Полный текст:
Оглавление
1. Информация о компании. 3
2.
Описание системы управления документацией в компании. 5
2.1
Основные требования к оформлению служебных документов. 5
2.2 Порядок подготовки и оформления документов. 6
2.3
Организация документооборота и исполнение документов. 14
2.4
Регистрация документов. 18
2.5 Контроль над исполнением документов. 19
2.6
Организация документов в делопроизводстве. 21
Дневник
учебной практики. 29
Дневник
производственной практики. 32
Дневник
преддипломная практики. 36
Список
использованной литературы.. 39
1. Информация о компании
Преддипломную,
производственную и учебную практика я проходила в ООО «БИОТЕК», в должности
документоведа.
Основными
моими функциями было:
Внедрение технологических процессов работы с документами и
документной информацией на основе использования организационной и
вычислительной техники;Осуществление контроля за состоянием делопроизводства;Организация внедрения систем ведения документации.
Компания «БИОТЭК»
на сегодняшний день является ведущим национальным дистрибьютором и одним из
крупнейших в России холдингов, специализирующихся на производстве, оптовом и
розничном распространении фармацевтической продукции, а также занимающихся
серьезными научно-практическими изысканиями в области создания современных
лекарственных препаратов. [14 ]
Корпорация
«БИОТЭК» принимает участие в обеспечении лечебного процесса практически во
всех регионах Российской Федерации и представляет на российском рынке
продукты ведущих отечественных и иностранных производителей лекарственных
средств.
С
момента основания в 1991 году по сей день <БИОТЭК> с большой
ответственностью относится к основной цели своей деятельности - обеспечению
лекарственными средствами лечебного процесса в больницах и аптечных пунктах
страны. Мы рады, что нам удаётся вносить свой вклад в развитие
российского фармацевтического рынка, оказывать поддержку отечественного
производителя, а также создавать условия для своевременного поступления полного
спектра лекарственных средств, в том числе и в рамках социальных программ
российского здравоохранения.
Бесперебойное обеспечение лечебного процесса в областях, которые
обслуживает «БИОТЭК», и оперативные поставки лекарственных средств доказывают
успешность созданной нами модели.
В ООО «БИОТЕК» входит ряд предприятий таких как:
Группа компаний
"БИОТЭК" (Москва) ООО
"БИОТЭК" (Москва)
Производственные компании
ЗАО МФПДК
"БИОТЭК", МоскваООО
"Биодез", Лыткарино, Московская обл.ОАО
"Марбиофарм", Йошкар-Ола, Республика Марий ЭлОАО
"Биосинтез", Пенза, Пензенская область
Региональные сети
ООО
"БИОТЭК-Астрахань", Астрахань, Астраханская обл.ООО
"Биофарм-Воронеж", ВоронежЗАО
"БИОТЭК-Киров", Киров, Кировская обл.ООО
"БИОФАРМ", Калуга, Калужская обл.ООО
"ЦарицынМедФарм", Волгоград, Волгоградская обл.ООО
"БИОТЭК-Казань", Казань, Республика ТатарстанООО "БИОТЭК -
Волга", Йошкар-Ола, Республика Марий ЭлООО "БИОТЭК -
Дон", Ростов, Ростовская обл."БИОТЭК-Екатеринбург",
Екатеринбург, Свердловская обл."БИОТЭК-Красноярск",
Красноярск, Красноярский крайФилиал
"БИОТЭК-Ижевск", Ижевск, Удмуртская РеспубликаФилиал
"БИОТЭК-Иркутск", Иркутск, Иркутская обл.Филиал
"БИОТЭК-Поволжье", Нижний Новгород, Нижегородская обл."БИОТЭК-Оренбург",
Оренбург, Оренбургская обл."БИОТЭК-Ставрополь",
Ставрополь, Ставропольский край
Дочерние общества
ОАО
"Фармация" г. Шахты, Шахты, Ростовская областьООО "БИОТЭК
ФАРМА-ЮГ", Краснодар, Краснодарский крайООО
"БИОТЭК-Поволжье", Владимир, Владимирская обл.ООО
"БИОТЭК-Ульяновск", Ульяновск, Ульяновская обл.ООО "ЦарицынМедФарм",
СаратовООО
"БИОТЭК", Рязань
2.
Описание системы управления документацией в компании
Для бесперебойного управления ресурсами предприятия на предприятии
разработан и действует мною разработан стандарт «Управление
организационно-распорядительной документацией».
Этот
стандарт разработан в целях совершенствования документационного обеспечения
управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих
документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов,
которые предусматривает:
Основные требования к оформлению служебных документовПорядок подготовки и оформления
документовОрганизация документооборота и
исполнение документовРегистрация документовКонтроль над исполнением документовОрганизация документов в делопроизводстве
2.1 Основные требования к оформлению
служебных документов
ООО
«БИОТЭК», в пределах своей компетенции, издает приказы и распоряжения, дает
указания, которые являются обязательными для исполнения всеми структурными
подразделениями.
