Оглавление
Введение. 6
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ РАЗВИТИЯ ВНУТРЕННЕГО
КОНТРОЛЯ 9
1.1. Роль и значение
системы контроля в организации. Виды контроля. 9
1.2. Взаимодействие
внешнего и внутреннего контроля. 13
1.3. Процедуры и методы
внутреннего контроля как инструменты оперативного управления. 20
Глава 2. Текущие состояние системы контроля в организации ФГУП «Почта России»
филиал в г. Челябинске…………………………………………………………………..34
2.1. Краткая
характеристика организации. 34
2.2. Анализ текущего
состояния организации. 40
2.3. Анализ внутренней и
внешней среды ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске. 47
2.4. Анализ системы
внутреннего контроля ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске. 68
Глава 3. Совершенствование системы внутреннего контроля на примере ФГУП
«Почта России» филиал в г. Челябинске. 73
3.1. Формирование
предложений по совершенствованию системы внутреннего контроля. 73
3.2. Прогнозная оценка
экономической эффективности предложенных мероприятий 81
3.3. Разработка
перспективных направлений развития ФГУП «Почта России» условиях высокой
динамичности внешней среды.. 90
Заключение. 95
Список
использованных источников и литературы.. 98
ПРИЛОЖЕНИЕ………………………………………………………………….97
Введение
Рыночные отношения
выдвинули объективную необходимость значительного повышения внимания к вопросам
организации контроля на различных предприятиях. Именно на уровне предприятия,
где создается нужная обществу продукция, сосредоточены наиболее
квалифицированные кадры, решаются вопросы экономного расходования ресурсов, применения
высокопроизводительной техники, технологий. На предприятии с целью снижения до
минимума издержек производства и реализации продукции разрабатываются бизнес -
планы, применяется маркетинг, осуществляется эффективное управление -
менеджмент. Предприятие теперь выступает в роли собственника средств
производства и продуктов труда, его дальнейшее развитие во многом зависит от
сохранности этих средств и эффективности их использования. Таким образом,
контроль должен осуществляться в первую очередь в интересах самого предприятия,
его собственников, а также непосредственно работников.
Контроль организации
исполнения управленческих решений - это система наблюдения, проверки, оценки и коррекции
положения дел на основе разработанных критериев (показателей). Руководителю
важно знать динамику ситуационных изменений, чтобы вовремя включиться в
управление рабочим процессом сверху при повторяющихся сбоях или предупредить
подчиненных о надвигающейся угрозе срыва. В то же время управленческий контроль
предполагает совместное устранение и сверху и снизу случайных негативных
ситуаций, которые постоянно возникают в работе.
Актуальность данной темы
обусловлена тем, что внутренний контроль предусматривает анализ причин неудач и
успехов, а также проверку действенности тех мероприятий, которые могли бы
исправить ошибки и закрепить успех. Главная задача такого контроля заключается
в том, чтобы обеспечить предприятию стабильное положение и аккумулировать его ресурсы
для выполнения стратегических планов. Еще одна его цель - в том, чтобы избежать
нарушений и злоупотреблений, которые почти неизбежно возникают там, где
отсутствует систематический подход к работе с финансами.
Цель работы – разработать систему
внутреннего контроля ФГУП «Почта России».
Объект исследования – ФГУП «Почта России»
Предмет исследования – система внутреннего контроля ФГУП
«Почта России». В соответствии с выдвинутой целью и предметом исследования предусматривается
решение следующих задач:
1.
Изучить
теоретических основ системы внутреннего контроля организации.
2.
Проанализировать
деятельность предприятия ФГУП «Почта России» исследовав систему контря.
3.
Разработать
мероприятия по совершенствованию системы внутреннего контроля ФГУП «Почта
России».
Внутренний контроль
представляет собой инструмент для анализа практики работы предприятия. И при
его внедрении удается не только обнаружить всевозможные просчеты и ошибки, но и
наметить пути для оптимизации деятельности компании. Изучение и исследование
контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия в современных
условиях является крайне актуальной задачей. Некоторые аспекты этой проблемы
нашли отражения в трудах А.А. Волосского, А.Д. Шеремета, А.И. Орлова, В.В.
Бурцева, Д. Хан и т.д.
При
выполнении настоящей работы были использованы специальные литературно-справочные
источники: финансовые справочники, учебники, монографии периодическая
литература и т. д.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ
РАЗВИТИЯ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ
1.1.
Роль и
значение системы контроля в организации. Виды контроля
Контроль
является составной частью управления общественным воспроизводством. Любое
общество не может нормально функционировать и развиваться без четко
организованной системы контроля за производством и распределением общественного
продукта и другими сферами общественной жизни.
Основная цель
контроля состоит в объективном изучении фактического положения дел различных
областей общественной и государственной жизни, в выявлении факторов и условий,
которые принципиально сказываются на выполнении принятых решений и достижении
поставленных целей. Контроль дает информацию о процессах происходящих в
обществе, помогает выработать наиболее целесообразные решения общих и
специальных вопросов развития экономики, предоставляет возможность судить о
правильности принятых решений, своевременности и результативности их
выполнения.
Контроль как
функция управления позволяет своевременно выявить и устранить те условия и
факторы, которые не способствуют эффективному ведению производства и достижению
поставленной цели. Он помогает скорректировать деятельность предприятия или
отдельных его производственных подразделений, дает возможность установить,
какие именно службы и подразделения предприятия, а также направления его
деятельности способствуют достижению намеченных целей и достижению
результативности деятельности предприятия. Следовательно, контроль, является
функцией управления, выступает средством обратной связи между объектом
управления и системой управления, информируя о действительном положении
управляемого объекта, фактическом выполнении управленческого решения.
В современных
условиях создания основ рыночного хозяйства особое значение приобретает
внутренний контроль.
Система внутреннего
контроля организуется руководством предприятия. Это первое и основное отличие
внутреннего контроля от прочих видов контроля. Независимый аудит проводится
независимым аудитором, формы, и виды контрольных действий также определяются
аудитором. Ревизия проводится штатным ревизором какого-либо ведомства, формы, и
виды контрольных действий также определяются этим ведомством.
Внутренний контроль - это система мер, организованных
руководством предприятия и осуществляемых на предприятии с целью наиболее
эффективного выполнения всеми работниками своих обязанностей при совершении
хозяйственных операций. Внутренний контроль определяет законность этих операций
и их экономическую целесообразность для предприятия.
Целями организации
системы внутреннего контроля на
предприятии являются[1]:
1) осуществление
упорядоченной и эффективной деятельности предприятия;
2) обеспечение
соблюдения политики руководства каждым работником предприятия;
3) обеспечение
сохранности имущества предприятия.
Для достижения
вышеперечисленных целей необходимым условием является согласованность системы
бухгалтерского учета (более широко - Учета) и системы внутреннего контроля, так
как система двойной записи, лежащая в основе любой системы бухгалтерского учета
(в том числе автоматизированных систем бухгалтерского учета), определяет
порядок регистрации хозяйственных операций и обеспечивает надлежащий контроль.
Для достижения целей
организации системы внутреннего контроля необходимо решение отдельных задач. Руководство
предприятия обязано обеспечить организацию и поддержание на должном уровне
такой системы внутреннею контроля, которая являлась бы достаточной для того,
чтобы[2]:
-
в
бухгалтерскую (финансовую) отчетность было включено все, что должно быть в нее
включено, и не включено ничего из того, что не должно быть в нее включено, а
то, что включено в отчетность, было бы правильно определено, классифицировано,
оценено и зарегистрировано;
-
бухгалтерская
(финансовая) отчетность давала верное и объективное представление о предприятии
в целом;
-
компьютерные
программы, контролирующие функционирование учетной системы, включающие
формирование первичных документов, их анализ и разноску по счетам, не могли
быть сфальсифицированы;
-
средства
предприятия не могли быть незаконно присвоены или неэффективно использованы;
-
все
отклонения от планов своевременно выявлялись, анализировались, а виновные несли
ответственность;
-
внутренняя
отчетность оперативно передавалась лицам, уполномоченным принимать
управленческие решения, для ее оптимального использования.
