Содержание
Введение3
1. Нормативно-правовое регулирование номенклатуры дел5
1.1 Нормативная база номенклатуры дел, её сущность и содержание5
1.2 Определение и назначение номенклатуры дел8
1.3 Оформление сроков и хранение номенклатуры дел10
2. Нормативно-правовое регулирование номенклатуры дел в кадровых подразделениях МВД России14
2.1 Понятие номенклатуры дел. Назначение и виды номенклатуры дел в кадровых подразделениях МВД России15
2.2 Требования к оформлению и составлению номенклатуры дел16
2.3 Структура и порядок документального оформления номенклатуры дел в кадровых подразделениях МВД России19
3. Основное назначение номенклатур дел и порядок их составления в кадровом подразделении ОМВД России по Талицкому району Свердловской области22
3.1 Основные направления деятельности22
3.2 Деятельность специалиста по документальному оформлению по разработке номенклатуры дел организации32
3.3 Анализ номенклатуры дел в кадровом подразделении ОМВД России по Талицкому району Свердловской области47
Заключение52
Список используемой литературы55
Введение
Тема выпускной квалификационной работы актуальна, так как номенклатура дел позволяет упорядочить работу с документами в ОМВД России по Талицкому району Свердловской области.
Объектом данной работы является разработка номенклатуры дел организации.
Поэтому предметом считается номенклатура дел в кадровых подразделениях ОМВД России по Талицкому району Свердловской области.
Основной целью данной выпускной квалификационной работы является проведение анализа номенклатуры дел в кадровых подразделениях МВД России.
Из этого можно вывести следующие задачи:
- определить понятие номенклатуры дел;
- изучить основные требования к составлению номенклатуры дел;
- изучить порядок и структуру документального оформления номенклатуры дел;
- изучить основные направления деятельности в кадровых подразделениях МВД России и деятельность секретаря в организации по разработке номенклатуры дел;
- провести анализ номенклатуры дел в кадровом подразделении ОМВД России по Талицкому району Свердловской области.
В процессе выполнения данной выпускной квалификационной работы мною будут использованы следующие методы исследования: наблюдение, сравнение, анализ и организационно-правовые.
1. Нормативно-правовое регулирование номенклатуры дел
1.1 Нормативная база номенклатуры дел, её сущность и содержание
Документальное оформление в различных учреждениях необходимо вести с соблюдением определенных требований, за невыполнение которых предусмотрена ответственность: уполномоченные органы могут проверить работу с документами.
Таким образом, организация работы с документами направлена на создание оптимальных условий для всех видов работ с документами и включает организацию документального оформления (движения документа с момента создания или получения до исполнения или отправки), их хранение и использование.
Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке. К официальным документам относят управленческие, научные, технические и производственные. Важное место занимают среди официальных документов управленческие документы, которые являются основой документации любой организации. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура учреждения, количество и функции заместителей), так и с другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами). Все документы оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов, только за исключением финансово-бухгалтерских и учетно-статистических, относятся к системе организационно-распорядительной документации. При организации документального оформления в учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативно-правовые акты:
- Федеральный конституционный закон от 27.12.2000 года №2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 27.07.2006 года №152-ФЗ «О персональных данных»;
- Федеральный закон от 02.05.2006 года №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан»»;
- Федеральный закон от 27.07.2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
- Федеральный закон от 27.12.2002 года №184-ФЗ «О техническом регулировании»;
- Федеральный закон от 22.10.2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;
- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения и другое;
- ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;
- ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;
- ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации.Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.
В процессе постоянной работы с документами также могут быть использованы:
- унифицированные системы документации: организационно-распорядительная документация; финансовая, учетная и отчетная бухгалтерская документация бюджетных организаций; документация по трудовым отношениям;
- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
- ведомственные правовые акты нормативного и инструктивного характера.
Несмотря на то, что ГОСТ Р 6.30-2003 регламентирует оформление документов, принадлежащих только к системе организационно-распорядительной документации (приказы, решения, протоколы, акты и письма), правила и требования, заложенные в стандарте, носят универсальный характер и могут применяться для оформления других документов.
Типовая инструкция по делопроизводству, на основании которой издаются инструкции государственных и муниципальных органов исполнительной власти, включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов, такие как приказ, распоряжение, инструкции, протокола, служебные письма и другие виды документов. В ней должны быть описаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. Я считаю, что эта инструкция отражает практически все вопросы организации делопроизводства и на ее основе создаются инструкции органами местного самоуправления. Еще она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретного учреждения.
Для учреждений, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, основные правила работы архивов организаций являются базой для организации их архива.
1.2 Определение и назначение номенклатуры дел
Номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в организации с указанием сроков хранения, имеет несколько направлений использования.
Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, то есть она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных.
Каждое дело в номенклатуре имеет отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, находящихся в нём. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, можно сказать, что с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В дальнейшем наличие этого показателя в автоматизированных системах работы с документами позволяет упростить создание описей на документы постоянного и долговременного сроков хранения, по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
Сроки хранения документов в номенклатуре дел учитываются при создании резервных копий документов на внешних носителях с однократной записью. Точно также, как при формировании дел в одно дело не подшиваются документы с разными сроками хранения, на внешний носитель записываются документы одного срока хранения.
Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов в бумажных системах регистрации индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс отправляемого документа.
Номенклатура дел может использоваться и как вспомогательный справочник:
- при изучении структуры организации;
- вместо описи как учетный описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения до 10 лет включительно;
- основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.
- В документообороте организации номенклатура дел выполняет ряд функций:
- используется как схема систематизации при распределении и группировке исполненных документов в дела на календарный год (заголовки дел из номенклатуры дел переносятся на обложки дел);
- по окончании года номенклатура дел становится учетным документом, содержащим сведения о количестве заведенных в истекшем году дел;
- используется при построении информационно-поисковой системы по документам организации. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы в традиционной системе делопроизводства.
