Тема: Деятельность отдела контроля и делопроизводства в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь»

• Вид работы:
  Дипломная (ВКР) по теме: Деятельность отдела контроля и делопроизводства в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь»
• Предмет:
  Делопроизводство
• Когда добавили:
  31.07.2014 16:02:32
• Тип файлов:
  MS WORD
• Проверка на вирусы:
  Проверено - Антивирус Касперского

Другие экслюзивные материалы по теме

• Полный текст:
   
  ВВЕДЕНИЕ
   
  Становление Западно-Сибирского топливно-энергетического комплекса (ТЭК) началось с открытия газовых и нефтяных месторождений Тюменской области.
  В настоящее время на территории Западной Сибири добывается 68% российской нефти. Здесь находятся наиболее значительные месторождения – Ямбургское и полуострова Ямал.
  В настоящее время Россия испытывает большие экономические трудности, и более менее стабильное положение на мировом рынке ему обеспечивает экспорт нефти и газа, добываемого в Западной Сибири. На первую треть 21 века Тюменская область остается главным поставщиком углеводородного сырья и будет играть важную роль в обеспечении этим сырьем стран Западной и Восточной Европы.
  В области сосредоточена основная часть российских запасов нефти (64%) и природного газа (91%). Добычу нефти в регионе ведут крупные нефтяные компании: «Сургутнефтегаз», «ЮКОС», «ЛУКОЙЛ», «Славнефть», «ТНК», «Сибнефть», «Сиданко» и др. Добычу газа осуществляют 53 предприятия, среди которых «Надымгазпром», «Ямбурггаздобыча», «Геойл-бент», «Норильскгазпром», «Ноябрьскгаздобыча», «Уренгойгазпром», «Ямалнефтегазгеология» и др. В данной дипломной работе будет рассмотрено общество с ограниченной ответственностью ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», дочернее предприятие крупнейшей нефтегазодобывающей компании ОАО «ЛУКОЙЛ»[1].
  В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность организации.
  Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
  В особенности этот аспект значим для стратегически важных для государства предприятий нефтегазового комплекса. Потому как  в российском торговом балансе наибольшую долю составляет экспорт нефти и газа, добываемой предприятиями Западной Сибири (в т.ч. ООО «ЛУКОЙЛ Западная Сибирь), огромное значение приобретает как унификация документов внутри предприятия, так и приведение основных форм документов к международным стандартам. Специфика ведения делопроизводства в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» как крупной нефтегазодобывающей компании заключается в большом комплексе учетно-отчетной и справочно-информационной документации, повышенном внимании к функции контроля за сроками исполнения документов со стороны государственных органов и вышестоящего ОАО «ЛУКОЙЛ». Внутренняя и внешняя переписка – наиболее многочисленный комплекс документов. Переписка осуществляется ежедневно для взаимодействия с органами управления Тюменской области (в сфере получения, например, лицензий  на тот или иной вид работ, на пользование недрами и др.), ОАО «ЛУКОЙЛ» и подразделениями ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» (решение оперативных вопросов). Огромный объем переписки с органами власти области объясняется повышенным вниманием к предприятиям ТЭК и большим количеством нормативно-правовых актов, которые регулируют их деятельность.
   Необходимо сказать о том, что же такое делопроизводство. Современное делопроизводство включает в себя обеспечение своевременного и правильного создания документов; организацию работы с документами (получение, обработка, передача, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
  Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее время используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). Его появление связано с появлением компьютерных систем в организации.
  Актуальность выбранной темы обуславливается, как уже говорилось выше, лидирующим положением предприятий нефтегазодобывающей отрасли не только на территории Западной Сибири, но и по всей России. Таким образом, от правильной организации работы с документами на подобных предприятиях зависит их нормальное функционирование и, главным образом, скорость принятия управленческих решений, что  немаловажно в условиях острой конкуренции. Как показывает практика, предприятия ТЭК, являясь ключевыми для экономики,  не уделяют должного внимания правильности оформления документов, правильной постановке документооборота, сосредотачиваясь главным образом на производственных процессах. Это касается и автоматизации управления. В большинстве своем электронные системы управления предприятием (корпоративные информационные системы) нацелены на отладку производственных и технологических процессов, не затрагивая документационное обеспечение управления.
  Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.
  Объектом дипломной работы является деятельность отдела контроля и делопроизводства в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», а предметом – система делопроизводства в отделе. Специфика ДОУ предприятий отрасли ТЭК практически не изучена. В наше время отмечен явный интерес исследователей к теме делопроизводства вообще, пристально изучаются вопросы организации работы с документами в органах государственной власти, органах власти субъектов Российской Федерации. Четко просматривается тенденция к исследованию делопроизводства с учетом специализации предприятий.
  При написании дипломной работы были изучены труды таких авторитетных специалистов в области документоведения как профессор Т.В. Кузнецова, доцент Л.В. Санкина, к.и.н. С.Л. Кузнецов, старший преподаватель О. В. Мосягина,  к.и.н. Н.В. Шатина, старший преподаватель В.С. Иритикова.
  В исследовании «Секретарское дело»  Кузнецова Т.В. уделяет большое внимание улучшению работы с документами, научной организации секретарского труда[2]. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законода­тельных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое количество учетно-регистрационных форм, на которых основываются специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. Для нашей работы исследование имеет огромную значимость благодаря большому объему практической части (оформление отдельных наиболее значимых видов документов). К тому же работы Кузнецовой регулярно переиздаются с учетом изменений в законодательстве.  
  Еще одно исследование Т.В. Кузнецовой - «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)»[3] - рассматривает способы документирования, а также нормативно-методическую базу делопроизводства; излагаются основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие охватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу с учетом современных компьютерных технологий.
  В справочном издании М.В. Стенюкова «Справочник по делопроизводству»[4] собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с существующими стандартами. Даны также образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие включает в себя руководство по составлению и правильному оформлению различных документов.
  В статье  «Рекомендации по разработке должностных инструкций»[5] В.С. Иритикова очень подробно описала все разделы должностной инструкции. Иритикова предлагает универсальную структуру документа, которая подходит любому предприятию или организации независимо от рода деятельности.
  В статьях Л.В. Санкиной в соавторстве с Т.В. Кузнецовой – «Должностная инструкция секретаря-референта»[6], «Должностная инструкция секретаря руководителя»[7],  «Должностная инструкция: рекомендации по составлению»[8] и, соответственно, «Как составить должностную инструкцию секретаря»[9] изложены рекомендации по составлению должностной инструкции секретаря-референта.  Эти статьи написаны на основе практических разработок и носят рекомендательный характер.
  Тема регистрации документов  поднимается в статьях Т.В. Кузнецовой «Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами»[10], И.Л.Артамоновой «Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации»[11].
  В статьях Т.В. Кузнецовой «Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря»[12], Е.А. Степанова «Контроль  исполнения документов и поручений»[13], С.Л. Кузнецова «Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса»[14] рассматриваются этапы, методы и сроки контроля за исполнением документов
  Этапу составления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов  на архивное хранение посвящены статьи Е.В. Алексеевой, П.П. Афанасьевой, Е.М.Буровой, Г.А. Осичкиной «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива»[15] и «Архивоведческие аспекты  в делопроизводстве: перечни документов»; Н.В. Басакина – «Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности»[16], В.Д. Банасюкевича «Новый типовой перечень»[17]. Эту тему продолжают Н.В. Шатина «Составление номенклатуры дел»[18], Е.М. Емышева «Методика составления номенклатуры дел»[19]. В данных статьях описывается ход работы по подготовке и передаче дел в архив, составлению номенклатуры дел с учетом сроков хранения по новому перечню[20].
  В статье М.П.  Бобылевой «На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки  деятельности  служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)»[21] и в статье М.П. Бобылевой и В.А. Гуськова «Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства»[22] рассматриваются различные аспекты делопроизводственной работы при внедрении системы автоматизации документооборота: вопросам нормативно-методического обеспечения применительно к деятельности крупной иерархической организации; критериям оценки, показателям деятельности служб ДОУ, влиянию каждого из критериев на постановку делопроизводства.
  Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А. Казуто – «Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства»[23], А.В. Бадьиной - «Электронный документооборот фирмы»[24], Бобылевой М.П. – «Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем»[25], С. Короткого «Современные технологии корпоративного документооборота»[26]. Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий, современное состояние и перспективы развития рынка систем электронного делопроизводства.
  Преимущества компьютерных технологий перед традиционными рассматриваются в статьях С.Л. Кузнецова «Автоматизация делопроизводства. Первый этап»[27], Г.Ю. Максимовича и А.М. Андреева «Новые возможности автоматизации делопроизводства»[28], О.А. Ефимовой «Современные технологии работы с документами»[29]. В этих статьях приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем делопроизводства, даются рекомендации по выбору электронной системы.
  В настоящее время рынок систем электронного документационного обеспечения управления весьма разнообразен, поэтому актуальна проблема выбора системы для конкретной организации. Проблеме выбора системы посвящены статьи С.Л. Кузнецова «Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса»[30] и «Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства»[31]; О.А. Ефимовой «Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации»[32]; Г.Ю. Максимовича и В.П. Берестова «Как создать информационную документальную систему»[33].
  Авторы данных статей перечисляют обязательные требования к программному обеспечению; приводят список основных необходимых функций, которые должна обеспечивать система электронного документооборота. Также здесь даются рекомендации по выбору системы автоматизации, характеристики документальной информационной системы; описываются особенности документальных информационных систем, методические рекомендацию по созданию.
  Проблему электронного документооборота и использования электронных документов в целом затрагивают статьи А.Н. Соковой – «Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условиях)»[34] и «Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве»[35], В.А. Еремченко – «О проблеме электронных документов»[36]. Здесь также рассматриваются направления использования электронных технологий в делопроизводстве.
  Как следует из вышесказанного, много литературы посвящено в последнее время электронному документообороту, этапам делопроизводства. К сожалению, среди исследований нет трудов об особенностях делопроизводства на предприятиях отрасли ТЭК. Следовательно, можно утверждать, что тема практически не изучена.
  Целью написания дипломной работы является совершенствование работы с документами в отделе контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ – Западная Сибирь», а также разработка  рекомендаций по составлению и оформлению отдельных видов организационно-правовых документов и инструкции делопроизводству, включающую в себя раздел об электронном делопроизводстве.
  Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
  - ознакомление с организационной структурой Компании;
  - изучение функций, задач, основных видов деятельности Компании;
  - рассмотрение места и значения службы документационного обеспечения в деятельности ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь»;
   - изучение организации службы документационного обеспечения управления Компании и ее структуры;
  - внесение изменений в инструкцию по делопроизводству;
  - разработка инструкции по электронному документообороту.
  Методология написания работы включает в себя главным образом анализ, который позволил выделить отдельные части делопроизводства и на основе рассмотрения каждой из частей получить реальную картину работы с документами в организации. Выводы, сделанные путем тщательного анализа позволили выявить недостатки и отметить положительные стороны в организации работы с документами, а также дать некоторые рекомендации по улучшению работы отдела контроля и делопроизводства.
  Также при описании деятельности ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» были использованы последние данные сайта Компании[37].
  Работа написана на основании комплекса источников. Дадим их классификацию и анализ:
  1) Федеральные законы Российской Федерации и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью, в том числе нормативно-правовые акты, отражающие специфику деятельности компаний нефтегазодобывающей отрасли, а также регламентирующие документационное обеспечение управления;
  2) отраслевое и региональное законодательство, регламентирующее функционирование предприятий топливно-энергетического комплекса;
  3) нормативно-методические материалы, отражающие организацию делопроизводства;
  4) локальные организационно-правовые документы ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», регламентирующие деятельность отдела рассматриваемого в дипломной работе отдела контроля и делопроизводства и организацию работы с документами в отделе и на предприятии.
  Итак, перейдем к первой группе источников и рассмотрим некоторые важнейшие федеральные законы и постановления.
  ФЗ от 13 июня 1996 г. № 65-ФЗ «Об акционерных обществах» определяет в соответствии с Гражданским кодексом  РФ  правовое  положение акционерных обществ,  права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации обществ[38].
  ФЗ от 8 февраля 1998г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»[39] определяет в соответствии с Гражданским кодексом  Российской  Федерации  правовое  положение общества с ограниченной ответственностью,  права и обязанности его участников, порядок создания, реорганизации и ликвидации общества.
  Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»[40]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.
  ФЗ «Об электронной цифровой подписи»[41]. Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования. К сожалению, многие положения данного закона на данном этапе не работают ввиду отсутствия подзаконных актов.
  Постановление Правительства РФ «О мерах государственной поддержки акционерного общества открытого типа «Нефтяная компания «ЛУКойл» и его дочерних предприятий»[42] устанавливает перечень мероприятий «по привлечению российских и иностранных инвестиций в экономику, обеспечению необходимых условий для финансирования технического перевооружения, реконструкции и расширения производственных мощностей дочерних предприятий акционерного общества открытого типа «Нефтяная компания «ЛУКойл»[43].
  Вторая группа – отраслевое и региональное законодательство – представлена постановлениями и приказами органов, которые регулируют деятельность предприятий топливно-энергетического комплекса, в том числе и на региональном (Тюменская область) уровне.
  Постановление Госгортехнадзора РФ «Об утверждении Правил безопасности в нефтяной и газовой промышленности»[44] отражает требования к безопасности при строительстве скважин, при ведении работ по добыче, сбору и подготовки нефти, газа и газового конденсата и т.д.
  Приказ МПР РФ «О порядке освобождения организаций, осуществляющих добычу нефти, от регулярных платежей за добычу нефти и отчислений на воспроизводство минерально-сырьевой базы»[45] устанавливает порядок освобождения нефтедобывающих организаций от налогов. В ст. 1 п. 3 говорится о том, что «полному или частичному освобождению от регулярных платежей за добычу нефти и отчислений на воспроизводство минерально-сырьевой базы подлежат организации, осуществляющие добычу нефти из месторождений или их частей, находящихся в сложных горно-геологических условиях, или пониженного качества, в том числе содержащих трудноизвлекаемые, некондиционные, ранее списанные запасы нефти»[46].
  Приказом Минтопэнерго РФ «О введении в действие нормативных документов по охране труда для предприятий и организаций топливно-энергетического комплекса Российской Федерации»[47] на предприятиях топливно-энергетического комплекса (к которым относится и ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь») вводятся в действие типовые инструкции, которые устанавливают требования по охране труда для работников ведущих профессий и для основных видов работ отрасли нефтепродуктообеспечения. Требования инструкций направлены на обеспечение безопасной и надежной работы нефтебаз и автозаправочных станций независимо от организационно-правовых форм и форм собственности.
  Приказ Минэнерго РФ «О представлении оперативной информации о деятельности нефтяного комплекса»[48] устанавливает обязательное представление оперативной информации об исполнительном балансе нефти и газового конденсата в определенные приказом сроки и по установленной форме.
  Постановление Госстандарта РФ «Об утверждении и введении в действие Правил проведения сертификации нефтепродуктов»[49] устанавливает, что «обязательной сертификации подлежат нефтепродукты, включенные в «Номенклатуру продукции и услуг (работ), в отношении которых законодательными актами Российской Федерации предусмотрена их обязательная сертификация», разработанную в соответствии с «Перечнем товаров, подлежащих обязательной сертификации», утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1013. Обязательная сертификация продукции осуществляется в соответствии с нормативными документами, устанавливающими обязательные требования, направленные на обеспечение ее безопасности для жизни, здоровья людей и окружающей среды»[50].
  Отдельно необходимо остановиться на Распоряжении Губернатора Тюменской области «Об утверждении Концепции социально-экономического развития Тюменской области на период до 2010 года»[51]. В Концепции обозначено, что «основными приоритетами региональной экономической политики являются… развитие конкурентных преимуществ региона в виде высокой обеспеченности энергоресурсами, удобства географического положения, наличия крупных земельных, лесных и водных ресурсов, … содействие ускорению развития нефтяной промышленности»[52].
  Закон Тюменской области от 22 марта 1999 г. № 90 «О нефти и газе» (с изменениями от 3 июня 1999 г., 6 мая, 5 июня 2000 г., 12 марта, 26 октября 2001 г., 29 декабря 2003 г., 16 марта 2004 г.)[53] регламентирует правила пользования недрами, особенности функционирования организаций и объектов нефтегазового комплекса на территории области, а также обеспечение интересов местных сообществ и субъектов предпринимательской деятельности в сфере пользования недрами.
  Интерес представляет Постановление Тюменской областной Думы «Об информации руководителей нефтяных и газовых компаний, ведущих свою деятельность на территории Тюменской области, об их участии в социально-
  экономическом развитии региона»[54]. В Постановлении говорится о социальной значимости деятельности нефтяных и газовых компаний. Деятельность нефтяных и газовых компаний оказывает определяющее влияние на социально-экономическое положение области. «В нефтяной и газовой промышленности, а также вспомогательных производствах занята наиболее значительная часть работающего населения. Платежи за право пользования недрами, зачисляемые в бюджеты разных уровней, составляют наибольший удельный вес среди прочих налоговых поступлений»[55].
  И это далеко не полный перечень законодательных актов, которые призваны регулировать нефтегазодобывающую отрасль. Причем регулирование происходит на всех уровнях: на федеральном, отраслевом и локальном.
  ДОУ основывается на комплексе нормативно-правовых актов организационного и инструктивного характера, методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Это третья группа в классификации источников. 
  Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления. Таким образом, к этой группе относятся и нормативно-методические материалы, которые регламентируют вопросы документационного обеспечения и делопроизводства:
  - ГОСТ РФ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Госстандарт устанавливает состав реквизитов и требования к бланкам документов[56].
  - ГОСТ РФ Р 51141-1998 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Данный стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела[57].
  - «Основные правила работы архивов организаций» являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность[58]. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.
  Настоящие Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности.
  Архивы организаций, хранящие кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (аудиовизуальные), научно-технические, картографические, телеметрические документы, руководствуются настоящими Правилами в части организации, планирования, отчетности, методической работы с управленческими документами, хранящимися в архивах; во всех остальных вопросах работа с указанными документами регламентируется соответствующими инструкциями и правилами. Государственные организации, не отнесенные к составу источников комплектования государственных архивов, а также негосударственные организации могут руководствоваться настоящими Правилами при организации и обеспечении работы своих архивов.
  - Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 № 68. Эта инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов[59].
  Несмотря на то, что инструкция имеет узкую направленность (для федеральных органов исполнительной власти), многие её положения можно использовать и для других предприятий.
  Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности учреждения. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методическая база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ,  других отделов и работников, в их числе: устав, положение о структурном подразделении, должностные инструкции работников, инструкция по делопроизводству. Эту локальную нормативно-правовую документацию ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» выделим в четвертую группу источников. К этим источникам относятся:
  - Устав организации;
  - Положение об отделе контроля и делопроизводства;
  - Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов;
  - Штатное расписание»;
  - Структура и штатная численность отдела контроля и делопроизводства.
  Основными источниками для написания дипломной работы явились локальные нормативные материалы ООО «ЛУКОЙЛ – Западная Сибирь.
  В процессе написания дипломной работы были изучены и проанализированы  организация и технология документационного обеспечения деятельности Общества с ограниченной ответственностью «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика  структура и функции  отдела контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ – Западная Сибирь».
  Первая глава описывает место отдела контроля и делопроизводства в системе ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», его структуру и функции, а также комплекс нормативно-правовых документов, регулирующих его деятельность.
  Во второй главе подробно рассматривается система документационного обеспечения в отделе и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ – Западная Сибирь». Третья глава посвящена разработке организационно-правовых и инструктивных документов, призванных регулировать документационное обеспечение управления в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». В заключении подводятся итоги дипломной работы, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию работы с документами.
   
