Полный текст:
Содержание
Введение 3
1 Описание предприятия 5
2 Описание ЭИС магазина 10
3 Выбор объекта автоматизации 13
3.1 Описание документооборота 15
4 Описание используемых классификаторов 18
5 Постановка задачи 19
6 Список используемой литературы 20
Введение
Современное предприятие обладает значительным числом финансовых потоков. Преобладание бумажных документов, многогранность финансовых контрактов, требование ускоренных расчетов, внимание к управленческому учету диктуют пристальное внимание практиков к автоматизации бухгалтерской деятельности. Сегодня бухгалтеры в основном научились пользоваться компьютером, но это вовсе не означает переход на новые информационные технологии.
Чтобы развивать бизнес, нужно многое, и, в частности, умение считать деньги, товары, ресурсы, услуги. В современном бизнесе порой срок, отпущенный на принятие решений, измеряется часами. Для принятия правильных решений необходима оперативная и достоверная информация. Зная реальную ситуацию на своем предприятии, можно решать проблему контроля его ресурсов, решать задачи оптимизации его деятельности и планирования дальнейшего развития.
Чтобы эффективно вести учет торговых операций, необходимо собрать и проанализировать очень много информации. Особое значение имеет автоматизация бухгалтерского учета, где циркулируют огромные потоки экономической информации, поэтому торговые операции особенно нуждаются в автоматизации. Поскольку предприятие не является монополистом на рынке в данном регионе, необходимо постоянно контролировать уровень товарооборота. При работе с клиентами требуется минимально сократить время на обслуживание каждого клиента и при этом максимально качественно обслужить его – с этой задачей можно справиться, пожалуй, только с помощью эффективной автоматизированной подсистемы торговых операций.
Переход от традиционного учета к компьютерному предполагает наведение порядка в бухгалтерском учете и, прежде всего в плане счетов, системе бухгалтерских проводок, отчетности. Следовательно, автоматизация влечет за собой более четкую работу всех служб, не подавляя, а, наоборот, усиливая человеческий фактор.
Наиболее распространенные на рынке бухгалтерские системы не только декларируют, но и предоставляют такие возможности, как:
простота, удобство и гибкость в их освоении и использовании;
широта применения как для малых предприятий, так и для корпоративных структур;
понятное и емкое представление информации;
настройка на изменяющееся законодательство, включая налоговое, и особенности учета конкретного предприятия;
большой набор типовых операций и форм отчетности;
значительные аналитические возможности, зачастую с графическим представлением информации.
Все это, вместе взятое, определяет существенное увеличение скорости и комфортности работы.
1 Описание предприятия
Наименование: «Клондайк».
Вид деятельности: розничная торговля продуктами питания.
Адрес: г. Кисловодск, ул. Горького, 45.
Основные товары: Рыбопродукты копченые, изделия колбасные копченые, сосиски.
Число сотрудников: 27.
Собственность: частная.
Основой для торговой фирмы служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему учета торговых операций, учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.
Хозяйственный учет представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет – одна из наиболее трудоемких функций управления. Отличительной чертой учета является большая массовость и однородность исходных и итоговых показателей. Как правило, итоговые показатели формируются путем многократной группировки по различным признакам исходных первичных данных без применения сложных расчетов.
Управление торговыми процессами в торговом предприятии основывается на информации, отражающей объем, структуру и динамику поступления, продажи и запасов товаров. Движение информации между торговым предприятием и внешней средой (поставщиками, покупателями) осуществляется в форме потоков информации. По отношению к торговому предприятию различают входные, внутренние и выходные потоки информации (входную, внутреннюю и выходную информацию). От рациональной организации потоков информации торгового предприятия, способов сбора, регистрации, передачи, хранения и обработки информации, ее состава и своевременного получения зависят оперативность и эффективность управления торговыми процессами.
Учет реализации товаров в торговле осуществляется по мере отпуска товаров и предъявления покупателям расчетных документов.
Одно из направлений совершенствования розничной торговли - её специализация. Она способствует облегчению труда торговых работников и росту его производительности, более эффективному использованию материально-технической базы торговли и оказывает положительное влияние на уровень обслуживания покупателей.
Специализация магазинов может осуществляться по товарному профилю, функциональности, вид обслуживания.
Специализация магазинов по товарному профилю предусматривает ограничение их деятельности торговлей отдельных видов или групп товаров.
В основу построения ассортимента магазина «Клондайк» положены товары одной товарной группы (мясо и мясные продукты, молоко и молочные продукты). В магазине имеются большие возможности для предложения покупателям широкого ассортимента продовольственных товаров.
Организационно-управленческая структура магазина «Клондайк» представлена на рисунке 1.
