Полный текст:
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Теоретические основы учета денежных средств в
кассе
1.1 Основные правила ведения
кассовых операций
1.2 Контроль за правильностью
ведения кассовых операций
2. Бухгалтерский учет денежных средств в кассе
2.1
Документальное оформление учета кассовых операций
2.2
Синтетический и аналитический учет кассовых операций
Заключение
Список используемой литературы
Приложение
ВВЕДЕНИЕ
В хозяйственной жизни
организации достаточно часто возникают ситуации, когда ей приходится
рассчитываться наличными средствами. Объемом имеющихся у организации денег, как
важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется платежеспособность
организации – одна из важнейших характеристик ее финансового положения.
Денежные средства находятся в постоянном движении. Ими рассчитываются с
поставщиками и подрядчиками, с покупателями и с заказчиками, с бюджетом и
внебюджетными фондами, с банками, с работниками, с различными физическими и
юридическими лицами. Платежеспособными являются организации, обладающие
достаточным количеством денежных средств для расчетов по имеющимся у них
обязательствам. Но всякие излишние запасы денежных средств приводят к
замедлению их оборота, а в условиях инфляции – и к прямым потерям за счет их
обесценения. Поэтому эффективное управление денежными потоками имеет важное
значение для всей предпринимательской деятельности организации. Все это придает
особое значение учету денежных средств как важнейшему инструменту управления
денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности
использования денежных средств, поддержания повседневной платежеспособности
организации. Всё это и обуславливает актуальность выбранной темы.
Кроме, того в настоящее время определен новый порядок ведения кассовых
операций устанавливаемый Положением о порядке ведения кассовых операций с
банкнотами и монетой Банка России на территории РФ № 373-П
Целью работы ставится проведение исследования
учета денежных средств в кассе и контроля кассовых операций.
Для достижения цели были поставлены следующие
задачи:
определить основные правила ведения кассовых
операций;изучить контроль
за правильностью ведения кассовых операций на
примерах рассмотреть документальное оформление учета кассовых операцийпровести
синтетический и аналитический учет кассовых операций.
Информационной базой по написанию курсовой
работы послужат:
Федеральный закон «О бухгалтерском учете»;Положение о порядке ведения кассовых операций с
банкнотами и монетой Банка России на территории РФ № 373-П, вступившее в
законную систему;информационно-правовые системы;периодические издания и учебная литература.
Теоретические основы учета денежных средств в
кассе
учет денежный касса
аудит
1.1.Основные правила ведения
кассовых операций
С начала 2012 года кассовые операции необходимо
осуществлять в новом порядке. Вышедшее из-под пера Центрального банка положение
актуально не только для организаций, но на сей раз и для индивидуальных
предпринимателей. Для исключения неприятностей при работе с кассой и
наличностью стоит немедленно перейти к новым правилам.
Центральный
банк России 12 октября 2011 года утвердил Положение о порядке ведения кассовых
операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ № 373-П (далее –
Положение № 373-П). Документ вступил в силу с 1 января 2012 года и определяет
порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами на территории Российской
Федерации в целях организации на ней наличного денежного обращения.
Оно
распространяется на:
- юридических
лиц, ведущих бухгалтерский учет;
– организации,
перешедшие на упрощенную систему налогообложения;
– физических
лиц, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического
лица, то есть на индивидуальных предпринимателей. В определенных случаях Положение
№ 373-П является руководством к действию для получателей бюджетных средств.
Порядок
ведения кассовых операций в Российской Федерации, который утвержден решением
совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40, распространяется на
предприятия, объединения, организации и учреждения независимо от
организационно-правовых форм и сферы деятельности. Как видим, индивидуальные
предприниматели в нем не упомянуты.
Касса
Согласно
Положению № 373-П, кассовые операции – прием и выдачу наличных денег производят
из кассы. Место для их проведения (то есть место расположения кассы) теперь
определяет руководитель юридического лица, индивидуальный предприниматель
(далее – руководитель).
В
соответствии с требованиями старого порядка, оборудовать кассу (изолированное
помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных
денег) и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их
из учреждения банка и сдаче в банк было обязанностью руководителя предприятия.
В Положении № 373-П такая обязанность прямо не прописана. В нем лишь
указывается на обеспечение юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем
организации ведения установленных кассовых операций.
Таким
образом, оборудовать помещение кассы в 2012 году организации и индивидуальные
предприниматели могут по своему усмотрению.
Кассовые
операции
Кассовые
операции ведет кассир – кассовый или иной работник, определенный руководителем
из числа имеющихся тружеников. Со своими должностными правами и обязанностями
кассир должен ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров
выбирается старший кассир.
В
отличие от старого порядка в Положении № 373-П прописано, что руководитель
также вправе проводить кассовые операции.
Обратите
внимание, что в новом порядке ведения кассовых операций, в отличие от старого,
ни чего не говорится о заключении с кассиром договора о полной материальной
ответственности. Однако отметим, что заключение письменных договоров о полной
материальной ответственности с работниками, непосредственно обслуживающими
(использующими) денежные ценности, регламентировано положениями статьи 244
Трудового кодекса.
Перечень
должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми
работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной
материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, а так же
типовые формы договоров о полной индивидуальной материальной ответственности,
утвержден постановлением Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85. В этом
перечне содержатся кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе
старшие), а так же другие работники, выполняющие обязанности кассиров
(контролеров).
Кассовые
документы
Формы
кассовых документов содержатся в Общероссийском классификаторе управленческой
документации ОК 011-93. Он утвержден постановлением Госстандарта России от 30
декабря 1993 г. № 299.
Как и
раньше, кассовыми документами являются приходный и расходный кассовые ордера,
расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость, кассовая книга.
Приходный
кассовый ордер (далее – ПКО) предназначен для приема на личных денег
организацией и индивидуальным предпринимателем. По ПКО так же принимаются:
– остаток
наличных денег, полученных под отчет;
– наличные
деньги, сдаваемые уполномоченным представителем обособленного подразделения в
порядке, определенном юридическим лицом.
Расходный
кассовый ордер (далее – РКО) служит для выдачи наличных денег под отчет на
расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица,
индивидуального предпринимателя.
Выдача
наличных денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат проводится по
РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям.
Для
учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег ведут кассовую
книгу.
В
отличие от ранее действующего порядка в Положении № 373-П упоминается о ведении
книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств (далее – книга учета
денежных средств). Так, в ней отражаются операции по передаче наличных денег
между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня. Записи в эту книгу
вносятся в момент передачи наличных денег.
Однако
в Положении № 373-П ничего не говорится о ведении журнала регистрации ПКО и
РКО. Напомним, что, согласно старому порядку, в этом журнале подле- жат
регистрации бухгалтерией приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие
их документы до передачи в кассу.
Оформление кассовых документов
Оформлять
кассовые документы, в соответствии с Положением № 373-П, могут следующие лица:
- главный
бухгалтер;
- бухгалтер
или другой работник, определенный руководителем по согласованию с главным
бухгалтером (при его наличии) путем издания распорядительного документа;
–
руководитель – в случае, если отсутствует главный бухгалтер и бухгалтер.
Основанием для оформления кассовых документов служат:
–
расчетно-платежные ведомости;
–
платежные ведомости;
–
заявления;
–
счета;
–
другие документы.
Перечисленные
бумаги должны быть приложены к кассовым документам.
Как и
раньше, внесение исправлений в кассовые документы не допускается.
Кто
вправе подписывать кассовые документы
Согласно
Положению № 373-П, кассовые документы подписывают:
– приходный
кассовый ордер – главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии –
руководитель, кассир;
– расходный
кассовый ордер – руководитель, а также главный бухгалтер или бухгалтер, а при
их отсутствии – руководитель, кассир.
Кассир
должен иметь:
– образцы
подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы;
– печать
(штамп), содержащую (содержащий) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой
операции.
Если
кассовые операции ведет и кассовые документы оформляет руководитель, то он же и
подписывает кассовые документы. При этом образцы подписей лиц, уполномоченных
подписывать кассовые документы, не оформляются.
Способы оформления кассовых документов
Кассовые
документы, кассовая книга, книга учета денежных средств могут оформляться двумя
способами:
– на
бумажном носителе;
– с
применением технических средств, предназначенных для обработки информации,
включая персональный компьютер и программное обеспечение.
При
этом кассовые документы распечатываются на бумажном носителе.
Прием
наличных денег
В Положении
№ 373-П порядок приема и выдачи наличных денег расписан более подробно. Как и
раньше, приемом наличных денег в кассу организации (индивидуального
предпринимателя) занимается кассир. При получении ПКО он проверяет:
– наличие
в документе подписи главного бухгалтера или бухгалтера, а при их отсутствии –
наличие подписи руководителя и ее соответствие имеющемуся образцу;
– соответствие
суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег,
проставленной прописью;
– наличие
подтверждающих документов, перечисленных в ПКО.
