Полный текст:
Содержание
Введение 3
1. Теоретические основы процессов и методов управления в организации 4
1.1. Понятие процесса 4
1.2. Особенности процессов и методов и характеристика организации 8
2. Анализ системы процессов и методов управления 15
2.1. Краткая характеристика ИП «Шемякин» 16
2.2. Анализ системы процессов и методов управления 19
2.3. Факторы процессов и методов управления в организации 21
3. Пути совершенствования процессов и методов управления в организации 26
3.1. Обоснование необходимости повышения эффективности процессов и методов управления в организации 26
3.2. Пути повышения эффективности процессов и методов управления в организации 29
Выводы и предложения 34
Список использованной литературы 35
Введение
В общем виде управление следует представлять, как умение добиваться поставленных целей, используя труд, мотивы поведения и интеллект людей. Речь идет о целенаправленном воздействии на людей с целью превращения неорганизованных элементов в эффективную и производительную силу. Другими словами, управление - это человеческие возможности, с помощью которых лидеры используют ресурсы для достижения стратегических и тактических целей организации.
Следовательно, управление - это координация усилий коллектива людей для достижения определенных целей.
Несмотря на существенные различия компаний, и фирм, предприятий, всем им приходится в целом решать одни и те же проблемы: разрабатывать структуру своих объединений, выстраивать единую политику учета и контроля за деятельностью, управлять всей организацией как единым целым в соответствии с принятой стратегией и т.д.
Таким образом, все компании, фирмы и предприятия на определенном этапе столкнулись с имеющей большое значение проблемой эффективного управления.
Цель: пути совершенствования процессов и методов управления в организации.
Задачи: 1) Изучить теоретические основы; 2) Провести анализ процессов и методов управления в организации; 3) Разработать пути совершенствования процессов и методов управления в организации.
Объект: система процессов и методов управления
Предметом является эффективность системы процессов и методов управления.
При написании работы была использована литература авторов: Алексеева М.М., Бурцева В.В., Уткина Э.А. и др.
1. Теоретические основы процессов и методов управления в организации
1.1. Понятие процесса
Деление единого процесса управления на относительно обособленные, но в, то, же время неразрывно связанные функции необходимо при описании системы управления как интегрированного процесса, направленного на достижение четко определенной цели.
Функции управляющей системы, т.е. менеджмента как такового, определяет всего несколько основных видов функций:
а) Планирование;
б) Организация;
в) Стимулирование (мотивация);
г) Контроль.
Планирование - процесс подготовки на перспективу решения о том, что должно быть сделано, как, когда, какие и сколько ресурсов должно быть использовано. Функция планирования отвечает на три вопроса:
· где организация находится в настоящее время;
· куда она хочет двигаться;
· как организация собирается сделать это.
Организация.
Этапы:
1. структурная организация (включает структуру полномочий и структуру коммуникаций;
2. организация процесса производства (включает организацию работы персонала, работы во времени, работы в пространстве).
Мотивация - максимальное удовлетворение потребности работников организации в обмен на их эффективную работу.
Этапы:
1. определение потребности работников;
2. предоставление возможности работнику удовлетворить эти потребности через хорошую работу.
Контроль - процесс обеспечения того, что организация действительно достигла своей цели.
Этапы:
1. установление стандартов;
2. измерение того, что было фактически достигнуто и сравнение достигнутого с намеченными стандартами;
3. определение источников расхождения и действий, необходимых для коррекции планов.
Концепция управленческого процесса применима ко всем типам организаций, поскольку процессный подход определяет лишь основные общие шаги при управлении и предоставляет возможность их использования и выбора содержания в зависимости от условий каждой конкретной фирмы.
Без проявления функций управления невозможно нормальное функционирование организации или предприятия, поэтому изучению и анализу функций управления нужно уделять достаточное внимание.
Функции управления - это конкретный вид управленческой деятельности (осуществляется специальными приемами и способами), а также соответствующая организация работ.
Как мы видим, одним из основных компонентов, составляющих содержание управления, являются функции. Таким образом, для выполнения той или иной относительно простой работы необходимо заранее определить, что нужно в итоге получить, как организовать дело, мотивировать и проконтролировать его выполнение. Это и есть функции управления. Хотя со временем техника управления и усовершенствовалась, основополагающие управленческие функции остались сравнительно неизменными.
Каждая функция менеджмента представляет собой сферу действия определенного процесса управления, а система управления конкретным объектом или видом деятельности - это совокупность функций, связанных единым управленческим циклом. В этом суть процессного подхода к исследованию функций менеджмента.
Анри Файоль, которому принадлежит разработка теории административного управления, в начале ХХ в. выделил пять исходных функций, или элементов, административного процесса: предвидение, организация, распорядительство, согласование, контроль.
Но очень часто говорят лишь о четырех функциях управления - планирование, организация, мотивация и контроль.
Концепция российского менеджмента как процесса выполнения взаимосвязанных функций планирования, организации, координирования и регулирования, мотивации и стимулирования, контроля объединила ряд теорий управления, в частности, школу научного управления и административную теорию. В дальнейшем развитии процессная модель менеджмента уточнялась и расширялась, углублялась вследствие применения к менеджменту методологии системного и ситуационного подходов, социологических исследований, экономико-математических методов и моделирования. (3, С. 50)
Сущностная характеристика менеджмента - это функция или вид деятельности по руководству людьми. В процессе развития менеджмента сущность управления получила трактовку “воздействия” на людей для согласования и упорядочения их действий в совместном труде посредством мотивации поведения.
Наиболее полное содержание менеджмента как процесса отражают основные функции, выступающие общим условием управления социальными и социально-экономическими процессами. Процесс воздействия будет реальным при его завершении в производственно-хозяйственной деятельности, где применяются любые средства взаимодействия: цели, стратегии, методы, структуры управления. Поэтому процесс управления может быть рассмотрен как процесс взаимодействия субъекта и объекта управления, где реализуются идеи субъекта, т.е. менеджера. Данная группа функций объединяется процессом выработки и реализации управленческого решения, имеющим универсальные этапы в определенной их последовательности, которые можно трактовать как группы функций менеджмента, т.е. видов деятельности по выработке и реализации управленческих решений.