Из перечисленных выше
задач руководства предприятия по организации внутреннего контроля видна неразрывная
связь системы внутреннего контроля с двумя видами бухгалтерского учета;
бухгалтерским финансовым и бухгалтерским управленческим учетом.
Первые три задачи
обеспечиваются связью системы внутреннего контроля с системой бухгалтерского
финансового учета, а три последние с системой бухгалтерского управленческого
учета.
Именно поэтому в
дальнейшем мы будем различать две системы[3]:
-
систему
внутреннего финансового контроля;
-
систему
внутреннего управленческого контроля.
Как видно из
содержания поставленных задач, создание системы внутреннего контроля - это достаточно
сложный процесс, а сама система внутреннего контроля - это очень сложный и
тонкий организм, неотъемлемыми частями которого являются абсолютно все
подразделения предприятия, все сферы его деятельности и деятельность каждого
работника-предприятия. Система внутреннего контроля - это своеобразная организация
внутри организации (предприятия).
Степень сложности
внутреннего контроля должна соответствовать организационной структуре предприятия,
численности персонала, разветвленности сети филиалов и подразделений, степени
централизации бухгалтерского учета и другим характеристикам предприятия в
целом.
Объектами внутреннего
контроля являются циклы
деятельности организации - циклы снабжения, производства и реализации.
Важнейшей функцией
внутреннего контроля является обеспечение соблюдения работниками предприятия
своих должностных обязанностей,
Методы, используемые при осуществлении внутреннего
контроля, весьма разнообразны и включают элементы таких методов, как:
-
бухгалтерский
финансовый учет (счета и двойная запись, инвентаризация и документация,
балансовое обобщение);
-
бухгалтерский
управленческий учет (выделение центров ответственности, нормирование издержек);
-
ревизия,
контроль, аудит (проверка документов, проверка арифметических расчетов,
проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций, инвентаризация,
устный опрос персонала, подтверждение и прослеживание);
-
теория
управления.
Все вышеперечисленные
методы интегрируются в единую систему и используются в целях управления
предприятием.
В современных
условиях в жизнь предприятий постепенно входит новое понятие, называемое
“эккаунтингом” (accounting). Это чрезвычайно емкое
экономическое понятие, в основе которого лежит счетоводство - ведение
бухгалтерского учета в соответствии с общепринятыми нормами. Однако
счетоводство - это лишь основополагающий элемент эккаунтинга. Посредством
счетоводства создается информационная база, необходимая для управления
предприятием. Профессиональная деятельность, связанная с формированием этой
информационной базы, и называется эккаунтингом.
В это понятие входит
работа:
-
плановая;
-
по
составлению отчетности;
-
контрольная;
-
аналитическая.
Таким образом,
контроль является неотъемлемой частью эккаунтинга.
1.2.
Взаимодействие
внешнего и внутреннего контроля
Внешний и внутренний
виды контроля объединяются общей целью, заключающейся в правильном и
своевременном отражении хозяйственных операций в бухгалтерском учете и отчетности,
законности хозяйственных операций и их целесообразности для предприятия, Так,
данные внутреннего контроля помогают руководству предприятия и иному
управленческому персоналу получать оперативную информацию об отклонениях от
нормальных условий совершения хозяйственных операций, а данные внешнего
контроля обеспечивают руководство информацией как о допущенных в течение
отчетного периода ошибках и нарушениях, так и о недостатках организации самого
внутреннего контроля
Степень взаимосвязи
между внутренним и внешним контролем во многом зависит от особенностей функционирования
конкретного предприятия. Так, некоторые предприятия могут вообще не
подвергаться внешнему контролю, например, если они не подлежат обязательному
внешнему аудиту; инициативные аудиторские проверки такие предприятия не
проводят и не являются участниками финансово-промышленной группы.
Внешний и внутренний
контроль являют собой взаимозависимые и взаимообусловленные компоненты единой
системы контроля. Но наряду с этим между внешним и внутренним контролем имеются
существенные различия по ниже перечисленным аспектам[4]:
1. Обязательность
контроля
В соответствии со ст.
13 Закона РФ “О бухгалтерском учете” включение в состав годовой бухгалтерской
отчетности аудиторского заключения необходимо только для тех организаций,
которые подлежат обязательному аудиту в соответствии с федеральными законами. В
остальных случаях аудиторская проверка как форма внешнего контроля является
добровольной. Она осуществляется по решению руководства предприятия.
Внутренний контроль
обязателен для каждого предприятия, независимо от его организационно-правовой
формы, формы собственности, величины и отраслевой принадлежности, На крупных
предприятиях могут быть организованы специальные подразделения внутреннего
контроля - отделы внутреннего аудита.
2. Цели организации
контроля
Цель внешнего
независимого аудита - подтверждение достоверности бухгалтерской отчетности для
пользователей бухгалтерской (финансовой) отчетности организации. Как только
аудиторская проверка закончена, и аудитор выдал аудиторское заключение, цель
считается достигнутой.
Цель внутреннего
контроля (аудита) - обеспечение соблюдения всеми сотрудниками предприятия своих
должностных обязанностей в соответствии с целями организации. Цель внутреннего
контроля во времени непрерывна, перманентна и достигается только на короткое
время.
3. Пользователи
информации
Потребителями информации,
являющейся результатом независимого внешнего аудита, являются внешние
пользователи. Информация, являющаяся результатом осуществления внутреннего
контроля, готовится для внутренних пользователей, в частности, - для руководителей
и менеджеров организации.
4. Свобода выбора
Независимый внешний
аудит основан на общепринятых нормах - стандартах (правилах) аудиторской
деятельности, которые регулируют основные принципы, цели, правила поведения,
порядок исследования и сбора аудиторских доказательств, оформления результатов,
взаимодействия с третьими лицами и руководством проверяемой организации. Таким
образом, внешний контроль до определенной степени централизован и
регламентирован.
Внутренний контроль[5]
(аудит) организуется исходя из целей и задач управления предприятием. Государством
регламентируются только основные направления внутреннего контроля - порядок
проведения инвентаризации, правила организации документооборота, рекомендации
по организации аналитического учета, определение должностных обязанностей управленческого
персонала и некоторые другие. Кроме того, государство регламентирует организацию
внутреннего аудита в некоторых областях хозяйственной жизни, в частности в
банковской сфере.
5. Используемые
измерители
Так как целью
внешнего аудита является подтверждение достоверности бухгалтерского учета,
который ведется в российской валюте - рублях, в рублевой оценке должна быть составлена
бухгалтерская (финансовая) отчетность. При организации и осуществлении
внутреннего контроля используются как денежные, так и не денежные измерители.
Успешно применяются натуральные показатели (штуки, метры, тонны, литры и т.д.)
- в зависимости от отраслевой принадлежности предприятия. Для измерения
рабочего времени применяются такие показатели, как часы, машино-часы и т.д.
6. Объекты изучения
Объектами внешнего
аудита являются разделы и участки бухгалтерского учета - основные средства, нематериальные
активы, производственные запасы, расчеты, уставный капитал, кредиты и займы и
проч. По каждому разделу и участку бухгалтерского учета применяются тесты
средств контроля и тесты оборотов и сальдо по счетам бухгалтерского учета.
