Полный текст:
Содержание
Введение. 2
1.Теоретические основы информационных обеспечения РГБ 4
1.1. Понятие и сущность автоматизации РГБ. 4
1.2. Особенности и проблемы, позволяющие решить с помощью автоматизации
РГБ 6
1.3. Обзор
российских и зарубежных информационных систем 10
2. Анализ существующей информационного обеспечения в кафе «ПирожковЪ» 15
2.1. Общая характеристика
предприятия. 15
2.2. Преимущества и недостатки информационного обеспечения менеджера в
кафе «ПирожковЪ». 17
3. Рекомендации
по внедрению автоматизации в кафе «ПирожковЪ» 24
3.1. Критерии
выбора информационной системы оборудования 24
3.2. Внедрение
автоматизации в кафе «ПирожковЪ». 28
Заключение. 43
Список
литературы.. 44
Введение
Актуальность данной
темы связана с тем, что сегодня ресторан без автоматизированной системы
управления (АСУ) воспринимается как неполноценный бизнес. Автоматизация
охватила все сферы ресторанного бизнеса, данные передаются в режиме реального
времени на любые расстояния, задействуются новейшие информационные технологии.
Основная задача систем автоматизации - наладить
учет и управление товарно-денежным оборотом, повысить скорость обслуживания.
Для этого главная задача АСУ обеспечить быструю регистрацию всех
хозяйственно-финансовых операций: продаж, закупок и т.п.
Для ресторанного бизнеса критически важными
являются следующие факторы:
- качество кухни;
- качество сервиса предприятия;
- скорость обслуживания;
- отсутствие воровства персонала;
-выбор качественных поставщиков;
- и многие другие.
Программа
автоматизации ресторана – это
многофункциональная система управления рестораном, легкая во внедрении и
простая в обслуживании и обучении персонала. Целью программы по автоматизации
ресторанного бизнеса является повышение эффективности управления рестораном,
ускорение обслуживания и минимизация возможных злоупотреблений, особенно
воровства. Возможности автоматизации ресторана на основе оборудования и
программ фирмы ШТРИХ-М позволяют оптимально сочетать высокую надежность
скорость и качество.
Целью данной работы является изучение
теоретических основ информационного обеспечения деятельности менеджера на
предприятиях РГБ и разработки АРМ менеджера на предприятии. В связи с
поставленной целью необходимо решить следующие задачи:
1. Рассмотреть понятие, сущность и основные
задачи автоматизации на предприятия РГБ
2. Изучить особенности и проблемы, возникающие
при автоматизации на предприятиях РГБ.
3. Рассмотреть деятельность кафе «ПирожковЪ» и
выявить основные недостатки работы менеджера.
4. Разработать АРМ менеджера в кафе «ПирожковЪ».
Объектом
исследования является кафе «ПирожковЪ», а предметом исследования стали закономерности и специфика
организации работ, связанных с автоматизацией ресторанного бизнеса.
Теоретической и методологической основой работы
послужили работы классиков экономической науки, статистики, теории управления.
1.Теоретические
основы информационных обеспечения РГБ
1.1.
Понятие и сущность автоматизации РГБ
Программа автоматизации ресторана – это
многофункциональная система управления рестораном, легкая во внедрении и
простая в обслуживании и обучении персонала. Целью программы по автоматизации
ресторанного бизнеса является повышение эффективности управления рестораном,
ускорение обслуживания и минимизация возможных злоупотреблений, особенно
воровства[1].
Возможности автоматизации ресторана на основе оборудования и программ позволяют
оптимально сочетать высокую надежность скорость и качество.
Общая схема
автоматизации РГБ представлена на рисунке 1.1.
Рисунок 1.1 – Общая схема автоматизации РГБ
Официант на кассовом терминале (рабочей станции
официанта) формирует заказ для клиента, выбирая на сенсорном экране заказанные
блюда. На кухонных принтерах (на кухне и в баре) автоматически печатаются чеки
заказа с указанием номера стола заказчика, официанта и блюд данной кухни
(бара), входящих в заказ. По этим чекам официант получает блюда из кухни и
бара.
Марочник на кухне и бармен в баре проверяют отпуск
блюд. С Таким образом ограничивается недокументированное получение блюд и
одновременно увеличивается скорость обслуживания.
Одновременно на одном терминале работают несколько
официантов и обслуживается множество клиентов.
Для расчета с клиентом официант печатает счет. Если у
клиента имеется дисконтная карта, то официант регистрирует ее и клиент
автоматически получает скидки. Кассир принимает деньги у официанта и выдает
фискальный чек.
Администратор ресторана имеет возможность на своей
рабочей станции наблюдать все заказы. Обычно только менеджер подтверждает
заказы, возвраты, обмен блюдами между столами, продажу по свободной цене, дает
скидки.
Обеспечив мобильность персонала, повышается уровень
сервиса и мастерство обслуживания клиентов. Работа ресторана с использованием
карманного персонального отличатся удобством и простотой работы. Мобильность
персонала повысит скорость и качество обслуживания посетителя, а возможность в
любое время контролировать работу каждого сотрудника, позволит руководителю
ресторана в любое время получить полную информацию о работе предприятия.
Схема работы в таком случае, выглядит так:
Официант на карманном компьютере (рабочей станции официанта) формирует заказ
для клиента, выбирая заказанные блюда на экране КПК. Информация по беспроводной связи передается на POS-систему бармена. На кухонных принтерах (на кухне и в баре)
автоматически печатаются чеки заказа с указанием номера стола заказчика,
официанта и блюд данной кухни (бара), входящих в заказ.
1.2. Особенности и проблемы, позволяющие решить с помощью
автоматизации РГБ
Раньше говоря об автоматизации ресторанов
и кафе, владельцы предприятий питания в первую очередь подразумевали
автоматизацию регистрацию заказов и складского учета. Такое узкое
понимание со временем прошло. Теперь рестораторы понимают систему
автоматизации как комплекс функций, позволяющий решить весь спектр задач,
начиная от автоматизации ввода заказов и заканчивая мощными
инструментами мотивации персонала. Современные системы автоматизации предлагают
и такие возможности, как привлечение новых гостей, и поддержание
лояльности уже существующих клиентов, и получение, обработка и предоставление
оперативной информации о финансах. Очень важными являются оптимизация
закупок, управление товарными запасами, снижение уровня воровства персонала.
Можно сказать, что сегодня автоматизация стала важнейшим инструментом повышения
прозрачности и эффективности бизнеса, систематизации всех процессов
и управления ими.
Говоря о современных системах автоматизации
ресторанов и кафе, можно выделить основные проблемы, которые они позволяют
решить:
- борьба с воровством и махинациями
со стороны персонала;
- повышение эффективности работы предприятия
за счет оперативного контроля за ресурсами и, как следствие,
снижение издержек;
- улучшение качества обслуживания клиентов[2].
Рассмотрим более подробно проблемы, которые позволяют
решить автоматизация ресторанного бизнеса.
В первую очередь внедрение системы автоматизации
повышает прозрачность ведения бизнеса на предприятии. Благодаря автоматизации
текущих бизнес-процессов сокращается количество ручного труда, все
товародвижения теперь строго учтены и доступны для анализа в любой момент.
Автоматизированный расчет себестоимости готовой
продукции значительно упростит оценку эффективности работы цеха производства.
Функция управления запасами позволит сократить затраты
на закупку и хранение продуктов для производства. Как следствие - снижение
себестоимости конечного блюда и увеличение прибыли предприятия.
Управление себестоимостью позволит снизить
себестоимость блюд. Этого можно добиться как за счет изменения количества
закладки ингредиентов, так и замены ингредиентов на более дешевые аналоги с
сохранением качества конечного блюда. В результате мы получаем:
- снижение затрат на производство;
- увеличение прибыли;
- снижение уровня розничных цен и сохранение
установленной нормы прибыли[3].
Вот только некоторые плюсы, которые появляются у ресторатора
после внедрения системы автоматизации на предприятии.
Не стоит также забывать об еще одном аспекте внедрения
системы автоматизации в ресторане - это борьба с воровством[4].
Строгое соблюдение технологии производства блюд по заданным технологическим картам,
ограничение прав доступа в систему для персонала, контроль удалений и ручных
корректировок в системе, контроль закупочных цен на местах -
эти и другие функции в системе помогают значительно снизить количество
злоупотреблений со стороны персонала.
Безусловно, автоматизация предприятий
ресторанно-гостиничного типа — сложный процесс, и каждый этап его
сопряжен с рядом трудностей. Так, очень важно выбрать правильную систему,
которая позволит решить все задачи, которые ставит заказчик. И нужно понимать,
что, решившись на такое мероприятие, экономить на мелочах нельзя.
