Полный текст:
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………………………..3
1. ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ
ДОКУМЕНТА……………………………………4
Характеристика
текста документа…………………………………………4
Правила
оформления заголовков и подзаголовков……………………….7
2. ПРИЛОЖЕНИЯ К ТЕКСТУ, ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ….9
2.1. Основные требования к оформлению приложений……………………...9
2.2. Правила оформления приложений………………………………………12
Заключение………………………………………………………………………16
Список
использованной литературы…………………………………………
18
ВВЕДЕНИЕ
Документационное
обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление
деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их
обработке и хранению.
Документ
- зафиксированная на материальном
носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в
государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и
архивное дело».
Текст — главный элемент документа.
В
контрольной работе рассмотрены важный элементы оформления документов –
заголовок к тексту документа, и оформление приложений к тексту. Тема имеет
большое значение, ввиду значимости его роли в делопроизводстве. В работе
уделяется внимание составным частям заголовка, принципам его составления и
характеристике названных элементов; рассмотрены основные требования к
оформлению приложений документа.
Целью
контрольной работы является систематизация, накопление и закрепление знаний о
заголовках документа, приложений к тексту, основных требований к их оформлению.
Задачи
контрольной работы, рассмотреть:
- заголовок
к тексту документа;
- приложения к тексту, требования к их оформлению.
1. ЗАГОЛОВОК К
ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА
1.1. Характеристика текста
документа
Текст — главный элемент документа. В любом деловом документе он состоит
из логически выстроенных частей: вступления, доказательства, заключения. Во
вступлении адресат готовится к восприятию темы (указывается повод, приведший к
составлению документа, излагается история вопроса и т. п.). В доказательстве
освещается суть проблемы (доказательства, пояснения, размышления,
сопровождающиеся цифровыми расчетами, ссылками на законодательные акты и другие
материалы). В заключении, которое может быть активным или пассивным,
формулируется цель составления документа: активное заключение точно определяет
действие адресата, цель пассивного — проинформировать о каком-либо факте,
обстоятельстве и т. п.
Текст документа,
состоящий только из заключения, называется простым, а содержащий другие элементы — сложным.
В зависимости от содержания документа
используется прямой или обратный порядок размещения логических элементов. В
первом случае после вступления идет доказательство и заключение. При обратном
порядке — сначала излагается заключение, а потом доказательство. Вступление в
таком документе отсутствует[1].
По способу изложения материала документы делятся
на две категории: с высоким и с низким уровнем стандартизации. Первые
составляются в соответствии с утвержденной формой. Унификация как одно из
направлений рационализации документов воплощается в разработке и применении на
практике типизированных и трафаретных текстов.
Типизация текстов — процесс создания
текста-образца, стереотипа, на основе которого могут строиться документы
аналогичного содержания, отвечающие подобным управленческим ситуациям. При этом
наиболее точно сохраняются основные конструкции и формулировки. Типовые тексты,
как правило, оформляются в виде специальных сборников. Т. е. трафаретные тексты
— дословное воспроизведение постоянной информации группы документов с
пропусками для дальнейшего конкретного заполнения.
По способу изложения документы с низким уровнем
стандартизации принято делить на рассказы, описания, размышления.
В рассказе речь идет о событиях (явлениях,
фактах) в той хронологической последовательности, в которой они происходили в
действительности (автобиография, пояснительная записка, заметка, протокол).
В описании характеризуются явления (предмет,
люди, события) с перечислением признаков, свойств, особенностей
(описание-характеристика, приказ, отчет, постановление).
Размышлением называется вид текста, в котором
логические определения, мысли и умозаключения раскрывают внутреннюю связь
явлений, доказывают определенный тезис. Различают два основных вида
доказательств — дедуктивный, когда мысль развивается от общего к частному, и
индуктивный, в котором мысль направлена от отдельных фактов к общему.
Текст делового документа отвечает следующим
основным требованиям: достоверность и объективность содержания, нейтральность
тона, полнота информации, максимальная краткость, убедительность. Убедительным
является тот документ, который приводит к принятию адресатом предложения или
выполнения просьбы, изложенной в документе. Убедительно составленное письмо
может ускорить принятие управленческого решения, помочь избежать назревшего
конфликта. Текст раскрывает основное содержание документа.