При осуществлении
внутреннего контроля объектами организации контроля и, соответственно, объектами
проверки являются циклы деятельности предприятия:
-
снабжения -
совокупность хозяйственных операций, предполагающих осуществление закупок
товарно-материальных ценностей и платежей по ним, а также проведение
соответствующих мероприятий и процедур контроля, действие которых распространяется
на такие хозяйственные операции, как направление заказа на закупку, получение
товарно-материальных ценностей, оплата заказанных и полученных материальных
ценностей;
-
производства
- совокупность хозяйственных операций, предполагающих производство продукции,
выполнение работ, оказание услуг, а также наличие соответствующих мероприятий и
процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные
операции, как поддержание уровня запасов, передача товарно-материальных
ценностей в производство, начисление и выплата заработной платы и др.;
-
реализации
(сбыта) или получения дохода совокупность хозяйственных операций,
предполагающих получение предприятием доходов, а также наличие соответствующих
мероприятий и процедур контроля, результаты которых распространяются на такие хозяйственные
операции, как получение заказов на продажу продукции предприятия, отгрузка
продукции и получение выручки.
7. Интеграция
объектов изучения
При внешнем аудите
хозяйственная деятельность предприятия воспринимается как единое целое.
При осуществлении
внутреннего контроля основное внимание уделяется центрам ответственности
структурным подразделениям, возглавляемым руководителями, которые несут
ответственность за результаты их работы. К центрам ответственности относятся:
-
на
промышленном предприятии - цех, участок, бригада;
-
на
предприятии торговли - секция;
-
в научно-исследовательской
организации - отдел;
-
в лечебном
учреждении - отделение и т.д.
В отличие от
управленческого учета, согласно принципам, которого в сферу ответственности
руководителя подразделения включаются лишь такие показатели издержек и выручки,
на которые он может оказывать реальное воздействие, внутренний контроль
включает в себя и соблюдение руководителями подразделений своих должностных
обязанностей, нормативных документов, внутренних инструкций.
В управленческом
учете различают центры ответственности:
-
затрат;
-
выручки;
-
прибыли.
Для целей внутреннего
контроля все центры ответственности являются, прежде всего, и центрами
контроля.
8. Периодичность
контроля
Обязательный внешний
контроль (аудит), осуществляемый внешней (независимой) аудиторской
организацией, проводится, как; правило, не чаще одного раза в год. Аудиторским
заключением подтверждается годовая бухгалтерская отчетность.
Внутренний контроль
осуществляется непрерывно. Отдельные контрольные мероприятия проводятся по мере
надобности. Руководство предприятия самостоятельно устанавливает состав, сроки
и периодичность контрольных процедур. Главный принцип организации внутреннего
контроля - целесообразность и экономичность.
9. Степень открытости
информации
Аудиторское
заключение по результатам обязательной аудиторской проверки в составе своей
первой и третьей частей (вводной и итоговой) является открытым документом.
Каждый заинтересованный пользователь бухгалтерской отчетности экономического
субъекта может ознакомиться с аудиторским заключением по данной отчетности.
Конфиденциальной информацией предприятия является только аналитическая часть
аудиторского заключения и письменная информация аудитора руководству
проверяемого экономического субъекта по результатам проведения аудита. При
публикации бухгалтерской отчетности указываются и результаты аудиторской
проверки,
Все документы
внутреннего контроля носят сугубо конфиденциальный характер.
10. Степень
надежности информации
При внешнем аудите аудитор
должен оценить достоверность бухгалтерской отчетности экономического субъекта
во всех существенных аспектах. Это означает, что оценки аудитора не могут быть
абсолютно точными.
Внутренний контроль
зачастую не связан с операциями на счетах бухгалтерского учета. Руководство
предприятия заинтересовано в предотвращении случаев мошенничества на своем
предприятии (хищений, злоупотреблений служебным положением и проч.), однако атмосфера
всеобщей подозрительности, тотального надзора за каждым сотрудником не должна
быть целью работы предприятия. Таким образом, внутренним контролем используются
приблизительные, но оперативные оценки.
В то же время для
внутреннего контроля важна каждая деталь. Своевременно незамеченный симптом может
привести к существенным нарушениям, мошенничеству.
11. Привязка ко
времени
Внешний аудит изучает
финансово-хозяйственную деятельность организации. В соответствии с принципом
документальной обоснованности бухгалтерские проводки выполняются после
совершения хозяйственной операции. Таким образом, основной целью внешнего
аудита является оценка достоверности отражения в учете того, что уже
свершилось.
Внутренний контроль
призван организовать структуру контроля, а также поддерживать ее в таком
состоянии, чтобы в каждый момент времени она соответствовала целям предприятия.
Если предприятие имеет только один вид деятельности и реализует свою продукцию
только по договору поставки, ему соответствует одна структура внутреннего контроля,
если это же предприятие организует реализацию своей продукции в розницу через
торговый павильон, структура внутреннего контроля должна быть изменена. Таким
образом, основной целью внутреннего контроля является ведение деятельности в соответствии
с установленными правилами[6].
12. Функция
управления
Являясь функцией управления,
контроль подразделяется на предварительный, текущий и последующий. Внешний
аудит представляет собой один из видов последующего контроля, А внутренний
контроль - это совокупность методов предварительного текущего и последующего
контроля.
Методы
и процедуры контроля являются важной составляющей системы контроля.
Предпринимателю, действующему без образования юридического лица и являющемуся
единственным работником на своем предприятии, особые процедуры контроля просто
не нужны - он вряд ли захочет
обманывать самого себя и подводить заказчиков. Что касается предприятий,
насчитывающих большое число наемных работников, таких как то в их распоряжении
должны быть такие методы и процедуры контроля, которые побуждали бы персонал
действовать в соответствии с целями руководителей или владельцев этих
предприятий. Кроме того, при наличии подобных методов резко сокращаются возможности
для совершения и/или сокрытия мошенничества. Несмотря на множество видов
деятельности предприятий, существует только пять типов методов контроля
(таблица ниже). В отличие от мероприятий и процедур, являющихся частью
контрольной среды и системы бухгалтерского учета и относящихся ко всем
операциям, проводимым предприятием, специальные процедуры внутреннего контроля
обычно устанавливаются для крупных или рискованных операций. На состав процедур
контроля влияют объем, степень сложности и особенности видов деятельности
предприятия, а также специфика контрольной среды и системы бухгалтерского
учета. Так, на крупном предприятии со сложными условиями обработки данных
необходимо подготовить[7]:
-
перечень
продавцов или потребителей;
-
условия
отгрузки продукции;
-
процедуры
проверки качества защиты компьютерных данных.
На
небольших предприятиях с относительно простыми условиями обработки данных такие
процедуры контроля не всегда обязательны.
Рисунок 1 - Состав методов внутреннего контроля
Предприятия
достигают целей контроля путем разработки и внедрения процедур контроля на
разных уровнях организации и на разных уровнях обработки данных.
Некоторые
процедуры контроля применимы непосредственно к хозяйственным операциям, файлам
данных, записям и активам. Эффективность таких процедур контроля увеличивается,
если проводится их регулярная проверка и если распределение функций
способствует защите активов и исключению или обнаружению ошибок в финансовых
документах. В компьютеризированных системах существуют процедуры контроля,
обычно называемые общими, не имеющие отношения к отдельным хозяйственным операциям или файлам,
но оказывающие значительное влияние на весь цикл хозяйственных операций, на несколько циклов или на работу предприятия в целом.
