рует и записывает в специальном блокноте вопросы, кото­рые он должен задать абоненту и выбрать оптимальное время для обращения. В процессе разговора с абонентом секретарь производить необходимые записи, пометки. В конце разговора обязательно резюмирует сказанное, проверяя свои за­писи. Секретарь несет ответственность за достоверность информации, ко­торую он докладывает руководителю [38].

  
  
  

  Внутренние телефонные контакты

  Для обеспечения внутренней телефонной связи сотрудников офиса между со-бой руководителем секретариата подготовлен справочник внутренних те­лефонов ООО «Практика», состоящий со­стоять из двух частей структурной (наименования структурных подраз­делений, должностей, фамилии, имена, отчества сотрудников) и алфа­витной (фамилии, имена, отчества должностных лиц).

  Правила телефонного общения

  Общение по телефону представляет собой специфическую форму комму-никаций. Поскольку отсутствует визуальный контакт, coбеседники лишены возможности прибегать к помощи невербальных (неречевых, несловесных) средств. Тем не менее сотрудники секретариата обязаны соблюдать нормы делового этикета.

  Секретари достаточно  часто должны справляться с проблемными и конфликт­ными ситуациями, время от времени возникающими при телефонных кон­тактах, преимущественно при приеме телефонных звонков.

  Одной из наиболее серьезных проблем является общение с недоволь­ным абонентом. Независимо от того, удалось или не удалось разрешить вопрос во время телефонного разговора, секретарь обязан доложить о возникшей проблеме компе-тентному должностному лицу. Другой группой проблемных для секретаря абонентов являются лица, не умеющие или не желающие кратко и информативно излагать суть во­проса (просьбы).

  При ведении телефонных переговоров сотрудники секретариата должны соблюдать требования конфиденциальности, не сообщать, в т.ч. по внутренним телефонным каналам (линиям), конфиденциальную информацию и сведения, составляющие коммер­ческую тайну.

  Командирование руководителя

  Командировка - поездка куда-либо со служебной целью. Деловые по­ездки могут осуществляться в пределах города (местные командировки) и с выездом в другие города (государства).

  Подготовка деловых поездок руководителя

  Подготовка секретарем дело­вой командировки руководителя осуществляется поэтапно и детально  по типовой схеме, однако в зависимости от того, в каком статусе будет представлен руководитель в командировке: почетный гость, VIP-персона, член делегации, участник конференции, деловой партнер и т.д, общий план подготовки командирования корректируется.

  В целях организации командирования секретарь должен получить указания руководителя по следующим вопросам: дата (день, месяц) приезда/отъезда; список сопровождающих сотрудников (если руководитель выезжает с групппой, то фамилии, имена, отчества, занимаемые должности чле­нов группы); способ передвижения (на машине, самолетом, поездом); удобное время прибытия/отправления; форма оплаты билета.

  Секретарь также выясняет пожелания руководителя относительно уров­ня гос-тиницы, типа бронируемого номера, формы оплаты (наличные, кре­дитные карточки, безналичный расчет). Бронирование гостиницы от имени организации производится на ос­новании заявки, направленной по факсу. Заявка составляется на бланке письма ООО «Практика». Подтверждение бронирования присылают по факсу, оно содержит: имя гостя, номер брони, период бронирования, тип забронированного номера. В случае изменений бронирование должно быть отменено за сутки до заезда, в противном случае гостиница выставляет штраф в размере та­рифа за сутки. Бронирование отменяется (изменяется) на основании заяв­ки, направленной по факсу.

  Секретарь организует приобретение (бронирование, доставку) билетов. Приобретаются билеты в обе стороны (туда и кратно). При покупке (бронировании) билета любого класса выясняются условия его обмена и возврата (табл. 4).

  
  

  Таблица 4. – Виды и категории билетов

  Работник секретариат обычно связывается с принимающей стороной и обсуж-дает предварительную информацию обо всех официаль­ных и неофициальных меро-приятиях программы пребывания руководителя. Если будет получено указание руководителя, секретарь должен про­информировать сотрудников, сопровождающих руководителя, о предсто­ящей командировке и заказать транспорт для встречи (проводов) руково­дителя и сопровождающих его лиц. Секретарь регулярно (во время ежедневных докладов) сообщает руководителю о ходе подготовки его ко­мандировки.

  Важной частью подготовки командирования руководителя являет подбор информационных и справочных материалов. Секретарь организует подготовку и предоставление документов, необходимых для переговоров (проекты контрактов, сертификаты, заключения экспертов, бизнес-планы, в т.ч. и на электронных носителях. Возможно, руководителю понадобятся бланки писем, рекламные и презентационные материалы организации. По пожеланию руководителя секретарь готовит набор сувенирной про­дукции с эмблемой организации (ручки, календари, ежедневники, в допу­стимых случаях образцы продукции и т. д).

   Накануне отъезда секретарь:

  1. Имеет проверенную информацию о прибытии/отъезде: место, точ­ное время прибытия/отъезда, номера рейсов, в наличии выкупленных и доставленных билетов.

  2. Имеет окончательный список отъезжающих в командировку.

  3. Подтверждает бронирование гостиницы.

  4. Оформляет документы на командирование (приказ на командирование работника, командировочное удостоверение, служебное задание (унифицированные
  формы №№Т-9,  Т-10) (приложение №17).

  5. Имеет утвержденную программу пребывания; проверяет, что выпол­нены все необходимые заказы, связанные с проведением мероприятий; определяет время и место отъезда и сообщает об этом водителю.

  6. Предоставляет окончательную информацию о возможных изменениях в про-граммме пребывания сотрудникам предприятия, сопровождаю­щим руководителя в командировке;

  7. Составляет контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов (паспорт, билет, страховой полис, кредитные карточки, документы на командирование, визитные карточки, документы и материалы).

  Во время служебной командировки руководителя секретарь всегда имеет  необходимую исчерпывающе точную информацию о степени решения тех или иных воп­росов, результатах состоявшихся в отсутствие руководителя переговоров» планах должностных лиц, так как руководитель, позвонив в организацию» должен получить полное представление о состоянии дел.

  После возвращения руководителя из командировки секретарь оформляет авансовый отчет (унифицированная форма АО-1), приложив к нему все документы, подтверждающие служебные расходы, проездные документы, гостиничные счета и т.д), возможно, аналитический отчет, с которым руководитель выступит на заседании колле­гиального органа.

  Подготовка заграничных командировок руководителя имеет свои особенности. Кроме обычной подготовки  деловой командировки секретарь обязан: решить вопрос об организации синхронного перевода; оформления визы и ее вид.

  Российские граждане могут оформлять два вида виз: служебные (де­ловые) и туристические. Для получения как служебной, так и туристической визы, как прави­ло, готовятся следующие документы: письмо-приглашение (для служебной визы);     заграничный паспорт; две заполненные анкеты (для туристической визы оформляются ту­ристическим агентством); две фотографии; полная копия паспорта гражданина РФ; справка с работы; медицинская страховка; копия билета; копия подтверждения о бронировании гостиницы. Особенности оформления виз уточняются в консульском отделе посольства соответствующего государства. Перед отъездом руководителя в командировку секретарь обязан проверить наличие у него въездной визы  - соответствующей отметки в заграничной паспорте) [1].  

  Организация и подготовка совещаний

  Для организации совещания секретарь получает от руководителя указание о дате проведения мероприятия, времени проведения, теме или вопросах, которым будет посвящено совещание, и примерном составе уча­стников. Деятельность секретаря по подготовке совещания заключается в следующем:

  1. Подготовка формы для последовательной фиксации проводимых мероприятия (выполняемых действий) (табл. 5).

  
  

  Таблица 5. – Форма для фиксации хода подготовки совещания

  
  

  3. Внесение соответствующих данных в графы 1, 2 учетной формы (после утверждения руководителем повестки дня совещания).

  4. Определение места проведения мероприятия в зависимости от количества участников (кабинет руководителя, конференц-зал, зал заседаний и т. д).

  5. Сообщение каждому участнику совещания дату, время, место проведе­ния, тему или вопросы, которым будет посвящено совещание, тему выступле­ния участника и внесение соответствующих данных в графы 3, 4 учетной формы.

  6. Организация подготовки, тиражирования и рассылка материалов, на­мечаемых к обсуждению (планы, программы, тексты или тезисы докладов, коммерческие предложения, справки, расчеты, проекты решений и т.д).

  7. Сбор, обработка, предоставление информа­ции для доклада руководителя - факты, статистические данные, ил­люстрирующие положения доклада руководителя, подборка законодательных актов и других нормативных документов.

  8. Оперативное информирование руководителя о ходе подготовки со­вещания, внесение необходимых коррективов в повестку дня, список выс­тупающих и форму.

  9. Подготовка и предоставление руководителю на утверждение повест­ки дня совещания: формулирование вопросов, установление времени, необходимого для обсуждения каждого вопроса; определение выступающих лиц.

  Особенности подготовки заседаний постоянно действующих органов

  Заседания постоянно действующих коллегиальных органов (советов, коллегий, комиссий, совещаний) проводятся, как правило, со строгой перио­дичностью, в одно и то же время, в одних и тех же предназначенных для этой цели помещениях (залах заседаний) и имеют постоянный состав участников. Программа работы таких органов утверждается на первом засе­дании на весь срок полномочий коллегиального органа. На опе­ративных заседаниях («планерках», «оперативках», «летучках») обсуждается преимущественно постоянный круг вопросов (опе­ративные вопросы).

  Накануне планового заседания секретарь обязан обсудить с руково­дителем следующие вопросы: состоится ли плановое заседание и не будет ли оно перенесено на дру­гое время; есть ли необходимость внести изменения в повестку дня; будут ли присутствовать на заседании приглашенные лица, не явля­ющиеся членами колле-гиального органа или постоянными участни­ками совещания; какие материалы разослать участникам мероприятия дополнительно.

  Секретарь обязан напомнить членам коллегиального органа (посто­янным участникам) совещания о времени и месте заседания [1, 38].

  3.2. Аналитические функции секретаря

  Федеральный закон от 7 июля 2006г N149-ФЗ «Об информации, информа-ционных технологиях и о защите информации» определяет понятие «информация» как сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

  Информационное обеспечение управления является одним из основ­ных направ-лений деятельности секретаря и включает сбор, обработку, ана­лиз, накопление, поиск, оформление и представление информации. Осо­бую значимость этому направлению работы придает то, что управление – это процесс принятия, осуществления, контроля исполнения ре­шений. Решения принимаются на основе анализа информации. Таким об­разом, качество принятого управленческого решения зависит от качества информации, на основе которой это решение принимается.

  Критерии оценки информации

  Качество информации определяется тем, насколько она соответствует критериям ее оценки. Существует пять универсальных критериев оценки информации: полнота, оперативность, достоверность, адресность и дос­тупность для восприятия.

  Полнота информации определяется объемом, необходимым и доста­точным для принятия решения. Недостаток информации может привести к ошибочному решению, а ее избыток - к несвоевременному. Необходимый объем информации позволяет учесть все факторы и не ошибиться при при­нятии решения. Достаточный объем обеспечивает своевременное принятие решения, поскольку избавляет от обработки избыточной информации.

  Оперативность информации предполагает, что за время сбора и обработки информации состояние объекта не изменилось, т. е. информация является актуальной. Это не означает, что информация всегда должна быть датирована сегодняшним днем.

  Достоверность информации определяется степенью ее соответствия состоя-нию объекта. Определение достоверности ин­формации - достаточно серьезная проблема. Необходимо учитывать, кто, где, когда и зачем распространял или распространяет сведения, сопоста­вить их с данными других источников.

  Адресность информации состоит в том, что информационные потоки должны быть направлены лицу, принимающе­му решения, т.е. информация должны быть у того, кому она необхо­дима.

  Доступность информации для восприятия заключается в представ­лении ее в удобной для обработки и анализа форме [37, 39].

   3.2.1. Информационное обеспечение деятельности руководителя   

  Тематика информационных запросов

  Направления информационного поиска не всегда напрямую связаны  с основ-ными направлениями деятельности организации. Ди­апазон интересов руководителя и темы информацион­ных запросов значительно шире. Существует определенная закономерность: если в структуре органи­зации отсутствует то или иное структурное подразделение (служба), то именно эта функциональная область будет определять основную темати­ку информационных запросов руководителя. Если в структуре предприятия отсутствует служба связи с общественностью и соответственного дополнительной функцией секретариат является связь с общественностью.

  Тематику информационных запросов и, соответственно, область инфор­мационной деятельности можно классифицировать следующим образом: сбор, обработка, анализ, накопление, поиск, оформление и предостав­ление информации о внутренней среде организации; сбор, обработка, анализ, накопление, поиск, оформление и предостав­ление информации о внешней среде.

  Внутренняя среда - это процессы, ресурсы и результаты деятельно­сти самой организации. Внешняя среда - это факторы, влияющие на деятельность организа­ции извне (состояние экономики, законодательство, конъюнктура рынка, действия конкурентов, партнеров, потребителей, появление новых техно­логий и т.д).

  Выделяют два основных вида информационного обеспечения деятельности руководителя: периодические доклады секретаря (устно или письменно) по опреде-ленной теме или проблеме в соответствии с задачей, по­ставленной руководителем; предоставление информации по специальному однократному запро­су руководителя.

  Тематикой запроса определяется выбор источников информации, так­же последо-вательность и содержание этапов информационной работы. Стадии, составляющие информационную работу, рассмотрим в  таблице 6:

  Таблица 6. – Этапы информационной работы

  Этап 1.	Формулирование цели работы или  переформулирование поручения руководителя, с тем чтобы четко представлять смысл и результат деятельности
  Этап 2.	Составление плана работы, определение последова­тельности решаемых вопросов (задач работы)
  Этап 3.	Выявление источников информации, требуемой для достижения поставленной цели, определение способов получения информации
  Этап 4.	Проведение анализа и отбора источников информации
  Этап 5.	Осуществление сбора, обработки, анализа информации
  Этап 6.	Выбор и создание формы предоставления информации

  Источники информации

  Источники информации (информационные ресурсы) по области формиро-вания можно разделить на внутренние и внешние (рис. 2).

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

   

   

  
  

  Рис.2. Схема источников информации

  По уровню обобщения информации выделяют источники, содержа­щие пер-вичную информацию (первичные документы), и источники, со­держащие вторич-ную информацию (вторичные документы).

  Внутренние источники информации (информационные ресурсы организации)

  К внутренним источникам информации можно отнести два комп­лекса информационных ресурсов организации: информационно-поиско­вую систему организации (ИПС) и справочно-информационную систему (СИС).

  ИПС организации включает в себя документальный фонд (совокупность документов на бумажных и электронных носителях, образующихся в результате деятельности организации), существующие регистрационно-контрольные формы (раздел 3.1) и классификаторы (классификаци­онные справочники организации), такие как номенклатура дел, классификатор вопросов деятельности организации и т.п. Важно, чтобы ИПС орга­низации активизировала максимально возможное количество поисковых признаков.

  Например, активными поисковыми признаками (в автоматизирован­ных ИПС) являются все реквизиты регистрационной формы. ИПС предприятия исполь-зуется для поиска информации по запросам: о дате получения, отправки, запроса, адресатах и корреспондентах (кому направлен и от кого получен документ); содер-жании поручения, исполнителях, контролерах, сроке исполне­ния, количестве дней просрочки; месте нахождения (хранения) документа; истории, стадии или промежу-точных результатах решения вопроса; документах аналогичного содержания.

  СИС формируется с учетом целей, задач, области, направления и спе­цифики деятельности организации. СИС предприятия содержит:

           - перечень потенциальных партнеров (объектов делового сотрудниче­ства): поставщиков сырья, оборудования, потребителей и т.д;

           - перечень фирм, содействующих реализации бизнес-программ в об­ласти маркетинга, менеджмента, инновационной, внешнеэкономи­ческой или банковской деятельности и т.д; досье фирм - возможных конкурентов; перечень декларируемых товаров и имущества, перемещаемых через границу;

  - перечень официальных (обязательных для использования) докумен­тов по профилю предприятия: законодательные и нормативно-правовые акты; патентные документы, лицензии, сертификаты; государственные и отраслевые стандарты, технические условия; справочные данные фирм-партнеров; данные маркетинговых исследований; статистические и отчетные данные организации; прайс-листы и т. д.

  СИС исследуемого предприятия формируется из реально установленной потребности и последовательности формирования отдельных частей (элементов) справочно-поискового аппарата. Эффективность СИС определена обо­снованностью вводимой информации.      

  Внешние источники информации

  Внешними источниками информации являются источники инфор­мации, формируемые во внешней среде и содержащие информацию о внешней среде: федеральные (отраслевые, региональные) информационные центр; городские информационные системы (справочные службы, телефон­ные справочники); специализированные издания, имеющие как периодический, так и
  непериодический характер, в т.ч. официальные издания органов го­сударственной власти и управления и справочная литература по со­ответствующему вопросу; электронные информационные базы («Кодекс», «Гарант», КонсультантПлюс), до­ступ к которым осуществляется через Интернет, каталоги и поиско­вые системы Интернета (Mail, Rambler, Yandex и др.); Интернет-СМИ.

  Помимо перечисленных источников информации (внутренних и внешних), которые можно рассматривать как постоянный, гарантирован­ный информационный ресурс, существуют источники информации, но­сящие во многом единичный или случайный характер (радио, телевиде­ние, ответы на запросы, опросы, специализи-рованные выставки, устная информация, полученная от сотрудников организации, и т.п.). Очевидно, что источники информации, носящие случайный (единичный) характер, используются в основном для получения информации по специальному однократному запросу.

