Полный текст:
Создание презентации в Microsoft PowerPoint
Содержание
Введение………………………………………………………………...……………3
1. Экранный интерфейс и настройки PowerPoint. Запуск приложения PowerPoint 2000………………………………………………………………………….………..5
2. Создание новой презентации и оперирование структурой…………….……..13
3. Оформление презентации…………………………………………………….....21
4. Показ презентации……………………………………………………………….27
5. Публикация презентации………………………………………………………..30
Заключение………………………………………………………………….………34
Список использованной литературы……………………………………..……….35
Введение
Презентация - это целенаправленный информационный процесс, решающий свои задачи.
В настоящее время развитие компьютерных технологий позволяет решать широчайший круг задач, как в домашнем применении, так и в области бизнеса. На мировом рынке программных продуктов пользователям предлагаются специализированные программы и целые интегрированные пакеты программ, отвечающие все возрастающим запросам их потребителей.
Предположим, что мы являемся фирмой, и что наша фирма хочет представить свою продукцию группе потенциальных заказчиков. Соответственно, мы должны рассказать как можно больше интересного о нашем товаре: о том, как давно мы работаем на рынке, о связях с другими фирмами в своей стране и за рубежом, о том, как развивается наше дело.
Другими словами, мы должны убедить аудиторию в том, что мы надежный и солидный партнер, что в процессе работы с нами у заказчика не возникнет никаких проблем. От того, как мы справимся с этой задачей, естественно, будет зависеть и коммерческий успех нашего предприятия. Поэтому подготовке доклада необходимо уделить большое внимание и постараться провести его на должном уровне с использованием самых современных технологий.
В Microsoft Office для этого имеется превосходное средство - PowerPoint. С помощью этой программы мы можем подготовить выступление с использованием слайдов, которые потом можно напечатать на прозрачных пленках, бумаге, 35-миллиметровых слайдах или просто демонстрировать на экране компьютера или проекционного экрана, можно также создать конспект доклада и материал для раздачи слушателям.
PowerPoint создает файл презентаций, который имеет расширение имени РРТ и содержит набор слайдов. Программа предоставляет пользователю большое количество шаблонов презентаций на различные темы. Такие шаблоны содержат слайды, оформленные определенным образом. В поле слайда мы можем вставить свой текст, графику, а также таблицу и диаграмму.
Кроме того, мы можем изменить художественное оформление любого шаблона презентации, выбрав дизайн по своему вкусу. При этом изменится только внешний вид презентации, а не его содержание. И, наконец, мы имеем достаточно времени и чувствуем в себе способности дизайнера, можем начать работу над презентацией "с нуля" - в PowerPoint для этого есть все средства.
1. Экранный интерфейс и настройки PowerPoint Запуск приложения PowerPoint 2000
Программное приложение PowerPoint 2000 входит в состав пакета Microsoft Office 2000 Professional (и не входит, допустим, в поставку Office для малого бизнеса). В случае корректной установки на компьютере оно может быть запущено любым из способов, предоставляемых операционной системой, например, из меню Пуск > Программы > Microsoft PowerPoint.
При запуске на экране появится окно PowerPoint с диалоговым окном, предлагающим разными способами создать презентацию (рис. 1). PowerPoint вообще кардинально отличается от других основных приложений MS Office, активно используемых экономистами, тем, что сам, помимо встроенного Помощника, является активным и разумным проводником по всем функциям создания, показа и публикации презентаций. В принципе, более опытные пользователи могут при очередном появлении данного диалогового окна воспользоваться предлагаемой им возможностью Больше не выводить это окно. Сложно сказать, имеет ли это смысл, скорее, как в случае любых индивидуальных настроек, это дело вкуса, поскольку в обоих случаях предоставляются аналогичные возможности работы.
Экранный интерфейс PowerPoint 2000
Несомненное удобство всех приложений MS Office заключается в единообразном представлении пользовательского интерфейса. Поскольку PowerPoint является Windows-приложением, его интерфейс стандартен для этой операционной системы. PowerPoint 2000 также, в отличие от предыдущих версий, имеет SDI-интерфейс - для каждой создаваемой презентации открывается отдельное окно с меню и панелями инструментов (рис. 8.3).
Конкретный вид окна существенно зависит от режима отображения документа, применяемого в данный момент.
Рис. 1 Диалоговое окно, автоматически появляющееся при запуске PowerPoint
Рис. 2. Экранный интерфейс приложения PowerPoint Управление приложением осуществляется с помощью клавиатуры и мыши.
Многим командам соответствует заданное сочетание клавиш, так называемые "горячие" клавиши. В PowerPoint, в отличие от Word или Excel, "горячими" клавишами пользуются не так часто, хотя, теоретически, каждой команде можно поставить в соответствие подходящее сочетание клавиш.
Элементы управления активизируются нажатием на них левой кнопки мыши. При нажатии правой кнопки мыши появляется контекстное меню с пунктами, соответствующими элементу, над которым нажата кнопка. Работа с контекстными меню, пожалуй, наиболее проста и удобна.
Когда курсор мыши задерживается над каким-либо управляющим элементом, то появляется окно подсказки с кратким описанием функций этого элемента.