Сущностная особенность менеджмента обуславливает наличие менеджера - субъекта управления, профессионального управляющего, прошедшего специальную подготовку, дающую ему право на выполнение функций по руководству людьми.
В рыночных условиях должны закрепляться не только функции, но и ресурсы, связанные с выполнением данных функций и принятием решений, конкретные виды ответственности за результативность менеджмента.
Для менеджеров знание взаимосвязи и взаимодействия групп функций менеджмента создает условия принятия правильных решений в области формирования и функционирования систем менеджмента.
Отметим главные особенности функций менеджмента. Отношения управления в рыночной экономике многогранны, многослойны, ибо отражают разные грани социально-экономических отношений между людьми и коллективами, занятыми в производственных и непроизводственных сферах деятельности организаций различных форм собственности.
Важная особенность функций менеджмента, обусловленная спецификой российской экономики, заключается в потребности высокой степени адаптивности к изменениям внешней и внутренней среды.
Переходный этап развития рыночной экономики России характеризуется особым характером взаимодействия рыночных рычагов управления и системы государственного регулирования. Поэтому функции менеджмента, помимо их интеграционной роли, обеспечивают адаптацию производственно-хозяйственных систем к новым и часто изменяющимся государственным регулятором, а также адаптацию к новым рыночным условиям во всех сферах хозяйственной и социальной деятельности.
Под адаптивностью понимается способность сохранения качественной определенности функции менеджмента при изменениях социально-экономической среды. В систему адаптивных элементов системы менеджмента включается вся совокупность средств воздействия: целевые, регулирующие, координирующие, активизирующие, мотивирующие, контролирующие, самоорганизующие. Отсюда следует, что система средств воздействия и взаимодействия по каждой функции должна обладать гибкостью и обеспечивать меньшие потери ресурсов при изменении социально-экономических и организационно-технических факторов.
Следует отметить и процессы адаптации к ошибочным решениям и негативным явлениям в системе управления. Так, нынешняя практика реформирования производственных отношений (одномоментный отпуск цен, введение законодательных актов задним числом, отсутствие механизмов их реализации) вызывает возмущение экономической среды и адаптацию к данным условиям низших звеньев (сокрытие доходов, неуплата налогов, неисполнение государственных решений).
Таким образом, функции управления имеют специфический характер, особое содержание и могут осуществляться самостоятельно, быть как не связанными между собой, так и неразрывно связанными, более того, они как бы взаимопроникают друг в друга. Иными словами, в системе управления все управленческие функции объединены в единый целостной процесс.
1.2. Особенности процессов и методов и характеристика организации
Основные функции менеджмента характеризуются полнотой содержания, устойчивостью структуры, системностью и универсальностью использования в разных сферах деятельности. Главная их особенность в том, что каждая основная функция менеджмента представляет собой отдельный процесс управления по выработке методов активизации и средств воздействия на персонал и его деятельность для достижения общих результатов социально-экономической системы.
Функции интересны тем, что в систематизированном виде могут дать полное представление о процессах мотивации, воздействия и взаимодействия от зарождения идей до их реализации, оценки результата и появления последствий. Основные функции характеризуют воздействие, обусловливая его определяющие средства, реализация которых может обеспечить требуемый результат.
Планирование как основная функция менеджмента представляет собой виды деятельности по формированию средств воздействия, обеспечивающих единое направление усилий всех членов фирмы на достижение общих целей. Планирование как процесс управления включает разработку и реализацию средств воздействия: концепцию, прогноз, программу, план. Каждое из средств воздействия имеет свою специфику и условия использования.
Концепция - идея, теоретические и методологические основы ее разработки, обоснование, методы и условия реализации. Любая теоретическая экономическая проблема до ее воплощения в экономике проходит стадию формирования концепции.
Прогноз - научное предвидение возможного состояния фирмы, корпорации, экономики, общества в будущем. Прогнозы в бизнесе разрабатываются по сложным социально-экономическим проблемам, как правило, на долгосрочный или среднесрочный период. Чаще всего прогноз используется в стратегическом управлении.
Программа - законченный комплекс заданий, мероприятий, работ, объединенных общей целью, имеющий конкретный конечный результат, требующий привлечения значительных ресурсов, осуществляемый совокупностью взаимодействующих органов, организаций, лиц разных функциональных сфер экономики. Формирование целевых комплексных программ в бизнесе и их реализация играют все возрастающую роль в процессах управления в разных сферах экономики и научных исследованиях.
Организация как основная функция менеджмента представляет собой вид деятельности людей для достижения целей. При реализации данной функции оперируют категориями: процесс, система, коммуникации, организационно-стабилизационные методы и организационно-распорядительные средства. Организация как функция менеджмента формирует объект, совершенствует его, разрабатывает режимы функционирования, создает механизмы адаптации в изменениях внешних и внутренних связей в системе управления. Поэтому организация управления - формирование условий устойчивости и гибкости социально-экономической системы на основе комплексного подхода с учетом системных и ситуационных факторов. Организация как основная функция менеджмента ориентирует производственно-хозяйственную систему во времени и пространстве. Ее назначение - постановка, определение и формулирование целей управления в соответствии с потребностью общества в производимой фирмой продукции (услугах), в обосновании ресурсообеспеченности целей и реализуемости в соответствии с имеющимся потенциалом.
Цели - конкретные желаемые результаты, которых стремится достичь коллектив в процессе совместной деятельности. Выделяются экономические, социальные, маркетинговые, инновационные, инвестиционные и другие цели. Их состав и взаимообусловленность определяются назначением структурной деятельности.
Осознание общей цели, сопричастность к процессу ее достижения и получение выгоды от конечного состояния системы выступают воздействующими стимулами.
Постоянный контроль целей и результатов их достижения позволяет уточнить промежуточные цели, порядок их важности и характер выработанной стратегии. Таким образом, цели и стратегии их достижения тесным образом взаимосвязаны, корректировка или уточнение одной из данных категорий сразу же непосредственно отражается на другой. В процессе управления осуществляется постоянный процесс их согласования, определения взаимного соответствия.