Документы,
подготовленные на предприятии, должны быть предельно краткими и ясными по
содержанию, всесторонне обоснованы, тщательно отредактированы, согласованы в
соответствующих структурных подразделениях предприятия.
Ответственность
за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них данных
возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.
На
предприятии установлены следующие виды бланков:
бланк приказа бланк распоряжения бланк письма бланк поручения бланк протокола бланк служебной записки
Обязательными реквизитами документа являются:
адресат, заголовок, регистрационный номер (входящий или исходящий), отметка об
исполнении и направлении его в дело, а также удостоверение (подписание, утверждение,
согласование).
2.2 Порядок подготовки и оформления документов
Общий порядок подготовки документов
Содержание документа должно быть ясным,
кратким, обоснованным, обеспечивать точное и однозначное восприятие изложенной
в нем информации.
При
оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие оперативное
и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с
помощью средств автоматизации, качество документов как исторических источников.
[11; c.35 ]
Приказы и распоряжения
Проекты
приказов готовятся и вносятся руководителями структурных подразделений на
основании поручений генерального директора.
Обеспечение
качественной подготовки проектов документов, их соответствие действующему
законодательству, отсутствие противоречий или противоречий с ранее изданными по
этому вопросу документами, аккуратность оформления и их соответствие
установленным стандартам и инструкциям, установление обоснованных сроков исполнения
заданий и поручений возлагается на руководителей структурных подразделений,
которым поручена подготовка проекта (ответственных исполнителей).
Проекты
приказов печатаются в одном экземпляре на бланке установленной формы шрифтом
размером № 13 или № 14.
Проверка и считка отпечатанного материала
производится исполнителем.
Проект
приказа печатается на одной стороне листа и должен иметь заголовок, отражающий
его краткое содержание.
При
подготовке проектов необходимо употреблять полные наименования структурных
подразделений и организаций.
Сокращенные наименования предприятий могут
производится только в приложениях к проектам.
Заголовок
должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце
заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается
полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.
Текст
приказа может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются
цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она
может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д.
Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части
указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер
и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а
ю, которое печатается вразрядку.
Распорядительная
часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием
исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может
делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия
однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве
исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные
лица.
Если
приказ изменяется, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то
его положения, то последний пункт распорядительной части текста должен
содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и
заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
Приложения
оформляются в установленном порядке, в правом верхнем углу первого листа
приложения должно быть напечатано через один межстрочный интервал.
Подписывать
с предлогом «за» или проставлением косой черты «/» перед наименованием
должности не разрешается.
При
отсутствии начальника приложение подписывает лицо, исполняющее его обязанности,
с указанием фактической должности и фамилии.
Проекты
приказов, включающие вопросы финансирования согласовываются и визируются
главным бухгалтером.
Все
проекты приказов представляются в юридический отдел лично ответственным
исполнителем после согласования со всеми заинтересованными подразделениями для
проверки их соответствия действующему законодательству и визирования.
Исполнитель
представляет проект приказа, распоряжения на визирование в следующей
последовательности:
начальнику структурного подразделения, ответственного за
подготовку проекта;начальникам других заинтересованных подразделений;заместителю генерального директора по правовым вопросам;заместителю генерального директора, курирующему структурное подразделение,
подготовившее проект;руководителю службы документационного обеспечения управления.
На первом экземпляре проекта приказа, ниже
подписи руководителя, подписывающего документ, должны быть проставлены
исполнитель и визы.
Визы
в проектах документов должны быть разборчивы, расшифрованы и иметь даты.
При
визировании проекта необходимо проверить правильность его оформления и
соответствие требованиям, предъявляемым к составлению проекта.
Если визирующий не согласен с содержанием
проекта, он обязан завизировать проект приказа «с замечаниями», а затем
немедленно изложить свои возражения и четко сформулировать предлагаемое взамен
решение.
Вносить исправления в текст проекта, а
также делать какие-либо надписи на нем не разрешается.
После получения возражения ответственный
исполнитель обязан это возражение и предлагаемое решение доложить заместителю
генерального директора, курирующему структурное подразделение, высказавшим
несогласие с проектом. И получить его решение,.
Проекты приказов должны иметь заголовок,
быть тщательно отредактированы и напечатаны на бланках установленной формы.
Проекты приказов по личному составу,
включая приказы о взысканиях, о командировках, а также об отпусках готовятся
отделом персонала и после согласования в установленном порядке представляются
на рассмотрение и подпись генеральному директору. [8; c.25 ]
Проекты приказов о командировании должны
иметь основание, которое отражается в служебной записке с указанием
командировочного задания.
Заместители генерального директора издают
распоряжения в пределах своей компетенции.
Проект приказа при наличии всех
необходимых виз, исполнитель должен сдать секретарю-референту на подпись
генеральному директору.
Подписанные приказы регистрирует и ставит
на контроль секретарь-референт. Приказы по личному составу, о командировании,
об отпусках, о взысканиях регистрируются в отделе персонала и имеют
самостоятельную нумерацию.
