Тема: Архивы муниципальные

• Вид работы:
  Другое по теме: Архивы муниципальные
• Предмет:
  Основы права
• Когда добавили:
  06.03.2018 17:08:48
• Тип файлов:
  MS WORD
• Проверка на вирусы:
  Проверено - Антивирус Касперского

Другие экслюзивные материалы по теме

• Полный текст:
  
  
  
  

  ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИОННО МЕТОДИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВОВ.

  2.1 Понятие, принципы и критерии определения организаций источников комплектования муниципальных архивов

  Архив (лат. archivum от греч. άρχεϊον «присутственное место») это:

  1. «учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов»;
  2. собрание письменных памятников (рукописей, писем и т. п.), относящихся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица.

  Муниципальные архивы это структурные подразделения органов местного самоуправления муниципального района городского округа или муниципальные учреждения, создаваемые этими органами, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов АФ РФ, а также других архивных документов.

  В соответствии с положениями Федерального закона от 22октября 2004г.№ 125-ФЗ «Обархивном деле в Российской Федерации» Архивный фонд Российской Федерации постоянно дополняется документами, образующимися в процессе деятельности организаций разных областей деятельности и форм собственности.

  Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в ходе деятельности которых формируются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных, муниципальных архивов архивными документами.

  Сложившаяся в настоящее время система организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов зафиксирована в списках организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов.

  Правовой базой определения организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов считаются законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле, а также нормативные акты, обуславливающие порядок управления, функционирование, цели и задачи организаций, процедуру документирования их деятельности.

  Цель методологии ― улучшить систему определения организаций источников комплектования государственных, муниципальных архивов, сочетающую теоретические, методические, организационные аспекты.

  Комплектование архива ― это сбор документов у организаций или физических лиц, в деятельности которых образуются эти важные документы подлежащие передаче в государственные архивы.

  Определение организаций-источников комплектования муниципальных архивов осуществляется на базе общенаучных принципов историзма, системности и целостности.

  Государственные органы, органы местного самоуправления причислены к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов, так как они реализовывают практически все функции руководства, организации, контроля в установленной сфере деятельности. В их фондах сосредоточена вся информация (документы) других организаций.

  
  

  Комплектование муниципального архива происходит по данной схеме (Рис. 2.1)

  Рис.2.1 Комплектование муниципального архива

  Организации, функционирующие на территории Российской Федерации различаются:

  1. согласно роду деятельности (предприятия, учреждения, общественные объединения граждан);
  2. по подчиненности (федеральные, субъектов Российской Федерации, муниципальные);
  3. по видам собственностей и полномочий по распоряжению имуществом (государственные, муниципальные, частные);
  4. согласно цели деятельности, организационно-правовой формы:
  5. коммерческие (хозяйственные товарищества и общества, кооперативы, государственные и муниципальные унитарные предприятия);
  6. некоммерческие (потребительские кооперативы, общественные или религиозные организации, благотворительные или иные фонды, партнерства, учреждения, различные ассоциации и союзы).

  Организации могут быть причислены к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов.

  Организации, образующие в течении деятельности наиболее значимые комплексы документов, отображающие основные (профильные) функции в ведомстве или являющиеся ведущими (головными) в конкретной сфере деятельности (отрасли), информация которых повторяется в других организациях в наименьшем объёме, относятся к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов.

  При определении организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов рекомендовано принимать во внимание следующее:

  1. особую роль организации (масштаб деятельности и работы; участие в международных, государственных, региональных программах; экстремальные условия работы; заслуги награды, премии, общественное признание; стабильность существования и др., а также историческую преемственность приема ее документов в архив);
  2. позицию организации среди других организаций в области комплектованиягосударственного, муниципального архива, в том числе, градообразующие организации и наиболее характерные для данной территории организации.

  При отнесении негосударственных организаций к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов, наравне с отмеченным ранее, берется во внимание: преемственная связь профиля деятельности государственной организации-предшественника (при ее наличии), многопрофильность деятельности, состав учредителей, считается ли она объединением организаций (корпорации, ассоциации и др.), постановка работы с документами, использование в организации точного порядка снятия грифа «коммерческой тайны».

  «При отнесении общественных объединений к числу источников комплектования государственных, муниципальных архивов принимается во внимание: известность среди населения, количество членов, полнота документирования деятельности...».

  Организации-источники комплектования государственных, муниципальных архивов подразделяются на две категории:

  1. организации-источники комплектования полного приема;
  2. организации-источники комплектования выборочного приема документов (повидового или группового).

  Под формой приема документов подразумевается состав документов, поступающих в архив от организаций-источников комплектования. Организации-источники комплектования полного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы после проведения экспертизы ценности целую совокупность собранных документов постоянного срока хранения. Организации-источники комплектования группового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы полный комплекс документов постоянного срока хранения от отдельных организаций из всей их группы. Организации-источники комплектования повидового выборочного приема передают на хранение в государственные, муниципальные архивы только отдельные типы документов постоянного срока хранения.

  Объем выборочной совокупности (организаций или документов) формируется каждым архивом с учетом: количества и однородности учреждений определенного типа; ценности и однородности установленных видов документов.