   
  ГЛАВА 1. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ОТДЕЛА КОНТРОЛЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА, ЕГО МЕСТО В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ ООО «ЛУКОЙЛ – ЗАПАДНАЯ СИБИРЬ»
   
   
  1.1 Структура и функции отдела контроля и делопроизводства
   
  ООО «ЛУКОЙЛ» - ведущая вертикально-интегрированная нефтяная компания России. Основные виды деятельности Компании - операции по разведке и добыче нефти и газа, производство и реализация нефтепродуктов.
  ЛУКОЙЛ является второй крупнейшей частной нефтяной компанией в мире по размеру доказанных запасов углеводородов. Доля Компании в общемировых запасах нефти составляет около 1,5% и около 2,1% в общемировой добыче нефти. Компания играет ключевую роль в энергетическом секторе России, на ее долю приходится более 19% общероссийской добычи нефти и 19% общероссийской переработки нефти.
  По состоянию на начало 2004 года доказанные запасы сырой нефти ЛУКОЙЛ составили 15 977 млн барр., доказанные запасы природного газа - 24 473 млрд куб. футов, что в совокупности составляет 20 056 млн барр. н.э.
  В секторе добычи ЛУКОЙЛ располагает выдающимся портфелем активов. Ключевые регионы - Западная Сибирь (около 54% запасов Компании) и Пермская область являются основным источником стабильной добычи нефти. Помимо этого ЛУКОЙЛ является единственной российской нефтяной компанией, имеющей значительные запасы углеводородов в двух новых нефтегазоносных провинциях - Тимано-Печоре и Северном Каспии. Ускоренный ввод этих месторождений в ближайшие годы обеспечит базу для успешного и долгосрочного роста Компании[60].
  Производимые Компанией геологоразведочные работы сосредоточены преимущественно в Западной Сибири, Тимано-Печорской нефтегазовой провинции и на Ямале. Международные проекты по разведке и добыче углеводородов ведутся на территории Азербайджана, Казахстана, Египта, в Северной Африке и Колумбии.
  ЛУКОЙЛ владеет значительными нефтеперерабатывающими мощностями в России и за рубежом. В России Компании принадлежат четыре крупных НПЗ - в Перми, Волгограде, Ухте и Нижнем Новгороде. Совокупный объем мощностей по переработке на указанных НПЗ составляет примерно 40,8 млн т/год. Зарубежные НПЗ Компании располагаются на Украине, в Болгарии и Румынии, их совокупный объем мощностей по переработке составляет около 17,8 млн т/год. В 2003 году на собственных заводах Компании было переработано 42,3 млн т нефти, в том числе на российских - 34,3 млн т.
  Сбытовая сеть Компании охватывает 17 стран мира, включая Россию, страны СНГ (Азербайджан, Беларусь, Грузия, Молдова, Украина), государства Европы (Болгария, Венгрия, Кипр, Латвия, Литва, Польша, Сербия, Румыния, Чехия, Эстония) и США, и насчитывает 201 объект нефтегазового хозяйства и 4 599 автозаправочных станций. Сбытовая сеть ЛУКОЙЛ на территории России включает 10 организаций нефтепродуктообеспечения (НПО), осуществляющих свою деятельность в 60 субъектах РФ. Розничная сеть Компании в России насчитывает 1 456 собственных и арендованных, а также 276 франчайзинговых АЗС. В 2003 году через розничную сеть АЗС реализовано 6,08 млн т нефтепродуктов, в том числе в России - 2,4 млн т, в Европе - 1,24 млн т, в США - 2,44 млн т[61].
  На основании Устава Компании ООО «ЛУКОЙЛ – Западная Сибирь» образуется путем преобразования Открытых Акционерных Обществ: «ЛУКОЙЛ – Когалымнефтегаз», «ЛУКОЙЛ – Лангепаснефтегаз», «ЛУКОЙЛ – Урайнефтегаз»[62].
  В соответствии с организационной структурой построения Компании в состав  ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» входят структурные подразделения – территориально - производственные предприятия (ТПП).
  Управление ТПП осуществляют Генеральные директора, назначаемые на должность Вице-Президентом ООО НК «ЛУКОЙЛ» - Генеральным директором ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  ТПП являются структурными подразделениями ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь»  и состоят из управлений, цехов, отделов, служб и других подразделений.
  ТПП не являются юридическими лицами, имеют незаконченные бухгалтерские балансы и текущие счета с режимом работы, утвержденным Вице-Президентом – Генеральным директором.
  ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» согласно перспективам развития производства имеет право вносить изменения в организационную структуру ТПП[63].
  Согласно основным положениям Государственной системы документационного обеспечения управления в состав делопроизводственной службы, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем, секретариат, экспедиция, машинописное бюро, архив[64].
  Служба делопроизводства в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» создана в начале 1995 года и представлена отделом контроля и делопроизводства. Отдел контроля и делопроизводства осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
   Отдел контроля и делопроизводства является структурным подразделением аппарата управления ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». Отдел контроля и делопроизводства подчиняется заместителю генерального директора по кадрам и социальному развитию ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». Назначение и увольнение работников отдела производится приказом Вице-президента – Генерального директора ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» по представлению заместителя генерального директора по кадрам и социальному развитию.
  Структура и штаты отдела контроля и делопроизводства утверждаются Вице-президентом – Генеральным директором ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», исходя из объема и условий работы.
  Отдел контроля и делопроизводства Компании включает в себя 7 штатных единиц:
  - начальника отдела контроля и делопроизводства;
  - техника 1 категории отдела контроля и делопроизводства;
  - инспектора отдела контроля и делопроизводства;
  - делопроизводителя отдела контроля и делопроизводства;
  - телеграфиста отдела контроля и делопроизводства;
  - оператора копировальных и множительных машин отдела контроля и делопроизводства;
  - заведующего архивом отдела контроля и делопроизводства[65].
  В своей деятельности отдел руководствуется действующим законодательством РФ, приказами, указаниями ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», положением об отделе, правилами внутреннего трудового распорядка, инструкцией по делопроизводству ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». Эти организационно-правовые документы будут рассмотрены далее.
  Положение об отделе контроля и делопроизводства[66] закрепляет следующие задачи отдела:
  - обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;
  - методическое руководство и контроль за  организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании;
  - сокращение документооборота, унификация форм документов;
  - обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами,  создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;
  - координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в компании;
  - обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;
  Исходя из вышеперечисленных задач, отдел контроля и делопроизводства осуществляет следующие функции:
  - разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;
  - разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам  документационного обеспечения управления;
  - участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;
  - осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;
  - осуществление приема, регистрации и своевременной отправки входящей и исходящей корреспонденции;
  - выработка рациональных схем движения документов, поставленных на контроль и обеспечение их качественного и оперативного исполнения;
  - контроль за соблюдением требований Инструкции по делопроизводству при оформлении документов;
  - осуществление контроля за сроками и качеством исполнения документов и поручений, поставленных на контроль, путем обработки данных учетно-контрольных карточек;
  - ознакомление всех главных специалистов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» с документами, в соответствии с поручением руководства;
  - ведение входящей и исходящей регистрации телетайпограмм и передача после рассмотрения их Вице-президентом – Генеральным директором ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» или его заместителями, непосредственным исполнителям;
  - выполнение информационно-справочной работы по входящей корреспонденции;
  - учет и регистрация приказов, указаний, издаваемых в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», и всех входящих организационно-распорядительных документов;
  - хранение в отделе контроля и делопроизводства приказов, решений, указаний ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» (подлинников), а также приказов, постановлений вышестоящих организаций;
  - осуществление приема, регистрации и учета поступающих предложений, заявлений и жалоб граждан. Контроль за их своевременным рассмотрением, проведением анализа работы с письмами граждан;
  - организация приема граждан по личным вопросам руководством ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь»;
  - регистрация работников, прибывших в командировку в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь»;
  - обеспечение оперативного ознакомления заинтересованных должностных лиц с документами;
  - организация методической помощи отделам аппарата управления и структурным подразделениям по вопросам правильного ведения делопроизводства и контроля исполнения;
  - осуществление проверки выполнения в аппарате и структурных подразделениях правил и требований по ведению контроля исполнения и правил ведения делопроизводства;
  - подготовка документов, бандеролей, заказных писем, посылок и отправка их почтового отделения;
  - получение в почтовом отделении посылок, бандеролей, писем, журналов и газет, адресованных ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь»;
  - осуществление оплаты почтовых операций (за отправку посылок, бандеролей, заказных писем и т.д.);
  - выдача газет и журналов по отделам и руководству аппарата управления;
  - организация оперативной работы телетайпа и факсовой службы, четкой и быстрой передачи и приема телеграмм всех видов;
  - обеспечение своевременного и качественного выполнения копировальных и множительных работ;
  - разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;
  - обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;
  - организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации[67];
  - обеспечение учета и сохранности дел, принятых на хранение;
  - получение в ООО «ЛУКОЙЛ» корреспонденции, предназначенной для ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» и его структурных подразделений, доставка ее по назначению;
  - регулярная доставка (не реже 1 раза в неделю) исходящей корреспонденции ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» и его структурных  подразделений в ООО «ЛУКОЙЛ».
  Как видно из вышеперечисленных задач и функций отдела контроля и делопроизводства, отдел занимает немаловажное место среди остальных структурных подразделений Компании. Многообразие выполняемых отделом видов деятельности позволяет говорить о ключевой роли отдела в структуре ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». Из пункта 3 Положения об отделе контроля и делопроизводства[68] «Взаимоотношения отдела с другими подразделениями» следует, что отдел взаимодействует абсолютно со всеми отделами Компании, получая корреспонденцию и документы для регистрации и рассылки адресатам, а также предоставляя информацию об отправке корреспонденции адресату.
  Все структурные подразделения в Компании создают документы, получают входящую корреспонденцию, обмениваются внутренними документами, участвуют в документообороте организации. Отдел контроля и делопроизводства осуществляет свою важнейшую функцию в сфере правильной организации работы с документами в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», добиваясь унификации процедур создания документов, их движения внутри и вне Компании, сдачи на хранение. Тем самым обеспечивается функционирование единой во всей организации системы организации делопроизводства и документооборота. Кроме того, отдел контроля и делопроизводства издаваемыми организационно-правовыми актами исключает возможность неправильного оформления документации, что, в конечном счете, влияет на юридическую силу документов в организации. Нельзя забывать о том, что как крупнейшая нефтегазодобывающая компания ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» часто имеет дело с иностранными партнерами, поэтому к документационному обеспечению Компании предъявляются особые требования, предполагающие знание международных стандартов оформления деловой документации, строгий контроль правильности расположения и наличия реквизитов документа, их соответствие современным стандартам организации работы с документами.
   