Наиболее значимой функцией номенклатуры дел она является справочным инструментом для поиска нужной информации. Например, для того чтобы определить, где икать необходимый документ, уже подшитый в дело, сначала в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером. Когда нужно подшить исполненные документы, вначале просматривается номенклатура, выбирается дело соответствующего содержания, а затем в него подшиваются документы.
Таким образом, можно сказать, что номенклатура дел является важнейшим организационным документом в течение первых лет после их создания, но их дальнейшее хранение в архиве.
1.3 Оформление сроков и хранение номенклатуры дел
Огромное значение для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел.
Сроки хранения дел, включенных в примерную номенклатуру дел, определяются исходя из их научной и практической ценности в соответствии с действующими типовыми и отраслевыми (ведомственными) перечнями документов, а также перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение.
Для документов, не предусмотренных действующими перечнями, сроки хранения устанавливаются на основании их изучения во взаимосвязи с общим комплексом документов по согласованию с соответствующим органом управления архивным делом.
Для обеспечения единства определения сроков хранения дел при разработке примерных номенклатур дел рекомендуется вести учет вновь установленных сроков хранения.
При разработке примерных номенклатур дел проверяются и уточняются сроки хранения дел, установленные конкретными индивидуальными номенклатурами.
Постоянный срок хранения имеют дела, отражающие основные направления деятельности организации.
Временные сроки хранения могут оговариваться примечаниями, согласно которым дело должно хранится в течении всего установленного срока (истечения срока договора, по окончании расчетов, по завершении ревизии). Срок «до замены новыми» обычно проставляется на нормативных документах, присланных из вышестоящей организации и имеющих для данной конкретной организации правоустанавливающий характер.
Сроки хранения дел, устанавливаются в примерной номенклатуре дел для их применения в индивидуальных номенклатурах дел всех однотипных организаций или организаций системы, связанные между собой соподчинением. При необходимости изменения в них сроков хранения дел, следует согласовать эти изменения с архивом.
Проанализировав все вышесказанное можно сделать вывод, что для повышения эффективности примерной номенклатуры дел в качестве методического пособия по классификации и систематизации документов при составлении индивидуальных номенклатур дел имеет установление сроков хранения документов в номенклатурах дел. Особенно это актуально для современных хозяйственных коммерческих структур в связи с появлением крупных новых комплексов документации, не бывшей раннее в обращении, и необходимостью обеспечения их сохранности. Примерная номенклатура дел является в этом отношении важнейшим ориентирующим методологическим пособием для составителей индивидуальных номенклатур дел. Каждое дело имеет свой срок хранения, и для обозначения временного периода на дела делаются отметки.
Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дел должно осуществляться централизованно. Децентрализованное формирование дел разрешается только в том случае, если организация территориально разобщена, а также в случаях, вызываемых спецификой деятельности организации.
Структурные подразделения группируют в дела документацию по своему профилю. Поэтому надо помнить, что не рекомендуется формирование и хранение дел у исполнителей.
При формировании дела желательно учитывать сроки хранения документов. В одном деле должны находиться документы одного срока хранения. Группировать документы постоянного и временного хранения на одном регистре или в скоросшивателе можно в исключительных случаях, например, если они связаны с решением одного вопроса. Однако по окончании делопроизводственного года такие документы разделяются на два дела согласно номенклатуре.
Толщина папки не должна быть более 20-25 сантиметров, что соответствует 200-250 страницам.
Если же материала набирается больше, то его разбивают или на тома, или на части под общим заголовком. Необходимо внимательно подходить к формированию дел и не подшивать второстепенные материалы, типа приложений или нескольких копий одного и того же документа.
Документы следует подшивать в дело таким образом, чтобы можно было прочитать резолюцию. Если у документа оказались недостаточными левые поля для подшивки, то к ним подклеивают полоску бумаги.
Внутри дела документы можно располагать в хронологическом порядке, по мере их поступления, в логической последовательности или в систематическом порядке (объяснительная записка к отчету финансовой деятельности предприятия, баланс, приложения). При формировании дел, связанных с жалобами, документы следует располагать в алфавитном порядке, что позволяет быстро отыскать нужную жалобу по фамилии ее автора.
Для документов применяют скоросшиватели как с металлическими держателями, так и со шнурками вместо металлических держателей. Широкое применение находят и регистры. Они более практичны, чем скоросшиватели, так как благодаря специальному устройству можно без затруднений вкладывать и изымать из них документы.
В настоящее время различают два способа хранения дел: горизонтальный и вертикальный.
При горизонтальном способе хранения дел их кладут друг на друга. При многотомном деле такой способ удобен, так как позволяет на относительно малой площади хранить все дело.
При вертикальном способе хранения дела расставляют подобно книгам на полке. На корешках дел проставляют номера и индексы, что позволяет их находить сравнительно легко и быстро. Нередко можно увидеть, что на корешках начиная с левого нижнего угла и до правого верхнего угла, по диагонали проводят сигнальную полосу. Обычно на этой полосе и проставляют номер и индекс.
Если хотя бы одна папка вынута из шкафа, полоса прерывается, что позволяет наглядно проверить целостность папок, стоящих в одном ряду.
Выемка из дела какого-нибудь документа, как правило, не допускается. И лишь в исключительных случаях с устного или даже письменного разрешения руководителя такая выемка может быть произведена. В этом случае составляют акт о выдаче документа во временное пользование по определенной форме. Этот акт вкладывают на место изъятого документа и хранят до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожают.
Акт обязательно должен быть скреплен гербовыми печатями организации, которое выдало документ во временное пользование, и предприятия, получившего его.
В том случае, когда выдается во временное пользование дело, заполняется карточка-заместитель. Дела выдаются только специально на то уполномоченным лицам.
Дела возвращаются в тот же день. Выносить их из здания организации или его структурного подразделения можно только с письменного разрешения руководителя.
Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что формированием дел можно считать группировку документов в дела в соответствии с номенклатурой.