Прием
наличных денег ведется полистным, поштучным пересчетом и таким образом, при
котором вноситель наличных денег может наблюдать за действиями кассира.
Затем
кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных
денег.
Если
вносимая сумма денег соответствует сумме, указанной в документе, кассир
подписывает его, квитанцию к ПКО и проставляет на ней оттиск штампа,
подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема наличных
денег их вносителю выдается квитанция к ПКО.
Допустим,
вносимая сумма наличных денег не соответствует сумме, указанной в ПКО. В этом
случае кассир:
– или
предлагает вносителю довнести недостающую сумму наличных денег;
– или
возвращает излишне вносимую сумму наличных денег.
Если
вноситель отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир
возвращает ему вносимую сумму. ПКО кассир перечеркивает и передает главному
бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю для оформления
ПКО на фактически вносимую сумму наличных денег.
Если
применяется ККТ
При
ведении кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники по
окончании их проведения на основании контрольной ленты, изъятой из ККТ, ПКО
оформляют на общую сумму принятых наличных денег. Исключением являются суммы
наличных денег, принятые платежным агентом (банковским платежным агентом
(субагентом)).
Платежным
агентом (банковским платежным агентом (субагентом)) помимо этого приходного
кассового ордера оформляется ПКО на общую сумму наличных денег, принятых
указанным лицом.
Выдача наличных денег
Согласно
Положению № 373-П, кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю,
указанному в РКО (расчетно- платежной ведомости, платежной ведомости). Для
этого последний должен предъявить:
– либо
паспорт или другой документ, удостоверяющий личность;
– либо
доверенность и документ, удостоверяющий личность.
Подготовка
к выдаче
Получив
РКО, кассир проверяет:
– наличие
подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии
главного бухгалтера и бухгалтера – наличие подписи руководителя) и их
соответствие имеющимся образцам;
– соответствие
сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью;
– наличие
подтверждающих документов, перечисленных в РКО;
– соответствие
фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя на личных денег, указанных в
РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность.
Кассир
не принимает от получателя претензии по сумме наличных денег, если тот не
пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.
Выдача
наличных по доверенности
При
выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет:
– соответствие
указанных в РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных
денег фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, которые указаны в
доверенности;
– соответствие
указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии)
доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным
предъявленного доверенным лицом документа.
В
расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица,
которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись «по
доверенности».
Доверенность
прилагается к расходному кассовому ордеру (расчетно-платежной ведомости,
платежной ведомости).
Может
быть и так, что доверенность оформлена на несколько выплат или на получение
наличных денег у разных юридических лиц (индивидуальных предпринимателей). В
этом случае делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном
руководителем.
Заверенная
копия доверенности прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной
ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и
прилагается к РКО (расчетно- платежной ведомости, платежной ведомости) при
последней выдаче наличных денег.
Выдача
денег по РКО
При
выдаче денег по РКО кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму и передает
этот документ получателю, который указывает получаемую сумму (рублей –
прописью, копеек – цифрами) и подписывает РКО.
Кассир
пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы
получатель мог наблюдать за его действиями, и выдает тому наличные деньги
полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО.
Получатель
пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные
деньги.
После
выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его.
Выдача денег под отчет
Для
выдачи денег на расходы, связанные с ведением деятельности юридического лица
(индивидуального предпринимателя), работнику под отчет РКО оформляется согласно
его письменному заявлению. Оно составляется в произвольной форме и должно
содержать:
– собственноручную
надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются;
–подпись
руководителя;
–дату.
Подотчетное
лицо обязано предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии
– руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Сделать это оно должно в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня
истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода
на работу.
Согласно
действующему ранее порядку, подотчетные лица предъявить в бухгалтерию
предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет
по ним обязаны также не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на
который они выданы, или со дня возвращения этих лиц из командировки.
Руководитель
организации (индивидуальный предприниматель) устанавливает срок, в течение
которого должен быть проверен и утвержден авансовый отчет, а также произведен
окончательный расчет.
Проверку
авансового отчета осуществляют главный бухгалтер или бухгалтер, а при их
отсутствии – руководитель; утверждение – руководитель.
Порядок
выдачи юридическим лицом по РКО необходимых для совершения кассовых операций
наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения
определяется юридическим лицом.
Так же
как и раньше, наличные деньги под отчет выдаются при условии полного погашения
подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных
денег.
Выплата
зарплаты
Предназначенная
для выплаты заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег
устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).
Срок
выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в
расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).
Продолжительность
срок а вы дачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим
выплатам не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных
денег с банковского счета на указанные выплаты). Согласно старому порядку, на
выдачу наличных денег в виде оплаты труда, выплаты пособий по социальному
страхованию и стипендий отводилось не более трех рабочих дней (дл я
предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним
местностях, – до пяти дней), включая день получения денег в банке.
Старший
кассир выдает необходимую сумму согласно расчетно-платежной ведомости
(платежной ведомости) кассирам под роспись в книге учета денежных средств и ли
по РКО на срок, установленный в ведомости.
Кассир
подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и передает
расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику для подписания. Затем
кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму денег таким образом, чтобы
работник мог наблюдать за его действиями. Выдача наличных производится
полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной
ведомости (платежной ведомости).
Работник
пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные
деньг и. Кассир не принимает от работника претензии по сумме наличных денег,
если тот не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги.
В
последний день выдачи денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат
в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассир:
– проставляет
оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников,
которым не проведена выдача наличных денег;
– подсчитывает
и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и
сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк;
– сверяет
указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной
ведомости);
– оформляет
в произвольной форме реестр депонированных сумм.
Реестр депонированных сумм
Реестр
депонированных сумм содержит:
– наименование
(фирменное наименование) юридического лица (фамилию, имя, отчество (при
наличии) индивидуального предпринимателя);
– дату
оформления реестра депонированных сумм;
– период
возникновения депонированных сумм наличных денег;
– номер
расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);
– фамилию,
имя, отчество (при наличии) работника, не получившего наличные деньги, его
табельный номер (при наличии);
– сумму
невыплаченных наличных денег;
– итоговую
сумму по реестру депонированных сумм;
– подпись
кассира и ее расшифровку;
– дополнительные
реквизиты.
Реестры
депонированных сумм нумеруются в хронологической последовательности с начала
календарного года.
После
оформления реестра депонированных су мм кассир заверяет своей подписью
расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм
и передает их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с
данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и подписания
главному бухгалтеру и ли бухгалтеру, а при их отсутствии –руководителю.
На
фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости
(платежной ведомости) оформляется РКО. Его номер и дату кассир проставляет на
последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости).
Если
реестр депонированных сумм оформляет руководитель, соответствие записей в
реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной
ведомости) заверяет он сам.
Кассовая
книга
Как и
раньше, кассовую книгу юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) ведет
для учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег.
Платежный
агент (банковский платежный агент (субагент)) помимо этого ведет еще одну
кассовую книгу для учета принятых им наличных денег.
Кассир
в кассовой книге:
–производит
записи по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные
деньги;
–сверяет
содержащиеся в ней данные с данными кассовых документов;
–выводит
сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись.
Кроме
того, записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным
бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем и
подписываются тем, кто проводил эту сверку.
Листы
кассовой книги (книги у чета денежных средств), оформляемой на бумажном
носителе, до начала ведения брошюруются и пронумеровываются. Причем листы
кассовой книги обособленного подразделения подбираются и брошюруются
юридическим лицом по каждому такому подразделению.
Заверительная
надпись о количестве листов кассовой книги (книги учета денежных средств)
подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного
бухгалтера – только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического
лица (индивидуального предпринимателя при ее наличии). Отметим, что, согласно
требованиям старого порядка, кассовая книга опечатывалась сургучной или
мастичной печатью. Как видим, сейчас это делать не нужно.
Контроль
за ведением кассовой книги (книги учета денежных средств) осуществляет главный
бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.
В
случае ведения кассовой книги (книги у чета денежных средств) с применением
технических средств необходимо обеспечить:
– сохранность
содержащихся в названных документах данных на электронном носителе информации;
– исключение
возможности несанкционированного изменения указанных сведений.
Пример
Допустим,
за рабочий день не было кассовых операций, поэтому записей в кассовой книге
нет. Тогда остатком наличных денег в кассе на конец рабочего дня является сумма
остатка, выведенная в последний из предшествующих рабочих дней, в течение
которого проводились кассовые операции.
По
усмотрению руководителя, при оформлении книги учета денежных средств каждая
операция по передаче наличных денег в течение рабочего дня между старшим
кассиром и кассирами может проводиться с распечатыванием на бумаге листа этой
книг и или без его распечатывания. Если лист книги у чета денежных средств
выводится на бумагу, на нем проставляются подписи старшего кассира и кассиров.
В противном случае подписи последних проставляются на листе с использованием
электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи в
порядке, установленном руководителем.
