Полный текст:
Программа MS ACCESS
База данных — это
информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе
объектов, обладающих одинаковым набором свойств.
Базами данных являются,
например, различные справочники, папки со сведениями о сотрудниках в отделе
кадров, энциклопедии и т. п. Из приведенных примеров можно сделать вывод о той
важной роли, которую играют БД в жизни человека.
Информация в базах данных
хранится в упорядоченном виде. Основными операциями с БД являются: создание,
первичное заполнение, последующее внесение изменений в данные, сортировка
данных, поиск нужных данных.
Существует несколько
различных типов баз данных: табличные, иерархические и сетевые.
Табличные (реляционные)
базы данных.
Табличная база данных содержит перечень объектов одного типа, т. е. объектов с
одинаковым набором свойств. Такую базу данных удобно представлять в виде
двумерной таблицы. Таблица состоит из строк и столбцов. Каждый столбец содержит
данные одного типа. Строки таблицы называются также записями, а столбцы –
полями базы данных. Таким образом, Поле базы данных — это столбец таблицы,
включающий в себя значения определенного свойства.
Запись базы данных — это
строка таблицы, которая содержит набор значений различных свойств объекта.
Иерархические базы
данных.
Иерархические базы данных графически могут быть представлены как дерево,
состоящее из объектов различных уровней. Верхний уровень занимает один объект,
второй — объекты второго уровня и т. д.
Между объектами
существуют связи, каждый объект может включать в себя несколько объектов более
низкого уровня. Такие объекты находятся в отношении предка (объект более
близкий к корню) к потомку (объект более низкого уровня), при этом возможно,
чтобы объект-предок не имел потомков или имел их несколько, тогда как у
объекта-потомка обязательно только один предок. Объекты, имеющие общего предка,
называются близнецами.
В иерархической базе
данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки
лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со
ступени на ступень.
Иерархической базой
данных является Каталог папок Windows, с которым можно работать, запустив
Проводник.
Сетевые базы данных. Сетевая база данных образуется обобщением
иерархической за счет допущения объектов, имеющих более одного предка, т.е.
каждый элемент вышестоящего уровня может быть связан одновременно с любыми
элементами следующего уровня. Вообще, на связи между объектами в сетевых
моделях не накладывается никаких ограничений.
Сетевой базой данных
фактически является Всемирная паутина глобальной компьютерной сети Интернет.
Гиперссылки связывают между собой сотни миллионов документов в единую
распределенную сетевую базу данных.
Системы управления базами данных (СУБД).
Для создания баз данных,
а также выполнения операции поиска и сортировки данных предназначены
специальные пакеты программ — системы управления базами данных (СУБД).
Системы управления базами
данных (СУБД) используются для упорядоченного хранения и обработки больших
объемов информации. В процессе упорядочения информации СУБД генерируют базы
данных, а в процессе обработки сортируют информацию и осуществляют ее поиск.
Работа с СУБД начинается
с создания структуры базы данных, т. е. с количества столбцов; названий
столбцов; типов столбцов (текст/число/дата); ширины столбцов.
Таким образом, необходимо
различать собственно базы данных (БД) — упорядоченные наборы данных, и системы
управления базами данных (СУБД) — программы, управляющие хранением и обработкой
данных. Например, приложение Access, входящее в офисный пакет программ
Microsoft Office, является СУБД, позволяющей пользователю создавать и
обрабатывать табличные базы данных.
Возможности MS Access
Пример СУБД – программа
Microsoft Access, которая является одной из самых сложных составных частей
пакета Microsoft Office.
База данных в программе
MS Access представляет собой объекты базы. Объектами базы данных в MS Access
считаются таблицы, формы, запросы, отчеты, а также страницы, макросы и модули.
Объект страница представляет собой веб-страницу, то есть документ, который
содержит сведения из базы данных и предназначен для размещения в Интернете.
Объекты макрос и модуль являются средствами автоматизации работы с базами
данных и создания приложений для работы с ними. Совокупность объектов базы
оформляется в виде единого файла стандартного для MS Access формата. Созданные
в программе MS Access файлы баз данных имеют расширение .mdb.
Отметим, что таблицы баз
данных и таблицы, с которыми приходилось иметь дело при изучении редактора Word
и программы Excel, несмотря на их внешнее сходство, имеют много различий,
которые проявляются, прежде всего, в их назначении и использовании. Основное
назначение таблицы баз данных — обеспечение эффективного, автоматизированного
поиска нужных данных, особенно в тех случаях, когда в таблице находятся
сведения о большом количестве объектов.