2. Нормативно-правовое регулирование номенклатуры дел в кадровых подразделениях МВД России
2.1 Понятие номенклатуры дел. Назначение и виды номенклатуры дел в кадровых подразделениях МВД России
Документы после исполнения группируются в дела. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится документальная классификация, которая закрепляется в номенклатуре дел, представляющий собой систематизированный перечень наименований (заголовков) дел.
Номенклатура дел это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, которые образовались в процессе деятельности подразделения, кроме печатных изданий и технической документации.
И так, различают три вида номенклатуры дел это типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел для конкретной организации.
Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций и является нормативным документом.
Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в документационном обеспечении управления организации, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления учреждения, имеющих подведомственную сеть учреждений. Они являются методическими пособиями и используются организациями для составления конкретных номенклатур дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносят заголовки дел, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений.
Индивидуальная номенклатура дел составляется сотрудниками службы делопроизводства организации с привлечением руководства структурных подразделений. Руководство знают о перспективах развития организации, что позволяет предусмотреть состав документов, которые могут возникнуть в будущем организации.
Таким образом, можно сделать вывод, что при составлении номенклатуры дел можно руководствоваться учредительными документами организации (уставом или положением об организации), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, отчетами и планами о работе и другими нормативными документами организации.
2.2 Требования к оформлению и составлению номенклатуры дел
При составлении номенклатуры дел подразделением МВД России необходимо учитывать требования к номенклатуре дел, содержащиеся в государственной системе документационного обеспечения управления, основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения.
Номенклатура дел подразделения разрабатывается начальником секретариата (канцелярии), утверждается начальником подразделения и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты: наименование подразделения, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей) и номер статьи по перечню, примечания.
В графе таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:
- индекс структурного подразделения или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);
- порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, содержащихся в деле. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее входящие в нее плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.
Состав заголовка дела образует следующие элементы:
- название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения);
- название подразделения отделения внутренних дел или его структурного подразделения;
- адресат или корреспондент документа;
- краткое содержание документов дела;
- название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела;
- указание на копийность документов дел.
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые могут быть сгруппированы в деле.
Дела по вопросам, не разрешенным в течении одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел подразделения также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о не заведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом её разделе резервные номера дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года в подразделении.
Таким образом, по окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.
2.3 Структура и порядок документального оформления номенклатуры дел в кадровых подразделениях МВД России
Дела органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела его подготовка к хранению.
Оформление дела включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке, приобщение документов в дело, нумерация листов, составлению внутренней описи документов, находящихся в деле.
Оформление дел проводится сотрудниками службы документационного обеспечения учреждения и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме; нумерацию листов в деле; составление, листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
На обложке каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу указываются следующие реквизиты:
- гриф секретности (наивысшая степень секретности документов, находящиеся в деле);
- официально признанное наименование учреждения, организации, органа внутренних дел в именительном падеже полностью и в скобках принятое сокращенное наименования и с новой строки его структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой. В конце делопроизводственного года на обложку дела длительного или постоянного хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело перешло в другое учреждение, на обложке подписывают название этого учреждения (структурного подразделения);
- под названием структурного подразделения в середине обложки указывается индекс дела по номенклатуре дел, например, «Дело №02-24», «02» индекс структурного подразделения, а «24» порядковый номер дела по номенклатуре и номер тома;
- заголовок дела указывается ниже индекса дела точно в соответствии с номенклатурой дел, но возможны уточняющие надписи (например: «Приказы по личному составу. Копии»);
- даты заведения и окончания дела (тома, части) проставляются ниже наименования дела;
- количество листов в деле в соответствии с заверительной надписью в конце дела;
- срок хранения дела проставляется тот, который необходимо указывать в номенклатуре дела;
- архивный шифр дела.
В заголовках дел с распорядительными документами указывается вид документов (приказы, указания) и их характеристика (подлинники, копии).
В структуре Министерства внутренних дел Российской Федерации датам заведения дела и окончания дела является дата списания первого и последнего документов в деле. На делах с протоколами заседаний, совещаний проставляются даты их проведения.
На делах с нормативными правовыми актами необходимо ставить даты их подписания, на делах с отчетами даты утверждения.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнения лица, на которое оно было заведено.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа на свободном от текста мете арабскими цифрами. Листы описи нумеруются отдельно. Исправления в описях документов оговариваются и заверяются подписями двух сотрудников кадровой службы.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Изымать и выдавать документы из дела постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например, могут затребовать судебно-следственные органы) с разрешения руководителя организации. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.
Из всего вышесказанного, можно сделать вывод, что за сохранность документов, находящихся в стадии документального оформления, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству организации об имеющихся нарушениях.
3. Основное назначение номенклатур дел и порядок их составления в кадровом подразделении ОМВД России по Талицкому району Свердловской области
3.1 Основные направления деятельности
Характеристика правового положения Министерства внутренних дел Российской Федерации и его органов на местах позволяет рассматривать их в качестве единого субъекта права органов внутренних дел.
«Отдел Министерства внутренних дел Российской Федерации по Талицкому району» зарегистрирована 14 декабря 1999 года в Свердловской области по юридическому адресу: 623640, Свердловская область, город Талица, улица Васильева, дом 2.
Основным видом деятельности данного учреждения является деятельность по обеспечению общественного порядка и безопасности.
ОМВД России по Талицкому району Свердловской области в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов государственной власти Российской Федерации, нормативными актами органов государственной власти Свердловской области и муниципальными правовыми актами Камышловского района, принимаемыми в пределах их компетенции.
Функциональное назначение этой системы определяется кругом задач, для выполнения которых собственно и создается орган внутренних дел. Задачи, стоящие перед ОМВД России по Талицкому району Свердловской области, определяют ее компетенцию, которая в свою очередь находит выражение в правовом положении данных органов.