Выбрав более дешевую систему, владелец ресторана рискует тратить впоследствии
много времени и средств на доработку, и это повлечет убытки.
Выбрав систему, важно наладить эффективные отношения
с компанией-внедренцем. Открытость к сотрудничеству, хорошая
консультационная и техническая поддержка, грамотные специалисты — все
эти качества наряду с хорошей репутацией самой системы автоматизации
являются гарантией того, что внедрение будет достаточно эффективным.
Еще один очень важный момент — сотрудники кафе
или ресторана, куда внедряется система. Может случиться так, что коллектив
будет саботировать работу в автоматизированной системе, убеждать
владельца, что эта система не подходит, да и вообще лучше
работать по-старому. И это будет свидетельствовать о том, что
в ресторане имеет место воровство.
Отраслевая система управления ресторанным бизнесом
должна решать следующий ряд стандартных задач:
- учет товаров и материалов;
- учет производство блюд и полуфабрикатов;
- расчет себестоимости производства;
- складской учет;
- розничное ценообразование;
- работа с меню;
- учет продаж;
- учет взаиморасчетов;
- бухгалтерский и налоговый учет[5].
Но простых функций автоматического учета и контроля в
настоящее время уже недостаточно. Система должна содержать еще и ряд готовых
бизнес-процессов, необходимых для эффективного и результативного управления
предприятием. Кроме того в настоящее время все чаще возникает
необходимость в комплексном управлении всеми ресурсами предприятия.
Необходимость наличия в решении функции управления
залом ресторана в некоторой степени понятна ресторатору. Чего нельзя сказать,
например, о функции управления запасами или себестоимостью. Казалось бы,
как можно управлять себестоимостью, у ингредиентов есть закупочная цена
поставщика, и управлять ей кажется бесполезным. Или же зачем управлять своими
запасами продуктов, как то же жили мы до покупки системы автоматизации. И
сейчас проживем.
Но данные функции добавлены в решение совершенно не
просто так. За каждым подобным бизнес-процессом лежит экономическая
целесообразность его использования в реальной жизни.
Да себестоимостью ингредиентов управлять сложно,
уже есть сложившиеся взаимоотношения с поставщиками. Но, стоит перенести это понятие
на себестоимость конечного блюда, как сразу становится понятным, зачем
это нужно. Заменяя различные ингредиенты на их более дешевые аналоги можно
снизить конечную себестоимость блюда, увеличив тем самым прибыль заведения.
1.3. Обзор российских и зарубежных информационных систем
Отрасль общественного питания в России растет
достаточно стабильно (по данным исследований РБК, последние 3 года на 11% в
год). Это неудивительно: доходы населения увеличиваются, посещение кафе, баров
и ресторанов все больше входит в культуру россиян. Уже сейчас затраты россиян
на этот вид досуга составляют около 3-3,5% всех потребительских расходов, а это
немало. К тому же отрасли есть куда расти — например, показатели количества
посадочных мест в ресторанах, кафе и прочих заведениях на 1000 человек в
Нью–Йорке и Париже примерно в 3 раза превышает показатели Москвы и Петербурга.
Еще более существенны отличия российских регионов от сопоставимых по размеру
городов и поселков США и Франции.
Ресторанный бизнес — один из самых прибыльных. Он дает
более 30% валовой прибыли и 9-10% чистой, то есть, на первый взгляд, является
очень привлекательной сферой приложения инвестиций. Средний срок жизни
ресторана — 1,5 — 2 года, потом его либо продают, либо он закрывается, не
выдержав конкуренции[6].
Подавляющая доля отечественного рынка программ для
ресторанного бизнеса принадлежит российским разработчикам (таблица 1.1). Во
многом это заслуга UCS и ее программного продукта R-Keeper . Компания
существует с начала 90-х годов. К тому времени, когда российским рынком
заинтересовались крупные западные производители ПО для индустрии
гостеприимства, здесь уже существовал полноценный продукт, способный решать
основные задачи клиентов. К тому же стоимость российской программы и ее
обслуживания оказалась существенно ниже того, что могли предложить западные
коллеги.
Таблица 1.1 – Программное обеспечение для
автоматизации ресторанного бизнеса[7]
Продукт
Год
выпуска
Производитель
/ Дистрибьютор
Страна
Количество
инсталляций в России
Aloha
POS
2004
Aloha
Technologies / "Сервис Плюс"
США
400
Guscom
POS
2006
GUSCOM
AG / "Компьютерно-кассовые cистемы"
Германия
20
Lillo
2007
"Сервис
Плюс"
Россия
Менее
10
R-Keeper
1992
UCS
Россия
Более
9,5 тыс
ТillyPad
1995
ТillyPad
Россия
1
тыс
1С-РАРУС:
Ресторан
1994
1С-РАРУС
Россия
7
тыс
Астор:
Общепит
1997
Астор
ВЦ
Россия
2
тыс
“ДОМИНО:
Общественное питание”
2003
"Софт-Вест"
Россия
200
"Майкрос"
(Мicros)
1993
Micros-Fidelia
Software /
HRS
США
100
"РСТъ:Рестораторъ"
"РСТъ: Магнат"
2000
РСТъ
Россия
1
тыс
"ТрактирЪ"
2000
"Софт–Баланс"
Россия
3
тыс
"Эксперт"
2001
"Аверс
технолоджи"
Россия
300
И хотя попытки продвигать различные
"импортные" системы периодически предпринимаются, можно сказать, что
западные компании практически полностью "сдали" этот сегмент
отечественным разработчикам, сосредоточившись на продвижении своих решений для
гостиничного бизнеса. Отечественные разработчики сумели вовремя предложить
рестораторам продуманные, адаптированные для российского бизнеса и более
дешевые по сравнению с западными решениями. На основании экспертных оценок,
ведущим российским "брендам" принадлежит около 75% рынка. Среди них
34% занимает широко известный R-Keeper компании USC, далее идут популярные
решения на базе "1С": "РАРУС-общепит" (18%)1,
"Трактиръ" (10%), "АСТОР-ресторан" (7%), а также системы
"РСТъ:Рестораторъ", и "ТillyPad" (по 3%).
Естественно, часто международные структуры
первоначально выходят на наш рынок, используя программное обеспечение своих
западных партнеров. Но многие из них со временем меняют систему на российскую.
"Мы их уговариваем", — скромно говорят разработчики. Понятно, что и
финансовый фактор здесь играет не последнюю роль.
На данный момент R-Keeper является безусловным лидером
рынка. За время своего существования компания UCS осуществила более 9 тыс
инсталляций и в ближайшее время собирается праздновать десятитысячную. В свое
время названия производителей Hoover в Англии и Xerox у нас стали
нарицательными для всех пылесосов и копировальных аппаратов. Так и сейчас
многие неискушенные потребители называют любые программы автоматизации
ресторанов R-Keeper — ами.
Рассмотрим горизонты программного обеспечения.
Первую группу
составляют системы, чьи платформы специально разрабатывались под задачи данной
отрасли. Помимо R-Keeper здесь наиболее известны программные решения
"РСТъ: Рестораторъ" компании РСТъ и ТillyPad. Оба разработчика
сообщают о примерно 1 тыс установленных систем.
Распределение долей программных продуктов по
количеству инсталляций представлена на рисунке 1.3.
Рисунок 1.3 –
Распределение долей ПО по количеству инсталяций
Вторая группа — это
семейство программ, созданных на базе платформы “1С”. Наиболее известные
продукты: "1С-Рарус:Общепит"; "Астор: Ресторан";
"Трактиръ". Хотя сейчас все крупные производители предлагают
комплексные решения, изначально разработчики этих продуктов уделяли большее
внимание системам работы бэк–офиса. Поэтому Игорь Сырцов предлагает при оценке
доли рынка разделять эти сферы: "Если у фронт-офиса доля программ на
платформе “1С” является небольшой, то для бэк–офиса программы на платформе “1С”
занимают порядка 50% рынка".
Третья группа — это западные программы,
"дети" крупных корпораций. Например, "Майкрос" от компании
Micros-Fidelio. Кроме "Майкрос" cледует отметить такие системы, как
Aloha POS производства Aloha Technologies (США) и немецкую Guscom. По мнению
экспертов, в целом их доля невелика и они не особенно заметны на общем фоне.
Отметим еще
относительно новые продукты "Домино: Общественное питание" на базе
программного комплекса "Домино" компании "Софт-Вест",
"Эксперт", компании "Аверс технолоджи". Вызывает интерес
Lillo — решение на основе Linux, разработанное "Сервис Плюс".