Чтобы автоматизировать
процесс поиска нужных записей в таблицах баз данных, необходимо указать поле
или несколько полей, значения которых позволяют однозначно выбрать из всей
совокупности записей в таблице именно ту запись, которая интересует
запрашивающего информацию. Такое поле или группа полей называется первичным
ключом или просто ключом таблицы. Ключевое поле (ключ) – поле, используемое для
однозначного определения объекта в базе данных. Значение первичного ключа
должно быть уникальным. Это значит, что в таблице базы данных не должно
существовать двух или более записей с одним и тем же значением первичного
ключа. Кроме того, первичный ключ не допускает значений Null. Эти требования
как раз и обеспечивают однозначный отбор желательной записи по заданному
значению первичного ключа.
Если первичный ключ
состоит из одного поля, он считается простым. В противном случае, то есть если
ключ образован из нескольких полей, его называют составным. Заметим, что и в
реальной жизни во многих случаях однозначное определение какого-либо объекта
или события также требует задания нескольких атрибутов.
В общем случае в таблице
может существовать несколько вариантов выбора первичного ключа. Правильный
выбор первичного ключа таблицы базы данных существенно влияет на эффективность
поиска в ней нужных данных. Возможны также ситуации, когда ни одно из полей и
ни одна их комбинация не подходит на роль первичного ключа.
Для ускорения поиска
создаются так называемые индексы. Индекс таблицы базы данных представляет собой
дополнительную таблицу, в которой первичные ключи из основной таблицы
упорядочиваются в определенном порядке. Индексные таблицы значительно меньше основных
таблиц баз данных. Их гораздо проще и быстрее переупорядочивать после внесения
каких-либо изменений в базу данных. Отметим, что для одной и той же таблицы
базы данных может быть построено произвольное количество индексов, которые
отвечают различным вариантам ее упорядочения. За каждым созданным индексом
принято закреплять имя, чтобы с его помощью указывать требуемый в той или иной
конкретной ситуации способ упорядочения.
Для выполнения всех
функций по созданию и работе с базами данных в программе MS Access имеются
мастера и конструкторы создания базы, таблицы, формы, запроса, отчета и
страницы. В программе Access любой объект базы всегда создается с помощью
мастера или конструктора.
Мастер представляет собой
подсистему, которая в значительной степени автоматизирует процессы создания
отдельных объектов базы или полностью готовой базы данных. Мастер всегда
предлагает стандартное решение, которое нуждается в определенной доработке до
потребностей конкретного заказчика.
С другой стороны,
использование конструкторов позволяет выполнить всю работу, так сказать,
«вручную». Задействование мастера и конструктора приводит к созданию пустых
таблиц, которые впоследствии необходимо заполнять данными.
Как вы будете создавать
базу данных – с помощью Мастера, с помощью Конструктора или вручную –
выбирается на этапе создания БД.
Работа с формами
Объект форма в СУБД MS
Access представляет собой диалоговое окно, которое используется для отображения
данных, находящихся в базе, а также для их ввода и редактирования. Форма может
содержать различные элементы управления: поля, кнопки, переключатели, списки,
флажки и т. д., которые служат для выполнения указанных операций. В полях
отображаются, вводятся и редактируются данные из основных таблиц базы. Обычно
форма присоединяется к одной или нескольким таблицам базы. Форма не обязана
включать все поля из каждой таблицы, на основе которых она создается.
Создание формы
В программе MS Access
форму можно создать с помощью автоформ, с помощью мастера или с помощью
конструктора.
Наиболее простой способ
создания основан на использовании одной из автоформ программы. В этом случае
разработчику следует указать только таблицу, к которой следует привязать форму.
Все поля таблицы размещаются на создаваемой форме. Ее размеры и оформление
подбираются автоматически.
В случае применения
мастера форм возможности разработчика более широки. Он может отбирать
отображаемые в форме поля таблицы и выбирать желательный вариант оформления
формы. Кроме того, с помощью мастера можно создать форму, содержащую поля из
нескольких присоединенных таблиц.
И, наконец, создавая
форму с помощью конструктора, разработчик может задействовать все имеющиеся в
программе Access возможности и инструменты создания форм и наиболее точно и
гибко воплотить свои замыслы. Однако работа с конструктором требует от
разработчика высокой квалификации, знания огромного количества параметров,
влияющих на внешний вид и работу с формой. Предпочтительнее вначале создать
макет формы с помощью автоформы или мастера, а потом доработать его с помощью
конструктора.