  На сегодняшний день в МКУ «Эвенкийский архив» ─ 73 (семьдесят три) источника комплектования. В том числе по видам собственности: государственных-18, а муниципальных-55.

  
  

  2.2 Рассмотрение и утверждение списков муниципальных архивов: общая характеристика и правовое регулирование

  В ходе анализа проекта списка на ЭПК (ЦЭПК Центральная экспертно-проверочная комиссия (Росархив)) подробному рассмотрению подвергается целый состав организаций, как тех, что внесены в него прежде, так и порекомендованных впервые. При этом, могут появиться предложения: об изменении способа приема документов организации; переносе организации в другой пункт или подпункт списка; уточнении данных, приводимых в графе «примечание»; исключении организации из этого перечня.

  Закрепление списков организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов исполняется в установленном порядке соответственно руководителем федерального архива, руководителем государственного архива субъекта Российской Федерации, руководителем органа местного самоуправления, руководителем муниципального архива.

  Решение о введении организации в перечень организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива доводится до сведения руководителя данной организации письменно с приложением выписки из протокола ЭПК (ЦЭПК).

  Изменения в перечень организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива вносятся экспертным заключением или справкой. В этом заключении или справке должно указываться на основании, каких законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных правовых актов проводились те или иные изменения и прилагаемых в случае необходимости других документов (копий устава, положений, приказов, постановлений, решений, определений арбитражного суда и др.).

  Новые организации вносятся в утвержденный список на основании экспертного заключения, справки, решения ЭПК (ЦЭПК), для негосударственных организаций, общественных объединений прилагается договор. Регулирование вопроса о внесении организации в список организаций-источников комплектования федерального архива проходит две стадии ЭПК архива и ЦЭПК при Росархиве. Согласование введения организации в списки архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов одна стадия ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, также имеет место согласование с ЭМК (ЭК) государственного муниципального архива.

  Организации исключаются из списков организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов в случае:

  1. ликвидации организации;
  2. реорганизации (без передачи документов правопреемнику) на основе данных из реестра регистрации юридических лиц и при условии упорядочения и передачи документов в архив;
  3. для общественных объединений могут использоваться данные не только из реестра регистрации общественных организаций, но и из перечня ликвидированных общественных объединений, не прошедших регистрацию в соответствующих управлениях Министерства юстиции Российской Федерации по субъекту Российской Федерации;
  4. пересмотра ценности образуемых в организации документов посредством дополнительного изучения;
  5. передачи согласно акту приема-передачи документов государственной организации-предшественника, хранящихся у негосударственной организации;
  6. расторжения договора согласно инициативе организации (не желающей продолжать совместное сотрудничество с архивом), оформленного в виде письма или по инициативе архива, когда условия договора организацией не исполняются;
  7. передачи организации-источника комплектования другому архиву по акту приема-передачи.

  В экспертном заключении или справке об исключении организации из списка должны указываться все основания исключения (даты, номера соответствующих документов), а также место нахождения документов постоянного срока хранения и по личному составу.

  В случае расторжения договора с негосударственной организацией-источником комплектования государственного, муниципального архива в соответствии с законодательством Российской Федерации все те документы, которые принял архив, возврату и обмену не подлежат. Решение о передаче в архив упорядоченных документов, еще находящихся в организации, принимается по соглашению сторон или в судебном порядке.

  Изменение способа приема документов организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива возможно согласно итогам специального исследования их документов или подобных (аналогичных) организаций. Данные изменения принимаются в установленном порядке на основании соответствующего экспертного заключения или справки. В случае необходимости решение оговаривают с организацией и это находит отражение в дополнительных соглашениях к договорам с негосударственными учреждениями, общественными объединениями.

  Отдельные изменения в списке организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива разрабатываются по решению ЭПК (ЦЭПК) и после вносятся в список в рабочем порядке.

  Изменения в перечень организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива касательно переименования организации вносятся объяснительной запиской государственного, муниципального архива, направляемой в ЦЭПК, ЭПК уполномоченного органа субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

  При реорганизации, ликвидации целого строя взаимосвязанных организаций, изменения могут быть внесены в перечень не отдельно по каждой из них, а списком таких организаций.

  Ежегодно итоговая запись перечня организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива переформировывается им по состоянию на 1января последующего года.

  По мере накопления изменений или по мере необходимости списки организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов переутверждаются, но не реже чем один раза в 5лет.

  В связи с преобразованиями в экономической, социальной, общественной жизни регионов работа по контролю над организациями-источниками комплектования государственных, муниципальных архивов и необходимому уточнению списков обязана вестись регулярно и фиксироваться в текущих планах работы архивов.

  Возможно формирование сводного списка организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов субъекта Российской Федерации посредством объединения под одним титульным листом «списков архивов».

  В списки организаций-источников комплектования государственных, муниципальных архивов ликвидируемые организации не должны включаться.

  При обнаружении бесхозяйных документов, они начинают изучаться и те из них, которые будут отнесены к составу архивного фонда Российской Федерации, в установленном порядке (по решению суда) переходят в соответствующий архив.