Заголовок
необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких
документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные
письма), и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно
отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска,
регистрации документов без предварительного прочтения всего текста[2].
В одной
строке заголовка печатается не более 28 знаков, а его содержание не должно
превышать более 3-4 строк. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок
должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на
вопросы: о чем, (о ком)? или чего, (кого)? Например:
приказ – о
приеме на работу;
положение – о
бухгалтерии;
протокол –
собрания акционеров;
должностная
инструкция – менеджера по рекламе.
Заголовок к тексту. Этот
реквизит отражает главную идею документа. Цель заголовка — ускорение процесса
обработки документа и прохождения через структурные подразделения к его
реальному исполнителю.
Заголовок является
неотъемлемой частью документа, оформляется на бланке или листе бумаги формата
А4 независимо от его вида и назначения. Он с максимальной полнотой раскрывает
содержание документа. Перенесенный на регистрационную карточку заголовок определяет
рубрику картотеки и тем самым дает возможность находить и использовать документ
в период его пребывания в учреждении.
Правила
оформления заголовков и подзаголовков
При оформлении заголовков и подзаголовков необходимо соблюдать следующие основные правила:
1. Заголовок
пишут прописными буквами.
2. Переносы слов в заголовке не разрешаются.
3. Большой заголовок делится по смыслу на
несколько строк.
4. В конце
заголовка точка не ставится, остальные знаки препинания (многоточие, вопросительный, восклицательный)
сохраняются. Если заголовок состоит из двух
самостоятельных предложений, то в конце
первого предложения точка ставится, а в конце второго — нет. При этом если
заголовок занимает более одной строки, его
желательно разбить на строки таким образом, чтобы точка попадала внутрь строки, а не заканчивала ее.
5. Односложные
заголовки могут оформляться с использованием
разреженного интервала между символами.
6. Заголовок
всегда располагается на одной странице с тем текстом,
к которому он относится. Если заголовок располагается в конце страницы, то после него должно быть не менее трех строк
текста. Если же заголовок попадает в начало
страницы, но не на первую строку, то перед ним должно быть не менее четырех
строк предыдущего текста.
7. Текст от заголовка пишут через два-три интервала.
8. Подзаголовки
пишут строчными буквами без подчеркивания. Правила
расположения подзаголовков те же, что и заголовков. Расстояние между
подзаголовком и заголовком, как правило, составляет
два интервала.
9. Заголовки и подзаголовки в текстовых работах обычно
располагают одним из двух способов:
•
центрованным (посередине текста);
• флаговым (от левого края)[3].
Заголовок к тексту составляется
исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге
формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опустить.
Заголовок к тексту — реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание
документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности
документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании
документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется
при регистрации документов.
Заголовок должен быть кратким и
точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с
названием вида документа. Например:
Приказ (о чем?) о создании
структурного подразделения
Протокол (чего?) заседания
ученого совета
Письмо (о чем?) о заключении
договора
Должностная
инструкция (кого?) секретаря
Акт (о чем?) о выделении к
уничтожению документов
Место для размещения заголовка
на документе обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок
располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3
межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце
заголовка не ставят.
Заголовок к
тексту оформляется под реквизитами бланка. Заголовок к тексту может занимать
4-5 строк по 28-30 знаков в строке. В проектах законодательных, иных
нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы
над текстом центрованным способом.
2. ПРИЛОЖЕНИЯ К ТЕКСТУ,
ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ
2.1. Основные требования к оформлению приложений
Материал, дополняющий текст
документа, допускается помещать в приложениях. Приложениями могут быть,
например, графический материал, таблицы большого формата, расчеты, описания
аппаратуры и приборов, описания алгоритмов и программ задач, решаемых на ЭВМ и
т.д.
Приложение оформляют как
продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде
самостоятельного документа.
Приложения могут быть
обязательными и информационными.
Информационные приложения могут
быть рекомендуемого или справочного характера.
