Оглавление
Введение 3
Нормативно-методическое
регулирование документирования управленческой деятельности 4
Список использованной
литературы 18
Введение
Взаимоотношения
организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно
осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой
организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться
на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся
вопросов документирования и работы с документами.
Цель
данной работы ознакомиться с нормативно-методическое регулированием
документирования управленческой деятельности.
Нормативно-методическое регулирование документирования
управленческой деятельности
Взаимоотношения
организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно
осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой
организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться
на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся
вопросов документирования и работы с документами[1].
В
соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения»[2]
документирование – это запись информации на различных носителях по
установленным правилам. При этом с термином «документирование» непосредственно
связано понятие «документ», определение которого было сначала закреплено в
Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации»[3],
а потом уже и в ГОСТе Р 51141-98.
Документ
является
результатом документирования и определяется как зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем
при этом может выступать любой материальный объект, используемый для
закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации,
в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя
используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные
носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.
При
документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на
бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что в свою
очередь, обеспечивает юридическую силу документа. Юридическая сила документа
– это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим
законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком
оформления.
Юридическая
сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов
комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления официального
документа. Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования
к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов»[4].
Однако кроме данного стандарта существуют другие правовые акты и нормативные
документы, положения которых должны соблюдаться при создании и оформлении
документов.
Документационное
обеспечение управления (ДОУ) – это деятельность аппарата управления компании,
охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в
процессе осуществления ею управленческих функций.
Компании,
особенно с развитой иерархической и территориально-распределенной структурой
управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные
различия в организации работы с документами, требующие специальной
регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную
необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и
устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку
документирование организационной деятельности аппарата управления выступает
одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение
делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления
любой компании.
Нормативное
регулирование вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в
существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения
информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного
документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и
требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических
документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и
многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем
более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического
обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении
информационных технологий, но и при создании методологической основы для
организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий
по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного
документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации
и оптимизации документооборота – разработке и внедрению корпоративных стандартов,
инструкций и регламентов.
В
настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных
нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки,
оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях.
Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления
разрабатываются различными органами государственной власти и управления в
соответствии с их компетенцией.
Нормативно-методическое
регулирование делопроизводства (или документационного обеспечения управления)
позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю
систему делопроизводства в целом.
Данное
регулирование осуществляется с помощью нормативно-методической базы
делопроизводства, без знания которой невозможно:
-
правильно создать и оформить документы, придав им юридическую силу;
-
организовать документооборот;
-
обеспечить хранение и использование документов в текущей деятельности.
Нормативно-методическая
база делопроизводства - это совокупность законов,
нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих
технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в
текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства:
ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие
аспекты.
Нормативную
базу делопроизводства составляют:
-
законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
-
указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства
Российской Федерации в сфере делопроизводства;
-
нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти
(министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы
документационного обеспечения;
-
технические регламенты и национальные стандарты в области документационного
обеспечения управления;
общероссийские
классификаторы технико-экономической и социальной информации;
-
унифицированные системы документации;
-
нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и
предприятий.
В
нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов
Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной
власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при
организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и
исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями
и предприятиями, действующими на их территории[5].
В
федеральные законы включаются: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации»; Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке
рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О
государственном языке Российской Федерации»; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном
деле в Российской Федерации»; Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой
тайне»; Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной
цифровой подписи»; Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об
обязательном экземпляре документов»; Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О
государственной тайне».
К
нормативным актам Президента и Правительства РФ относятся: Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об
утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной
власти»; Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 г. № 5-р «Об
утверждении перечней федеральных государственных учреждений и федеральных
государственных унитарных предприятий, подведомственных Росархиву, Роскультуре
и Роспечати»; Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О
Федеральном архивном агентстве»; Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. № 177
«Вопросы Федерального архивного агентства»; Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О
трудовых книжках»; Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009
«Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных
органов исполнительной власти и их государственной регистрации»; Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении
перечня сведений конфиденциального характера»; Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268
«Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и
бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»;
Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об
утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870
«Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну,
к различным степеням секретности»; Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «О
сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников».