При
отсутствии компьютерной обработки данных (КОД) все процедуры контроля, естественно,
выполняются вручную. При наличии КОД некоторые процедуры контроля
осуществляются с использованием компьютерных программ. Такие процедуры контроля
получили название “программируемые”. Одной из программируемых процедур контроля
является сравнение при помощи компьютера счетов-фактур на приобретение ТМЦ с
файлами записей по полученным товарам. Процедуры контроля должны охватывать всю
систему обработки данных, начиная с первоначальной регистрации информации по
хозяйственным операциям и заканчивая последними записями по ее хранению,
занесенными в бухгалтерские регистры или сведенными в файлы. При наличии
компьютера необходимо сочетать программируемые процедуры контроля, позволяющие
составлять отчеты, и выполнение вручную операций, имеющих отношение к таким отчетам.
Например, перед оплатой счета продавца, которая происходит в определенные
сроки, компьютерная программа может обеспечить проверку всех неоплаченных
счетов-фактур на указанную дату с использованием соответствующего файла. Если
соответствие имеется, счета-фактуры и отчеты по полученным счетам-фактурам
переходят в файл оплаченных счетов-фактур, после чего для продавца
распечатывается платежное поручение. Если соответствия нет либо из-за
отсутствия информации по получению счетов-фактур, либо из-за расхождений в
данных, указанных в перечне и счете-фактуре, компьютер не производит распечатки
платежного поручения, а вместо этого выдает ответ: “соответствия нет”.
Это
свидетельствует о том, что либо счет-фактура не указана в перечне полученных
счетов-фактур, либо нет соответствия между двумя документами. Работник,
проверяющий качество выполнения бухгалтерского учета, снимает вопрос, указывая,
что либо товарно-материальные ценности не были получены и, следовательно, отчет
об их получении не составлялся, либо данные не согласуются друг с другом и
перечисление денег продавцу не производится. Проверка соответствия данных при
помощи компьютера и выдача информации по отсутствии согласования представляют
собой программируемые процедуры контроля, а осуществление проверки и выдача
заключения - ручные процедуры контроля.
Обе операции необходимы для достижения целей, преследующихся при проверке. В
данном случае цель заключается в обеспечении законного перечисления денег
продавцу.
В
компьютеризированных системах компьютерные программы могут создать некоторые
документы без выполнения каких-либо работ вручную. С использованием компьютера
могут быть, например, проведены следующие операции: перенос в журнал следующего
месяца записей, сделанных в текущем месяце; аннулирование предварительно
оплаченных счетов за следующий месяц; оплата операционных расходов (арендная
плата и т.п.).
Для
обеспечения контроля данные, занесенные в память компьютера и подлежащие
обработке, должны быть полными, точными, законными; параметры, условия и программы,
использующиеся для начала работы с такими хозяйственными операциями, должны
оптимизироваться и под-держиваться на соответствующем уровне[8].
Предприятия
разрабатывают и внедряют процедуры контроля для того, чтобы быть уверенными в
законности осуществляемых хозяйствен-ных операций, в том, что информация по ним
зарегистрирована полностью и точно, что все ошибки в процессе ведения дел и
регистрации данных по ним обнаруживаются с максимальной скоростью (независимо
от того, произошла ли ошибка при обработке данных по незаконным хозяйственным
операциям, заключается ли она в невозможности провести обработку данных по
законным операциям), что целостность зарегистрированных данных по ведению
финансовой деятельности обеспечена файлами компьютера или бухгалтерскими
книгами и что доступ к активам и связанным с ними документам ограничен. Это
значит, что процедуры контроля дают уверенность в том, что цели контроля,
заключающиеся в обеспечении полноты, точности, законности операций, в защите
файлов и активов, были достигнуты и что системой бухгалтерского учета выдается
надежная финансовая информация. Предприятиям следует применять различные
способы достижения указанных целей[9].
Сочетание
атмосферы всеобъемлющего контроля системы бухгалтерского учета и различных
вариантов указанных пяти методов контроля направлено на устранение и/или
уменьшение вероятности совершения мошенничества. Хороший контроль задает
параметры приема на работу наиболее честных сотрудников, способствует
моделированию и поощрению их подобающего поведения, пониманию важности
выполняемой работы и обеспечивает такой документооборот, который затрудняет
сокрытие мошенничества. Приведенные выше пять методов контроля закрывают перед
потенциальными мошенниками доступ к ценностям, лишают их возможности скрыть
следы своего преступления и безнаказанно пользоваться его плодами. Таким
образом, три названных элемента являются составляющими общей структуры системы
внутреннего контроля в любой организации или на предприятии.
Любой
вид деятельности всегда лучше контролируется либо при распределении
обязанностей между работниками, либо при помощи двойного контроля. Эти формы
контроля, как и болыыинство профилактичес-ких мер, чаще всего применяются там,
где производятся расчеты наличными денежными средствами. Так, получение
наличных денег обычно происходит под двойным контролем. Например, в банке
контролер, сверяющий состояние счета, и кассир, выдающий деньги, обычно
отделены друг от друга и не имеют единовременного доступа к счету и деньгам.
Двойной
контроль является
таким вариантом системы контроля, при котором вся операция не может совершаться
одним работником. При двойном контроле одну и ту же задачу выполняют два
человека, причем обязанности между ними распределяются таким образом, чтобы ни
один из них не мог выполнить все действия по данной операции. Обе разновидности
контроля преследуют одну и ту же цель: не позволить одному человеку иметь
неконтролируемый доступ к денежным средствам.
Внедрить
в производство двойной контроль довольно трудно. Когда люди работают под двойным
контролем, они не могут оторваться от своих обязанностей - поговорить по
телефону, покурить, ответить на какой-нибудь не относящийся к делу вопрос.
Система подтверждения полномочий
Процедуры
контроля[10],
осуществляемые на основе системы подтверждения полномочий, имеют много разновидностей,
две из которых - специальная система паролей,
дающая возможность тем или иным людям пользоваться компьютером и получать
доступ к определенным базам данных, и специальные карточки с собственноручной
подписью, позволяющие людям входить в помещения с банковскими сейфами,
обналичивать чеки и совершать иные операции в финансовых учреждениях.
Установление
границ полномочий тех или иных сотрудников заставляет их не выходить за пределы
суммы, в рамках которой он может принимать решение, или должностных
обязанностей. Когда людям не предоставлены полномочия на ведение какой-либо
деятельности, их возможности совершить мошенничество значительно сокращаются.
Например, если человек не имеет права скреплять своей подписью ту или иную
сделку, он просто не может вписать в счет некую сумму для себя и заставить свое
предприятие оплатить эти расходы. Эффективность внутреннего контроля
предполагает соответствующее распределение обязанностей между теми, кто
осуществляет процедуры бухгалтерского учета и контроля, и теми, кто работает с
активами. Хотя распределение обязанностей имеет отношение ко всем трем
элементам системы внутреннего контроля (контрольная среда, система
бухгалтерского учета, процедуры и методы контроля), оно особенно важно для функционирования
третьего элемента - процедур контроля.
Распределение обязанностей также предусматривает выдачу разным лицам разрешения
на ведение какого-либо определенного класса хозяйственных операций, выполнение
процедур контроля в процессе обработки данных, осуществление контроля за
выполнением таких процедур, составление соответствующих бухгалтерских
документов и работу с активами. Такая организация позволяет уменьшить
вероятность возникновения ошибок, ограничить возможность злоупотреблений с активами,
исключить другие виды намеренного искажения информации в финансовых документах.