Рассылку
приказов в структурные подразделения производит секретарь-референт в
соответствии с листом рассылки. Лист рассылки готовит исполнитель, ответственный
за подготовку проекта приказа.
Документы
тиражируются в строго ограниченном количестве экземпляров и направляются только
в те структурные подразделения, которым они необходимы.
Подлинники
приказов, распоряжений, писем за подписью руководства, а также листы рассылки
хранятся в службе документационного обеспечения управления.
Запрещается
выносить из помещения подлинники документов без соответствующего указания
руководства.
Протоколы
Протоколы составляются на основании
записей, произведенных во время совещания, представленных тезисов докладов и
выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются
структурными подразделениями Общества, на которые возложена их подготовка, не
позднее, чем за 5 дней до даты заседания. Справки подписываются руководителями
структурных подразделений-исполнителей. [6; c.14 ]
Записи во время заседания, сбор материалов
и подготовка текста возлагается на секретаря руководителей подразделений,
готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее,
чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола
визируются руководителями структурных подразделений, ответственных за
подготовку. Хранятся протоколы в приемной, либо у секретаря комиссии.
Основное содержание докладов и выступлений
помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается
в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Решение – в тексте протокола
печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
Содержание
особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте
протокола после соответствующего постановления (решения).
Допускается форма составления протокола,
при которой фиксируется только принятые постановления (решения) по соответствующим
вопросам.
Подлинники
протоколов регистрируются и хранятся в секретариате.
Подлинники протоколов заседаний рабочих
групп регистрируются и хранятся у менеджера по качеству.
Копии протоколов при необходимости
рассылаются должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель
составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший
рассмотрение вопроса.
Протоколы
печатаются на стандартном бланке формата А4 и имеют следующие реквизиты:
Наименование документа – слово Протокол печатается от границы
верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается
по центру;
Вид заседания, совещания – отделяется от
предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и выравнивается по центру.
Место проведения заседания, совещания при
оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило на необычном
месте. Печатается через два межстрочных интервала после реквизита «вид
заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.
Дата и номер протокола. Дата оформляется
цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных
интервала ниже предыдущего реквизита.
Основная часть протокола печатается через
1,5 межстрочных интервала.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и
его наименование с предлога «О» («Об»), которое печатается центрировано другим
размером шрифта и подчеркивается одной чертой после должностных лиц,
выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при
рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем
указывается принятое по этому вопросу решение. [10; c.45 ]
Подпись отделяется то текста 3 межстрочными интервалами
и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании
(совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой
границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется
относительно самой длинной строки.
Расшифровка
подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без
пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается
правым полем.
Гриф
(пометка ограничения доступа к документу) – печатается в правом верхнем углу
первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через
1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.
Служебные записки
Служебные
записки готовятся: [6; c.75 ]
как ответы о выполнении поручений руководства;как средство общения между руководителями структурных подразделений;как инициативные (служебные и докладные).
Сроки подготовки записок о выполнении
поручения устанавливаются резолюцией генерального директора.
Тексты
служебных записок должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в
резолюции руководителя.
Служебные записки печатаются на
стандартных бланках формата А4.
При
оформлении служебной записки на двух и более страницах вторая и последующие
страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.
Текст служебного записки, как правило,
должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны
и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации – адресата.
Текст записки излагается от 3-го лица
единственного числа.
Текст записки, как правило, состоит из
двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование
составления записки, во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы,
предложения, просьбы, решения и т.д.
Контроль исполнения осуществляет автор служебной
записки. За два дня до истечения срока исполнения задания, руководители обмениваются
информацией по исполнению.
В случае неисполнения в срок, автор служебной
записки представляет докладную вышестоящему руководителю с приложением копии
служебной записки.
После исполнения служебной записки, автор обязан
сделать отметку о выполнении задания, поставить дату и подпись.
Оформление, телефонограмм, факсимильных сообщений
Телефонограммы
рекомендуется применять для передачи вызова на совещания, заседания, а также
для получения сведений оперативного характера, требующих документального
оформления. [6; c.65 ]
Исходящие
и входящие телефонограммы за подписью генерального директора, заместителей
генерального директора передаются и принимаются секретарем-референтом, а
телефонограммы, подписанные руководителями структурных предприятий и
подразделений, передаются и принимаются лицами, ответственными за документацию
в структурных подразделениях.
После
сверки с принимающими текста телефонограммы передающий заполняет справочные
реквизиты:
после слова «Принял» указывают должность и фамилию лица,
принявшего телефонограмму, и номер его телефона;после слова «Передал» указывают должность, фамилию, номер
телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи и дате.
Подлежащий передаче по телефаксу документ
учитывается в журнале регистрации исходящих факсограмм, а переданные документы
возвращаются исполнителю; поступившие факсограммы учитываются в журнале регистрации
входящих факсограмм и передаются по назначению немедленно.