Стратегия управления разрабатывается на длительный период, но может разрабатываться и на текущий период при коренных поворотах в хозяйственной политике. Стратегия управления свойственна как крупным, так и малым предприятиям, любым формам хозяйствования.
При оценке любого средства воздействия менеджер анализирует процесс управления по всем его стадиям и основным функциям.
Содержание функции организации управления предполагает формирование и обоснование набора видов работ, необходимых для выполнения организуемой деятельности, определение по каждому виду деятельности: компетенции, т.е. возможностей или границ действий и принятия решений; полномочий, т.е. прав на принятие решений; ответственности, т.е. меры и формы ответственности и санкций за последствия принятых решений. На базе этих данных устанавливаются перечень и профессиональный состав персонала и создается система информационного обеспечения. При этом формируются уровни управления, подразделения или звенья по уровням управления и система связей между ними. Звено системы управления рассматривается как обособленный элемент по критерию специализации и комбинации функций по объему и масштабу полномочий управления. В качестве звена может выступать должность, отдел, служба, подразделение. Состав звеньев в системе управления разнообразен. Приоритет при характеристике звена отдается критериям вида функций и объема полномочий.
По таким критериям различают линейные звенья (руководитель фирмы, цеха), функциональные (планово-экономический отдел), линейно-функциональное звено (главный инженер), функционально-линейное звено (руководитель творческой группы). Следует отметить, что связи между звеньями и место звена в иерархии системы управления определяются критериями формирования системы, среди которых важнейшими выступают: целесообразность интеграции функций, управляемость, производственные и жизненные циклы изделий.
Мотивация как основная функция менеджмента связана с процессом побуждения себя и других людей к деятельности через формирование мотивов поведения для достижения личных целей и целей организации. В процессе мотивации предполагается использование определенной последовательности взаимозависимых категорий: потребности людей - интересы людей - мотивы деятельности - действия людей.
В качестве мотивов могут выступать причастность к крупной компании, к решению значимых проблем, заинтересованность в интересных коммуникациях, потребность в формировании карьеры. Можно сказать, что мотивы, побуждающие человека к активной, производительной, творческой работе, многогранны, как многогранен сам человек и общественные отношения, которые оказывают на него воздействие.
Мотивационный подход к поведенческой деятельности является центральной функцией менеджмента. Менеджер воздействует на другого человека через его реальные цели, жизненные установки и ожидания, создавая эффективную мотивацию производственной деятельности работника. В качестве примера можно указать особенности мотивации разных категорий самих управленцев. Мотивация специалистов - ориентация на профессиональный рост, накопление знаний; они предпочитают, чтобы их оценивали профессионалы.
Мотивация через потребности отражает процесс их возвышения от простых (пища, жилище, безопасность) до сложных (самоутверждение, самосовершенствование, самоуправление). Если мотивация основана на удовлетворении высших потребностей, то такой человек склонен к самоуправлению. Для удовлетворения высших потребностей предварительно должны быть удовлетворены первичные потребности, и необходима высокая производственная и управленческая культура.
Стимулирование - основная функция, связанная с процессом активизации деятельности людей и коллективов путем использования стимулов, рычагов и способов формирования интересов и мотивов деятельности. Отсюда следует, что функция стимулирования основывается на процессах мотивации, преобразуя их в стимулы, воздействующие на поведение и деятельность преимущественно коллективов и фирм.
Наиболее действенно в настоящее время экономическое стимулирование работников. Самый чувствительный стимул, применяемый к работнику - размер заработной платы и своевременность ее выплаты. Размер заработной платы сопоставляется с прожиточным минимумом с учетом цен на формирование потребительской корзины и другими показателями и служит критерием уровня жизни населения. О недейственности экономических стимулов в период спада производства и кризиса, переживаемого экономикой России на стадии реформирования, свидетельствует значительный разрыв в доходах (в 36 раз) между богатыми и бедными.(1, С.10)
Зарубежные модели менеджмента, ориентированного на высокие показатели, опираются на два ключевых стимула: участие персонала в распределении прибыли и переход предприятия в собственность работников. В литературе приводятся примеры попыток применения американскими фирмами некоторых японских систем, например кружков качества и статистического контроля производственного процесса, которые оказались малоуспешными из-за резких различий в культуре американских и японских компаний.
Контроль как основная функция менеджмента объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления.
Последняя стадия контроля связана с уяснением проблем и причин их возникновения, что и является основанием для активных действий по корректировке отклонений от цели и плана деятельности. Следует отметить, что все рассмотренные стадии функции контроля осуществляются одновременно, т.е. контроль может быть в процессе деятельности и после ее завершения, а система организации контрольной деятельности зависит от конкретной ситуации. В значительной степени эффективность функции контроля определяется методологией, т.е. предварительными исследованиями и разработкой принципов, правил, инструкций, а также критериев оценки и показателей, измеряющих отдельные стороны деятельности и процессы. Кроме того, необходима разработка процедур проведения контрольных операций, подбор и подготовка управленческого персонала, способного к такой работе.
Таким образом, функциями управляющей системы, т.е. менеджмента как такового, определяет всего несколько основных видов функций:
а) Планирование;
б) Организация;
в) Стимулирование (мотивация);
г) Контроль.
Планирование - процесс подготовки на перспективу решения о том, что должно быть сделано, как, когда, какие и сколько ресурсов должно быть использовано.
Основные функции менеджмента характеризуются полнотой содержания, устойчивостью структуры, системностью и универсальностью использования в разных сферах деятельности. Главная их особенность в том, что каждая основная функция менеджмента представляет собой отдельный процесс управления по выработке методов активизации и средств воздействия на персонал и его деятельность для достижения общих результатов социально-экономической системы.
2. Анализ системы процессов и методов управления
Реализация функций и принципов управления осуществляется путем применения различных методов.
Методы управления - это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.
Слово «метод» - греческого происхождения (в переводе означает способ достижения, какой либо цели). Через методы управления реализуется основное содержание управленческой деятельности.