В ходе автоматизации ресторана может быть проведена
интеграция программного обеспечения со следующим специализированным
оборудованием: фискальными регистраторами, считывателями магнитных карт,
сканерами штрих-кодов, программируемыми клавиатурами, сенсорными дисплеями,
дисплеями покупателей и кухонными принтерами заказов. Результатом комплексной
автоматизации ресторана будет построение корпоративной компьютерной сети и
создание автоматизированных рабочих мест для всех категорий сотрудников
(официантов, кассиров, барменов, работников склада, бухгалтеров, менеджеров
разных уровней, включая директора).
2.
Анализ существующей информационного обеспечения в кафе «ПирожковЪ»
2.1. Общая характеристика предприятия
Кафе «ПирожковЪ»
рассчитано на 20 мест. Организационно-правовая форма: общество с ограниченной
ответственностью. Площадь помещения под кафе Арендуемое с площадью - 90 кв.м.
Кафе «ПирожковЪ » располагается в центре г.Волоколамск ул. Ленина 36 . Время
работы кафе с 10.00 до 19.00 часов. На предприятии работает 11 человек.
Кафе предназначено для отдыха посетителей, поэтому
большое значение имеет оформление торгового зала, освещение, цветовое решение.
Микроклимат поддерживается системой приточно-вытяжной вентиляции. Из столовой
посуды применяется металлическая из нержавеющей стали, полуфарфоровая
фаянсовая, сортовая стеклянная. В кафе имеется гардероб, туалетная комната для
посетителей. Официанты, обслуживающие посетителей одевают в фирменную одежду с
символикой предприятия.
Меню кафе «ПирожковЪ»
весьма разнообразно и придётся по вкусу даже самым изысканным гурманам. Только
здесь можно найти свежий кофе разных сортов (экспрессо, капучино, кения, латте
и многие другие), горячий шоколад с пломбиром или фруктами, какао, а также
уникальные торты, пирожные и десерты.
На сегодняшний день предлагаются такие торты, как Фисташковый,
Маковый с вишней, Птичье молоко, Миндально-яблочный пирог, Прага, Сырный с
ежевикой и Малиновый чизкейк.
Все блюда, которые предлагает Шоколадница, своеобразны
и эксклюзивны. Они разработаны кондитерами компании с применением новейших
технологий. Всё, что включает в себя меню, сделано из натуральных продуктов,
без применения химических добавок. Словом, на высшем уровне.
Динамика основных экономических
показателей кафе представлена в таблице 2.1.
Таблица 2.1 – Динамика
технико-экономических показателей кафе «ПирожковЪ»
Наименование
2008, тыс.руб.
2009, тыс.руб.
2010, тыс.руб.
Отклонение
Темп роста
2009 от 2008
2010 от 2009
2009 к 2008
2010 к 2009
Выручка (нетто) от реализации товаров
34795
36248
37200
1453
951,8
4,18
2,63
Себестоимость реализации
товаров
34018
35975
30333
1956
-5642
5,75
-15,68
Валовая прибыль
2277
3382
6866
1104
3484
48,52
103,02
Коммерческие расходы
616
606
600
-10
-6
-1,62
-0,99
Управленческие расходы
1500
3110
4080
1610
970
107,33
31,19
Прибыль
(убыток) от продаж
1645
2776
2885
1131
-591
68,75
3,93
Проценты к
получению
9
15
21
6
6
66,67
40,00
Проценты к
уплате
-
-
1452
-
-
-
-
Прочие
операционные доходы
151
238
19783
87
19545
57,62
8212,1
Прочие операционные расходы
268
692
912
424
220
158,21
31,79
Внереализационные доходы
12
21
37
9
16
75,00
76,19
Внереализационные расходы
56
72
1169
16
1097
28,57
1523,61
Прибыль до налогообложения
158
238
2819
80
2581
50,63
1084,45
Текущий налог на прибыль
35
61
913
26
852
74,29
1396,72
Чистая (нераспределенная
прибыль)
123
177
1906
54
1729
43,90
976,84
Анализ
таблицы 2.1 показывает, что почти все показатели увеличились, как в 2008, так и
в 2009 году. Выручка растет более быстрыми темпами, чем себестоимость, что
является, безусловно, положительной тенденцией в работе предприятия. Необходимо
также отметить, что снизились коммерческие расходы – в 2008 году – на 10 тыс.
руб., в 2009 году – еще на 6 тыс. руб.
Из данных таблицы следует, что валовая прибыль
по отношению к предшествующему периоду выросла на 48,52 % и 103,02%, что
привело также к соответствующему увеличению прибыли, остающейся в распоряжении
организации – на 68,75% и 3,93%.
Темпы роста выручки превышают темпы роста
численности персонала, что объясняет повышение производительности труда на
предприятии. Мотивация действительно
повышает базовую производительность труда. Высокомотивированный сотрудник на
самом деле лучше работает. Организации, чьи сотрудники хорошо работают, в целом
показывают лучшие результаты, а изменение отношения работников к труду повышает
прибыльность компании.
2.2. Преимущества и недостатки информационного
обеспечения менеджера в кафе «ПирожковЪ»
Рассмотрим основные функции менеджера в кафе «ПирожковЪ».
1. Планирует,
организует и контролирует работу кафе:
-
рациональная организация труда персонала ресторана;
- обеспечение
и контроль наличия необходимых запасов товарно-материальных ресурсов;
- контроль
технического состояния технологического оборудования;
- ведение
учетной и отчетной документации;
- соблюдение
правил охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности, санитарных
правил и гигиенических нормативов).
2. Планирует
и рационально организует рабочее время персонала (составление графиков и
расписания работы; использование методов и принципов научной организации
труда).
3. Рассчитывает
потребности кафе в продуктах и иных товарно-материальных ценностях, планирует и
организует его материально-техническое обеспечение;
- маркетинговый анализ рынка поставщиков;
- контроль
сроков, объемов и качества приобретаемой продукции; анализ соотношения «цена —
качество товара»).
4.
Контролирует качество обслуживания посетителей кафе.
5. Управляет
персоналом (прием и расстановка кадров; распределение обязанностей и
делегирование полномочий; повышение трудовой мотивации на основе использования
современных социально-психологических методов управления и совершенствования
системы материального стимулирования; планирование, организация и контроль
эффективности обучения персонала, в т. ч. на рабочих местах; развитие
внутрикорпоративной культуры и служебной этики; аттестация персонала кафе).
6. Организует
делопроизводство, своевременное и качественное оформление документации и
статистической отчетности (разработка и совершенствование нормативной и
технологической документации, включая внутренние стандарты, инструкции, правила
и т. д.; сбор, компьютерная обработка и анализ производственной информации;
подготовка статистических отчетов, информационных материалов и т. д.).
7. Планирует,
организует и контролирует эффективность рекламных мероприятий.
8. Обеспечивает
прибыльность кафе на основе грамотной маркетинговой политики и наиболее полного
удовлетворения потребностей посетителей.
9.
Оптимизирует расходы при ведении бизнеса.
10. Формирует
положительный имидж кафе (повышение и контроль качества и культуры обслуживания
посетителей кафе; создание приятной и дружелюбной атмосферы; изучение
потребительских предпочтений посетителей ресторана; подготовка предложений и их
реализация по улучшению обслуживания посетителей; установление и расширение
связей с общественностью и средствами массовой информации; учет и анализ жалоб,
претензий и пожеланий посетителей; устранение недостатков в работе ресторана;
соблюдение правил протокола и этикета).
Значительная
часть прибыли бывает недополучена вследствие сбоев поставок, недостаточного
профессионализма и злоупотреблений персонала. Для небольшого кафе это особенно
чувствительно, поэтому владельцы таких заведений нуждаются в эффективных
инструментах управления финансовыми, материальными и человеческими ресурсами
ничуть не меньше, чем владельцы крупных ресторанных сетей.
Разумеется, сейчас сложное время для небольших
ресторанов и кафе. И если раньше управляющий мог допустить, что от 7 до 15 %
выручки попадает в карманы официантов и кассиров, минуя кассу, то сейчас каждый
клиент и каждая копейка на счету. А борьба с воровством невозможна без
автоматизированного учета. Автоматизация же решает все перечисленные проблемы.
Автоматизация — это не затраты, это экономия и победа над постоянно растущими
издержками».
С вводом системы автоматизации появляется возможность
внедрять различные дисконтные программы и кредитование для постоянных клиентов
и местных жителей считать скидки и бонусы будет компьютер на основании
предложенных вариантов, а официант не будет забивать голову сложными расчетами.
В среднем срок окупаемости системы автоматизации для небольшого ресторана
составляет 3?4 месяца при минимальном наборе модулей и компонентов.
Сейчас
владельцы больше не хотят терять большую часть своей прибыли, поэтому борьба с
воровством на предприятии и профилактика воровства актуальны как никогда.