Тиражирование
документов
Принимаются
материалы для тиражирования в виде первых экземпляров компьютерного текста.
Компьютерный текст должен быть отпечатан четким шрифтом на белой бумаге, без
рукописных поправок и расположен согласно требованиям стандартов в области
документации.
Приказы,
распоряжения и информационные письма за подписью руководства тиражируются
секретарем-референтом.
Документы,
подлежащие тиражированию в количестве свыше 100 экземпляров, а также все виды
бланков, форм статистической и бухгалтерской
отчетности, книги и журналы учета печатаются в типографии.
2.3 Организация документооборота и
исполнение документов
Организация документооборота
Движение
документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправки образуют документооборот.
Под объемом
документооборота понимается число отдельных видов и общее количество входящих,
исходящих документов в каждом структурном подразделении и в ООО «БИОТЭК» в
целом.
Менеджер по
документоведению и секретарь-референт учитывают документы ежедневно при их
получении и подготовке к отправке.
Организация доставки документов
Доставка документов
осуществляется средствами почтовой и электрической связи. [9; c.31
]
С
помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и
регистрируемых писем, почтовых карточек, пакетов, а также печатные издания.
По
каналам электрической связи поступают: факсограммы, телефонограммы, сообщения
по электронной почте.
Прием, обработка и распределение поступающих документов
Документы,
поступающие в ООО «БИОТЭК» на бумажных носителях, проходят первичную обработку,
предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и
доставляются исполнителям.
Прием
и первоначальная обработка поступающих документов осуществляется менеджером по
документоведению.
Конверты,
поступающие в адрес руководства и без указания конкретного адресата, за
исключением личной корреспонденции, вскрываются, при этом проверяется
целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении
повреждения, отсутствия документов или приложений к ним на последнем листе
после подписи проставляется соответствующая отметка и об этом сообщается
отправителю.
Не
уничтожаются конверты в случаях, когда только по конверту можно определить адрес
отправителя.
Также
не уничтожаются конверты с судебными, претензионными, арбитражными документами
и с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.
Прием
телефонограмм осуществляется непосредственно секретарем-референтом или
менеджером по документоведению.
Документы
с резолюциями генерального директора, заместителей генерального директора
ставятся на контроль, а затем передаются менеджером по документоведению по
листу рассылки РСПП.
Порядок прохождения входящих документов
Документы
(письма, факсограммы, сообщения электронной почты), поступившие на имя
руководства, рассматриваются и регистрируются в журнале регистрации поступающей
корреспонденции менеджером по документоведению и передаются руководству для
рассмотрения. [1; c.14 ]
После
рассмотрения документы, поставленные на контроль, передаются менеджеру по
документоведению, который вносит резолюцию в регистрационно-контрольную
карточку. Затем документ под расписку передается в структурное подразделение.
Передача
документов, поступивших на имя руководства, из одного СПГП в другое,
производится только через менеджера по документоведению.
Документы
передаются в соответствующие структурные подразделения поочередно, либо
одновременно в копиях. Все поручения руководства копируются по числу
исполнителей, а подлинники направляются ответственному исполнителю.
Ответственный
исполнитель, получив документ и ознакомив с ним соисполнителей, должен
организовать его исполнение с учетом установленного контрольного срока.
На
входящие документы ответ в письменном виде необходимо давать в случае просьбы
адресата или наличия указания руководства о подготовке ответа.
Во
всех случаях, не требующих подготовки проектов распорядительных документов,
исполнитель представляет служебную записку с краткой информацией об исполнении
поручения, ставит дату и подпись на документах, по которым поставленные вопросы
решены в оперативном порядке.
На
документе или копии, полученных для сведения и не требующих ответа, делается
надпись «ответа не требуется, в дело №
».
Отметка
об исполнении документа и направлении его в дело помещается на лицевой стороне
первого листа документа на нижнем его поле.
Менеджером
по документоведению о результатах выполненного задания делается соответствующая
запись в регистрационно-контрольной карточке.
Организация работы с исходящими документами
Исполнитель
до передачи подготовленного документа на подпись проверяет его содержание,
правильность адресования, наличие необходимых виз и приложений к документу.
Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых
он готовился. [8; c.69 ]
Печатаются
документы, представляемые на подпись руководству, по количеству адресов с двумя
копиями.
Представляемые
на подпись генеральному директору документы визируются на первой копии РСПП и
заместителем генерального директора. Первая копия остается у менеджера по
документоведению, вторая - возвращается
после регистрации документа в структурное подразделение.
Подписанные
руководством документы оформляются и регистрируются в журнале регистрации
исходящей корреспонденции менеджером по
документоведению.
Структурные
подразделения не имеют права отправлять за своими номерами и заверять
документы, подписанные руководством.
До
передачи документов на отправку работник обязан:
тщательно проверить правильное оформление и адресование документов
с указанием почтового индекса, наличие подписей, виз и приложений;на письмах с несколькими адресами отметить адрес того
корреспондента, которому посылается данный экземпляр письма, причем каждый
экземпляр письма должен быть обязательно подписан;поставить на документах исходящий номер;в ответном письме ниже даты и номера исходящего документа указать
номер и дату документа, на который дается ответ;заверить копию отправляемого документа, которая остается для
подшивки в дело.