Что
касается листа кассовой книги, то его распечатывают на бумажном носителе в
конце рабочего дня в двух экземплярах.
Нумерацию
листов кассовой книги (книги учета денежных средств) ведут автоматически в
хронологической последовательности с начала календарного года.
Распечатанные
на бумажном носителе листы кассовой книги (книги учета денежных средств)
подбираются в хронологической последовательности, брошюруются по мере
необходимости, но не реже одного раза в календарный год.
Передача
листа кассовой книги обособленным подразделением
Обособленное
подразделение после выведения на конец рабочего дня суммы остатка наличных
денег передает лист кассовой книги за данный рабочий день юридическому лицу.
Сделать это оно должно не позднее следующего рабочего дня. Причем передаче
подлежит:
– отрывной
второй экземпляр листа кассовой книги – если обособленное подразделение
кассовую книгу оформляет на бумажном носителе;
– распечатанный
на бумаге второй экземпляр листа кассовой книги – если для оформления кассовой
книги оно применяет технические средства. Обособленное подразделение лист
кассовой книги может передать юридическому лицу в электронном виде.
Тогда
передача листа кассовой книги на бумаге может происходить согласно правилам
документооборота, которые утверждены юридическим лицом.
Лимит
остатка наличных денег
Лимит
остатка наличных денег – это максимально допустимая сумма денежных средств,
которую можно хранить в кассе для проведения кассовых операций после выведения
в кассовой книге суммы остатка денег на конец рабочего дня.
Юридическое
лицо (индивидуальный предприниматель) устанавливает такой лимит самостоятельно
путем издания соответствующего распорядительного документа, который должен
храниться в определенном руководителем порядке. При этом лимит остатка кассы в
2012 году в банке утверждать больше не нужно. Отметим, что раньше лимит остатка
наличных денег устанавливался банком, а с руководителями предприятий он только
согласовывался.
Правила
расчета лимита остатка наличных денег изложены в приложении к Положению №
373-П. Согласно им, при установлении данного ограничения можно исходить или из
объема поступлений, или из объема выдач наличных денег. Последний показатель
используется при отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары,
выполненные работы, оказанные услуги.
Итак, вариант первый. Сумму поступлений
наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за
расчетный период сначала делят на рабочие дни указанного периода, а потом
умножают на рабочие дни, приходящиеся на период времени между днями сдачи в
банк поступивших наличных денег.
Вариант второй. Сумму выдач наличных денег
(за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и
других выплат работникам) за расчетный период делят на рабочие дни этого
периода. Затем полученный результат умножают на рабочие дни промежутка времени
между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (за исключением
сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат
работникам).
Следует
иметь в виду, что в обоих случаях расчетный период не должен превышать 92
рабочих дня юридического лица, индивидуального предпринимателя. А период
времени между днями сдачи в банк (получения из банка) наличных денег не должен
быть более семи рабочих дней (при расположении юридического лица,
индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует
банк, – 14 рабочих дней).
Пример
ООО
«Альфа» реализует товары оптом. В организации установлена пятидневная рабочая
неделя с выходными днями в субботу и воскресенье. За период с 3 октября по 30
декабря 2011 года (64 рабочих дня) ООО «Альфа» получило наличными за проданные
товары 960 000 руб. Период времени между днями сдачи в банк организацией
наличных денег, поступивших за проданные товары, равен семи рабочим дням.
Исходя
из этих показателей лимит остатка наличных денег на 2012 год ООО «Альфа»
установило в размере 105 000 руб. (960 000 руб. : 64 дн. X 7 дн.).
Организация,
в состав которой входят обособленные подразделения, определяет лимит с учетом
наличных денег, хранящихся в этих структурных единицах. Однако если организация
открыла обособленному подразделению для совершения им операций счет в банке, то
лимит остатка наличных денег устанавливает данный обособленец в порядке,
предусмотренном для юридического лица.
Что
касается банковских платежных агентов (субагентов), то при определении лимита
остатка наличных денег они не учитывают наличные деньги, принятые ими при
осуществлении деятельности в соответствии с Законом от 3 июня 2009 г. № 103-ФЗ
и Законом от 27 июня 2011 г. № 161-ФЗ.
Наличные сверх лимита
Хранить
наличные деньги сверх лимита, то есть свободные денежные средства, на счетах в
банках – обязанность организации (индивидуального предпринимателя).
Накопление
в кассе наличных денег сверх установленного ограничения не допускается, за
исключением дней выплат заработной платы, стипендий, вознаграждений, включенных
в фонд заработной платы, и выплат социального характера. В указанные дни входит
день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также
в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом,
индивидуальным предпринимателем в это время кассовых операций.
Вновь
созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель лимит остатка
наличных денег рас- считывают исходя из ожидаемого объема поступлений наличных
денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги или из
ожидаемого объема их выдач.
Свободные
денежные средства уполномоченный представитель организации (индивидуальный
предприниматель или его уполномоченный представитель) могут внести напрямую в
банк. Так же деньги могут быть сданы для зачисления, перечисления или перевода
их на банковский счет юридического лица, индивидуального предпринимателя:
– в
организацию, входящую в систему Банка России, уставом которой ей предоставлено
право осуществления перевозки и инкассации наличных денег, а также кассовых операций
в части приема и обработки денежных средств;
– или в
организацию федеральной почто- вой связи.
Что
касается обособленного подразделения, то его уполномоченный представитель
помимо перечисленных выше организаций может внести на личные деньги своему юридическому
лицу.
Отметим,
что, согласно старому порядку, предприятия были обязаны сдавать в банк всю
денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе
в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.
Административная
ответственность
Пунктом
1 статьи 15.1 Кодекса об административных правонарушениях установлена
ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка
ведения кассовых операций, выразившееся в:
– осуществлении
расчетов наличными деньгами с друг ими организациями сверх установленных
размеров;
– неоприходовании
(неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;
– несоблюдении
порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе
наличных денег сверх установленных лимитов.
Это
штраф в размере:
– от
4000 до 5000 рублей в отношении должностных лиц;
– от 40
000 до 50 000 рублей в отношении юридических лиц.
В Положении
№ 373-П не содержится указаний на то, что банки систематически проверяют
соблюдение предприятиями требований порядка ведения кассовых операций. Вместе с
тем в статье 15.2 Кодекса об административных правонарушениях предусмотрена
ответственность за невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей
по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения
кассовых операций. Это штраф в размере от 2000 до 3000 рублей.
В связи
с чем, сотрудники банков не освобождены от обязанности проведения контроля за соблюдением кассовой дисциплины своих
клиентов.
Таким образом, общий порядок кассовых операций
состоит из перемещения (приема и выдачи) и хранения наличных средств,
оформления соответствующих документов, а также ревизий кассы и соблюдения
кассовой дисциплины. Следовательно, задачи учета кассовых операций это полный и
точный контроль за денежными средствами (перемещением и сохранностью), их
целевым использованием, а также за соблюдением кассовой дисциплины.
Контроль
за правильностью ведения кассовых операций и ответственность за нарушение
кассовой дисциплины
Контроль
кассовых операций производится сплошным способом. Кассовые документы
подвергаются сплошной проверке со дня окончания предыдущей ревизии или
аудиторской проверки. При этом контролю подлежат кассовые отчеты со всеми
приложенными к ним оправдательными документами, как по форме, так и по
существу, а также корреспонденция счетов.
При
проверке используются следующие первичные документы и регистры бухгалтерского
учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми
документами, журнал регистрации расходных и приходных кассовых документов,
кассовая книга, корешки чеков использованных чековых книжек, выписки банка со
счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами, журналы-ордера по кредиту
счетов 50«Касса», 51«Расчетный счет», 55«Специальные счета в банке»,
56«Денежные документы», 57«Переводы в пути», 90 «Краткосрочные кредиты банков»,
92«Долгосрочные кредиты банков», 93 «Кредиты банков для работников», ведомости
к соответствующим журналам-ордерам по дебету счетов, а также машинограммы при
автоматизированной обработке учетной информации.
Проводя
ревизию кассовых операций, необходимо проверить, как соблюдается порядок
ведения кассовых операций и кассовая дисциплина, достоверность и законность
совершенных операций с наличными деньгами.
Одной из задач проверки соблюдения Порядка ведения кассовых операций является
контроль правильности оформления документов, по которым производились операции,
связанные с получением и выдачей наличных денег. Все кассовые документы должны
быть заполнены чернилами четко, ясно, без помарок. Незаполнение отдельных
реквизитов часто используется с целью повторного использования документов для
присвоения наличных денег. Никакие подчистки и исправления в документах не
допускаются. Кассовые приходные и расходные ордера должны иметь раздельную
нумерацию и выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения
операции. Для их регистрации служит журнал регистрации приходных и расходных
кассовых ордеров. При обнаружении пропуска в нумерации ордеров следует
тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов или другими
злоупотреблениями.