Необходимо также отметить, что в настоящее время претерпел существенные изменения такой важный принцип организации деятельности органов внутренних дел, как двойное подчинение (по вертикали вышестоящему органу внутренних дел, а по горизонтали местному органу представительной власти и местной администрации). Деятельность сотрудников органов внутренних дел связана с повседневным составлением, оформлением, изучением самых различных документов. В качестве документов рассматриваются любые носители информации, которые могут обращаться в документационных системах, подвергаясь процессам, поиска, передачи, хранения.
В Федеральных законах Российской Федерации «Об обязательном экземпляре документов от 23.12.2003 N 186-ФЗ)» и «О библиотечном деле» 29 декабря 1994 года N 78-ФЗ в ред. от 27.12.2009 N 370-ФЗ) c изм. от 27.12. 2000 года, дается следующее определение: «документ материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и в пространстве в целях хранения и общественного использования», а в Федеральном законе Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 года (в ред. Федерального закона от 10.01.2003 N 15-ФЗ) документ (документированная информация) определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». К вышеуказанным определениям документа можно добавить, что документ в делопроизводстве означает средство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Следовательно, основным назначением документа являются фиксация и сохранение необходимой информации. Так, например, документы, составляемые в органах внутренних дел, содержат информацию об оперативной обстановке, о результатах деятельности отдельных служб и подразделений, о лицах, совершивших правонарушения, о скрывшихся от суда и следствия и т.д., которая, будучи зафиксированной в документах, неоднократно используется сотрудниками органов внутренних дел при анализе возникающих проблем, разработке и осуществлении мер по их разрешению.
Рассматривая значение документов в управленческой (внутриорганизационной) деятельности органов внутренних дел, можно сказать, что они являются формой реализации всех функций процесса управления. Так, например, планирование внешне выражено в составленном плане работы органа для подразделения. Осуществление такой функции процесса управления, как контроль, заканчивается обычно составлением акта или справки о проверке, отчета о выполненной работе и т.п. Между тем, рассмотрение документа как формы реализации функций процесса управления не означает, что во всех случаях реализация каждой функции должна сопровождаться составлением документов. Документ - это лишь одна из форм реализации управленческой деятельности. Правильно организованное управление должно ограничиваться необходимым минимумом документов, широко используя без документационные формы осуществления управленческих функций.
Документы, составляемые в органах внутренних дел, являясь одним из средств связи органов внутренних дел между собой, с другими органами, организациями и гражданами, выполняют также коммуникативную функцию. Так, посредством служебных писем сотрудники органов внутренних дел запрашивают из других органов и организаций необходимую информацию, направляет им предложения по устранению условий, способствующих совершению правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям, и т.п.
Юридическое значение документов, составляемых в органах внутренних дел, состоит в том, что они являются средством официального удостоверения и юридического доказательства действий, событий, состояний, имеющих юридическое значение. Например, составленный работником полиции протокол об административном правонарушении фиксирует имеющую доказательственное значение информацию об обстоятельствах проступка, о личности правонарушителя. Выданное гражданину разрешение на приобретение оружия является официальным удостоверением наличия у данного лица соответствующего права. Справка о результатах проверки работы органа внутренних дел, подразделения или его отдельного сотрудника служит официальным удостоверением состояния этой работы и т.п.
Способность документов служить юридическим доказательством обусловливает возможность контроля законности и эффективности деятельности органов внутренних дел (их подразделений и сотрудников) посредством изучения составляемых ими документов. Так, при изучении документов, содержащих сведения о расстановке сил и средств, о результатах их использования могут быть сделаны выводы об эффективности деятельности органа. Изучение материалов уголовных дел, постановлений о наложении административных взысканий позволяет оценить состояние законности в деятельности органа и его отдельных сотрудников и принять меры к устранению выявленных нарушений.
В органах внутренних дел составляется множество самых различных документов. Уяснению их разнообразия служит классификация документов, которая осуществляется по различным критериям. Применительно к изучению и практическому осуществлению делопроизводства наибольший интерес представляет классификация, произведенная по следующим критериям: по направлениям деятельности органов внутренних дел, по месту возникновения и направлению движения документов, по количеству отражаемых в них вопросов, по участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов, по степени секретности, содержащейся в документах информации и др.
В зависимости от того, при осуществлении какого из направлений деятельности органов внутренних дел создаются документы, они подразделяются на управленческие или организационно-распорядительные, оперативно-розыскные, уголовно-процессуальные, административно-процессуальные.
Управленческие (организационно-распорядительные) документы создаются в процессе внутриорганизационной деятельности органов внутренних дел. В зависимости от назначения они, в свою очередь, подразделяются на распорядительные, отчетные и документы общего характера.
Группу распорядительных документов составляют письменные правовые акты управления (приказы, инструкции, указания, планы и др.).
Отчетные документы содержат информацию о выполнении заданий, поручений, запланированных мероприятий (отчет о работе, рапорт или докладная записка, объяснительная записка, справка и др.).
Группа документов общего характера включает в себя разнообразные документы, составляемые по различным вопросам деятельности органа (подразделения); акт, протокол, служебное письмо, телеграмма и др.
Оперативно-розыскные документы отражают оперативно-розыскную деятельность органов внутренних дел. Порядок оформления таких документов и правила работы с ними устанавливаются ведомственными нормативными актами МВД России.
Уголовно-процессуальные документы отражают действия, осуществляемые по расследованию уголовных дел (протоколы следственных действий, постановления и др.). Требования к их содержанию и оформлению во многом определены уголовно-процессуальным законодательством.
Административно-процессуальные документы (протоколы об административных правонарушениях, постановления по делам об административных правонарушениях, акты обследования объектов разрешительной системы и т.п.) отражают административную деятельность органов внутренних дел по охране общественного порядка и обеспечению общественной безопасности. Требования к содержанию и реквизитам значительной их части определены административно-процессуальным законодательством, а также ведомственными нормативными актами МВД России.
В зависимости от места возникновения и направления движения все документы подразделяются на исходящие, входящие и внутренние.