   
  1.2 Комплекс организационно-правовых документов, обеспечивающих деятельность отдела
   
  В процессе организационной деятельности учреждения формируется комплекс организационно-правовых документов, содержащих положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
  К организационно-правовым документам относятся: Устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положение о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, регламенты работы аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работников, правила и др[69].
  Организационно-правовые документы с точки зрения срока действия относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). В процессе деятельности ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» по мере изменения характера деятельности и организации труда в организационно-правовые документы могут вносить изменения. В случае реорганизации деятельности организационно-правовые документы перерабатываются и утверждаются заново.
  Разрабатываются организационно-правовые документы руководством отдела контроля и делопроизводства с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов подразделений, хорошо знающих работу ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  Отдел контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» руководствуется в своей деятельности следующими организационно-правовыми документами:
  1)   Положение об отделе контроля и делопроизводства[70];
  2) Структура и штатная численность[71];
  3)   Штатное расписание[72];
  4)   Должностные инструкции сотрудников отдела контроля и делопроизводства;
  5)   Приказы и распоряжения руководства Компании;
  6)   Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов[73].
  Рассмотрим подробнее вышеперечисленные документы.
  Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» определяет положение как правовой акт, регламентирующий порядок образования, права, обязанности и организацию работы подразделения, а так­же правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществ­ляющих общие функции управления предприятием. Следовательно, Положение об отделе контроля и делопроизводства является правовым актом, регламентирующим порядок образования, права, обязанности и организацию работы отдела, его правовой статус и компетенцию сотрудников отдела[74].
  Положение об отделе контроля и делопроизводства является локальным нормативным актом ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» и составляется в порядке внутреннего самоуправления. Положение обязательно для всех должностных лиц внутри отдела. На основании положения строятся взаимоотношения между ними, т.к. сотрудники обязаны взаимодействовать и сотрудничать, а не вмешиваться в сферы деятельности и зоны ответственности друг друга.
  С помощью положения об отделе контроля и делопроизводства упорядочивается деятельность отдела и закладывается юридическая ос­нова для принятия управленческих решений.
  Разработка положения об отделе контроля и делопроизводства  позволяет достичь следующих управленчес­ких целей:
  - определение правового статуса отдела и его места в системе управления предприятием;
  - закрепление внутренней структуры;
  - разграничение задач, функций, прав и ответственности;
  - обеспечение более полного выполнения возложенных на подразделение и его руководителя функций;
  - обоснованная оценка результатов деятельности;
  - закрепление организационно-правовых основ документирования деятельности отдела.
  Копия поло­жения передается в кадровую службу ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь», где хранится в течение 3 лет после замены новой.
  Текст положения как организационного документа состоит из следующих обязательных разделов.
  1. Общие положения.
  2. Основные задачи.
  3. Функции.
  4. Права и ответственность.
  5. Взаимоотношения.
  6. Связи (или Информация и документация).
  7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.
  8. Показатели оценки работы.
  В разделе «Общие положения» закрепляется следующий состав информации:
  - полное название подразделения в соответствии со схемой организационной структуры и штатным расписанием, установленный индекс в схеме организационной струк­туры; место в системе управления; главную цель деятель­ности;
  - в чьем непосредственном подчинении находится подразде­ление, кем возглавляется;
  - порядок назначения на должность руководителя подразде­ления и освобождения от должности;
  - внутренняя структура;
  - порядок утверждения структуры и штатов (штатного рас­писания);
  - наличие подчиненных структурных подразделений (в слу­чае и прямого административного подчинения, и методи­ческого руководства;
  - основные нормативные документы, которыми структурное подразделение руководствуется в своей деятельности;
  - чьи устные и письменные распоряжения выполняет;
  - наличие печатей, штампов.
  В разделе «Основные задачи» перечисляются направления деятельности отдела.
  Раздел «Функции» содержит перечисление функций, необходимых для реализации каждой из ос­новных задач. Здесь сразу необходимо отметить отсутствие логической разбивки функций по видам деятельности. Функции в Положении располагаются подряд друг за другом без тематического выделения. На наш взгляд целесообразно выделить, например, такие виды деятельности как «Регистрация», «Контроль», «Работа с входящими документами», «Работа с исходящими документами», «Электронный документооборот». После выделения основных видов деятельности следует конкретизировать виды деятельности конкретными работами.
  В разделе «Права и ответственность» соблюдается следующая последовательность изложения текста:
  - права, необходимые для выполнения функций всего струк­турного подразделения;
  - права руководителя;
  - права других должностных лиц и работников в соответствии с установленным в разделе «Общие положения» распре­делением обязанностей.
  Раздел «Взаимоотношения. Связи» содержит список внутренних подразделе­ний и вопросов, по которым осуществляется сотрудничество данного структурного подразделения с другими, как для достиже­ния общей цели деятельности предприятия, так и для наиболее эф­фективного выполнения собственных основных задач подразделения, а затем - перечисление внешних организаций и предприятий, вза­имодействие с которыми необходимо данному подразделению для реализации его задач и функций[75].
  Короткий С. в своей статье «Современные технологии корпоративного документооборота»[76] рекомендует одним из обязательных пунктов в положении указать, что подразделение использует программные средства и базы данных в соответствии с внутренними нор­мативными документами предприятия о порядке управления дос­тупом к ресурсам корпоративной информационной системы. Однако в положении об отделе контроля и делопроизводства такой пункт отсутствует.
  Также в положении отсутствует пункт «Показатели оценки работы».
  Раздел должен начинаться с перечисления общих типовых показателей оценки деятельности подразделений, установленных на предприятии, а заканчиваться формулировками индивидуальных показателей оценки деятель­ности, которые могут конкретно устанавливаться для подразделе­ния как его непосредственным руководителем, так и вышестоящими руководителями. Наличие такого раздела могло бы способствовать усилению мотивации сотрудников отдела. Зная, в чем заключается эффективность деятельности отдела, в чем конкретно она выражается, сотрудник может повышать результативность своей работы.
  Тем не менее, можно сказать, что положение достигает преследуемой цели, а именно: регламентация функций, прав и обязанностей сотрудников отдела контроля и делопроизводства. В Положении четко прописаны должностные обязанности сотрудников, что дает ясное представление о том, чем занимается отдел.
  Структура и штатная численность - правовой акт, регламентирующий состав структурных подразделений ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь» и штатную численность[77]. 
  Составление документа, определяющего структуру и штатную численность ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь» предусмотрено Уставом (Положением об организации). Проект этого доку­мента по поручению руководителя ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь» готовится отделом кадров, визируется заин­тересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации[78].
  Структура и штатная численность организации, как правило, утверждается на календар­ный год. В тексте указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.
  Штатное расписание необходимо для формирования структуры, штатного состава и штатной численности ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь» в соответствии с ее уставом (положением).
  Основная часть штатного расписания представляет собой таблицу, содержащую перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
  При разработке штатного расписания используются тарифно-квалификацион­ные справочники работ, профессий и должностей всех категорий работников, разрабатываемые и утверждаемые Минтрудом России.
  Должностная инструкция – это внутренний организационно-правовой документом, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей, прав и ответственности работника при осуществлении им деятельности в определенной должности[79].
  Должностная инструкция разрабатывается руководителем отдела по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под расписку при заключении трудового контракта (в том числе при перемещении на другую должность и при временном исполнении обязанностей по должности).
  Должностная инструкция состоит из четырех разделов: «Общие положения», «Должностные обязанности», «Права», «Ответственность».
  В разделе «Общие положения» указывают категорию должности. Она определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94).
  Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им должностью. Этот пункт разрабатывается на основе положений раздела «Требования к квалификации» квалификационных характеристик должностей  Квалификационного справочника должностей руководителей,  специалистов  и  других  служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37 и Типовой номенклатуры должностей, подлежащих замещению специалистами с высшим и   средним   профессиональным   образованием   в   нефтяной, нефтеперерабатывающей промышленности и нефтепродуктообеспечении, утвержденной ООО «ЛУКОЙЛ» в 1998 г.
  В разделе «Должностные обязанности» указываются обязанности работника с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения и практикой распределения обязанностей в данном структурном подразделении.
  В разделе «Права» приводится перечень прав работника, определенных законодательством  РФ  и  внутренними  документами  Общества, обеспечивающих реализацию возложенных на него обязанностей:
  -право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции работника;
  -право вносить предложения руководству структурного подразделения;
  -право представлять предприятие (подразделение) в других организациях;
  -право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника, подразделения;
  -право требовать информацию (статистическую, производственную и т.д.), необходимую для выполнения возложенных обязанностей;
  -право требовать определенных действий от других должностных лиц;
  -право приостанавливать производственный процесс в случае выявления отклонений от проектных решений, нарушения технологических регламентов, строительных норм и правил на производство работ, а также в тех случаях, когда низкое качество проводимых работ или применяемых строительных материалов и конструкций может привести к авариям, дальнейшим осложнениям в производстве работ, ухудшению эксплуатационных качеств объекта и т.д.
  В разделе «Ответственность» определяется мера персональной ответственности работника за качество и своевременность выполнения обязанностей, возложенных на него настоящей должностной инструкцией.
  Качество исполнения работы определяется степенью соблюдения стандартов, инструкций, методик и других нормативных документов, определяющих содержание работы, методы ее выполнения, полученные результаты, отсутствием ошибок, недоработок.
  Своевременность выполнения работы определяется в соответствии с директивными, распорядительными, плановыми документами, устанавливаю­щими конкретные сроки и объемы выполнения работ[80].
  Отдельно стоит рассмотреть инструкцию по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  Вообще инструкция – это правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан[81].
  Необходимо дать определение Инструкции по делопроизводству и контролю исполнения документов Компании на основании общего определения. Итак, Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» является правовым актом, издаваемым в целях установления общих требований к документированию управленческой деятельности и организации контроля исполнения документов в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь.
  Инструкция состоит из разделов:
  - общие положения;
  - прием, регистрация, распределение и отправка документов;
  - контроль исполнения документов;
  - правила подготовки и оформления документов;
  - работа с документами ограниченного распространения;
  - составление номенклатуры дел;
  Среди недостатков следует выделить отсутствие регламентации работы с электронными документами и организации электронного делопроизводства. Также нетипично, что Инструкция содержит раздел, регламентирующий работу с конфиденциальными документами, при этом отсутствует Инструкция по конфиденциальному делопроизводству. На наш взгляд, в такой крупной организации при достаточно большом объеме конфиденциальных документов раздела в Инструкции недостаточно. Необходимо разработать Инструкцию по конфиденциальному делопроизводству, которая бы охватывала все аспекты работы с документами ограниченного доступа. Кроме того, кажется нелогичным, что в название Инструкции вынесен контроль исполнения документов, т.к. контроль исполнения обычно является составной частью Инструкции по делопроизводству. В целом же Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов отражает наиболее существенные аспекты организации работы с документами в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  ГЛАВА 2. СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ОТДЕЛЕ  КОНТРОЛЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
   
   
  Функции отдела контроля и делопроизводства в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» очень многообразны, но все же основной остается функция работы с документами (либо создание документа, либо работа с уже созданными документами).
  Как известно, существует несколько систем документации в организации: организационно-правовые документы, распорядительные документы, информационно-справочные документы, статистическая документация, бухгалтерская документация, техническая документация и др.
  Отдел контроля и делопроизводства работает практически со всеми системами документации в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» (кроме бухгалтерской и технической).
  В деятельности любой организации создаются организационно-правовые документы. Это документы, определяющие статус организации, ее структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, статус ее подразделений и работников, их права и обязанности, ответственность и другие стороны деятельности организации. Отдел контроля и делопроизводства принимает непосредственное участие в разработке, согласовании и утверждении организационно-правовых документов (должностные и квалификационные инструкции, положение об организации, штатное расписание, положение о структурном подразделении). Сотрудники отдела привлекаются к разработке организационно-правовых документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» потому как они хорошо знают работу организации и владеют навыками правильного оформления подобных документов.
  Распорядительные документы выполняют функцию координации и регулирования деятельности, позволяющие Обществу достигать поставленных целей и получать максимальный эффект от его деятельности. Правом издавать приказы и распоряжения обладает генеральный директор Общества или лица, замещающие его во время отсутствия. Однако подготовка текста приказа и проставление соответствующих лиц ложится на отдел контроля и делопроизводства. Кроме того, отдел занимается организацией рассылки распорядительных документов. Также за отделом закреплена функция ознакомления всех заинтересованных лиц с распорядительными документами Общества (под роспись) и дальнейшего контроля их исполнения.
  Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Они сообщают сведения, побуждающие принимать управленческие решения, позволяют выбирать тот или иной способ управленческого воздействия. Отдел контроля и делопроизводства может являться автором информационно-справочных документов, как и любое структурное подразделение.
   
   
  2.1 Характеристика организации документооборота
   
  «Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки»[82].
  Документы, поступающие в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» проходят:
  - первичную обработку;
  - предварительное рассмотрение;
  - регистрацию;
  - рассмотрение руководством.
  После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям. Данные процедуры являются стандартными для любого предприятия и Общество в своей деятельности строго придерживается правил, соблюдая последовательность этапов.
  Отдел контроля и делопроизводства, который  представлен на предприятии как самостоятельное структурное подразделение принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Интересно, что отдел контроля и делопроизводства не принимает к регистрации документы, переданные нарочным. К регистрации принимаются документы, присланные по почте и оформленные должным образом в конверте, либо через почтовый ящик, который находится на первом этаже здания ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.
  Предварительное рассмотрение документов проводится работником отдела контроля и делопроизводства с целью распределения поступивших документов на направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
  Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю Общества и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
  Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в отдел контроля и делопроизводства. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
  Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют их как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой отдел контроля и делопроизводства обязан проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником отдела контроля и делопроизводства и датируется.
  Исходящие документы обрабатываются и отправляются в день регистрации. Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме[83].
  Отдел контроля и делопроизводства систематически ведет учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются отделом контроля и делопроизводства и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
  Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях, (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
  Однако не все документы предприятия регистрирует отдел контроля и делопроизводства. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В отделе контроля и делопроизводства на этих документах ставится только дата поступления.
  При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. В состав индекса документа входят порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов; индекс по номенклатуре дел.
    Например: 218/08-17   , где
  218 - порядковый регистрационный номер, 08-17 - номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов). В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.
  Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол №3, акт № 7.
  В качестве регистрационных форм используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
  Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку. Журнальная форма регистрации документов принята в структурных подразделениях Общества. То есть ведется общая регистрация в отделе контроля и делопроизводства в системе электронного документооборота. После передачи документов исполнителям они регистрируются повторно в подразделениях исполнителей. Им присваивается внутренняя порядковая нумерация.
  Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
  - автор (корреспондент);
  - название документа;
  - дата документа;
  - индекс документа;
  - дата поступления документа (для входящих документов);
  - индекс поступления документа (для входящих документов;
  - заголовок документа или его краткое содержание;
  - резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  - срок исполнения;
  - отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа - ответа);
  - номер дела.
  В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими:
  - исполнители;
  - расписка исполнителя в получении документа;
  - ход исполнения;
  - приложения и др.
  Регистрация документов - ответов ведется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива[84].
  В этом плане рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: прямоточность, непрерывность, ритмичность, параллельность, пропорциональность[85].
  Принцип прямоточности движения документов требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути, без петель, возвратных перемещений. Для этого необходимо создать для всех документопотоков наиболее целесообразную технологию обработки, последовательность выполнения операций. Этому поможет построение схем документооборота, маршрутных и технологических карт на управленческую документацию. Необходимо также продумать пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест.
  Принцип непрерывности в документообороте – это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимаются решения. Этот принцип несовместим с «залеживанием» документов, их скоплением в одной инстанции. В этих целях рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства, когда часть поступающих документов, минуя руководство, передается на исполнение непосредственно в структурные подразделения.
  Этот принцип предполагает, прежде всего, равномерную загрузку сотрудников в работе с документами, требует устранения или уменьшения перерывов в процессах труда и документооборота.
  Несвоевременное получение информации, содержащейся в документе, влечет за собой несвоевременное выполнение работы по нему, вызывает задержку всех последующих работ.
  Принцип ритмичности документооборота означает равномерность движения потоков документов, подчинение наиболее приемлемому ритму движения. Этот принцип тесно смыкается с принципом непрерывности: движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения[86].
  Принцип параллельности означает выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное назначение этого принципа состоит в сокращении времени на прохождение документа. Параллельное выполнение отдельных операций значительно ускоряет как документооборот, так и исполнение документа в целом.
  Принцип пропорциональности предполагает пропорциональную, равномерную загрузку каналов движения документов. Возможности обслуживающих подразделений (как основных, так и вспомогательно-технических) должны соответствовать их потребностям. Не соблюдение этого требования приводит к появлению «узких мест» (диспропорции) в документообороте, когда одни каналы перегружены, а другие – недогружены.
  Одно из общих требований в организации документооборота – экономия времени в движении документов. Так, вместо непосредственного перемещения документов содержащуюся в них информацию передают по телефону или другими средствами оперативной связи. В Обществе передача информации о документе по телефону не принята, т.к. существует риск потери данных.
   Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Этот принцип означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании и др. – необходимо строго руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенции работников[87]. Выполнение этого правила способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций, освобождает руководителей от решения второстепенных вопросов.
  Значительное влияние на документооборот оказывает существующая структура и функции предприятия, формы и методы управленческой деятельности. Поэтому оперативному прохождению и исполнению и документов, помимо чисто делопроизводственных причин, препятствуют организационные недостатки, отсутствие четкого разграничения обязанностей между должностными лицами, недостаточная определенность функций некоторых учреждений и их отдельных структурных частей.
  К сожалению, на практике в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» имеется тенденция к увеличению объема документооборота. И, хотя система электронного документооборота призвана сокращать бумажный поток документов, бюрократия, обусловленная размерами и стратегической важностью Общества, затрудняет это сокращение.
  Все рассмотренные принципы взаимообусловлены, хотя и имеют самостоятельное значение. Если процесс документооборота построен на основе соблюдения данных требований, имеются все предпосылки для оптимизации управленческого труда и делопроизводства.
   