Пересортица - это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта
товаров одного и того же наименования. Нельзя утверждать, что пересортицы быть
не должно. Она всегда присутствует на кухне и в баре. Однако ее контроль очень
важен.
Особенно
критична пересортица по бару. Не секрет, что бар не может работать в минус,
фактические остатки по бару всегда должны превышать учетные. Пересортица по
кухне явление нормальное, и единственный способ борьбы – инвентаризация. Инвентаризация в кафе
«ПирожковЪ» проводится ежедневно по кухне, в конце и начале смены по каждому
бармену. В кафе существует ручной учет проведения инвентаризации, из-за чего
тратится больше количество времени и вызывает большие затруднения для сравнения
полученных данные с учетными, а главное, насколько учетные
данные будут соответствовать действительности. В вопросе инвентаризаций очень
важную роль играет оперативность, которую может обеспечить только наличие
компьютерной системы учета, работающей в режиме реального времени, т.е.
пересчитывающей остатки по результатам каждой продажи, каждого возврата,
каждого прихода и перемещения.
Только
современная система позволяет в любой момент получить и распечатать полный или
выборочный отчет по учетным остаткам и специальный бланк для инвентаризации.
После ввода фактического остатка в систему будет сформирована сличительная
ведомость, в которой вы сможете увидеть расхождения по каждому продукту.
Актуализация данной сличительной ведомости обновит данные фактического остатка,
создав необходимые акты.
Инвентаризация
остатков по бару обычно проводится самим барменом с вводом данных по
фактическим остаткам непосредственно в компьютерную кассу. Действует правило:
принял смену – ввел остатки, сдаешь смену – введи остатки. Введенные барменом
остатки мгновенно обрабатываются системой. В результате – четкое понимание
того, что происходит в баре.
Воровство в
кафе «ПирожковЪ» можно разделить на 2 основные группы: воровство в торговом
зале и воровство на кухне. Кроме того, существует вероятность договоренности
между официантами и поваром.
Наиболее распространенный способ воровства – искажение информации об объемах
реализации. Продажа не регистрируется, полученные от клиента деньги кладутся в
карман. Проведение денежных средств мимо кассы осуществляется многочисленными
способами: от предъявления одного и того же счета на одно блюдо различным
посетителям, до составления счета на бумаге от руки, объясняя это неработающим
принтером. Можно себе представить объем недополученной выручки при большой
загруженности ресторана. При ручном контроле в кафе «ПирожковЪ» использовались
нумерованные фирменные бланки счетов, которые предъявлялись кассиру-контролеру,
следящему за нумерацией этих бланков. Однако от сговора персонала с
кассиром-контролером никто не застрахован, а применение данного способа
контроля в больших заведениях неудобно.
Кроме того, сотрудник - кассир в случае спорных ситуаций будет являться
материально ответственным лицом. У данного способа есть несколько «но»:
во-первых, он применим только в небольших заведениях, во-вторых, нужно
тщательно продумать технологию работы кассира с тем, чтобы он сам не вступил в
сговор с официантами и барменами.
При
использовании автоматизированного учета оформление заказов будет происходит
через терминал - компьютерную кассу, связанную с сервером, на котором в
реальном времени контролируются все операции по каждому из сотрудников, ведется
учет списания продуктов и контроль остатков.
Система автоматизации ресторана не позволит без пробития
по кассе:
- отправить марку заказа на кухню, которая служит
основанием для приготовления блюда;
- распечатать счет клиенту.
Также система автоматизации не позволит официанту
распечатывать один и тот же счет.
Больше всего, конечно, воруют в баре, т.к. львиная
доля прибыли ресторана образуется от продажи алкоголя. Система автоматизации
точно рассчитывает количество проданных порций спиртного, а также количество
спиртного, потраченного на приготовление коктейлей и т.д. Для облегчения
контроля в системе можно получить отчеты продаж по барменам, по отдельным видам
спиртного, по дням недели и т.д. Однако борьбу с недоливами в баре, а также
борьбу с покупкой барменом спиртного на базаре следует вести с помощью
администратора и проведением инвентаризации.
Воровство официантов с точки зрения учета практически не отличается от
воровства барменов. Разница в том, что официанты могут вписывать в счет блюда,
не заказанные клиентом, изменять цены блюд и т.д. Если официанту клиент хорошо
известен, официант может пометить некоторые блюда как отказные. Т.е. он берет
за них деньги, но сообщает, что клиент от блюда отказался по какой-либо
причине, и оставляет деньги себе. С применением систем автоматизации отказ от
блюда можно провести только через менеджера ресторана. При этом в программе все
равно остается информация об отказном блюде. Информацию по отказам можно также
потом распечатать и определить официантов, злоупотребляющих этим. При отказе от
блюда администратор должен будет указать причину, без этого отказ не пройдет.
Это позволит сделать выводы о причинах отказов клиентов. (Что тоже не маловажно
для успешной работы ресторана).
Менеджер кафе
«ПирожковЪ» проводит статистическую информацию о ценах и закупках на все
используемые товары за длительный период времени и отслеживает историю цен
закупки по наиболее ходовым и по наиболее дорогостоящим товарам. Подобный
анализ позволит выявить расхождения, указывающие на наличие злоупотреблений.
Однако, данный анализ проводиться вручную и отнимает много времени, так как
этим нужно заниматься постоянно.
При наличии
компьютерной системы учет цен закупок по различным поставщикам достаточно быстр
и удобен, что позволяет свести попытки завышения цен закупки к нулю. Человек,
занимающийся закупками, знает, что в любой момент вы можете поднять данные по
закупкам определенного вида продуктов, сравнить данные по поставщикам,
посмотреть динамику цен и задать ему обоснованные вопросы.Работа с постоянными
клиентами ведется неэффективно, так как отсутствует база данных по постоянным
клиентам. Здесь же велика роль продуманных персональных скидок и маркетинговых
акций. Помощником в организации грамотной работы с постоянными клиентами, и что
главное, оценки ее эффективности станет система автоматизации в рамках которой
будут вводиться, храниться и обновляться данные по постоянным клиентам, по
персональным дисконтным картам с накопительной системой скидок.Система позволит
фиксировать каждый визит постоянного клиента, потраченные им суммы. В случаях с
корпоративным клиентом или туристическими группами использовать схемы
безналичных взаимозачетов. Система позволит создать условия обслуживания,
выгодные для клиента и прибыльные для самого кафе.
Установление
одиночной системы видеонаблюдения в кафе «ПирожковЪ» малоэффективным.
Существует великое множество способов скрыть свои действия от видеокамер, а
обнаружить на видеозаписи жульнические деяния очень сложно. Поэтому система
видеонаблюдения должна быть лишь дополнением системы автоматизации. Современные
решения позволяют не просматривать весь видеоархив, а выбрать конкретные
действия, конкретных людей, конкретные товары и т.д. Например, можно дать
задание системе показать продажи определенного алкогольного напитка барменом
Ивановым с 14:00 до 21:00.
Подведя итоги
второй главы, можно выделить следующие недостатки в информационном обеспечении
менеджера кафе «ПирожковЪ»:
1. Ручная
система учета инвентаризации, которая занимает значительное время и вызывает большие
затруднения для сравнения полученных данные с учетными, а
главное, насколько учетные данные будут соответствовать действительности.
2. Воровство
в кафе и в баре
3. Отсутствие
компьютерной систему учета цен и скидок.
4.
Неэффективная работа с постоянными клиентами и отсутствие скидок
5. Наличие одиночной системы видеонаблюдения в
кафе.
Все это
говорит о том, что в кафе «ПирожковЪ» необходимо провести автоматизацию
рабочего места менеджера для повышения эффективности работы и увеличения
прибыли в кафе. Хорошая система автоматизации помогает решать, какие изменения
необходимо произвести в кафе. Например, если отчетность выявила блюда, которые
не пользуются спросом, необходимо внести изменения в меню. Сложная система
дисконтирования также будет функционировать в рамках системы автоматизации
безотказно: скидки на определенные товары в определенное время, накопительные
скидки, скидки каждому сотому клиенту и т.д. создадут лояльное отношение к
заведению. Официант перестанет единолично решать, кто достоин скидок.
Улучшение
сервиса и повышение класса ресторана, которые привнесет система автоматизации,
привлекут новых клиентов. Обслуживание клиентов, благодаря системе, ускорятся.
Официант вряд ли перепутает заказ, который поступает на кухню оперативно. Плюс
ко всему издержки производства могут снизиться за счет оптимизации товарных
запасов. Сообщение о том, что тот или иной продукт заканчивается, система
выдаст заблаговременно.