Директор
Торговый отдел
Транспортный отдел
Бухгалтерия
Зам директора
Продавцы
Водители, грузчики
Бухгалтерский персонал
Рисунок 1 – Структурная схема управления магазином «Клондайк»
Директор – организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия.
Заместитель директора – является помощником директора в организационных вопросах.
Торговый отдел - координирует весь торговый процесс.
Транспортный отдел – организует перевозку товаров.
Бухгалтерия – осуществляет учёт хозяйственных операций магазина.
Административные подразделения ориентированы на управление магазином, в том числе на юридическую поддержку, реализацию кадровой политики, выработку стратегии и корректировку задач тактического управления. Бухгалтерия выполняет традиционные функции, включая внутрифирменный учет для управления: учет по подразделениям, по товарам, по поставщикам, по группам клиентов. Технические подразделения ориентированы на поддержку бизнеса, хотя в ряде случаев могут решать и самостоятельные задачи.
Коммерция в Росси резко меняется. Работать приходится в новой атмосфере, для которой характерна особенно жесткая конкуренция во всех ее проявлениях, в том числе в борьбе за качество и профессионализм рабочей силы. Это повышает уровень обслуживания покупателей и быстрыми темпами стремится к уровню развитых стран. К персоналу предъявляется много требований, среди которых быстрая реакция на спрос, борьба за потребителя, умение приспосабливаться к частым изменениям структуры производства и функциональных обязанностей. Высокий динамизм коммерческой деятельности заставляет каждого работника, постоянно заботиться о своей квалификации. Важнейшим условием эффективного труда является отбор работников с точки зрения профессиональной подготовки, личностных качеств, ценностных установок. Работника назначают на должность со строго очерченными обязанностями, с ясными требованиями к профессиональным и личностным качествам. На предприятии почти нет текучести кадров, т. к. по сравнению с другими предприятиями его работники получают заработную плату.
К основным признакам, определяющим тип магазина, относятся ассортиментный профиль и размер торговой площади.
Одной из важных составляющих магазина является технологическая планировка, то есть совокупность всех помещений торгового предприятия в определённой взаимосвязи, обеспечивающей наиболее рациональную организацию оперативных процессов. Она является непременным условием создания или реконструкции магазина, позволяя добиваться максимально эффективного использования имеющихся торговых площадей. Кстати, эффективность вовсе не предполагает, чтобы каждый метр торговых или вспомогательных помещений магазина был занят оборудованием или товаром. Рациональное использование площадей торгового предприятия означает то, что каждый квадратный метр помещения учитывается в операционном процессе и выполняет в нём строго определённую функцию. Задача заключается в том, чтобы заставить работать каждый метр площади с наибольшей отдачей.
Для разгрузки транспортных средств в магазине оборудованы специальные места. Помещение для приемки товаров по количеству и качеству примыкают к месту разгрузки. Зона для приемки товаров связана с помещениями для хранения и подготовки товаров к продаже. Кроме того, помещения для приемки товаров имеет кратчайшее расстояние с торговым залом. Помещение для хранения оснащены соответствующим технологическим требованием – стеллажами, подтоварниками.
В торговом зале вся площадь по функциональному назначению делится на установочную (предназначенную для размещения оборудования), расчётно-кассовую, для движения покупателей (проходы), для выкладки товара, для работы продавцов и др.
2 Описание ЭИС магазина
Основой экономической информационной системы предприятия является техническое обеспечение.
Техническое обеспечение - это комплекс технических средств - совокупность взаимосвязанных единым управлением и автономных технических средств, предназначенных для сбора, хранения, накопления, обработки, передачи, вывода информации; а также средств оргтехники и управления техническими средствами.
Техническое обеспечение должно выбираться по наиболее оптимальному соотношению цены и качества, что, в основном, зависит от финансовых возможностей фирмы. Также важнейший критерий, предъявляемый при приобретении нового технического средства – совместимость с ранее приобретенными.
Информационная система магазина «Клондайк» представлена тремя компьютерами, расположенными в бухгалтерии. Компьютеры объединены в локальную сеть. Топология сети – шинная.
Технические характеристики компьютеров представлены в таблице 1.
Таблица 1 – Технические характеристики компьютеров магазина «Клондайк»
Наименование
Модель
Количество – шт.
Источник бесперебойного питания
3
Принтер
HP Laser Jet 1200.
1
Процессор
Intel Celeron с частотой 2300 МГц и жестким диском 150 Гбайт
1
Процессор
Intel Celeron c частотой 1800 МГц и жестким диском 120 Гбайт
2
Монитор
Samsung SyncMaster 753DFX 17 дюймов
3
Клавиатурa
Genius
3
Мышь
Genius NetScroll
+
3
CD-ROM
ASUS CD-S500/A
3
Программное обеспечение.
Операционная система Windows XP.