   
   
  2.2 Организация контроля исполнения документов
   
  Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированные документы. Контроль исполнения включает:
  - постановку документа на контроль;
  - проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
  - предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
  - учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
  Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, отдел контроля и делопроизводства и ответственные исполнители (в основном в Обществе это секретари-референты генерального директора и его заместителей). Отдел контроля и делопроизводства контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками[88].
  Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.
  Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
  Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем Компании. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
  Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.
  Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, поручений, вопросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в письменном ответе или на самом документе.
  При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
  Отделом контроля и делопроизводства осуществляются следующие операции:
  - формирование картотеки контролируемых документов;
  - направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
  - выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
  - напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения;
  - получение информации о ходе и результатах исполнения;
  - запись хода и  результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
  - регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
  - сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
  - снятие документов с контроля по указанию руководителей;
  - формирование картотеки исполненных документов.
  Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов[89].
  Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.
  Итак, после регистрации контрольного документа на него заводится электронная регистрационно-контрольная карточка. Система электронного документооборота позволяет хранить ее в электронном виде и распечатывать для передачи исполнителю. После исполнения РКК подлежит возврату в отдел контроля и делопроизводства с указанием исходящего документа-ответа.
  Основными задачами отдела контроля и делопроизводства в области контроля исполнения документов являются:
  1.   Отслеживание хода исполнения и фиксации сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а  также устных распоряжений руководства.
  2.   Обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, доведение этих сведений до руководства учреждения.
  3.   Выработка предложений по улучшению организации работы с документами в учреждении и повышению исполнительской дисциплины.
   В сроковом контроле можно выделить текущий, предупредительный и итоговый контроль, главными из которых являются первые два вида контроля.
  Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминая исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом.
  Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками документов – это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря-референта руководителя.
  Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждают об этом каждого исполнителя. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса. В ходе предупредительного контроля составляются сводки. К сожалению, в виду большой загруженности отдел контроля и делопроизводства часто перекладывает функцию предупредительного контроля на секретарей-референтов заместителей генерального директора.
  Ежедневный контроль (текущий и предупредительный) создает нормальную рабочую атмосферу в офисе. Работники приучаются к тому, что за исполнение всякого задания обязательно спросится в срок.
  К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплине и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками отдела контроля и делопроизводства, отвечающими за контроль исполнения, или секретарями Компании с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально).
  Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.
  Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в Обществе, устанавливаются сроки их исполнения: типовые и индивидуальные.
  Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Например, для жалоб установлен типовой срок – 20 дней[90]. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.
  Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или в резолюции руководителя при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.
  Если в документе не указан срок исполнения, но содержится поручение, секретарь-референт заместителя генерального директора ставит документ на т.н. «внутренний» контроль. Для приказов и распоряжений срок исчисляется одним месяцем со дня регистрации. Для писем вышестоящей организации ОАО «ЛУКОЙЛ» - от 10 до 20 дней в зависимости от содержания поручения.  Напоминание исполнителю оформляется в виде документа (Приложение 1).
  Отдел контроля и делопроизводства обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем раз в месяц. Для обобщения данных по контролю в условиях традиционной обработки документов используется свода об исполнении документов по состоянию на конкретную дату (Приложение 2).
  Такая сводка предоставляется секретарями-референтами заместителей   генерального директора в конце каждого месяца. После чего данные обобщаются, и данные о результатах контроля докладываются руководителю ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» на ежемесячных производственных совещаниях.
  Итак, мы убедились, что контроль исполнения документов в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» является очень важным звеном обеспечения эффективности работы всей организации. В организации имеется перечень сроков исполнения документов. Особое внимание, разумеется, уделяется входящим документам вышестоящей организации. Срок исполнения таких документов обычно не превышает месяца (если это распорядительный документ) и 10-20 дней, если это письмо. Срок исполнения всех остальных документов (внутренняя корреспонденция, обращения граждан) составляет не более 20 дней в зависимости от содержания поручения.
  В ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» существует технология постановки и снятие документов с контроль, четко определены маршруты движения контрольных документов.
  В пункте 3 Инструкции по делопроизводству и контролю исполнения документов[91] контроль разделен на контроль организационно-распорядительных документов и контроль исполнения документов в отделах Компании. На наш взгляд, такое разделение нецелесообразно, так как первый пункт по логике должен включать в себя второй.
   
   
  2.3 Систематизация  и обеспечение сохранности документной информации
   
  Для обеспечения правильного формирования и учета дел в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» составляется номенклатура дел.
  Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий[92]. При составлении номенклатуры дел руководством ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» учитываются требования к номенклатуре дел, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел Общества разрабатывается специалистом отдела контроля и делопроизводства[93].
  Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается генеральным директором Общества, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
  Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием Общества. Состав заголовка дела образует следующие элементы:
  - название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);
  - название предприятия или его структурного подразделения;
  - адресат или корреспондент документа;
  - краткое содержание документов дела;
  - название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
  - даты (период), к которым относятся документы дела;
  - указание на копийность документов дела.
  В наименованиях дел, содержащих организационно- распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 1998 год».
  В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».
  Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. То есть главным образом дела классифицируются по тематическому и хронологическому признакам.
  В номенклатуру дел ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
  В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который включает:
  - номер структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или номер направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
  - порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.
  В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее - содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
  Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела, номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»); о переходящих делах, об уничтожении дел, месте хранения подлинников. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь»[94]. В дело помещаются документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела.
  При формировании дел строго соблюдаются следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения группируются группировать в дела раздельно; подлинники отделяются от копий; годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных, утвержденные штатные расписания предприятия - от проектов; включаются в дело по одному экземпляру каждого документа[95].
  В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел (например, личные дела, не закрывающиеся при окончании календарного года).
  Дело содержит не более 250 листов, при толщине не более 4-х сантиметров.
  Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
  В Обществе сложились определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего их проекты. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения[96]. Документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дала сотрудников или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
  Утвержденные ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. Например, план на 1998 год, составленный в 1997 году, должен быть отнесен к 1998 году, а отчет за 1997 год, составленный в 1998 году, к 1997 году. Перспективные планы, рассчитанные предприятием на несколько лет, формируются в деле первого года, а отчеты по выполнению перспективных планов - в деле последнего года. Документы в отчетах располагаются в определенной последовательности. Например, документы отчета о финансовой деятельности Общества, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Лицевые счета сотрудников предприятия по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий. Протоколы заседаний Совета трудового коллектива и совещаний у руководства Общества группируются по хронологии и порядку номеров. Документы, подготовленные к заседаниям, помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов.
  Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», группируются в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.
  Документы Общества,  отложившиеся в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.
  Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов проводит постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации. Основными правилами работы, ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, положением об экспертной комиссии, номенклатурой дел.
  Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения проводится в Обществе ежегодно. Отбор документов постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат Изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
  Дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1995 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1998 года. Дела уничтожаются только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в архив Общества. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» и согласовываются с ведомственным архивом.
  Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, для подготовки к передаче в ведомственный архив, подлежат оформлению и описанию. Оформление дел производится сотрудников отдела контроля и делопроизводства, ответственным за архив. Полное или частичное оформление дел производится в зависимости от сроков хранения документов. Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения - частичному. Полное оформление предусматривает: подшивку или переплет дела (на 4 прокола в твердую обложку из картона); нумерацию листов в деле (черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами); составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела; составление заверительной надписи дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.).
  Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности предприятия, личные, дела, дела на авторские свидетельства). Внутреннюю опись документов дела необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов[97].
  На обложке дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения указываются: наименование организации - учредителя, наименование предприятия, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части), заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, количество листов, срок хранения дела.
  С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда и учета составляется опись дел. Описи составляются как на дела постоянного хранения, так и временного (свыше 10 лет). Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
  На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.
  Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологическом порядке.
  В ведомственный архив вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы по согласованию с архивом.
  В целом можно утверждать, что архивная работа в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» ведется согласно всем установленным правилам и стандартам.
   
  ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ОТДЕЛЕ КОНТРОЛЯ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ООО «ЛУКОЙЛ-ЗАПАДНАЯ СИБИРЬ»
   
  
  3.1 Разработка рекомендаций по составлению и оформлению отдельных видов организационно – правовых документов
   
  Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:
  - создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
  - установление ее структуры;
  - определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей - руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);
  - регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
  - формирование совещательных органов управления;
  - регламентацию деятельности аппарата управления;
  - лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
  - установление режима работы и системы охраны;
  - организацию труда работников и оценка труда работников;
  - реорганизацию;
  - ликвидацию организации и некоторые другие виды работ[98].
  Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы; положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.
  К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
  Организационные документы утверждаются обычно распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением)[99].
  Цель разработки организационных документов - наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.
  Итак, организационно-правовые документы выполняют важнейшую функцию в организации – административную. В особенности это актуально для  ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», где наиболее массовым ввиду большой численности сотрудников являются такие виды организационно-правовых документов как положения о структурных подразделениях, должностные и квалификационные инструкции. В условиях «неповоротливости», низкой адаптивности к внешним условиям и бюрократии, присущих всем крупным компаниям, возникает следующая проблема – как наиболее эффективно составить организационно-правовой документ (в нашем случае положение о структурном подразделении, должностную и квалификационную инструкцию), который мог бы действовать длительное время и в то же время оставаться актуальным? Вторая проблема касается унификации должностных обязанностей сотрудников и рабочих в условиях большого количества территориально распределенных подразделений ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». Как показало знакомство с работой подразделений, большинство организационно-правовых документов составлялось ими самостоятельно и не всегда грамотно.
  Безусловно, для решения вышеперечисленных проблем необходим организационно-правовой документ, который бы эффективно регламентировал пошагово процесс разработки, составления, оформления, согласования и внесения изменений в положения и инструкции.
  Ввиду отсутствия подобного документа, нами была предпринята попытка разработать «Методические рекомендации по разработке, согласованию и утверждению отдельных видов организационно-правовых документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» (далее Методические рекомендации).
  Методические рекомендации были созданы с привлечением специалистов отдела контроля и делопроизводства, службы кадров, а также начальников  отделов аппарата управления ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». В результате совместной работы был составлен проект документа, который был доработан автором. Его окончательная редакция является приложением к дипломной работе.
  Методические рекомендации состоят из 3 разделов:
  1) Порядок разработки, согласования и утверждения положений о структурных подразделениях;
  2) Порядок разработки, согласования и утверждения квалификационных инструкций;
  3) Порядок разработки, согласования и утверждения должностных инструкций.
  Каждый раздел в свою очередь состоит из нескольких пунктов.
  Далее разберем подробно каждый из разделов на примере отдела контроля и делопроизводства.
  Первый раздел содержит указания по разработке, согласованию и утверждению положений о структурных подразделениях.
  Вообще положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреж­дения, структурного подразделения (службы)[100].
  Положение о структурном подразделении (отделе, службе, участке и т.д.) является внутренним организационно-распорядительным документом, определяющим правовое положение структурного подразделения в структуре Общества, задачи и функции подразделения, права и ответственность, взаимоотношения с другими структурными подразделениями[101].
  Вообще положение имеет устойчивую структуру:
  1. Общие положения.
  2. Основные задачи.
  3. Функции.
  4. Права и обязанности.
  5. Ответственность.
  6. Взаимоотношения со структурными подразделениями[102].
  Например, положение об отделе контроля и делопроизводства не содержится раздел «Взаимоотношения со структурными подразделениями». Связи с подразделениями прописаны в разделе «Общие положения» и не содержат полного перечня взаимоотношений. Формулировка «отдел взаимодействует с бухгалтерией, службой управления персоналом, секретариатом Общества по вопросам документационного обеспечения управления»[103] не дает понятия по каким конкретно вопросам отдел взаимодействует и в какие сроки. Необходимо предусмотреть в тексте положения данный раздел, где было бы подробно описано взаимодействие с каждым подразделением. Например: отдел контроля и делопроизводства 29 числа каждого месяца от секретарей-референтов заместителей генерального директора принимает отчет об исполнении документов.
  Положение об отделе контроля и делопроизводства разрабатывается начальником этого отдела. Текст положения согласовывается с заместителем генерального директора по общим вопросам (заместитель генерального директора по направлению), заместителем генерального директора по правовой работе, начальником отдела труда и управления производством, руководителями подразделений, взаимосвязи с которыми перечислены в разделе «Взаимоотношения со структурными подразделениями» и утверждаются Вице-президентом – Генеральным директором ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.
  В Методических указаниях подчеркивается, что текст положений не должен включать фразы типа: «…выполнять в установленном порядке…». Необходимо конкретно указывать порядок выполнения или делать ссылку на этот порядок. В большинстве случаев дается ссылка на организационно-правовой или распорядительный документ (приказ, обучающая инструкция и т.д.), в котором подробно расписывается порядок выполнения того или иного вида работ.
  В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.
  В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.
  В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя.
  В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, при необходимости, - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.
  В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия[104].
  Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения – начальником отдела контроля и делопроизводства, утверждаются генеральным директором ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  Второй раздел посвящен порядку разработки, согласования и утверждению квалификационных инструкций.
  Квалификационная инструкция является внутренним организационно-правовым документом, содержащим конкретный перечень обязанностей прав и ответственности работника при осуществлении им деятельности по определению профессии. Наименование профессии и квалификационные требования определяется на основании Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94)[105].
  Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
  Должностные инструкции разрабатываются на все должности в отделе контроля и делопроизводства, предусмотренные штатным расписанием.
  Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
  1. Общие положения.
  2. Должностные обязанности.
  3. Права.
  4. Ответственность.
  5. Взаимоотношения.
  В действующих должностных и квалификационных инструкциях опять же отсутствует последний раздел «Взаимоотношения».
  Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от должности; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник на данной должности; квалификационные требования (уровень образования, стаж работы); требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний.
  В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника, перечисляются виды работ, выполняемые работником на данной должности, характер выполняемых действий («руководит», «подготавливает», «утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т.п.).
  В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выполнение возложенных на него обязанностей: право принимать определенные решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему компетенции, право обращаться с предложениями к руководителю; представительствовать от имени подразделения или учреждения в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к его ведению, право запрашивать необходимую для работы информацию (статистическую, экономическую и др.), а также право требовать выполнения определенных действий от других работников.
  В разделе «Ответственность» определяются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.
  В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и прочие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем (заместителем руководителя) организации - куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения[106].
  К инструкциям предъявляются повышенные требования четкости и ясности изложения текста. Очень важно учитывать последователь­ность, в которой пользователь должен изучать и использовать инст­рукцию. Текст разделяется по определенной логической схеме на ча­сти: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
  Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «рекомендуется», «запрещается» и т.д[107].
  Таким образом, разработанные нами Методические рекомендации (Приложение 3.1) содержат исчерпывающую информацию о создании, оформлении, согласовании и утверждении положений о структурных подразделениях, должностных и квалификационных инструкций, одним словом – отдельных организационно-правовых документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». На наш взгляд, текст и структура Методических рекомендаций соответствует поставленной задаче грамотного составления организационно-правовых документов, которые могли бы без существенных изменений оставаться актуальными длительный период времени.
   