Исходящими называются документы, отправляемые органом внутренних дел в адрес других органов, организаций или граждан. Документы, поступающие в органы внутренних дел из других органов (организаций, учреждений) или от граждан, именуются входящими. Созданные в органе внутренних дел и не подлежащие отправке документы являются внутренними.
По количеству отражаемых в документах вопросов различают простые и сложные документы. Документ, составленный по одному вопросу, считается простым. Если в документе содержится информация по двум или большему числу вопросов, он является сложным.
При прочих равных условиях следует стремиться к составлению простых документов, что облегчает дальнейшую работу с ними. Множество вопросов, затронутых в одном документе, может потребовать их исполнения разными сотрудниками. В этом случае документ будет многократно передаваться от одного исполнителя к другому, что замедлит, в конечном счете, его исполнение. Для ускорения прохождения сложных документов нередко возникает необходимость их размножения, производства выписок, что усложняет документооборот.
По участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов различают односторонние и двусторонние документы (многосторонние). Односторонние документы составляются от имени одного лица (одной стороны - органа или должностного лица). Рапорт, справка, постановление о возбуждении уголовного дела, о наложении административного взыскания, приказ о назначении сотрудника на должность и большинство других документов, составляемых в органах внутренних дел, являются односторонними.
Документы, в составлении и подписании которых участвуют представители двух или нескольких заинтересованных сторон, именуют двусторонними (многосторонними). Так, например, акт о приеме одним сотрудником органа внутренних дел от другого каких-либо документов, материалов составляется и подписывается передающим и принимающим эти материалы. Акт обследования объектов разрешительной системы составляется членами комиссии, в которую входят представители органа внутренних дел и администрации объекта. Эти, как и другие двусторонние документы, должны быть составлены с участием представителей заинтересованных сторон (организаций, граждан) и иметь их подписи.
В зависимости от степени секретности содержащейся в документе информации они подразделяются на документы особой важности, совершенно секретные, секретные, для служебного пользования и не секретные (открытые) документы. Порядок работы с документами, содержащими сведения, подлежащие засекречиванию (особой важности, совершенно секретными, секретными) и не подлежащие открытому опубликованию (для служебного пользования), определяется специальными нормативными актами. Помимо названных, существуют и другие подходы к классификации документов: по срокам хранения, по технике нанесения информации (рукописные, машинописные, кинодокументы, фотодокументы, фонодокументы, машинные документы - табуляграммы) и пр.
Характер деятельности сотрудников органов внутренних дел обусловливает интерес к рассмотрению таких видов документов, как официальные документы, подлинные документы и документы-копии. Решение некоторых юридических вопросов может быть основано только на информации, содержащейся в официальном или подлинном документе, для разрешения других вопросов достаточно изучения копии документа.
Требования к оформлению документов:
Оформление документов должно осуществляться с соблюдением следующих правил:
- обеспечение юридической силы документов;
- оперативное и качественное их исполнение и поиск;
- возможность обработки с помощью средств вычислительной техники;
- создание как исторического источника информации.
Текст документа отражает его основное смысловое содержание - управленческое действие, решение.
Составление проекта документа должно начинаться с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства Российской Федерации, нормативных правовых, организационно-распорядительных актов и иных материалов информационно-справочного характера.
При подготовке документов необходимо руководствоваться следующими основными требованиями:
Документ не должен противоречить законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и нормативным правовым актам МВД России.
Документ должен быть написан официально-деловым стилем.
Изложение содержания документа должно быть логичным, кратким и точным, исключающим неоднозначное толкование.
Применяемые термины должны соответствовать терминологии, используемой в законодательных и иных нормативных правовых актах Российской Федерации и нормативных правовых актах МВД России, и употребляться в одном и том же значении.
Документ должен основываться на фактах и содержать конкретные и реальные предложения или указания.
Документ не должен дублировать положения ранее изданных нормативных правовых актов.
Документ должен быть оформлен в соответствии с существующими государственными стандартами и требованиями настоящей Инструкции, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
В документе не должно быть помарок и исправлений.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля, мм:
30 - левое;10 - правое;20 - верхнее;20 - нижнее.
Документы изготавливаются на белой бумаге или в исключительных случаях бумаге светлых тонов.
В проектах законодательных и иных нормативных правовых актов, проектах приказов, распоряжений и указаний Министерства рекомендуется употреблять полные наименования федеральных органов исполнительной власти, в протоколах совещаний, заседаний, коллегий, служебных письмах, а также в документах справочного характера и текстовых приложениях к документам - установленные сокращенные наименования федеральных органов исполнительной власти.
При подготовке и оформлении документов в установленном порядке могут использоваться реквизиты, общее количество их составляет 31.
В своей профессиональной деятельности сотрудники органов внутренних дел подготавливают большое количество документов, и они должны быть подготовлены и оформлены на высоком и качественном уровне. Применительно к документам под качеством понимается "совокупность свойств и реквизитов, обеспечивающих выполнение документами их функций". Высокое качество документов способствует реализации принципа законности в деятельности органов внутренних дел и повышению результативности контролирующих органов, так как для сравнения запланированного и фактического состояния дел, выявления причин невыполнения поставленных задач аналитическая деятельность нуждается в высококачественных документах, что, в свою очередь, играет позитивную роль в совершенствовании деятельности органов внутренних дел.
Деятельность ОМВД России по Талицкому району Свердловской области можно разделить на:
- административную;
- оперативно-розыскную;
- уголовно-процессуальную.
Таким образом, можно сделать вывод, что важное место в деятельности ОМВД России по Талицкому району Свердловской области занимают организация и осуществление предупредительной, профилактической работы как наиболее эффективного и гуманного способа борьбы с преступлениями и иными правонарушениями. Профилактические мероприятия, осуществляемые в процессе управления внутренними делами, состоят из мер общей и индивидуальной профилактики.