При стандартных настройках окно MS PowerPoint состоит из следующих элементов:
- заголовок окна - стандартный для окна Windows. Слева вверху в строке заголовка находится значок PowerPoint, рядом - имя презентации, находящейся в работе, а затем - имя програмы Microsoft PowerPoint. Если щелкнуть мышью на значке PowerPoint, то откроется системное меню, пункты которого позволяют установить подходящие размеры окна программы, свернуть или закрыть окно. То же самое можно сделать с помощью трех кнопок, расположенных на правом краю строки заголовка. Щелчок на левой кнопке обеспечивает сворачивание окна, щелчок на средней - увеличение или уменьшение его, а щелчок на правой кнопке - закрытие;
- строка меню расположена под строкой заголовка. Меню со списком открываются щелчком на них левой кнопки мыши. PowerPoint 2000 также имеет "интеллектуальное" меню, которое автоматически настраивается в зависимости от последних используемых команд и метода работы пользователя. С накоплением определенного опыта работы пользователь начинает приспосабливаться к интерфейсу PowerPoint и представлять, какие пункты меню ему требуются чаще всего. Тогда PowerPoint предоставляет прекрасную возможность создать пользовательскую панель инструментов. Это выполняется в меню Сервис > Настройка, где в открывшемся диалоговом окне на панели Команды надо выбрать пункт Новое меню;
- панели инструментов. Ниже строки меню располагается область панелей инструментов. По умолчанию на экране отображаются панели Стандартная и Форматирование. Панель инструментов состоит из управляющих элементов - кнопок, областей ввода и выбора, что позволяет быстро выполнять команды и настройки, не обращаясь к меню. С помощью настроек можно создать или активизировать дополнительные панели инструментов, а также настроить находящиеся на них элементы управления;
- рабочая область - поле, в котором отображается и редактируется документ. Справа рабочая область ограничена полосой прокрутки.
Существенная разница, по сравнению с Word или Excel, в том, что бегунок позволяет переходить от слайда к слайду, а не по тексту в пределах одного слайда. Конкретный вид рабочей области зависит от режима работы редактора.
Улучшение интерфейса PowerPoint в большой степени затронуло рабочую область окна, которая из двухпанельной стала трехпанельной;строка состояния. Внизу окно программы замыкает строка состояния. Это информационная строка, в которой указываются режимы просмотра и различная информация о презентации: число слайдов, текущее положение в презентации, язык, параметры оформления слайда и т. п.
Для того чтобы начинающий пользователь мог иметь общее представление о возможностях, предоставляемых PowerPoint при подготовке и показе презентации, опишем основные пункты встроенных меню:Файл. Это меню содержит команды создания, открытия, сохранения, переноса и публикации презентации;
Правка. Здесь содержатся команды работы с буфером обмена, выделением части документа для последующего редактирования, поиска и замены слайдовых фрагментов, а также отмены изменений и возврата к ним;
Вид. Этим меню переключаются режимы просмотра презентации, отображение панелей инструментов и линеек, возможности просмотра различных образцов, работа с колонтитулами, масштаб и, наконец, создание заметок, существенно облегчающих докладчику проведение презентации с экрана;
Вставка. С помощью этого меню производится вставка в слайды различных объектов: рисунков, диаграмм, мультимедийных эффектов, стандартов оформления слайдов (даты, номера слайда), - а также осуществляется работа с элементами других приложений Office;
Формат. Команды этого меню позволяют менять параметры форматирования слайдов: шрифтов, фона, цветового оформления и расположения объектов на слайде, - в том числе методом применения шаблонов оформления и авторазметки;
Сервис. Содержит различные сервисные операции: проверку орфографии, настройку языка, параметров программы, автоматизацию ввода текста, совместную работу над одним документом, работу с макросами, в том числе - и установку безопасности от макросов;
Показ слайдов. Это меню оперирует с функциями, отвечающими за проверку предварительного просмотра презентаций, а также обеспечивает показ презентаций в электронном виде. Оно дает возможность настроить параметры смены каждого слайда, анимационные эффекты и интересную функцию работы со скрытым слайдом;
Окно. Это меню дает возможность управлять параметрами окна со слайдами;
Справка. Через это меню становится доступной система помощи редактора презентаций, где самая интересная и полезная услуга - вызов Помощника.
После описания возможностей каждого меню рассмотрим имеющиеся в распоряжении пользователя встроенные панели инструментов. В программе PowerPoint 2000 в списке панелей инструментов их насчитывается тринадцать. Внутри панелей инструментов собраны элементы управления, представляющие операции, выполнение которых необходимо при работе с презентациями. То есть панели инструментов обеспечивают простой структурированный доступ к важнейшим функциям PowerPoint 2000. Управление отображением панелей инструментов осуществляется в меню Вид > Панели инструментов. По этой команде появляется полный список панелей инструментов. Если перед названием панели установлен флажок, то она отображается на экране. Выключение приводит к ее скрытию. Пользователь по своемy усмотрению может вызывать на экран и убирать любую панель, а также создавать свои собственные пользовательские панели путем комбинирования различных, наиболее часто употребляемых элементов управления. Создание пользовательских панелей инструментов производится в меню Сервис > Настройка (рис. 3). Так же, как и при создании нового меню, надо в появившемся диалоговом окне сделать активной панель Команды и затем компоновать свою панель инструментов необходимыми элементами управления.