  3.2 Методика совершенствования инструкции по делопроизводству 
   
  Одной из функций отдела контроля и делопроизводства является разработка Инструкции по делопроизводству (далее Инструкция), устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведения учета, регистрации, контроля исполнения и хранения документов. Инструкция - это нормативный документ организации, который утверждается ее руководителем и имеет обязательный характер для всех работников.
  Инструкция разрабатывается на основе законодательных и иных нормативных актов по организации работы с документами, рассмотренных в предыдущем разделе, но эти документы составляют основную нормативную базу. Кроме изучения этих документов и извлечения их них информации, необходимой для разработки Инструкции, необходимо изучить организацию работы с документами на предприятии[108].
  Таким образом, процедура разработки Инструкции может быть условно разделена на два этапа:
  - сбор и анализ материала (предпроектное обследование);
  - разработка Инструкции (проектная стадия).
  На стадии разработки Инструкции также можно выделить несколько этапов: во-первых, подготовка первой редакции Инструкции для обсуждения и согласования всеми заинтересованными сторонами, во-вторых, доработка проекта Инструкции по замечаниям и окончательная подготовка проекта на утверждение, в-третьих, утверждение Инструкции и введение ее в действие.
  1. Сбор и анализ материала для Инструкции.
  На этом этапе изучаются:
  - структура организации (на основе структуры и штатной численности и штатного расписания);
  - структура аппарата управления и распределение обязанностей между руководством (на  основе приказа о распределении обязанностей между руководством и другими организационно-правовыми и распорядительными документами);
  - функции организации в целом (на основе устава организации или положения об учреждении, положений о подразделениях, положений о главных и ведущих специалистах);
  - функции отдельных органов управления (коллегии, совета, правления и др.) на основе организационно-правовых документов, регламентирующих их деятельность (положений, регламентов, инструкций и др.);
  - функциональные обязанности отдельных работников (на основе должностных инструкций);
  - состав документов (по видам, адресатам, тематике), отложившихся в делах организации;
  - организация работы по приему и отправке документов;
  - организация регистрации и учета документов (по регистрационно-учетным формам: журналам, картотекам ручного типа или с помощью автоматизированной информационной системы);
  - организация контроля  исполнения документов (на основе журналов, картотек, используемых для контроля исполнения);
  - система хранения документов и дел в подразделениях организации (на основе номенклатуры дел и методом непосредственного анализа дел в подразделениях);
  - организация работы исполнителей с документами;
  - организация работы с печатями, штампами, бланками документов, порядок выдачи их ответственным лицам для работы, порядок использования, хранения;
  - организация работы по отправке и получению документов по факсу.
  Основные источники сведений об организации работы с документами - это нормативные, методические, информационно-справочные документы. Но данных, полученных из документов, может быть недостаточно, особенно если в организации вообще не обращалось внимание на организацию работы с документами, поэтому после изучения имеющихся документов необходимо использовать метод опроса руководителей подразделений и работников, непосредственно отвечающих за работу с документами.
  При сборе материала особое внимание необходимо обратить на следующие вопросы:
  - компетенция руководителей (руководителя организации, его заместителей, руководителей подразделений, особенно в вопросах принятия решений и издания документов;
  - виды документов, издаваемых руководством;
  - виды бланков документов, используемых в организации;
  - порядок  согласования (визирования)  документов;
  - порядок подписания документов;
  - виды документов, утверждаемых руководителем;
  - виды и разновидности документов, заверяемых печатью организации;
  - место хранения печатей и ответственный за хранение и использование печатей;
  - места регистрации документов и регистрационные формы, применяемые для этого;
  - регистрируемые и нерегистрируемые документы;
  - из каких типов организаций поступают документы (вышестоящие, подведомственные и др.).
  2. Работа над текстом Инструкции.
  Лучше всего начать эту работу с определения структуры Инструкции. Нормативные акты в области делопроизводства не определяют структуру Инструкции, отсутствуют и методические документы по разработке Инструкций, поэтому работники отдела контроля и делопроизводства сталкиваются с множеством трудностей при разработке этого документа. Состав разделов Инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения Инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив[109].
  Таким образом, определилась основная схема построения Инструкции:
  1. Общие положения.
  2. Требования к оформлению документов.
  3. Порядок подготовки и оформления отдельных видов документов.
  4. Работа с поступающей корреспонденцией.
  5. Согласование, визирование, утверждение и удостоверение документа, оформление приложений к нему.
  6. Подготовка и проведение заседаний Правлений ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», оформление протоколов.
  7. Протоколы совещаний у руководства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» и подразделений аппарата управления.
  8. Печатание и размножение документов
  9. Регистрация и отправка исходящих документов.
  10. Организация контроля за исполнением документов.
  11. Составление номенклатуры, формирование дел и порядок передачи их в архив.
  12. Работа с электронными документами.
  Сразу следует подчеркнуть, что Инструкция разрабатывается без приложений, так как объем дипломной работы не позволяет разместить большое количество образцов документов.
   В отдельные разделы выделены те части документационного обеспечения управления, которые имеют особое значение для деятельности Общества. Например, оформление протоколов заседаний Правления (это мероприятие проходит ежемесячно и требует длительной тщательной подготовки с привлечением многих специалистов Общества).
  Раздел «Общие положения» Инструкции определяет:
  - назначение и цели Инструкции;
  - нормативную базу Инструкции;
  - ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений Инструкции;
  - общие принципы работы с документами.
  Назначением Инструкции является установление общих правил и единого порядка документирования и организации работы с документами в учреждении. Цель Инструкции - совершенствование работы с документами, сокращение количества документов и повышение качества их подготовки, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого труда.
  В разделе «Общие положения» Инструкции по делопроизводству отмечается также, что организация ДОУ, контроль за ведением делопроизводства в структурных подразделениях, методическое руководство и обучение работников основам работы с документами возлагаются на отдел контроля и делопроизводства Общества, а ответственность за организацию ДОУ в структурных подразделениях возлагается на руководителей подразделений, для чего руководитель назначает ответственного за делопроизводство в подразделении, который и обеспечивает учет документов, прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству[110].
  Работники учреждения несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции по делопроизводству, своевременное рассмотрение и исполнение документов, их правильное оформление и сохранность.
  В разделе «Правила оформления документов» содержатся общие требования к оформлению документов в Обществе, состав реквизитов документов в соответствии с последним ГОСТом Р 6.30-2003.
  Содержание раздела «Особенности оформления отдельных видов документов» зависит от характера и особенностей деятельности конкретной организации. В данном случае в Инструкции содержатся требования к оформлению наиболее часто создаваемых документов в Обществе, а именно приказа, распоряжения, служебного письма, информационного письма, докладной записки, служебной записки, справки, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, акта.
  Раздел 4 «Работа с поступающей корреспонденцией» содержит:
  -  общие требования к обработке входящих документов;
  - особенности обработки конфиденциальных документов;
  - особенности обработки обращений граждан;
  - работу с входящей корреспонденцией в секретариате Общества;
  - технологию работы с поручениями (резолюциями).
  В 5-ом разделе «Согласование, визирование, утверждение и удостоверение документа, оформление приложений к нему» описывает процедуру согласования и визирования приказов и распоряжений Общества и других видов документов, а также процесс утверждения и удостоверения документов. В разделе выделяется пункт «Оформление приложений к документу» с целью исключения систематических ошибок в их оформлении.
  Раздел 6 «Подготовка и проведение заседаний Правления  ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», оформление протоколов» и раздел 7 «Протоколы совещаний у руководства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» и подразделений аппарата управления» описывают документирование заседания Правления и совещаний у руководства и подразделений аппарата управления Общества.
  Отдельно выделен раздел «Печатание и размножение документов» в связи с острой необходимостью регулировать постоянно возрастающий объем документов в Обществе и унификации оформления документов на персональном компьютере. В разделе подчеркивается, что размножение большого количества документов организуется отделом множительной техники Общества, которое ведет учет размноженных экземпляров.
   Девятый раздел «Регистрация и отправка исходящих документов» отражает технологию работы с исходящими документами: регистрацию, обработку, отправку различных видов документов.
  Раздел «Организация контроля за исполнением документов» является очень важным разделом и обобщает всю работу по контролю за исполнением поручений в Обществе: постановка на контроль, работа с исполнителями, снятие с контроля.
  Раздел «Составление номенклатуры, формирование дел, и порядок передачи дел в архив» включает в себя правила составления номенклатуры дел, порядок формирования дел и схему передачи дел на хранение в архив.
  И последний раздел регламентирует работу с электронными документами в системе электронного документооборота «LUKOIL-Media», в частности: регистрацию документов, организацию ведения контроля, рассылка электронных образов документов, поручений исполнителям, основные правила работы с электронными документами.
  Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.
  Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота[111].
  В ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь» и его структурных подразделениях система корпоративного документооборота LUKOIL-Media (далее - система) является общекорпоративной для нефтяной компании «ЛУКОЙЛ» и успешно внедрена как в центральном аппарате НК «ЛУКОЙЛ», так и в ее структурных подразделениях в 10 городах России.
  Система обеспечивает автоматизацию следующих видов деятельности в структурных подразделениях компании:
  •   Прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции. Рассылка исходящих документов. Контроль исполнения входящих документов.
  •   Регистрация внутренних организационно-распорядительных документов организаций компании.
  •   Подготовка заседаний коллегиальных органов управления и контроль выполнения поручений, выданных в результате их проведения.
  •   Ведение библиотек рабочих документов подразделений.
  •   Работа с архивом организационно-распорядительных документов центрального аппарата компании.
  •   Контроль исполнительской дисциплины и подготовка справок.
  Система разработана с расчетом на корпоративный характер работы, что означает с одной стороны возможность использования программных модулей в любых организациях, входящих в НК «ЛУКОЙЛ», и с другой стороны возможность работы с определенными приложениями сотрудниками любой организации компании. Корпоративный характер, а также территориальная разобщенность подразделений компании, расположенных по всей территории России и за ее пределами диктует ряд особенностей для системы, а именно - разделение на корпоративные и не корпоративные базы данных.
  Не корпоративные базы обеспечивают прохождение документов по организации, в которой установлена система.
  Корпоративные - обеспечивают прохождение документов между всеми организациями, участвующими в системе документооборота, а также сторонними организациями.
  Основными базами данных являются:
  Корпоративные:
  - исходящие документы;
  - уведомления.
  Не корпоративные:
  - входящие документы;
  - внутренние документы.
  Таким образом, вся документация, в которой установлена система и ее подразделениями сверху донизу осуществляется по внутреннему документообороту. В связи с этим в структуре ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь» зарегистрировано четыре организации со своим внутренним документооборотом.
  1.   ООО «ЛУКОЙЛ - Западная Сибирь».
  2.   ТПП «Когалымнефтегаз».
  3.   ТПП «Лангепаснефтегаз».
  4.   ТПП «Урайнефтегаз».
  Все документы, циркулирующие в каждой из них, являются внутренними, а все документы, проходящие между ними и другими организациями, участвующими в системе документооборота, а также сторонними организациями в ней не участвующими, регистрируются как входящие или исходящие соответственно. Причем свою входящую и исходящую документацию имеют и структурные подразделения вышеуказанных организаций.
  Таким образом, при внедрении системы в территориально-производственных предприятиях и их структурных подразделениях возникает необходимость перестройки существующего бумажного документооборота, при котором любой документ выходящий за пределы структурного подразделения является исходящим, что противоречит концепции внедряемой системы.
   «Система» предназначена для решения задач информационной поддержки и автоматизации работ служб документационного обеспечения Центрального аппарата (ЦА) и других организаций ООО «ЛУКОЙЛ» (далее Компании) и работы коллегиальных органов управления (КОУ) Компании. Кроме того, «система» предоставляет инструмент для создания библиотек рабочих документов подразделений и организаций с обеспечением электронного документооборота.
   «Система»  обеспечивает автоматизацию  следующих  видов деятельности в структурных подразделениях организаций Компании:
  •   Прием, обработка и распределение поступающей корреспонденции, отправка исходящей корреспонденции. Рассылка исходящих документов. Контроль исполнения входящих документов.
  •   Регистрация внутренних организационно-распорядительных документов организаций Компании.
  •   Подготовка заседаний КОУ и контроль выполнения поручений, выданных в результате их проведения.
  •   Ведение библиотек рабочих документов подразделений.
  •   Работа с архивом организационно-распорядительных документов ЦА.
  •   Контроль исполнительской дисциплины и подготовка справок.
  В рамках отдельных договоров автоматизирована деятельность по:
  •   подготовке, согласованию и визированию организационно-распорядительных документов с использованием функций полнотекстового поиска для поиска однотипных, ранее выпущенных, документов;
  •   ведению центрального архива документов Компании (архив долговременного хранения)[112].
  «Система» разработана с расчетом на корпоративный характер работы, что означает с одной стороны возможность использования программных модулей в любых организациях, входящих в Компанию, и с другой стороны возможность работы с определенными приложениями сотрудникам любой организации Компании.
  В состав «системы» входят следующие программные модули:
  • Регистрация и контроль исполнения входящей корреспонденции - «Входящие документы»;
  •   Регистрация исходящей корреспонденции — «Исходящие документы»
  •   Подготовка списков рассылки  и оформление почтовых отправлений - «Рассылка»;
  •   Регистрация и контроль исполнения внутренних документов уровня  организации - «Внутренние документы»;
  •   Регистрация организационно-распорядительных документов  уровня Компании и контроль исполнения поручений - «ОРД и поручения»;
  •   Подготовка документов к заседаниям коллегиальных органов управления - «Заседания»;
  •   Подготовка и хранение рабочих документов - «Библиотека   рабочих документов»;
  •   Работа с электронными оригиналами ОРД - «Архив оригиналов ОРД»;
  •   Комплексный контроль исполнения документов - «АСКИД»;
  •   Информирование о поступлении документов - «Уведомление»;
  •   Контроль ознакомления с документами - «Ознакомление»;
  •   Работа с номенклатурой дел - «Номенклатура дел»;
  •   Ведение единого справочника организаций - «Справочник организаций»;
  Для работы с этими программными модулями используются еще два внутрисистемных модуля:
  •   Структура организации и ее персонал - «Структура организации»;
  •   Конфигурация «системы» - «Структура системы».
  Модуль «Входящие документы» обеспечивает регистрацию всей входящей корреспонденции, поступившей из других организаций, на основе требований, предъявляемых «Инструкцией по делопроизводству в аппарате ООО «ЛУКОЙЛ» к регистрационно-контрольной карточке (РКК) входящего документа.
  Входящая корреспонденция может быть представлена электронными документами или бумажными документами.
  Если необходимо хранить оригинал входящей корреспонденции (например, для сравнения подписи), модуль предоставляет такую возможность посредством сканирования и сохранения результата в виде электронного образа. Если кроме того, необходимо искать документы по их контексту, предусмотрена возможность осуществления процедуры распознавания образа и сохранения содержания документа в виде текста. Предусмотрена возможность корректировки распознанного текста оператором с целью устранения ошибок программ распознавания.
  Модуль позволяет создавать регистрационно-контрольную карточку (РКК) входящего документа, куда заносится такая информация, как: дата документа и исходящий номер, корреспондент, дата регистрации и входящий номер, и т.д.
  После регистрации документа, поступившего из организации, где также установлена «система», специальная программа на сервере организации-адресата будет переносить информацию о регистрации и исполнении этого входящего документа из модуля «Входящие документы» в модуль «Исходящие документы», где хранятся РКК исходящих документов. Тем самым сотрудники организации, отправившей документ, могут контролировать исполнение своего документа в организации-адресате[113].
  В модуле предложены удобные способы сортировки и группирования всей входящей корреспонденции по дате поступления, по организациям-корреспондентам, по адресатам, по видам документов, по входящим № и др.