В тексте документа на все
приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при
ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте
документа, за исключением информационного приложения "Библиография",
которое располагают последним.
Каждое приложение следует
начинать с новой страницы с указанием наверху посередине страницы слова
"Приложение" и его обозначения, а под ним в скобках для обязательного
приложения пишут слово "обязательное", а для информационного -
"рекомендуемое" или "справочное".
Приложение должно иметь
заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы
отдельной строкой.
Приложения обозначают
заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, 3, Й,
О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова "Приложение" следует буква, обозначающая
его последовательность.
Допускается обозначение
приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и О.
В случае полного использования
букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения
арабскими цифрами.
Если в документе одно
приложение, оно обозначается "Приложение А".
Текст каждого приложения, при
необходимости, может быть разделен на разделы, подразделы, пункты, подпункты,
которые нумеруют в пределах каждого приложения. Перед номером ставится
обозначение этого приложения.
Приложения должны иметь общую с
остальной частью документа сквозную нумерацию страниц.
Все приложения должны быть
перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их номеров и
заголовков.
Приложения, выпускаемые в виде
самостоятельного документа, оформляют по общим правилам - первый лист с
основной надписью по форме 2, последующие листы - по форме 2а по ГОСТ 2.104,
ГОСТ 21.1101[4].
При необходимости такое
приложение может иметь "Содержание".
Приложениям или книгам,
выпущенным в виде самостоятельного документа, обозначение присваивают как части
документа с указанием в коде документа ее порядкового номера. Если приложение
или книга имеют титульный лист, то на нем под наименованием документа указывают
слово "Приложение" и его обозначение в случае двух и более
приложений, например "Приложение Б" или "Книга" и ее
порядковый номер, например "Книга 6".
Допускается в качестве
приложения к документу использовать другие самостоятельно выпущенные конструкторские
документы (габаритные чертежи, схемы и др.).
Документ, включая документ, к
которому выпускаются приложения, комплектуют в альбом с составлением к нему
описи альбома. Описи присваивают обозначение изделия, для которого разработан
основной документ, и код ОП.
Опись составляют по форме 4 и
4а ГОСТ 2.106.
Первым в нее записывают документ, для которого в качестве приложения применены
другие конструкторские документы. Далее документы записывают в порядке их
комплектования в альбом. При необходимости к альбому документов составляют
титульный лист.
Отдельные
служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые
документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их
отправки. К нормативным или распорядительным документам в качестве приложения
даются документы, которые ими или утверждены или вводятся в действие. Например,
инструкции, правила, штатные расписания и т.д. Как приложения могут посылаться
документы, дополняющие или поясняющие содержание основного документа, например
таблицы, справки и т.д[5].
Порядок
оформления приложений описан в ГОСТ Р 6.30-97. Если приложения упомянуты в
тексте документа, то отметка об их наличии оформляется по форме:
Приложение;
на 2 л. в
3 экз.
Слово
"Приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в
единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество
листов и экземпляров.
Если
приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях
с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии
нескольких приложений их нумеруют. Например;
Приложение:
1 Инструкция по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.
2 Отзыв
на проект инструкции на 2 л.
в 1 экз.
Между
названиями приложений делается 1.5-2 межстрочных интервала, а если название
приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный
интервал.
Если к
документу прилагается другой документ, который также имеет приложения, то
отметку о наличии приложения оформляют по форме:
Приложение:
письмо Минздрава РФ от 13.11.11 № 01-17/785 и приложение к нему, всего на 12 л.
Если
при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем
адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес
приложения посылаются, например:
Приложение:
на 5 л. в
1 экз. в первый адрес.
Если
приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, например:
Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах
Российской Федерации в 3 экз.
Сами
документы - приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем
углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они
являются.