Используемая СУБД – «1С:Предприятие 7.7». Данная СУБД является универсальной системой для автоматизации ведения бухгалтерского учета. «1С:Предприятие 7.7». в основе своей – некий предметно-ориентированный симбиоз электронных таблиц и СУБД, она состоит из двух больших модулей:
– модуля ведения бухгалтерского учета;
– конфигуратора – модуля, обеспечивающего настройку бухгалтерской программы на конкретную область применения.
Для разграничения прав доступа пользователей к учетной информации установлена иерархия – права пользователей системы разделяются в соответствии с присвоенным статусом: главный бухгалтер, бухгалтер. Исходя из данной иерархии определяются права на формирование тех или иных проводок, выполнение процедур преобразования данных и доступ к функциям просмотра и корректировки информации.
На компьютерах установлены пакеты Microsoft Office XP.
3 Выбор объекта автоматизации
Основой всех торговых отношений, можно сказать, был и является товар. Люди взаимодействовали друг с другом на рынке по поводу обмена товара, но еще и продажи, также нельзя упускать и такой значительный элемент всех торговых взаимоотношений, как «выгода».
В период возникновения рынка и возможности получить выгоду люди разделились на продавцов и покупателей. И взаимоотношения между ними именуются «торговыми операциями».
Понятие торговля - это отрасль хозяйства, обеспечивающая обращение товара, их движение из сферы производства в сферу потребления.Торговые взаимоотношения будут существовать до тех пор, пока человек не откажется от удовлетворения своих безграничных потребностей. А этого не произойдет никогда. Поэтому законы торговли будут и дальше совершенствоваться, приспосабливаясь к изменения, приносимых стремительным человеческим прогрессом.
Именно поэтому при выборе объекта автоматизации внимание уделяется торговым операциям.
Подсистема учета торговых операций магазина «Клондайк» создаётся с целью автоматизации работ связанных с учётом торговых операций, контролем отпуска товаров покупателям и контролем за поступлением товаров в магазин.
Целью создания подсистемы является обеспечение решения задач и функционирования торговых операций магазина. Данная подсистема позволяет автоматизировать процесс контроля за поступлением товаров, работу с покупателями, что в результате даёт повышение эффективности этих операций, улучшение качества работы по учету торговых операций, сокращение временных задержек, повышение стабильности.
Необходимость создания подсистемы обусловлена следующими факторами:
- подсистема обеспечивает соблюдение процесса управления торговыми операциями, в результате чего повышается качество работы персонала;
- увеличение скорости работы, за счёт устранения задержек в процессе ввода данных;
- завершение создания информационной системы для составления общей отчетности и учета.
На рисунке 2 показаны области деятельности магазина «Клондайк». Пунктиром выделена неавтоматизированная область – учет торговых операций.
Магазин «Клондайк»
Расчеты с поставщиками
Торговые операции
Учёт товаров
Рисунок 2 – Деятельность магазина «Клондайк»
На основании данной схемы был выбран объект автоматизации – учет торговых операций.
3.1 Описание документооборота
В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности торговое предприятие - магазин вступает со своими партнерами во взаимоотношения. Сначала следует заключение договоров, а потом производятся расчеты. Наиболее используемые виды документов в торговых операциях - это договора и кассовые документы.
В торговой деятельности магазина чаще всего употребляют договора купли-продажи. По договору купли-продажи продавец обязуется передать имущество (вещь, товар) в собственность, т. е. полное хозяйственное ведение или оперативное управление покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и доплатить за него определенную цену.
Составление договора является сложной и ответственной частью заключения сделки. Когда определяют количество, то в договоре строго оговаривают и указывают единицу измерения количества и каким образом он устанавливается. Количество определяется единицами веса, объема, длины, в штуках и т. д. Обязательно оговариваются количественные характеристики товара. Определение качества происходит с помощью стандартов, образцов, технических описей, каталогов и проспектам продавца, являющимися неотъемлемой частью договора. При продаже продовольственных товаров, их качество подтверждается в соответствии со стандартами, сертификатом, выдаваемым компетентной государственной организацией, ветеринарной службой и т. д. Также сравнение может производиться с помощью специальных эталонов качества.
Рассматривается и срок, дата поставки, то есть срок, в течение которого товар должен быть поставлен продавцом покупателю.
Одно из существенных условий договора - это цена. Если она отсутствует, то такой договор могут признать недействительным.
В магазине большая часть расчетов происходит через кассу. Это тоже расчеты с населением, которые производятся магазином с использованием контрольно-кассовых машин. При этом магазин должен выдавать покупателю вместе с покупкой чек, подтверждающий исполнение обязательств по договору купли-продажи между покупателем и соответствующим предприятием.
В торговом предприятии кассовые операции осуществляются двух видов: операционная и главная.