  Предусмотрена возможность постановки на контроль документов, требующих исполнения, контроль результатов и сроков исполнения документов. Поддерживается импорт текстовых и графических файлов из любых редакторов работающих в MS DOS и MS WINDOWS.
  В модуле обеспечен вывод на печать РКК с полной информацией о выданных резолюциях и о результатах исполнения.
  Модуль обеспечивает жесткие правила ограничения доступа к информации, обусловленные списком сотрудников, работающих с документом.
  Вследствие того, в модуле (базе данных) «Входящие документы» используются регистрационные номера документов, рассчитанные на один год, в начале каждого года необходимо создавать новую базу данных.
  Основными функциями модуля «Входящие документы» являются:
  •   регистрация;
  •   выдача резолюций;
  •   контроль исполнения;
  •   исполнение резолюций и документа в целом;
  •   хранение в делах[114].
  Модуль «Исходящие документы» обеспечивает возможность подготовки и регистрации РКК исходящих документов, отправляемых в другие организации. Кроме того, существует возможность выполнить установку связи с РКК входящих документов или внутренних документов.
  Исходящая корреспонденция может быть представлена бумажными документами или факсимильными сообщениями. Если корреспонденция передается в другую организацию Компании, где установлена «система», то модуль автоматически организовывает доставку исходящего РКК в организацию-адресат.
  Модуль позволяет создавать регистрационно-контрольную карточку (РКК) исходящего документа, куда заносится такая информация, как: дата документа и исходящий номер, дата отправки и способ отправки, заголовок (краткое содержание документа), содержание документа и т.д.
  В модуле предложены удобные способы сортировки и группирования всей исходящей корреспонденции по дате документа, по организациям-адресатам, по видам документов, по исходящим №, по авторам[115].
  Для ввода содержания документа в РКК есть возможность выполнить импорт текстовых и графических файлов из любых редакторов работающих в MS DOS и MS WINDOWS, а также ввод образов документов с использованием сканера и их распознавание.
  В модуле обеспечен вывод на печать (создание твердой копии) всех хранимых электронных документов.
  Вследствие того, в модуле (базе данных) «Исходящие документы» используются регистрационные номера документов, рассчитанные на один год, в начале каждого года необходимо создавать новую базу данных.
  В модуле «Исходящие документы» реализованы следующие функции:
  •   формирование проектов исходящих РКК;
  •   регистрация исходящей корреспонденции;
  •   соотнесение исходящей корреспонденции с ранее поступившей входящей корреспонденцией, хранящейся в модуле «Входящие документы» или с внутренним документом, в связи с которыми отправляется исходящая корреспонденция, передача почтовых реквизитов исходящей РКК и содержания (файл, образ) исходящего документа для распечатки адреса и пересылки по факсу в модуль «Рассылка».
  Модуль «Внутренние документы» предназначен для регистрации внутренних документов организации и контроля исполнения этих документов.
  Модуль обеспечивает создание РКК на внутренний документ (внутренней РКК), присвоение ему соответствующего номера после подписания документа.
  Если внутренний документ создается как ответный на другой внутренний документ или на входящий документ, то на этот случай существует возможность указать эту связь, после чего в другой внутренней РКК или во входящей РКК проставляется обратная ссылка на данный внутренний РКК.
  Для фиксации выданных по документу резолюций и переметок модуль предоставляет возможность указания автора, исполнителя, текста резолюции, срока исполнения. Можно поставить исполнение резолюций на контроль и снять с контроля.
  Модуль «Внутренние документы» выполняет следующие функции:
  •   создание проекта РКК внутреннего документа;
  •   присвоение номера внутреннего документа (подписание документа);
  •   выдача резолюций и переметок по документу;
  •   контроль исполнения документа;
  •   сдача в дело на временное хранение после исполнения.
  Модуль «ОРД и поручения» предназначен для регистрации организационно-распорядительных документов (ОРД) уровня Компании и контроля исполнения поручений по этим документам.
  Процесс подготовки ОРД как правило представляет собой последовательную цепочку действий по подготовке документа, его визированию, сравнения с ранее выданными документами, анализом на непротиворечивость и, наконец, подписанию. В модуле «ОРД и поручения» работа идет только с подписанными ОРД. Модуль обеспечивает создание РКК на ОРД, присвоение ему соответствующего номера.
  В модуле возможно хранить содержимое документа, но только в том случае, когда создание внутренней РКК выполнялось из самого модуля, а не из других модулей. В последнем случае, в РКК хранится ссылка на документ в тот программный модуль, откуда было выполнено создание внутренней РКК. Именно таким образом происходит взаимодействие между «ОРД и поручениями» и «Заседаниями», когда выполняется регистрация Протокола заседания Совета Директоров или Правления Компании.
  Для рассылки ОРД используется модуль «Рассылка», который дает возможность осуществить оформление почтовых отправлений и надпечатывание фамилий на копиях ОРД.
  Для фиксации выданных по ОРД поручений модуль предоставляет возможность указания в поручении автора, исполнителя, текст поручения, срок исполнения. Можно поставить исполнение поручений на контроль и снять с контроля.
  В состав «системы» входит архив ОРД Компании, куда вносятся сканированные электронные образы подписанных руководством Компании документов, а также распознанные по этим образам тексты. Модуль «ОРД и поручения» имеет ссылочные связи на соответствующие документы в архиве ОРД для того, чтобы можно было при необходимости просмотреть из РКК содержание оригинала документа.
  Модуль «ОРД и поручения» выполняет следующие функции:
  •   регистрация утвержденного ОРД;
  •   рассылка сотрудникам Компании;
  •   выдача поручений по ОРД;
  •   контроль исполнения ОРД в целом и отдельных поручений по нему[116].
  Модуль автоматизирует процедуру оформления почтового отправления, обеспечивая распечатку почтового адреса на рассылаемые конверты или на наклейки на конверты, или надпечатку фамилии получателя при операции рассылки одного документа нескольким сотрудникам Компании. При необходимости отправки по факсу содержания документа, модуль «Рассылка» обеспечивает такую возможность.
  Для решения задачи операций повторяющихся рассылок документов в одни и те же организации, модуль «Рассылка» хранит именованные списки рассылок. В каждой организации установлен свой модуль «Рассылка».
  Если в каком-либо программном модуле есть потребность оформления отправки документа средствами обычной почты, то этот программный модуль создает в модуле «Рассылка» карточку рассылки. По имени организации или по имени списка рассылки считывается почтовый адрес из модуля «Справочник организаций», который и распечатывается на конверте или наклейке на конверт.
  Модуль имеет возможность настройки на различные типы принтеров и форматов печатаемых наклеек и конвертов.
  Если в документе, который требуется отправить, указано в качестве вида доставки «факс», то в модуле «Рассылка» формируется карточка рассылки через факс-сервер содержательной части этого документа. При этом из модуля «Справочник организаций» получают номер факса организации-адресата или можно будет задать его «вручную»[117].
  Модуль «Заседания»   предназначен   для   информационной поддержки подготовки и проведения заседаний Совета Директоров и Правления Компании.
  Модуль помогает подготавливать основные документы, необходимые для проведения заседаний и осуществлять контроль исполнения выданных по результатам проведения заседаний поручений.
  Жизненный цикл заседания можно разбить на следующие этапы:
  • подготовка;
  • проведение;
  • контроль исполнения.
  На каждом из этих этапов модуль помогает подготавливать документы, выводить их на печать, информировать участников и исполнителях о требуемых действиях.
  Модуль взаимодействует с другими модулями «системы»: «Рассылка», «Внутренние документы», «АСКИД», «Уведомление», «Ознакомление», «Исходящие документы».
  Модуль «Библиотека рабочих документов» предназначен для подготовки, согласования и хранения различных документов подразделений, а также хранения файлов любого формата и структуры.
  Основными функциями модуля являются:
  •   ввод и хранение электронных документов, введенных с клавиатуры или как файлов, импортированных текстов, объектов;
  •   возможность подготовки документов по шаблонам;
  •   подключение системы сканирования и распознавания документов;
  •   указание для каждого электронного документа его вида (например, «ТЗ», «Письмо», «Презентация» и т.д.) для удобной группировки всех документов;
  •   хранение в иерархических папках;
  •   индивидуальная установка прав к документу на чтение, на корректировку;
  •   установка режима ознакомления с документом и фиксация этого ознакомления;
  •   уведомление сотрудников о необходимости ознакомления;
  •   возможность создания замечаний для   комментирования документа сотрудниками, не являющимися редакторами документа;
  •   возможность создания замечания на замечание и т.д., образуя тем самым процесс обсуждения документа заинтересованными сотрудниками;
  •   связь с модулями «Внутренние документы», «Исходящие документы» для регистрации проектов документов;
  •   использование модуля как библиотеки документов организации или даже Компании (корпоративное приложение) с сохранением всех функциональных возможностей[118].
  Модуль «Архив оригиналов ОРД» предназначен для хранения образов и распознанных текстов оригиналов подписанных организационно-распорядительных документов Компании.
  Перед подачей руководителю на подпись любой ОРД проходит стадию проекта, стадию ознакомления и согласования (визирование). Проект ОРД может быть подготовлен в модуле «Библиотека документов» по одному из шаблонов. После выполнения процедуры ознакомления (возможно с использованием модуля «Ознакомление») и визирования (возможно с использованием модуля «Визирование») проект ОРД относится на подпись руководству.
  После получения подписи на документе он регистрируется в модуле «ОРД и поручения» и на нем проставляется номер. С этого момента документ считается получившим свой окончательный статус.
  Для того чтобы иметь возможность всегда просмотреть оригинал подписанного ОРД, бумажный оригинал ОРД вводится в модуль «Архив оригиналов ОРД» через сканер. При этом выполняется сложная процедура распознавания «шапки» документа и результаты сравниваются со значениями «Вид документа», дата документа и номер документа, хранящимися в модуле «Внутренние документы». Для каждого вида ОРД предусмотрена своя программная реализация распознавания «шапки» документа.
  Сохранение электронной копии оригинала ОРД производится в соответствии с номенклатурой дел организации.
  Основными функциями модуля являются:
  •   ввод сканированного изображения оригинала ОРД;
  •   распознавание заголовка документа и сравнение с реквизитами РКК;
  •   хранение документов в соответствии с номенклатурой дел;
  •   разграничение прав доступа;
  •   реализация механизма запросов на документ[119].
  Модуль автоматизированного контроля исполнения документов «АСКИД» предназначен для автоматического сбора информации о всех документах организации, поставленных на контроль, а также поручений по документам, также поставленных на контроль. В программном модуле создается универсальная контрольная карточка (КК), хранящая все основные атрибуты «родительского документа». После снятия документа или поручения с контроля, КК этих документов и поручений автоматически удаляется из модуля.
  Каждая КК хранит ссылку на документ или поручение, которое было поставлено на контроль в соответствующем программном модуле. Это дает возможность открыв модуль «АСКИД» и нужную КК, открыть РКК или поручение в том модуле, где они ставились на контроль.
  В модуле реализован режим простого просмотра списка всех документов и поручений, иерархического списка, а также сортированного по различным атрибутам. При этом сохранен режим ограничения доступа, аналогично установленному в программном модуле.
  Для непрерывного контроля за исполнением документов и поручений модуль автоматически отправляет уведомления о приближении и наступлении сроков исполнения.
  Для комплексного и всестороннего анализа исполнительской дисциплины в модуль встроена подсистема аналитической отчетности на ORACLE Express[120].
  Модуль выводит на печать справки по документам с истекшим сроком исполнения.
  Модуль «Уведомление» предназначен для уведомления сотрудников о поступивших к ним документах, хранящихся в различных программных модулях. Кроме того, в «Уведомление» поступают напоминания о приближении или наступлении сроков исполнения документов и информация о переданных другим сотрудником документов или выданных поручений.
  В «Уведомление» приходит информация в следующих случаях:
  •   сотрудник был выбран в качестве исполнителя в резолюции или в поручении по документу;
  •   сотрудник был перечислен в списке ознакомления;
  •   сотрудник был указан адресатом во входящем документе;
  •   сотрудник является приглашенным на заседание, является исполнителем пункта решения заседания;
  •   сотрудник является автором постановки на контроль и срок исполнения приблизился;
  •   сотрудник является исполнителем документа или поручения, поставленного на контроль и срок исполнения приблизился;
  •   сотрудник секретариата или Управления делами получает информацию о создании проекта РКК исходящего документа;
  •   сотрудник другого, чем Управление делами подразделения, информируется, что срок пользования документа в «Архиве оригиналов ОРД» истекает;
  •   сотрудник, который  администрирует  модуль  «Справочник организаций» получает заявку  на  ввод  нового описания организации,  корректировку существующего описания или объединения двух описаний в одно.
  Все такие поступления для получателей располагаются в очереди поступивших документов, а для отправителей -  в очереди переданных документов. После того, как получатель откроет из уведомления сам документ в программном модуле, это уведомление перейдет для него в другую очередь - просмотренных документов, а для отправителя -  в очередь полученных документов.
  Уведомление доступно для чтения только отправителю (и замещающим его в Системе) и получателю (и замещающим его в Системе).
  Все уведомления, независимо от их статуса, удаляются из модуля через определенный промежуток времени (задаваемый администратором) после последнего изменения этого статуса, в том числе, если он не менялся с момента создания уведомления в модуле[121].
  Модуль «Оповещение» обладает возможностью оповещать сотрудника о новых поступлениях независимо от того, активна ли среда Lotus Notes на компьютере или нет. Эта часть модуля написана как отдельно запускаемая программа (лучше всего запускаемая при включении компьютера) и она предлагает список уведомлений о поступивших документах (тех уведомлений, которые сотрудник еще не открывал) и возможность загрузки Lotus Notes с открытием модуля «Уведомление».
  Модуль «Ознакомление» предназначен для формирования списка сотрудников, которым следует ознакомиться с определенным документом. Модуль имеет универсальный характер использования, что означает возможность его использования любым другим программным модулем «системы».
  Модуль может выполнять следующие функции:
  •   создание листа ознакомления;
  •   фиксация ознакомления[122].
  Модуль «Справочник организаций» предназначен для централизованного (в рамках «системы») хранения информации об организациях, как входящих в Компанию, так и внешних.
  Модуль позволяет хранить информацию о различных атрибутах организации, вводить новую информацию, корректировать существующую информацию, причем эти операции могут выполнять любые пользователи «системы».
  Каждый из программных модулей, который при создании документа должен указать название или другие атрибуты организации, должен пользоваться информацией из модуля «Справочник организаций». Причем, из-за того, что атрибуты организации могут изменяться, серверные агенты программных модулей должны периодически обновлять хранящиеся в документах данные об организации по содержимому описания этой организации из модуля «Справочник организаций»[123].
  Важно отметить, что в разработанной нами Инструкции по электронному делопроизводству не упоминается возможность создания электронного документа и его удостоверения в электронном виде. Это связано с невозможностью полностью реализовать на практике положения Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» (ЭЦД). Многие процедуры, описанные в данном законе, не подкреплены подзаконными актами и поэтому пока не ясно, как применить их в деятельности организации.
  Работа по внедрению положений Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» является перспективным направлением деятельности в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». Электронная цифровая подпись – это технология ускорения согласования, утверждения и удостоверения документа. Кроме того, заменяя бумажный проект документа электронным аналогом, значительно сокращается бумажный документооборот в организации, уменьшается период времени пути движения проекта документа от исполнителя к исполнителю[124].
  Итак, Инструкция содержит положения, отражающие все аспекты работы с документами, как поступающими, так и создаваемыми в организации, от организации документооборота до передачи документов на хранение в архив. В Инструкции отражена работа не только с документами, поступающими по почте, но и с документами, поступающими по каналам электросвязи (телеграф, телефакс), а также организацию работы не только с документами, поступающими и отправляемыми в организации, но и с документами, поступающими от граждан (обращения граждан).
  Следующий за формированием структуры Инструкции этап - работа над текстом Инструкции. При написании Инструкции следует пользоваться нормативными документами Общества.
  Нормативные положения Инструкции дополняются приложениями. В приложениях к Инструкции, как правило, помещают: образцы фирменных бланков документов; унифицированные формы или образцы оформления основных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, деловое письмо и др.); перечень нерегистрируемых документов, перечень утверждаемых документов, перечень документов, заверяемых печатью организации; формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов, ведения справочной работы по документам; форма номенклатуры дел, образец оформления обложки дела, формы описей дел и др.
  Отдельные положения Инструкции по делопроизводству (Приложение 3.2) могут дополняться и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям работы с документами.
   