В практике управления, как правило, одновременно применяют различные методы и их сочетания. Так или иначе, но все методы управления органически дополняют друг друга и находятся в постоянном динамическом равновесии.
Направленность методов управления всегда одна и та же - они направлены на людей, осуществляющих различные виды трудовой деятельности – на персонал организаций (предприятий, компаний, фирм).
Управление персоналом включает в себя целую систему. Система работы с персоналом – это совокупность взаимосвязанных действий по обеспечению управления в труде определенного качества и количества. Такая система предполагает не только формальную организацию работы с персоналом (подбор, расстановка, контроль и пр.), но и совокупность факторов социально- психологического, неформального характера.
Управление персоналом на предприятии – это вид деятельности, который позволяет реализовать, обобщить широкий спектр вопросов адаптации индивида к внешним условиям, учёта личного фактора в построении системы управления персоналом предприятия. Укрупнённо можно выделить три фактора, оказывающих воздействие на персонал предприятия.
Первый – иерархическая структура предприятия, где основное средство воздействия – это отношения власти – подчинения, давления на человека сверху, с помощью принуждения, контроля над распределением материальных благ.
Второй – культура, то есть вырабатываемые обществом, предприятием, группой людей совместные ценности, социальные нормы, установки поведения, которые регламентируют действия личности, заставляют индивида вести себя так, а не иначе без видимого принуждения.
Третий – рынок – сеть равноправных отношений, основанных на купле-продаже продукции и услуг, отношениях собственности, равновесии интересов продавца и покупателя.
Новые службы управления персоналом создаются, как правило, на базе традиционных служб: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, отдела охраны труда и техники безопасности и др. Задачи новых служб заключаются в реализации кадровой политики и координации деятельности по управлению трудовыми ресурсами на предприятии. В связи с этим они начинают расширять круг своих функций и от чисто кадровых вопросов переходят к разработке систем стимулирования трудовой деятельности, управлению профессиональным продвижением, предотвращению конфликтов, изучению рынка трудовых ресурсов и т.п.
В системе методов управления персоналом выделяют:
- Административные методы;
- Экономические методы;
- Социально-психологические методы.
Рассмотрим более подробно каждый метод в отдельности.
2.1. Краткая характеристика ИП «Шемякин»
Шемякин начал заниматься индивидуальным предпринимательством с 1991 года. Профессиональной сферой деятельности ИП является розничная продажа сувениров и подарков. Для этой цели у него имеется четыре торговые точки в различных магазинах города. В свою очередь эти магазины располагаются в различных концах города.
Организационной правовой формой организации является индивидуальное предпринимательство.
Первой организационно-правовой формой является индивидуальная трудовая деятельность или индивидуальное предпринимательство. Индивидуальным предпринимательством называют такую форму, которая осуществляется без привлечения наемного труда; однако существующее законодательство разрешает нанимать работников на контрактной основе.
Индивидуальная трудовая деятельность осуществляется без образования юридического лица, с момента ее государственной регистрации. Следует иметь в виду, что к индивидуальному предпринимательству без образования юридического лица применяется законодательство, регулирующее деятельность юридических лиц. В случае осуществления индивидуальной предпринимательской деятельности без регистрации к осуществляющему ее лицу при нарушении законодательства применяются меры, как к зарегистрированному юридическому лицу, причем индивидуальный предприниматель не вправе ссылаться на то, что его деятельность не была зарегистрирована.
Для успешной деятельности любого индивидуального предпринимателя необходимо ему использовать внутренний контроль на предприятии. Это один из залогов успешного функционирования индивидуального предпринимателя.
Индивидуальный предприниматель отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом, кроме имущества, определяемого законом: арендного и долгового (заложенного). Индивидуальный предприниматель может быть объявлен банкротом в соответствии с законом; при банкротстве индивидуальный предприниматель удовлетворяет претензии кредиторов всем своим имуществом в порядке, определяемом законом, а именно:
1. Требования работников, которым предпринимательской деятельностью нанесен ущерб здоровью.
2. Выплата заработной платы работникам, работающим по контракту.
3. Удовлетворение требований кредиторов.
4. Погашение задолженности перед государством.
5. Удовлетворение остальных требований (предъявленных в течении двух месяцев с момента объявления банкротства).
Вне всякой очереди удовлетворяются требования арбитражного управляющего; в последнюю очередь - требования собственника.
У данного объекта исследования линейная структура управления.
Под организационной структурой управления понимается упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого целого. Организационная структура управления определяется также как форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим функциям, направленным на решение поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций структура управления представляется в виде системы оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности.
При этой структуре работники разделяются на группы (звенья, бригады) и во главе каждой группы ставится начальник, осуществляющий руководство подчиненными по всем видам выполняемой ими работы. Начальники групп входят низовым элементом в линейную «иерархию начальников». Начальник каждой такой группы должен быть универсалом, хорошо знающим существо и особенности каждого вида деятельности, равно как и члены группы, что затрудняет подбор кадров. Эффективность подобных структур во многом зависит от квалификации начальника и характера производства. При простой кооперации труда линейные структуры управления могут быть весьма эффективными, несмотря на то, что при этой системе исключается специализация по выполнению определенного вида работ [10, стр.30].
Задачи в системе контроля ставит индивидуальный предприниматель, его заместители ставят эти задачи перед продавцами в магазинах.
2.2. Анализ системы процессов и методов управления
Управление предприятием должно осуществляться на базе определенной организационной структуры. Структура предприятия и его подразделений определяется предприятием самостоятельно. При разработке организационной структуры управления ИП «Шемякин» необходимо было обеспечить эффективное распределение функций управления по подразделениям. При этом требовалось выполнить следующие условия:
- решение одних и тех же вопросов не должно находится в ведение разных подразделений;
- все функции управления должны входить в обязанности управляющих подразделений;
- на данное подразделение не должно возлагаться решение вопросов, которые эффективнее решать в другом подразделении.
Следует отметить, что структура управления может изменяться во времени в соответствии с динамикой масштабов и содержания функций управления, в связи с изменяющимися требованиями окружающего мира и т.п.