Рис. 3. Диалоговое окно настройки меню и панелей инструментов
Перечислим панели инструментов PowerPoint:
Стандартная - содержит команды файловых операций, печати, редактирования и экранного отображения;
Форматирование - команды по изменению стиля и формата объектов слайда;
Visual Basic - команды доступа к созданию и отладке макросов на языке VBA (Visual Basic for Applications);
Web - содержит команды для создания презентации, предназначенной для публикации в виде Web-страниц;
Word-Art - доступ к стандартному набору художественных элементов оформления документа;
Буфер обмена - набор команд, позволяющих кодировать объекты с помощью, буфера обмена;
Настройка изображения - команды, управляющие параметрами растровых изображений;
Рецензирование - доступ к функциям работы с различными версиями документа, внесение и удаление изменений без изменения исходного текста;
Рисование - команды, позволяющие создать и изменить параметры векторных изображений, выполняющие простые графические операции;
Структура - содержит набор команд, позволяющих оперировать со структурой презентации: перемещать и сортировать слайды, повышать и понижать уровень абзацев;
Таблицы и границы - команды по установке параметров таблиц и границ страниц слайдов;
Элементы управления - набор готовых компонентов ActiveX для создания Web-страниц и форм;
Эффекты анимации - команды, позволяющие добавить в презентацию анимационные эффекты и изменять их параметры.
Еще один аспект, который необходимо осветить в этом разделе, - это режимы просмотра редактора PowerPoint. Приступая к созданию презентации, необходимо знать, чем отличается один способ ее просмотра от другого и какими из них лучше пользоваться при выполнении тех или иных операций.
PowerPoint предлагает пять, или, если быть еще точнее, шесть режимов отображения документов. Переключение в тот или иной режим осуществляется в меню Вид, либо пятью кнопками в левой части горизонтальной полосы прокрутки.
Обычный режим. Когда мы говорили об улучшении пользовательского интерфейса применительно к рабочей области, то прежде всего имели в виду именно этот режим. Практически он является основным рабочим режимом в процессе создания презентации. Удобство его в том, что он трехпанельный: в одной из панелей (слева) редактируется текст слайдов и отображается их список, вторая панель служит для показа макета слайда (справа вверху), а третья панель позволяет вводить комментарии к нему или заметки (справа внизу). Причем размер и расположение панелей таковы, что позволяют организовать работу по созданию презентации максимально эффективно, без перемещения границ панелей, хотя такая возможность тоже заложена в PowerPoint.
Режим структуры. Этот режим является в некотором роде трансформацией обычного режима, с утрированным выделением структуры презентации. Он помогает докладчику переорганизовать порядок слайдов в презентации и выделить основные моменты, которые должны быть в ней представлены. Более подробно о полезности работы со структурами будет рассказано в следующем разделе. Режим слайдов. Режим слайдов концентрирует внимание докладчика на внешнем виде самого слайда. Им имеет смысл воспользоваться для улучшения дизайна каждого конкретного слайда и обеспечения наибольшей его информативности за счет корректировки размещения текста, графики, проверки правописания и наглядности.
Режим сортировщика слайдов. Этот режим, наоборот, позволяет оценить вид презентации в целом. В нем на экране в миниатюре отображаются все слайды, следующие один за другим в нужном порядке. Пользователь может увидеть, насколько единообразно построена вся презентация, а также, при желании, переставить один или несколько слайдов в другое место презентации.
Режим Показ слайдов. Этим режимом пользуются для предварительного просмотра, репетиции готовой презентации, а также для реального показа презентации. Режим Страницы заметок. В режиме Страницы заметок утрированно выделена панель окна, отвечающая за внесение заметок докладчика. Этот режим отличается от прочих тем, что для него нет соответствующей кнопки в полосе прокрутки, а войти в него можно лишь из меню Вид > Страницы заметок.
2. Создание новой презентации и оперирование структурой
Под созданием новой презентации мы будем понимать, аналогично "созданию нового документа" в Word 2000, инициирование создания презентации через меню Файл > Создать или при помощи диалогового окна, автоматически появляющегося при запуске PowerPoint. В любом случае, создать новую презентацию можно тремя разными способами:
- при помощи мастера автосодержания;
- на основе предлагаемых шаблонов;
- используя пустую презентацию, или, иначе говоря, создавая документ "с нуля".
Рассмотрим каждую из предлагаемых возможностей.
Создание презентации при помощи мастера автосодержания
Создание презентации при помощи мастера автосодержания - это самый легкий, но зато самый стандартизированный способ. В этом случае мастер, как и большинство мастеров Office 2000, задает вам определенные вопросы, собирает тем самым необходимую информацию и предлагает на ее основе набор слайдов по указанной теме. Для начинающего пользователя этот способ видится самым простым и удобным, поскольку мастер грамотно ведет его через все стадии подготовки презентации. С другой стороны, он самостоятельно принимает ключевые решения, практически не оставляя возможности для свободного творчества. Щелчком мыши на значке Мастер автосодержания вызывается следующее диалоговое окно (рис. 4).
Слева в окне находится список, указывающий, из каких этапов мастер планирует построить работу по подготовке презентации.
На первом этапе он предлагает выбрать Вид презентации. При этом предлагается шесть блоков, раскрываемых нажатием соответствующих кнопок.
Каждый из блоков содержит несколько стандартов презентаций, из которых вы выбираете наиболее тематически подходящую. Единственное неудобство работы с мастером заключается в том, что невозможно предварительно посмотреть на экране, что же мы выбрали.
Рис. 4. Создание презентации при помощи мастера автосодержания
На втором этапе - Стиль презентации - вы указываете вид последующей публикации презентации: более традиционная печать на бумаге, слайдах или прозрачных пленках либо же публикация в Интернете, которая становится все более популярной.