   
  3.3 Разработка инструкции по конфиденциальному делопроизводству
   
  Для современной организации обязательным условием успеха, сохранения созданной ею организационной структуры и поддержания эффективности ее функционирования является обеспечение информационной безопасности ее деятельности.
  Сейчас получило широкое развитие незаконное тайное оперирование электронными документами, сведениями (без их кражи) в компьютерных базах данных, незаконное использование электронных массивов и последующее извлечение материальной выгоды из таких действий[125].
  В этих условиях особенно важно учитывать, что защита конфиденциальной информации осуществляется не только и не столько программно-аппаратными средствами, криптографическими и техническими методами и средствами. Она невозможна без соблюдения требований ее защиты правовыми и организационными методами, особенно во внемашинной сфере.
  Под конфиденциальным документом понимается необходимым образом оформленный носитель документированной информации, содержащий сведения ограниченного доступа или использования, которые составляют интеллектуальную собственность юридического лица[126].
  Конфиденциальность отражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц.
  Конфиденциальные документы в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» включают в себя:
  1) документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения («для служебного пользования»), содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;
  2) документы и базы данных, фиксирующие любые персональные данные о гражданах, содержащие профессиональную тайну, обеспечивающую защиту личной и семейной тайны граждан, а также содержащие технические и технологические новшества (до их патентования) предприятия[127].
   Особенностью конфиденциального документа является то, что он представляет собой одновременно:
  - массовый носитель ценной защищаемой информации;
  - основной источник накопления и объективного распространения этой информации, а также ее неправомерного разглашения и утечки;
  - обязательный объект защиты.
  В ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» существует Перечень документов, составляющих коммерческую тайну (далее Перечень).
  Перечень представляет собой классифицированный список типовой и конкретной ценной информации о выполняемых работах, производимой продукции, научных и деловых идеях, технологических новшествах. В нем закреплен факт отнесения сведений к защищаемой информации и определяется срок конфиденциальности (т.е. недоступности для всех) этих сведений[128].
  Перечень был разработан в 2002 году и до сих пор не подвергался никаким изменениям или корректировкам. Хотя перечень должен изменяться по мере введения технологических новшеств Общества, введения новых работ и услуг.
  Технология работы с конфиденциальными документами небольшим разделом включена в Инструкцию по делопроизводству и контролю исполнения документов Общества. Однако, учитывая объем конфиденциальных документов на предприятии, можно с уверенностью утверждать, что небольшого раздела явно недостаточно для четкой регламентации работы с документами, содержащими коммерческую тайну. Поэтому из разрабатываемой нами Инструкции по делопроизводству раздел «Работа с конфиденциальными документами» выведен в самостоятельный документ – Инструкцию по конфиденциальному делопроизводству ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» (Приложение 3.3) (далее Инструкция).
  Инструкция состоит из четырех разделов.
  Первый раздел «Общие положения» дает определение конфиденциального документа, устанавливает ответственность за соблюдение положений Инструкции.
  Второй раздел «Прием и учет конфиденциальных документов» описывает процедуру регистрации конфиденциальных документов. Регистрация конфиденциальных документов производится в соответствии с требованиями регистрации входящей корреспонденции, предусмотренными Инструкцией по делопроизводству в аппарате управления Общества.
  Регистрация конфиденциальных документов производится по той же схеме, что и регистрация входящей корреспонденции, предусмотренная Инструкцией по делопроизводству в аппарате управления Общества, поэтому пошагово эта процедура в Инструкции не описывается. Учет конфиденциальных документов включает в себя проставление на каждом экземпляре и приложениях (в том числе размноженном) регистрационного номера и его регистрация в специальном журнале учета конфиденциальных документов Общества, где кроме регистрационных данных делаются отметки о передвижении конфиденциального документа из места хранения к исполнителям и к остальным сотрудникам Общества.
  Раздел «Обеспечение сохранности конфиденциальных документов» посвящен организации хранения документов, содержащих коммерческую тайну Общества. Раздел регламентирует также вынос из здания документов и допуск к ним сотрудников, желающих ознакомиться с содержанием документа. Обязательным является внесение отметок в журнал учета обо всех произведенных изъятиях или перемещениях документа.
  В этом же разделе включена информация о формировании конфиденциальных дел в дела и передаче их на архивное хранение.
  В разделе «Обработка конфиденциальной информации на ПЭВМ» содержатся способы защиты конфиденциальных документов в электронном виде. Практически повсеместно проект документа составляется сначала в электронном виде, после чего документ распечатывается на бумажный носитель. Несмотря на наличие сетевых паролей на компьютере пользователя, электронный документ является достаточно уязвимым. По невнимательности сотрудников, например, оставленный без присмотра на рабочем столе редактируемый документ может стать легкой добычей злоумышленников.
  Раздел разграничивает ответственность за тот или иной участок соблюдения режима конфиденциальности электронных документов между пользователем, отделом информационных технологий (в отдел подаются заявки о необходимости доступа к определенной информации, являющейся конфиденциальной).
  Для обеспечения невозможности передачи конфиденциальных сведений по электронным каналам, через сеть или посредством съемных и переносных устройств Инструкция предписывает демонтировать флоппи-диски и устройства для чтения и записи компакт-дисков.
  Разумеется, структурные подразделения, нуждающиеся по роду деятельности в устройствах для записи дискет и компакт-дисков, по заявке могут быть оснащены необходимым оборудованием. Это относится, например, к отделу полиграфии и отделу по связям с общественностью.
  Передача информации с грифами «конфиденциально» и «строго конфиденциально» по каналам электронной связи осуществляется в закодированном виде. Допускается передача конфиденциальной информации с использованием электронной связи при наличии парольной защиты файлов.
  Итак, инструкция по конфиденциальному делопроизводству Общества отражает все значимые аспекты работы с документами, содержащими коммерческую тайну. Исходя из исключительной стратегической важности информации о нефтедобыче, разведке, географической дислокации месторождений нефти и газа не только в российском, но и в международном масштабах, вопрос об ограничении доступа к данной информации стоит для Общества очень остро. Следовательно, защита информации тоже должна стать для Общества одним из ключевых  направлений деятельности.
   
  
   
  ЗАКЛЮЧЕНИЕ
   
  В дипломной работе было рассмотрена деятельность и документационное обеспечение управления отдела контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», а именно: организационная структура Компании; функций, задач, основные виды деятельности Компании; место и значение службы документационного обеспечения в деятельности ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь»; организация отдела документационного обеспечения управления Компании и ее структура.
  «ЛУКОЙЛ» - крупнейшая в России нефтяная компания с разветвленной структурой, чьи дочерние предприятия находятся на значительно удаленной друг от друга территории.
  Рассматриваемый нами отдел контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» (одно из дочерних предприятий «ЛУКОЙЛА») осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании. Деятельность отдела основывается на действующем законодательстве РФ, приказах, указаниях ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», Положением об отделе, Правилами внутреннего трудового распорядка, Инструкцией по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь», должностных инструкциях сотрудников отдела.
  Отдел осуществляет обширные функции: экспедиционную обработку входящей корреспонденции, регистрацию документов, распределение их по исполнителям, постановка и снятие с контроля. Одним словом, отдел выполняет традиционные для службы документационного обеспечения управления функции отдел занимает немаловажное место среди остальных структурных подразделений Компании. Многообразие выполняемых отделом видов деятельности позволяет говорить о ключевой роли отдела в структуре ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  Из названия – отдел контроля и делопроизводства – можно сделать вывод, что функции контроля документов, содержащих поручения уделяется огромное внимание. Это характерно для больших организаций с большим количеством дочерних предприятий и структурных подразделений, где объем входящих документов составляет более 10 тыс. единиц в год.
  Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» - это правовой акт, издаваемый в целях установления общих требований к документированию управленческой деятельности и организации контроля исполнения документов в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». Это основной нормативный документ, на котором строится вся система документационного обеспечения управления в организации. Интересно, что в название инструкции также включен аспект контроля документов.
  Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов отражает наиболее существенные аспекты организации работы с документами в Компании. Однако есть и недостатки, среди которых:
  1)   отсутствие регламентации работы с электронными документами;
  2)   наличие раздела, посвященному организации работы с документами ограниченного доступа в условиях отсутствия инструкции по конфиденциальному делопроизводству;
  3)   несоответствие Инструкции требованиям нового Государственного стандарта Р 6.30-2003.
  Вышеперечисленные недостатки можно устранить посредством переработки Инструкции с учетом положений ГОСТа Р 6.30-2003, а также создания инструкции по электронному документообороту (либо включения ее как одного из разделов в инструкцию по делопроизводству) и инструкции по конфиденциальному делопроизводству.
  Что касается регистрации документов, то здесь прослеживается типичный недостаток многих предприятий – двойная регистрация. То есть все документы предприятия регистрирует отдел контроля и делопроизводства. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются дополнительно в соответствующих подразделениях. При последующем обращении к этим документам такая ситуация порождает путаницу в их поиске и идентификации.
  Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов регламентирует также контроль исполнения документов в организации. Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, отдел контроля и делопроизводства и ответственные исполнители. Отдел контроля и делопроизводства контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.
  Отдел осуществляет текущий и итоговый контроль исполнения.
  Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминая исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом.
  Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, отправка факса и т.д.).
  Помимо текущего контроля желательно вести предупредительный контроль. Для этого выявляют по карточкам документы, срок исполнения которых истекает через три дня, и предупреждают об этом каждого исполнителя. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса. В ходе предупредительного контроля составляются сводки. К сожалению, в виду большой загруженности отдел контроля и делопроизводства часто перекладывает функцию предупредительного контроля на секретарей заместителей генерального директора.
  Итоговый контроль предполагает аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплине и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.
  Подводя итоги, следует отметить, что документационное обеспечение управления в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» включает в себя все необходимые элементы:
  - прием и первичная обработка документов;
  - предварительное рассмотрение и распределение;
  - регистрация документов;
  - контроль исполнения документов;
  - информационно-справочная работа;
  - исполнение документов;
  - отправка документов;
  - формирование дел и текущее хранение документов.
  Таким образом, отдел контроля и делопроизводства в ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» достаточно эффективно осуществляет свою деятельность во всех направлениях. Однако устранение выделенных нами недостатков в работе отдела позволит существенно повысить культуру работы с документами в организации а, следовательно, ускорить процесс принятия управленческих решений.
   
   
   
   
  СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
   
  I. Источники
   
  1. Опубликованные
  1.1 Федеральный закон от 13 июня 1996 г. № 65-ФЗ «Об акционерных обществах»// Собрание законодательства Российской Федерации.- 1996. - № 1. – Ст. 1.
  1.2 Федеральный закон от 20 февраля 1995года № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1995. - № 8. – Ст. 609.
  1.3 Федеральный закон от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1998. - № 7. – Ст. 785.
  1.4 Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 февраля 2002 года № 1 –ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации от 14.01.2002  №2.
  1.5 Постановление Правительства РФ от 22 марта 1995 г. № 269 «О мерах государственной поддержки акционерного общества открытого типа «Нефтяная компания «ЛУКойл» и его дочерних предприятий» // Собрание законодательства РФ от 27.03.1995 № 13. – Ст. 1144.
  1.6 Постановление Госгортехнадзора РФ от 5 июня 2003 г. № 56 «Об утверждении Правил безопасности в нефтяной и газовой промышленности» // Российская газета от 21.06.2004 № 120/1.
  1.7 Постановление Госстандарта РФ от 8 октября 1998 г. № 78 «Об утверждении и введении в действие Правил проведения сертификации нефтепродуктов» (с изменениями от 5 апреля, 20 июля, 5 сентября 2001 г., 12 августа 2002 г.) // Российская газета от 14.01.1999.
  1.8 Приказ МПР РФ от 31 декабря 1999 г. № 333 «О порядке освобождения организаций, осуществляющих добычу нефти, от регулярных платежей за добычу нефти и отчислений на воспроизводство минерально-сырьевой базы» // Российская газета от 04.04.2000 № 65.
  1.9 Закон Тюменской области от 22 марта 1999 г. № 90 «О нефти и газе» (с изменениями от 3 июня 1999 г., 6 мая, 5 июня 2000 г., 12 марта, 26 октября 2001 г., 29 декабря 2003 г., 16 марта 2004 г.) // Тюменские известия № 38 от 01.04.1999.
  1.10 Постановление Тюменской областной Думы от 7 февраля 2000 г. № 915 «Об информации руководителей нефтяных и газовых компаний, ведущих свою деятельность на территории Тюменской области, об их участии в социально-экономическом развитии региона» // Тюменские известия № 40 (2395) от 02.03.2000.
  1.11 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Изд-во стандартов, 1998. – 8 с.
  1.12 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введён в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. № 65-ст). – М.: Изд-во стандартов, 2003 – 17 с.
  1.13 Основные правила работы архивов организации. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002. – 69 с.
  1.14 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2000. – 107 с. 
  1.15 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М.: Росархив, ВНИИДАД, 2001. – 37 с.
   
  2. Неопубликованные
  2.1 Приказ Минтопэнерго РФ от 4 июля 1995 г. № 144 «О введении в действие нормативных документов по охране труда для предприятий и организаций топливно-энергетического комплекса Российской Федерации» // Текст приказа официально опубликован не был.
  2.2 Приказ Минэнерго РФ от 1 марта 2001 г. № 67 «О представлении оперативной информации о деятельности нефтяного комплекса» // Текст приказа официально опубликован не был.
  2.2 Постановление Тюменской областной Думы «Об информации руководителей нефтяных и газовых компаний, ведущих свою деятельность на территории Тюменской области, об их участии в социально-экономическом развитии региона» // Текст постановления официально опубликован не был.
  2.4  Распоряжение Губернатора Тюменской области от 28 июля 2003 г. № 650-р «Об утверждении Концепции социально-экономического развития Тюменской области на период до 2010 года» // Текст приказа официально опубликован не был.
  2.5 Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2003 № 2 // Текущий архив отдела контроля и делопроизводства.
  2.6 Устав ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» от 10.01.2002 № 36. – П. 2.3 // Текущий архив отдела контроля и делопроизводства.
  2.7 Штатное расписание ОАО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 01.01.2004 № 1 // Текущий архив отдела контроля и делопроизводства.
  2.8 Структура и штатная численность отдела контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» от 10.01.2001 № 13 // Текущий архив отдела контроля и делопроизводства.
  2.9 Номенклатура дел ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь. – Утв. приказом генерального директора от 01.01.2005 № 6 // Текущий архив организации.
  2.10 Перечень документов, составляющих коммерческую тайну ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 10.01.2002 № 7 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  2.11 Положение об отделе контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2002 № 14 // Текущий архив отдела контроля и делопроизводства.
  2.12 Инструкция пользователя системой электронного документооборота «LUKOIL-Media» // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
   
   
  II. Исследования
  1. Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело. - 2000. - № 4. – С. 24-29.
  2. Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело. - 1997. - № 3. – С. 17-19.
  3. Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство. - 1999. - № 1. – С. 11-12.
  4. Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство. - 2001. - № 1. – С. 27-31.
  5. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. - 2000. - № 3. – С. 13-17.
  6. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. - 2001. - № 1. – С. 68-72.
  7. Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. - 1999. - № 1. – С. 13-16.
  8. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки  деятельности  служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. - 1999. - № 2. – С. 32-37.
  9. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. - Мн., 1999. - С. 71.
  10. Демушин А.С. Должностные инструкции. Основные требования // Секретарское дело. - 2000. - № 7. – С. 15.
  11. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело. - 1996. - № 3. – С. 7-10.
  12. Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело. - 2001. - № 3. – С. 12-16.
  13. Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело. - 1998. - № 3. – С. 28-31.
  14. Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело. - 1998. - № 3. -  С. 42.
  15. Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. - 1998. - № 1. – С. 17-23.
  16. Кирюхин Ю.Г., Шурандина А.А. Методика анализа документооборота коммерческой фирмы // Делопроизводство. - 2002. - № 4. - С. 16-17.
  17. Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютерра». - 2000. - № 3. – С. 46-48.
  18. Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство. - 2000. - № 1. – С. 37-40.
  19. Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело. - 1997. - № 1. – С. 18-21.
  20. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2000. - № 4. – С. 54-59.
  21. Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. - 2001. - № 2. – С. 16-23.
  22. Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело. - 1999. - № 4. – С. 23-25.
  23. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение  управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2002. – 245 с.
  24. Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело. - 1999. -  № 1. – С. 13-16.
  25. Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело. - 2000. - № 1. – С. 14-16.
  26. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез»,  2001. – 230 с. 
  27. Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. - 1999. -  № 4. – С. 43-47.
  28. Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. - 2002. - № 2. - С. 10-13.
  29. Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело. - 1998. - № 2. – С. 21-23.
  30. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) / Под ред. Корнеева И.К. – М.: Проспект, 2004 . – С. 312.
  31. Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условия) // Делопроизводство. - 2000. - № 1. – С. 44-47.
  32. Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство. - 2001. - № 1. – С. 35-37.
  33. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2001. – 321 с.
  34. Степанов Е.А. Контроль  исполнения документов и поручений // Секретарское дело. - 1997. - № 2. – С. 36-38.
  35. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов.- М.: ДЕЛО, 2001. – 286 с.
  36. Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело. - 2000. - № 1. – С. 10-14.
  37. www.lukoil.ru // ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  38. www.tyumen-city.ru // Администрация г. Тюмени.
   