  Анализ источника информации предполагает оценку того, насколь­ко данный источник соответствует общим критериям оценки информа­ции, т. е. где информация представлена в более полном объеме, наиболее оперативно, информация какого источника более достоверна и т. д.

  Первичная и вторичная информация

  Первичная информация - это информация, полученная в результате изучения, исследования, разработок и оригинальная («изначальная») по своему характеру. Первичная информация - это то, что объект изучения «сообщает» (в той или иной форме) о себе сам. При отборе источников секретарь по возможности отдает предпочтение тем источникам, ко­торые содержат первичную информацию, т.е. «изначальную», не являю­щуюся результатом работы другого исследователя и, следовательно, никем не интерпретированную.

  Вторичная информация является результатом переработки одного или нескольких первичных документов (письменных источников) и фик­сируется в форме вторичного документа. Перечисленные выше источни­ки информации могут содер-жать как первичные, так и вторичные данные.

  Сбор, обработка, анализ, обобщение и предоставление информации по темати-ческому запросу заключается в следующем:

  Сбор и обработка информации

  Одним из способов получения информации является фактография, т.е. фиксация фактов без их анализа и обобщения (как правило, это коли­чественные показатели, статистические данные, конкретные факты). На основе фактогра-фических данных создается первичный документ.

  Фактография. Для получения фактографических данных используется наблюдение (в необходимых случаях) и анкетирование (опрос). В этом виде работы особое значение приобретает разработка и ис­пользование унифицированной формы фиксации информации (анкеты, опросного листа). Секретарь в своей работе использует типовую табличную форму. Анкетирование объекта исследования осуществляется в двух формам: поиск критериальных данных в перечисленных выше источниках ин­формации; опрос респондентов (в т. ч. телефонный). Респондент -  тот, кто дает ответы на социологическую анкету или при оп­росе населения с целью выяснения общественного мнения. Опрос - достаточно сложный и трудоемкий метод исследования, но в то же время приоритетный по критерию достоверности, поскольку дан­ные, полученные в результате опроса, являются первичными, т. е. такими которые никто предварительно не обрабатывал и не интерпретировал. Опрос является единственно возможным методом исследова­ния в тех случаях, когда необходимо, например, узнать мнение потребителей о качестве предоставленных услуг, выяснить от­ношение сотрудников к предстоящим нововведениям (режим труда и отдыха, система поощрений). В последнем случае целесообразно проводить анонимный опрос.

  Другим способом получения информации является обработка одно­го или нескольких первичных документов (письменных источников). Ре­зультаты обработки письменных источников могут быть предоставлены в форме аннотации или реферата.

  Обработка текстов письменных источников

  Текст любого письменного источника (книга, статья, текст из Интер­нета и др.) содержит информацию полезную (в данном случае, для реше­ния конкретной задачи) и информацию избыточную. Избыточность ин­формации в основном обусловлена стилистическим многословием и про­странностью авторского изложения. Основная задача секретаря – «отфильтровать» информацию, выделив необходимую (полезную). Необ­ходимая информация: название источника, автор, тема, рассматриваемые проблемы, фактография, выводы автора работы, критическая оценка ма­териала (если это необходимо руководителю).

  Наиболее простым способом обработки текста является выписка. Спе­циалисты в области документационного обеспечения управления рассмат­ривают выписку как копию части текста документа. В настоя­щее время копирование документов осуществляется с помощью современной техники. Задача секретаря – выделить (подчеркнуть) в копии главную информацию и  оформить ссылку на ее источник. Если выписка представляет собой копию организационно-распоряди­тельного документа, оформляется отметка о заверении копии.

  В основу других методов обработки текстов письменных источников положен принцип «сжатия», концентрации информации, что не исключает необходимости, в отдельных случаях, предоставлять полный текст какого-либо источника. «Сжатие» информации осуществляется путем деления ее на главную, необходимую в данном случае (основные положения, факты, цитаты, статистические данные), и второсте-пенную (примеры пояснения, аргументы). Главная информация предоставляется секретарем в любом случае, второстепенная - после принятия соответствующего решения.

  Аннотация и реферат. Как форма представления информации аннотация (чаще подборка аннотаций) используется в том случае, когда необходимо представить крат­кий обзор литературы, изданной по соответствующей теме за определен­ный период. Аннотация состоит из трех частей: в первой части приводятся выходные данные аннотируемого произведения, во вто­рой - формулируется основная тема аннотируемого источника; в тре­тьей - перечисляются основные положения источника. Ан­нотация может включать указание на особенности изложения мате­риала и адресата.

  Подготовка реферата предполагает критическое отношение к тексту источника и изложение позиции референта (автора реферата). Существуют два направления рефератив­ной работы: изучение конкретного источника информации и изучение кон­кретной темы. В первом случае результатом работы будет написание простого ин­формационного реферата, во втором - реферата тематического (обзорно­го).

  Анализ и обобщение полученной информации

  При обработке полученных данных часто используется метод расче­тов (вычислений). Этот метод применяется для суммирования данных, вы­ведения средних показателей, пропорциональных зависимостей.

  Метод сравнения (сопоставления) применяется в основном, если не­обходимо сопоставить:  сведения о нескольких объектах; данные за несколько периодов; данные нескольких источников; выводы, позиции, мнения нескольких авторов. Сопостав-ление данных позволяет делать выводы об общих законо­мерностях, типизировать отдельные признаки, выявлять уникальные кри­терии, средние показатели и т. д.

  Формы представления обобщенной информации

  Выбор формы представления обобщенной информации обусловлен задачей, которую поставил руководитель. Основными формами представ­ления информации в практике работы секретаря являются: устная информация; сводная таблица;     реферат; аналитическая справка (обзор).

  Устная форма предоставления информации используется в том слу­чае, когда данные необходимы руководителю «для сведения», он не плани­рует их в дальнейшем обобщать, анализировать или использовать в каче­стве доказательной базы.

  Сводная таблица содержит исключительно необходимую информа­цию, упрощает сопоставление данных, характеризующих объекты изуче­ния, что в конечном итоге позволяет сократить время, необходимое для принятия решения (табл. 6.1 приложения №18). Этим объясняется тот факт, что именно форма сводной таблицы используется для предоставления информации руководителю наиболее часто.

  Тематический реферат. Представляет собой наиболее сложный вид реферативной работы, поскольку включает в себя не только глубокий анализ источников, но и синтез (соединение, сочетание, обобщение) полученной информации. Тематический реферат составляют в тех случаях, когда необходимо предоставление обобщенной информации компактном виде, удобном для практического использования. Необходимо иметь в виду, что написание тематического реферата возможно только в том в случае, если референт освоил принципы информационного обеспечения уп­равления и использует основные критерии оценки информации.

  Справка (обзор). Предоставление информации используется в основном тогда, когда информация необходима для представления в сто­ронние организации: инвесторам, производственным и торговым партне­рам, поставщикам, потребителям и т.д. Содержание этих документов опи­сывает этапы информационной работы и фиксирует данные, полученные в результате информационного поиска.

  Независимо от выбранной формы предоставления информации сек­ретарь обязан обосновать достоверность информации, давая ссылку на со­ответствующий ее источник библиографическое описание. Следует иметь в виду, что ссылка на электронные средства информа­ции (например, на страницу в Интернете) не может являться безусловным доказательством достоверности информации, так как информация в Ин­тернете в любой момент может быть преобразована или вообще изъята владельцем страницы.

  Организация информационной работы

  Для того чтобы рационально организовать работу по информацион­ному обеспечению управления, секретарь:

  - выясняет у руководителя темы (вопросы), по которым будут систе­матически осуществляться поиск и предоставление данных;

  - уточняет объем (количество), форму, периодичность и сроки предо­ставления информации; если предоставление информации будет осу­ществляться в форме устных обзорных докладов, уточ­няет конкретное время доклада;

  - готовит и предоставляет руководителю на рассмотрение проекты распоря-дительных документов (приказов, распоряжений), предпи­сывающих сотрудникам организации в определенный срок представ­лять секретарю определенные сведения (если это необходимо для выполнения информационного задания);

  - проводит изучение и анализ однократных информационных запро­сов руководителя с целью выявления их ситуационной, тематической и хронологической закономерностей;

  - на основе выявленных закономерностей организовывает предваритель­ное получение необходимых данных и обеспечивает своевременное предоставление их руководителю;

  - обеспечивает себе оперативный доступ к необходимым источникам ин­формации: организовывает подписку на печатные и электронные изда­ния, формирует и систематически дополняет собственный справочно-информационный аппарат (ката-логи, картотеки, досье, перечни, списки и т.п) [ 1, 37, 39].

  3.3. Организация работы с документами

  3.3.1. Организация документооборота, регистрация и учет документов,

            контроль исполнения документов, информационно-справочная

            работа

  В разделе 1.1 работы составлена характеристика службы документационного обеспечения управления предприятия, ее основные задачи и функции в системе документооборота предприятия, определены особенности процесса документа-ционного обеспечения управления предприятия ООО «Практика».

  Ø  Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

  
  

  На предприятии система документооборота построена на четком распределении функций между структурными звеньями канцелярии. Каждый участок осуществляет свою часть деятельности в общей системе документационного обеспечения управления, а совокупная и взаимосвязанная деятельность всех участков и составляет общую систему документооборота предприятия. В Перечне функций структурных внутренних звеньев канцелярии установлена взаимосвязь участков канцелярии и других структурных подразделений, в том числе и секретариата (приложение №3).

  Сотрудники секретариата ежедневно функционально взаимодействуют с участками канцелярии (табл.7.1. приложения №19):

              Организация документооборота, работа с входящими и исходящими документами (регистрация и учет), контроль исполнения документов централизованно возложены на канцелярию ООО «Практика». Секретари–делопроизводители секретариата в системе организации документооборота выполняют функции по учету поступивших на имя руководителя документов и отправляемых документов, подписанным руководителем в соответствующих учетных формах.

  Секретари делопроизводители осуществляют документационное обеспечение руководителей, которым они подчинены непосредственно. Учету на участках секретариата подлежат документы (входящие, исходящие, внутренние), поступившие на имя руководителей предприятия:   генерального директора, главного инженера, зам. главного инженера по производству; зам.директора по коммерческим вопросам, зам. директора по экономике и финансам. Работники секретариата и канцелярии руководствуются в своей деятельности Примерным перечнем документов регистрируемых и нерегистрируемых службой ДОУ (приложении №20). 

  Ø  Входящие документы – это документы, которые поступают из других учреждений, организаций, от депутатов, граждан.

  Входящие документы, поступающие на участки секретариата на бумажном носителе, подлежат централизованной регистрации инспектором участка входящих и исходящих документов канцелярии в регистрационно-контрольной карточке элект-ронной формы. В ней фиксируется ряд сведений о документе, которые могут дополняться в ходе дальнейшей работы с документами. Для этого карточка допол-няется не­которыми атрибутами «Корреспондент», «Входящий и исходящий номер», «Вид документа», «Краткое содержание», «Количество листов основного документа и его приложений» и «Резолюция». Каждая передача зарегистрированного документа отмечается инспектором в РКК путем заполнения реквизита «Контрольные отметки» (рис.1.1 приложения №21). Обработанные документы поступают работникам секрета-риата, которые направляют их соответствующим  руководителям на рассмотрение.

  Факсограммы, поступающие в адрес ООО «Практика» факсимильным сообщением, регистрируются секретарями-делопроизводителями в регистрационно-контрольной карточке электронной формы (рис.2.1.приложения №22). Форма РКК входящих факсограмм аналогична РКК входящих документов. Операции, проводимые для регистрации факсограмм аналогичны операциям, выполняемым с входящими документами.  Экранная форма РКК может трансформироваться в форму Списка входящих документов (писем, факсограмм), при необходимости, распечатываться и использоваться в информационно-справочной работе с картотекой. Печатная форма регистрационно-контрольной карточки прикрепляется к входящему документу и является неотъемлемой частью документа до его поступления в подразделение, являющимся получателем и исполнителем данного документа.  Заре­гистрированные документы в бумажном виде пе­редаются на резолюцию руководству.

  После внесения руководителем резолюции документы передаются сотруднику канцелярии, который вводит вы­несенные по документам резолюции в соответ­ствующие электронные контрольные карточки  и ставит пору­чения руководства на автоматизированный контроль путем ввода команды «Связать с карточкой». При этом номер контрольной карточки автоматически помещается в регистрационно-контрольной карточке, что существенно облегчает в дальнейшем проконтролировать исполнение данного документа [7].

  Далее осуществляется работа в картотеке контрольных документов. Регистрационные данные входящего документа помещается в контрольную карточку автоматически (рис.3.1 приложения №23). Здесь требуется дополнительное проставление кода подразделения и исполнителя, пункт и дата предполагаемого исполнения. Дата исполнения может быть продлена на основании разрешительного документа. В реквизит «Ход исполнения» вносятся данные по исполнению поручения поэтапно. Срок контрольного документа может быть изменен на основании решения руководства, оформленной резолюцией на документе или служебной записке подразделения-исполнителя. В данном случае данные о разрешительном документе заносятся в реквизит «Изменение срока», в реквизит «Срок исполнения» вносится новый срок исполнения.

  Бумажные документы с прикрепленной контрольной карточкой и вынесенными резолюциями руководства посту­пают ответственным исполнителям, которые распределяют полученное зада­ние между непосредственными исполнителями.

  . В подразделение, имеющее контрольное задание еженедельно поступает План работы по исполнителю. Непосредственные исполнители обязаны предоставить в канцелярию отчет об исполнении данного документа, подписанный руководителем подразделения. Данные об исполнении переносятся в соответствующий реквизит «Фактический срок исполнения» и «Отчет». Автоматически данный документ переносится в базу исполненных документов. Справка о неисполненных документах, которая составляется непосредственно программой, предоставляется директору для решения вопроса о снижении ежемесячной премии должностному лицу, не исполнившему документ (рис.3). 

  Рис.3.  Справка невыполненных работ

  Ø  Исходящие документы – документы, созданные в пределах организации и отправляемы из нее в другие учреждения, организации или частным лицам, приславшим обращения.

  Проекты исходящих документов, подписанные руководителями ООО «Практика», которым делегировано право подписи указанной категории документов, направляются работниками секретариата на участок входящих и исходящих документов канцелярии для централизованной регистрации. Децентрализованная регистрация исходящих документов на исследуемом предприятии запрещена.

  Исходящие документы, отправляющиеся с предприятия на бумажном носителе, подлежат централизованной регистрации в регистрационно-контрольной карточке электронной формы исходящей картотеки (рис.4.1 приложения №24). Данная электронная карточка позволяет регистрировать почтовое отправление одинакового содержания до 4 адресатов одновременно. В этом случае заполняется реквизит «Список рассылки».

  . В электронной карточке фиксируется ряд обязательных данных о документе и сведения о почтовом отправлении, автоматически передающиеся в список учетных форм (вес, тип отправления - заказное, с уведомлением, под квитанция). Одновременно осуществляется снятие с контроля входящего до­кумента, в ответ на который был составлен дан­ный исходящий. После проведения операций по почтовой обработке документа (упаковка, заполнение почтового адреса, маркирование) документ отправляется адресату через отделение ФГУП [21]. При регистрации категории писем, где ответственным за доставку является непосредственный исполнитель, в  РКК заполняются дополнительные реквизиты «Ответственный за доставку письма». При необходимости срочной регистрации письма и его самостоятельной доставки в карточке заполняется строка «Регистрация по телефону». 

  Письма и факсограммы, отправляемые с предприятия различными видами связи, регистрируются совместно в единой электронной картотеке. Исключение составляет для секретариата, имеющего факсимильные аппараты, где регистрация сообщений производится в регистрационно-контрольной карточке электронной формы исходящей картотеки (рис.5.1 приложения №25). Допускается повторное отправление зарегистрированного факсимильного сообщения на бумажной основе  почтовой связью с включением данного факта в учетные формы.

  Подтверждающим фактом отправки письма для подразделений-исполнителей является получение экземпляра копии отправленного письма и соответствующей карточки с полным набором заполненных реквизитов на бумажной основе.

  Ø  Внутренние документы – это документы, созданные организацией для решения внутренних вопросов.

  Передача внутренних документов между структурными под­разделениями и секретариатом производится через участок доставки документов канцелярии Инспектор указанного участка осуществляет операции по приему, учету, распределению документов по утвержденному Графику доставки. Внутренние документы передаются с соответствующей отметкой в учетных формах на бумажном носителе [ 7, 9, 10].

  Информационно-поисковые системы в локальных системах

  Ø Основой банка данных о документах организации являются регистраци-онно-контрольные карточки (РКК), размещенные в картотеке.

  Из регистрационно-контрольных карточек формируются спра­вочные картотеки в зависимости от задач конкретных ИПС (инфор­мационно-поисковых систем): входящих, исходящих и контрольно-справочных документов в соответствии с используемыми классификаторами. Автоматизированная информационная систе­ма обеспечивает проведение атрибутивного по­иска хранящейся в них информации.

  Атрибутив­ный поиск производится путем просмотра струк­турированных атрибутов документа, представлен­ных в электронной карточке. При этом обеспечи­вается выборка документов, атрибуты которых точ­но совпадают с заданными для поиска. Автоматизированная информационная систе­ма обеспечивает проведение по­иска хранящейся в них информации и в том случае, когда не известны заданные атрибутивные параметры. В данном случае поиск производится путем задания параметров текста содержания. При этом обеспечи­вается выборка документов, параметры текста содержания которых, точ­но совпадают с заданными для поиска.