  Государственный, муниципальный архив ведет наблюдательное дело на каждую организацию-источник комплектования. В него рекомендуется включать следующие категории документов:

  1. документы, которые характеризуют организацию;
  2. документы, которые характеризуют постановку делопроизводства в организации.

  Документы, которые характеризуют организацию:

  1. копии нормативно-распорядительных документов о формировании организации и ее создании, проводимых изменений ее наименования и подчиненности, реорганизации и ликвидации;
  2. справки о различных изменениях в структуре и виде собственности организации;
  3. выписки из протоколов заседаний ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела о включении организации в список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и об исключении из того списка;
  4. экспертные заключения или справки.

  Документы, которые характеризуют работу архива организации, постановку делопроизводства в организации:

  1. карточка учета работы с организациями (находящаяся в картотеке);
  2. копии распорядительных документов руководителей организаций о назначении лица отвечающего за делопроизводство и архив, о создании и составе экспертной комиссии организации;
  3. положение об архиве;
  4. планы работы экспертной комиссии организации;
  5. положение об экспертной комиссии организации;
  6. переписка об изменении номенклатуры дел;
  7. распорядительный документ о введении инструкции по делопроизводству;
  8. акты. справки, предписания о результатах проверок делопроизводства и архива организации;
  9. акты организации об утрате документов постоянного срока хранения, документов по личному составу, акты о ненахождении документов, возможности поиска которых исчерпаны, документы о причинах утраты и мерах по розыску документов;
  10. переписка с организацией согласно задачам ведения делопроизводства и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации (докладные записки в адрес руководства и вышестоящей организации, протоколы совещаний при руководстве и др.).

  В случае необходимости состав и структура документов наблюдательного дела может быть уточнена.

  С целью контроля за качеством описей в наблюдательное дело могут быть вмещены заключения на годовые разделы описей, направляемые на рассмотрение ЭПК федерального архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, и выписки из протоколов заседаний ЭПК с замечаниями к ним.

  Наблюдательное дело создается в момент введения организации в список организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива и ведется вплоть до исключения организации из него.

  Перечень документов, помещенных в наблюдательные дела, время от времени дополняется соответствующим комплексом действующих нормативно-методических и других документов.

  На обложке наблюдательного дела пишется название государственного, муниципального архива, полное и сокращенное наименование организации, номер и индекс организации согласно списку организаций-источников комплектования государственного, муниципального архива, номер архивного фонда.

  В случае если такие реквизиты изменяются таких как номер, наименование организации, то обложка наблюдательного дела переоформляется.

  При передаче организации-источника комплектования архива в другой архив передается и ее наблюдательное дело.

  Если организацию исключают из числа источников комплектования муниципального архива, то ее наблюдательное дело подвергается полной обработке (экспертизе, переплету, нумерации), включают в опись и передают на постоянное хранение в муниципальный архив.

  Региональный государственный контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в муниципальных органах исполняется на основании статьи 16 Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

  При исполнении регионального государственного контроля Департамент контроля руководствуется:

  1. Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях;
  2. Федеральным законом от 26 декабря 2008 года № 294 ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;
  3. постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2010 года № 489 «Об утверждении правил подготовки органами государственного контроля (надзора) и муниципального контроля ежегодных планов проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»;
  4. приказом Министерства экономического развития Российской Федерации от 30 апреля 2009 года № 141 «О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля»;

  Нормативные требования в сфере архивного дела установлены:

  1. Федеральным законом от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
  2. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;

  Значительные коррективы в организацию регионального государственного контроля за соблюдением законодательства, в сфере архивного дела в части контроля за муниципальными архивами вносит Федеральный закон от 21 декабря 2013 года № 370-ФЗ «О внесении изменений в ст. 77 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Большинство муниципальных архивов области являются структурными подразделениями органов местного самоуправления. Данный закон определяет особые правила проведения проверочных мероприятий в отношении органов местного самоуправления.

  Нормативно-правовую основу архива в современной России составляет комплекс законодательных, правовых и нормативных актов Российской Федерации, а также и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

  В законодательстве о делопроизводстве, исторически сформировалось, что различные нормы, правила, требования по делопроизводственному процессу управления стали развеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов.

  Главным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...». Это положение развито в важнейшем правовом акте Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ .

  Федеральный закон содержит серию основополагающих положений по документационному обеспечению управления. Закон установил порядок обязательного документирования информации и перевода ее в информационные ресурсы, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация и др.), предписал предприятия и организации всех форм собственности предоставлять соответствующую требуемую информацию органам государственной власти.

  Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей Гражданского Кодекса определены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которого функционируют юридические лица. Кодексом РФ об административных нарушениях предусматриваются административные наказания за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

  Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за незаконные действия с документами и информацией.

  Назовем также Указ Президента РФ:

  1. «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» ;

  Постановления Правительства РФ:

  1. «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации» .

  Остановимся ниже на нормативных актах, обладающих в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенным значением.

  Ряд законодательных актов Российской Федерации Закон «О Государственном гербе Российской Федерации», «О государственном языке Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации». Все они включают в себя нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении официальных документов.

Скачать неопознаный вид работы