Наконец, на третьем, последнем этапе производится оформление титульного слайда. Здесь дается название презентации, а также вводится текст для нижнего колонтитула всех слайдов. Щелчок мышью на кнопке Готово дает мастеру команду о завершении работы, и он на основе собранной информации создает базовый набор слайдов. На экран выводится первый слайд в Обычном режиме, и теперь можно заниматься окончательным оформлением слайдов, вводя необходимые данные: текст, изображения, рисунки, - а также, при необходимости, меняя параметры форматирования.
Создание презентации на основе шаблонов
Создание презентации на основе шаблонов имеет несколько другой оттенок, нежели использование шаблонов, например, в Word. PowerPoint 2000 предлагает два типа шаблонов:
- шаблоны презентаций;
- шаблоны оформления.
Шаблоны презентаций (в диалоговом окне PowerPoint они называются Презентации), более всего похожи на стандартные шаблоны в Word: они носят названия План продаж, Бизнес-план, Обзор финансового состояния и др. Эти шаблоны так же содержат наиболее подходящие и принятые для каждой тематики стандарты и служат основой для создания чаще всего применяемых стандартных типов презентаций. Пользователь может принять к сведению предлагаемый шаблоном текст или полностью заменить его на авторский.
Ниже, на рис. 5 приведен пример нескольких слайдов из набора, предлагаемого шаблоном презентации Воодушевляем сотрудников.
Рис. 5. Пример слайдов, предлагаемых шаблоном презентации
Шаблоны оформления, пожалуй, не имеют аналогов в других приложениях MS Office. Они созданы профессиональными дизайнерами и служат для придания всем слайдам презентации единообразного оформления. Каждый из шаблонов имеет определенную цветовую гамму, фон и свою стилистику, содержит разнообразные графические элементы, параметры размера и начертания шрифтов, некоторые специальные эффекты. Некоторые из них выдержаны в совершенно темных тонах, такие, например, как Ржавый замок" Мрамор или Синий обелиск. Иные - наоборот" практически белые, с минимальным набором оформительских изысков, например Галстук или Рисовая бумага. При работе с презентацией необходимо внимательно отнестись к выбору шаблона оформления, поскольку помимо того, что он может не сочетаться с темой презентации, на нем элементарно могут потеряться вводимый текст или вставляемые графические объекты.
При выборе способа создания презентации надо учитывать, что шаблоны презентаций и шаблоны оформления - это не взаимозаменяемые вещи, а скорее взаимодополняющие. На практике оказывается наиболее удобным сначала создать Слайды презентации каким-либо из возможных способов, ввести текст и графику, При желании - воспользоваться анимацией, составить все надлежащим образом, и лишь затем приступать к окончательному оформлению в единой цветовой гамме при помощи, например, тех же шаблонов оформления либо заданием собственного сочетания цветов и фона. Единственное что надо при этом помнить, - это то, что после задания авторских параметров форматирования PowerPoint уже не меняет их на шаблонные, даже если они вступают в противоречие со стилями выбранного шаблона оформления.
Для того чтобы задать новый шаблон оформления для готовых слайдов, надо выбрать в меню Формат > Применить шаблон оформления, а затем в открывшемся диалоговом окне щелкнуть мышью на подходящем шаблоне и нажать кнопку Применить. Внешний вид слайдов с применением назначенного шаблона можно предварительно посмотреть в правой части диалогового окна.Иной способ цветового оформления слайдов - это задание цветовой гаммы и фона иными средствами меню Формат.
При помощи команды меню Формат > Цветовая схема слайда производится изменение цвета и интенсивности фона. В открывающемся диалоговом окне можно выбрать одну из предложенных цветовых схем на панели Стандартная либо настроить свою цветовую схему на панели Специальная и, при желании, сохранить ее, щелкнув мышью на кнопке Добавить как стандартную схему. Затем для того, чтобы завершить цветовое оформление, надо щелкнуть на кнопке Применить, если вы хотите оформить таким образом только текущий слайд, либо Применить ко всем, тогда в таких цветах будут раскрашены все слайды презентации. Лучше, как правило, единообразно оформлять всю презентацию, особенно в тех случаях, когда освещаются аспекты бизнес-планов, инвестиционных проектов, ноу-хау, глобальных экономических разработок.
Командой меню Формат > Фон вызывается диалоговое окно, позволяющее разработать авторский дизайн фона для слайдов: как для одного текущего слайда, так и для всей презентации в целом. На создание фона имеет смысл обратить особое внимание, поскольку предоставляемые PowerPoint возможности здесь очень широки, а с помощью удачного задания фона можно сделать презентацию гораздо более выигрышной. Для того чтобы создать интересный фон, надо в этом диалоговом окне открыть список Заливка фона и выбрать команду Способы заливки. Тогда появляется новое диалоговое окно, содержащее четыре панели: Градиентная, Текстура, Узор, Рисунок. Наиболее эффектно и в то же время не раздражающе смотрятся градиентные заливки. К тому же их использование может иметь вполне функциональное предназначение. Если, например, использовать вертикальную градиентную заливку и верхнюю часть слайда сделать более светлой, а затем при движении вниз переходить ко все более и более темному тону, то можно добиться визуального эффекта устойчивости слайда. Если двигаться от заголовка, то можно создать эффект выпуклости или вогнутости слайда с визуальным выделением заголовка. Особый интерес представляет панель Рисунок. С ее помощью можно в качестве фона назначить, например, фотографию презентуемого объекта, хранящуюся в виде файла *.tif, или логотип компании, ведущей инвестиционный проект.