  Таким образом, документооборот исследуемого предприятия организован на каждом этапе, решены вопросы ответственных лиц каждой технологической цепочки в зависимости от операций, совершающихся с документом, установлена взаимосвязанность данных операций. Порядок движения документов закреплен в виде утвержденного Графика движения документов и унифицированных маршрутных схем. Структурное подразделение секретариат четко выполняет задачи по взаимодействию с участками канцелярии и другими подразделениями предприятия

  Проблемным аспектом организации данного этапа является отсутствие в схеме документооборота движения документов в электронной форме [13]. 

   3.3.2. Систематизация и хранение документов

  После окончания работы с документами в делопроизводстве они определенное время хранятся в оперативном архиве секретариата и используются в справочных целях. После окончания срока текущего хранения часть документов передается в архив предприятия.

  Ø  Хранение документов в делопроизводстве – организация оперативного хранения документов в подразделении и подготовка документов к последующему хранению в архиве организации.

  Секретари-делопроизводители для использования исполненных документов систематизируют их, то есть группируют в дела.

  Ø  Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. 

  Для правильного формирования дел и обеспечения возможности использования необходимой информации на предприятии ООО «Практика» проводится классификация документов: их разделяют на группы  разными сроками хранениями.

  Специальным классификационным справочником, определяющий определить порядок распределения документов в дела,  является номенклатура дел предприятия.

  Ø  Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, создаваемых на заводе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке, предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения.

  Инструкция по документационному обеспечению управления (2003г) устанавливает основные требования к составлению несекретных и с пометкой «Для служебного пользования» номенклатур. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2001г) является основным нормативным документом при проведении экспертизы ценности документов, определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов [7].

  Структура и состав сводной номенклатуры дел предприятия

  Сводная номенклатура дел предприятия: предусматривает дела для всех документов, поступающих или создаваемых в подразделениях, учетно-регистрационные формы; составляется по структурной схеме (структуре управления предприятия), ее разделами являются наименования структурных подразделений, имеющие  порядковую нумерацию, соответствующую присвоенному подразделению цифровому обозначению в текущем делопроизводстве на основании приказа директора: «01. Руководство, 02. Секретариат, 03. Канцелярия».

  Раздел номенклатуры дел структурного подразделения - секретариата: состав-ляется по структурной схеме управления подразделения, закрепленной в Положении о нем (участки); в окончании располагаются обязательный подразделы: «Руководство», «Делопроизводство», в которых предусматриваются: основные документы подразде-ления и регистрационно-учетные формы, ведущиеся в подразделении.

  Подразделы номенклатуры дел секретариата: состоят из номенклатурных дел, которым присваивается самостоятельный индекс, состоящий номера структурного подразделения и порядкового номера по номенклатуре: 01-05, 02-10, 03-15.

  Сводная номенклатура дел предприятия согласовывается с архивным органом завода, рассматривается на заседании экспертно-проверочной комиссии и утверждается генеральным директором не позднее 15 декабря, вводится в действие с 1 января нового делопроизводственного года.  Утвержденная директором сводная номенклатура дел на текущий год является плановой (приложение №26). В 1 квартале текущего года работники делопроизводства структурных подразделений производят закрытие позиций сводной номенклатуры дел (графы 3, 5) за предыдущий год и предоставляют данные в канцелярию.

  В течение делопроизводственного года в утвержденную сводную номенклатуру дел  могут вноситься изменения и дополнения, на основании служебных записок руководителей структурных подразделений.  При внесении изменений  и дополнений в номенклатуру дел проставляется отметка о ссылке на документ-основание, дополнение заверяется подписью лица, ответственного за делопроизводство.

  Старший инспектор участка подготовки документов на архивное хранение  канцелярии переносит данные подразделений о закрытии позиций дел, сверяет количество планируемых дел и заведенных, вносит изменения, дополнения. Утверж-денная директором сводная номенклатура дел, содержащая данные о заведении подразделениями дел является итоговой (приложение №27), на ее основе готовится Плановая сводная номенклатура дел на следующий делопроизводственный год [2,7]. 

  Формирование и хранение дел

  Дела подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками секретариата в соответствии с Инструкцией о порядке составления номенклатур, формирования и оформления дел.

  Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

  1. Рас­пределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам) в соответствии с номенклатурой дел подразделения с соблюдением правил систематизации для всех групп документов:

  2. Рас­положение документов внутри дел в определенной последовательности.

  3. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

  Работники секретариата:

  1. Производят частичное оформление дел временного хранения, правила по формированию которых допускают: хранить документы в скоросшивателях, изданные типографским способом - в их обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

  2. Оформляют обложки дел, в которых указывают: полное и сокращенное наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела; номер тома; заголовок дела по номенклатуре; дата заведения дела; срок хранения номер статьи по действующему перечню документов с указанием сроков их хранения (приложение №28).

  Текущее хранение документов

  С момента заведения дела и до передачи в архив (выделения к уничтожению) документы и дела секретариата хранятся по месту их формирования. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в подразделении и хранятся в них до передачи в архив организации. Формирование и хранение дел возлагается на работника структурного подразделения, отвечающего за делопроизводство.

              Дела и документы хранятся в запирающихся шкафах (столах, стеллажах), обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли, воздействия солнечного света, в специально отведенных для этих целей помещениях или в рабочих комнатах. В целях повышения оперативного поиска документов, дела располагаются по возрастанию номеров в соответствии с номенклатурой дел (список на шкаф). На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

  Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребо­ваться сотрудникам секретариата или руководителю. В этом случае они могут быть вынуты из дела ответственным работником за формирование и хранение дел. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, ког­да, кому и на какой срок выдан документ. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта-замести­тель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому вы­дано дело, на какой срок, подписи в получении и приеме после возвраще­ния документов.

  Разрешение на выдачу дел в другие организации может быть дано только руководителем учреждения, предприятия. Выдача дел другим организациям осуществляется в исключительных случаях по их письменным запросам, с разрешения руководства и оформляется актом. Изъятие документов из дел по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов, с разрешения руководства. В этом случае обязательно составляется акт об изъятии подлинника доку­мента, а на его место в дело подшивается заверенная копия. После возвращения подлинника, копия документа и акт из дела изымаются и уничтожаются.

  Систематизация и хранение документов в электронной форме

  В секретариате значительное число управленческих документов создается и используется в электронной форме: созданные на ком­пьютере документы, документы, полученные организацией по электрон­ной почте или через факс-модем. Кроме того, в ряде случаев возникает необходимость перевода документов на бумажной основе в электронную форму. Для этого используется сканирование. Упорядоченное, правильно организованное хранение таких документов в делопроизводстве позволя­ет быстро находить необходимую информацию, обеспечивает целостность информации, предотвращает потерю документов.

  Документы в электронном виде представлены как файлы (один до­кумент - один файл). Они записываются на жестком диске ПК и хра­нятся в памяти компьютера. Как и в традиционном делопроизводстве, возможность использования информации, быстрого поиска нужных до­кументов обеспечивается грамотной систематизацией документов. Для этого на жестком диске ПК секретари-делопроизводители создают папки (каталоги, директории), по которым «раскладываются» файлы. В зависимости от количества доку­ментов создается их одно- или многоуровневая структура, так как каж­дая папка может иметь еще ряд вложенных папок, позволяющих систе­матизировать документы - файлы. Информация в ПК структурирова­на. Определение того, какие папки и сколько создать, каким образом разместить в них имеющиеся файлы, чтобы было удобно ра­ботать с документами, - это непосредственная задача работников служ­бы ДОУ, в том числе и секретарей руководителей организации [2, 3, 7].

  3.3.3. Работа секретаря с различными системами документации

  Порядок обращения с конфиденциальными документами

  Ø  Конфиденциальный документ - это необходимым образом оформленный но­ситель документированной информации, содержащей сведения, которые отно­сятся к негосударственной тайне, составляют интеллектуальную собствен­ность юридического или физического лица и подлежат защите.

  Утрата конфиденциального документа может нанести ущерб собствен­нику или владельцу ценной информации, закрепленной в данном документе.

  Перемещение конфиденциальных документов по уровням управле­ния создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, тре­бует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и до­кументооборота в целом.

  Ø  Защищенный документооборот - контролируемое движение конфиденциаль­ной документированной информации по регламентированным пунктам приема, обработки, рассмотрения, исполнения, использования и хранения в жестких ус­ловиях организационного и технологического обеспечения безопасности как но­сителя информации, так и самой информации.

  Ø  Конфиденциальное делопроизводство - это деятельность, обеспечиваю­щая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

  Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но в то же время имеет отли­чия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Оно в равной степени как на управленческие документы, так и на документы создаваемые в процессе производст-венной и коммерческой деятельности. Конфиденциальное делопроизводство распрост-раняется не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие за­писи, материалы, содержащие информацию, подлежащую защите.

  Конфиденциальное делопроизводство имеет ряд организационных  и техноло-гических особенностей, основными из которых являются:

  - регламентация общей технологии работы с конфиденциальной ин­формацией, правил ее документирования и защиты; жесткое регламентирование состава издавае-мых документов и про­цессов документирования, на стадии подготовки черновиков и проектов документов;

  - обязательный поэкземплярный и полистный учет всех конфиденци­альных документов, их проектов и черновиков; регистрация данных о документе, фиксация всех этапов его прохож­дения и местонахождения;

  - регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфи­денциальной информацией, наличие разрешительной системы доступа к документам, делам и базам данных, обес­печивающей правомерное и санкционированное ознакомление с ними;

  - персональная и обязательная ответственность за сохранность конфи­ден-циальных сведений и документов;

  - жесткие требования к условиям хранения документов и порядку об­ращения с ними; проведение систематических проверок наличия документов.

  Конфиденциальное делопроизводство из-за небольшого по сравне­нию с открытым делопроизводством объема документов. На исследуемом предприятии имеется незначительный объем конфиденциаль­ных документов, в целях обеспе­чения условий для сохранности и конфиденциальности документов оно возложено на менеджера по безопасности и руководите секретариата, являющимся секретарем генерального директора предприятия. Обработка конфиденциальных документов осуще­ствляется в  канцелярии и секретариате.

  Работа с обращениями граждан

  Обращения граждан - это предложения, заявления, жалобы, ходатайства, ко­торые могут быть поданы несколькими гражданами (коллективные обращения)
   одним гражданином (индивидуальное обращение).

  Предложение - это обращение гражданина, направленное на совершенство­вание работы органов власти и управления, решение важных вопросов экономи­ческой, политической, социально-культурной и других сфер их деятельности предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

  Заявление - это обращение гражданина по поводу реализации принадлежащих
  ему личных прав и законных интересов, закрепленных Конституцией РФ, феде­ральными законами, не связанных с нарушением этих прав и интересов, т.е.
  заявление гражданин пишет в том случае, когда он знает, что наделен конкрет­ными правами и хочет эти права реализовать.

  Ходатайство - это обращение гражданина, подаваемое в письменной форме, с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих.

  Коллективное обращение - обращение двух или нескольких лиц в письменном виде, содержащее частный интерес, либо обращение, принятое на митинге, собрании, подписанное организаторами митинга, собрания, имеющего общественный характер.

  Петиция - коллективное обращение граждан в органы власти города о необхо­димости проведения общественных реформ или частичного изменения городско­го законодательства.

  Обращения могут быть письменные и устные. Письменные обращения граждан должны содержать наименование и ад­рес органа власти, организации или должностного лица, которым они адресо­ваны, изложение существа предложения, заявления, жалобы или ходатайства, фамилии, имена, отчества обращающихся, их адреса, номера телефонов, дату и личные подписи. Если в обращении не указаны фамилия, адрес (места жи­тельства, работы или учебы) и личная подпись, оно считается анонимным и не должно рассматриваться, так как ответить будет некуда и некому.

  Устные обращения граждан излагаются во время личного приема. Если изложенные факты и обстоятельства очевидны и не требуют допол­нительной проверки, личности обращающихся известны, на них дается Устный ответ. Если для ответа требуется время для наведения справок, гражданину отвечают письменно.

  На исследуемом предприятии делопроизводство по обраще­ниям граждан ведется в канцелярии, частично – в секретариате. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства по обращениям граждан возложена на руководителя предприятия.

  Технология работы с обращениями граждан включает: прием и первичную обработку письменных обращений граждан; регистрацию обращений; рассмотрение обращений руководством; уведомление заявителя о направлении обращения в другую организацию; передачу обращений на исполнение; подготовку проекта ответа на обращение; контроль за исполнением обращений и выполнением принятых по
  ним решений; информационно-справочную работу по обращениям; текущее хранение обращений; анализ обращений граждан; работу с устными обращениями граждан; подготовку и передачу обращений в архив; личный прием граждан.

  Обращения граждан регистрируются канцелярией в день их поступления в Регистрационно-контрольном журнале формы 8 (приложение №29), докладываются руководству предприятия и передаются в структурные подразделения или должностным лицам для рассмотрения, принятия мер и подготовки ответа заявителям. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы заявителям в соответствии с действующим законодательством. Обращения граждан исполняются в срок до одного месяца, а при отсутствии необходимости дополнительного изучения и проверки - до 15 дней. В тех случаях, когда для исполнения обращений граждан необходима дополнительная проверка, запрос дополнительных документов или принятие других мер, сроки могут быть в порядке исключения продлены должностным лицом, давшим указание о рассмотрении, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.

  Руководство предприятия осуществляет личный прием граждан. Запись на прием к должностным лицам осуществляют секретари

  Личный прием граждан на предприятии ведет генеральный директор, главный заместитель генерального директора по общим вопросам. Проведение приема организовывается секретарем генерального директора. Установлено место и время приема. Посетители предварительно записываются на прием к руководителю, сообщая секретарю личные данные и причину обращения. Секретарь также ведет журнал, где фиксирует как устные, так и письменные обращения граждан. При личном приеме граждан письменные и устные обращения, а также принятые по ним решения регистрируются в Журнале личного приема формы 9 (приложение №30).

  Руководитель ведет прием с секретарем или один. В первом случае секретарь регулирует очередность вхождения граждан в приемную. Когда руководитель принимает посетителей один, он сам заполняет РКК.

  Если в процессе личного приема гражданин удовлетворен решением руководителя, краткое содержание решения переносится в РКК и обраще­ние гражданина считается исполненным. Если руководитель не может при­нять решение во время приема, составляется письменное обращение и с ним ведется работа как с письменным обращением. Решение вопроса, поставленного в обращении гражданина, может от­носиться к компетенции иного органа, организации, в этом случае руководитель,  ведущий прием, помогает посетителю переделить, где находится нужное учреждение и предоставить иную информацию [7, 36].

  Работа с кадровыми документами

  Система кадровой документации (или документации по личному со­ставу) достаточно обширна по своему составу и сложна в оформлении. Требования к ее заполнению и оформлению установлены законода­тельством и должны неукоснительно соблюдаться в силу огромной значи­мости документов по личному составу в жизни каждого отдельного чело­века и роли этих документов в деятельности любой организации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ч.1 ст.353) государственный надзор и контроль за соблю­дением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, во всех организациях на тер­ритории РФ осуществляют органы Федеральной инспекции труда при Министерстве труда и социального развития РФ (Рострудинспекции).

  Обязательный объем кадровой документации включает: трудовой до­говор, приказы поличному составу, учетные формы, трудовые книжки и т.п) обрабатывается специалистами кадровой службы. Часть кадровой документации оформляется руководителем секретариата: график отпусков работников секретариата; докладная записка или представление о поощрении; объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; докладная записка; заявления (о режиме работы, увольнении).

  Оформление документов на командирование

  Инициативным документом и основанием к приказу о командирова­нии является служебное задание (форма Т-10а), подписанное руководителем предприятия подразделения. В заголовочной части докумен­та размещаются наименование организации, ее код по ОКПО, наименова­ние вида документа (служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении) (приложение №17), место для даты и номера. В содержательной части указывается структурное подразделение, Ф.И.О, должность профессия) командируемого сотрудника, место назначения (страна, город, организация), даты начала и окончания командировки, срок пребывания, организация-плательщик, обосновывается необходимость и цель команди­ровки. После утверждения служебного задания руководителем предприятия оно передается в в секретариат для оформления прика­за и командировочного удостоверения (Т-9, Т-9а).

  По окончании командировки работник заполняет в служебном зада­нии краткий отчет, подписывает его, руководитель подразделения состав­ляет свое краткое заключение о выполнении задания и подписывает его. Служебное задание передается работником в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом об израсходован­ных в связи с командировкой суммах. К авансовому отчету (форма №АО–1) прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и другие оправдательные документы (приложение №17) [7, 9, 29].

   

  Работа с бухгалтерскими документами

  Кассовые операции на предприятии ООО «Практика» относятся к операциям, в которые выполняет секретарь как помощник руководителя. К кассовым операциям относят прием, хранение и расходование на­личных денежных средств предприятия в соответствии: с Положением о правилах организации наличного денежного обра­щения на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 05.01.1998 №14-П (в ред. указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488-У, от 31.10.2002 №1201-У) [25].

  Отчетность за полученные в кассе предприятия денежные средства:

  Расходование денежных средств ОО «Практика» осуществляется под строгим контролем. Средством такого контроля служит отчетность за полученные денежные средства в кассе предприятия, а именно: подот­четным лицом составляется авансовый отчет с приложением оправдатель­ных документов. После осуществления хозяйст-венных, представительских и других расходов, возвращения из командировки руководителя, секретарь отчитывается об израсходованных суммах.