  ПРИЛОЖЕНИЕ 1
   
  ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь»
  Отдел контроля и делопроизводства
   
   
  НАПОМИНАНИЕ
  Ответственному исполнителю И.О.Ф.
   
  Напоминаем Вам, что до срока исполнения (наименование вида документа) от 00.00.0000 № 0000-00
  Корреспондент: (наименование организации, должностного лица, заявителя)
  Краткое содержание: О…
  Осталось   0   дней
  Срок исполнения был назначен на 00.00.0000
   
  В случае вынужденной задержки исполнения поручений предлагаем Вам согласиться
  Продления срока с _______________ (тел. ___________)
   
  Дата
   
   
  ПРИЛОЖЕНИЕ 2
   
   
  ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь»
  Отдел контроля и делопроизводства
   
   
  СВОДКА
  Об исполнении документов по состоянию на
  00.00.0000
   
  № п/п
  Наименование подразделения
  Документы на контроле
  Из них
   
   
  Всего
  Поступило
  В предыдущем месяце
  Исполненные в срок
  Исполненные в срок
  С продленным сроком исполнения
   
   
  Подпись
  Дата
   
   
  [1] www.tyumen-city.ru // Нефтегазовая отрасль Тюменской области.
  [2] Кузнецова Т.В. Секретарское дело. – М.,  2001. – С. 10-11. 
  [3] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение  управления). - М., 2002. – С. 16-17.
  [4] Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М., 2001. – С. 17-18.
  [5] Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело. - 1998. - №3. -  С. 42-43.
  [6] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря-референта // Секретарское дело. - 1997. - №4. – С. 16-19.
  [7] Санкина Л.В. Должностная инструкция секретаря руководителя // Секретарское дело. - 1998. - №2. – С. 21-23.
  [8] Санкина Л.В. Должностная инструкция: рекомендации по составлению // Трудовое право. - 2002. - №2. - С. 10-13.
  [9] Кузнецова Т.В. Как составить должностную инструкцию секретаря // Секретарское дело 1999. - №1. -  С. 14-15.
  [10] Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело. - 2000. - № 1. – С. 14-16.
  [11] Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело. - 1997. - №3. – С. 17-19.
  [12] Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело. - 1999. - №4. – С. 2-4.
  [13] Степанов Е.А. Контроль  исполнения документов и поручений // Секретарское дело. - 1997. - №2. – С. 36-38-40.
  [14] Кузнецов С.Л. Автоматизированный контроль исполнения – важное условие успешной работы офиса // Секретарское дело. - 1997. - №1. – С. 18-21.
  [15] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело. - 2000. - №4. – С. 24-29.
  [16] Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело. - 2000. - №3. – С. 13-17.
  [17] Банасюкевич В.Д. Новый типовой перечень // Делопроизводство. - 2001. - №1. – С. 27-31.
  [18] Шатина Н.В. Составление номенклатуры дел // Секретарское дело. - 2000. - №1. – С. 10-14.
  [19] Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело. - 1996. - №3. – С. 7-10.
  [20] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М., 2000. – С. 38. 
  [21] Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки  деятельности  служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство. - 1999. - №2. – С. 32-37.
  [22] Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. - 1999. - №1. – С. 13-16.
  [23] Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. - 1998. - №1. – С. 17-23.
  [24] Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство. - 1999. - №1. – С. 11-12.
  [25] Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство. - 2001. - №1. – С. 68-72.
  [26] Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютерра». - 2000. - № 3. – С. 45-47.
  [27] Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство. - 2000. - №1. – С. 37-40.
  [28] Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело. - 1999. -  №4. – С. 43-47.
  [29] Ефимова О.А. Современные технологии работы с документами: автоматизация делопроизводства // Секретарское дело. - 1998. - №3. – С. 28-31.
  [30] Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2000. - №4. – С. 54-59.
  [31] Кузнецов С.Л. Российские программы комплексной автоматизации делопроизводства // Делопроизводство. - 2001. - №2. – С. 16-23.
  [32] Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело. - 2000. - №4. – С. 41-44.
  [33] Максимович Г.Ю., Берестова В.П. Как создать информационную документальную систему // Секретарское дело. - 2000. - №1. – С. 26-30.    
  [34] Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условия) // Делопроизводство. - 2000. - №1. – С. 44-47.
  [35] Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство. - 2001. - №1. – С. 35-37.
  [36] Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело. - 2001. - №3. – С. 12-16.
  [37] www.lukoil.ru // ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [38] Федеральный закон от 13 июня 1996 г. № 65-ФЗ «Об акционерных обществах // Собрание законодательства Российской Федерации.- 1996. - № 1. – Ст. 1.
  [39] Федеральный закон от 8 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1998. - № 7. – Ст. 785.
  [40] Федеральный закон от 20 февраля 1995года № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – 1995. - № 8. – Ст. 609.
  [41] Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 февраля.2002 года № 1 –ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации от 14.01.2002  №2.
  [42] Постановление Правительства РФ от 22 марта 1995 г. № 269 «О мерах государственной поддержки акционерного общества открытого типа «Нефтяная компания «ЛУКойл» и его дочерних предприятий» // Собрание законодательства РФ от 27.03.1995 № 13. – Ст. 1144.
  [43] Там же.
  [44] Постановление Госгортехнадзора РФ от 5 июня 2003 г. № 56 «Об утверждении Правил безопасности в нефтяной и газовой промышленности» // Российская газета от 21.06.2004 № 120/1.
  [45] Приказ МПР РФ от 31 декабря 1999 г. № 333 «О порядке освобождения организаций, осуществляющих добычу нефти, от регулярных платежей за добычу нефти и отчислений на воспроизводство минерально-сырьевой базы» // Российская газета от 04.04.2000 № 65.
  [46] Приказ МПР РФ от 31 декабря 1999 г. № 333 «О порядке освобождения организаций, осуществляющих добычу нефти, от регулярных платежей за добычу нефти и отчислений на воспроизводство минерально-сырьевой базы» // Российская газета от 04.04.2000 № 65.
  [47] Приказ Минтопэнерго РФ от 4 июля 1995 г. № 144 «О введении в действие нормативных документов по охране труда для предприятий и организаций топливно-энергетического комплекса Российской Федерации» // Текст приказа официально опубликован не был.
  [48] Приказ Минэнерго РФ от 1 марта 2001 г. № 67 «О представлении оперативной информации о деятельности нефтяного комплекса» // Текст приказа официально опубликован не был.
  [49] Постановление Госстандарта РФ от 8 октября 1998 г. № 78 «Об утверждении и введении в действие Правил проведения сертификации нефтепродуктов» (с изменениями от 5 апреля, 20 июля, 5 сентября 2001 г., 12 августа 2002 г.) // Российская газета от 14.01.1999.
  [50] Постановление Госстандарта РФ от 8 октября 1998 г. № 78 «Об утверждении и введении в действие Правил проведения сертификации нефтепродуктов» (с изменениями от 5 апреля, 20 июля, 5 сентября 2001 г., 12 августа 2002 г.) // Российская газета от 14.01.1999.
  [51] Распоряжение Губернатора Тюменской области от 28 июля 2003 г. № 650-р «Об утверждении Концепции социально-экономического развития Тюменской области на период до 2010 года» // Текст приказа официально опубликован не был.
  [52] Там же. 
  [53] Закон Тюменской области от 22 марта 1999 г. № 90 «О нефти и газе» (с изменениями от 3 июня 1999 г., 6 мая, 5 июня 2000 г., 12 марта, 26 октября 2001 г., 29 декабря 2003 г., 16 марта 2004 г.) // Тюменские известия № 38 от 01.04.1999.
  [54] Постановление Тюменской областной Думы от 7 февраля 2000 г. № 915 «Об информации руководителей нефтяных и газовых компаний, ведущих свою деятельность на территории Тюменской области, об их участии в социально-экономическом развитии региона» // Тюменские известия № 40 (2395) от 02.03.2000.
  [55] Там же.
  [56] Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введён в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. № 65-ст). – М., 2003.
  [57] Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.,1998.
  [58] Основные правила работы архивов организации. – М., 2002.
  [59] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М., 2001.
  [60] www.lukoil.ru // Данные об организации.
   
  [61] www.lukoil.ru // Данные об организации.
  [62] Там же.
  [63] Устав ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» от 10.01.2002 № 36 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [64] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.
  [65] Штатное расписание ОАО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 01.01.2004 № 1 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [66] Положение об отделе контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2002 № 14 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [67] Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - С. 44.
   
   
  [68] Положение об отделе контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2002 № 14 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [69] Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) / Под ред. Корнеева И.К. – М.,  2004 . – С. 45.
   
  [70] Положение об отделе контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2002 № 14 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [71] Структура и штатная численность отдела контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь» от 10.01.2001 № 13 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [72] Штатное расписание ОАО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 01.01.2004 № 1 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [73] Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2003 № 2 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [74] Положение об отделе контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2002 № 14 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [75] Положение об отделе контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2002 № 14 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [76] Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютерра». - 2000. - № 3. – С. 46.
  [77] Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) / Под ред. Корнеева И.К. – М., 2004 . – С. 45.
  [78] Там же.
  [79] Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов.- М., 2001. – С. 28.
  [80] Демушин А.С. Должностные инструкции. Основные требования // Секретарское дело. - 2000. - №7. – С. 15.
  [81] Там же. – С. 16.
  [82] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение  управления). - М., 2002. – С. 56.
  [83] Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2003 № 2 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь.
  [84] Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2003 № 2 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [85] Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. - Мн., 1999. - С. 71.
   
  [86] Кирюхин Ю.Г., Шурандина А.А. Методика анализа документооборота коммерческой фирмы // Делопроизводство. -2002. - №4. - С. 16-17.
  [87] Кирюхин Ю.Г., Шурандина А.А. Методика анализа документооборота коммерческой фирмы // Делопроизводство. -2002. - №4. - С. 15-16.
  [88] Кузнецова Т.В. Ведение контроля за сроками исполнения – важнейшая задача секретаря // Секретарское дело. - 1999. - №4. – С. 23-24.
   
  [89] Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2003 № 2 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [90] Степанов Е. Контроль исполнения документов и поручений // Служба кадров. - 2000. - №9. - С. 53-55.
  [91] Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2003 № 2 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [92] Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: организация документов и дел в пределах архива // Секретарское дело. - 2000. - №4. – С. 24-26.
  [93] Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2003 № 2 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [94] Номенклатура дел ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь. – Утв. приказом генерального директора от 01.01.2005 № 6 // Текущий архив организации.
  [95] Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2003 № 2 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [96] Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело. - 1996. - №3. – С. 8-10.
  [97] Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2003 № 2 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [98] Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство: Учебно-практическое руководство. - Мн., 1999. - С. 23-24.
  [99] Иритикова В.С. Рекомендации по разработке должностных инструкций // Секретарское дело. - 1998. - № 3. -  С. 42-43.
  [100] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение  управления). - М., 2002. – С. 113-115.
  [101] Иритикова В.С. Положение о структурном подразделении: содержание и алгоритм разработки // Делопроизводство. – 2002. - №10. – С. 50-51.
  [102] Там же. – С. 52.
  [103] Положение об отделе контроля и делопроизводства ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2002 № 14 // Текущий архив отдела контроля и делопроизводства.
   
  [104] Кирюхин Ю.Г., Шурандина А.А. Методика анализа документооборота коммерческой фирмы // Делопроизводство. - 2002. - № 4. - С. 16-18.
  [105] Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) / Под ред. Корнеева И.К. – М., 2004 . – С. 68-70.
  [106] Демушин А.С. Должностные инструкции. Основные требования // Секретарское дело. - 2000.- № 7. - С.15.
  [107] Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) / Под ред. Корнеева И.К. – М., 2004 . – С. 146-148.
   
  [108] Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) / Под ред. Корнеева И.К. – М., 2004 . – С. 147-148.
   
  [109] Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М., 2001. – С. 187-188.
  [110] Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М., 2001. – С. 188-189.
   
  [111] Сокова А.Н. Электронные документы и электронные технологии в делопроизводстве // Делопроизводство. - 2001. - № 1. – С. 35-36.
  [112] Инструкция пользователя системой электронного документооборота LUKOIL-Media // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [113] Инструкция пользователя системой электронного документооборота LUKOIL-Media // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
   
  [114] Инструкция пользователя системой электронного делопроизводства LUKOIL-Media  // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [115]  Там же.
  [116]  Инструкция пользователя системой электронного документооборота  LUKOIL-Media  // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [117]  Инструкция пользователя системой электронного документооборота  LUKOIL-Media  // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». 
   
  [118]  Инструкция пользователя системой электронного документооборота  LUKOIL-Media // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
   
  [119] Инструкция пользователя системой электронного документооборота  LUKOIL-Media // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
   
  [120] Инструкция пользователя системой электронного документооборота  LUKOIL-Media // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [121]  Инструкция пользователя системой электронного документооборота  LUKOIL-Media  // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [122] Инструкция пользователя системой электронного документооборота  LUKOIL-Media // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  [123]  Там же.
  [124] Сокова А.Н. Электронное делопроизводство (Практический взгляд на проблему в реальных условия) // Делопроизводство. - 2000. - № 1. – С. 46.
  [125] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение  управления). - М., 2002. – С. 116-117.
  [126] Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) / Под ред. Корнеева И.К. – М.: Проспект, 2004 . – С. 185-187.
  [127] Инструкция по делопроизводству и контролю исполнения документов ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 15.01.2003 № 2 // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – П. 8.1.
  [128] Перечень документов, составляющих коммерческую тайну ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь». – Утв. приказом генерального директора от 10.01.2002 № 7  // Текущий архив ООО «ЛУКОЙЛ-Западная Сибирь».
  
Скачать дипломную работу