Команда меню Формат > Разметка слайда открывает диалоговое окно, изображенное на рис. 6, в котором содержатся стандартные наборы компоновки слайдов. В правом нижнем углу окна выводится описание выбранного варианта слайда.
Рис. 6. Диалоговое окно Разметка слайда
Создание презентации без использования мастера и шаблоновСоздание презентации без использования мастера и шаблонов также несколько отличается от создания, например, нового документа в Word, или книги в Excel.
Существенная разница в том, что там документы создаются действительно "с нуля". PowerPoint тоже может предоставить такую возможность, но по умолчании при выполнении команды Новая презентация появляется диалоговое окно, аналогичное тому, которое открывалось из меню Формат > Разметка слайда. Разница лишь в том, что здесь оно называется Создание слайда и предлагает не применить текущие стили образца, а Выбрать автомакет. Точно так же в правом нижнем углу можно ознакомиться с описанием предназначения данного слайда и в том случае, если вариант подходит, нажать кнопку ОК.
В любой презентации, естественно, первым слайдом должен идти титульный. Если ни один из вариантов пользователя не устраивает или он хочет проявить максимум самостоятельности, то можно закрыть это окно и создавать презентацию "с нуля". Чаще всего делать этого не стоит, поскольку в общем случае чем более автоматизированы операции, тем проще и быстрее создается документ. Поэтому, при всем богатом творческом потенциале докладчика, не стоит пренебрегать встроенными функциями автоматизации, а также возможностями настройки, предлагаемыми PowerPoint
Физическое форматирование - это такой способ, при котором автор выбирает для каждого элемента презентации параметры физического форматирования (тип, размер и цвет шрифта, отступы абзацев и т. п.). При таком способе оформления презентации автору приходится постоянно следить за единым стилем отображения одинаковых элементов презентации, что усложняет работу и может привести к ошибкам. Другой недостаток физического форматирования - сложность обеспечения единого стиля в случае, когда готовится много презентаций разными людьми и необходимо выдерживать их в единообразном оформлении. И, наконец, при этом программа-редактор презентации не получает информации о логической структуре документа, что не позволяет реализовать многие возможности автоматизации обработки документа (например, конвертирование в формат HTML с целью последующей публикации в Интернете или применение единого шаблона для массива слайдов). При логическом форматировании автор размечает в презентации ее логические элементы и указывает, какое физическое форматирование будет иметь каждый тип элемента.
3. Оформление презентации
PowerPoint 2000 содержит обширные возможности по красочному оформлению слайдов, входящих в презентацию. Но основная информативная роль принадлежит содержащемуся в них тексту. Поэтому прежде всего остановимся на особенностях ввода и редактирования текста. Прежде чем приступать непосредственно к вводу текста, лучше сразу установить некоторые полезные параметры настройки. Параметры работы с презентацией можно задать, выбрав в меню Сервис пункт Параметры. При этом появляется диалоговое окно, содержащее шесть вкладок. Окно изображено на рис. 7.
Каждая из панелей предоставляет ряд возможностей по установке параметров отображения слайдов, печати, сохранению, проверке орфографии и т. п. На это стоит обратить особое внимание при работе с PowerPoint - это на панель Сохранение, поскольку в ней находятся важные для обеспечения сохранности документа и удобства работы с ним функции, а также на панель Орфография и стиль, потому что при проведении презентации любые грамматические и орфографические Ошибки, а также неудачный подбор параметров отрицательно влияют на аудиторию.
Рис. 7. Диалоговое окно настройки параметров работы с презентацией
На панели Сохранение наибольший практический интерес представляют:
Разрешить быстрое сохранение - его лучше отключить, так как оно может привести к определенным неприятностям, таким как, например, уменьшение скорости обработки документа или неадекватное восприятие действий с ним;
На панели Орфография и стиль важнейшей командой является функция Автоматически проверять орфографию. По умолчанию она должна быть задана, но лучше зайти в это диалоговое окно и проверить, стоит ли флажок напротив этой команды. Если да, то в дальнейшем во время набора текста PowerPoint будет подчеркивать орфографические ошибки красной волнистой линией, что позволяет докладчику сразу обратить на них внимание и исправить во время подготовки презентации к показу.
Ввод текста в PowerPoint осуществляется с клавиатуры и особых сложностей не вызывает, хотя и существенно отличается от ввода текста, например, в Word. Отличие обусловлено компоновкой рабочей области, а также специфическими особенностями создания презентаций. Исходя из этого, можно отметить, что способы ввода текста в слайды таковы.
При создании презентации на базе шаблона, включая шаблон Мастера автосодержания, а также при работе с Пустой презентацией, используя встроенную авторазметку, ввод текста производится в специальные местозаполнители. Разница лишь в том, что шаблоны предоставляют пользователю многоцветный дизайн и ряд предположений относительно содержания каждого слайда, а авторазметка - лишь простой фон и резервирование места на слайде для информации, которая будет туда занесена.
PowerPoint имеет удобное функциональное свойство: он помнит все производимые с документом действия и предоставляет возможность отказа от них, а также последующего возврата к ним. Отмена действий осуществляется при помощи меню Правка > Отменить "указание совершенного действия" либо синей полукруглой стрелкой влево на панели инструментов Стандартная. Возврат к ним производится из того же меню Правка > Повторить "указание совершенного действия" либо синей полукруглой стрелкой вправо на панели инструментов Стандартная.