Если
две процедуры бухгалтерского учета, относящиеся к одной хо-зяйственной
операции, выполняются разными лицами, каждое лицо осу-ществляет контроль за
деятельностью второго лица. Дополнительная процедура контроля может проводиться
третьим лицом. Например, один бухгалтер может обрабатывать данные по ежедневно
поступающим счетам на оплату товарно-материальных ценностей (ТМЦ), другой - заносить данные в компьютер, а
третье лицо - сравнивать занесенные в
компьютер данные со счетами и удостоверяться, что каждая операция выполнена
правильно. Если сравнение данных третьим лицом не проводится, возникает
повышенная опасность искажения данных в финансовых документах.
Разделение
обязанностей также снижает риск намеренного воровства или сговора. Например,
разделение обязанностей по физической защите средств и ведению документации
является эффективным механизмом борьбы с потенциальным мошенничеством.
Аналогичным образом лицо, подписывающее платежные поручения, не должно иметь
доступа к доку-ментам по выплате денег, т.е. таким образом предупреждается
несанкци-онированное перечисление денег. Эффективность контроля возрастает в
случае, если ни лицо, подписывающее чеки, ни бухгалтер не ведут перио-дического
сравнения наличности в кассе и в банке с наличностью, указанной в документах.
Тот
факт, что зарегистрированные данные по хозяйственным опера-циям действительно
отражают реальные экономические действия, может быть проверен несколькими
способами. В совершенных системах процедуры контроля за выдачей разрешений
интегрированы в систему таким образом, что проверка хозяйственных операций на
наличие ожидаемых последствий производится автоматически. Такие последствия
должны анализироваться лицами, визирующими эти операции. Процедуры контроля,
направленные на выявление фиктивных операций, включают разделение полномочий
при обработке данных (например при отпуске продукции покупателем на условиях
последующей оплаты).
Обычные
процедуры выдачи разрешений предусматривают утверж-дение сделки официальным
лицом, имеющим полномочия, составление отчетов по отклонениям (например
составление отчетов по сотрудникам, отработавшим в течение недели болыпе
положенного времени, с последующим визированием лицом, имеющим полномочия),
компьютерное сравнение утвержденной нормативно-справочной информации и данных
по хозяйственным операциям (например анализ заказов покупателя применительно к
сумме, равной стоимости отгрузки продукции на условиях последующей оплаты,
сравнение объема полученных товаров с объемом, указанным в завизированных
заказах), а также процедуры, ограничивающие доступ к программам и файлам данных
лиц, не имеющих разреше-ния. Официальное лицо, имеющее полномочия, может выдать
разрешение путем введения пароля и личного кода с терминала. За исключением
случаев визирования документов вручную Эффективность вышеперечисленных методов
будет зависеть от работы программируемых процедур контроля, а также от средств
защиты файлов.
Некоторые
процедуры контроля за выдачей разрешений удостоверяют в том, что
зарегистрированы данные только по операциям, действительно имевшим место, и
что данные по каждой операции регистрировались только один раз. Приведем два
примера[11].
1.
Процедуры бухгалтерского учета обычно разрабатываются для ре-гистрации данных
по товарно-материальным ценностям, указанным в отчетах о получении, и данных по
товарам, указанным в расходных документах. Процедуры контроля, удостоверяющие,
что такие операции были завизированы, предусматривают осмотр указанных товаров
для определения соответствия их содержания, состояния и количества данным,
за-фиксированным в полученных и выданных предприятием счетах-фактурах. Для того
чтобы такие процедуры контроля были эффективными, все отмечаемые крупные
расхождения следует анализировать и устранять.
2.
Осуществляется окончательное аннулирование (погашение) документов,
свидетельствующих о совершении сделки по закупке ТМЦ, что исключает возможность
их повторного использования.
Другие
процедуры контроля за законностью сделок удостоверяют в том, что отдельные
хозяйственные операции были завизированы упол-номоченными на то лицами исходя
из установленных требований. Выдача разрешения может носить общий или
специальный характер. Общее разрешение может иметь форму выдачи отделу или функциональной
группе разрешения на сделку в пределах какой-то установленной суммы. Например,
выдача разрешения на расходы для осуществления капитально-го строительства
представляет собой разрешение на выполнение работ в рамках какой-то
определенной суммы.
Документальный контроль
Другим
видом контроля является использование документов или за-писей на машиночитаемых
носителях[12].
Документы редко служат для предупреждения мошенничества, зато они незаменимы
для расследования уже совершившегося злодеяния. Так, банки для выявления афер
со стороны своих сотрудников или клиентов специально изготавливают фиктивные
документы с необычными пунктами и отслеживают банковские счета своих
работников. Большинство компаний требуют для осуществления сделок по
купле-продаже документы типа нарядов-заказов. Совершенная система финансовой и
бухгалтерской отчетности является одновременно и формой документального
контроля.
Процедура
контроля полноты данных, использующаяся в компьютерной системе, разработана для
удостоверения в том, что все первичные данные по хозяйственным операциям
введены и приняты на обработку. Начальная регистрация данных по этим операциям
часто предусматривает выполнение ручных действий перед введением данных по
хозяйственным операциям в компьютер, хотя во многих системах ручной этап не
используется. В ручной системе процедуры контроля разрабатываются для
удостоверения в том, что данные по всем имевшим место хозяйственным операциям
внесены в контрольный документ (отчет о получении товара или документов на
отгрузку) и зарегистрированы. При отсутствии соответствующих процедур контроля
полноты данных существует вероятность утери документов или их неправильной
сортировки, что в свою очередь может привести к непра-вильной регистрации
данных по хозяйственным операциям. Независимо от средств обработки следует
предусматривать процедуры контроля, обеспечивающие корректировку и повторный учет
выбракованных позиций. Процедуры контроля, обеспечивающие полноту отражения
данных по хозяйственным операциям, осуществляются разными способами[13]:
I. Производится нумерация всех
хозяйственных операцип сразу после начала их свершения (или, желательно,
предварителъная лумерация) и учет их всех после обработки.
1.
В ручной системе нумерация документов представляет собой бух-галтерскую
процедуру, а процедура контроля осуществляется для проверки того, были ли
данные по всем пронумерованным документам обработаны полностью.
2.
В
компьютерной системе для проверки последовательно пронуме-рованных документов и
определения отсутствующих или задублирован-ных номеров с целыо последующего
проведения ручной обработки может быть проведена так называемая компьютерная
последовательная проверка. Вероятность намеренного или случайного искажения
нумерации может быть уменьшена в случае, если числовая последовательность будет
предварительно распечатана. Если риск неправильной нумерации считается
незначительным, номер присваивается документу одновременно с его заполнением.
II. Проводится проверка обработки
всех данных путем применения так шазываемых “контролъиых сумм”.
1.
В ручной системе такая проверка осуществляется суммированием иокументов,
принадлежащих к каждой группе, перед началом и после проедения обработки данных
по операциям. Считается, что обработка данных проведена правильно, если обе
суммы одинаковы. Процедура контроля включает в себя сравнение двух сумм, поиск
и исправление ошибок, ставших причиной расхождений. Имеются разные виды проверки
сумм. Система двойного контроля предусматривает равенство между суммами дебета
и кредита.
2.
В компьютерной системе такая проверка может быть проведена путем группировки
документов-источников и выяснения количества документов в каждой группе.
3.
Проводится сравнение данных из разных источников. Примером этого вида контроля
может быть согласование входных данных по хозяйственным операциям в пределах
группы неупорядоченных документов (например согласование между накладными на
получение товаров и данными, занесенными в файл заказов на покупку) с
периодическим контролем либо вручную, либо с помощью компьютера, чтобы
убедиться, что документ не был потерян в процессе обработки данных.
4.
