Оглавление
Введение........................................................................................................... 3
1. Состав и назначение Microsoft Office........................................................... 4
2. Общая характеристика и
преимущества Microsoft Office 2007.................... 7
Заключение..................................................................................................... 14
Список использованной литературы............................................................. 15
Введение
Впервые Windows была
выпущена в свет в 1985 году фирмой Microsoft. В течении 1987-1989 гг. появилось
большое количество мощных и удобных программ, работающих в среде Windows,
например, Microsoft Word для Windows, Excel, Aldus PageMaker и т.д., что
обусловило все растущую популярность Windows у пользователей. А начиная с версии
3.0, созданной в 1990 г. и предоставившей дополнительные удобства
пользователям, Windows начала свое победное шествие, став фактически стандартом
для IBM PC - совместимых компьютеров.
Ниже мы рассмотрим один
из наиболее распространенных и популярных среди пользователей персональных
компьютеров программный пакет Microsoft Office.
Пользователи и
организации отличаются индивидуальностью, поэтому их проблемы и потребности
различаются. Благодаря огромной мощи и гибкости системы Microsoft Office можно
удовлетворить потребности конкретных пользователей и целых организаций.
Чтобы упростить получение
средств и возможностей, которые облегчат организациям выполнение стоящих перед
ними задач, корпорация Майкрософт предлагает множество выпусков программ,
ориентированных на различные потребности. Независимо от того, являетесь ли вы
домашним пользователем или работником многонациональной корпорации, в выпуске
2007 системы Microsoft Office найдется приложение, которое поможет вам и вашей
организации работать с большей эффективностью.
1. Состав и назначение Microsoft Office
Большинство обычных
пользователей компьютеров сталкиваются с различными проблемами. Например: вы
используете текстовый редактор одной фирмы, программу для работы с электронными
таблицами - другой, программу деловой графики - третьей, а производительность
вашего электронного помощника в итоге оказывается невысокой. В чем дело? Да
просто эти программы не предназначены для совместной работы.
К счастью, решение у этой
проблемы есть: пакет Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого
вам программного обеспечения.
Элементы интерфейса
входящих в него программ оформлены одинаково и “общаются“ они друг с другом на
одном и том же языке.
Пакет Office - это нечто
большее, чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название
подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные программы для
коммерческого применения, которые легко и непринужденно работают с текстами ,
числами и изображениями.
Но самое привлекательное
в пакете Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют
общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать
с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в
изучении остальных.
К тому же в пакете
имеется простой в использовании управляющий центр - Диспетчер Microsoft Office,
позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать
подробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши.
В состав пакета Office
входят:
Большие прикладные
программы
-
WORD - мощный
текстовый редактор, позволяющий быстро создать документ любой сложности из
разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или
брошюру.
Это уже общепризнанно -
редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире
программой. Word начинен “быстрыми“ командами и самыми современными средствами,
такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов,
которые помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами,
позволяющими вам сводить воедино заметки, письма, счета и брошюры без больших
усилий.
-
EXCEL - производит
с числами то же, что Word с существительными и глаголами. Каждый, кто работает
с цифрами, почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Пользуйтесь
программой Excel для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения
сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа “А что
будет, если?“ практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших
списков в считанные секунды.
С помощью электронных
таблиц Excel можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом,
будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит,
разделит и вообще обойдется с ними как следует.
-
PowerPoint -
позволит профессионально подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и
эффектно оформленными тезисами. Но что самое замечательное, вы сможете
превратить документ, подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь
одним щелчком мыши. Если ваша работа состоит в том, чтобы рекламировать
изделия, идеи или проекты, то вы просто влюбитесь в PowerPoint.
-
ACCESS -
представляет собой мощную программу управления данными, предназначенную главным
образом для программистов. Access поставляется только в составе
профессионального издания пакета Office.
Программы - помощники:
-
Программа Graph,
позволяет ввести несколько чисел и быстро превратить их в график.
-
Программа
Organization Chart поможет создать штатное расписание вашей фирмы.
-
Программа
Equation Editor покажется довольно утомительной, если только вы не профессор
математики.
-
Программа WordArt
поможет изменить почти до неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы
использовать их при создании привлекательных логотипов или заголовков.
-
Программа ClipArt
Gallery может просмотреть несколько сотен рисунков в поисках наилучшей
иллюстрации для вашего информационного бюллетеня или презентации.
Система оперативной
помощи:
-
Пакет Office и
его приложения изобилуют полезными подсказками и пошаговыми указаниями того,
как выполнять ту или иную операцию.
-
Талантливые
Мастера (Wizards) проведут вас шаг за шагом к решению сложных задач.
-
Карточки -
шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, которые постоянно будут у
вас перед глазами во время работы.
-
Функция Просмотр
(Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют выполнение сложных задач.