  Авансовый отчет - это документ по учету расчетов с подотчетными лицами, составленный по унифицированной форме АО-1, утвержденный постанов­лением Госкомстата России от 01.08.2001 №55. К авансовому отчету секретарь прилагает пер-вичные документы, свидетельствующие, о произведенных рас­ходах - товарные чеки, накладные, чеки ККМ, квитанции к приходным кассовым ордерам. Заполняет оборотную сторону авансового отчета, где указывает чеки, их даты, суммы, которые служат оправданием произведенных расходов. Авансовый отчет визируется руководителем и главным бухгалтером предприятия.

  Представительские расходы – это расходы на официальный прием и обслу-живание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания взаимного сотрудничества, участников, прибывших на заседания руководящего органа, а также расходы на проведение официального при­ема для указанных лиц, официальных лиц организаций, участвую­щих в переговорах, транспортное, буфетное обслуживание, оплата услуг пе­реводчиков по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий. Для обоснования расходования денег на представительские расходы секретарь оформляет и составляет все необ­ходимые документы.

  Документальное оформление представительских расходов

  Для оформления представительских расходов генеральным директором ООО «Практика» издан при­каз о расходовании средств на представитель­ские расходы (приложение №31). В приказе закреплены общие принципы расходования средств на представительство сроком на один год. В течение года денежные средства в подотчет на представительские расходы выдаются по личному заявлению сотрудника секретариата на основании сметы расходов, составленной в бухгалтерии.

  Таким образом, рассмотрев подробно организацию работы секретаря, можно сделать вывод о том, что роль сотрудника секретариата в современном процессе управления, координации жизнедеятельности офиса; обеспечении  руководителя; выполнении непосредственных должностных обязанностей, достаточна велика. И для выполнения указанных задач требуется, безусловно, высокий профессионал, пользующийся безусловным авторитетом у руководства и коллег [1, 37].

  3.4. Компьютерные технологии в работе секретаря

  3.4.1. Техническое обеспечение деятельности секретаря

  Сотрудники секретариата обеспечены средствами организационной техники – это средства связи и техни­ческие средства, используемые для создания, обработки, хранения и тира­жирования документов. Перечень обеспечения сотрудников секрета-риата средствами организационной техники изложен в приложении №32 работы.

              Характеристика информационных технологий и средств автоматизации

             предприятия

  С точки зрения полноты охвата технологии обработки информации и документа-ции на предприятии используются автоматизированные информационные технологии, включающие всю совокупность процессов и операций по об­работке данных. Технологии автоматизированной обработки текстовой информации (Microsoft Word), предоставляющие пользовате­лю широкие возможности по подготовке документов и технологии автоматизированной обработки табличной информации (Microsoft Excel), являющейся удобной формой для подготовки учетной информации путем составления баз данных и графиков, позволяющей выполнять вычисления и решать экономические задачи.

  В состав офисных технологий предприятия входят органайзеры (пла­нировщики работ), электронные секретари, средства электронной поч­ты, передачи аудио- и видео-изображений и Internet [28].

  Использование специализированных офисных программ

  На предприятии используются компьютерные справочно-правовые системы (СПС) Консультант Плюс и Кодекс, содержащие систематизированную и классифи-цированную правовую информацию, и различные комментарии к ней. СПС Кодекс состоит из информационно-консультантских систем «Право», «Помощник бухгалтера» и «Помощник кадровика». Данные СПС обеспечивают полноту и актуальность информационного банка, оперативность пополнения и обновления, достоверность текстов и глубину юридической обработки, и возможность поиска [32].

  В настоящее время специалисты подразделения сервисных услуг, канцелярии и секретариата приступили непосредственно к самой оценке систем электронного доку-ментооборота. На сегодняшний день рассматриваются предложения  фирмы «Центр компьютерных разработок» (Санкт-Петербург) о внедрении единой системы электро-нного документооборота «Кодекс» и фирмы «Электронные офисные системы» (Моск-ва) о внедрении системы электронного документооборота «Дело», дополнительной интегрированной системы «Архивное дело». В  2009 году запланировано внедрение подсистемы «Помощник кадровика», функционирующей в рамках справочно-правовой системы «Кодекс», рассчитанной на 5 клиентских мест.

  3.4.2. Информационный менеджер – «электронный секретарь»

  Сотрудники секретариата в повседневной работе используют офисную программу «Информационный менеджер  - «электронный секретарь» (рис.6.1 прило-жения №33). С помощью данной программы секретарями реализуются разнообразные задачи. Информационный менеджер заменяет блокноты, телефонные книжки, еженедельники, календари. Планирование встреч и со­браний, управление контактами и задачами, организация общего доступа к информации, совместное создание документов, организация работы с кли­ентами, отправка и получение электронной почты, многие другие задачи решаются с использованием «электронного секретаря».

  Представителем этого класса программного обеспечения в MS Office является пакет Microsoft Outlook. Microsoft Outlook - настольный ин­формационный менеджер, основанный на продуктах MicrosoftExchangeClient (клиент электронной почты) и MicrosoftSchedule+ (персональный менеджер расписаний).

  Outlook реализует следующие функции: электронная почта; персональный календарь и групповое планирование персональная информация (книга контактов и список заданий); журнал выполненных и планируемых действий; просмотр и совместное использование документов, файлов и общих папок; приложения коллективной работы. Сотрудники секретариата с помощью программы Outlook набирают телефонные номера, посылают почтовое со­общение, факсограмму, переходят  на личную Web-страницу. Outlook предоставляет возможность планировать встречи и посылать запросы на их проведение через Интернет другим пользователям Outlook.

  Информация, с которой пользователь работает в среде Outlook, орга­низована в виде папок, которые по назначению аналогичны традицион­ным бумажным папкам. Основные объекты программы представля­ют собой папки с информацией определенного типа, сгруппированные в разделы: Outlook (Ярлыки), Почта (Мои ярлыки), Другие папки (Дру­гие ярлыки).

  Основные элементы информации, с которыми работает Outlook, на­зываются:

  Контакты	Данные о людях, с которыми поддер­живаются деловые и личные отношения: Адрес электронной почты, почтовый адрес, несколько номеров телефонов, день рожде­ния или годовщину какого-либо события и другие сведения, от­носящиеся к контактному лицу.На основе папки Контакты фор­мируется Адресная книга для пересылки электронной почты
  Календарь	Планирование рабочего времени осуществляется в папке Календарь. При активизации папки Календарь раскрывается окно Ежедневника, в ко­тором можно записывать встречи, собрания, события
  Задачи	Создание записи о новой задаче осуществляется с помощью Панели задач в папке Календарь, при этом можно установить следующие пара­метры задачи: тема задачи; дата начала и срок исполнения; стадия завершенности: не началась, выполняется, завершена, отло­жена, в ожидании; процент выполнения задачи; поручить задачу другому исполнителю; связать задачу с контактом; прикрепить файл; записать заметки.
  Заметки	Небольшая запись на память, электронный аналог от­рывного листа бумажного блокнота. Заметки хранятся в специальной папке с тем же названием. Outlook поддерживает следующие действия с заметка­ми: создание и сохранение, связывание заметки с контактом, отправление по почте, печать.
  Дневник	Электронный аналог традиционного дневника, в кото­ром описываются различные события, произошедшие в жизни. В папке Дневник автоматически регистрируются ссылки на все информационные элементы, с которыми производилась работа: встречи и события из папки Календарь, Задачи, Заметки, телефонные звонки. Для каждого элемента автоматически создается запись, в которой указываются: дата и время на­чало работы; время, затраченное на работу с данным элементом. Инфор­мацию в дневник можно также вносить вручную с клавиатуры. В дневник можно вставлять документы, созданные в других приложениях MS Office.

  В Outlook введена определенная терминология для обозначения ме­роприятий различного вида. Все мероприятия подразделяются на несколько групп: встречи, собра-ния, события, задачи, телефонные звонки:

  Встреча	Любое мероприятие, для которого в календаре делается за­пись и для проведения которого не привлекаются ресурсы. Под ресурсами понимается выделение специального помещения, временные затраты, свя­занные с подготовкой, материальные расходы. Встречей можно назвать доклад ру­ководителю, телефонный звонок, прием посетителя.
  Собрание	Мероприятие с приглашением многих людей. Для прове­дения собрания привлекаются ресурсы. Производственное совещание в Outlook называется собра­нием. Проведение собрания должно согласовываться со всеми участниками. Собрание имеет определенную дату, время нача­ла и окончания.
  Событие	Мероприятие, которое длится не менее одного рабочего дня, например проведение конференции. Событие предполагает составле­ние плана мероприятий и отдельной подготовки каждого из них. Событие может сопровождаться рассылкой приглашений.
  Задача	Дело, которое нужно выполнить к определенному сроку. Сведения о задаче (тема и срок выполнения) хранятся в папке Задачи. На­пример, задачи, которые может выполнять секретарь, - это работа с доку­ментами, составление плана мероприятия и т. п.
  Телефонный звонок	Мероприятие, связанное с решением вопроса по телефону. Телефонные звонки фиксируются в папке Дневник.

  Раздел Почта (Мои ярлыки) предназначен для организации обмена электронной почтой. Основной составляющей этих папок являются: Сообщения - Документы, отправленные или полученные по электрон­ной почте. Сообщения представлены в папках: Входящие, Черновики, Ис­ходящие. Программная среда Outlook предлагает три режима работы с почтой: только Интернет; корпоративная или для рабочих групп; нет электронной почты.

  Возможности Outlook позволяют также организовать групповую работу сотрудников с документами, для чего на предприятии организована локальная сеть ASODU и ус­тановлены общие правила адресации и пересылки файлов по сети от од­ного сотрудника к другим

  На основе Outlook на исследуемом предприятии создана компьютерная система, ис­пользование которой позволило существенно повысить эффек­тивность работы сотрудников секретариата. Работа с Outlook  - это преимущество безбумажной технологии: оператив­ность, исключение потерь информации, быстрый поиск необ­ходимой информации, существенное повышение производи­тельности и качества труда [1, 37].

             

   

  3.4.3. Интернет в работе секретаря

  Глобальная компьютерная сеть Интернет объединяет десятки тысяч компьютерных сетей и миллионы пользователей во всем мире. Наличие сети Интернет на исследуемом предприятии позволяет использовать техноло­гию Интернет для эффективного решения целого ряда задач, прежде всего для покупки товаров и услуг, продвижения товаров и услуг, маркетинга, рек­ламы, информационного поиска.

  Системы Web построены на основе архитектуры «клиент-сервер». WWW-сервер - это часть сети (ее узел), которая дает возможность пользователям сети получать доступ к гипертекстовым документам, рас­положенным на данном сервере, и отвечает за предоставление такой ин­формации по запросам пользователей. Программа клиент (браузер, программа просмотра, навигатор) вы­полняет функцию интерфейса пользователя.

  На ООО «Практика» информация распределена по множеству компьютеров и хранится в виде разно­образных файлов, отчетов и сообщений электронной почты. Web-серверы предоставляют сотрудникам предприятия доступ к самым различным видам информации. Несколько начальных страниц служат гипертекстовыми связя­ми со всеми видами документов и данных. С помощью интранет-системы создана информационная инфраструктура корпорации, объединившая различные информационные ресурсы и предоставив к ним единообразный доступ.

  Web-ресурсы представляют собой совокупность документов, соеди­ненных ссылками. При просмотре этой информации пользователь пере­ходит от узла к узлу гипертекстовой сети. MS Internet Explorer сохраняет адреса Web-узлов, к которым пользователь обращался ранее, что позво­ляет секретарю быстро находить нужные документы, не вводя вновь их адреса в ад­ресную строку.

  Электронная почта

  Система электронной почты позволяет быстро доставлять сообще­ние на любой компьютер, подключенный к Интернет/Интранет. Электронная почта используется для информационного обеспечения деловой деятельности. Грамотное исполь­зование возможностей электронной почты - важный ресурс повышения производительности и качества работы офисного работника. С помощью электронной почты сотрудники секретариата посылают сообщения -  текстовые, графические, отвечают на письма корреспондентов, рассылают копии пись­ма сразу нескольким получателям, пересылают полученную корреспонден­цию другим адресатам.

  Е-mail-сообщения - это документированные сообщения, поэтому при состав-лении электронных писем секретари соблюдают правила деловой переписки и конфиденциальности. Фильтрация входящей почты позволяет автоматически упорядочить поток входящей корреспонденции и отсекать входящую корреспонден­цию по адресу, теме или содержанию письма.

   

   

  Поисковые системы

  В настоящее время Web содержит сотни миллионов страниц, а по некоторым оценкам - несколько миллиардов документов. Очевидно, что для нахождения нужной информации в этом громадном хранилище необ­ходимы специальные, очень мощные поисковые инструменты. В качестве таких инструментов выступают поисковые системы Интернета. Поисковая система отыскивает в своем индексе документы, соот­ветствующие (релевантные) запросу на основе критерия релевантности (критерия выдачи, критерия смыслового соответствия). Список найден­ных документов упорядочивается по степени релевантности или друго­му критерию, например дате, и выдается на экран пользователя. По степени охвата информации поисковые системы разделяют на гло­бальные, локальные и специализированные. Специализированные поисковые системы осуществляют поиск ин­формационных ресурсов по определенной тематике. Поисковые системы Google, Яндекс (www.yandex.ru) Рамблер (www.rambler.ru) в отличие от других глобальных поисковых систем, также хорошо индексируют и русскоязычные Web-ресурсы [1, 28].

  3.5. Правила и приемы деловых взаимоотношений

         3.5.1. Деловой этикет секретаря

  Ø  Деловой этикет - это адаптированные к практическим нуждам делового чело­века основные этические понятия, моральные требования к его стилю работы и облику.

  Этикет для типичных случаев предлагает широкий выбор правил рекомендаций культурного поведения. Но он требует использования их строгим учетом особенностей конкретного общения и данной конкретной ситуации.

  Секретарю важно владеть правилами этикета, ибо служебный этикет регламентирует поведение людей и при личных контактах в текущей работе, разговорах по телефону, в деловой переписке, на совещаниях, при поведении различных официальных мероприятий - приемов, презента­ций и т.д. Секретарю необходимо владеть и правилами речевого этикета: обра­щения и привлечения внимания; приветствия, знакомства, приглашения; просьбы, совета, предложения и приказа; согласия и несогласия; извине­ния; комплимента, одобрения, неодобрения и упрека; поздравления и по­желания, благодарности, вопроса и ответа, прощания и др.

  В приемной руководителя бывает много посетителей, и от знания и соблю-дения секретарем правил деловой этики зависит имидж ее, руководителя и организа-ции в целом. Рассмотрим некоторые правила делового этикета [37]:

  1.	Придя на работу, приветствовать своих кол­лег
  2.	Научиться управлять своим поведением любых условиях, быть приветливыми, вежливыми
  3.	Создавать настрой на успех
  4.	Быть пунктуальными, назна­ченные встречи руководителя вносить в рабочий календарь
  5.	Хранить секреты предприятия
  6.	Говорить  и писать хорошим языком.
  7.	Одеваться в соответствии с требованиями корпо­ративного этикета
  8.	Осторожно принимать подарки, ко­торые нельзя назвать чисто символическими

  Соблюдение указанных правил важно для успешной дея­тельности секретаря и предприятия, которое он представляет. Секретарь первым встречает посетителей предприятия, он должен знать правила приветствий, обращений и представления.

  Представление в деловой жизни является важным элементом вежли­вости. Посредством его можно установить нужные и полезные связи. Со­гласно деловому этикету представить кого-то - значит назвать его имя, фамилию, должность, организацию, в которой он работает. Особый вид представления - по телефону.

  В деловом этикете существуют различные подходы к выбору форм обращения к руководителю, коллегам по работе, незнакомым посети­телям. На предприятии существуют неписаные правила внутрифирменного поведения. Чувство такта играет решающую роль в выборе формы обращения, отражающей существующие между людьми отношения.

  Визитные карточки

  Необходимым элементом деловых отношений являются визитные карточки. Обмен ими - обязательный атрибут первой встречи с деловым партнером. С помощью визитной карточки вы передается или получается необ­ходимая первичная информацию нового партнера: почтовый адрес фир­мы, телефоны, факсы, e-mail. Визитная карточка позволяет быстро найти координаты нужного че­ловека, его служебный телефон, имя и отчество. Визитка может быть также средством заочного контакта, использо­ваться в переписке как рекомендация, для знакомства, для кратких инфор­мации, приглашений и т. п. Все полученные карточки секретари для удобства пользования систематизируют с учетом сферы деятельности их вла­дельцев, по организациям или по алфавиту.

  Речевой этикет в деловом общении секретаря

  Секретарь находится в постоянном общении: с руководителем, сослуживцами, посетителями офиса) и опосредованном (телефон, факс, электронная почта).

  Главное в речевом этикете - это умение слушать других людей. Умение слушать - важнейшее условие любого общения, тем более оно важно для секретаря. В процессе общения следует помнить о том, кто ваш собеседник, и свое поведение соотносить с его характеристиками. Воспитанный секретарь не допускает в своей речи жаргонные выра­жения, используемый не к месту профессиональный сленг, заимствования из иностранных языков.

  Секретарь, как и любой другой работник, должен владеть культурой речи, которая определяется объемом активного словаря, дикцией, а также владением речью.