Определяется, была ли внесена в документы информация по всем хозяйственным
операциям. Так, при учете вручную все рабочие часы, подлежащие оплате, должны
быть указаны в табельном журнале; при этом их число должно соответствовать
времени, за которое производится оплата конкретному работнику.
5.
Проводится сравнение НСИ с показателями в первичных документах. Такая методика
часто используется для учета НСИ в компьютеризированной системе, поскольку эти
показатели имеют болылое значение и относительно редко изменяются.
Процедуры
контроля полноты данных также необходимы для удос-товерения в том, что
информация отражена правильно, а финансовые отчеты, предназначенные для
внутреннего и внешнего пользования, составлены должным образом. Такие процедуры
контроля особенно важны при поступлении данных в бухгалтерский регистр
контрольных (синтетических) счетов из источников, отличных от тех регистров,
куда данные были внесены первоначально.
Процедуры
контроля, касающиеся полноты внесения изменений в компьютерную систему учета,
разрабатываются для удостоверения в том, что данные по всем хозяйственным
операциям были введены, приняты на обработку и постоянно пополняются. В
некоторых случаях с помощью процедур контроля изменений можно проследить
полноту их внесения. Примером может служить сравнение отчетов после внесения
изменений или в случае, если пополнение данных производится в момент их
введения или проведения последовательной проверки пополненного файла, т.е. для
обеспечения полноты внесения изменений используется некоторая разновидность
суммирования. Такое суммирование может предусматривать подведение итогов по
группам вручную или с помощью ком-пьютера и выдачу информации по расхождениям.
Следует также контролировать полноту внесения данных из компьютера, включая
определе-ние и суммирование информации по хозяйственным операциям, производимым
с использованием программируемых процедур бухгалтерского учета. Примерами
являются программируемые процедуры бухгалтерского учета, обеспечивающие
составление счетов-фактур на реализацию из файла по отгруженным товарам и
суммирование счетов-фактур для переноса данных в соответствующие счета.
Процедуры
контроля необходимы для удостоверения в том, что данные по каждой хозяйственной
операции внесены в полном объеме, на нужный счет и в нужное время. Точность в
сумме и счете в болыпинстве случаев достигается внедрением процедур контроля за
результатами расчетов и классификацией счетов. В системах, где расчеты ведут
вручную и риск ошибки при обработке данных по хозяйственным операциям невелик,
периодически следует проводить двойную проверку с привлечением лица, которое
повторило бы расчеты и классифицировало счета.
В
компьютеризированной системе учета проверка точности внесения данных проводится
для удостоверения в том, что данные правильно зарегистрированы и введены в
компьютер. Хотя процедуры контроля обычно используются применительно к данным,
которые оказывают прямое воздействие на остатки, приведенные в учетных
регистрах, такие сведения, как, например, номер потребителя или дата
счета-фактуры, также могут стать предметом процедур контроля. Для достижения
высокой точности проверки данных болыпое значение имеют процедуры контроля, убеждающие,
что данные по всем хозяйственным операциям занесены в нужное время. Это
предусматривает наличие процедур определения сроков проведения операции.
Указанные процедуры также позволяют осуществить правильную “выбраковку”, т.е.
убедиться, что по всем операциям данные зарегистрированы и отражены в отчетах
за определенные периоды времени. Так, данные по получен-ным товарам проверяют и
регистрируют в момент их получения. Обыч-но документация по приемке товаров
сравнивается со счетами продавца. Такой подход является частью процедуры
контроля по проверке своевременности регистрации данных по хозяйственным
операциям.
Различные
процедуры обработки данных, проходящих через систему бухгалтерского учета,
могут обеспечивать возможность выдачи “отчетов по отклонениям”, которые
используются управленческим персоналом в работе. Такие отчеты позволяют
удостовериться в отсутствии некоторых ошибок. Например, до того как денежные
средства, поступившие от покупателей, будут перечислены на соответствующие
счета, они могут быть сравнены с отдельными счетами покупателей. Цель проверки
на соответствие и составление “отчета по отклонениям” состоит в получении
уверенности о наличии данных по всем отобранным для проверки счетам-фактурам.
Сопоставление накладных на отгрузку со счетами на оплату и составление “отчета
по отклонениям” также свидетельствуют о точности и законности хозяйственных
операций по продаже. Кроме того, как отмечалось выше, сам по себе контроль,
проводимый управленческим персоналом, и анализ “отчетов по отклонениям”
являются важными условиями эффективного контроля на предприятии.
Некоторые
методики, использующиеся для обеспечения полноты введения данных, также могут
обеспечить точность введения определенных , типов данных.
Глава 2. Текущие состояние системы контроля в организации ФГУП
«Почта России» филиал в г. Челябинске
2.1. Краткая характеристика организации
История создания ФГУП «Почта России»
Почтовые предприятия
России получили хозяйственную и коммерческую самостоятельность, но вместе с ней
и высокую конкуренцию, создаваемую бывшими партнерами – предприятиями
электросвязи. При этом, несмотря на разделение отраслей, уникальная почтовая
сеть, созданная в предыдущие периоды и охватывающая практически все населенные
пункты страны, была сохранена.
В 1996 году Министерство
связи РФ впервые за многовековую историю существования российской почты решило
нарушить государственную почтовую монополию на некоторые почтовые услуги, в
результате чего в России возникли коммерческие почтовые компании. В число услуг
новых компаний вошли курьерская доставка почтовых отправлений, пенсий и
пособий, пересылка посылок, распространение периодической печати.
Учитывая роль российской
почты в историческом развитии государства, в 1994 году президент России Б. Н.
Ельцин учредил профессиональный праздник почтовых работников - «День российской
почты», который отмечают ежегодно во второе воскресенье июля. Другим
президентским указом в 1997 году были восстановлены геральдические традиции
российской почты – эмблема и флаг.
В соответствии с
Концепцией реструктуризации организаций федеральной почтовой связи, принятой
распоряжением Правительства РФ 28 июня 2002 года, в почтовой отрасли РФ
проводится реорганизация, направленная на создание единого, высокоэффективного,
конкурентоспособного предприятия, способного внести значительный вклад в
решение актуальных задач по ускоренному развитию экономики страны. ФГУП «Почта
России» создано распоряжением Правительства от 5 сентября 2002 года объединив
организации федеральной почтовой связи.
«Российская федеральная
почтовая сеть предоставляет услуги почтовой связи на всей территории Российской
Федерации, включая все города и сельские населенные пункты.
Почта России сегодня –
это 84 филиала, 42 000 объектов почтовой связи, 415 000 сотрудников. Ежегодно
почтовые работники России принимают, обрабатывают и доставляют более 1,5 млрд
писем, 48 млн посылок и более 190 млн денежных переводов.
Почта России предлагает
своим клиентам свыше 80 почтовых, финансовых, инфокоммуникационных и прочих
услуг.
ФГУП «Почта России» было
основано в рамках проведения реструктуризации организаций федеральной почтовой
связи, направленной на обеспечение гарантированного предоставления
универсальных услуг почтовой связи на всей территории Российской Федерации,
расширение спектра услуг почтовой связи, создание современной почтовой
инфраструктуры».
Почта России является
председателем Группы по стратегическому планированию ВПС. В январе 2005 года
был подписан Договор лицензии и оказания услуг, в рамках которого Россия в
качестве полноправного участника присоединяется к международной системе обмена
электронными почтовыми переводами СТЕФИ (STEFI - Secured Transfer of Electronic
Financial Information). Система электронных почтовых переводов СТЕФИ позволяет
осуществить переход от бумажного обмена международными почтовыми переводами к
электронному. Данная система разработана Центром почтовых технологий ВПС.