Дистпечер Microsoft
Office (MOM):
МОМ позволяет запустить
любую программу пакета Office. Если он вам очень понравится, можете даже
использовать его для управления всей работы вашего ПК.
2. Работа компонента Microsoft Office – Power
Point
Microsoft Office
Профессиональный 2007 — исчерпывающий комплект рабочих приложений и программ
управления базами данных, помогающих экономить время и эффективно организовать
работу. Широкий спектр возможностей управления контактами позволяет
сосредоточить все функции управления сведениями о клиентах и потенциальных
клиентах в одном месте и обеспечить более высокое качество обслуживания. Можно
самостоятельно создавать профессионально оформленные маркетинговые материалы
для печати, рассылки по электронной почте или публикации в сети, а также
разрабатывать эффективные маркетинговые кампании. Отсутствие практического
опыта и поддержки технических специалистов не помешает создавать динамические
деловые документы, электронные таблицы, презентации и базы данных. Освоение
новых возможностей протекает быстрее благодаря усовершенствованной системе
меню, обеспечивающей доступ к нужным средствам именно тогда, когда они
необходимы.
Повышение
эффективности работы
Новые средства позволяют
работать быстрее и создавать более профессиональные документы, электронные
таблицы и презентации. Office Профессиональный 2007 помогает быстро выполнять
текущие задачи, уделяя больше времени клиентам. Новые меню и панели инструментов
на основе задач автоматически отображают доступные команды и параметры,
обеспечивая быстрое нахождение нужных функций. А функция динамического
просмотра позволяет оперативно просмотреть результаты изменений перед их
применением. Office Профессиональный 2007 помогает:
-
быстрее осваивать
новые программы благодаря усовершенствованной системе меню и команд, которая
предоставляет доступ к нужным средствам именно тогда, когда в них возникает
необходимость;
-
быстрее искать
нужные данные с помощью функции мгновенного поиска;
-
усилить защиту,
используя усовершенствованные фильтры нежелательной почты и средства
антифишинга;
-
разрабатывать
документы, электронные таблицы и презентации профессионального уровня в готовом
к публикации виде, не тратя много времени на форматирование и дополнительные
улучшения;
-
планировать
задачи в Microsoft Office Outlook 2007, чтобы они также включались в календарь;
-
использовать
новую панель списка дел Office Outlook 2007, содержащую сводное представление
задач, календарных данных и сообщений электронной почты, помеченных к
исполнению;
-
использовать
новые шаблоны и средства Microsoft Office Word 2007, облегчающие повторное
использование данных, применение профессионального форматирования и оперативный
просмотр результатов изменений;
-
использовать
новые средства Microsoft Office Excel 2007 для фильтрации, сортировки и
визуализации сведений с целью повышения эффективности анализа бизнес-данных.
Централизованное
управление сведениями о контактах и клиентах
Microsoft Office Outlook
2007 с Диспетчером контактов предлагает мощные функции управления контактами и
клиентами. Теперь можно собирать все сведения о клиентах и отношениях, а также
управлять ими в одном месте, что позволяет улучшить организацию
производственных процессов и быстрее отвечать на запросы клиентов. Мощные
средства упрощают управление контактами, облегчая их отслеживание, назначение
приоритетов и управление сведениями о клиентах и контактах на протяжении всего
цикла продаж. И все это в привычной среде Office Outlook 2007. Здесь также
можно отслеживать задачи по проектам, управлять ими и назначать задачи
коллегам. Office Профессиональный 2007 позволяет:
-
сосредоточить все
сведения о контактах, заказчиках и потенциальных клиентах, — в том числе
историю отношений, предполагаемый объем продаж, вероятность заключения сделки и
список задач, — в одном месте, используя Office Outlook 2007 с Диспетчером
контактов;
-
записывать
материалы всех типов об отношениях с каждым из клиентов в одном месте, в
том числе сообщения электронной почты, телефонные разговоры, встречи, заметки и
документы;
-
составлять
прогнозы продаж и распределять задачи по приоритетам, используя настраиваемую
панель мониторинга Office Outlook 2007 с Диспетчером задач;
-
работать на
переносном или карманном ПК в автономном режиме, а затем синхронизировать данные
после возвращения на рабочее место;
-
отслеживать всю
информацию по проекту — в том числе электронную почту, собрания, заметки,
задачи и документы, — в одном месте и быстро назначать возможности продаж,
задачи, контакты и клиентов другим сотрудникам, используя Office Outlook 2007 с
Диспетчером контактов.