3. Рекомендации по внедрению автоматизации в кафе
«ПирожковЪ»
3.1. Критерии выбора информационной системы оборудования
Несомненно, для небольших ресторанов и кафе, тем более
в нынешнее время, очень важным критерием при выборе системы автоматизации
является цена. На российском рынке существует масса технологичных
функциональных решений для автоматизации небольшого общепита. Самое главное —
это автоматизировать весь цикл работы — от приемки ингредиентов, приготовления
блюд до непосредственной реализации. Данные бизнес-процессы являются общими для
любых ресторанов и кафе. Важна аналитика для руководителя. Что касается систем
лояльности — это важный момент, но для неавтоматизированных предприятий надо
начинать с настройки общего учета, а после этого задуматься над маркетингом,
оценками работы персонала и т. д.
Для небольшого кафе наиболее важным критерием при
выборе оборудования для автоматизации является его надежность, так как в
больших ресторанах, где используется несколько точек ввода заказов, всегда
можно обойтись меньшим количеством терминалов, чтобы не закрывать ресторан на
время ремонта оборудования. Надежность терминалов определяется по их
функционалу: это прежде всего безвентиляторное и пылевлагозащищенное
исполнение, металлический корпус и по возможности модульное исполнение для
быстрой замены вышедших из строя модулей.
По функциональности программное обеспечение для
небольших ресторанов мало чем отличается от программного обеспечения для крупных
ресторанов и клубов. И там и там используются основные модули ввода и расчета
заказов, модули построения отчетов, программ складского учета и расчета
калькуляционных карт. Функционал основных модулей может расширяться
дополнительными модулями, такими как дисконтные системы, системы тарификации
бильярда и караоке, авторизации кредитных карт и видеонаблюдения.
Все антикризисные меры в части управления бизнесом, а
также самые лучшие идеи по привлечению гостей будут бесполезны, если сотрудники
ресторана не заинтересованы в успехе лично и относятся к работе формально.
Современная информационная система позволяет обеспечить гостеприимство в зале и
бесперебойную работу на кухне, автоматизируя не только кассу и склад, но и
мотивацию персонала, оптимизацию финансов, программы лояльности, событийный
видеоконтроль и даже управление музыкой, звучащей в ресторане. По результатам
исследований, при внедрении такой системы путем оптимизации бизнес-процессов и
сокращения издержек можно сэкономить до 25% операционных затрат. Проект
окупается очень быстро за счет повышения эффективности бизнеса, снижения потерь
от злоупотреблений, оптимизации продуктовых запасов и закупочных цен,
продуманной финансовой политики, а также увеличения прибыли за счет роста
количества гостей.
Несколько сократить расходы небольшим заведениям можно
и на брендах оборудования, которых сейчас достаточно много. Однако здесь
следует помнить о различных условиях гарантийного обслуживания и технической
поддержки, которая, несомненно, нужна всем, а маленьким заведениям особенно,
поскольку они не могут себе позволить содержать штатного системного
администратора. Отдельно следует также отметить, что у небольших ресторанов,
особенно летних кафе, весьма популярна сезонная аренда оборудования и софта у
Tillypad, что обходится дешевле покупки».
Если говорить об оборудовании, то наибольшую
популярность в последнее время приобретают сенсорные терминалы ввода и расчета
заказов. Наша компания является официальным дилером ведущих производителей
сенсорных терминалов Advanpos (HPOS, ZPOS, QPOS) и Firich (Aegis, Glaive). Оба
этих производителя используют безвентиляторный принцип построения терминалов, а
в качестве теплоотвода используется металлический корпус, что позволяет
повысить их долговечность и отказоустойчивость. Основное отличие в
функциональности в том, что продукция Advanpos имеет модульную архитектуру с
беспроводными соединениями, которая позволяет не только менять цвет и внешний
вид оборудования, а также моментально производить замену и ремонт вышедших из строя
модулей (например, для замены разбитого сенсорного монитора достаточно
отвернуть четыре винта)».
Для ресторанов и кафе используются POS-системы, в
состав которых входит оборудование: фискальный регистратор или принтер;
сенсорные моноблоки с влагонепроницаемым экраном увеличенного размера, как
минимум 12'' (лучше 15'' для расположения на сенсорном экране максимального
количества функций); моноблочная конструкция позволяет исключить лишние
провода, что повышает безопасность эксплуатации; сейчас стал актуален ридер
магнитных карт; денежный ящик; дисплей покупателя (для ресторана/кафе) не
является обязательным.
Для автоматизации небольших и средних ресторанов/кафе
наиболее распространено оборудование тайваньских производителей. Наша компания
предлагает POS-системы на базе оборудования Posiflex с фискальными
регистраторами собственного производства: ForPOSt 6312s, ForPOSt 5315s. ForPOSt
6312s — новое поколение POS-систем на базе безвентиляторных сенсорных
моноблоков. В составе POS-системы — бесшумный сенсорный 12?дюймовый моноблок
Posiflex KS-6812 с влагозащищенным дисплеем, скоростной фискальный регистратор
FPrint-5200K с самой высокой скоростью печати среди фискальных регистраторов.
POS-система ForPOSt 5315s — 15?дюймовая сенсорная система, специально разработанная
для автоматизации кафе и предприятий фастфуда с фискальным регистратором
FPrint-02K с широким информативным чеком.
В обеих POS-системах предустановленно программное
обеспечение Frontol Win32, вариант поставки «Ресторан», которое позволяет
автоматизировать рабочие места кассира, менеджера, бармена и официанта».
Все чаще владельцы предприятий общественного питания,
выбирая систему автоматизации, начинают понимать, что каждая дополнительная
функция в программном обеспечении добавляет стоимости к общей по всему решению.
Компания «Айтида» провела многогранный анализ основных процессов, для которых
требуется автоматизация в небольших предприятиях сферы общественного питания
формата кафе. На основе этого анализа была создана версия «Айтида HoReCa:
Кафе». Она включает все самое необходимое: продвинутая схема производства блюд,
реализация услуг через ККМ, поддержка любого торгового оборудования и мн. др.
Важно, что это решение полностью совместимо с
программным обеспечением Frontol Win32 версии «Кафе» и «Ресторан» (рекомендуем
использовать именно эти версии). Frontol — это самый правильный выбор для
автоматизации работы официанта, бармена, кассира. При этом цена этого решения
гораздо доступнее аналогов. В итоге, общая стоимость комплексного решения
«Айтида HoReCa: Кафе» и Frontol Win32 версии «Кафе» и «Ресторан» является самым
выгодным решением для автоматизации заведений формата «кафе». При этом не нужно
забывать, что техническая поддержка необходима предприятию любого формата. Но
однозначно: чем проще программное решение, тем реже вы будете обращаться в
службу поддержки. Кроме того, хорошее начальное обучение работе с программным
продуктом также является залогом минимального числа обращений в службу
технической поддержки».
3.2. Внедрение автоматизации в кафе «ПирожковЪ»
Автоматизация кафе – это не просто приобретение
какой-либо учетной программы и компьютера. Автоматизация – это комплекс мер,
направленных на повышение эффективности работы заведения. В первую очередь
задача автоматизации - это управление предприятием.
Вложения в автоматизацию – это не затраты, а
инвестиции в Ваш бизнес. Программный продукт R-Keeper поможет эффективно
управлять Вашим предприятием и увеличить его прибыльность. При равных условиях,
в двух абсолютно одинаковых заведениях можно больше зарабатывать в кафе,
которое автоматизировано. Это и есть главная особенность! Это происходит за
счет сокращения неявных издержек на 10 % с оборота, за счет «прозрачности»
учета продуктов и сокращения потерь при производстве. Качество обслуживания
привлекает новых клиентов, а это примерно 5-10 % к обороту предприятия.
Клиент будет обслуживаться в среднем до 20%
эффективнее. Сокращаем время на оформлении заказа, доставке после приготовления
и расчете клиента. Благодаря системе RKeeper можно внедрять различные бонусные
и маркетинговые программы со скидками, тем самым повышая лояльность своих
клиентов.
Директор получит заведение с «прозрачным учетом». В
любой момент всегда можно узнать любые финансовые результаты и принять
правильное решение. Тот, кто не управляет своим бизнесом, тот его потеряет.
Бухгалтер получает, возможность оперативно строить
отчеты. Формировать и сдавать в налоговую инспекцию регламентированную
отчетность.
Рекомендуемая схема автоматизации кафе «ПирожковЪ»
представлена на рисунке 3.1.
Рисунок 3.1 -
Рекомендуемая схема автоматизации кафе «ПирожковЪ»
R-Keeper затрудняет сговор персонала с целью
воровства, приписок и прочих махинаций. Если персонал честен, то введение
системы автоматизации позволит повысить свой уровень в профессиональном плане и
выполнять свои обычные процедуры более эффективно. Обслуживать больше гостей,
качественнее и тем самым зарабатывать больше денег для себя и заведения.