Правила оформления приложений
При оформлении приложений следует
соблюдать следующие несложные правила:
Приложения всегда оформляются на стандартных
листах бумаги, а не на бланках документов.Так как
приложения отдельно не регистрируются, на них не должны
оформляться реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер
документа». Ведь дату и регистрационный номер документа, к которым
относится приложение, можно посмотреть в верхнем правом углу
на первой странице приложения в надписи «Приложение…» или
в реквизите «Гриф утверждения документа». Там же можно узнать
об авторе приложения. Именно поэтому на приложении
не оформляется реквизит «Наименование организации».Заголовок
к тексту приложения печатается центрованным способом, в конце
заголовка точка не ставится. Наименование вида приложения (первое слово
заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть
напечатано в разрядку (П О Л О Ж Е Н И Е, П Е
Р Е Ч Е Н Ь, С П И С О К и т.д.).
Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими
строками может быть увеличен на 6 пт. Заголовок приложения располагается
под надписью «Приложение…» или реквизитом «Гриф утверждения документа»
и отделяется от них двумя — четырьмя межстрочными интервалами.Размеры
полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны
размерам, применяемым при печатании текстов документов.Листы
приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Номера
страниц проставляют посередине верхнего поля листа. При этом номер пишется
арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница»,
его сокращенных вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире.Организационно-правовые
документы — инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые
распорядительными документами и являющиеся приложениями к ним, —
в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного
подразделения, разработавшим данное приложение. Другие приложения при
необходимости также могут быть подписаны уполномоченным на это должностным
лицом. Если приложение не подписывается, то целесообразно его
заканчивать горизонтальной чертой, расположенной по центру текста
на расстоянии примерно 3 межстрочных интервалов. Длина черты должна
составлять несколько сантиметров. Этот нехитрый прием застрахует
от добавления какого-либо текста в конец приложения после подписания
основного документа[6].
В тексте ГОСТа Р 6.30–2003 говорится о том, что реквизит «Отметка о наличии приложения» может оформляться в письмах.
То есть если письмо содержит какое-либо приложение,
то данный реквизит должен оформляться в обязательном порядке. При
этом в сопроводительных письмах, основным назначением которых является
отправка документов, не имеющих адресной части, реквизит «Отметка о наличии приложения» должен оформляться всегда. Также реквизит «Отметка о наличия приложения», при
необходимости, может присутствовать в следующих видах информационно-справочных
документов: справках,
докладных записках, объяснительных записках, служебных записках.
Но существуют виды организационно-распорядительных документов,
в которых реквизит «Отметка о наличии приложения»
не оформляется, т.к. информация о приложениях указывается
непосредственно в тексте. Об этом говорится в Методических
рекомендациях по внедрению ГОСТа Р 6.30–2003 и в Типовой
инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной
власти. К таким документам, например, относится протокол.
Реквизит «Отметка о наличии приложения» не оформляется
и в распорядительных документах:
приказах, распоряжениях, указаниях, постановлениях и решениях.
Обычно, если к распорядительному документу имеются
приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы,
списки), то в тексте в соответствующих пунктах распорядительной части
даются ссылки: «(приложение 1)», «(приложение 2)» или «согласно приложению 1»,
«согласно приложению 2». Если приложением к распорядительному документу
является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.),
в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка:
«(прилагается)».
Рассмотрим случаи, когда надпись «Приложение» с указанием документа, его даты
и регистрационного номера не следует проставлять.
Во-первых, она нецелесообразна в том случае, когда
вы отправляете какой-либо самостоятельный
документ, не имеющий адресной части, вместе с сопроводительным
письмом.
Однако если отправляется не сопроводительное
письмо, а, например, письмо-извещение или письмо-приглашение и приложение
включает дополнительные материалы, которые были специально подготовлены для
этого письма, то тогда на приложении должна проставляться
вышеуказанная надпись.
Во-вторых, не стоит делать надпись «Приложение» на документе,
который утверждается распорядительным документом. Именно при оформлении таких приложений
чаще всего делают ошибки.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Основные выводы:
Заголовок
необходим для всех видов документов. Он может отсутствовать лишь на кратких
документах, выполненных на бумаге формата А5 (например, сопроводительные
письма), и должен быть максимально коротким и точным. В заголовке должно
отражаться краткое содержание документа. Он необходим для эффективного поиска,
регистрации документов без предварительного прочтения всего текста.