Операционные кассы обслуживаются кассирами-операционистами, которые получают наличные денежные средства за проданные товары. Оформляются они непосредственно с использованием кассовых аппаратов. С ними также заключается договор о полной материальной ответственности.
Показания суммирующих денежных и контрольных счетчиков записываются в книгу кассира-операциониста. Данные не начало и конец для заверения представителем администрацией.
Наряду с наличными расчетами с покупателями возможны и безналичные. Например, с помощью расчетных чеков, чековых книжек, пластиковых карточек, т. е. кредитных.
Главная касса осуществляет прием денежной выручки их операционных касс, сдает ее в банк, а также получает средства, при необходимости заработную плату, на хозяйственные нужды и т. д.
В кассе денежные средства могут находится строго в определенном размере, который именуется лимитом денежной наличности. Он оговаривается банком. Большое значение необходимо уделять оформлению кассовых документов.
Документооборот по учету торговых операций магазина «Клондайк» показан на рисунке 3.
Рисунок 3 – Документооборот по учету торговых операций
4 Описание используемых классификаторов
В данном проекте используются следующие классификаторы.
Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ). ОКЕИ разработан на основе международной классификации единиц измерения Европейской экономической комиссии Организации Объединенных Наций (ЕЭК ООН) «Коды для единиц измерения, используемых в международной торговле», Товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности (ТН ВЭД) в части используемых единиц измерения и с учетом требований международных стандартов ИСО 31/0-92 «Величины и единицы измерения. Часть 0. Общие принципы» и ИСО 1000-92 «Единицы СИ и рекомендации по применению кратных единиц и некоторых других единиц».
Общероссийский классификатор валют (ОКВ). ОКВ построен на основе Международного стандарта ИСО 4217-94 «Коды для представления валют и фондов». Используется при учете валютных поступлений и платежей, в бухгалтерском и статистическом учете, оперативной отчетности по операциям, связанным с международными расчетами, контроле соблюдения договорной и платежной дисциплины. Объект классификации – национальные валюты, денежные единицы стран мира и территорий. Указывается официальное название валюты, 3-значный буквенный код, наименования стран и территорий для валюты.
План счетов и локальные классификаторы информации. План счетов – совокупность счетов и субсчетов синтетического учета и связанные с ними аналитические счета – субконто. Сфера действия локальных классификаторов ограничена рамками ИС предприятий. Локальные классификаторы можно создавать, как подмножество кодов российских классификаторов либо разрабатывать новые. Классификаторы используются как справочники, наряду с реквизитами «код» и «наименование» они содержат дополнительные реквизиты (цена, единица измерения, код балансового счета и т. п.).
5 Постановка задачи
Подсистема учета торговых операций магазина «Клондайк» создаётся с целью автоматизации работ связанных с контролем отпуска товаров и ведения торговых операций.
Целью создания подсистемы является обеспечение решения задач и функционирования операций, связанных с торговлей товарами магазина. Подсистема позволяет автоматизировать процесс контроля за товарами, расчетами с покупателями, что в результате даёт повышение эффективности работы, упрощение работы персонала, повышению стабильности работы.
Данную подсистему необходимо в будущем связать с такой подсистемой как: расчеты с поставщиками.
Создание подсистемы необходимо, так как процессы, связанные с учетом торговых операций на данном предприятии не автоматизируются вообще. При автоматизации этих задач возрастёт производительность труда, стабильность, качество работы, скорость и так далее.
6 Список используемой литературы
1 Бабаев Ю. А. «Бухучет». Москва, 2001. – 450 с.
2 Жигалов О. В. «Автоматизация бухгалтерского учёта». Москва, 1994 г. – 380 с.
3 Ильина О. П. «Информационные технологии бухгалтерского учета». – СПб.: Питер, 2001. – 688 с.
4 Карминский А. М., Нестеров П. В. «Информатизация бизнеса». – М.: Финансы и статистика, 1997. – 416 с.
5 Козлова Е. П. «Бухгалтерский учёт». Москва. Финансы и статистика. 1996 г. – 405 с.
6 «Автоматизированные информационные технологии в экономике»: Учебник/Под ред. Г. А. Титоренко. – М.: ЮНИТИ, 2003. – 399 с.
7 «Бухгалтерский учет: Учебник для вузов». Под ред. Безруких П.С. 3-е издание пер. и доп. М.: Бухгалтерский учет, 1999. – 356 с.
8 «Информационные системы в экономике». Под ред. В. В. Дика. – М.: Финансы и статистика, 1996. – 272 с.
9 «Проектирование экономических информационных систем». Учебник/Г. Н. Смирнова, А. А. Сорокин, Ю. Ф. Тельнов; Под ред. Ю. Ф. Тельнова. – М.: Финансы и статистика, 2001. – 512 с.