Секретарь-референт
перед отправкой документов проверяет наличие соответствующих подписей,
исходящего номера, даты, адреса и указанных в письмах приложений.
Документы,
оформленные с нарушением правил, к отправке не принимаются.
Расхождение
между датами подписи документа и сдачи его на отправку более чем на один должно
быть исправлено лицом, подписавшим документ, или лицом, его замещающим.
С
нарочными доставляются документы в СПГП, а также другие организации в
соответствии с указаниями руководства. Данная корреспонденция оформляется по
реестру и сдается под расписку.
Перевозка
служебных документов городским транспортом запрещается.
2.4 Регистрация документов
Регистрация
документов – запись данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт
его создания, отправления или получения.
Вся
поступающая корреспонденция подлежит обязательной регистрации. Каждый документ,
поступающий в ООО «БИОТЭК», регистрируется один раз.
Входящие
документы регистрируются в день их поступления, исходящие – в день подписания.
Индекс входящего и исходящего состоит из индекса дела по номенклатуре и
порядкового регистрационного номера документа. Индексами распорядительных
документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые
присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документа.
Документы,
поступающие на имя руководства, в адрес ООО, и исходящие за подписью
руководства, регистрируются менеджером по документоведению на бумажном и
электронном носителях.
Входящая
и внутренняя корреспонденция, адресованная структурным подразделениям, и
исходящие документы, подписанные начальниками структурных подразделений,
регистрируются в соответствующих структурных подразделениях в электронной форме
(папка «Регламент»).
Не
подлежат регистрации:
телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях;сводки и информация, присланная для сведения;рекламные извещения и плакаты;поздравительные письма и пригласительные билеты;бухгалтерские документы;печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени);формы статистической отчетности.
2.5
Контроль над исполнением документов
Контроль
исполнения включает в себя:
постановку документа на контроль;своевременное доведение документа до исполнителя;промежуточную проверку;напоминание исполнителю о завершении срока исполнения;прием и проверка исполненных документов;информирование руководителя;снятие с контроля.
На
контроль ставятся приказы, распоряжения, поручения и указания генерального
директора и его заместителей, в которых есть конкретные исполнители и сроки
исполнения. [11; c.56 ]
Документ
с пометкой «срочно» готовится в кратчайшие сроки, но не более 8 рабочих часов
после ознакомления с ним исполнителя.
При
постановке на контроль документа, необходимая информация о нем менеджером по
документоведению вводится в журнал регистрации поступаемых (внутренних)
документов и заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК). В карточку
вносятся данные о виде, дате, номере и авторе документа, содержании поручения,
фамилии исполнителя и сроке исполнения.
После
заполнения РКК, менеджером по документоведению готовится лист рассылки и копии
документа по числу исполнителей.
Не
позднее 2-х часов после подписания документа генеральным директором, менеджер
по документоведению должен известить исполнителей и вручить им под роспись
копии документа, подлежащего исполнению.
Ответственный
исполнитель организует работу соисполнителей и готовит проект документа по
итогам работы группы.
При
сроке исполнения документа до одного месяца и более, менеджер по
документоведению осуществляет промежуточные проверки состояния исполнения:
до одного месяца – через каждые 10 дней;от одного месяца до трех месяцев – через каждый месяц;от трех месяцев до одного года – через каждые три месяца.
Результаты
и дата проверки заносятся в РКК, а информация предоставляется генеральному
директору.
За
два рабочих дня до истечения срока исполнения документа, менеджер по
документоведению напоминает исполнителю о завершении срока исполнения, с
отметкой о дате и времени напоминания в справке о состоянии исполнения документов.
В
случае невозможности исполнения документа в указанный срок, исполнитель не
менее, чем за сутки до истечения срока исполнения, представляет в службу ДОУ
служебную записку на имя генерального директора с мотивированным предложением о
переносе срока исполнения. Служебная записка в тот же день передается
генеральному директору, который устанавливает новый срок исполнения, после чего
изменения срока исполнения заносятся в РКК и доводятся до исполнителя.
В
случае неисполнения документа до 16-00 часов дня, предшествующего контрольной
дате без предварительного уведомления служебной запиской исполнителя о переносе
срока исполнения, документ считается неисполненным и исполнитель обязан
представить в службу ДОУ объяснительную записку на имя генерального директора о
причинах неисполнения документа.
Решение
о снятии документа с контроля принимает генеральный директор или заместитель
генерального директора, отдавший распоряжение, после ознакомления с проектом
представленного документа путем росписи в графе 7 справки о состоянии
исполнения документов. Справка возвращается в службу ДОУ, где менеджер по
документоведению в РКК ставит отметку о снятии документа с контроля.