Интерфейс R-Keeper удобен и понятен любому официанту
или бармену. Требуются минимальные усилия для освоения системы.
Для автоматизации рабочего места менеджера
понадобиться:
- Компьютер: обычный набор из системного блока,
монитора, клавиатуры и мышки;
- Операционная система для данного компьютера;
- Программы Back-офис.
Приведенный перечень является минимальным набором. Не
хочется повторяться, что любую важную технику необходимо защитить источниками
бесперебойного питания и сетевыми фильтрами, а также поставить какой-либо
антивирус и офисный пакет. В Back-офисные программы входят:
- Модуль менеджера R-Keeper;
- StoreHouse;
- Персональная дисконтная система (ПДС);
- On-line
монитор;
Из приложений Back-офиса обязателен к установке
«Модуль менеджера R-Keeper», в котором менеджер формирует меню, устанавливает
стоимость блюд, заводит персонал и устанавливает режимы и правила работы всей
системы автоматизации ресторана. Также данный модуль предоставляет отчетность
по работе заведения: выручка в различных форматах и разрезах, расходы блюд и
среднее количество клиентов, для удовлетворения любых прихотей и пожеланий
имеются ,OLAP-кубы с помощью которых можно сконструировать любой отчет.
Для автоматизации складского учета, возможности вести
приходные и расходные накладные, калькуляционные карты и расчет себестоимости
необходимо установить программу StoreHouse.
Персональная дисконтная система позволяет использовать
индивидуальные карты клиентов, которые могут быть одновременно дисконтными,
бонусными и платежными. Эту систему используют не только для повышения
лояльности клиентов, но и для построения отчетов по предпочтениям конкретных
посетителей.
On-line
монитор позволяет в режиме реального времени просматривать текущую выручку,
открытые и закрытые за день заказы, количество посетителей и прочее.
Для автоматизации рабочего места кассира могут быть
использованы т.н. POS терминалы (Point Of Sale – англ., торговая точка) или POS
системы.
POS
терминал - единый комплекс устройств с уникальным названием (например, монитор,
системный блок, дисплей покупателя, программируемая клавиатура, считыватель
карт, печатающее устройство, фискальная часть, программное обеспечение). POS
терминалы, как правило, регистрируется в Государственном Реестре ККМ. При этом любые аппаратные или программные
видоизменения этого комплекса, детально описанного в Реестре
контрольно-кассовых машин, запрещены.
Наряду с POS терминалами широкое распространение получили POS
системы. Основное различие между ними
заключается в расположении блока фискальной памяти: в POS терминале фискальная
плата встроена в системный блок, а в POS системах используются внешние
фискальные регистраторы.
Для POS систем не требуется регистрация программного
обеспечения, так как все необходимое программное обеспечение уже записано во
внутренней памяти фискального регистратора. При использовании POS систем на
рабочем месте кассира функционируют кассовая программа, обладающая несравненно
большими возможностями, чем программы для POS терминалов.
При работе с POS системами используются фискальные
регистраторы : печатающие устройства с фискальной памятью и необходимым
программным обеспечением для фискальных операций. При выборе ФР следует
учитывать такие его характеристики, как сфера применения, способ печати,
скорость печати, ширина чека, количество символов в строке, принтер,
надежность, экономичность, дизайн, программное обеспечение и т.д.
По способу печати ФР подразделяются на матричные и с
термопечатью. Матричные печатают медленнее, для них требуется специальная
химизированная бумага, в некоторых модификациях требуются сменные картриджи.
При этом печать у них шумная.
ФР с термопечатью не требуют сменных картриджей. Скорость печати высокая,
печать бесшумная.Наиболее популярные модели ФР – Штрих, Феликс, FPrint.
Согласно последним техническим требованиям, дисплей
покупателя обязателен к использованию в контрольно-кассовой системе,
использующей фискальные регистраторы.
Дисплей покупателя предназначен для отображения
различной информации (название товара, стоимость товара, сумма чека, сумма
сдачи, реклама и т.д.).
Дисплей покупателя различаются следующими
характеристиками: количество и длина строк, цвет и тип экрана, интерфейс
подключения и различные параметры эргономичности дизайна и удобства
использования.
Дисплеи покупателя бывают одно, двух и четырех строчными, люминесцентными и
жидкокристаллическими. Чаще всего используются двух строчные люминесцентные
модели.
На Российском рынке представлены дисплеи покупателя в
основном с интерфейсом подключения RS232. Но в последнее время появились и USB
модели.
В настоящее время существует два вида мониторов:
ЭЛТ-монитор (англ., CRT monitor) - монитор с электронно-лучевой трубкой, и ЖК
монитор (LCD monitor) -Жидкокристаллический монитор.
На предприятиях общественного питания, ресторанах,
кафе и «Fast Food» используются сенсорные мониторы (технология Touch Screen).
Выбор такого монитора зависит от задачи, для которой он будет использоваться.
Существуют различные технологии мониторов Touch Screen:
- Резистивная. С мягким и чувствительным экраном, не
боится пыли и влаги, дешёвая, но боится острых предметов и обладает невысокой
яркостью;
- Ёмкостные сенсорные панели имеют высокую разрешающую
способность, хорошее качество изображения и надежность. Прочные и долговечные,
они применяются в сенсорных киосках и платежных терминалах, игровых автоматах.
Недостатком считается неспособность экрана реагировать ни на что, кроме голого
пальца;
- ПАВ-мониторы (технология поверхностно-акустических
волн) обладают высокой яркостью, хорошим разрешением. Недостаток - высокая
чувствительность к воздействию внешних факторов: температура, давление,
химический состав окружающей среды;
- Инфракрасные экраны не боятся погоды или перепадов
температур.
Но они крайне чувствительны к солнечному излучению.
Инфракрасные экраны самые долговечные. Наиболее популярный производитель
сенсорных мониторов - Компания Elo TouchSystems - более 40 лет на рынке
сенсорного оборудования.
Неотъемлемой частью автоматизированного рабочего места
кассира является сканер штрих-кодов. Простым нажатием на кнопку ручного сканера
или поднеся этикетку товара к стационарному сканеру, кассир может обработать
как штучный, так и весовой товар за считанные секунды.
Сканеры штрих-кодов подразделяются на множество видов: ручные, стационарные,
встраиваемые, беспроводные, лазерные и светодиодные, и т.д. У каждого есть свои
плюсы и минусы. При выборе сканера следует учитывать ряд его характеристик, так
как сканер значительно влияет на эффективность работы кассира. Если частота
сканирований велика (супермаркет), то важна скорость и точность. Этим требованиям
удовлетворяют многоплоскостные сканеры с функцией корректировки кода.
Если ограничено рабочее место кассира, то предпочтительней всего встраиваемые в
кассовый стол и небольшие по габаритам сканеры.
Если товары разнородны по габаритам, то правильным решением будет выбор ручного
сканера. Если для сканирования товаров от кассира требуется перемещение в
радиусе нескольких метров, то лучше всего использовать беспроводной ручной
сканер. Светодиодные ручные сканеры обеспечивают высокую надёжность и
ударопрочность, но уменьшают дальность считывания штрих-кодов до нескольких
сантиметров. Самая большая дальность считывания - у лазерных сканеров.
Стационарные и встраиваемые сканеры жёстко фиксируются в интерьере рабочего
места кассира, и освобождают обе его руки. Эти сканеры – многоплоскостные, т.е.
позволяют не ориентировать штрих-код определенным образом. Они рекомендованы
для использования в условиях повышенной нагрузки, например, в супермаркетах.
Беспроводные сканеры, использующие Bluetooth-протокол,
имеют неоспоримое преимущество - отсутствие путающихся проводов. Дальность их
действия зависит от конкретной модели.
Наиболее распространённые в России модели Cipher, Datalogic, Metrologic, Symbol, Zebex и другие.
Программируемая клавиатура используется на рабочем
месте кассира для выполнения типовых операций, не обеспечиваемых другими
устройствами. Например, коррекция чека или ручной ввод испорченного штрих-кода.
И наоборот, если условия торговли на каком-то рабочем месте не позволяют
использовать, например, сканеры штрих-кодов, такая клавиатура способна стать
полнофункциональным техническим средством для обеспечения процесса торговли.
В принципе, это - обычная клавиатура для компьютера,
но с ограниченным набором клавиш, функции которых можно устанавливать
самостоятельно, для удобства и ускорения работы кассира (официанта). Для каждой
клавиши такой клавиатуры можно предусмотреть и более сложные операции,
например, продажу или возврат какого-то конкретного товара.