При оформлении заголовков и подзаголовков необходимо соблюдать следующие основные правила:
1. Заголовок
пишут прописными буквами.
2. Переносы слов в заголовке не разрешаются.
3. Большой заголовок делится по смыслу на
несколько строк.
4. В конце
заголовка точка не ставится, остальные знаки препинания (многоточие, вопросительный, восклицательный)
сохраняются.
5. Односложные
заголовки могут оформляться с использованием
разреженного интервала между символами.
6. Заголовок всегда располагается на одной странице с тем
текстом, к которому он относится.
7. Текст от заголовка пишут через два-три интервала.
8. Подзаголовки
пишут строчными буквами без подчеркивания.
9. Заголовки и подзаголовки в текстовых работах обычно
располагают одним из двух способов: центрованным
(посередине текста); флаговым (от левого края).
Приложение оформляют как
продолжение данного документа на последующих его листах или выпускают в виде
самостоятельного документа.
Приложения могут быть
обязательными и информационными.
При оформлении приложений следует
соблюдать следующие несложные правила:
Приложения всегда оформляются на стандартных
листах бумаги, а не на бланках документов.Так как приложения отдельно
не регистрируются, на них не должны оформляться реквизиты «Дата
документа» и «Регистрационный номер документа». Заголовок к тексту приложения печатается
центрованным способом, в конце заголовка точка не ставится. Размеры полей, шрифты и межстрочные
интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при
печатании текстов документов.Листы приложения нумеруются самостоятельно,
начиная со второго листа. Организационно-правовые документы —
инструкции, правила, положения, регламенты, утверждаемые распорядительными
документами и являющиеся приложениями к ним, —
в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем структурного
подразделения, разработавшим данное приложение.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ
ЛИТЕРАТУРЫ
ГОСТ 6.30-2003 УСД.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов. – М.: ГОССАНДАРТ РОССИИ, 2011. С.87.Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой
службе: Практическое пособие с образцами документов. – М.: Бизнес-школа,2010.
С.93.Захаркина О. И., Гусятникова Д. Е., Шитова М. А.
«Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная
база» /Изд. Омега-Л, 2009 г. С. 260.Делопроизводство.
Документационное и оргтехническое обеспечение управления: учеб. пособие / В.В. Паневчик,
В.В. Акулич, С.В. Некраха / под ред. В.В. Паневчик. – Минск: БГЭУ, 2008. С.
318.Делопроизводство (организация и технология
документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов / под ред. Т.В.
Кузнецовой – .:
ЮНИТИ – ДАНА, 2010. С. 67.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М.
Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное
пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2010. С. 261.Рогожин М.Ю. «Документы
кадровой службы предприятия» / Изд. ГРОСС МЕДИА, РОСБУХ, 2010г. С. 281.Непогода А.В., Семченко П.А.
Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации.
М.: Омега-Л, 2009. С. 187.Организационно-распорядительные документы:
метод. указания / Краснояр. гос. торг.-экон. ин-т; сост. Г.Б. Блау. – Красноярск,
2008. С.56.Стенюков
М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному
обеспечению. 4-е изд., доп. и перераб. -- М.: ПРИОР, 2009. С. 17.
[1]
Андреева
В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами
документов. – М.: Бизнес-школа,2010. С.93.
[2] Кирсанова
М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение
управления: Учебное пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2010. С.
261.
[3]
Андреева
В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами
документов. – М.: Бизнес-школа,2010. С.93.
[4]
ГОСТ 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов. – М.: ГОССАНДАРТ РОССИИ,
2011. С.87.
[5] Кирсанова
М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение
управления: Учебное пособие. – 6-е изд., испр. и доп. – М.:ИНФРА-М, 2010. С.
261.
[6]
Андреева
В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами
документов. – М.: Бизнес-школа,2010. С.93.
ПРИЛОЖЕНИЯ К ТЕКСТУ, ТРЕБОВАНИЯ К ИХ ОФОРМЛЕНИЮ….9Основные требования к оформлению приложений……………………...9Правила оформления приложений………………………………………12