  Говорить следует правильно, т. е. в соответствии с нормами литературного языка. Не говорить слишком громко или быстро. Речь должна быть точной и выразительной, понятной для слушателей (или посетите­лей).

  Беседа в работе секретаря

  Умение бесконфликтно и продуктивно вести беседу - необходимое качество для того, кто хочет добиться успеха в жизни, показатель об­щей культуры. Секретарю приходится вести беседу с людьми, отличающимися по возрасту, положению в обществе, типу нервной системы.

  Прежде чем вступить в беседу, необходимо выбрать правильную модель поведения: отстаивать свое мнение спокойно, не теряя самообладания и благо­желательного отношения к собеседнику; поддерживать тон беседы ней­тральным; не употреблять слишком сухих формулировок, высокомерных фраз, пользоваться домыслами, слухами, конфи­денциальными данными;  уметь задавать вопросы собеседнику и слушать его; постараться понять собеседника; говорить кратко;  больше слушать, чем говорить.

  Подарки в деловом общении

  Подарок - это знак гостеприимства и желания укреплять и развивает партнерство.

  Считается хорошим тоном, когда организация имеет сувениры с фирменной символикой. Предприятие имеет специальный подарочный фонд, который постоянно пополняется. Такой рекламно-сувенирной продукцией для выставок или рекламных акций по продвижению товаров занимается рек­ламный отдел, и секретарь к ним отношения не имеет. Но если возникает необходимость подарить к юбилею празднику или ко дню рождения, тут необходимо участие секретаря. Сотрудники секретариата, учитывая, что ситуации с вручением подарков могут воз­никать регулярно, имеют запас фирменной бумаги, ленты, скотч, пакеты. Уже для первой встречи с иностранными или иногородними партне­рами в офисе секретарь готовит сувениры (календари, книги о городе, где находится фирма, красивые фирменные папки с вложен­ными буклетами и блокнотами, национальные сувениры). В любом случае секретарь обязан подготовить руководителю ответ­ный подарок для партнера.

  Секретарю разрешается подготовить индивидуаль­ный подарок начальнику, причем стоимость подарка не должна выходить за пределы допустимого приличиями интервала цен. Важным моментом в обмене подарками является принцип взаимности.

  В деловом мире принято обмениваться подарками равной ценности, поэтому они не должны быть дорогими или, наоборот. Для придания весомости подарку их украшают гравировкой или монограммой эмблемы предприятия либо инициалов того, кому пред­назначается подарок. Серьезным нарушением этикета считается повторение подарка (кроме спиртных напитков). Чтобы этого не произошло, секретарь ведет «дневник подарков», в котором отмечать, какой подарок был сделан конкретному человеку. Руководитель орга­низации, коллеги по работе могут вручать деньги юбиляру, новоселу, мо­лодоженам. Деньги вручаются в конверте вместе с поздравительной от­крыткой.

  Цветы не являются обязательным дополнением к подарку для жен­щины. Очень часто они могут выступать в роли самостоятельного по­дарка. Цветы в горшке (как будущее украшение дома или офиса) - эк­зотическое растение можно подарить и начальнику, тем более что именно секретарь будет за ним ухаживать. В деловых контактах в отличие от бытовой ситуации подарки разво­рачивать не требуется.

   

  Требования к внешнему облику секретаря

  Слово «имидж», кроме буквального перевода («образ», «публичное лицо»), имеет более развернутое определение - это и внешность, и поведе­ние, стиль жизни и работы, отношения с руководителем, сослужив­цами и посетителями. Благоприятный вне­шний облик и вкус в одежде являются немаловажной предпосылкой ус­пешной Дея-тельности. Для имиджа секретаря важно: манеры, куль­тура речи, одежда, интерьер офиса. Работая над формированием своего имиджа, целесообразно взглянуть на себя критически, оценить достоинства и недостатки своей внешности.

  Секретарь руководителя - первый сотрудник организации, с которым общается посетитель. Поэтому от того, какое впечатление производит секретарь, в немалой степени зави­сит отношение посетителей, клиентов к предприятию в целом.

  Секретарь целый день находится на виду. Безусловно, ее одежда дол­жна быть красивой и удобной, прежде всего потому, что только хорошо одетая женщина чувствует себя уверенно и комфортно.

  Деловой стиль - это стиль подтянутый, не спорящий с модой, но и не идущий на ее острие. Следует стремиться в де­ловом стиле, - общее впечатление опрятности, аккуратности и неко­торой педантичности в одежде. Деловую одежду отличает клас­сический покрой и многофункциональность. В служебной сфере секретари  следуют традициям и официаль­ному стилю предприятия.

  Для секретаря, как и для любой деловой женщины, обязательным яв­ляется макияж, причем неброский: неярко накрашенные губы, ресницы, немного румян, маникюр. Лак для ногтей желательно подбирать в тон губ­ной помады, он не должен быть кричащим. Модные в последние годы украшения для ногтей не годятся для рабочей обстановки, так как отвлекают внимание собеседника.

  По правилам делового этикета не рекомендуется два дня подряд при­ходить в одном и том же на работу. Деловой этикет не вмешивается в выбор прически, не регулирует длину для волос. Главное, чтобы прическа была строгой и элегантной. Не следует проводить эксперименты с покраской волос в различные цвета. Ярко окрашенные волосы снижают деловой авторитет женщины.

  Для сотрудников секретариата, носящих очки, оправа должна быть средних размеров, пласт­массовая или металлическая. На работе нужно очень осторожно пользоваться духами или не пользоваться ими вообще. Всегда при себе должны быть ручка и карандаш хорошего качества. В на­стоящее время почти все фирмы имеют ручки со своим логотипом, поэто­му для демонстрации лояльности фирме секретарю лучше пользоваться именно такими ручками.

  Этические требования к секретарю

  Деловой этикет предъявляет к секретарю ряд требований. К основ­ным этическим требованиям, касающимся секретаря, относятся вежливость, тактичность, точность и обязательность. В деловом мире вежливо рассматривается как экономическая категория

  Одной из обязательных характеристик секретаря должна быть скромность. Высокопрофессиональный секретарь понимает, что он не должен за­вышать своей роли в организации, что он всегда - только помощник, по­средник между руководителем и сотрудниками, руководителем и предста­вителями других организаций. Чувство такта призывает ограничивать меру своих эмоций, настроений, переживаний, степень откровенности. В повседневной практике секретаря постоянно возникают обстоятель­ства, в которых ему необходимо быть дипломатом, проявлять такт в отноше­ниях с сотрудниками и посетителями.

  Секретарь должен быть всегда «в форме»: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. И в то же время ему необходимо чувствовать «нюансы» дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел. Следует уметь держать себя в деловой и неформальной обстановке. Однако служеб­ный этикет требует, чтобы каждый участник деловых отношений незави­симо от своих симпатий и антипатий доброжелательно и предупредитель­но относился к руководителю, своим сотрудникам, партнерам и клиентам, не выплескивая в служебной обстановке свое плохое настроение.

  Взаимоотношения в системе руководитель - секретарь

  Часто в трудовом коллективе секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю, и поэтому от того, как будут складывать­ся отношения с ним, зависит многое: успех трудовой деятельности, психо­логический микроклимат, удовлетворение от работы и т. п.

  Положение секретаря в организации особенное. Секретарь не только упорядочивает рабочий день шефа, корректирует его плану напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений, но и «защищает» руководителя от нежелательных посетителей или ненуж­ной ему информации. Кроме того, секретарь доводит распоряжения или поручения шефа до подчиненных.

  Секретарю необходимо следить за тем, чтобы сообщаемая им слу­жебная информация воспринималась однозначно. При ее передаче руко­водителю следует быть четкой и краткой. Нельзя пересказывать другим то, что вам рассказали в личной беседе. Хотя секретарь всегда в курсе дел, но далеко не всегда это обнажает. Такова этика аппаратной работы. Вместе с тем, услышав что-либо неблагоприятное для компании, ее персонала и предполагая, что босс может что-то предпринять, чтобы исправить ситуа­цию, она сочтет своим долгом сообщить ему. Это ее работа - поддержи­вать информированность руководителя.

  Секретарь - руководитель - это один из важнейших и наиболее час­тых деловых контактов в системе межличностного общения секретаря. Сек­ретарь является первым помощником руководителя, он оказывает помощь в своевременном выполнении намеченных на тот или иной период мероп­риятий, выполняет вспомогательно-технические операции, готовит необ­ходимую корреспонденцию и информацию, регулирует телефонные звон­ки и потоки посетителей, по просьбе руководителя подает ему и его гостям чай или кофе [1, 11, 37].

   3.5.2. Психологические аспекты работы секретаря

  Деятельность секретаря имеет целый ряд психологических особен­ностей. Одна из них - взаимная увязка его работы с руководителем. Пренеб­регать требованиями руководителя недопустимо. Как известно, совместимость секретаря и руководителя в немалой степени зависит от психологической совместимости, которая, в свою оче­редь, определяется особенностями индивидуально-психологических ка­честв личности (темперамент, характер, способности, память, эмоции и чувства).

  Темперамент - индивидуальные свойства личности, которые зависят от при­родных, органических особенностей человека Особенности того или иного типа темперамента могут определять реакции руководителя на деятельность секретаря, на суть и форму выпол­нения заданий, а также на исход совместной работы.

  Поэтому секретарю необходимо знать особенности типа темперамен­та своего руководителя и учитывать это при личном общении с ним. Кро­ме того, следует знать особенности своего темперамента и учитывать их при установлении контактов с коллегами, с деловыми партнерами, что позволит избежать конфликтов. Опираясь на свои сильные стороны и раз­вивая слабые, можно быстрее добиться успеха в жизни. Один из наиболее подходящих для секретаря типов темперамента - это сангвиник.

  Секретарю рекомендуется также изучать характер своего руководи­теля, что позволит со значительной долей вероятности предвидеть его по­ведение и тем самым корректировать ожидаемые действия и поступки. Характер человека проявляется в испытываемых им чувствах и эмо­циях, в его импульсивных реакциях, наклонностях и переживаниях; умение и способность секретаря владеть собственными эмоциями по отно­шению к окружающим говорит о культуре общения.

  Самооценка отражает степень развития у человека самоуважения, по­ложительного отношения к самому себе и ощущение собственной ценно­сти. Для секретаря важна положительная самооценка. После неудачи, по­стигшей секретаря с низкой самооценкой, ухудшается качество выполняе­мой им работы. На лиц с положительной самооценкой неудачи не оказывают такого действия. Секретарь, уверенный в себе, ищет выход из затруднительной ситуации.

  Большую роль в поведении секретаря играют чувства и эмоции. Психически нормальный человек эмоционален в любом виде деятельное. Но эта эмоциональность должна сочетаться со спо­собностью контролировать свое поведение, понимать, где и когда уместно выразить свои чувства, а где и когда нужно их сдержать, подавить, не допустить эмоциональной распущенности. Умение владеть собой (самоконтроль) выручает секретаря во всех жизненных ситуациях.

  Однако секретарь должен уметь управлять своим настроением. Плохое настроение можно преодолеть волевыми усилиями. Иногда следует пе­реключиться на такую деятельность, которая приятна, интересна.

  Профессия секретаря требует обладания хорошей памятью, собранностью и самодисциплиной. Приходится быстро все запоминать, знать всех сотрудников, основных и нужных клиентов хотя бы в лицо. Для секретаря наиболее важен уровень развития зрительной, словесно-логической (быстрое и точное запоминание смысла событий, текста, логики какого-либо доказательства) и эмоциональной памяти, которая особенно проявляется в человеческих отношениях. У секретаря также должна быть развита долговременная (на имена деловых партнеров, события и факты) и кратковременная память.

  Таким образом, можно согласиться с профессиональными психологами, которые счи­тают, что при подборе секретаря нужно учитывать не только его соответ­ствие профессиональным требованиям, его личностные характеристики, но и личностные и поведенческие особенности самих руководителей  организации [31].

  ЗАКЛЮЧЕНИЕ

  В настоящей работе проведен анализ практической организации секретарского обслуживания предприятия ООО «Практика», выявление  имеющихся недостатков и подготовка предложений по совершенствованию данного процесса.

  Для достижения цели решены следующие задачи:

  1. Составлена характеристика объекта исследования ООО «Практика», отдела документационного обеспечения управления (ДОУ), рассмотрена роль секретаря в современном управленческом аппарате и в структуре  службы ДОУ.

              2. Проанализирована регламентация ДОУ, должностных обязанностей секре-таря, нормативно-методической базы работы секретаря, правовая основа секретарской деятельности, условия труда секретаря.

              3. Рассмотрена практическая организация работы секретаря в организации, обязательные функции секретаря.

  4. Выделены недостатки практической организацию работы секретариата подготовлены аргументированные выводы и предложения.

              В результате проведенного исследования необходимо сделать выводы:

  1. Практическая организация секретарского обслуживания предприятия заслуживает высокой оценки, которая основана на: четких принципах взаимодействия сотрудников секретариат со служ­бой ДОУ предприятия; качественной работе секретарей с официальными документами, информацией.

  2. Документооборот исследуемого предприятия организован на каждом этапе, решены вопросы ответственных лиц каждой технологической цепочки в зависимости от операций, совершающихся с документом, установлена взаимосвязанность данных операций. Порядок движения документов закреплен в виде утвержденного Графика движения документов и унифицированных маршрутных схем. Структурное подразделение секретариат четко выполняет задачи по взаимодействию с участками канцелярии и другими подразделениями предприятия

  Проблемным аспектом организации данного этапа является отсутствие в схеме документооборота движения документов в электронной форме и имеющиеся недо-работки в части доставки срочной доставки документов.

  3. Организация работы секретарей обеспечена регламентирующими докумен-тами по ДОУ, достаточно полно разработана и нормативно-методическая базы работы секретаря. Наряду с указанным, проблемным аспектом в данной области является отсутствие нормативных документов,  регламентирующих работу с электронными документами.

  4. Правовая основа секретарской деятельности, должностные обязанности сотрудников секретариата закреплены в типовых должностных инструкциях, то есть условия труда работников унифицированы. Но каждый участок работы индивидуален, в силу специфики производственной деятельности руководителя и структурных подразделений, входящих в блок управления руководителя. Поэтому необходимо разработать индивидуальные должностные инструкции для каждого работника секретариата.

  5. Рассмотрев подробно практическую организацию работы секретаря, его обязательные функции: административные, организационные; аналитические; специи-фика работы с документами и системами документации, организация работы офиса и деятельности руководителя, компьютерные технологии в работе секретаря, основы делового этикет и практической психологии, можно сделать вывод о том, что роль сотрудника секретариата в современном процессе управления, координации жизнедея-тельности офиса; обеспечении руководителя; выполнении непосредственных долж-ностных обязанностей, достаточна велика. И для выполнения указанных задач требуется, безусловно, высокий профессионал, пользующийся безусловным авторитетом у руководства и коллег.

              Секретарь – под этим словом часто скрываются разные функции, должности, степень ответственности. Эта профессия уникальна, к ней можно предъявлять чисто квалификационные требования, которые существуют для должностей, которые рассмотрены в настоящей работе. Но в целом исполнение обязанностей секретаря достаточно индивидуально. Профессия секретарь может стать пропуском в мир большого бизнеса, так как школа секретаря  - это школа жизни предприятия, организации, компании, изучение характеров людей, понимание структуры организации. Секретари всегда владеют информацией, заключенной в документах, а управление в любой организации  - это, прежде всего, информация. Современному руководителю нужен не только исполнитель или думающий помощник, но и профессионал в своем деле. Секретарю необходимо изучать основные направления деятельности профессионального специалиста, улавливать современные тенденции развития бизнеса в современных компаниях и формировать новый тип профессио-нального помощника – секретаря (офис-менеджера, персонального ассистента).

  
  

  СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

  
  

  1. Андреева В.И, Быкова Т.А, Вялова Л.М. и др. «Энциклопедия секретаря». – М.: МЦЭФР, 2004. – 688 с. – (Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).

  2. Белов А.Н, Белов А.А. «Делопроизводство и документооборот»: Учебное пособие / 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2007. – 560с. – (Образовательный стандарт XXI).

  3. Быкова Т.А, Вялова Л.М, Санкина Л.В. «Делопроизводство»: Учебник / Под общ. Ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд, перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.

  4. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения // ЗАО «Кодекс».

  
  

  5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации // ЗАО «Кодекс».

  6. Должностные инструкция старших инспекторов участков: входящих и исходящих документов, доставки документов, распорядительных документов, подготовки и передачи документов на архивное хранение,  ведения номенклатурных дел. Москва, 2008.

  7. Инструкция по документационному обеспечению управления. Москва, 2004.

  8. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998г N37 (в ред. постановлений Минтруда РФ от 21.01.2000 N7, от 04.08.2000 N57, от 20.04.2001 N35, от 31.05.2002 N38, от 20.06.2002 N44, от 28.07.2003 N59, от 12.11.2003 N75, приказов Минздравсоцразвития РФ от 25.07.2005 N461, от 07.11.2006 N749, от 17.09.2007 N605, от 29.04.2008 N200)//КонсультанПлюс.

  
  

  9. Кудряев В.А. и др. «Организация работы с документами»: Учебник. – М.: ИНФРА – М, 1998. 575 с.

  10. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» 5-е издание, испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 528 с.

  11. Луговая Я.М. Имидж, управляющий офисом// Справочник секретаря и офис-менеджера.  2009. №1.

  12. Маслова А.Л. Секретарь в организационной культуре фирмы// Справочник секретаря и офис-менеджера.  2009. №2.