Между отдельными подразделениями ИП «Шемякин» существуют как вертикальные, так и горизонтальные связи.
Первый заместитель директора занимается кадровыми вопросами. Он набирает продавцов, контролирует их профессиональную деятельность. В его управлении находится магазин под номером один.
Второй заместитель магазина занимается бухгалтерским учетом. В его управлении находиться магазин под номером 2.
Менеджер на складе занимается оптовой покупкой товаров, распределением их по магазинам. Выполняет роль кладовщика. В его управлении находиться магазин под номером 3.
Менеджер по браку бракует некачественные товары. Совместно с бухгалтером списывает такие товары. В его управлении находиться магазин под номером 4.
Помощник ИП по хозяйственным вопросам занимается вопросами по хозяйственной части.
В каждом магазине работают по три продавца.
Для более эффективного контроля должен быть самоконтроль между продавцами. Ведь наиболее эффективно работающим продавцам назначаются премии.
Директор
Служба контроля качества
Хозяйственный отдел
Кадровая служба
Бухгалтерия
Склад
Торговая точка №4
Торговая точка №1
Торговая точка №3
Торговая точка №2
Схема 2.1 Организационная структура предприятия
Индивидуальный предприниматель каждый понедельник проводит собрание с кадровиком, бухгалтером, менеджером на складе и менеджером по браку. Кадровик, бухгалтер, менеджер на складе и менеджер по браку контролирует работу находящихся в их подчинении магазинов. При изменении ситуации на рынке, поведении конкурентов докладывают об этом директору, который уже принимает решение по данным вопросам.
Директор совместно с менеджером по складу проводит ревизию остатков товаров на складе, таким образом, он контролирует его работу.
Директор совместно с менеджером по браку списывает некачественные товары.
Работу помощника по хозяйственной части директор проводит визуально, т.е. оценивая его работу по эстетическому виду.
Оценивая работу кадровика, директор рассматривает личные дела работников соответствуют ли они для данной должности. Есть ли у них соответствующая квалификация.
При контроле работы бухгалтера директор проверяет бухгалтерский баланс. Важным критерием оценки работы бухгалтера является правильно заполненная налоговая декларация.
Кадровик, бухгалтер, менеджер на складе и менеджер по браку контролируют работу продавцов по следующим критериям: наличие жалоб от клиентов на работу персонала, соответствующий внешний вид, выполнение плана по продажам, выполнение правил работы.
Недостатками в работе магазинов ИП «Шемякин» являются: недостаточная информация продажи и качества товаров, т.е. что больше раскупается; некомпетентность продавцов принимаемых на работу; недостаточный контроль за работой продавцов; «медленное» получение информации о ситуации на рынке продаж подарков и сувениров и поведение конкурентов ИП «Шемякиным».
2.3. Факторы процессов и методов управления в организации
Социологические методы играют важную роль в управлении персоналом, они позволяют установить назначение и место сотрудников в коллективе, выявить лидеров и обеспечить их поддержку, связать мотивацию людей с конечными результатами производства, обеспечить эффективные коммуникации и разрешение конфликтов в коллективе (3, С.36).
Социальное планирование обеспечивает постановку социальных целей и критериев, разработку социальных нормативов (уровень жизни, оплата труда, потребность в жилье, условия труда и др.) и плановых показателей, достижение конечных социальных результатов. Например: увеличение продолжительности жизни, снижение уровня заболеваемости, рост уровня образования и квалификации работников, сокращение производственного травматизма, увеличение жилой площади на 1 работника и др. Конкретной формой социального планирования является план социального развития коллектива, который в 70-80-х гг. имелся на всех крупных предприятиях СССР (ГАЗ, ВАЗ, "Электросила", ЗМЗ и др.). В настоящее время проблема социального планирования актуальна для многих крупных западных и японских компаний, которые успешно используют передовой опыт советского периода.
Социологические методы исследования составляют научный инструментарий в работе с персоналом, они предоставляют необходимые данные для подбора, оценки, расстановки и обучения персонала и позволяют обоснованно принимать кадровые решения. Анкетирование позволяет собирать необходимую информацию путем массового опроса людей с помощью специальных анкет. Интервьюирование предполагает подготовку до беседы, затем, в ходе диалога с собеседником, - получение необходимой информации. Собеседование является распространенным методом при деловых переговорах, приеме на работу, воспитательных мероприятиях, когда в неформальной беседе решаются небольшие кадровые задачи. (1, С.45)
Личностные качества характеризуют внешний образ сотрудника, который достаточно стабильно проявляется в коллективе и является неотъемлемой частью социологии личности. Личностные качества можно разделить на деловые (организационные), которые необходимы для выполнения конкретных функций и задач, и моральные (нравственные), отражающие проявление личной морали человека. В кадровой работе необходимо также знать достоинства и недостатки сотрудников, исходя из которых им подбирается рабочее место, намечается служебная карьера и обеспечивается продвижение.
Мораль является особой формой общественного сознания, регулирующего действия и поведение человека в обществе с помощью нравственных норм. В процессе исторического развития человечества нравственные нормы получили обыденное выражение в виде народной мудрости и идейное обоснование в религиозных учениях на основе идеалов добра и зла, чести и бесчестия, мудрости и глупости, одобрения или осуждения и др.
Партнерство составляет важный компонент любой социальной группы и заключается а налаживании разнообразных форм взаимоотношений, на базе которых организуется общение людей. В партнерстве люди выступают как равноправные члены во взаимоотношениях между собой в отличие от формальной связи руководителя с подчиненным, где имеет место зависимость одного человека от другого. Различают такие формы партнерства: деловое, дружеское, по увлечениям (хобби), семейное - между родственниками, сексуальные - интимные взаимоотношения людей.
Соревнование является специфической формой общественных отношений и характеризуется стремлением людей к успеху, первенству, достижениям и самоутверждению. История соревновательности идет из глубины веков. Оно являлось формой выживания лучших представителей рода - сильных, умных, мужественных, здоровых, и в итоге стало движущей силой развития общества. Результаты соревнования - новые открытия, изобретения, произведения искусства, рекорды в спорте, достижения в производстве.