Проверяя соблюдение кассовой дисциплины, следует выяснить:
- не
превышают ли остатки наличных денег в кассе установленного банком лимита и
используется ли кассовая выручка на текущие нужды в пределах установленных
норм;
-
использование полученных из банка наличных денег по целевому назначению;
-
своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств,
полученных на выплату заработной платы, премий, пособий, пенсий, а также
кассовой выручки (выручки от реализации товарно-материальных ценностей,
оказания работникам услуг и прочих денежных поступлений).
Предприятия
могут хранить в кассе наличные деньги в пределах лимитов, а также использовать
деньги из выручки в пределах норм, установленных руководителем предприятия.
Лимит остатка наличных денег в кассе и норма использования выручки на
неотложные нужды устанавливаются руководителем предприятия. Вся денежная
наличность сверх лимитов должна сдаваться в банк для зачисления на счета.
Проверяя
кассовые операции, нужно установить их законность, достоверность и
хозяйственную целесообразность. При этом особенно тщательно анализируется
полнота и своевременность оприходования денег в кассу, полученных из банка.
Полноту и своевременность оприходования денег в кассу, полученных со счетов
предприятия в банке, устанавливают путем встречной и взаимной сверке данных
банковских выписок со счетов предприятия, корешков чековых книжек, приходных
кассовых ордеров и записей в кассовой книге. Все чековые книжки, корешки
использованных чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного
бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки с
надписью «Аннулировано» следует хранить подклеенными к корешкам чеков.
Запрещается доверять хранение чековых книжек другому лицу, в частности кассиру,
получающему по чекам наличные деньги из банка, а также подписывать
незаполненные чеки. Не следует выписывать чеки на предъявителя, должны
использоваться только именные чеки.
В процессе ревизии обязательно следует удостовериться в наличии всех выписок банка
со счетов предприятия. Полноту банковских выписок устанавливают по переносу
остатков средств на счете. Если конечный остаток средств в предыдущей выписке
соответствует начальному остатку в последующий, это свидетельствует о наличии
всех выписок по данному счету. Если окажется, что часть выписок в делах
предприятия отсутствует, необходимо получить в банке заверенные копии.
Необходимо также проверить наличие в делах хозяйства выписок со всех лицевых
счетов, открытых в банке. При отсутствии выписок следует обратиться в
обслуживающий предприятие банк для получения соответствующей справки.
Достоверность выписок определяется как по внешним признакам (наличие
необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и т.д.), так и путем встречной
проверки в банке. На всех выписках должен быть штамп банка. Исправления в
выписках заверяются подписью главного бухгалтера и гербовой печатью банка.
Встречной проверке обязательно подвергаются выписки, имеющие подчистки и
исправления, не подтвержденные банком.
С целью облегчения работы и обеспечения полноты проверки оприходованных в кассу
полученных в банке денег рекомендуется накапливать необходимые сведения в
ведомости. В ведомости вносятся данные всех чеков в порядке возрастающих
номеров, включая номера испорченных и аннулированных чеков, которые должны быть
прикреплены к корешкам и погашены надписью «Аннулировано». Против номера такого
чека в ведомости делается отметка «Аннулировано». Такой порядок дает
возможность выявить факты неоприходования в кассе полученных денег.
При установлении случаев неоприходования денег, исправлений, подчисток,
расхождений в номерах или разрывам между датой получения денег по выписке банка
и оприходования их в кассе следует выяснить причины. С этой целью берутся
письменные объяснения кассира и главного бухгалтера предприятия, проводится
встречная проверка в учреждении банка и сличаются выписки с подлинными записями
в лицевых счетах предприятия.
Одновременно с проверкой полноты оприходования полученных из банка денег
устанавливают правильность отражения по кассе наличных денег, внесенных в банк
и зачисленных на счета предприятия. С этой целью составляют отдельную ведомость
с указанием даты, номера и суммы расходного кассового ордера, суммы и даты
зачисления денег на счет предприятия согласно выписке банке, в которой отражено
поступление денег. Указанные сведения следует группировать в ведомости.
Тщательной проверке подлежат операции по оприходованию выручки за реализованную
продукцию и оказанные услуги работникам предприятия за наличный расчет, так как
по данным операциям чаще всего случаются злоупотребления, связанные с полным
или частичным неоприходованием поступивших в кассу денег.
Для
выяснения полноты оприходования денег за реализованные товарно-материальные
ценности необходимо проверить отчеты о их движении, а также записи по счетам их
учета и реализации. При этом дебетовые записи по счету реализации (в частности
реализации за наличный расчет) должны сверяться с кредитовыми записями по
счетам учета материальных ценностей, а кредитовые записи по счету реализации
(за наличный расчет) – с дебетовыми записями по счету кассы. В случае
расхождений следует проверить указанные операции по существу и установить
причины отклонений. При наличии задолженности работников и других лиц за
купленные материальные ценности необходимо проверить реальность возникновения
такой задолженности.
На
каждом предприятии материальные ценности должны выдаваться только при наличии
на накладной поставленного кассой штампа «Оплачено». Наличные деньги за
проданные населению товарно-материальные ценности и оказанные услуги должны
вносится в кассу предприятия. Квитанция выдается за подписями главного
бухгалтера или лица, им уполномоченного, и кассира. Материально ответственным
лица не разрешается получать наличные деньги за отпускаемые населению товары. При
контроле правильности выплаты денег по платежным ведомостям следует выборочным
способом установить, все ли внесенные в расчетно-платежные ведомости лица
фактически работали на предприятии и нет ли среди них подставных, на которых
выписывается заработная плата с целью ее присвоения. Таки факты устанавливают
путем сверки данных ведомости с показателями учета личного состава и табелей, с
приказом о зачислении на работу и увольнении, с данными первичных документов о
начислении заработной платы.
Необходимо
также проверить итоги в платежных ведомостях, так как нередко допускаются факты
умышленного завышения итогов в графе «К выдаче на руки» на предполагаемую сумму
присвоения. При этой проверке обращают внимание на величину выплаченных сумм отдельным
лицам с последующей проверкой их правильности, на достоверность подписей лиц,
получивших деньги, на дописные суммы, подчистки, неоговоренные исправления,
некачественно оформленные доверенности и т.п.
Во всех ведомостях надо проверить подлинность подписей получателей денег. Для
этого подписи в одних ведомостях сопоставляются с подписями в других, причем
особое внимание обращается на поправки и подчистки. В отдельных случаях надо
опросить получателей денег. Этот прием позволяет обнаружить подлинные подписи,
а иногда и подставных и вымышленных лиц.
Осуществляя
контроль кассовых операций, нужно проверить правильность подсчета оборотов по
приходу и расходу в кассовых отчетах, определения остатков на конец отчетного
периода и переноса их с одной страницы на другую, а также соответствия остатка,
по отчету кассира на конец месяца остатку по счету 50 «Касса» в Главной книге.
Особенно тщательно следует проверять обоснованность кассовых операций по
расходу наличных денег, списываемых на издержки производства и другие счета без
последующего предоставления отчетов и оправдательных документов об
использовании денег.
Контролируя
кассовые операции, нужно установить соответствие корреспонденции счетов
действующим положения и правилам ведения бухгалтерского учета. Такой контроль
осуществляется по всем кассовым операциям на основе данных отчетов кассира и
приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных
регистрах (журналах-ордерах, машинограммах). Он позволяет выявить хозяйственные
операции с неправильной корреспонденцией, повлекшие искажение учетной и
отчетной информации, и списание похищенных сумм.
На основании акта инвентаризации кассы и данных группировочных ведомостей о
нарушениях кассовой дисциплины и других злоупотреблениях составляется соответствующий
раздел акта ревизии или аудиторской проверки, где приводятся установленные
факты недостатков в организации и ведении кассовых операций, данные
повторяющихся нарушений со ссылками на прилагаемые к акту группировочные
ведомости и таблицы.
2. Бухгалтерский учет денежных средств в кассе
2.1 Документальное оформление учета кассовых
операций
Правильное
оформление хозяйственных операций – одна из краеугольных проблем бухгалтерской
практики. 2013 год принёс серьезные изменения в этом вопросе в связи с
вступлением в силу Федерального Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее
– Закон № 402-ФЗ).
Первичные учетные
документы
Действовавший
до 1 января 2013 года Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее
– Закон № 129-ФЗ) предписывал использовать формы первичных учетных документов,
содержащиеся в альбомах унифицированных форм. А для тех операций, по которым
унифицированные формы отсутствовали, организация могла разработать и утвердить
собственную форму документа.
При
разработке она должна была учесть требования об обязательных реквизитах. К ним,
в частности, относятся: наименование документа; дата его составления;
наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание
хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и
денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение
хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных
лиц (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ). А
затем утвердить бланки документов в качестве приложений к своей учетной
политике.