              13. Назаренко О.Б. Как выбрать справочно-правовую систему// Справочник секретаря и офис-менеджера.  2008. №2-3; 6-7.

  
  

  14. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприя­тий и организаций. - М.: ВНИИДАД, 1992.

  
  

  15. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной тех­нологии и документационному обеспечению управления (утверждены постанов­лением Минтруда России от 10.09.1993 №152) (в редакции приказа Минздравсоцразвития РФ от 24.11.2008 N665)// ЗАО «Кодекс».

  
  

  16. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должнос­тей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР 016-94) (принят и введен в действие Постановлением

  Госстандарта России от 26 декабря 1994г N367 с 1 января 1996г) (в редакции изменений 1/96 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ 23.12.1996, 2/99 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 3/2002 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 4/2003 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 5/2004 ОКПДТР, утв. Ростехрегулированием)

  
  

  17. Основные правила работы архивов организаций (одобрены ре­шением коллегии Росархива от 06.02.2002) // ЗАО «Кодекс».

  
  

  18. Перечень типовых управленческих документов, образующих­ся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

  (утвержден Росархивом 06.10.2000) (в редакции решения Росархива от 27.10.2003) //КонсультанПлюс.

  
  

  19. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007г N1182//КонсультанПлюс.

  
  

  20. Правила внут­реннего трудового распорядка предприятия (приказ директора от 01.11.2003 №457). Москва, 2003.

  
  

              21. Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725 (в ред. От 06.02.2004) // СЗ РФ.2000. №41. Ст. 4076; РГ. 2004. 23 сент.

  
  

  22. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005г N536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27 января 2006г N7418) // ЗАО «Кодекс».

  
  

  23. Поршнев А.Г, Румянцева З.П. «Управление организацией». - М.: Вестник, 2002, 336с.

  24. Постановление главного государственного санитарного врача РФ от 13 июня 2003г N118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» // ЗАО «Кодекс».

  
  

  25. Положение о правилах организации наличного денежного обра­щения на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ 05.01.1998 №14-П (в ред. указаний ЦБ РФ от 22.01.1999 № 488-У, от 31.10.2002 №1201-У) // ЗАО «Кодекс».

  
  

  26. Положение о канцелярии, Москва, 2003-2008.

  
  

  27. Положение о секретариате, Москва, 2003-2008.

   

  28. Провалов В.С. Автоматизированные информационные технологии управления: Учебное пособие -  Киров: Изд-вл ВятГГУ, 2003. – 250 с.

  
  

  29. Постановления Правительства РФ:

  - от 28.08.1997 №1108 «Об ут­верждении Правил предоставления услуг телеграфной связи» (в редакции Постановления Правительства РФ от 14.01.2002 N12)// ЗАО «Кодекс»;

  - от 15 апреля 2005г N221 «Об ут­верждении Правил оказания услуг почтовой связи»// ЗАО «Кодекс»;

  - от 06.04.2001 №26 «Об ут­верждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (с изменениями, внесенными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N1) // ЗАО «Кодекс»;

  - от 25 ноября 1994г N72 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления» // ЗАО «Кодекс».

  
  

  30. Постановление главного государственного санитарного врача РФ от 13 июня 2003г N118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03» (с изменениями на 25 апреля 2007 года)// ЗАО «Кодекс».

  
  

  31. Розанова В.И. Психологические аспекты выбора секретаря-референта для современной фирмы//Психология в бизнесе. 2000. №1. С.176.

  
  

  32. Серов Г.А. Справочно-правовая система Консультант плюс (новая версия)// Секретарское дело 2008. №11.

  33. Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, Москва, 2007.

              34. Управление организацией: Учебник/ Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А Саломатина. - М.: Инфра, 1998; Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шубин А.Н., Bye M.A. Введение в информационное управление. — СПб., 1999.

  
  

  35. Устав ООО «Практика». (Москва). 2003 год, Дополнение №1, 2007 год.     

   

  36. Федеральные законы РФ:

  - от 22 октября 2004 г N125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (в редакции  Федеральных законов от 04.12.2006 N202-ФЗ, от 01.12.2007 N318-ФЗ, от 13.05.2008 N68-ФЗ) //КонсультанПлюс;

  - от 7 июля 2006г N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» //КонсультанПлюс;

  - от 18.12.1997 №152-ФЗ «О наименованиях географических объектов» (в редакции Федеральных законов от 23.07.2008 N160-ФЗ, от 27.10.2008 N191-ФЗ) //КонсультанПлюс;

  - от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ог­раниченной ответственностью» //КонсультанПлюс;

  - от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной циф­ровой подписи» //КонсультанПлюс;

                - от 2 мая 2006г N59-ФЗ  «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» //КонсультанПлюс.

               

  37. Шейнов В.П. Секретарь: Секреты профессии М.: Ось-89, 2002. С.185.

  
  

  38. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря/Сост. И.В.Самыкина. М.:БИКОМ, 1995. С.140.

  
  

  39. Янковая В.Ф. «Как организовать делопроизводство». – М.: МЦЭФР, 2004. – 416 с. – (Библиотека журнала  «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).

  40. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство; Определение численности делопроизводственного персонала// Справочник секретаря и офис-менеджера.  2007. №7, 11, 12.

  
  

  ПРИЛОЖЕНИЯ

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  Приложение №1

  
  

                                                                                                                                                                                  

  Приложение №2

                                                                                                                                                                                 

   СТРУКТУРА

  УПРАВЛЕНИЯ КАНЦЕЛЯРИЕЙ

  ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР

  
  

  	НАЧАЛЬНИК КАНЦЕЛЯРИИ
  Участок подготовки и передачи документов на архивное хранение		Участок распорядительных документов		Участок входящих  и исходящих документов		Участок доставки документов
  инспектор -1 шт.ед.		инспектор -1 шт.ед.		инспектор -1 шт.ед.		инспектор -1 шт.ед.

   Итого: 5 человек,           в т.ч.   руководители                        - 1 шт.ед.;

                                                специалисты                         - 4 шт.ед.;

                                                                                                                                                                                              

   

  
  

                                                                                                                                              

  
  

  
  

                                                                                                                                   Приложение №3

   

  Таблица 1.1.  - Характеристика функционального взаимодействия участков канцелярии

  №№ пп	Виды деятельности (управлен­ческие работы)	Сотрудники канцелярии		Подразделения
  		Исполнитель (наименование должности)	Взаимодействующие сотрудники (наименование должности)
  1	2	3	4	5	6		7
  Руководство:
  1.	Организует деятельность по документационному обеспечению, распределяет работу между внутренними участками	Начальник отдела	Инспекторы участков	Води-тель экспе-дитор	Руково-дитель архива		Исполни-тели делопроиз-водители подразделе-ний
  2.	Составляет номенклатуру дел предприятия	Инспектор	Инспектор участка доставки документов		Делопроизводители подразделений
  3.	Проверяет организацию документов в делопроизводстве подразделений	«		Руково-дитель архива	Руководители и делопроизводители подразделений
  Участок распорядительных документов:
  4.	Регистрация распорядительных документов	Инспектор			Инспекторы о/кадров Делопроизводители подразделений
  5.	Обеспечение экземплярами копий структурных подразделений	«	Инспектор участка доставки документов	Води-тель экспе-дитор	Делопроизводители подразделений
  6.	Передача дел на постоянное и долговременное архивное хранение участка	«	Инспектор участка подготовки передачи на архивное хранение
  Участок входящих и исходящих документов:
  7.	Осуществление операций по приему входящих документов	Инспектор	Инспектор участка доставки документов	Води-тель экспе-дитор	Секретариат Делопроизводители подразделений
  8.	Осуществление операций по отправлению исходящих документов	«	«	«	«
  9.	Постановка документов на автоматизированный контроль	«	«		Секретариат Делопроизводители подразделений
  10.	Направление рассмот-рение руководителей документации передачи ее в соответствии с принятым решением в подразделения	«	Инспектор участка доставки документов		Секретариат Делопроизводители подразделений
  Участок доставки документов:
  11.	Осуществление операций по приему, учету, распределению документов от участков	Инспектор	Инспекторы участков
  12.	Осуществление опера-ций по приему, учету, распределению доку-ментов от подразделений и сторонних организаций	Инспектор	Инспекторы участков	Води-тель экспе-дитор	Секретариат Делопроизводители подразделений
  13.	Обеспечение своевременной доставки документации подразделениям	«	«	Води-тель экспе-дитор	Секретариат Делопроизводители подразделений
  Участок подготовки и передачи документов на архивное хранение:
  14.	Проведение отбора документов оперативного архива канцелярии на уничтожение	Инспектор	Инспекторы участков	Води-тель экспе-дитор	Началь-ник АХЧ	Исполни-тель участка складского хозяйства
  15.	Проведение отбора документов структурных подразделений на уничтожение	«	Инспектор участка доставки документов	Води-тель экспе-дитор	Началь-ник АХЧ	Исполни-тель участка  хозяйства
  16.	Передача дел на постоянное и долговременное архивное хранение	«	Инспектор участка распорядит. документов	Води-тель экспе-дитор	Руково-дитель архива	Делопроиз-водители подразде-лений

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  
  

                                                                                                                        Приложение №4

                                                                                                                       

  РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА

  
  

  входящей (исходящей и внутренней) корреспонденции

  
  
  
  

  1	2	3	4		5	6	7	8	9	10	11		12	13	14	15	16		17	18		19		20	21
  22	23	24	25		26	27	28	29	30	31	Номер контрольной карточки
  Корреспондент ________________________________________________________________
  Подразделение
  Дата движения и  индекс документа												Дата и индекс документа
  Вид документа_________________________________________________________ Краткое содержание ____________________________________________________
  Резолюция												Количество листов документа и его приложений
  Автор резолюции
  Ответственный исполнитель												Вид связан-ного док-та				Дата  и номер исполнения					Индекс дела хранения

  
  
  
  

  ОБОРОТНАЯ СТОРОНА КАРТОЧКИ

  Контрольные отметки
  Куда возвратить документ с отметкой об исполнении
  Кому направлен документ	Дата	Кому направлен документ	Дата

  
  
  
  
  
  
  
  
  

  
  

                                                                                                                                                                                                                     Приложение №5

                                                                                                                                                                                             

  
  
  

                                                                                      

  
  
  

  ЖУРНАЛ   РЕГИСТРАЦИИ   РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ

  ДОКУМЕНТОВ

          форма 10

     

  Номер распоряди-тельного документа	Дата	Количество экземпляров (копий)	Краткое содержание	Подразделение, исполнитель, подготовившее документ, кем подписан	Рассылка       копий документа	Номер дела	Номер листа
  1	2	3	4	5	6	7	8

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

                                                                        

  
  
  

                                                                                            Ж  У  Р  Н  А  Л

                                                                         регистрации и учета документов, изданий с пометкой

                                                                                                «Для служебного пользования»

                                                                                                                        форма 1

                                                                                               

  Дата поступле-ния и номер учитываемого документа	Дата и номер исходящего ре- гистрируемого документа	Откуда поступил или куда направ- лен документ	Вид документа и его краткое содержание	Количество листов		Коли- чество экземп-ляров	Номера экземп-ляров
  				документа	приложения
  1	2	3	4	5	6	7	8

  
  
  

                                    

                                                

  Резолюция или кому направлен на исполнение	Отметка о постановке на контроль и срок исполнения	Дата и расписка		Номер дела и листа	Отметка об уничтожении	Примечание
  		в получении	о возврате
  9	10	11	12	13	14	15

  
  
  
  
  

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                         

                                                                   

                                                                                          Ж   У   Р   Н   А   Л

  учета и регистрации телеграмм

                                                                                                                        форма 4

  
  

  Входящий номер и дата поступле-ния документа	Корреспондент, дата и номер поступившего документа	Краткое содер-жание и количе-ство листов документа	Резолюция или кому направлен документ на ис- полнение	Дата и расписка		Номер и дата листа	Приме-чание
  				в получе-нии доку-мента	о возврате документа
  1	2	3	4	5	6	7	8

  
  
  
  

  Исходящий номер и дата  документа	Корреспондент, дата и номер отправляемого документа	Краткое содержание документа	Количество листов документа	Дата и расписка		Номер и дата листа	Приме-чание
  				в получе-нии доку-мента	о возврате документа
  9	10	11	12	13	14	15	16

  
  
  

                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

  
  
  

                                                                                                           

  ЖУРНАЛ

  УЧЕТА И ВЫДАЧИ ЦЕННЫХ ПОЧТОВЫХ ОТПРАВЛЕНИЙ

                                                                                                                     форма 6

  №№        пп	Исходящий номер документа (пакета)	Кому адресован (направлен) документ (пакет)	Расписка за получение документа (пакета)
  1	2	3	4

  
  
  
  

                                    

  
  

                                                                                                                       

  
  
  

                                                                                                           

  ЖУРНАЛ

  УЧЕТА И РЕГИСТРАЦИИ ДОГОВОРОВ

  форма 7

  Дата  регистрации	Наименование предприятия, организации, с которыми заключается договор	Номер и дата договора	Сумма договора
  1	2	3	4

  
  
  
  

  Срок действия договора	Предмет договора	Количество листов основного документа и приложений (разногласий, соглашений)	Подразделение-исполнитель договора
  5	6	7	8

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  	Приложение №7

   

  
  

  Структура управления секретариата

  
  

  Приложение №8

   

   

  Таблица 2.1. - Краткая выборка из Межотраслевых укрупненных нормативов   

                                           времени на работы по документационному обеспечению управления

  Наименование работы	Содержание работы	Единица измерения объема работы	Норматив времени, ч
  Обработка документов, получаемых по факсу	Прием сигнала. Получение текста, деление текста на листы формата А4, со­ставление регистрационных карточек (РК), простановка, заполнение регист­рационных штампов, передача документов на исполнение	1 лист	0,15
  Обработка до­кументов, от­правляемых по факсу	Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, ука­занных в основном документе, регист­рация документов, включение факса, установление связи с адресатом, передача текста, отключение аппарата	1 лист	0,03
  Оформление командировоч­ных удостоверений	Оформление удостоверения по уста­новленной форме, простановка и заве­рение отметки о прибытии (убытии) работника	1 коман­дировоч­ное удо­стоверение	0,10
  Автоматическая регистрация поступающих документов	Включение компьютера, вызов на дис­плей формата регистрационно-контрольной формы (РКФ), ввод информа­ции о виде документа, его авторе, дате и индексе, присвоенном организацией-автором, о содержании документа (за­головке), приложениях, контрольных реквизитах, количестве листов доку­мента, присвоение даты регистрации документа по дате заполнения РКФ, присвоение регистрационного номера документу, выключение компьютера	10 доку­ментов	0,40

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  
  
  

  Приложение №9

  Таблица 3.1. – Лист наблюдения

  Содержание работы	Время выполнения работы		Количество
  	Начало	Окончание
  Просмотр электронной почты	1615	1640	5 сообщений
  Переадресация электронных сообщений сотрудникам	1640	1645	5 сообщений
  Посещение кабинета руково­дителя (ежедневный доклад, корректировка планов, полу­чение просмотренной коррес­понденции)	1645	17°°	-
  Просмотр и перераспределе­ние полученной корреспон­денции	17°°	1719	10 докумен­тов
  Соединение руководителя с абонентом	1719	1720	1 абонент
  Регистрация исходящей кор­респонденции	1720	1730	5 докумен­тов
  Отправка документов по факсу	1730	1742	4 докумен­та/ 12 листов
  Передача документов в отделы	1742	1756	5 докумен­тов/ 3 отдела
  Проверка планов работы на следующий день	1756	1802	-
  Справочная работа по просьбе руководителя (поиск инфор­мации в Интернете)	1802	1839	1 справка

   

   

   

  Приложение №10

  
  
  
  

  Расчет численности работников секретариата

  Расчет численности производится по формуле:

                                                      Тн + Тн.н

                                                 Чяв =

                                                         Фп.в.

              Тн – трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативов времени с учетом коэффициента К + 1,1; учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдыха и личные потребности.

  Тн.н. – трудоемкость работ, не предусмотренных сборником – 114,2 чел.-ч. (определена экспертным путем).

  Фп – полезный фонд рабочего времени на одного работника за год, принимается в среднем равным 1810ч.                                  