Почта России уже
осуществляет обмен международными денежными переводами через систему СТЕФИ с
Украиной, Казахстаном, Азербайджаном, Беларусью и другими странами СНГ и
Балтии. Из стран дальнего зарубежья Почта России обменивается денежными
переводами с Францией и Китаем.
ФГУП «Почта России»
филиал в г. Челябинске
Управление федеральной
почтовой связи Челябинской области - филиал ФГУП "Почта России"
Адрес: 454000, г. Челябинск, ул. Кирова, 161, т.(351) 266-68-90, ф.(351) 266-69-98,secret@afps.chel.su, #"#_ftn14" name="_ftnref14" title="">[14].
2.2. Анализ текущего состояния организации
Цель ФГУП «Почта России»
филиал в г. Челябинске
-
Получение максимальной
прибыли от продаж;
- Выход на новые рынки
сбыта.
Миссия компании - Наши клиенты
- самое дорогое, что у нас есть.
Благодаря индивидуальному
подходу к каждому клиенту и прямому интегрированному взаимодействию с мировыми
поставщиками, мы предоставляем нашим клиентам качественные услуги.
На ФГУП «Почта России»
филиал в г. Челябинске существует
линейно-функциональная организационная структура (см. приложение А.).
Данная структура даёт ряд
преимуществ для ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске:
-
Высокая
компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;
-
Исключение
дублирования и параллелизма в управлении управленческих функций;
-
Уменьшение
потребности в специалистах широкого профиля;
-
Позволяет высшему
руководству сосредоточиться на стратегических вопросах[15].
Характеристика
присутствующих на фирме отделов.
Отделы в фирме ФГУП
«Почта России» филиал в г. Челябинске создаются
путем группирования аналогичных производственных функций и служащих, что
позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости
руководства фирмы в период расширения её хозяйственной деятельности.
В распределение
обязанностей по отделам ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске, положен
функциональный принцип. Это наиболее распространённый способ создания отделов
по производству, по работе с персоналом, финансовым вопросам и так далее. Число
отделов (4) полностью отвечает потребностям фирмы.
Также при формировании
отделов ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске во внимание руководства попали следующие вопросы:
-
Стратификация.
Количество подразделений составляют наиболее оптимальное число для ФГУП «Почта
России» филиал в г. Челябинске. Это
в свою очередь определяет число уровней управления, которое соответственно,
тоже оптимальное.
-
Формализация.
Отношения между подразделениями формально закреплены, но, несмотря на это,
руководством приветствуются отношения, основанные на взаимном доверии
(неформальные).
-
Централизация.
Право принятия функциональных решений ложится на руководителей подразделений.
Это позволяет организационная структура. А руководству принадлежит право в
принятии стратегических решений.
-
Организационная
структура. Она ясна и понятна для всего персонала, легко управляема, с четким
распределением обязанностей и прав.
Таким образом, при
формировании подразделений были учтены все нюансы фирмы.
Основные виды документов,
используемые в деятельности организации это коллективный договор и должностная
инструкция менеджера[16][17].
Клиентам почты
предоставляется не только универсальные, но и более 60 видов современных услуг:
«Телеграфный перевод плюс», внутриобластная курьерская доставка
«Регион-курьер», выдача наличных средств владельцам пластиковых карт системы
VISA, MasterCard, UnionCard с использованием POS-терминалов, электронная и
гибридная почта, выдача кредитов Хоум-Банка, отправление международных денежных
переводов Western Union, страховые и многие другие.Приём вкладов от населения
совместно с Челябинским филиалом "Связь-Банка". По Челябинской
области открыты и действуют 557 рабочих мест.
Гибридная почта: прием и
передача сообщений, передаваемых адресату электронной почтой с доставкой в
конверте из "рук в руки" по почтовому адресу. Оказание услуг
населению на дому: прием телеграмм, почтовых переводов, коммунальных платежей,
платежей за услуги электросвязи. Наклейка марок на почтовые отправления.
Вызов курьера на дом или
в офис для приема заказа по отправке ускоренной почты. Доставка корреспонденции
по схеме "Городская служебная почта" (двусторонний обмен)[18].
Оценка состояния
менеджмента на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
В небольшой организации
все решения могут приниматься её руководителем. Однако с увеличением размеров
организации, масштаба и сложности работ может создаться ситуация, когда
руководитель будет перегружен принятием решений, даже если он только этим и
будет заниматься. В ситуации возникает вопрос: должны ли права быть
сконцентрированы наверху или распределены по уровням организации? На практике -
это дилемма между централизацией и децентрализацией, являющаяся большой
проблемой в проектировании организации.[19]
ФГУП «Почта России»
филиал в г. Челябинске
постоянно развивается и очень чётко функционирует, поэтому проблем с
централизацией и децентрализацией не возникает. Всё очень чётко прописано.
На любом уровне
управления существует либо централизация, либо децентрализация.
На ФГУП «Почта России»
филиал в г., на высшем уровне (директор) проявляется четкая централизация, то
есть все решения принимает директор. На среднем уровне уже видна и децентрализация
- заместители делегируют ответственность за ряд ключевых решений на своих подчиненных.
При проектировании ФГУП «Почта
России» филиал в г. Челябинске на выбор по распределению централизации и
децентрализации по уровням управления влияли следующие факторы:
-
Капиталоёмкость
принимаемых решений. В регулирующих документах фирмы указывается даже сумма
(конкретная), в пределах которой директор подразделения может принимать те или
иные решения. Фирма допускает относительно большой размер этой суммы для
среднего и низшего уровня управления. А это говорит о том, что на среднем
уровне фирма строит свою деятельность на децентрализованной основе;
-
Географическое
положение. В любом случае существует предел, до которого централизация даёт
эффект, то после превышения этого предела встаёт вопрос о децентрализации.
Географическое положение ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске таково, что
вопрос о децентрализации на среднем уровне управления неизбежен;
-
Организационная
культура. Приобретенные фирмой с момента её создания ценностные ориентации,
нормы и образцы поведения, носят устойчивый характер и позволяют высшему
руководству делегировать свои полномочия в некоторых случаях;
-
Стремление частей
к самостоятельности. Существует мнение, что отделение части от целого
сопровождается стремлением этой части превратиться в новое целое, стать
самостоятельной. Но на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске этого быть не
может. При делегировании полномочий, части фирмы не стремятся стать более
самостоятельными сами по себе, а стремятся своей «определенной»
самостоятельностью помочь фирме в достижении общих целей;
-
Наличие
соответствующих кадров. Присутствие у руководителей нижестоящих уровней
готовности принять на себя большую ответственность способствует развитию
процессов децентрализации;
-
Тип
предпринимательства. Так как изменений практически нет, то в данном бизнесе
можно существовать и с централизацией на высшем уровне управления и
децентрализацией на среднем.
Таким образом, можно
сказать, что на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске степень централизации
высока только на высшем уровне управления. Но на среднем и низшем уровнях
управления централизация не так явно видна. Это обусловлено тем, что децентрализация
увеличивает скорость и повышает объективность принятия решений, создает для
работников определенные удобства и удешевляет делопроизводство, развивает
способности руководителей и творческое, доверительное начало в их деятельности.
Все методы выработки
управленческих решений на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске можно
представить в виде следующих групп:
Неформальные методы
принятия решений. Они основываются на аналитических способностях лиц
принимающих управленческие решения. Это совокупность логических приёмов и
методики выбора оптимальных решений руководителем путём теоретического
сравнения альтернатив с учётом накопленного опыта (альтернативы - выбор
возможных направлений действий для решения проблемы). В большей части
неформальные методы на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске базируются на
интуиции директора филиала. Их преимущество состоит в том, что принимаются они
оперативно, недостаток - они не гарантируют от выбора ошибочных решений (Это
решения, принимаемые непосредственно при возникновении какой-либо проблемы,
например на производстве).