Документация,
которая содержится в альбомах унифицированных форм, имеет жесткий регламент по
заполнению. Именно к ошибкам в заполнении документации часто придираются
налоговые органы – например, предъявляя претензии по вопросам правомерности тех
или иных расходов в составе базы по расчету налога на прибыль или подтверждения
принятия "входящего" НДС к вычету.
Минфин
России считает, что такие затраты не могут включаться в расходы, если документы
оформлены с нарушением правил заполнения унифицированной формы (Письмо Минфина
РФ от 19 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/764). Судебная практика изобилует огромным
количеством судебных решений, поддерживающих это мнение, и не меньшим числом
решений, признающим наличие расходов более важным фактом по отношению к факту
безошибочного оформления документов.
Новый
закон о бухгалтерском учете внес существенные коррективы в эти споры.
Он
характеризуется либерализацией требований к оформлению первичной документации.
По сравнению с предыдущим законом он разрешает руководству компании утверждать
любые формы первичных документов самостоятельно с соблюдением одного условия –
любой документ должен содержать обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):
– наименование документа;
– дата составления документа;
– наименование экономического субъекта, составившего
документ;
– содержание факта хозяйственной жизни;
– величина натурального и (или) денежного измерения факта
хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
– наименование должности лица (лиц), совершившего
(совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность
ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного
(ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
– подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с
указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для
идентификации этих лиц.
Используемые
формы утверждает руководитель экономического субъекта по представлению
должностного лица, на которое возложена обязанность по ведению бухгалтерского
учета. Факт либерализации к формам первичных документов не означает, что
организация не может использовать документы из альбомов унифицированных форм.
Скорее, можно говорить о том, что появилось больше возможностей заменить
документы, которые не удовлетворяют организацию, на те, которые более
соответствуют ее нуждам.
Следует
отметить, что существуют документы, которые не могут быть изменены организацией
в силу действия иных регламентирующих документов. Например, в Положении Банка
России от 12 октября 2011 г. № 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и
монетой Банка России на территории Российской Федерации"
установлена необходимость применения кассовых документов с указанием кодов,
соответствующих документам из альбома унифицированных форм: кассовые ордера,
формы кассовой книги. Применение этих форм необязательно в целях бухгалтерского
учета, но необходимо при ведении кассовых операций во исполнение
соответствующих регламентаций.
Формы
документов для ведения кассовых операций должны соответствовать Общероссийскому классификатору управленческой
документации ОК 011?93, утвержденному Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 №299.
Для учета кассовых операций применяются следующие документы:
№ формы
Наименование формы
КО-1
Приходный кассовый ордер
КО-2
Расходный кассовый ордер
КО-3
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов
КО-4
Кассовая книга
КО-5
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств
Все вышеперечисленные документы ведет кассир, это называется
первичный учет кассовых операций, однако в новом «Положении о кассовых операциях с банкнотами и монетой
Банка России на территории Российской Федерации № 373?П» ничего не говорится о ведении журнала кассовых операций, хотя согласно
старым нормам его ведение было обязательным.
При
приеме наличных денег составляется приходный кассовый ордер, подписанный
главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным письменным распоряжением
руководителя предприятия.
Выдача
наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам
или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям
(расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). Документы на
выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером
предприятия или лицами, на это уполномоченными распорядительным документом.
Заготовительные
организации могут производить выдачу наличных денег сдатчикам
сельскохозяйственной продукции и сырья с последующим составлением по окончании
рабочего дня общего расходного кассового ордера на все выданные за день суммы
по заготовительным квитанциям.
В
централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной заработной платы
составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются
на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.
Подчистки,
помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.
Прием
и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их
составления.
При
выдаче и получении денег по приходным и расходным кассовым ордерам или
заменяющим их документам кассир обязан проверить:
–
наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном
кассовом ордере или заменяющем его документе — разрешительной надписи (подписи)
руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
–
правильность оформления документов;
–
наличие перечисленных в документах приложений.
В
случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы
передавшему их сотруднику для надлежащего оформления. Приходные и расходные
кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или
выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы
погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца,
года).
Поступление
денег в кассу
При
каждом поступлении наличных денег в кассу предприятия оформляется приходный
кассовый ордер (форма № КО-1). Приходный кассовый ордер (ПКО) имеет согласно
Общему классификатору номер 0310001 и документирует оформление кассовых
операций (поступление в кассу наличных денег). Он состоит из двух частей:
собственно приходного ордера и отрывной квитанции.
Отрывная
квитанция, подписанная главным бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным) и
кассиром и заверенная печатью, выдается лицу, сдавшему деньги в кассу. В тех
случаях, когда в приходном кассовом ордере регистрируется приход в кассу денег,
снятых с расчетного счета, квитанцию прикладывают к банковским документам.
Если
организация продает товары за наличный расчет, сумму наличной выручки (на
основании показаний контрольных лент кассовой техники), полученной от населения
за рабочий день (смену), нужно в конце рабочего дня (смены) оприходовать одним
приходным ордером.
Приходный
кассовый ордер составляют в одном экземпляре. Его выписывает работник
бухгалтерии, и заверяют своими подписями главный бухгалтер и кассир. Кроме
того, квитанция к приходному кассовому ордеру заверяется печатью организации.
После
составления приходный ордер регистрируется в Журнале регистрации приходных и
расходных кассовых ордеров (форма № КО-3). После получения денег в кассовой
книге (форма № КО-4) делается соответствующая запись.
Исправления
в кассовых документах не допускаются. Поэтому если при заполнении приходного
кассового ордера была допущена ошибка, его нужно переписать.
Пример
Работник
транспортной компании ООО «Авто-М» прораб Петров П.П. получил под отчет деньги
на приобретение краски масляной в сумме 4000 руб. За краску Петров заплатил
3540 руб. Он принес в бухгалтерию документы, подтверждающие покупку (товарный
чек и кассовый чек), подписал авансовый отчет и сдал кассиру неизрасходованные
деньги в сумме 460 руб.
Ниже
приведен приходный кассовый ордер, составленный кассиром ООО «Авто-М».
Рассмотрим
некоторые особенности заполнения формы № КО-1.
В
строке «Организация» указывается название организации, получающей деньги в свою
кассу. В графе «Код по ОКПО» организация указывает свой код ОКПО
(Общероссийского классификатора предприятий и организаций), присвоенный
Госкомстатом России при регистрации.
Строка
«Структурное подразделение» заполняется в том случае, если в организации
имеются структурные подразделения со своей кассой. Это может быть, например,
отдел супермаркета, торговая точка и т. п. Далее в этой же строке в графе «Код»
указывается код этого структурного подразделения (если организация использует
систему кодирования).
(Таблица 1)
В
графе «Номер документа» указывается порядковый номер приходного кассового
ордера. Кассовые документы нумеруются с начала календарного года.
«Дата
составления» оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности:
день, месяц, год (ДД.ММ.ГГГГ). Если номер дня (месяца) меньше десяти, то в
начале следует писать нуль. Например, дата 7 июля 2009 г. в кассовом документе
должна выглядеть так: 07.07.2009. Дата документа
должна совпадать с датой получения денег.
Графу
«Кредит, код структурного подразделения» заполняют обособленные подразделения.
В ней указывается код подразделения, который присвоила ему головная организация
(если документ составляется в структурном подразделении и организация
использует систему кодирования).
Графу
«Код целевого назначения» заполняют, если в кассу поступают средства целевого
финансирования и у организации есть собственная кодировка.
В
графах «Дебет» и «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» указывают счета и
субсчета бухгалтерского учета, на которых отражается данная хозяйственная
операция. В данном случае бухгалтерская проводка выглядит следующим образом:
ДЕБЕТ 50 «Касса» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными
лицами»
—
460 руб. — получены наличные денежные средства от подотчетного лица.
В
строке «Принято от…» указывается лицо (юридическое, физическое), которое
передает деньги. Если деньги получены от представителя другой организации, то в
этой строке пишут: «Принято от «Название организации» через Фамилия И.О.». Если
деньги передает в кассу работник или учредитель, то указывается его фамилия,
имя, отчество полностью в родительном падеже («Принято от Иванова Ивана
Ивановича»). При получении денег с расчетного счета в этой строке указывают:
«Принято от «Наименование банка» через Фамилия И.О. кассира».
В
строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Варианты
могут быть следующие: «Возврат неиспользованных подотчетных средств»,
«Получение займа по договору № 00 от 00.00.0000», «Аванс по договору № 00 от
00.00.0000», «Получено с расчетного счета на хозяйственные расходы», «Получено
с расчетного счета для выплаты заработной платы за июль 2008 г.», «Оплата
отгруженной продукции (товара) по накладной № 00 от 00.00.0000», «Оплата
оказанных услуг (выполненных работ) по акту № 00 от 00.00.0000», «Погашение
задолженности по договору займа № 00 от 00.00.0000», «Вклад в уставный
капитал», «Возмещение причиненного материального ущерба в соответствии с
приказом № 00 от 00.00.0000 (по решению суда № 00 от 00.00.0000)», «Компенсация
недостачи, выявленной при проведении инвентаризации в соответствии с приказом №
00 от 00.00.0000» и т. п.