Общение — это специфическая форма взаимодействия людей на основе непрерывного обмена информацией. Межличностное общение возникает между различными людьми в формах руководитель - подчиненный - сотрудник - друг и других более сложных формах общения нескольких людей. Личностное общение имеет место в простых формах взаимоотношений руководителя с подчиненным, сотрудников между собой, когда существуют два субъекта коммуникаций. Вербальное, или словесное, общение возникает в процессе устного или письменного обмена информацией.
Переговоры - это специфическая форма человеческого общения, когда две или более сторон, имеющие различные цели и задачи, пытаются увязать между собой различные интересы на основе продуманной схемы разговора (диалога) и, как правило, избегают прямого конфликта.
Конфликт - форма столкновения противоборствующих сторон, имеющая свой сюжет, композицию, энергию, которые по ходу действия трансформируются в кульминацию и развязку и заканчиваются положительным или отрицательным решением проблемы. Различают межличностные конфликты, личностный конфликт между внешней средой и внутренней моралью, конфликты по поводу распределения ролей на работе, деловые конфликты из-за столкновения интересов различных подразделений, семейные конфликты по различным проблемам и др.
Итак, знание социологических методов управления позволяет руководителю коллектива объективно осуществлять социальное планирование, регулировать социально-психологический климат, обеспечивать эффективные коммуникации и поддерживать на хорошем уровне корпоративную культуру. Для этого целесообразно систематически (не реже одного раза в год) проводить социологические исследования в коллективе; особенно полезно знать мнение членов коллектива о руководителе.
Психологическое планирование составляет новое направление в работе с персоналом по формированию эффективного психологического состояния коллектива предприятия. Оно исходит из необходимости концепции всестороннего развития личности человека, устранения негативных тенденций деградации отсталой части трудового коллектива. Психологическое планирование предполагает постановку целей развития, и критериев эффективности, разработку психологических нормативов, методов планирования психологического климата и достижения конечных результатов.
Целесообразно, чтобы психологическое планирование и регулирование выполняла профессиональная психологическая служба предприятия, состоящая из социальных психологов.
Отрасли психологии и знание их методов исследования позволяют сделать правильный анализ душевного состояния людей, построить их психологические портреты, разработать способы устранения психологического дискомфорта и формировать хороший климат коллектива. Психология является экспериментальной наукой, изучающей отношения психических процессов в жизни человека. В центре внимания психоанализа психические процессы и мотивации влечений человека, прежде всего душевных и сексуальных. Психология труда изучает психологические аспекты профессионального отбора, профориентации, профессионального утомления, напряженности и интенсивности труда, несчастных случаев и др. Психология управления анализирует аспекты поведения людей в трудовом коллективе, отношения руководителя и подчиненного, проблемы мотивации и психологического климата. Психотерапия изучает способы психического воздействия словом, поступками, обстановкой на человека с определенными расстройствами психики с целью лечения. Такие способы, как самовнушение (аутогенная тренировка), внушение (гипноз), медитация постепенно входят в практику управления.
Таким образом, методы управления - это совокупность приемов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных организацией целей.
В системе методов управления персоналом выделяют:
- Административные методы;
- Экономические методы;
- Социально-психологические методы.
Целесообразно, чтобы психологическое планирование и регулирование выполняла профессиональная психологическая служба предприятия, состоящая из социальных психологов.
3. Пути совершенствования процессов и методов управления в организации
3.1. Обоснование необходимости повышения эффективности процессов и методов управления в организации
В результате интервью с руководством было выяснено что, индивидуальный предприниматель преследует следующие цели:
1. Обеспечение надежной информацией для успешного руководства предприятием и принятием эффективных управленческих решений. Например: при появлении фактов уменьшения спроса на производимую продукцию необходимо своевременно обеспечить руководство информацией о причинах падения спроса для принятия управленческих решений о способах учета пожеланий покупателей и координации деятельности в целях снижения расходов.
2. Обеспечение сохранности активов, документов и регистров предприятия.
Материальные активы предприятия должны быть защищены надежной системой контроля в целях предупреждения их хищения, использования в неподобающих целях или случайного уничтожения. Серьёзной защиты и контроля требуют и неосязаемые активы (дебиторская задолженность), важные документы (договора и контракты) и регистры бухгалтерского учета (Главная книга и журналы). В связи с развитием компьютерных систем требуют должных мер к обеспечению сохранности объемы информации, хранящиеся на компьютерных носителях.
3. Обеспечение эффективности хозяйственной деятельности в целях избегания непроизвольных затрат во всех областях хозяйственной деятельности, а также для предотвращения неэффективного использования всех прочих ресурсов.
Рассмотрев работу индивидуального предпринимателя можно сделать следующие выводы: индивидуальный предприниматель в работе своих магазинов использует:
- форму контроля - структурно функциональную форму внутреннего аудита;
- время осуществления контрольных действий - текущий контроль;
- уровень автоматизации контроля - неполностью автоматизированный внутренний контроль;
- методические приёмы контроля - собственные эмпирические методические приёмы контроля (инвентаризация, контрольные замеры работ, контрольные запуски оборудования, формальная и арифметическая проверки, встречная проверка, способ обратного счёта, метод сопоставления однородных фактов, служебное расследование, экспертизы различных видов, сканирование, логическая проверка, письменный и устный опросы и др.);
- иерархичность объектов контроля - контроль подсистем системы объектов;
- функциональная направленность контроль - кадровый контроль, административный контроль, финансово-экономический контроль, бухгалтерский контроль, правовой контроль;
- характер взаимоотношений контролирующего и контролируемого работника - контроль, обусловленный отношениями подчинённости.
- временная направленность контроля - стратегический контроль, оперативный контроль;
- пространственный аспект - процессный контроль;
- источники данных контроля - документальный контроль, фактический контроль;
- характер контрольных мероприятий - плановый контроль, внезапный контроль;
- периодичность проведения контрольных мероприятий - системный контроль, периодический контроль;
- полнота охвата объекта контроля - сплошной контроль;
- интенсивность проведения контроля - контроль, осуществляемый в нормальном режиме.