Если
документ подготовлен недостаточно полно или некачественно, то он возвращается
на доработку в сроки, указанные в резолюции генерального директора. В РКК
менеджером по документоведению вносятся
сроки доработки документа, которые доводятся до исполнителя.
2.6 Организация документов в
делопроизводстве
Основными видами работ,
обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются
составление номенклатуры дел и формирование дел.
Составление номенклатуры дел
Номенклатура дел - систематизированный
перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их
хранения, оформленный в установленном порядке. [9; c.48 ]
Номенклатура
дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования
дел, обеспечения поиска документов и учета дел, она является классификационным
справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.
Номенклатура дел организации не позднее
декабря текущего года уточняется каждым структурным подразделением и вводится в
действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура
дел структурного подразделения составляется ежегодно уполномоченным по СМК, согласовывается
с менеджером по качеству, менеджером по документоведению, и подписывается
руководителем структурного подразделения.
На
основании подписанных и согласованных в соответствии с п.3 номенклатур дел
структурных подразделений, менеджером по документоведению составляется сводная
номенклатура дел по установленной форме, утверждается генеральным директором.
После
утверждения сводной номенклатуры дел, структурные подразделения могут получить
выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Сводная
номенклатура дел включает заголовки дел всех структурных подразделений
Общества.
При
составлении номенклатур дел необходимо руководствоваться положениями о
структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе ООО
«БИОТЭК», перечнем типовых управленческих документов, образующихся в
деятельности организаций, с указанием сроков хранения, стандартом.
При
составлении номенклатуры дел изучаются документы, образующиеся в деятельности
структурных подразделений, их виды, состав и содержание.
В
номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые
участки работы.
Названиями разделов номенклатуры дел
являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы
располагаются в соответствии с утвержденной структурой. При этом первый раздел
номенклатуры включает заголовки дел службы документационного обеспечения управления,
содержащие организационно-распорядительную документацию ООО «БИОТЭК».
В
номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел
в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс
сохраняется.
В
начале номенклатуры располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную.
Далее идут плановые и отчетные документы (годовые, квартальные, месячные планы
и сводные, квартальные, месячные и статистические отчеты).
После
этого в номенклатуре располагаются заголовки дел, содержащих документы по
одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства. Для них
употребляется термин «документы» с указанием в конце заголовка в скобках
основных видов этих документов.
Формирование и оформление дел
Формированием
дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с
номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формированием
дел в структурных подразделениях занимаются уполномоченные по СМК, они также
отвечают за составление описей дел и своевременную передачу дел на хранение в
архив.
Контроль
над правильным формированием дел осуществляет менеджер по документоведению.
При
формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками
дел по номенклатуре;систематизировать документы внутри дела в последовательности решения
вопроса по хронологии. При этом документ-ответ должен располагаться после документа-запроса;помещать приложения вместе с основными документами;группировать в дело документы одного календарного года, за
исключением переходящих дел;раздельно группировать в дела документы постоянного и временного
сроков хранения;в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние
экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле
нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе
с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.
Документы
внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической
последовательности или их сочетании.
Переписка
систематизируется в хронологической последовательности, как правило, за период
календарного года.
При
возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году,
документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего
года.
Распорядительные документы группируются в
дела по видам и хронологии с относящимся к ним приложениями.
Приказы
по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.
Приказы
оперативного характера (о командировках, отпусках, дежурствах, взысканиях)
формируются в отдельное дело.
Положения,
инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к
ним и группируются вместе с указанными документами.
Протоколы в деле располагаются в
хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в
отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
Годовые планы, сметы, отчеты подшиваются в
дела того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от даты их
составления и даты поступления.
Перспективные
планы подшиваются в дела по дате их утверждения.
Документы
в личных делах располагаются по мере их поступления.
Лицевые
счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в
порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.
Аналогично
группируются претензии и обращения граждан и организаций.
В
случае получения повторного письма или появления дополнительных материалов они
подшиваются к данной группе документов.
Дела
должны находиться в рабочих комнатах и храниться в шкафах, обеспечивающих их
полную сохранность.
В
целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии
с номенклатурой дел.
Документальные
материалы, законченные делопроизводством, в течение одного года хранятся в
структурных подразделениях и используются в справочной работе
Руководители
подразделений и уполномоченные по СМК несут ответственность за сохранность
документов и их использование.
В зависимости от сроков хранения
проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат
дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;нумерацию листов в деле;составление листа-заверителя дела;составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;подшивку и переплет дела;- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
В
целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов,
включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи,
нумеруются. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Листы
нумеруются простым графическим карандашом в развернутом виде арабскими цифрами
валовой нумерацией в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящие из
нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии,
чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы,
представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом
верхнем углу.
Подшитые
в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным
номером каждое вложение в конверте.
После
завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая
располагается в конце дела. Она составляется
на отдельном листе-заверителе. В заверительной надписи цифрами и
прописью указывается количество листов в данном деле и отдельно количество
листов внутренней описи (при ее наличии), оговариваются следующие особенности дела:
наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;номера листов с наклеенными фотографиями, рисунками, документами,
вырезками из газет и т.п.;номера крупноформатных листов.