В
строке «Основание» указываются реквизиты (дата и номер) документов, если они
хранятся отдельно от кассовых документов. В том случае, если накладные,
договоры, приказы и так далее хранятся вместе с соответствующим приходным
кассовым ордером, их реквизиты указывают в строке «Приложение».
В
строке «В том числе» указывается сумма НДС, уплаченная покупателем в составе
стоимости товара (работ, услуг). Она записывается цифрами, а в случае если
продукция (работы, услуги) не облагается налогом или если организация не
является плательщиком НДС (например, применяет упрощенную систему
налогообложения или платит ЕНВД) делается запись «Без налога (НДС)». Такая же
запись появляется в случае снятия денег с расчетного счета или возврата
подотчетных средств.
В
строке «Приложение» приводятся первичные и другие документы, имеющие отношение
к данной хозяйственной операции, с указанием их номеров и дат составления (при
снятии денег с расчетного счета указывается номер чека).
Следует
отметить, что предельный размер расчетов наличными деньгами между организациями
и индивидуальными предпринимателями ограничен суммой 100 000 рублей по одной
сделке. Такой порядок установлен указанием Банка России от 20 июня 2007 г. №
1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании
наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального
предпринимателя». На расчеты с физическими лицами (кроме индивидуальных
предпринимателей) это ограничение не распространяется.
Если
бухгалтер организации примет к учету квитанцию к приходному кассовому ордеру,
сумма в которой составляет более 100 000 руб., его самого и организацию могут
оштрафовать. Принятие к учету нескольких квитанций, подтверждающих оплату по
одному договору, на общую сумму более 100 000 руб. тоже является нарушением.
Выдача
денег из кассы
Выдачу
наличных денег из кассы предприятия фиксируют в расходном кассовом ордере
(форма № КО-2). Расходный кассовый ордер (РКО) имеет согласно Общему
классификатору номер 0310002 и служит для оформления выдачи средств из кассы.
Основанием для составления этого документа может быть приказ руководителя, подписанный
руководителем к оплате счет, платежная или расчетно-платежная ведомость и т. д.
Расходный
ордер выписывает в одном экземпляре работник бухгалтерии. После составления
документ регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых
ордеров (форма № КО-3). После выдачи денег в кассовой книге (форма № КО-4)
делается соответствующая запись.
При
выдаче зарплаты в централизованных бухгалтериях на общую сумму выданной
заработной платы составляется один расходный кассовый ордер, дата и номер которого
проставляются на каждой платежной (расчетно-платежной) ведомости.
Своими
подписями расходный кассовый ордер заверяют руководитель, главный бухгалтер
(или уполномоченные специальным приказом должностные лица) и кассир. Лицо,
получившее деньги по данному ордеру, также расписывается в нем. Печать на
расходном кассовом ордере не ставится.
Рассмотрим
некоторые моменты заполнения формы № КО-2.
Расходные
кассовые ордера нумеруются по мере выдачи с начала.
Пример
Автомеханику
ООО «Кузовной ремонт» Петрову П.П. для завершения работы срочно требуется три
банки краски. Он пишет служебную записку на имя руководителя. Подписанную
директором ООО «Кузовной ремонт» служебную записку Петров передает в
бухгалтерию.
Кассир
ООО «Кузовной ремонт» оформляет расходный кассовый ордер. При получении денег
Петров предъявил паспорт, в расходном кассовом ордере он расписался и указал
дату календарного года. Дата составления проставляется так же, как и в
приходном кассовом ордере: ДД.ММ. ГГГГ (например, 04.05.2009).
Графы
«Форма по ОКПО», «Код структурного подразделения» и «Код целевого назначения»
организации заполняют аналогично таким же графам в приходном кассовом ордере.
В
строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. Например, это
могут быть следующие фразы: «Возмещение перерасхода по авансовому отчету»,
«Выдача денег на командировочные расходы согласно приказу № _ от 00.00.0000»,
«Заработная плата за — (указать месяц и год)», «Выдача материальной помощи»,
«Выдача займа (ссуды) по договору № _ от 00.00.0000» и т. п.
Составление
расходного ордера при сдаче выручки в банк рассмотрено в параграфе «Сдача
наличных денег в банк».
В
строке «Приложение» приводятся первичные и другие документы, на основании
которых были выданы из кассы деньги. Счета и служебные записки с визой
руководителя, доверенности, авансовые отчеты и другие документы, на основании
которых были выданы деньги, хранятся вместе с расходным кассовым ордером.
(Таблица 2)
В
графах «Дебет, корреспондирующий счет, субсчет» и « Кредит» указывают счета и
субсчета бухгалтерского учета, на которых отражается данная хозяйственная
операция. В данном случае бухгалтерская проводка выглядит следующим образом:
ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» КРЕДИТ 50
«Касса »
— 4000 руб. — выданы под отчет наличные денежные средства.
После
составления, подписания, регистрации в журнале (форма № КО-3) бухгалтер должен
передать расходный кассовый ордер кассиру. Выдача расходных кассовых ордеров
или документов, их заменяющих, на руки лицам, получающим деньги, запрещается
(п. 19 Порядка ведения кассовых операций).
При
получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов
кассир обязан проверить:
–
наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном
кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи)
руководителя предприятия или лиц, на это уполномоченных;
–
правильность оформления документов;
–
наличие перечисленных в документах приложений.
В
случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в
бухгалтерию для надлежащего оформления.
Выдавая
деньги по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу, кассир
должен потребовать предъявления документа (паспорта или другого документа),
удостоверяющего личность получателя. В расходном кассовом ордере указывается
наименование и номер документа, кем и когда документ выдан.
На
предприятии выдавать денежную наличность можно по удостоверению, выданному
данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи владельца.
Расписка
в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно,
чернилами или шариковой ручкой, с указанием полученной суммы: рублей —
прописью, копеек — цифрами.
Выдать
деньги кассир имеет право только лицу, указанному в расходном кассовом ордере
или заменяющем его документе. Однако возможна и выдача денег по доверенности,
оформленной в установленном порядке (например, по форме № М-2).
В
этом случае в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег
бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено
получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в
получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность является
приложением к расходному кассовому ордеру или ведомости.
Выдавать
наличные деньги из кассы организации можно не только по расходным кассовым
ордерам, но и по надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям
(расчетно-платежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.). При этом
документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным
бухгалтером предприятия или лицами, на это уполномоченными специальным
приказом.
Приходные
и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после
получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним
документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа,
месяца, года) (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).
Если
на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и
др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, то подпись его на
расходных кассовых ордерах не обязательна. Однако кассирам необходимо быть
очень внимательными. Без подписи ответственного должностного лица на расходном
кассовом ордере или без визы этого должностного лица: «оплатить», «выдать
деньги» и тому подобное, и подписи на другом документе выдавать деньги из кассы
нельзя! Иначе возможно, что кассиру придется возвращать выданные им деньги в
кассу организации из своего кармана.
После
выдачи денег расходный кассовый ордер остается в кассе.
Регистрация
приходных и расходных кассовых документов
Книга
учета денежных средств ведется старшим кассиром для документирования кассовых
операций между старшим кассиром и остальными кассирами предприятия в течение
рабочего дня (ведется только на крупных предприятиях, небольшой компании просто
нет необходимости в такой книге). Код книги согласно ОК 0310005. Это
необходимо, в частности, для того чтобы не возникало проблем с нумерацией
кассовых документов.
Расходные кассовые ордера, оформленные на платежные (расчетно-платежные)
ведомости на оплату труда и другие платежи, приравненные к ним, регистрируются
после их выдачи.
В
зависимости от количества приходных и расходных кассовых ордеров журнал
регистрации заводят на месяц, или квартал, или год. Период указывают на обложке
под названием журнала.
На
обложке указывают и фамилию, имя, отчество, и должность лица, ответственного за
ведение журнала.
Графы
1–4 предназначены для регистрации приходных документов. В графе 4 «Примечание»
может быть указано основание получения денежных средств и/или имя того, кто их
получил. Также в этой графе делается отметка об аннулировании выписанных
приходных кассовых ордеров, по которым не были совершены операции (если
кассовый ордер был оформлен и зарегистрирован, но деньги в этот день по
каким-либо причинам не получены в кассу).
Аннулированные
кассовые ордера следует хранить вместе с журналом регистрации в течение всего
срока, установленного для хранения кассовых документов.
Графы
5–8 предназначены для расходных документов. В графе 8 «Примечание» можно
указывать основание выдачи денежных средств и/или лицо, которому эти средства
выданы. Также в этой графе делается отметка об аннулировании выписанных
ордеров, по которым не были совершены операции (если документ был выписан и
зарегистрирован, но денежные средства из кассы в этот день не выданы по
каким-то причинам). Аннулированные кассовые ордера следует хранить вместе с
журналом регистрации в течение всего срока, установленного для хранения
кассовых документов.