3.2 Деятельность специалиста по документальному оформлению по разработке номенклатуры дел организации
Документационное обеспечение управления это важнейшая сторона деятельности любого учреждения МВД. Законодательство Российской Федерации регламентирует общие принципы организации их деятельности. Для совершенствования управления большое значение имеет правильная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. В органах внутренних дел также проводится работа по совершенствованию делопроизводства
В процессе деятельности органов внутренних дел создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи и взаимодействие между подразделениями Министерства внутренних дел, предприятиями, организациями, учреждениями и отдельными людьми. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, образующихся в деятельности органов внутренних дел, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют важное значение. Сотрудники подразделений милиции должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов.
Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.
Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки Организация документооборота в каждом учреждении, в том числе в органах внутренних дел должна отвечать определенным требованиями прохождение документов по учреждению должно быть оперативным, целенаправленным. Следует исключить прохождение и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов, в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов.
В Инструкции по документационному обеспечению управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации, утвержденной Приказом МВД России от 4 декабря 2006 г. N 987 указано: "Документооборот - это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов.
Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами".
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются указанной Инструкцией, Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.
Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.
Документационное обеспечение управления - вид служебной деятельности органов внутренних дел, обеспечивающий документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами.
Документирование управленческой деятельности включает в себя все процессы, относящиеся к записи и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.
Основные функции делопроизводства в органах внутренних дел заключаются в решении следующих задач:
- Адекватное отражение в документах деятельности органа, его структурных подразделений и сотрудников.
- Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления.
- Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.
- Обеспечение надлежащего контроля за исполнением и оформлением документов.
- Обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, составляющих государственную или служебную тайну.
- Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов.
Документы - это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности
Управленческие документы должны составляться в соответствии с правилами, установленными ГОСТ. Фиксируется управленческая деятельность в основном организационно-распорядительными документами (ОРД).
Основные группы ОРД:
- организационные документы (уставы, инструкции, положения, и т.д.);
- распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения и др.);
- справочно-информационные (письма, акты, справки и др.) .
- К подготовке документов предъявляются следующие требования:
- юридические (подзаконность, полномочность и др.);
- информационно-технические (соблюдение требований ЕГСД);
- организационные (реквизиты и гриф).
Руководство проводит работу по сокращению объема служебной переписки в органах внутренних дел. Отбор документов, необходимых и достаточных для работы учреждения, должен производиться на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.
При разработке документов рекомендуется придерживаться следующих этапов:
- уяснение цели документа;
- определение, на кого рассчитан документ, способы его выражения,
- составление плана документа;
- подбора и изучения необходимых источников формирования документов;
- согласование документа и принятие.
Документ определяется как средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документы в органах внутренних дел как носители информации могут подвергаться процессам поиска, хранения, преобразования и передачи.
Назначение документа в органах внутренних дел в основном сводится к:
- делопроизводство орган внутреннее дело
- фиксированию и сохранению информации или ее преобразованию и передаче;
- официальному удостоверению событий, состояний, действий, имеющих значение для конкретного органа внутренних дел;
- обеспечению контроля и проверки исполнения подчиненных подразделений;
- осуществления связи служб и подразделений между собой с другими государственными органами, общественными организациями и гражданами.
Организация документооборота в каждом подразделении или учреждении должна отвечать определенным требованиям:
- прохождение документов в органе должно быть оперативным, т е за минимально возможное время;
- целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться,
- следует исключить инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью;
- каждое перемещение документа должно быть оправданным;
- необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов.
Например, рассмотрим основные этапы документооборота.
1. Прием входящих документов. Входящие документы можно квалифицировать:
по направлениям деятельности:
- управленческие (внутриорганизационные-распорядительные, отчетные, общего характера, административные, уголовно-процессуальные, оперативно-розыскные);
- по степени секретности (совсекретные, секретные, ДСП, несекретные);
- по участию лиц, заинтересованных в принятии документов (односторонние, двухсторонние);
- по характеру движения (входящие,
- исходящие и внутренние);
- по сложности решаемых вопросов (простые и комплексные).
2. Первоначальная обработка поступающих документов. Выявление характера документов, откуда, полномочен ли орган внутренних дел принять этот документ и т.д.
3. Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов. Выявление компетентного адресата, уведомления нового адресата исполнения и др.
4. Регистрация документов. Документы имея различные по содержанию информации фиксируются в различных книгах (например, секретное или не секретное производство). Например книги: учета заявлений и сообщений о преступлениях и учета информации в дежурной части органов внутренних дел.
5. Рассмотрение документов руководителем. Уяснение цели и содержания документа, подбор исполнителей, ознакомление или изучение документов и т.п.
6. Исполнение документов. Руководитель распределяет документы по исполнителям и срокам исполнения. В ходе исполнения документов руководитель реализует функции контроля и проверяет исполнение.
Дела в архив сдаются после проведения экспертизы их ценности, заключающейся в определении их значения сроков хранения через год после завершения их в делопроизводстве.
Отбор на постоянное и временное хранение, а также уничтожение документов и дел производится экспертными комиссиями в составе трех человек, комиссия утверждается руководителем органов внутренних дел. Документы, подлежащие государственному хранению, до передачи их в Главное архивное управление, хранятся в архивах МВД - 15 лет, МВД, УВД - 10 лет, ГО (РО) ВД - 5 лет. Материалы по личному составу хранятся в органах внутренних дел 40 лет. Документами с временными сроками хранения могут быть уничтожены в установлением порядке после их просмотра экспертной комиссией, что оформляется соответствующим актом.
Считается, что в аппарате управления существуют два основных направления рационализации документооборота.
1. Организационное:
а) сокращение потоков документов;
б) регулирование документооборота;
в) совершенствование документооборота;
г) нормирование документационных работ.
2. Техническое - механизация всех процессов, связанных с движением документов: применение оргтехники (множительной, печатающей и др.).