К недостаткам работы организации следует отнести: отсутствие контроля, направленного на обеспечение безопасности коммерческой организации; отсутствие стратегического контроля, неполностью автоматизированный внутренний контроль. Эти недостатки документально не сопровождаются.
Эффективный контроль требует соответствия его организации структуре и системе управления фирмой, ее планам (но без жесткой к ним привязки). Поскольку все вокруг стремительно меняется, система контроля должна к этим изменениям своевременно приспосабливаться, а поэтому отличаться гибкостью, иначе контроль будет вечно “опаздывать”, что сделает невозможным использование его результатов на практике. Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые им, превышали затраты на его проведение. Выгода – это более устойчивое положение перед конкурентами, это нельзя количественно измерить! Поэтому необходимо минимизировать все сопряженные с контролем издержки на технические средства, сбор, переработку и хранение информации. Любой контроль, который требует на свое осуществление больше затрат, чем приносит прибыли, не улучшает степень владения ситуацией руководством фирмы, а ухудшает, направляет его действия по ложному пути.
Эффективный контроль требует нацеленности на конкретные процессы, результаты, учета личных качеств людей, их должностного положения, связей в коллективе, благожелательного подхода к людям. Таким образом, эффективный контроль невозможен без учета человеческого фактора.
Предполагаемым эффектом должно стать более стабильное положение индивидуального предпринимателя на рынке продаж подарков и сувениров. Усиление своего положения перед конкурентами. Наилучшая подготовленность к неожиданным действиям конкурентов и изменению рынка. Т.е. при снижении продаж ИП понесет меньшие потери, чем его конкуренты, это тоже очень трудно количественно рассчитать, потому что рынок продаж может вести себя по-разному!
Некоторые вещи, такие как положение, перед конкурентами, подготовленность к изменениям на рынке продаж нельзя измерить в денежном выражении. А если и можно то это очень сложно, нужны такие данные, которыми автор не обладает.
Выполнив данные решения для устранения сбоев в магазинах ИП «Шемякин», индивидуальный предприниматель сможет наиболее эффективно контролировать работу своей организации. Что должно привести к дальнейшей успешной работе в сфере розничной продажи подарков и сувениров.
3.2. Пути повышения эффективности процессов и методов управления в организации
Для улучшения работы организации индивидуальному предпринимателю следует сделать следующее: полностью автоматизировать внутренний контроль, т.е. установить в магазинах по одному компьютеру, провести образовательные курсы для обучения на компьютерах, установить на складе один компьютер и установить непосредственно у бухгалтера, менеджера по браку, кадровика и у самого ИП «Шемякина» по одному компьютеру, соединив их по локальной сети. ИП сможет полностью контролировать весь процесс работы его организации. На компьютерах установить четыре программы: одна для менеджера на складе (1С: Склад), он сможет узнавать какой вид товара наиболее охотно раскупается, соответственно покупать его у оптовых продавцов; вторая программа для кадровика (1С: Предприятие). Кадровик сможет контролировать работу продавцов, т.е. узнавать, кто из них какое количество товара продает; третья программа для менеджера по браку (1С: Предприятие). Он будет контролировать качество закупаемых товаров; четвертая программа (1С: Предприятие) для бухгалтера, он сможет ввести учет продаж и брака товаров. При чем каждая программа должна быть доступна только для конкретного человека, т.е. кадровик не должен иметь возможность просматривать информацию предназначенную для бухгалтера. У ИП «Шемякина» должен быть доступ ко всем четырем программам. Это позволит ему уделять серьезное влияние на развитие рынка продажи подарков, т.е. что более лучше будет продаваться в различных сезонах. Следить за поведением конкурентов, их ценовой политике, это обеспечит экономическую безопасность предприятия.
При этом следует учитывать следующее:
§ обработка информации при помощи системы электронной обработки не позволяет сделать отметки о проведенной проверке; невозможно это сделать и вручную, так как ручная обработка документов не проводится;
§ обработка однородных операций выполняется по единому образцу. Это исключает возможность случайных ошибок, которые нередко возникают при обработке документации ручным способом.
§ электронная система обработки информации может автоматически выполнять определенные рабочие операции или же на основании задания проводить систематически внутреннюю проверку обрабатываемой информации. Наличие хорошо функционирующей системы электронной обработки данных исключает возможность ошибок и неточностей (недостатков, совершаемых сотрудниками). В данном случае имеются в виду ошибки, возникающие при обработке информации: описки, грамматические ошибки, ошибки в подсчете итогов, ошибки, возникающие при передаче информации. Здесь машина намного надежнее человека.
Сроки установления данной системы контроля выбирает сам ИП. От автора не зависят сроки установления компьютеров. Поэтому он не может написать конкретные сроки.
Практические действия руководства экономического субъекта направлены на установление и поддержание системы внутреннего контроля на своем предприятии. Предполагаемый эффект: во-первых, он позволяет индивидуальному предпринимателю или исполнительному органу наладить контроль за автономными подразделениями фирмы (за магазинами).
Во-вторых, проводимые целевые контрольные проверки и целевые анализы позволяют выявить резервы продаж и определить наиболее эффективные направления развития.
Особое место в системе внутреннего контроля занимают контрольно-ревизионные комиссии, которые могут создаваться во многих коммерческих структурах. Статус ревизионной комиссии определен в уставе субъекта хозяйствования.
Индивидуальный предприниматель обязан проводить ревизию своей финансово-хозяйственной деятельности силами ревизионной комиссии или привлекаемых за плату сторонних организаций не реже одного раза в год, а внеочередные ревизии - по требованию ревизионной комиссии (ревизора) ИП. Эти вопросы особо оговариваются в уставе ИП.
Автор данной работы предлагает, проводить проверки:
• проверка ежегодного отчета правления, кассы и имущества индивидуального предпринимателя в срок, способами и средствами по ее усмотрению;
• предварительное рассмотрение смет и планов индивидуального предпринимателя;
• проверка состояния делопроизводства и отчетности индивидуального предпринимателя;
Для исполнения возложенных обязанностей ревизионная комиссия:
• проводит документальные проверки финансово-хозяйственной деятельности общества (сплошной проверкой или выборочно); сроки опять выбирает сам ИП, от мнения автора не зависит ничего!