Приходные
и расходные кассовые документы можно регистрировать с применением средств
вычислительной техники. При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала
регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за
соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета
движения денежных средств по целевому назначению.
Образец обложки журнала регистрации
приходных и расходных кассовых ордеров
Все операции по поступлению и расходованию
денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть
пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.
Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации
и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой
книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день.
Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через
копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в
конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по
кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные
исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются
подписями кассира и главного бухгалтера организации.
При обеспечении полной сохранности документов
кассовую книгу можно вести автоматизированным способом, при котором ее листы
формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги".
Одновременно формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные
машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь
одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой
книги.
Нумерация листов кассовой книги в машинограммах
осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.
В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» за
каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой
книги, а за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.
Кассир после получения машинограмм «Вкладной
лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность
составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе
с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во
вкладном листе кассовой книги.
В целях обеспечения сохранности и удобства
использования машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в течение
года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года
(или по мере необходимости) машинограммы "Вкладной лист кассовой
книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за
год заверяют подписями руководителя и главного бухгалтера организации и книгу
опечатывают.
Контроль за правильностью ведения кассовой книги
возлагается на главного бухгалтера организации.
2.2
Синтетический и аналитический учет кассовых операций
В соответствии с Планом
счетов бухгалтерского учета, утвержденным приказом Министерством Финансов РФ от
31 октября 2000 г. N 94н (в редакции от 08.11.2010) , в бухгалтерском учете
организации, для учета наличия и движения денежных средств в кассе,
используется активный счет - 50 "Касса". Сальдо счета указывает на
наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца. Оборот
дебету счета отражает поступление денежных средств и денежных документов в
кассу организации, по кредиту - выплата денежных средств и выдача денежных
документов из кассы организации.
При ведении счета 50 «Касса» могут учитываться следующие поступления:
– с расчетного счета;
– остатки
подотчетных сумм;
– взносы
учредителей предприятия;
– погашение
дебиторской задолженности;
– возмещение
кредита;
– погашения
недостачи, порчи ценностей;
– выручка
от продажи товаров;
– средства
от покупателей за отгруженную продукцию;
– выручка
продажи основных средств и нематериальных активов;
– выявленные
излишки в кассе.
Также могут учитываться следующие расходы средств из кассы:
– оплата
поставщикам;
– средства,
выданные в подотчет;
– оплата
государственной пошлины;
– передача
наличных на расчетный счет;
– передача
наличных на расчетный счет через инкассатора;
– выдача
пособий и стипендий;
– выдача
основной заработной платы;
– выдача
депонированной заработной платы;
– выявленные недостачи в кассе.
К счету 50
"Касса" могут быть открыты субсчета:
– 50-1 "Касса
организации",
– 50-2
"Операционная касса",
– 50-3 "Денежные
документы".
На субсчете 50-1
"Касса организации" учитываются денежные средства в кассе
организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной
валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие
субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение
денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных
участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов и т.п. Он открывается
организациями при необходимости. На субсчете 50-3 "Денежные
документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки,
марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и др.
Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме
фактических затрат на приобретение.
Аналитический учет денежных
документов ведется по их видам. Типовые бухгалтерские проводки по счету 50
"Касса", приведены в таблице:
№
п/п
Содержание
хозяйственной операции
Корреспонденция
счетов
Дебет
Кредит
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
Оприходованы
в кассу наличные денежные средства, снятые с расчётного счёта
Оприходована
в кассу наличная иностранная валюта, снятая с валютного счёта
Оприходованы
в кассу наличные денежные средства, излишне уплаченные поставщику
Оприходованы
в кассу наличные денежные средства, поступившие от покупателей
Оприходованы
в кассу наличные денежные средства, полученные от подотчетного лица
Оприходованы
в кассу наличные денежные средства, полученные от сотрудников в возмещение
материального ущерба
Оприходованы
в кассу наличные денежные средства, внесённые в качестве вклада в уставной
капитал
Поступили
в кассу наличные денежные средства за проданные товары в организациях
розничной торговли и сферы услуг
Поступили
в кассу наличные денежные средства от продажи прочего имущества организации
Оприходован
излишек наличных денег, выявленный при инвентаризации
Сданы
наличные денежные средства из кассы на расчётный счёт
Выплачена
работникам из кассы заработная плата
Выданы
под отчёт наличные денежные средства
Отражена
недостача наличных денег в кассе, выявленная при инвентаризации
Списаны
на убытки наличные деньги и денежные документы, утраченные в связи с
чрезвычайными обстоятельствами
50
50
50
50
50
50
50
50
50
50
51
70
71
94
99
51
52
60
62
71
73-2
75-1
90-1
91-1
91-1
50
50
50
50
50
Если организация производит кассовые операции с иностранной
валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для
обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты (например,
субсчет 50–4 «Касса в иностранной валюте»).
С 1 сентября 2008 г. по Указанию ЦБ РФ от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых
операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории
Российской Федерации» прием наличной иностранной валюты для зачисления (перечисления)
на банковский счет клиента, выдача наличной иностранной валюты с банковского
счета клиента должны осуществляться по приходному кассовому ордеру (форма №
0402008) и расходному кассовому ордеру (форма № 0402009).
Наличная иностранная валюта может выдаваться организации на
командировочные и представительские расходы.
Расходный кассовый ордер (форма № 0402009), по которому
осуществляется выдача наличной иностранной валюты организации, оформляется на
основании письма на получение наличной иностранной валюты, составленного
организацией в произвольной форме.
Все совершенные кассовые операции отражаются в кассовой
книге. На последнем этапе учетного процесса данные кассовой книги переносятся в
систематические (синтетические) учетные регистры, где они разносятся по счетам
бухгалтерского учета.
В зависимости от применяемой формы бухгалтерского учета
разноска данных кассовой книги осуществляется в журнале-главная, журнале-ордере
№ 1, Главной книге или книге (журнале) учета фактов хозяйственной деятельности по
форме № К-1. При использовании автоматизированной формы бухгалтерского учета
все данные, отраженные по кассе, автоматически регистрируются в журнале учета
проводок или хозяйственных операций.
Пример
Рассмотрим отражение
кассовых операций в кассовой книге и книге учета хозяйственных операций.
Допустим, что организация в течение одного рабочего дня (06.02.2012):
№ п/п
Содержание хозяйственных операций
Корреспондирующие счета
Сумма, руб.
Дебет
Кредит
1
Получены
из банка по чеку наличные деньги
50-1
51
25 000
2
Выдана зарплата
работникам организации за январь 2012 г.
70
50-1
20 000
3
Выдано
под отчет Серову на приобретение канцтоваров
71
50-1
3 500
Записи в кассовой книге ведутся в 2 экземплярах через копировальную
бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть
отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в
кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми
номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не
допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также
главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.
Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций
за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в
бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в
кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под
расписку в кассовой книге.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в
расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание
остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и
взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми
ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Оформленный отчет кассира подлежит проверке бухгалтерами. Она
заключается в тщательной проверке правильности оформления приходных и расходных
документов, соответствия записей в отчете данным приложенных к ним документов, подсчетов
итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Должны быть
сверены и суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по
расчетному и другим счетам. После проверки кассового отчета в специальной его
графе проставляют номера корреспондирующих счетов.
При незначительном
количестве кассовых операций допускается составлять кассовый отчет не за день,
а в целом за несколько дней.
Данные из кассового
отчета в бухгалтерии переносят в журнал - ордер №1 по кредиту 50 счета, а по
дебету счета в ведомость №1. В журнале - ордере №1 и в ведомости к журналу
ордеру №1 в этом случае в графе "Дата" указываются начальные и
конечные, за которые был составлен кассовый отчет.
Организация
может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды и
другие нужды. Срок, на который выдаются наличные денежные средства,
законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом
руководителя организации. Приказом может быть утвержден перечень хозяйственных
операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц,
допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет
по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.
В
течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший
деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги, предъявить авансовый
отчет (Ф №АО-1) с приложением документов, подтверждающих расходы, или вернуть
остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется.
Таким образом, можно сказать, что аналитический учет кассовых
операций ведется по тому же счету, что и синтетический учет кассовых операций,
по журналу-ордеру и ведомости, которые открывают на месяц. Бухгалтер вносит в
журнал-ордер данные на основании ежедневных кассовых отчетов, а в конце месяца
подсчитывает общее сальдо (на основании итогов каждого счета и оборотов по
дебиту и кредиту). Также бухгалтер сверяет данные всех журналов-ордеров и
только потом вносит полученные данные в главную книгу и оборотную ведомость.
Заключение
Основным
документом, определяющим порядок наличного денежного обращения на территории РФ является
Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка
России на территории Российской Федерации, утвержденное ЦБ РФ 12.10.2011
№ 373?П и вступившее в силу 1 января 2012 года.