Заверительная
надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи,
должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке
дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит
«срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей графы
номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне
типовых документов с указанием сроков хранения.
Для
учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше
10 лет) хранения, учет которых определяется спецификой данной документации
(особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов
дела (Приложение Н).
В
начале дел, содержащих приказы по основной деятельности, приказы по личному
составу, распоряжения, протоколы заседаний и документы к ним, а также в делах
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по
разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное
содержание документов, также составляется внутренняя опись.
Внутренняя
опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит
сведения о порядковых номерах документах дела, их индексах, датах, заголовках и
номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи
составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью
количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя
опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки
подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и
подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела
подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Документы
постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в
твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного
чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету)
металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела
временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в
скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела
не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
Организация оперативного хранения документов
С
момента заведения и до передачи в архив предприятия дела хранятся по месту их
формирования. [3; c.75 ]
Начальники
структурных подразделений и работники, ответственные за документацию, обязаны
соблюдать сохранность документов и дел.
Дела,
находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных помещениях,
располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах,
обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и
воздействия солнечного света.
В
целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в
соответствии с перечнем документации, который помещается на внутренней стороне
шкафа.
Завершенные
дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по
месту их формирования в течение одного года, а затем сдаются в архив
предприятия.
Документы,
находящиеся на хранении в архиве предприятия, предоставляются сотрудникам
структурных подразделений для работы или во временное пользование (на срок не
более одного месяца) под расписку в учетном журнале выдачи документов и дел с
разрешения руководства предприятия. Выдача дел оформляется требованиями,
подписанными начальником структурного подразделения, запрашивающего дела, и
завизированными руководством предприятия. Сотрудники, получившие во временное
пользование дела из архива, несут ответственность за сохранность архивных
документов. По истечении установленного срока дела необходимо вернуть в архив
предприятия. При необходимости производится переоформление документов на
выданные дела после ознакомления работника архива с их сохранностью.
Подлинники
приказов, распоряжений, протоколов совещаний и документов к ним из архива
предприятия (за редким исключением) не выдаются. В необходимых случаях с
разрешения руководства предприятия снимаются копии с этих документов. Копии
архивных документов, архивные справки могут предоставляться организациям или
гражданам по их письменным запросам с разрешения руководства предприятия.
Изъятие
документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и
производится с разрешения руководства ООО «БИОТЭК» с составлением в деле
заверенной копии документа и акта о причине выдачи подлинника.
МОСКОВСКАЯ
ФИНАНСОВО-ЮРИДИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
Факультет
_______________________
Кафедра_________________________
Дневник учебной практики
Студента ____________
Группы______________
Предприятие
ОО «БИОТЭК»
Должность
Документовед
Дата
Содержание выполненной работы
Подпись руководителя
27 июля- 28 июля
Общее ознакомление с деятельностью
предприятия (специфика деятельности, производимая продукция)
31 июля- 3 августа
Ознакомление архивами
предприятия (историей, приказами, уставами)
4 августа
Ознакомление с библиотечной системой предприятия (книги,
журналы, статейные вырезки)
5-7 августа
Разработка единого перечня всей имеющейся научной литературы на
предприятии, составление системы приема-выдачи литературы руководителям
отделов.
10-11 августа
Ознакомление с системой документооборота компании, выявлены
основные недостатки, включая отсутствие единого стандарта подачи документов,
отсутствие контроля за исполнением приказов и распоряжений и пр.