К
документам федеральных органов исполнительной власти относится: Письмо Федерального архивного агентства от 18 ноября 2008 г.
№ 2/2062-К «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли»; Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций
Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»; Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда
и его оплаты»; Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О
трудовых книжках»; Письмо Росархива от 24 ноября 2003 г. № 2/2047-А «О
модернизации «Информационно-справочной системы архивной отрасли»; Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от
16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках
хранения документов акционерных обществ»; Письмо Росархива от 7 апреля 2003 г. № 6/464-к «О присвоении
тематическому комплекту «Информационно-справочная система архивной отрасли
(ИССАО)» статуса «официальной базы данных Федеральной архивной службы России»; Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об
утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению
управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»; Основные правила работы архивов организаций, одобренные
решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный
руководителем Росархива 6 октября 2000 г.; Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 «Об утверждении
примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения,
организации, предприятия»;
Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 «Об
утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по
документационному обеспечению управления»; Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 «О Примерном
положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»;
Государственная система документационного обеспечения
управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля
1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33
ГОСТы:
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения;
ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и
определения; ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации.
Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме,
создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения; ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации.
Требования к построению формуляра-образца; ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы,
размеры и технические требования; ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология.
Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки
электронной цифровой подписи.
К
другим документам можно отнести например «Стандарт взаимодействия систем автоматизации
документационного обеспечения управления. – М.: Гильдия Управляющих
Документацией, 2003».
В юридической литературе высказано следующее мнение
о внедрении корпоративных стандартов, инструкций и регламентов[6].
Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы
работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования
деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы,
закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам
используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления
документов, технологические процессы организации работы с документами и
способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в т.ч.
с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые
закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и
регламентируют деятельность ее работников.
В
состав разрабатываемых корпоративных документов, как правило, включаются:
-
классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных
систем, справочной информации и других объектов);
-
табель и альбом форм документов;
-
номенклатура дел компании;
-
стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации
делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных
систем электронного документооборота (АСЭД);
-
положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.
Корпоративный
стандарт
по управлению документами может быть разработан на основе национального
стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»[7].
Он, как правило, включает общие (основные) положения о политике,
ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления
документами. Технологические операции работы с документами в компании могут
закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления
(делопроизводству).
Инструкция
по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы
создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы
(моменты), относящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется
форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами
сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные
обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.
В
инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации
документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании,
в т.ч. документооборот между управленческим аппаратом компании и ее
территориально-распределенными структурными единицами (филиалами,
представительствами и т.д.). Если специфика компании диктует необходимость
постоянной работы с конкретными видами документов, не включенными в основные
разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел)
по описанию правил работы с данной категорией документов, а также привести
образцы форм этих документов. Если компания работает с документами
ограниченного распространения, то в инструкцию по делопроизводству
целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными
документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.
Инструкция
должна содержать приложения, состоящие из как можно большего числа
справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в
порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие
ссылки.
Важно
учитывать, что инструкция по делопроизводству – это регламентирующий документ
не только для службы ДОУ, но и для всех сотрудников аппарата управления
компании. Вместе с тем в условиях электронного документооборота содержание и
характер работы с документами выходит за рамки традиционного делопроизводства.
И если, например, требуется описание порядка подключения пользователей к
автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования
документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т.п., то
включить эти вопросы в инструкцию по делопроизводству - значит перегрузить
данный документ разнородной информацией. Поэтому возникает необходимость в
разработке других нормативных документов, в большей степени учитывающих
особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем
электронного документооборота. Такими документами могут быть:
-
регламент или инструкция по организации работы с документами в
автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота
(АСДЭД);
-
инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;
-
инструкция пользователя АСДЭД и др.
Положение
о службе ДОУ и должностные инструкции ее сотрудников
разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а
также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании
(устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о
подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки,
не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому
подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с
другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими
подразделениями.
На
основании Положения о службе ДОУ разрабатывается должностная инструкция для
каждого работника службы. Должностная инструкция определяет
организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и
условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и
прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения
параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления
взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют
объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять
соответствующие меры воздействия.