Ввод текста в местозаполнители чем-то похож на аналогичную работу с шаблонами в Word. Окруженные пунктирным или штриховым контуром местозаполнители форматируются определенным шрифтом с заданным размером символов, а содержащиеся в них рекомендации по содержимому должны заменяться текстом докладчика. Для ввода в них авторского текста надо:
- выделить текст местозаполнителя;
- заменить его на авторский;
- затем щелкнуть мышью в любом месте за пределами местозаполнителя.
Если ранее пользователь PowerPoint сталкивался с проблемой вылезания текста за пределы рамки, то в новой версии текст автоматически подгоняется под имеющееся свободное место. Единственное, за чем надо вниматель-10 следить - это за тем, чтобы местозаполнитель вместе с текстом не выходил за пределы слайда. В PowerPoint 2000 при необходимости можно передвигать границы местозаполнителей на слайде или менять размер шрифта в тексте.
Прежде всего, надо помнить, что при работе с шаблоном перед вводом текст местозаполнителя выделяется обязательно, в противном случае авторский текст будет вставлен перед текстом с рекомендациями по содержимому.Иногда требуется включить в слайд пустой местозаполнитель. Для этого надо выполнить команду меню Вставка > Надпись и задать размеры нового местозаполнителя.
Наконец, немаловажной функцией, предоставляемой PowerPoint, является проверка орфографии. Обнаружение орфографических ошибок при проведении презентации не только ставит в неудобное положение докладчика и отрицательно сказывается на его выступлении, но и может вызвать раздражение зрителей до такой степени, что впечатление от презентации из позитивного превратится в негативное. Поэтому здесь на проверку орфографии стоит обратить особое внимание. Прежде всего, необходимо проверить, включена ли автоматическая проверка орфографии. Об этом уже говорилось ранее, когда речь шла о тематике настроек перед вводом текста. Кроме того, не лишним будет проверить правописание во всем документе при помощи элемента управления Орфография на панели инструментов Стандартная. При этом PowerPoint двигается по тексту в поисках слов с возможными орфографическими ошибками, не содержащихся в его стандартном и пользовательских словарях. При обнаружении такого слова он открывает диалоговое окно Орфография, где выписывает найденное слово и варианты замены при наличии таковых либо сообщение, что вариантов замены не знает.
При этом предлагается несколько вариантов действий:
- Пропустить, чтобы оставить слово в таком написании;
- Пропустить все, впредь не останавливаться на этом слове во всей презентации;
- Добавить, чтобы внести это слово в пользовательский словарь;
- Заменить, чтобы заменить слово на выделенное предложенное;
- Заменить все, чтобы заменить данным образом все такие слова в данной презентации;
- Предложения, чтобы выбрать и произвести замену из предложенного списка.
Если в диалоговом окне отсутствует правильный вариант написания слова, то надо ввести его в области Заменить на и затем щелкнуть мышью на кнопке Заменить или Заменить все. Для большего понимания многообразия предоставляемых возможностей на рис. 8 приведен вид данного диалогового окна.
Рис. 8. Диалоговое окно проверки орфографии в PowerPoint
При работе с пустой презентацией можно выбрать два разных способа.
Можно вводить текст с чистого листа, что, как правило, не очень удобно.
Вторым, более грамотным, методом является организация замысла в виде структуры, в том числе и использование структуры готового документа в Word, и затем превращение ее в слайды.
Структура состоит из последовательности заголовков с подчиненными им подзаголовками более низких уровней. Они помогают не только упорядочить авторский замысел при созданий презентации, но и выделить относительную важность различных положений презентации. Работу со структурой лучше всего производить в Режиме структуры, хотя такая возможность предоставляется и в Обычном режиме.
При создании структуры в самом документе PowerPoint необходимо учитывать несколько моментов:
В зависимости от предыдущего введенного уровня структуры сочетание клавиш Ctrl+Enter переключает программу между созданием нового слайда и маркированного элемента. То есть если последний введенный текст был заголовком слайда, то сочетание этих клавиш переключает на создание маркированного элемента, и наоборот, если последний введенный текст был маркированным элементом, то нажатие клавиш переключает на создание нового слайда.
После добавления абзаца нажатие клавиши Enter создает новый абзац, уровень которого совпадает с уровнем предыдущего. При этом если последний введенный текст был маркированным элементом, то нажатие Enter создает еще один элемент, а если последний введенный текст был заголовком слайда, то нажатие клавиши создает новый слайд.
PowerPoint предусматривает возможность создания документов с многоуровневой структурой. При необходимости создания структуры с несколькими уровнями иерархии используются кнопки Повысить уровень - для того чтобы поднять абзац в иерархии на один уровень, и Понизить уровень, чтобы понизить абзац в иерархии на один уровень или переместить заголовок слайда на предыдущий слайд.
Также Режим структуры, равно как и Режим сортировщика слайдов позволяет перемещать слайды в презентации. Для того чтобы перенести слайд в другое место презентации, необходимо выделить его щелчком мыши на значке слайда в структуре. Затем, не отпуская кнопку мыши, надо переместить его в выбранное место. При этом самой распространенной ошибкой является вставка слайда внутрь другого слайда. Для того чтобы этого не произошло, необходимо тщательно следить за горизонтальной линией, показывающей конечное положение перемещаемого слайда в структуре. Как только линия окажется в выбранной позиции, кнопку мыши можно отпускать. Слайд окажется перенесенным и перенумерованным с соответствующим изменением всей структуры презентации. Те же особенности имеются при работе в Режиме сортировщика.