12 августа- 14 августа
Исполнение обязанностей секретаря (на время больничного):
разработка приказов, контроль за исполнением поручений, разбор входящих
документов
17 -18 августа
Разработка предложения по внедрению на предприятии единого
стандарта «Управление организационно-распорядительной документацией»
19 августа
Презентация предложения по внедрению на предприятии единого стандарта
«Управление организационно-распорядительной документацией» генеральному
директору ООО «БИОТЭК»
20-21 августа
Презентация предложения по внедрению на предприятии единого
стандарта «Управление организационно-распорядительной документацией» руководителям
структурных подразделений ООО «БИОТЭК»
МОСКОВСКАЯ
ФИНАНСОВО-ЮРИДИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
Факультет
_______________________
Кафедра_________________________
Дневник
производственной практики
Студента ____________
Группы______________
Предприятие
ОО «БИОТЭК»
Должность
Документовед
Дата
Содержание выполненной работы
Подпись руководителя
24 августа
Основные требования к оформлению служебных документов
25-26 августа
Разработка подраздела «Порядок
подготовки и оформления документов -Приказы и распоряжения стандарта» «Управление
организационно-распорядительной документацией»
27-28 августа
Разработка подраздела «Порядок
подготовки и оформления документов Протоколы» «Управление
организационно-распорядительной документацией»
31 августа-1 сентября
Разработка подраздела «Порядок
подготовки и оформления документов Служебные записки» «Управление
организационно-распорядительной документацией»
2-3 сентября
Разработка подраздела «Порядок
подготовки и оформления документов Оформление, телефонограмм, факсимильных
сообщений»
«Управление организационно-распорядительной документацией»
4сентября
Разработка подраздела «Порядок
подготовки и оформления документов Тиражирование документов» стандарта «Управление
организационно-распорядительной документацией»
7 сентября
Разработка подраздела «Организация
документооборота и исполнение документов- Общий порядок подготовки документов» стандарта «Управление
организационно-распорядительной документацией»
8-9 сентября
Разработка подраздела «Организация документооборота
и исполнение документов- Приказы и распоряжения» стандарта «Управление
организационно-распорядительной документацией»
10-11 сентября
Разработка подраздела «Организация
документооборота и исполнение документов- Протоколы» стандарта «Управление
организационно-распорядительной документацией»
14-15 сентября
Разработка подраздела «Организация
документооборота и исполнение документов- Служебные записки» стандарта «Управление
организационно-распорядительной документацией»
16-17 сентября
Разработка подраздела «Организация
документооборота и исполнение документов- Оформление, телефонограмм, факсимильных
сообщений
» стандарта «Управление
организационно-распорядительной документацией»
18 сентября
Разработка подраздела «Организация
документооборота и исполнение документов – Организация документооборта стандарта «Управление
организационно-распорядительной документацией»
21-22 сентября
Разработка подраздела «Организация
документооборота и исполнение документов – Организация доставки документов «Управление
организационно-распорядительной документацией»
23-24 сентября
Разработка подраздела «Организация
документооборота и исполнение документов – Прием, обработка и распределение
поступающих документов «Управление организационно-распорядительной документацией»
25-28 сентября
Разработка подраздела «Организация документооборота и исполнение
документов – Порядок прохождения входящих документов стандарта «Управление
организационно-распорядительной документацией»
29-30 сентября
Разработка подраздела «Организация документооборота и исполнение
документов – Организация работы с исходящими документами
Стандарта «Управление организационно-распорядительной
документацией»
1-2 октября
Разработка подраздела «Регистрация документов стандарта
«Управление организационно-распорядительной документацией»
МОСКОВСКАЯ
ФИНАНСОВО-ЮРИДИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ
Факультет
_______________________
Кафедра_________________________
Дневник преддипломная практики
Студента ____________
Группы______________
Предприятие
ОО «БИОТЭК»
Должность
Документовед
Дата
Содержание выполненной работы
Подпись руководителя
5-6 октября
Разработка подраздела «Контроль над
исполнением документов- Составление
номенклатуры дел» стандарта «Управление
организационно-распорядительной документацией»
7-9 октября
Разработка подраздела «Контроль над
исполнением документов- Формирование
и оформление дел» стандарта «Управление организационно-распорядительной
документацией»
12-13 октября
Разработка подраздела «Контроль над
исполнением документов- Организация оперативного хранения
документов» стандарта «Управление организационно-распорядительной
документацией»
14 октября
Презентация разработанного стандарта генеральному директору ООО
«БИОТЭК»
15-16 октября
Внесение изменений в стандарт, корректировка данных
19-20 октября
Разработка программы внедрения стандарта на предприятии, форм
контроля за исполнением стандарта
21-27 октября
Исполнение обязанностей секретаря (на время отпуска): разработка
приказов, контроль за исполнением поручений, разбор входящих документов
28-29 октября
Презентация стандарта предприятия всем структурным
подразделениям
30-31 октября
Проведение обучения руководителей
отделов и предприятий по исполнению стандарта
Список использованной литературы
Андреева В.И.
Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами
документов. Изд.4-е, испр. и доп. – М.: Интел-
Синтез, 2006.Верховцев А.В.
Делопроизводство в кадровой службе – М.: ИНФРА –М, 2003.Делопроизводство
(Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник /
Под ред. Т.В. Кузнецовой. М., 2008Делопроизводство в
системе государственного управления: Учебно-практическое пособие. - М.: РАГС,
2005. Кирсанов М.В., Аксенов
Ю.М. Курс делопроизводства: Учебное пособие. 4-е изд., испр. и доп. - М.:
Феникс, 2004.Организация работы с
документами: Учебник // В.А. Кудряев и др. М., 2008Организация работы с
документами: Учебник, 3-е изд., перераб. и доп. / Под ред. проф. В.А. Кудряева.
- М.: ИНФРА-М, 2006. Савенкова Т.М.
Документирование и делопроизводство. Новосибирск: СибАГС, 2006. Стенюков М.В. Документы.
Делопроизводство. М., 2008Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. М., 2007Стенюхов М.В. Справочник по делопроизводству – М. Лира, 2004.Тейлор Клэр Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с
англ.- М..: Сол Систем; Финансы и статистика, 2006.Шатина Н.В. Как работать с документами, составляющими коммерческую
тайну // Предпринимательское право, 2005, № 9.www.biotec.ru