  №№ пп	Наименование работы	Количество в единице измерения объема работ	Норма-тив времени, ч	Годовая трудоемкость нормируемых работ, ч
  1.	Обработка входящих факсимильных сообщений	12820 листов	0,15	1923
  2.	Обработка исходящих факсимильных сообщений	4300 листов	0,03	129
  3.	Обработка поступающих и отправляемых телефонограмм	544 телефонограм.	0,20	108,8
  4.	Оформление командировочных удостоверений	106 командиров. удостов.	0,10	21,1
  5.	Заполнение в реестрах исходных данных документов	18460 записей	0,10	1846
  6.	Ведение телефонных переговоров, вызов абонента к руководителю	20962 переговор.	0,08	1677
  7.	Печатание документов на ПЭВМ	490 листов	0,15	73,5
  8.	Тиражирование документов на множительном аппарате	2980 копий	0,43	1281,4
  9.	Заказ пропуска сторонним лицам	2064 заказа	0,04	82,56
  10.	Учет посетителей по личным вопросам	1300 посещен.	0,02	26
  11.	Формирование дел временного (до 10 лет хранения), составление заголовков, оформление дел	40 дел	0,43	17,2
  	ИТОГО:          7904,11 + 114,2 Ч =                              = 4,43 чел. = 4 чел.                     1810			7185,56 с учетом 1,1 7904,11

  
  

  
  

  Приложение №11

   

  Таблица 4.1. - Краткая выборка из Типовой должностной инструкции секретаря

  Наименование функции	Должностные обязанности
  Документационное обеспе­чение управ­ления, руководителя	1. Документационное обеспечение управления (делопроизводст­во, протоко­лирование сове­щаний, контроль исполнения рас­поряжений, деловая пере­писка, договоры, обработка кор­респонденции, подготовка доку­ментов). 2. Документационное обеспечения руководителя (реферирование нормативных (документов, конт­роль выполнения распоряжений руководителя). 3. Осуществление (и документиро­вание) отдельных хозяйственных операций, маши­нописные работы.
  Информацион­ное обеспече­ние управле­ния	1. Формирование информационных баз, обработка данных, информационных ресурсов.   2. Ведение баз дан­ных, подготовка аналитических отчетов. 3. Информационное обслуживание.
  Организацион­ное обеспече­ние управле­ния	1. Прием, фильтрация и распределение телефонных кон­тактов. 2. Организа­ция и планирование рабочего дня руководителя, выполнение его поручений. 3. Органи­зация и коорди­нация работы офиса, орга­низация и коор­динация приема посетителей. 4. Ор­ганизация и веде­ние переговоров, ко­мандировок, «билетно-визовая поддерж­ка» (заказ биле­тов), организация переговоров.
  Технические умения и навыки:	ПК   - квалифициро­ванный (уверен­ный) пользова­тель
  	Факс, ксерокс - квалифициро­ванный (уверен­ный) пользова­тель
  	Мини-АТС - квалифициро­ванный (уверен­ный) пользова­тель
  	Машинопись - 120-150 зн/мин
  	Интернет, электронная почта - квалифициро­ванный (уверен­ный) пользова­тель
  Требования к квалификации:
  Обра­зование	Профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и  специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
  Опыт работы	от 1 года
  Дополнитель­ный опыт	Опыт интерна­циональных ком­муникаций (опыт приема иностран­ных партнеров)
  Дополнительные требования:
  Знание иностранного языка__	От базовых навыков до свободного владения
  Дополнитель­ные знания	Знание основ ор­ганизации и раз­вития бизнес-процессов

  
  
  

  Приложение №12

  ПЕРЕЧЕНЬ

  нормативно-методических документов,

  регламентирующих делопроизводство

  Наименование, дата и номер документа	Назначение документа
  1	2	3
  1. Правовые акты, издаваемые органами государственной вла­сти и управления:
  Регламентация документирования и организации работы с официальными документами
  Федеральный закон 22 октября 2004г N125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (в редакции  Федеральных законов от 04.12.2006 N202-ФЗ, от 01.12.2007 N318-ФЗ, от 13.05.2008 N68-ФЗ)	Определены принципиальные положения по вопросам собственности на архивные фон­ды и архивные документы; организация Государственной архивной служ­бы России, государственное попечение над негосударственной частью Ар­хивного фонда; защита прав собственности и использования архивных до­кументов. Определен порядок формирования, организация хранения, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими
  Федеральный закон от 7 июля 2006г N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»	Устанавливает порядок документирования ин­формации, право собственности на отдельные документы и отдельные мас­сивы документов, документы и массивы в информационных системах, категорию информации по уровню доступа к ней, порядок правовой за­щиты информации
  Федеральный закон от 18.12.1997 №152-ФЗ «О наименованиях географических объектов» (в редакции Федеральных законов от 23.07.2008 N160-ФЗ, от 27.10.2008 N191-ФЗ)	Устанавливает правовые основы деятель­ности в области присвоения наименований географическим объектам и переименования географических объектов, а также нормализации, упот­ребления, регистрации, учета и сохранения наименований географичес­ких объектов как составной части исторического и культурного наследия народов РФ
  Федеральный закон от 08.02.1998 №14-ФЗ «Об обществах с ог­раниченной ответственностью»	Законом определены требования к печа­тям и штампам общества. В частности, в Законе указано, что общество с ограниченной ответственностью должно иметь круглую печать, содержа­щую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества
  Федеральный закон от 10.01.2002 №1-ФЗ «Об электронной циф­ровой подписи»	Устанавливает условия, при которых электронная цифровая подпись в электронных документах признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе
  Федеральный закон от 2 мая 2006г N59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»	Определяет последовательность работы с предложениями, заявле­ниями и жалобами граждан (ПЗЖ), а также правила ведения делопроиз­водства по ним
  1	2	3
  Постановление Правительства РФ от 28.08.1997 №1108 «Об ут­верждении Правил предоставления услуг телеграфной связи» (в редакции Постанов-ления Правительства РФ от 14.01.2002 N12)	Утвержден порядок оформления различных видов телеграмм.
  Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005г N221 «Об ут­верждении Правил оказания услуг почтовой связи»	Установлены правила написания адреса на почтовых отправлениях
  Постановление Госкомстата России от 06.04.2001 №26 «Об ут­верждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (с изменениями, внесенными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N1)	Альбом форм. Представлены правила офор­мления приказов по личному составу, штатного расписания, табеля учета использования рабочего времени и др.
  Государственная система документационного обеспечения управ­ления. Основные положения. Общие требования к документам и службам Документационного обеспечения (одобрены коллегией Главархива СССР 27.04.1988, приказ Главархива СССР от 25.05.1988 №33)	ГСДОУ устанавли­вает единые принципы и правила документирования управленческой дея­тельности, а также организации работы с документами в учреждениях. «ГСДОУ определено место службы ДОУ в системе управления организа­ции, приведено примерное положение о службе ДОУ
  Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005г N536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарегистрировано в Минюсте РФ 27 января 2006г N7418)	Устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленчес­кой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Положения Типовой инструкции рас­пространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных технологий
  Перечень типовых управленческих документов, образующих­ся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000) (в редакции решения Росархива от 27.10.2003)	Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при составлении номенклату­ры дел организации, для определения сроков хранения и отбора на хра­нение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударствен­ных)
  Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007г N1182	Перечень предназначен для определении состава и сроков хранения типовых архивных документов о названных выше видах деятельности в архивах и службах технической документации организаций
  1	2	3
  Основные правила работы архивов организаций (одобрены ре­шением коллегии Росархива от 06.02.2002).	Являются нормативно-методическим документом, оп­ределяющим их деятельность. Правила основываются на действующей пра­вовой базе в области информации, ДОУ и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достиже­ния в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами
  Общероссийский классификатор профессий рабочих, должнос­тей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР 016-94) (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994г N367 с 1 января 1996г) (в редакции изменений 1/96 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ 23.12.1996, 2/99 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 3/2002 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 4/2003 ОКПДТР, утв. Госстандартом РФ, 5/2004 ОКПДТР, утв. Ростехрегулированием)	Является составной частью Единой системы классификации и кодирования информации РФ. Подготовлен в рамках выполнения Государственной программы перехода Российской Федерации на принятую в международной практике систему уче­та и статистики в соответствии с требованиями развития рыночной экономики
  ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения	Стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стан­дартом, обязательны для применения во всех видах документации и лите­ратуры по делопроизводству и архивному делу
  ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной доку­ментации	Требования к оформлению документов утверждены постанов­лением Госстандарта России от 03.03.2003 №65. Данный ГОСТ носит реко­мендательный характер. Требования стандарта распространяются на орга­низационно-распорядительную  документацию,  относящуюся  к Унифицированной системе организационно-распорядительной докумен­тации, которая входит в состав Общероссийского классификатора управ­ленческой документации по классу 020000
  Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003 (М., 2003)	Разъясняют и конкретизируют порядок применения ГОСТ Р 6.30-2003 при унификации документов, проектировании бланков, офор­млении реквизитов и подготовке текстов документов
  Регламентация создания и обработки международных документов
  ИСО-9000. Система международных стандартов качества	Рассмат­риваются понятия: управление качеством и сертификация систем качества. Управление качеством позволяет реально оценить уровень качества про­дукции и услуг за счет разумного управления производством и обслужи­ванием. Стандарты ИСО-9000 определяют методику построения такой сис­темы, которая может быть сертифицирована. Система качества, основанная на ИСО-9000, предполагает выполнение процедур управления по определен­ным правилам, поэтому для получения сертификата необходимо провес­ти тщательный анализ всей документации и форм регистрации данных на предприятии, привести их содержание в соответствии с требованиями меж­дународных стандартов
  1	2	3
  Регламентация нормирования труда
  Постановление Правительства РФ от 25 ноября 1994г N72 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»	Документ предназначен для расчета норм времени и организации работы в службах ДОУ, определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендован для применения в органах фе­деральной исполнительной власти, на предприятиях (объединениях) не­зависимо от форм собственности, в учреждениях и общественных орга­низациях
  Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприя­тий и организаций	Документ содержит нормати­вы, предназначенные для работников организаций и подразделений, занимающихся работами по совершенствованию документационного обес­печения управления: для составления планов работ, заключения догово­ров, расчета трудозатрат, анализа производительности труда работников и расчета их численности
  Нормы времени на работы по автоматизированной архивной тех­нологии и документационному обеспечению управления (утверждены постанов­лением Минтруда России от 10.09.1993 №152) (в редакции приказа Минздравсоцразвития РФ от 24.11.2008 N665)	Предназ­начены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации уп­равленческих процессов, для расчета численности работников документационных служб и экономического обоснования применения современ­ных средств вычислительной техники в органах управления. Рекоменду­ются для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов, для расчета численности работников документационных служб и экономического обоснования применения совре­менных средств электронно-вычислительной техники в органах управ­ления экономикой
  2. Правовые акты, издаваемые руководством предприятия:
  Инструкция по документационному обеспечению управления предприятия (2003 год, с изменениями 2007 года)
  Инструкция о порядке составления и оформления приказов, издаваемых на предприятии (2003 год)
  Инструкция о порядке обращения со сведениями, составляющими служебную и коммерческую тайну общества (2005 год)
  Инструкция по рассмотрению обращений граждан в обществе (2006 год)
  Инструкция по организации автоматизированного контроля исполнения поручений (2003 год)
  Инструкция по организации регистрации и учета выдачи и возврата машинных накопителей информации (2007 год)
  Инструкция по организации сбора, хранения, переработки и сдачи носителей, содержащих несекретные сведения (2008 год)
  Инструкция по работе абонентов в сети АСОДУ (2005 год)

  
  

  Приложение №13

  ПЕРЕЧЕНЬ

  соблюдения требований нормативов

  СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03на рабочем

  месте сотрудников секретариата

  Норматив требований СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03	Рабочее место сотрудника секретариата
  	Совмещенная приемная			Отдельные приемные (помещения)
  	Руководитель- секретарь генерального директора	Секретарь-делопроизводитель главного инженера	Секретарь-делопроизводитель зам.директора по коммерческим вопросам		Секретарь-делопроизводитель зам. директора по экономике и финансам	Секретарь-делопроизводитель зам. главного инженера по производству
  1	2	3	4		5	6
  Нормативная площадь и схемы размещения рабочих мест
  1. Нормативная площадь на одного работающего – не менее 4 кв. м. 2. Общая площадь приемной, где находится секретарь, - не менее 16 кв. м. 3. Схемы размещения рабочих мест - расстояние между рабочими столами с видеомониторами не менее 2,0 м. 3. Площадь на одно  рабочее место для пользователей ПЭВМ – не менее 6,0 кв. м, объем - не менее 20,0 куб. м. 4. Рабочие места, требующие изоляции – перегородки высотой 1,5-2,0 м.	6,0 кв. м 41 кв. м 5,0 м 6,5 кв. м 19,5 куб. м -	6,0 кв. м 41 кв. м 5,0 м 6,5 кв. м 19,5 куб. м -	3,9 кв. м 17 кв. м - 5,8 кв. м 17,0 куб. м -		4,7 кв. м 23 кв. м - 6,4 кв. м 18,0 куб. м -	5,5 кв. м 33 кв. м - 6,5 кв. м 20,0 куб. м -
  Освещение рабочего места
  1. Естественное освещение 2. Искусственное освещение: 2.1. Освещенность на поверхности стола в зоне размещения рабочего документа - 500 люкс.	+ +	+ +	+ +		+ +	+ +
  1	2	3	4		5	6
  2.2. Динамическое (изменяющееся во времени) освещение: светильники общего и местного освещения, имеющие плавную (ручную или автоматическую) регулировку силы света, обеспечивающую возможность снижения освещенности рабочих поверхностей до 300 люкс. 2.3. Освещение помещения галогенными лампами мощностью до 250 Вт.	+ +	+ +	- +		+ -	- -
  Цветовое оформление
  Для цветовой гаммы рекомендуются мягкие, неконтрастные сочетания – все оттенки серого, серо-голубого, серо-зеленого, зеленовато-желтого, бе­жевого, белый и черный цвета.	светло-серый	светло-серый	бежевый		серо-голубой	белый
  Уровень шума на рабочем месте
  1. Не должен превышать 50 дБ. 2. Дополнительное звукопоглощение завеси, подвешенные в складку на расстоянии 15-20 см от ограждения в 2 раза боль­ше ширины окна	45 дБ	45 дБ	40 дБ		38 дБ	47 дБ
  Микроклимат на рабочих местах
  1. Температура 20-22 °С 2. Относительная влажность воздуха: - зимой 45-50%; - летом 50-55%.	20-21 °С 48-50% 51-55%	20-21 °С 48-50% 51-55%	22-23 °С 43-47% 49-56%		19-21 °С 44-49% 53-57%	21-22 °С 41-43% 52-55%

  
  
  

  Приложение №14

  ПЕРЕЧЕНЬ

  основных принадлежностей

  приемных офиса

  Основные принадлежности рабочего стола секретаря	Пред­меты, необходимые в различных, неожиданных, ситуациях	Средства, необходимые для организации аптечки в офисе	Сервировочные и хозяйственных принадлежности
  1	2	3	4
  1. Набор настольный, в комплект которого входят ручки, маркеры, ка­рандаши, скотч, бумага для записей, скрепки, ластики, наклейки и т.п; 2. Степлер, антистеплер, дырокол; 3. Лотки (поддоны) для сортировки корреспонденции (из 4-6 секций); 4. Вертикальная подставка для журналов, папок, подставка для книг; 5. Подставка-пюпитр для материала, используемого при перепечатке; 6. Календарь-органайзер; кляссер для визитных карточек (на 96-160 визиток);    7. Визитные карточки предприятия и руководителя;    8. Ящичек для дискет;    9. нумераторы, датеры,    10. Штемпели со стандартными терминами, проставляемыми на документах («На контроль», «Исх. №», «Вх. №») 11. Папки-скоросшиватели; 12. Папка с прозрачными вкладышами (для рекламной информации)	1. Ножницы (большие и маникюрные), иголки, нитки, булавки; 2. Качественный пятновыводитель; 3. Щетки для одежды и губка для обуви; 4. Крем для обуви; 5. Электросушилка для обуви; 6. Утюг; 7. Освежитель полости рта; 8. Дезодорант; 9. Списки с необходимой справочной информацией: адреса, телефоны и дни рождения сотрудников, дни рождения бизнес-партнеров и празд­ничные дни возглавляемых ими предприятий; список подарков, вру­ченных в прошлом году; 10. 1-2 сувенира, которые можно использовать в качестве презентов (в т. ч. фирменные); 11. Тара для упаковки: полиэтиленовые пакеты различного цвета и фор­мата; запас красивой оберточной бумаги, набор разноцвет­ных лент для упаковки подарков; скотч; 12. Чистые конверты, открытки;	1. Средства для антисептической обработки ран и порезов (йод, «зеленку», перекись водорода); 2. Перевязочные средства (стерильные бинты и вату, бактерицидный пластырь); 3. Резиновый кровоостанав-ливающий жгут (накладывается выше м« та кровотечения) и иммобилизационную шину (накладывается m переломах); 4. Средство для обработки ожогов (пантенол); 5. Болеутоляющие средства (анальгин, баралгин, пенталгин); 6. Сердечные средства (валидол, нитроглицерин, валокадин); 7. Жаропонижающие средства (например, аспирин); 8. Средство от насморка (галазолин); 9. Средство от кашля (бронхолитин); 10. Успокаивающие средства (раствор валерианы, настойка); 11. Средства от расстройства желудка (имодиум); 12. Средства, понижающие давление (энап);	1. Офисная кухня, холодильник, микроволновая печь; 2. чайник и необходимые приспособления для приготовления кофе: ко­феварка, аппараты для варки эспрессо и капуччино; 3. Чайный и кофейный сервизы. 4. Сервиз из тонкого фарфора для особо важных посетителей; 5. Наборы стеклянных (или хрустальных) стаканов: стандартные емкостью 200-250 мл и высокие для прохладительных напитков емкостью 250-300 мл; 6. Бокалы для шампанского (уз­кие и высокие); 7. Маленькие рюмки для крепких напитков; 8. Закусочные тарелки; 9. Вазы и салатники; 10. Блюдо для бутербродов; 11. Блюдо или ваза для пирожных и фруктов; 12. Одноразовая посуда; 13. Столовые приборы (ножи, вилки, чайные ложки); 14. Подносы различной величины;
  1	2	3	4
  13. Папка-файл (для хранения образцов документов и т. п.); 14. Жесткие и мягкие папки для бумаг; 16. Журналы для регистрации посетителей и т. д; 17. Бумага - офисная (формат А4), для копировальных аппаратов (фор­мат А4 и A3), термобумага для факсимильного аппарата; 18. Бланки документов фирмы; 19. Записная книжка для телефонов; 20. Блокнот;  21. Запасные картриджи.	13. Музыкальный центр с кассетами и дисками; 14. Цифровой фотоаппарат и батарейки к нему; 15. Диктофон; 16. Ксерокопии паспортов руководителя, его заместителей, помощников, охранников, водителей, их близких родственников (на случай их срочного убы­тия в командировку или отпуск); 17. Запасные ключи от кабинета руководителя, а также от его машины (в опечатанном виде).	13. Средства, повышающие давление (элеутерококк); 14. Желудочные средства (фестал); 15. Средство от аллергии (диазолин); 16. Средство от похмельного синдрома (алка-зельтцер); 17. Термометр; 18. Гигиенические салфетки; 19. Средства личной гигиены.	15. С сервиро­вочный столик на колесах; 16. Салфетки (набор бумажных и полотняных, однотонных, под­рубленных); 17. Подставка для бумажных салфеток; 18. Пластиковые, плетеные или полотняные салфетки под сервировоч­ные приборы; 19. Одноразовые скатерти; 20. Сахарница с щипчиками, конфетница, лопаточка для тортов и пирож­ных; 21. Вазы для невысоких композиций из цветов и одна — для больших букетов; 22. Ножи и разделочные доски - для хлеба и овощей; 23. Консервный нож, штопор; 24. Несколько пепельниц, сигареты, 25. Спички, зажигалки, газ для зажигалок; 26. Резиновые перчатки и средства для мытья  посуды. 27. Полотенца (одноразовые); 28. Салфетки для пыли; 29. Средства для мытья окон, стекол в шкафах, мониторах и т. д.; 30. Полироль для мебели.