Данное Положение о кассовых операциях
распространяется:
на юридических
лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с установленными требованиями
(за исключением ЦБ РФ);?–
на
юридических лиц, перешедших на УСНО;?–
на
физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования
юридического лица, – индивидуальных предпринимателей.?
Формы
документов для ведения кассовых операций соответствуют Общероссийскому классификатору управленческой документации ОК 011?93,
утвержденному Постановлением
Госстандарта РФ от 30.12.1993 №299, то есть применяются все те же
знакомые бухгалтерам кассовые документы – приходный кассовый ордер КО-1,
расходный кассовый ордер КО-2, кассовая книга КО-4 и другие кассовые документы.
Кассовые
операции могут вестись с применением программно-технических комплексов, в том
числе оснащенных функцией приема наличных денег, принадлежащих или не
принадлежащих на праве собственности юридическому лицу, индивидуальному
предпринимателю.
Таким образом, рассмотрев вопрос о бухгалтерском
учете кассовых операций можно сказать, что данный процесс, состоит из
следующих этапов:
– составление первичных учетных документов, отражающих
осуществленные кассовые операции (приход или расход наличных денежных средств);
– регистрация
первичных учетных документов в журнале регистрации приходных и расходных
кассовых документов;
– систематизация и обработка первичных учетных документов и
составление бухгалтерских проводок (для кассовых операций бухгалтерские
проводки могут быть составлены на самих первичных учетных документах);
– отражение в хронологическом порядке в кассовой книге
осуществленных кассовых операций, подтвержденных первичными учетными
документами;
– перенос данных кассовой книги в систематические
(синтетические) учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского
учета.
Таким образом, рассмотрев вопрос о бухгалтерском
учете кассовых операций можно сказать, что данный процесс, состоит из
следующих этапов:
– составление первичных учетных документов, отражающих
осуществленные кассовые операции (приход или расход наличных денежных средств);
– регистрация
первичных учетных документов в журнале регистрации приходных и расходных
кассовых документов;
– систематизация и обработка первичных учетных документов и
составление бухгалтерских проводок (для кассовых операций бухгалтерские проводки
могут быть составлены на самих первичных учетных документах);
– отражение в хронологическом порядке в кассовой книге
осуществленных кассовых операций, подтвержденных первичными учетными
документами;
– перенос данных кассовой книги в систематические (синтетические)
учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета.
А основными принципами организации ведения кассовых
операций является:
обязанность
юридического лица, индивидуального предпринимателя ведения кассовой книги,
записи в которой должны быть сделаны на основании приходных кассовых ордеров и
расходных кассовых ордеров (полное оприходование в кассу наличных денег);?
не допущение
накопления в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных
денег, за исключением дней выдачи зарплаты;?
хранение
свободных денежных средств должно осуществляться на банковских счетах в банках,
за исключением дней выдачи зарплаты.?
СПИСОК
ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
«Кодекс РФ об административных правонарушениях»
от 30.12.2001 N 195-ФЗ«О бухгалтерском учете». Федеральный закон от
21.11.1996 г. №129-ФЗ.«О предельном размере расчетов наличными
деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами и расходовании наличных
денег, поступающих в кассу юридического лица или индивидуального
предпринимателя». Указание Банка России от 20.06.2007 N 1843-У.«О применении контрольно-кассовой техники при
осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием
платежных карт». Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ (ред. от 17.07.2009).«Положение о правилах организации наличного
денежного обращения на территории РФ». Приказ ЦБ РФ от 05.01.1998 г. №14-11.«Порядок ведения кассовых операций в Российской
Федерации». Инструкция Центрального банка РФ от 04.10.1993 № 18.План счетов бухгалтерского учета
финансово-хозяйственной деятельности организации. Утвержден Приказом Минфина РФ
от 31.10.2000 г № 94н (в ред. приказа Минфина РФ от18.09.2006 г. №115н).Положение по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская
отчетность организации» - ПБУ 4/99. Утверждено приказом Минфина РФ от
06.07.1999 № 43н (в ред. приказа Минфина РФ от 18.09.2006 №115н).Положение по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в Российской Федерации. Утверждено приказом Минфина РФ
от 29. 07.1998 № 34н. (в ред. Приказов Минфина РФ от 30.12.1999 № 107н, от
24.03.2000 № 31н, от 18.09.2006 № 116н, от 27.03.2007).Федеральный
закон от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Принят ГД ФС РФ
24.12.2008.Анализ
финансово-хозяйственной деятельности предприятия: Учебное пособие. – 2-е изд.,
испр. и доп. – М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2007. – 288с. – Канке А. А., Кошевая И.
П.Аудит:
Учебник для вузов / В.И. Подольский, А.А. Савин, Л.В. Сотникова и др.; под ред.
проф. В.И. Подольского. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, Аудит,
2008 г., - 583 с.Бухгалтерский
учет: Учеб. Для сред. проф. образования /
Богаченко В.М., Н.А. Кириллова. – 7-е изд., перераб. и доп. – Ростов н/Д: ФЕНИКС, 2006.Бухгалтерский
учет: Учеб. Пособие. – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 832 с.
– Кондраков Н.П.Бухгалтерский учет: Учебник для студентов
вузов / Ю.А. Бабаев, И.П. Комиссарова, В.А. Бородин; Под ред. проф. ЮА Бабаева,
проф. И.П. Комиссаровой.- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. -
527с.Теория
анализа хозяйственной деятельности: Учеб. Пособие. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 288
с. – Савицкая Г.В.Экономика
фирмы: Учебное пособие для студентов вузов / Л.Н. Чечевицына, И. Н. Чуев. –
Ростов н/Д: Феникс, 2006. – 400с.Статья
«Кассовые операции», материал подготовлен группой консультантов-методологов ЗАО
"BKR-Интерком-Аудит".Статья
«Учет кассовых операций», журнал «Российский бухгалтер».Статья:
"2Бух. Ру: ККТ, ККМ, Кассовые операции"Статья:
«Инвентаризация кассы», учреждение культуры и искусств: «бухгалтерский учет и
налогообложение».Статья:
«Новое в расчетах наличными денежными средствами»Информационно-справочная
система «Консультант Плюс».
Размещено
на Allbest.ru
Подставляя в формулу разные данные,
организация может значительно увеличить лимит наличных и ничего при этом не
нарушить.
Пример 1.
Организация сдаёт выручку один раз в три дня,
поэтому показатель Пc равен трем.
А за расчетный период организация берёт 22
рабочих дня в декабре.
Наличная выручка за эти 22 дня составила 1 100
000 руб. Тогда лимит остатка наличных в кассе составит 150 000 руб. (1 100 000
руб. / 22 дня ? 3 дня).
Новые правила разрешают взять за расчетный
период дни пиковых поступлений наличной выручки. Таким периодом может быть и
месяц, и неделя, и даже один день.
Это позволяет на законных основаниях
значительно увеличить лимит.
Пример 2.
У организации 13 ноября был пик продаж за год
и дневная выручка составила 200 000 руб., а не 50 000 руб., как обычно.
Организация вправе взять за расчетный период
этот рабочий день и установить P = 1. Лимит повышен до 600 000 руб. (200 000
руб. / 1 день ? 3 дня).
Пример 3.
Если показатель Пc принять равным семи, то
лимит будет еще больше.
Этот максимум можно взять для расчета при
условии, что организация по факту инкассируется чаще.
Лимит остатка составит уже 1 400 000 руб. (200
000 руб. / 1 день ? 7 дней).
Банками рекомендуется брать реальное
количество рабочих дней между днями сдачи выручки во избежание проблем. Налоговая инспекция может пересчитать
лимит и оштрафовать
организацию за хранение денежных средств в кассе сверх лимита.
В письме на получение наличной иностранной валюты
указываются: наименование организации; дата составления письма; дата получения
наличной иностранной валюты; номер банковского счета; фамилия, имя, отчество
лица, получающего наличную иностранную валюту; реквизиты его документа,
удостоверяющего личность; наименование наличной иностранной валюты. Подлежащая
выдаче сумма наличной иностранной валюты указывается в письме цифрами и
прописью.
Письмо на получение наличной иностранной валюты подписывается
лицом, наделенным правом первой подписи, и лицом, наделенным правом второй подписи
(при наличии), с проставлением оттиска печати (при наличии), заявленной в
карточке с образцами подписей и оттиска печати,
В банке в подтверждение приема или выдачи наличной
иностранной валюты клиенту должен выдаваться подписанный кассовым работником
банка экземпляр приходного кассового ордера или расходного кассового ордера с
проставленным оттиском штампа кассы
При наличии операций в наличной иностранной валюте записи в
бухгалтерском учете производятся в рублях в суммах, определяемых путем
пересчета иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения
операции. Одновременно указанные записи производятся непосредственно в
иностранной валюте.
При учете денежных средств в иностранной валюте следует
руководствоваться нормами Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и
обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2000.