• проверяет выполнение установленных смет, нормативов и лимитов;
• проверяет своевременность и правильность платежей в бюджет;
• проверяет соблюдение индивидуального предпринимателя и его заместителями законодательных актов и инструкций;
• проверяет постановку и достоверность оперативного бухгалтерского и статистического учета и отчетности;
• проверяет состояние кассы и имущества;
• составляет и утверждает акты проверок и ревизий, необходимые заключения, в том числе по годовому отчету и балансу индивидуального предпринимателя.
По итогам проверки финансово-хозяйственной деятельности общества ревизионная комиссия составляет заключение, в котором должны содержаться:
• подтверждение достоверности данных, содержащихся в отчетах и иных финансовых документах индивидуального предпринимателя;
• информация о фактах нарушения установленных правовыми актами Российской Федерации порядка ведения бухгалтерского учета и представления финансовой отчетности, а также правовых актов Российской Федерации при осуществлении финансово-хозяйственной деятельности.
Ревизионная комиссия:
• предоставляет индивидуальному предпринимателю отчеты о проведенных ревизиях и проверках, сопровождая их необходимыми замечаниями и предложениями по повышению эффективности работы общества;
• соблюдает условия конфиденциальности деятельности общества;
Целью ревизии является контроль, во-первых, за соответствием финансово-хозяйственной деятельности общества требованиям российского законодательства и, во-вторых, за соблюдением интересов индивидуального предпринимателя. В процессе контроля ревизионная комиссия подтверждает правильность и объективность отражения финансовых и хозяйственных операций в бухгалтерском учете общества и их соответствие законодательным и нормативным актам, действующим в стране, а также на основе анализа хозяйственной деятельности достоверность (чистоту) бухгалтерской отчетности.
Для каждой функции контроля индивидуальный предприниматель назначает конкретные сроки, назначает ответственных. Ресурсное обеспечение полностью лежит на плечах индивидуального предпринимателя.
Комиссия не вправе разглашать результаты ревизий и проверок до их утверждения органом, по поручению которого они проводились. Члены ревизионной комиссии (организаций, представители которых являются членами ревизионной комиссии), допустившие разглашение коммерческой тайны или другие нарушения в процессе выполнения своих обязанностей. По решению индивидуального предпринимателя к ним могут быть применены штрафные санкции.
В системе управления фирмой контроль решает несколько задач: 1) с помощью контроля можно заранее обнаружить появление во внешней и внутренней среде фирмы факторов, которые могут оказать на ее развитие или функционирование серьезное влияние, и своевременно отреагировать на них; 2) контроль помогает своевременно обнаружить отклонения в деятельности любой фирмы изъяны, ошибки, промахи и своевременно принять необходимые меры для их устранения; 3) результаты контроля служат основой оценки работы фирмы и ее персонала в ключевых областях за определенный период.
Таким образом, контроль должен быть своевременным - “в нужном месте и в нужный час”, с тем, чтобы обнаружить отклонения и устранить их, пока не поздно. Удобный момент для ревизии самого процесса выполнения плана определяется не спонтанно, а в зависимости от стадии его выполнения, скорости протекания соответствующих технических, технологических и хозяйственных процессов.
Выводы и предложения
Основными чертами первого этапа становления рыночной экономики в России, являются: приватизация; формирование предпринимательских структур малого бизнеса; формирование многоукладной экономики; отказ от одномерного мышления и переход к многомерному системному мышлению; создание цивилизованной системы менеджмента.
Современный эффективный менеджер должен уделять огромное внимание человеческим ресурсам, о которых руководители вспоминают в самый последний момент или не вспоминают вовсе. Применение разнообразных способов вознаграждения и налаживание эффективных коммуникаций с сотрудниками могут принести гораздо больший эффект, чем это может показаться на первый взгляд. Профессионально применяя на практике рассмотренные в данной работе процессы и методы управления организацией, постоянно повышая уровень управленческой культуры, стремясь к самоутверждению, а не к самопрезентации, увеличивая число стратегий мышления и вкладывая средства в персонал и идеи, менеджер, как и его деятельность, становятся действительно эффективными. Всё это, вместе взятое, принесёт рост и процветание его фирме.
В данной курсовой работе было рассмотрено предприятие ИП «Шемякин», занимающееся розничной торговлей подарков и сувениров.
Целью было: нахождение пути совершенствования процессов и методов управления в организации.
Задачи стали: 1) Изучение теоретических основ; 2) Проведение анализа процессов и методов управления в организации; 3) Разработка путей совершенствования процессов и методов управления в организации.
Объект: система процессов и методов управления
Предметом являлось эффективность системы процессов и методов управления.
При написании работы была использована литература авторов: Алексеева М.М., Бурцева В.В., Уткина Э.А. и др.
Список использованной литературы
I. Специальная литература:
1. Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы: Учебно-методическое пособие. – М.: ЮНИТИ, 2000.
2. Бурцев В.В. Организация системы внутреннего контроля коммерческой организации. - М.:«Экзамен», 2000. - 320с.
3. Бурцев В.В. «Управленческий контроль как система». Менеджмент в России и за рубежом.№5,2000.
4. Уткин Э.А. Курс менеджмента. Учебник для вузов. – М.: Издательство «Зерцало», 2000. – 448 с.
5. Кусков А.Н., Чумаченко А.П. Менеджмент: Учебное пособие. – М.: МГИУ, 1999. – 363 с.
6. Иванов А.П. Менеджмент. Учебник – СПб: изд-во Михайлова В.А., 2002 г.
7. Кабушкин Н. И. Основы менеджмента, - Мн.: Новое знание, 2002 г.
8. Кибанов А.Я. Федорова Н.В. Управление персоналом. – М.: Финстатинформ, 2001.
9. Макарова И. К. Управление персоналом: Учебник. – М.: Юриспруденция, 2002.
10. Мескон М.Х.. Альберт М., Хедоури Ф. «Основы менеджмента», М.:Дело, 2002.