4. Показ презентации
В большинстве случаев презентация готовится для показа с использованием компьютера. Именно при таком показе можно реализовать все преимущества электронных презентаций.
В случае маленькой аудитории показ может осуществляться просто на экране монитора компьютера. Для больших аудиторий применяются большие мониторы или проекционные аппараты. Эти устройства имеют разную разрешающую способность, яркость и контрастность, поэтому, готовя презентацию, нужно учитывать возможности устройств, на которых она будет показана.
При работе с многочисленной аудиторией может потребоваться дополнительный монитор, работу с которым поддерживают Windows 98 или Windows 2000. При этом на основном мониторе будут появляться слайды презентации, а на вспомогательном - ее отображение в обычном трехпанельном режиме. Это предоставляет докладчику возможность пользоваться во время показа своими заметками и комментариями.
Существует несколько способов запустить показ презентации:в проводнике Windows щелкнуть правой кнопкой мыши на файле презентации PowerPoint и выбрать в меню команду Показать. Начнут показываться слайды презентации в режиме Показа слайдов. После завершения презентации вы опять окажитесь в проводнике Windows. Этот способ запуска наиболее удобен, когда вы пришли со своей готовой презентацией на чужой компьютер для демонстрации;
в PowerPoint в любом из режимов можно выделить слайд, с которого начнется презентация, и щелкните по кнопке Показ слайдов в левом нижнем углу. Этот способ наиболее удобен для репетиции презентаций;
выполните команду Начать показ в меню Показ слайдов или Показ слайдов в меню Вид.
Вне зависимости от способа запуска презентации на экране появится первый слайд. Существует несколько способов перехода от слайда к слайду при показе презентации: можно задать временные интервалы, через которые будут сменяться слайды. Ручная установка интервалов осуществляется следующим образом: необходимо выделить соответствующий слайд в режиме Сортировщика слайдов, затем щелкнуть мышью на кнопке Смена слайдов меню Показ слайдов. В появившемся диалоговом окне, изображенном на рис. 9, включите Автоматически после и укажите интервал, через который появится следующий слайд;
Рис. 9. Диалоговое окно Смена слайдов
можно менять слайды вручную. Для этого можно пользоваться мышью или клавиатурой. При использовании мыши для смены слайда достаточно щелкнуть левой кнопкой. При использовании клавиатуры для этого надо нажать на Пробел или клавиши <-, ->, Page Down, Enter;
также для перехода к конкретному слайду или другой презентации во время демонстрации и запуска других приложений или для перехода на страницу в Интернете служат управляющие кнопки. Для создания управляющих кнопок необходимо в Обычном режиме отобразить тот слайд, в котором должен быть создан переход, а затем выбрать в меню Показ слайдов > Управляющие кнопки и отметить один из предлагаемых вариантов. Если переход должен происходить по щелчку мыши, что предпочтительно при показе презентации, то надо перейти на панель По щелчку мыши. В зависимости от того, куда осуществляется переход, надо выбрать один из предлагаемых элементов раскрывающегося списка Перейти по гиперссылке.
Элемент Слайд позволяет перейти к назначаемому слайду текущей презентации, элемент Другая презентация PowerPoint - к другой созданной презентации, переход к другому типу файла выполняется элементом Другой файл, а к странице в Интернете - элементом Адрес URL.
Во время демонстрации презентации в левом нижнем углу экрана появляется кнопка со стрелкой вверх, нажатие этой кнопки открывает контекстное меню, в котором содержатся всe необходимые команды управления. Например, при помощи пункта Указатель можно выбрать отображение указателя совсем скрыть его. По умолчанию он отображается в виде стрелки, но иногда бывает полезно переключиться в режим Перо. При помощи Пера можно снабжать слайды примечаниями или выделять какие-то области слайда.
5. Публикация презентации
Как отмечалось ранее, можно распечатать презентацию на бумаге, на цветных или черно-белых прозрачных пленках (или так называемых прозрачках), на 35-миллиметровых слайдах, а также опубликовать ее в Интернете.
Печать презентации на бумаге производится в тех случаях, когда презентация предназначена для неофициальной встречи или если требуется дополнительная раздача материала при показе электронной презентации.
Прежде чем начать печать, полезно еще раз проверить настройку параметров страницы. Для этого выбирается команда из меню Файл > Параметры страницы. В открывшемся диалоговом окне Параметры страницы в раскрывающемся списке Размер слайдов вводится подходящий размер носителя. Печать на бумаге выполняется из меню Файл > Печать. При этом открывается диалоговое окно Печать, изображенное на рис. 10. В этом окне назначается принтер" подключаемый для печати, число копий, печатаемые оформительские эффекты и скрытые слайды. В области Диапазон печати указываются конкретные слайды, выводимые на печать. Предоставляется возможность печати всей презентации, текущего слайда, выделенных слайдов, произвольной демонстрации или конкретного диапазона слайдов. Из раскрывающегося списка Печать выбирается тип печатаемых материалов. Допускается печать слайдов, материалов для выдачи, заметок и структуры презентации.