В соответствии с Приказом МВД РФ от 4 декабря 2006 г. N 987 "О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации" в деятельности органов внутренних дел образуются следующие основные виды документов: нормативные правовые акты МВД России (Федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, акты субъектов Российской Федерации, международные договоры и соглашения, гражданско-правовые договоры и соглашения), правовые акты ненормативного характера (приказы по личному составу, распоряжения, письма, указания, межведомственные соглашения, протоколы), акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы, факсограммы.
Нормативный правовой акт (федеральный закон, указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, акт субъекта Российской Федерации, приказ, директива, положение, устав, инструкция, правила, наставление) - письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме должностным лицом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм, рассчитанных на многократное применение и относительно неопределенный круг лиц.
Приказ - правовой акт, устанавливающий управленческие решения, как правило, нормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.
Положение, устав - нормативные правовые акты, устанавливающие основные системно связанные между собой правила деятельности органа внутренних дел и его структурных и подчиненных подразделений.
Инструкция, наставление - правовой акт, детализирующий и обеспечивающий выполнение нормативных правовых актов, используемых органами внутренних дел в соответствии с их компетенцией.
Правила - нормативный правовой акт, в котором формулируются основополагающие требования к той или иной деятельности или поведению.
Распоряжение - документ ненормативного характера по вопросам оперативно-служебной деятельности органов внутренних дел.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты и события.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.
Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.
Доклад - документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений.
План - документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и конкретных исполнителей.
Письмо, телеграмма, телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (пересылается почтой, передается телеграфом, передается по телефону и записывается получателем, передается факсимильной связью).
Основные цели службы документационного обеспечения управления кадрового подразделения ОМВД России по Талицкому району Свердловской области являются:
- организация работы;
- руководство документационным потоком;
- координация видов работ с документами;
- организация работ по документационному обеспечению управления.
Выполнение представленных целей предусматривают решение следующих задач:
- совершенствование форм и методов работы с документами;
- обеспечение единого порядка документирования;
- обеспечение единого порядка работы с документами;
- контроль за исполнением и передачей документов на хранение;
- методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
- внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.
Из целей и задач деятельности делопроизводственной службы можно определить основные функции службы, такие как:
- административная функция, суть которой заключается в осуществлении целенаправленных и планомерных управленческих воздействий на объекты документационного менеджмента;
- регулятивная, которая способствует достижению большей гибкости управленческих воздействий и позволяет при необходимости корректировать их направленность и интенсивность;
- координационная функция образуют организационные усилия, предпринимаемые в рамках документационного менеджмента для обеспечения необходимого взаимодействия между его участниками;
- обучающая функция обеспечивает поступательный рост профессионализма персонала и на этой основе последующую оптимизацию работы с документацией учреждения.
Таким образом, технологичность документационного обеспечения управления кадрового подразделения ОМВД России по Талицкому району Свердловской области заключается в оптимальной «стыковке» всех этапов и участков работы с документами и создании на этой основе надлежащих условий для ее качественного, своевременного и полного выполнения.
Управления делами в ОМВД России по Талицкому району Свердловской области имеют следующий типовой состав структурных подразделений: секретариат (приемная), канцелярия, отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, архив.
Секретариат это подразделение служб документационного обеспечения управления, предназначенное для информационного и организационного технического обслуживания начальника ОМВД России по Талицкому району Свердловской области.
Секретариат выполняют следующие функции:
- рассматривает и подготавливает к докладу руководству организации поступающую корреспонденцию;
- подготавливает по указанию руководителя учреждения проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;
- осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;
- следит за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству учреждения;
- обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;
- производит оформление протоколов заседаний, рассылку протоколов и выписок из них;
- осуществляется контроль за исполнением решений коллегии;
- составляют сводную номенклатуру дел учреждения и представляют ее руководству на утверждение;
- осуществляет бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работ приемной).
Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления осуществляется в целом ряде локальных нормативных документов положении о службе документационного управления, должностных инструкциях работников этой службы, инструкции по делопроизводству, табеле форм документов.
Положение о службе делопроизводства ОМВД России по Свердловской области определяет ее задачи, функции, права и обязанности.
И так, служба имеет право:
- принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);
- контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;
- запрашивать от структурных подразделений организации сведения, необходимые для работы службы документационного обеспечения управления;
- проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия ими соответствующих мер;
- привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
- возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
- определять задачи документационного обеспечения управления, с целью внедрения новейших информационных технологий.
В число функций включают организацию работы по делопроизводству в учреждении, координацию и контроль деятельности сотрудников службы, разработку нормативно-методического обеспечения. К правам руководителя службы документационного обеспечения управления могут принадлежать подписание и визирование документов, заверение их копий, внесение предложений руководству организации по совершенствованию работы с документами, представление сотрудников службы к поощрениям, взысканиям, аттестации.
Руководитель может нести ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами, выполнение службой в полном объеме задач и функций, выполнение указаний и поручений руководства, организацию работы службы документационного обеспечения управления, соблюдение порядка и дисциплины, обеспечение необходимых условий труда ее работников. В этом разделе могут быть установлены персональные права руководителя службы делопроизводства. Например, право подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания.
Канцелярия осуществляет организацию документационного процесса и обеспечение режима секретности при работе с документами и информацией в ОМВД России по Талицкому району Свердловской области и структурных подразделениях.
Организация делопроизводства и контроль за обеспечением режима секретности при работе с документами и информацией в отделении внутренних дел.
Выработка единых требований в процессе организации работы, обеспечении единого порядка.
Инструктаж лиц, допущенных к работе с секретными документами.
Координация деятельности структурных подразделений Филиала по вопросам документационного обеспечения управления и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами.
Информирование начальника Филиала об исполнении документов и поручений по ним, анализ и подготовка на его основе предложений по совершенствованию работы с документами.
Прием, регистрация, распределение входящих (поступающих) документов, передача документов на рассмотрение начальнику Филиала и непосредственно исполнителю, после изучения соответствующих указаний (резолюций), регистрация исходящих (отправляемых) документов, их экспедиционная обработка и отправка адресатам.