Этапы
создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ включает
ряд последовательных действий: диагностика ДОУ, проектирование системы
ДОУ и регламентация ее процессов.
На
этапе диагностики ДОУ:
-
изучаются (при наличии) действующие нормативно-методические документы компании
(стандарты (положения) инструкции), регламентирующие порядок обработки,
движения и хранения документов; классификаторы, справочники и перечни по
составу и группировке документов, номенклатура дел; схемы или графики
документооборота, в т.ч. с обособленными структурными подразделениями компании;
действующая структура и функции подразделения, обеспечивающего ведение
делопроизводства, порядок его взаимодействия с другими подразделениями
компании;
-
проводится диагностика действующей системы делопроизводства компании, включая: подготовку
и оформление служебных документов; обработку и передачу документов на
рассмотрение и исполнение; учет и регистрацию документов; рассмотрение и
согласование документов; ведение контроля сроков исполнения документов; обеспечение
хранения и уничтожения документов; анализируется состав документов и принципы
их систематизации; изучаются другие документированные процессы и процедуры
компании, входящие в систему управления качеством; проводится анализ
соответствия фактического состояния работы с документами в компании положениям
внутренних нормативных документов, регламентирующих организацию системы
делопроизводства; выявляются и идентифицируются ключевые проблемы,
формулируются пути их возможного решения.
На
этапе проектирования ДОУ:
-
формулируются стратегия, политика и принципы компании в области управления
документами; требования к управлению документами; определяются полномочия
руководителей и специалистов по подписанию или утверждению, визированию
документов и порядок их делегирования; распределяется ответственность
руководителей и специалистов в области управления документами; разрабатываются
процедуры взаимодействия подразделений компании (включая
территориально-распределенные структурные единицы) в документационном процессе;
выбирается модель организации документооборота (централизованная,
децентрализованная, смешанная); определяется порядок доступа, поиска и
использования документов;
-
формулируются требования к документированию управленческой деятельности,
классификации и унификации состава документов;
-
разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов,
в т.ч. корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными
структурными подразделениями (при наличии у компании филиалов,
представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес-единиц);
-
проектируются системы учета или регистрации, согласования, контроля исполнения
и хранения документов;
-
оптимизируются структура, функции, должностной и численный состав службы
документации.
На
этапе регламентации ДОУ:
-
происходят актуализация корпоративных нормативно-методических документов по
ДОУ, внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания
дополнительных организационных и распорядительных документов;
-
осуществляется полное обновление нормативной базы ДОУ и разрабатываются новые
положения, инструкции, регламенты и стандарты в сфере управления документами,
включая необходимые классификаторы, номенклатуры дел, технологические схемы,
графики движения конкретных документов и т.д.
Реализация
создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту
компании:
1)
создать рациональную систему ДОУ, базирующуюся на единой методологической
основе и представленной в разработанных локальных нормативных документах;
2)
повысить эффективность системы управления компании за счет улучшения качества
принимаемых управленческих решений и эффективного контроля их исполнения;
3)
обеспечить управленческую прозрачность и подготовить благоприятные условия для
создания единого информационного пространства в компании;
4)
повысить корпоративную культуру персонала компании в работе с документами за
счет методологического и нормативно-методического обеспечения участников этих
процессов.
Список использованной литературы
Нормативно-правовые акты
1. Федеральный
закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» // Собрание законодательства РФ. 2006. № 31 (1 ч.). Ст.
3448.
2. Делопроизводство
и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98 (утв. Постановлением
Госстандарта РФ от 27.02.1998 № 28). М. ИПК Издательство стандартов. 1998.
3. Постановление
Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие
государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «Унифицированной
системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003»). М., ИПК
Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).
4. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление
документами. Общие требования. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007» (утв. Приказом
Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст). М., Стандартинформ, 2007.
Литература
5.
Кабащов
С.Ю., Асфандиярова И.Г. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях.
- М.: Проспект, 2009 – 216 с.
6.
Ленкович
Л.А. Делопроизводство. - М.: Книга, 2006 – 452 с.
7.
Стрельцова
Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной
нормативно-методической базы ДОУ // Секретарь-референт. №6/2007. – М.:
Периодика, 2007 – 79 с.