Некоторые программируемые клавиатуры снабжены устройствами чтения магнитных
карт или электронных ключей. Используется это обычно для авторизации рабочей
смены кассира.
Существуют различные модели программируемых клавиатур,
с количеством клавиш от 40 до 136.
Считыватели магнитных так же, как и прокси карт, чаще
всего применяются в системах контроля доступа. Считывающий модуль расположен в
щели (магнитные карты), через которую проводится носитель с записанным на нём
кодом. В прокси считывателях, считывающий модуль спрятан в пластмассовый корпус
и не требует прямого контакта с картой. Считыватели обоих видов карт могут быть
также применены в системах скидок в качестве дисконтных карт. Считыватели
прокси (или «радио») отличаются от считывателя магнитных карт большей
надежностью и простотой использования. Прокси карты подвержены значительно
меньшему износу, так как не требуют полного контакта с устройством.
Принтеры чеков предназначены для печати разного рода
чеков (продажных, возвратных, товарных), счетов, билетов. В основном, они
применяются в сфере, где используются нефискальные чеки, а также в POS
терминальных системах, где фискальная память расположена внутри корпуса
компьютера. Они широко применяются в ресторанных системах в качестве устройств
оповещения поваров о необходимости приготовить то или иное блюдо. Дешевизна и
простота в эксплуатации позволяют значительно расширить их сферу применения.
Основная функция принтера этикеток – печать штрих-кода
или графики и текста на самоклеющихся этикетках. Этикетки с нанесенной
информацией наклеиваются на упаковку или на товар. Затем нанесенная информация
считывается при помощи сканера штрих-кода или терминала сбора данных. Это дает
возможность использовать штриховое кодирование товаров, не имеющих штрих-кодов
от производителя, а также размерных товаров (одежда, обувь и т.д.).
Денежный ящик используется совместно с фискальным
регистратором и некоторыми чековыми принтерами, способными управлять их
автоматическим открытием. Денежный ящик - металлический или пластмассовый ящик
для хранения наличных денег на кассовом рабочем месте. Обычно, денежные ящики
оснащены ключом. Последние модели денежных ящиков открываются по команде от
фискального регистратора, некоторых чековых принтеров или от компьютера. Модели
денежных ящиков могут отличаться друг от друга размерами, весом, материалом
корпуса, емкостью лотка для купюр и монет.
Электронные весы c возможностью печати самоклеющихся
этикеток позволяют быстро и удобно маркировать весовой товар в торговых залах и
цехах упаковки магазинов розничной торговли. Весы позволяют печатать
необходимую информацию на самоклеющейся этикетке с использованием различных
форм, вводить данные о товарах в память с использованием клавиатуры весов или
передавать данные в весы из компьютера.
Наиболее популярным в России производителем весов с печатью этикеток является
компании CAS Corp. и Teraoka Seiko Co., Ltd, выпускающая продукцию под
торговой маркой DIGI.
Терминал сбора данных – это карманный компьютер,
оснащенный сканером штрих-кодов, клавиатурой (или сенсорным дисплеем),
питающийся от аккумуляторов, имеющий достаточно мощный процессор и память.
Терминалы сбора данных разработаны как устройства оперативного сбора информации
о товарах, поступающих на склад, списываемых со склада, инвентаризируемых.
Терминалы сбора данных хранят считанную информацию до передачи её на компьютер.
Существуют разные интерфейсы передачи данных: USB, радио-интерфейс,
инфракрасный (ИК) порт, Bluetooth и др.
Наиболее современные модели терминалов сбора данных являются настоящими
компьютерами с операционными системами Windows и с большинством функций
«настоящего» компьютера.
В автоматизации любых видов торговли необходимо
создать инфраструктуру, позволяющую эффективно взаимодействовать нескольким
рабочим местам и информационной базой данных всей системы. Для этого
организуются локальные (компьютерные) сети, являющиеся неотъемлемой частью
любого современного предприятия, где нужна оперативность, быстрый и
централизованный доступ к различной информации. Фирма «Квазар» предоставляет
для этого всё необходимое оборудование и специалистов, готовых настроить и
оптимизировать архитектуру сети.
Каждое рабочее место в торговом предприятии – это компьютер, снабженный
арсеналом устройств, позволяющих реализовать его функции в полном объёме. Для
организации локальной сети это, прежде всего, сетевые платы (карты),
встраиваемые в компьютер. От качества этих плат зависит не только скорость
передачи данных, но и целостность информации. Но даже самая лучшая сетевая
плата не может защитить информацию в форс-мажорных ситуациях, таких как
внезапное отключение электроэнергии. В этом случае рекомендуется использовать
т.н. блоки бесперебойного питания, позволяющие поддерживать напряжение в
течение непродолжительного времени, достаточного для отключения устройств в
штатном режиме. В борьбе со скачками напряжения можно задействовать т.н.
стабилизаторы. Для организации полнофункциональной сети необходимы также
сетевые концентраторы (HUB, switch), кабели, принт-серверы и т.д.
В результате проведенного работы мы можем рассчитать
эффективность внедрения АРМ. В таблице 3.1 представлены все статьи затрат на внедрение АРМ с
указанием суммы.
Таблица
3.1 — Затраты на внедрение АРМ
Программное обеспечение (UCS)
Менеджер
- R-Keeper
30000
1
22000
Касса
- R-Keeper
24000
1
19000
Загрузка данных в типовые конфигурации
1С
11000
1
7000
Итого
48000
Оборудование
Срок
гарантии
Принтер чеков Sewoo LK-T210, COM/USB,
черный (с БП)
8200
1
6200
1
Фискальный регистратор Штрих-Мини-ФР-К
26900
1
16900
1
Денежный ящик для Штрих-Мини-ФР-К
2200
1
2200
1
ИБП APC BE525-RS Back-UPS ES
2700
2700
1
Компьютер бухгалтера: системный блок,
монитор, клавиатура, мышь
20000
1
15000
Итого
43000
Таким образом, общая стоимость разработки и внедрения
АРМ составляет 93000 рублей. Высокая цена зачастую вызывает озабоченность
руководителей, которые не отдают должного внимания правильной организации АРМ
специалиста и пытаются сэкономить на техническом или программном обеспечении,
что может привести к уменьшению экономического эффекта от внедрения АРМ.
Для обоснования целесообразности данных решений
необходимо определить экономическую эффективность инвестиций с тем, чтобы в
будущем обеспечить для предприятия выгоду от их осуществления.
В таблице 3.2 размер инвестиций по каждому
направлению управленческих решений предложенных в целях совершенствования
управления каналами распределения в системе реализации проекта инвестирования
организационных, экономических, инженерно-технических и математических
мероприятий.
Таблица
3.2 - Величина инвестиций для реализации управленческих решений
в
рублях
Управленческие решения
Размер инвестиций
1
Организационные
Обучение
специалистов:
дополнительная
литература;семинары
1400
3700
Итого 5100
2
Экономические
Дополнительная
литература
980
Итого
980
3
Инженерно-технические
Программные средства, техническое обеспечение
93000
4
Математические
Дополнительная литература
1200
680
Итого
1880
Всего
100960
Далее необходимо повести
оценку финансовых результатов инвестиций. При определении финансового
результата инвестиций следует различать две управленческие ситуации:
·
возможна достоверная стоимостная оценка результата инвестиций;
·
достоверная стоимостная оценка результата инвестиций невозможна (или
нецелесообразна).
В первом случае финансовый
результат инвестиций определяется как сумма денежного потока и амортизации по
формуле :
CFt = D + А,
(3.1)
где CFt - финансовый результат;
D - денежный поток в части чистой прибыли;
А - амортизация.
Во втором случае
сравниваемые альтернативы должны быть приведены в сопоставимый вид по конечному
(не стоимостному) результату инвестиций.
Для начало выясним
коэффициент дисконтирования. Уровень реальной ставки среднерыночной доходности
10,5 %, безрисковой ставке доходности 2,31 % ставка дисконтирования по методу
экспертного расчета на основе кумулятивного учета риска составит:
Затем предполагается
провести расчет основных показателей оценки эффективности инвестиционных
решений.
Согласно методическим
рекомендациям к основным показателям оценки эффективности инвестиционных
решений относятся: чистая текущая стоимость; индекс выгодности инвестиций;
внутренняя норма доходности. Чистая текущая стоимость определяется
дисконтированием (при постоянной ставке процента отдельно для каждого года)
разницы между годовыми оттоками и притоками денег по проекту, накапливаемыми в
течение жизни проекта, то есть по формуле :
, (3.2)
где Т - срок реализации
проекта, лет;
CFt - финансовый результат t-гo года;
(C0)t - первоначальные инвестиции t-гo года.