Предварительная проработка входящей корреспонденции и направление поступивших документов и обращений граждан, не требующих доклада руководству Филиала, на исполнение непосредственно в подразделения.
Оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за их движением, формирование их в дела, организация переписки.
Контроль за движением секретных документов и своевременным возвращением их в канцелярию.
Организация работы по рассмотрению, учету и контролю с письмами, жалобами и обращениями граждан.
Учет, хранение и уничтожение гербовой печати Филиала, удостоверение ею документов, подписанных начальником Филиала, его заместителями, мастичных печатей и штампов Филиала, металлических печатей.
Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству, учетом и хранением рабочих тетрадей, внутренних описей и других.
Контроль за изготовлением, размножением, учетом, хранением и использованием документов, материалов для служебного пользования и служебных бланков в Филиале.
Участие в сверке наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников и работников Филиала, а также в проведении проверок по фактам утрат документов и разглашения сведений служебного характера.
Своевременный отбор документов, дел, журналов, нормативных правовых актов и специальных изданий с истекшими сроками хранения, не подлежащих хранению и не имеющих исторической и научной ценности, представление на рассмотрение соответствующими экспертными комиссиями проектов актов об уничтожении документальных материалов и организация их уничтожения в установленном порядке.
Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
3.3 Анализ номенклатуры дел в кадровом подразделении ОМВД России по Талицкому району Свердловской области
Одним из главныхдокументов для систематизации в дела на данном предприятии является номенклатура дел.
Номенклатура делразрабатываетсяв четвертом квартале операционного года на следующий календарный год, чтобы утвердить и ввести в действие номенклатуру дел с первого января следующего года.
Сводная номенклатура делразрабатывается на основании номенклатур дел структурныхподразделений.
Номенклатура дележегодно рассматриваетсяи согласовывается на заседании ЭК (экспертной комиссии) предприятия (Приложение В). После разработки и согласования утверждается директором предприятия.
Номенклатура делутверждается директором предприятия после ее разработки и согласования на заседании экспертной комиссии предприятия.
Проанализируем оформление номенклатуры делвОМВД России по Талицкому району Свердловской области (Приложение Г).
Номенклатура делоформленана листеформата А4. Она имеет титульный лист с реквизитами:
- наименование организации;
- вид документа;
- гриф утверждения;
- дата, номер;
- текст;
- подпись;
- согласование.
Текст номенклатуры делвыполнен ввиде таблицы, котораясодержит графы:
- индекс дела;
- заголовок дела;
- количество дел;
- срок хранения и номер статьи по перечню;
- примечание.
Сводная номенклатура дел составлена с учетом номенклатур всех структурных подразделений предприятия.
Рассмотрим составлениетекста номенклатуры дел ОМВД России по Талицкому району Свердловской области.
Номенклатура дел организации:
- визируется руководителем архива (лицом, ответственным заархив);
- подписывается руководителем службы ДОУ организации (лицом, ответственным за делопроизводство в организации, если организация небольшая);
- обязательно утверждается руководителем организации;
- если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения. Если же организация неявляется источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.
Номенклатура делструктурного подразделенияявляется частью сводной номенклатуры дел, поэтому не утверждается руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделениявизируется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), подписываетсяначальником структурного подразделения.
Если ворганизациинетструктурного деленияи вся документация формируется у секретаря, то такаяноменклатура делдолжна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.
Утвержденнаяноменклатура дел действуетв течение 5 лет и подлежит пересоставлению и переутверждению в случае изменения структуры или функций учреждения. Если таких изменений не произошло, то в конце каждого года она перепечатывается, уточняется и автоматически вводится в действие с 1 января следующего года.
По общей практике основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров).
Текст номенклатурыдел составляется в табличной форме и состоит издвух частей: основной части и итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.
Совокупность граф таблицы, отражающихсведения об одном деле,составляетстатью номенклатуры дел.Статьи номенклатуры делсоставляют пять граф. В первой графе таблицы проставляется индекс дела; во вторую графу записывается заголовок дела; третья графа заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей каждого дела; пятая графа, заполняется наосновании «Перечня типовых управленческих документов, образующихся вдеятельности организаций, с указанием сроков хранения»; в графе «Примечания» проставляются отметки о передаче дел в архив, об уничтожении дел с истекшими сроками хранения, о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и тому подобное.
Наименования граф таблицыосновной частиноменклатуры дел, представленной вТиповойинструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,отличаются от наименований граф таблицы,представленной в основных правилах работы архивов организации. Обратите внимание нанаименования третьей графы этих двух таблиц. Как видите, данные несовпадения носят скорее редакционный характер, чем смысловой. Новедь организация обязана соблюдать предписанную форму номенклатуры дел. В этой ситуации мы можем порекомендовать федеральным органам исполнительной власти использовать наименование третьей графы, предписанное им их Типовой инструкцией, а остальным организациям применять наименование этой графы, которое фигурирует в другом нормативном документе вОсновных правилах работы архивов организаций.
Заключение
Сделаем выводы. Номенклатура дел это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки неиспользованных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятия обязательно.
Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).
Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.
Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного учреждения.
Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.
Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации.
Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки.
Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта.
После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет.
Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.
Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр храниться в службе делопроизводства, второй используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения.
Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново.
Согласованная с соответствующим учреждением государственной архивной службы номенклатура дел учреждения в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел.
Список используемой литературы
- ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008.
- Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Библиотека журнала «Управление персоналом», 2007.
- Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. № 2/1.
- Весёлое П.В. Аксиомы делового письма. М., 1993. Добсон Э, Как писать деловые письма. Челябинск, 2007.
- Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.
- Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.
- Кузнецова А.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, - 4-е изд., испр. и доп.- М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2008.- 319с.
- Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 359с.
- Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008.
- Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.
- Турбан Г.В. Внешнеэкономическая деятельность. - Минск: Высшая школа, 2007.
- Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.