Самостоятельная
разработка маркетинговых материалов и кампаний профессионального качества
Средства Office
Профессиональный 2007 позволяют самостоятельно создавать привлекательные
маркетинговые материалы и кампании. Office Publisher 2007 обеспечит
качественный дизайн маркетинговым материалам для печати, рассылки по
электронной почте и размещения в Интернете. Office Outlook 2007 с Диспетчером
контактов и Office Publisher 2007 помогут отслеживать и управлять действиями
маркетинговой кампании, такими как составление списков рассылки,
распространение материалов и отслеживание результатов. Библиотеку настраиваемых
шаблонов в Microsoft Office PowerPoint 2007 можно использовать для создания
профессионально оформленных презентаций. Office Профессиональный 2007
позволяет:
-
создавать и
публиковать с помощью Office Publisher 2007 разнообразные маркетинговые
материалы для печати, рассылки по электронной почте и размещения в Интернете,
включая в них элементы фирменной идентификации — эмблемы, цвета, шрифты,
деловую информацию и т. д.;
-
использовать
сотни профессиональных шаблонов и более чем 100 типов незаполненных публикаций,
включенных в состав Office Publisher 2007;
-
многократно
использовать текст, графику и элементы дизайна, а также преобразовывать
содержимое из одного типа публикации в другой, используя Office Publisher 2007;
-
использовать
Office Publisher 2007 для объединения и фильтрации списков рассылки и данных из
нескольких источников — включая Office Excel 2007, Office Outlook 2007,
Office Outlook 2007 с Диспетчером контактов и Microsoft Office Access
2007 — для создания индивидуальных печатных и почтовых материалов, а также
каталогов и спецификаций;
-
создавать
маркетинговые кампании и управлять ими, используя Office Outlook 2007 с
Диспетчером контактов;
-
создавать более
динамичные презентации, используя обширную библиотеку настраиваемых тем и
макетов слайдов в Office PowerPoint 2007;
-
создавать
эффектные графики, диаграммы SmartArt и таблицы, а затем быстро просматривать
изменения в форматировании, используя новые графические средства Office Word
2007, Office Excel 2007 и Office PowerPoint 2007.
Эффективный поиск,
использование и контроль информации
Для управления деловой
информацией вводятся новые средства, позволяющие легко создавать базы данных, а
также систематизировать и наглядно представлять информацию. С помощью Office
Профессиональный 2007 можно создавать базы данных с нуля и создавать отчеты,
не обладая специальными знаниями. Стандартные шаблоны баз данных и понятный
интерфейс Office Access 2007 позволяют быстро и легко управлять бизнес-данными.
Затем эти данные можно отфильтровать, отсортировать и отобразить в Microsoft
Office Excel 2007 для более эффективного анализа. Office Профессиональный 2007
помогает:
-
создавать базы
данных с помощью Office Access 2007 даже не имея соответствующего опыта;
-
использовать
библиотеку стандартных приложений работы с базами данных для наиболее
распространенных бизнес-процессов, включенных в состав Office Access 2007;
-
управлять базами
данных Office Access 2007 более интуитивным способом, используя
пользовательский интерфейс Microsoft Office Fluent и новое представление
таблицы данных, подобное таблицам Excel;
-
создавать отчеты
в Office Access 2007 одним щелчком и использовать усовершенствованные средства
фильтрации, сортировки, группировки и суммирования данных;
-
фильтровать и
сортировать данные, строить графики и создавать наглядные представления
информации в Office Excel 2007 с помощью новых средств, облегчающих анализ
бизнес-данных;
-
суммировать
информацию и находить ответы на вопросы, используя сводные диаграммы и сводные
таблицы, которые стало гораздо легче создавать в Office Excel 2007.
Заключение
Современную жизнь
представить без современной техники просто невозможно.
Ни одна фирма не
обходится без помощи компьютеров. Хранение данных, написание документов,
составление графиков, таблиц, расписаний, создание презентаций - во всем в этом
нам помогает компьютер, и помогает успешно.
Организации, желающие
преуспеть в сегодняшней, становящейся все более глобальной, экономике,
основанной на информации, должны решать сложные задачи взаимодействия,
автоматизации делопроизводства, управления сведениями предприятия и информацией
о сотрудниках. Набор приложений Microsoft Office предоставляет
организациям и их сотрудникам расширенные возможности, которые помогают
облегчить совместную работу сотрудников и групп, позволяют оптимизировать
рабочие процессы и управление информацией, а также способствуют более глубокому
пониманию стоящих перед организацией задач.
Мы вкратце рассмотрели
программный пакет Microsoft Office, с помощью которого можно достичь всего
вышеперечисленного.
Список использованной литературы
1.
Фигурнов В.Э. IBM
PC для пользователя. Краткий курс. –7-е издание.-М.; Инфра-М, 2007.
2.
Потапкин А.В.
Операционная система Windows 2003. –М.: Эком, 2003.
3.
Персон Р. Excel
для Windows 2007. –С.П.: Bhm, 2008.
4.
Использование
Microsoft Office. Специальное издание. – Киев: Диалектика, 2005.
5.
Экономическая
информатика. – СПб, 2007.
6.
Когон М.Г.
Алгоритмы. Основные понятия, типы: Учебное пособие. – БГА РФ, Калининград, 2006.
7.
http://office.microsoft.com/ru-ru/suites/FX101674061049.aspx