Поиск и запросы
Для поиска записей,
которые содержат нужные данные, можно воспользоваться визуальным просмотром
открытой таблицы базы данных или связанной с ней формы. В случае, когда таблица
целиком не помещается в рабочей зоне окна для просмотра, удобно использовать
стандартные полосы прокрутки. Однако визуальный просмотр, особенно если таблица
содержит много записей, занимает много времени. В СУБД Access существует
несколько способов, автоматизирующих процессы поиска нужной информации. Если,
например, точно известен порядковый номер целевой записи, eгo можно ввести в
соответствующее поле панели перехода и сразу переместиться к этой записи. С
помощью диалогового окна Поиск и замена можно найти записи, содержащие
конкретное значение в каком-либо поле, или же на участке поля. А с помощью так
называемого фильтра можно временно изолировать, скрыть от обзора часть записей
таблицы и отображать в ней только те записи, которые удовлетворяют
определенным условиям. Наиболее общие возможности по отбору записей баз
предоставляются при использовании механизма запросов в базу.
Добавление и удаление фильтра
Проще всего создаются
запросы в базу данных на основе фильтров. Фильтром в СУБД Access называется
набор условий, которые накладываются на различные поля одной и той же таблицы и
по которым производится поиск записей. Заметим, что, в отличие от
рассмотренного выше способа выделения нужных записей, с помощью фильтров можно
задать несколько условий, которым одновременно должны удовлетворять значения в
разных полях таблицы.
Для установки фильтра
откройте таблицу или связанную с ней форму. Затем следует щелкнуть по кнопке
Изменить фильтр на инструментальной панели или выполнить команду Записи >
Фильтр > Изменить фильтр. В результате откроется пустая таблица. В ее поля
следует ввести значения, которые должны содержать одноименные поля таблицы в
отбираемых записях.
Основные элементы и инструменты
Практическая
часть
Магазин алкогольных напитков
Кнопочная форма
Работа кнопок
Таблицы
Конструктор
Конструктор
Конструктор
Конструктор
Конструктор
Запросы
Конструктор
Конструктор
Конструктор
Конструктор
Конструктор
Формы
Запас вин
Клиенты
Наглядное изображение
Сотрудники
Вставка диаграммы
Отчеты
Вывод в Excel
Литература
1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина
Н.В. MS Access 2000 за 30 занятий. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. –
СПб.: БХВ-Петербург, 2001. – 510 с. – ISBN 8-098-5678-098-0.
2. Бакаревич Ю.Б., Пушкина
Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2002. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В.
– СПб.: БХВ-Петербург, 2002. – 720 с.
3. Бакаревич Ю., Пушкина Н. MS Access 2000 за 30 занятий. [Текст] / Бакаревич Ю.Б.,
Пушкина Н.В. – СПб: ВНV, 2000. – 657 с.
4. Бакаревич Ю.Б., Пушкина
Н.В., Смирнова Е.Ю. Управление базами данных. [Текст] / Бакаревич Ю.Б., Пушкина
Н.В. – СПб.: Изд. СПбГУ, 2009. – 754 с.
5. Гончаров А.В. “Microsoft
Access в примерах”.[Текст] / Гончаров А.В. – СПб – Питер, 2007. – 256 с
6. Гончаров А. Access в
примерах. [Текст] / Гончаров А.–С.-Петербург: Питер, 2008. – 302 с.
7. Горев А., Ахаян Р.,
Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. [Текст] / Горев А., Ахаян Р СПб.:
Питер, 2007. – 412 с.
8. Дженнингс Р.
Использование Microsoft Access 2000. [Текст] /
Дженнингс Р. – М: Издательский дом «Вильямс», 2000. – 387 с.
9. Золотова С.И. Практикум
по Access.[Текст] / Золотова С.И. – М.: Финансы и статистика, 2001г.
10. Скотт Баркер.
Использование Microsoft Access. [Текст] / Скотт Баркер -Киев-Москва:
Диалектика, 2007. – 506 с.
11. Мари Свонсон. Microsoft
Access 97: наглядно и конкретно. [Текст] / Мари Свонсон -Москва: Microsoft
Press, Русская редакция, 2007. – 613 с.
12. Марченко А.П. Microsoft
Access : Краткий курс. [Текст] / Марченко А.П. – СПб.: Питер, 2005. – 288 с.
13. Макарова Н.В.
Информатика. [Текст] / Макарова Н.В. - Москва: Финансы и статистика, 2007. –
364 с.
14. Брукшир Дж. Информатика и
вычислительная техника [Текст] / Дж. Брукшир. - СПб: Питер, 2004.-620с. – ISBN
8-098-5678-098-0.
15. Карпова Т.С. Базы данных:
модели, разработка, реализация. [Текст] / Карпова Т.С. М.: Эксмо. 2001.-423с.