Рис. 10. Диалоговое окно Печать
Печать на прозрачных пленках. Для придания презентации более профессионального вида можно вывести ее на прозрачные пленки на струйном или лазерном принтере. На рынке представлено несколько типов прозрачек, среди которых наиболее распространены пленки "ЗМ InkJet Printer Transparencies" и "ЗМ Scotch Laser Printer Transparencies". Перед тем как печатать слайды для проектора, лучше изменить несколько параметров. Для этого надо снова вызвать диалоговое окно Параметры страницы. По умолчанию слайды, как и на бумаге, выводятся на печать в альбомной ориентации. Однако при этом некоторые модели проекторов срезают боковые части слайда. Для того чтобы этого избежать, лучше переопределить ориентацию печати. Для этого следует установить переключатель Книжная в области Слайды диалогового окна. После этого надо обязательно просмотреть слайды перед выводом на печать и, при необходимости, отрегулировать размер и положение объектов. На прозрачных пленках слайды можно печатать в оттенках серого, черно-белыми или цветными, так же, как и на бумаге. После выполнения всех необходимых настроек выполняется команда Файл > Печать. Чтобы напечатать цветную презентацию на прозрачной пленке с использованием цветного принтера, Необходимо выбрать модель из раскрывающегося списка Имя в области Принтер диалогового окна Печать. В результате получится набор высококачественных пленок, с которыми удобно работать на проекторе.
Использование 35-миллиметровых слайдов. Наилучшим способом представления презентации большой аудитории является проецирование 35-миллиметровых слайдов на большой экран. Создание таких слайдов является высококвалифицированной работой и осуществляется в специальных мастерских или бюро услуг. Для этого необходимо сохранить презентацию на дискетах, желательно в формате RTF, после Чего отослать их в бюро услуг.
Предварительно бюро услуг должно предоставить заказчику специальный драйвер, который для этого понадобится, а также инструкцию по подготовке файлов. В диалоговом окне Параметры страницы надо выбрать из списка Размер значение Слайд 35 мм, чтобы элементы презентации .имели подходящий размер для изготовления слайдов, а также задать другие параметры, требуемые бюро услуг.
Публикация презентации в Интернете. В PowerPoint 2000, как и в других приложениях MS Office 2000, основным нововведением стало радикальное изменение порядка работы с Web-документами. Смещение акцента в сторону Web благоприятно отразилось на PowerPoint. Как и в других офисных приложениях, в этой программе сохранение в формате HTML стало неотъемлемой составляющей. Презентация в формате HTML окажется непосредственно на Web-сервере без участия системного администратора. Эта возможность реализована при помощи нового пункта меню Файл > Сохранить как Web-страницу. При выборе этого пункта появляется диалоговое окно Сохранение документа, в котором в раскрывающемся списке Тип файла и предлагается сохранить документ как Web-страницу. Ничего сложного и нового, по сравнению со стандартным сохранением документа, здесь нет, за исключением того, что:
во-первых, при создании документа необходимо применять элементы форматирования и специальные эффекты, обычно используемые для Web-страниц;
во-вторых, в данном диалоговом окне предусмотрена также возможность изменения заголовка страницы, появляющегося при просмотре презентации. Как правило, этим следует пользоваться для привлечения внимания зрителей (что, собственно говоря, и является главной целью докладчика).
Не имеет смысла публиковать презентацию, не представляя себе, как она будет смотреться при публикации. Для того чтобы просмотреть, как будет выглядеть презентация, как Web-страница, надо выбрать в меню Файл > Предварительный просмотр Web-страницы. Причем желательно это сделать до того, как сохранять презентацию таким образом, с тем, чтобы сразу отредактировать ее для аудитории Интернета.
Заключение
ПРЕЗЕНТАЦИЯ МОЖЕТ БЫТЬ:
- интерактивной. С возможностью произвольного перемещения по разделам.
- последовательной. Информация воспроизводится потоком, как фильм.
- комбинированной. Сочетает в себе 2 предыдущих варианта.
ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА ПРЕЗЕНТАЦИЯ:
Презентация – незаменимый помощник на выставках и конференциях. Красиво выполненный презентационный ролик отлично подходит для показа Ваших достижений.
Электронная визитка говорит о высоком статусе фирмы, о том, что Вы активно развиваетесь, о Вашей заинтересованности в приобретении новых деловых контактов.
В деловом разговоре презентация поможет вам заинтересовать собеседника и свободно оперировать имеющейся информацией.
Преимуществом презентации, в сравнении с другими рекламно-информационными материалами, является ее полноценность. Визуальное воздействие в ней сочетается с исчерпывающей информативностью. Передавая презентацию заинтересованному человеку, вам уже не придется ничего объяснять.
Презентация - упрощает работу и повышает эффективность менеджеров, рекламных агентов и дилеров. С наглядной информацией значительно проще указать на достоинства продукции или услуг.
Презентация - эффективна в обучении нового персонала.
Презентация используется для проведения промо-акций, внедрения новых товаров и услуг.
Список использованной литературы
1. MICROSOFT OFFICE для WINDOWS 05 в бюро. А.Колесников, В.Пасько. Киев “BHV” 2006 г.
2. MICROSOFT OFFICE для WINDOWS 05 без проблем. Под редакцией С.Молявко. “Бином” Москва 2006 г.
3. Microsoft Office 2000: справочник/Под ред. Ю. Колесникова. СПб.: Питер, 1999.
4. PC World. 1999-2000 гг.
5. Стоцкий Ю. Самоучитель Office 2007. СПб.: Питер, 2006.
6. Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа с Microsoft Office 2005. СПб.: Питер, 2005.