  
  
  

  Приложение №15

  Таблица 5.1. – Форма для фиксации планируемых мероприятий

  
  

   

  Таблица 5.2.  - План работы руководителя ООО «Практика»

  01.04.2009 среда	Телефонные контакты	Переговоры (проведение)	Выезды руководителя	Прием сотрудников	Совещания, заседания	Прочие мероприятия
  Время
  1	2	3	4	5	6	7
  900					Опертив-ное совещание
  930	ЗАО «Икс»
  1000
  1030			Выезд на объект	Сидоров 940- 1010
  1100
  1130
  1200
  1230
  1300					Производ. совещание
  1330
  1400
  1430
  1500		ОАО Партнер»				Просмотр докумен-тации
  1530
  1600

  1	2	3	4	5	6	7
  1630
  1700				Доклад секретаря
  1730	Белов А.В. 123-45-67
  1800				Степанов, Колосов
  1830
  1900

  
  
  

  Таблица 5.3.  – Форма для записи на прием по личным вопросам

  	Должность, фамилия, имя, отчество (полностью)	Вопрос	Дополнительная информация
  (дата) пятница   Время
  1800
  1815
  1830
  1845
  1900
  (строка для резервной записи)

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  Приложение №16

   

  
  

  ООО «Практика»:

  ООО «Практика»

  
  
  
  

  
  
  

  
  
  

  
  
  
  
  
  
  
  
  

  
  

  
  
  
  
  

  
  
  

  
  
  

  Приложение №18

  Таблица 6.1. – Пример представления данных об обучении профессии «Секретарь-референт»

   

  Наименование дисциплины	Учебное заведение
  	А	В	С	D	Е
  Делопроизводство, академ. ч	20	24	28	24	32
  Секретарское дело (управле­ние приемной), академ. ч	-	20	16	-	-
  Оргтехника,  академ. ч	-	4	4	4	4
  Компьютерная подготовка, академ. ч	20	40	56	80	40
  Машинопись,  академ. ч	40	20	52	40	32
  Русский язык и основы ре­дактирования, академ.ч	-	4	4	-	8
  Основы кадрового доку­ментирования,  академ. ч	-	4	-	8	-
  Основы бухгалтерского учета, академ. ч	-	4	4	4	20
  Психология делового об-щения,  академ. ч	16	12	12	12	20
  Деловой этикет, академ. ч	8	20	4	4
  Имидж деловой женщины, академ. ч	8	20	4	4	-
  Основы правовых знаний, академ. ч	-	4	-	-	-
  Менеджмент, академ. ч	20	_		_
  Маркетинг, академ. ч	_	_		_	40
  Исего. академ. ч	132	176	184	180	196
  Стоимость академ. ч, руб.	25	50	45	40	70
  Учебные пособия	+	+	+	+	+
  Количество занятий в неделю	3	3	5	3	5

  
  
  
  
  

  
  

                                                                                                                        Приложение №19

  
  
  

  Таблица 7.1 - Характеристика функционального взаимодействия участков

                          канцелярии  и секретариата

   

  №№ пп	Виды деятельности (управлен­ческие работы)	Сотрудники канцелярии		Сотрудники секретариата
  		Исполнитель (наименование должности)	Взаимодействующие сотрудники (наименование должности)
  1	2	3	4	5
  Участок распорядительных документов:
  4.	Регистрация распорядительных документов	Инспектор		Секретари-делопроизводители
  5.	Обеспечение экземплярами копий структурных подразделений	«	Инспектор участка доставки документов	Секретари-делопроизводители
  6.	Передача дел на постоянное и долговременное архивное хранение	«	Инспектор участка подготовки передачи на архивное хранение	Руководитель секретариата
  Участок входящих и исходящих документов:
  7.	Осуществление операций по приему входящих документов	Инспектор	Инспектор участка доставки документов	Секретари-делопроизводители
  8.	Осуществление операций по отправлению исходящих документов	«	«	«
  9.	Постановка документов на автоматизированный контроль	«	«	«
  10.	Направление на рассмот-рение руководителей документации передачи ее в соответствии с принятым решением в подразделения	«	Инспектор участка доставки документов	«
  Участок доставки документов:
  11.	Осуществление операций по приему, учету, распределению документов от участков	Инспектор	Инспекторы участков	Секретари-делопроизводители
  12.	Осуществление опера-ций по приему, учету, распределению доку-ментов от подразделений и сторонних организаций	Инспектор	Инспекторы участков	Секретари-делопроизводители
  13.	Обеспечение своевременной доставки документации подразделениям	«	«	Секретари-делопроизводители

  
  
  

                                                                                                                                                                                              Приложение №20                                                                                                                                                                                                                               

  ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

  документов регистрируемых

  и нерегистрируемых службой

  ДОУ

  
  

  №№ пп	Наименование системы документации	Вид документа
  		Регистрируемый службой ДОУ	Нерегистрируемый службой ДОУ
  1.	Организационно-правовая	претензия, исковое заявление, кассационная жалоба, доверенность, протокол	устав, положение, штатное расписание, инструкция, регламент, правила, памятка, методика, норматив, рекомендации
  2.	Распорядительная	приказ, распоряжение, указание
  3.	Информационно-справочная	акт, служебное (деловое) письмо, служебная записка, докладная записка, телекс, факсограмма, телеграмма, телефонограмма, электронное сообщение	1. Предложение, объяснительная записка, заявление, представление, заключение, перечень, сводка, справка, отзыв, график, список 2. Сообщение о заседаниях, совещаниях, повестке дня, программы совещаний, конференций, пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы. 3. Рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок. 4. Извещения о проведении курсов, семинаров. 5. Информационные документы, доклады, рефераты, аннотации, присланные для сведения. 6. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы, газеты и т.д)

  Приложение №21

  
  

  	Рис.1.1. Электронная карточка входящего документа, зарегистрированного в канцелярии

   

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  
  

  Рис.2.1. Электронная карточка входящего документа               (факсограммы), зарегистрированного в секретариате

  Приложение №22

  
  
  
  
  
  
  

  Приложение №23

  
  

  	Рис.3.1.  Электронная карточка контрольного документа

   

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  
  

  Приложение №24

  
  

  	Рис.4.1. Электронная карточка исходящего  документа  одному адресату

   

  
  

  	Приложение №25
  		Приложение №25

   

  
  

  Рис.5.1. Электронная карточка исходящего документа                (факсограммы), зарегистрированного в              секретариате

                                                                                               

  Приложение №26

  Для служебного пользования

                                                                                                          Экз. № 1

                                                                                               

                                                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                                                         Генеральный директор

  ООО «Практика»

                                                                                               

                                                                                                                                 А.А.Востриков

  
  

  НОМЕНКЛАТУРА

  несекретных и с пометкой «Для служебного пользования»

  дел на 2009 год

  
  

  Индексы дел	Заголовок дела	Номер тома и дата его заведения	Срок хранения и №№ статей по Перечню	Приме- чания
  1	2	3	4	5
  	01 - РУКОВОДСТВО
  	01-01
  	ДИРЕКТОР
  01–01	Приказы директора по основной		Постоянно	формир.
  	деятельности		ст. 6а ПТ	канцел.
  01–02	Приказы директора по личному		75л ЭК	формир.
  	составу (ЛС)		ст. 6б ПТ	канцел.
  01–03	Приказы директора по администра-		5л	формир.
  	тивно-хозяйственным вопросам (К)		ст. 6в ПТ	канцел.
  01-04	Приказы директора по оперативным		5л	формир.
  	вопросам основной деятельности (П)		ст. 6в ПТ	канцел.
  01-14	Распоряжения руководства завода		Постоянно	формир.
  	по основной деятельности		ст.6а	канцел.
  01-11	Протоколы совещаний у директора		Постоянно
  			ст.5гПТ

  
  

  1	2	3	4	5
  01–12	Протоколы совещаний у руководителей		ДМН
  	структурных подразделений		ст.5е ПТ
  	Копии
  01–05	Телефонограммы подразделений по		3г
  	вопросам основной деятельности		ст.72гПТ
  01-06	Служебные записки по вопросам		5л
  	выдачи в подотчет наличных денежных		ст.40ПТ
  	средств
  	Копии
  01-08	Переписка директора по организацион-		5лЭПК
  	ным вопросам деятельности		ст.41ПТ
  01-15	Переписка с институтами, организация-		3г
  	ми о получении информационных		ст. 756
  	материалов

  Начальник канцелярии                                                                           И.М.Захарченко

  Архивист участка

  архивных документов

  Е.В.Чеглакова

  Срок хранения	Всего дел (томов)	В том числе переходящих дел (томов)	В том числе дел (томов) с пометкой ДСП
  Постоянного	90  (      )		1 (     )
  Долговременного (10 лет и более)	154  (     )		1 (     )
  Временного (до 10 лет)	2029 (     )		227 (   )
  Итого дел (томов)	2273 (     )		229 (   )

  
  
  

  
  

  
  

  
  

  Приложение №28

   

  ООО «ПРАКТИКА» СЕКРЕТАРИАТ Дело № 03-03 Том 1 ПРИКАЗЫ ДИРЕКТОРА ПО ОСНОВНЫМ ВОПРОСАМ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ Копии                                                                                                                                  НАЧАТО:            16.01.2008                                                                                                                                         ОКОНЧЕНО:       31.05.2008                                                                                                                         ДМН                                                                                                                   ст. 6аПТ

  
  

                                                                                                                                                                                                         

                                                                                                                                                                                                                      Приложение 29

                                                                                                                                                                                                                      к п.7.2.

  
  

                                                                                   

                                                                                    РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНЫЙ ЖУРНАЛ

                                    

                                                                                                                        Форма 8

  
  

  Ф.И.О. заявителя	Место работы или домашний адрес	Дата поступле-ния и индекс входящего документа	Откуда посту-пил документ	Дата и индекс исходящегодоку- мента	Краткое содер- жание документа	Резолюция на документе
  1	2	3	4	5	6	7

  
  
  
  

                                                                                                                                                                                                                    

  
  
  

  Наименование подразделения и фамилия исполнителя	Расписка за получение, документа и дата	Расписка за возврат документа и дата	Контрольные отметки	Дата отправления ответа на документ
  8	9	10	11	12

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Приложение №30

                                                                                                                                                                                                                      к п.7.8

                                                                                                                                                                                 

                                                                                                                       

                                                                                                                       

                                                                                                ЖУРНАЛ ЛИЧНОГО ПРИЕМА

                                                                                                  Форма 9

  №№    пп	Дата приема	Ф.И.О. посетителя	Должность и место работы	По какому вопросу обратился	Какое решение принято
  1	2	3	4	5	6

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  
  

  
  
  
  
  

           Приложение №32

  ПЕРЕЧЕНЬ

  обеспечения сотрудников секретариата

  средствами организационной техники

  Способ связи	Вид связи	Вид технического средства	Функции секретаря
  1	2	3	4
  Средства связи:
  Средства связи для обмена недокументированной информации	1. Телефонная связь 2. Радиотелефонная (мобильная) связь.	Телефонный аппарат       Телефонный аппарат, (выполняющий функции коммутатора)	Реализует множество дополни­тельных функций по обслуживанию: долговременная память, оператив­ная память, автоматический дозвон, временное отключение микрофона от сети, календарь, часы, таймер и др.   Принимает звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руко­водителя: переадресовывает абонента на другой номер, ставит абонента в режиме ожидания с включенной фоновой музыкой, подключает телефон­ные аппараты к нескольким телефонным линиям, организовывает теле­фонные конференции.
  Средства связи для обмена документированной информации	1. Факсимильная связь	Факсимильный аппарат       Факс-модем	Факсимильный способ передачи информации - дистанционный способ копирования документов информации в компьютер Передает документы, рукописные тексты, рисунки, чер­тежи, фотоснимки и др. Для организации факсимильной связи использует телефон­ные каналы, радиоканалы.

  
  
  

  Вид средства	Основные компоненты	Элементы архитектуры ПЭВМ, их свойства
  Средства создания документов
  1. Компьютер (ПЭВМ) IBM-совместимые персональные компьютеры	1. Системная плата	- процессор; - оперативная память; - системная микросхема BIOS (базовая система ввода/вывода) с данными об аппаратных настройках и аккумулятор для ее питания; - набор управляющих микросхем; - вспомогательные микросхемы и контроллеры ввода/вывода, или чипсет (набор микросхем); -  разъемы расширения, или слоты (slots); - разъемы для подключения интерфейсных кабелей жестких дисков, дисководов, последовательного и параллельного портов, инфракрасного порта, универсальной последовательной шины; - разъемы питания и др.

  
  
  

  1	2	3
  Hewlett-Packard ScanJet Hewlett-Packard LaserJe	2. Устройства хранения информации 3. Устройства ввода/вывода информации:	Процессорное устройство (ЦПУ, CPU) (характеристики процессора определяют производительность всей системы)  Накопители - сохраняют информацию для последующего многократ­ного использования. энергонезависимые устройства, т. е. информация в них сохраняется и после выключе­ния компьютера. Внешние (имеют собственный корпус и источ­ник питания) и внутренние (встраиваются в корпус компьютера). Накопители на жестких дисках (винчестеры) - жесткий диск: система, состоя­щая из механического привода, головок чтения-записи, нескольких носи­телей информации (дисков) и контроллера; отличается большой ем­костью и быстрым доступом к хранимой информации. Накопители на съемных дисках: (CD): компакт-диск - оптический носитель информации в виде диска с отверстием в центре, информация с которого считывается с помощью лазера (700 Мбайт); CD-RW - перезаписываемый компакт-диск (530 Мбайт). Флэш-память -  разновидность твердотельной полупроводниковой энергонезависимой перезаписываемой памяти, выдерживает около 100 тысяч циклов перезаписи, объем до 100 ГБ. Устройства для ввода информации: Клавиатура - ввод символьной информации. Мышь - манипулятор, созданный для удобства вода ин­формации в компьютер. Появление мыши непосредственно связано с ис­пользованием графического интерфейса пользователя. Механические мыши используют шарик, передающий перемещение мышки на специ­альные датчики. Используются также более точные оптические мыши, для работы которых нужен специальный коврик с мелкой сеткой темных и светлых полос. Сканеры  - ввод текста или графического изображения посредством преобразования аналогового сигнала в цифровой, использую планшетные виды сканеров. Устройства вывода информации: Монитор (дисплей) - компактный прибор для отображения динамической графической информации (в том числе текста) с собственным экраном (монитор ICD (Liquid Crystal Display, жидкокристаллический) Принтер - устройство печати цифровой информации на твёрдый носитель (бумагу) (лазерный принтер)
  Средства копирования документов:
  1. Аппарат для копирования	Копировально-множительный аппарат (КМА)	Устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других специальных материалах.. Используется КМА соединённые между собой сканер и принтер

  Приложение №33

  
  

  	Рис.6.1. Программа Microsoft Outlook

   

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  
  

  
  

  ---

  [1] Положение о канцелярии, Москва, 2003-2008.

  [2] Должностные инструкция старших инспекторов участков: входящих и исходящих документов, доставки документов, распорядительных документов, подготовки и передачи документов на архивное хранение,  ведения номенклатурных дел. Москва, 2008.

  Типовая должностная инструкция секретаря-делопроизводителя, Москва, 2007.

   

  
  

  [3] Инструкция по документационному обеспечению управления. Москва, 2004. - 15 с.

  
  

  [4] Андреева В.И, Быкова Т.А, Вялова Л.М. и др. «Энциклопедия секретаря». – М.: МЦЭФР, 2004. – 68-74 с. – (Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», 1-2004).

  
  

  [5] Правила оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 №725 (в ред. От 06.02.2004) // СЗ РФ.2000. №41. Ст. 4076; РГ. 2004. 23 сент.

  
  

  [6] Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» 5-е издание, испр. и дополн. – М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2007. – 28-30 с.

  
  
Скачать дипломную работу