В нашем случае чистая
текущая стоимость равна:
NPV = - 1009,6+ 1022,5/1.1255 + 1041,7/1.12552 + 1054,25/1.12553 = 1460,2 (тыс.р.)
Так как чистая текущая стоимость больше нуля (NPV > 0), то проект по данному показателю может быть одобрен.
Далее определяем внутреннюю
норму доходности.
Внутренняя норма доходности
(ВНД) - это норма дисконта, при которой уравновешивается текущая стоимость
притоков денежных средств и текущая стоимость их оттоков, образовавшихся в
результате реализации инвестиционного проекта.
Если внутренняя норма
доходности для проекта больше требуемой инвестором отдачи (минимальной нормы
доходности), то проект принимают, если ниже - отклоняют.
Процедура расчета данного
показателя определяется решением уравнения :
, (3.3)
В результате решения
указанного уравнения получаем внутреннюю норму доходности, равную: IRR = 26 % (IRR > г), следовательно, с
точки зрения данного показателя проект может быть принят.
Индекс доходности, индекс
выгодности, profitability index (PI) называют иногда
отношением результата (выгод) - затраты показывают соотношение отдачи капитала
и вложенного капитала.
Для реальных инвестиций,
длящихся несколько лет, индекс доходности определяется по формуле:
,
(3.4)
где CFt - финансовый итог в году t, подсчитанный без первоначальной инвестиции (если они приходятся на
этот год);
(C0)t - первоначальные инвестиции в году t, начиная от даты начала инвестиций.
Тогда для нашего случая
индекс доходности равен:
PI= 108900 / 37200 = 2,9 месяца
Таким образом, совокупность
всех показателей (чистая текущая стоимость, внутренняя норма доходности, индекс
выгодности) указывает на экономическую эффективность инвестиционных управленческих
решений, предложенных в целях разработки системы по обеспечению организации
конкурентоспособности кафе «ПирожковЪ».
Заключение
В курсовой работы были поставлены и решены
следующие задачи:
1. Понятие, сущность и основные задачи
автоматизации на предприятия РГБ
2. Изучение особенностей и проблем, возникающих
при автоматизации на предприятиях РГБ.
3. Анализ основных экономических показателей
деятельности кафе «ПирожковЪ» и выявление
основные недостатки работы менеджера.
4. Разработка АРМ менеджера в кафе «ПирожковЪ».
Во второй главе были выявлены следующие
недостатки в работе менеджера:
1. Ручная
система учета инвентаризации, которая занимает значительное время и вызывает большие
затруднения для сравнения полученных данные с учетными, а
главное, насколько учетные данные будут соответствовать действительности.
2. Воровство
в кафе и в баре
3. Отсутствие
компьютерной систему учета цен и скидок.
4.
Неэффективная работа с постоянными клиентами и отсутствие скидок
5. Наличие одиночной системы видеонаблюдения в
кафе.
В связи с выявленными недостатками в третьей
главе была предложена комплексная автоматизация кафе, которая включала в себя
разработку АРМ менеджера и кассира. Общая стоимость разработки составляет
100960. Срок окупаемости проекта 2,9 месяца. Следовательно, цель достигнута, на
предприятии могут быть рекомендованы программа по внедрению комплексной
автоматизации.
Список
литературы
1.
Афанасьев
В.Н., Постников А.И. Информационные технологии в управлении предприятием. – М.:
Моск. гос. ин-т электроники и математики, 2003.
2.
Ветров
А.Г. Информационные банковские технологии. – М.: Моск. гос. ин-т радиотехники,
электроники и автоматики, 2007.
3.
Грабауров
В.А. Информационные технологии для менеджеров. – М.: Финансы и статистика, 2008.
4.
Информационные
технологии управления /Под ред. Ю.М.Черкасова. – М.: Инфра-М, 2006.
5.
Информационные
технологии управления: Учебное пособие для вузов / Под ред. Г.А.Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2007.
6.
Козырев
А.А. Информационные технологии в экономике и управлении. – СПб.: Изд-во
Михайлова, 2005.
7.
Корнеев
И.К., Машурцев В.А. Информационные технологии в управлении. – М.: Инфра-М, 2008.
8.
Коротков
Э.М. Исследование систем управления: Учебник для вузов. – М.: ДеКа, 2008
9.
Мандрыкин
А.В., Непышневский А.В. Информационные технологии в управлении предприятием. –
Воронеж: ВГТУ, 2010.
10.
Новые
технологии: автоматизация ресторанного бизнеса// http://www.pct.ru/
11.
Особенности
автоматизации ресторанного бизнеса в России // http://www.soft-servis.ru/poleznaya_informaciya/statyi/88/
12.
Поликарпов
В. Тенденции и автоматизации ресторанов и кафе // Торговое оборудование на
Урале. – 2011. - №3
13.
Ситкин
В.П. Автоматизация ресторана и кассовая техника. – Изд-во Сервис ККМ, 2010.
Приложение
Отчет
о прибылях и убытках
за 2009г
Наименование
показателя
Код
строки
За отчетный
период
За аналогичный период
предыдущего года
1
2
3
4
I. Доходы и расходы по обычным видам деятельности
Выручка (нетто) от продажи товаров, продукции,
работ, услуг
(за минусом налога на добавленную стоимость, акцизов и аналогичных
обязательных платежей)
36248
34795
Себестоимость проданных товаров, продукции, работ,
услуг
35975
34018
Валовая прибыль
3382
2277
Коммерческие расходы
606
616
Управленческие расходы
3110
1500
Прибыль (убыток) от продаж (строки (010 - 020 - 030
- 040)
2776
1645
II. Операционные доходы и расходы
Проценты к получению
15
9
Проценты к уплате
3811
6520
Доходы от участия в других организациях
-
-
Прочие операционные доходы
238
151
Прочие операционные расходы
692
268
III. Внереализационные доходы и расходы
Внереализационные доходы
21
12
Внереализационные расходы
72
56
Прибыль (убыток) до налогообложения
(строки (050 + 060 - 070 + 080 + 090 - 100 + 120 - 130))
238
158
Отложенные налоговые активы
-
-
Отложенные налоговые обязательства
-
-
Текущий налог на прибыль
61
35
Чистая прибыль
(убыток) отчетного года
177
123
Отчет
о прибылях и убытках
за 2010г
Наименование
показателя
Код
строки
За отчетный
период
За аналогичный период
предыдущего года
1
2
3
4
I. Доходы и расходы по обычным видам деятельности
Выручка (нетто) от продажи товаров, продукции,
работ, услуг
(за минусом налога на добавленную стоимость, акцизов и аналогичных
обязательных платежей)
37200
36248
Себестоимость проданных товаров, продукции, работ,
услуг
30333
35975
Валовая прибыль
6866
3382
Коммерческие расходы
600
606
Управленческие расходы
4080
3110
Прибыль (убыток) от продаж (строки (010 - 020 - 030
- 040)
2885
2776
II. Операционные доходы и расходы
Проценты к получению
21
15
Проценты к уплате
1452
3811
Доходы от участия в других организациях
-
Прочие операционные доходы
19783
238
Прочие операционные расходы
912
692
III. Внереализационные доходы и расходы
Внереализационные доходы
37
21
Внереализационные расходы
1169
72
Прибыль (убыток) до налогообложения
(строки (050 + 060 - 070 + 080 + 090 - 100 + 120 - 130))
2819
238
Отложенные налоговые активы
-
Отложенные налоговые обязательства
-
Текущий налог на прибыль
913
61
Чистая прибыль
(убыток) отчетного года
1906
177
[1] Черенков А.П. Информационные системы для экономистов
: Учебное пособие / А.П. Черенков ; Моск. акад. экономики и права .— М. :
Экзамен, 2004. с.29
[2] Избачков
Ю. С. Информационные системы : учебное пособие для
студ. вузов, обуч. по направлению подгот. дипломир. специалистов
"Информатика и вычисл. техника" / Ю. Избачков, В. Петров .— 2-е изд.
— СПб. [и др.] : Питер, 2005 .— с.115
[3] Орлова
М.В.Автоматизированные информационные системы. Реализация и сопровождение :
учебно-методическое пособие для студ. д/о и в/о образоват. программы бакалавров
направления 080100 "Экономика" / М.В. Орлова ; Воронеж. гос. ун-т .— Воронеж
: Воронеж. гос. Ун-т, 2008. с.124
[4] Воровство в ресторане //
Ресторанный бизнес. - 2008
[5] Грабауров В.А.
Информационные технологии для менеджеров / В.А. Грабауров .— 2-е изд., перераб.
и доп. — М. : Финансы и статистика, 2005 , с.221
[6] Особенности
автоматизации ресторанного бизнеса в России
//http://www.soft-servis.ru/poleznaya_informaciya/statyi/88/
[7] CNews Analytics, 2007