Коллективные методы
обсуждения и принятия решений (средний и низший уровень управления). При
применении коллективных методов выработки управленческих решений руководство ФГУП
«Почта России» филиал в г. Челябинске формирует такую группу, главными
критериями которой являются: компетентность, способность решать творческие
задачи, конструктивность мышления и коммуникабельность (как правило, эту группу
составляет руководящий состав подразделений). В основном это использование
таких методов как заседание, совещание и т.п.
Количественные методы
принятия решений. В их основе лежит научно-практический подход, предполагающий
выбор оптимальных решений путём обработки больших массивов информации (расчёт
физических показателей при принятии проекта предоставляется ЭВМ).
Для директора филиал в г.
Челябинске ФГУП «Почта России» свойственно принимать решения уравновешенного
типа. Данный тип решений свойственен таким людям, которые приступают к проблеме
с уже сформулированной исходной идеей, возникшей в результате предварительного
анализа условий и требований задачи. Уравновешенность проявляется в том, что
выдвижение гипотез и их проверка одинаково привлекают внимание человека.
Подобная тактика принятия решений наиболее продуктивна.
Отделы в фирме ФГУП
«Почта России» филиал в г. Челябинске создаются
путем группирования аналогичных производственных функций и служащих, что
позволяет добиться более эффективного управления, необходимой гибкости
руководства фирмы в период расширения её хозяйственной деятельности.
В распределение
обязанностей по отделам ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске, положен
функциональный принцип. Это наиболее распространённый способ создания отделов
по производству, по работе с персоналом, финансовым вопросам и так далее. Число
отделов (4) полностью отвечает потребностям фирмы.
Оборотные средства
являются неотъемлемой частью активов любого предприятия, в том числе и ФГУП
«Почта России» филиал в г. Челябинске[20].
Их абсолютная величина и доля в структуре активов влияют на эффективность
работы и на финансовую устойчивость фирмы. Поэтому для анализа финансовой
деятельности предприятия необходимо рассмотреть структуру баланса ФГУП «Почта России»
филиал в г. Челябинске.
Таблица 1 - Структура
баланса ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
|
№
|
Наименование статьи
|
2006 г.
(тыс. руб.)
|
Доля в валюте баланса (%)
|
2007 г. (тыс. руб.)
|
Доля в валюте баланса (%)
|
2008 г. (тыс. руб.)
|
Доля в валюте баланса (%)
|
|
1
|
Внеоборотные активы
|
11256
|
5,98
|
13405
|
6,4
|
18930
|
7,5
|
|
2
|
Оборотные активы
|
14900
|
7,92
|
15905
|
7,6
|
14370
|
5,7
|
|
3
|
Капитал и резервы
|
19600
|
10,4
|
22053
|
10,5
|
18690
|
7,4
|
|
4
|
Долгосрочные обязательства
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
-
|
|
5
|
Краткосрочные обязательства
|
142221
|
75, 6
|
157843
|
75,4
|
198821
|
79,2
|
|
6
|
Валюта баланса
|
187977
|
100
|
209206
|
100
|
250811
|
100
|
|
7
|
Собственные оборотные средства
(п.3+п.4-п.1
|
-140261
|
|
62690
|
|
-180131
|
|
|
8
|
Доля собственных оборотных
средств в оборотных активах (п.7/п.2)
|
-9,4
|
|
-3,94
|
|
-12,5
|
|
Проводя анализ результатов
таблицу 1, в активах следует отметить тенденцию постепенного сокращения доли
оборотных активов и увеличение доли внеоборотных средств. Если в 2006 году
оборотные активы занимают 7,92 % в валюте баланса, то уже в 2008 году их доля
сократилась до 5,7%. Эти изменения произошли за счет более быстрого постоянного
роста внеоборотных средств – на 7,5% за три года по сравнению со снижением
уровня оборотных активов за тот же период.
Все вышеизложенное
доказывает:
1) вследствие снижения
доли оборотных активов снизилась мобильность средств, предприятие получило
возможность более гибко управлять своими активами;
2) сократилась роль
оборотных средств, от количества и структуры которых благополучие предприятия
зависит теперь в большей степени.
Следовательно, финансовое
положение ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске можно признать как
удовлетворительное, о чем свидетельствует динамика основных экономических показателей
за последние три года.
Для наиболее продуктивной
деятельности ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске деятельности необходимо
повышать динамичный рост объемов оказания услуг, снижать при этом издержки,
повышать качество услуг и квалификационный уровень всех сотрудников.
2.3. Анализ внутренней и внешней
среды ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
Анализ
факторов внутренней среды предприятия
Информация о внутренней
среде фирмы необходима руководителю, чтобы определить внутренние возможности,
потенциал, на которые фирма может рассчитывать в конкурентной борьбе для
достижения поставленных целей. Анализ внутренней среды позволяет также лучше
уяснить цели и задачи предприятия. Важно то, что помимо производства продукции,
оказания услуг организация обеспечивает возможность существования своим
работникам, создает определенные социальные условия для их жизнедеятельности[21].
Одним из важных
направлений деятельности в области кадровой политики ФГУП «Почта России»
является развитие персонала с учетом требований и стратегические задачи
предприятия.
Главная роль в данном
направлении отводится системному и плановому, а главное непрерывному обучению
работников в целях повышения профессиональной компетенции, развития
управленческих навыков, планирования карьеры и формированию кадрового резерва
по руководящим должностям.
Обучение персонала ФГУП
«Почта России» осуществляется по следующим направлениям:
1.
повышение
квалификации (углубление профессиональных знаний по имеющейся профессии);
2.
профессиональное
обучение рабочих основного производства;
3.
профессиональная
переподготовка;
4.
получение
среднего и высшего профессионального образования;
5.
тематические
(краткосрочные) семинары, тренинги.
Обучение персонала
проходит с отрывом/без отрыва от производства во внешних образовательных
учреждениях и в учебных центрах (классах) филиалов.
В рамках развития системы
внутреннего обучения персонала ФГУП «Почта России» создана следующая
организационная структура:
a.
Департамент
развития персонала Дирекции по управлению персоналом отвечает за разработку и
контроль стратегии в области обучения в рамках всего предприятия;
b.
учебно-внедренческий
центр ЦАИТС - ОСП «ФГУП «Почта России» проводит обучение IT-специалистов,а
также разработку учебных программ, контроль за ходом внедрения проектов и
сопровождение работающих задач по информационным технологиям;
c.
Региональные
учебные и учебно-внедренческие центры филиалов, созданные по федеральным
округам, участвуют в разработке единой стратегии корпоративного обучения,
разрабатывают, планируют и реализуют учебные программы, оценивают эффективность
реализуемых программ;
d.
учебные
центры/классы филиалов осуществляют свою деятельность по обучению, повышению
профессиональной квалификации и развитию работников филиалов.
По вопросу открытия
почтовых специальностей и специализаций, обучения и подготовки персонала,
адаптации существующих учебных программ под современную почтовую тематику ФГУП
«Почта России» взаимодействует с образовательными учреждениями высшего,
среднего и начального профессионального образования в Москве и регионах РФ.
Вопросами обучения и
подготовки персонала ФГУП «Почта России» занимается Департамент развития
персонала Дирекции по управлению персоналом.
Кроме того, в Челябинском
филиале Почты России проводится масштабное переоснащение и реконструкция
отделений почтовой связи. На сегодняшний день 77 почтовых отделений в различных
городах и районах области отремонтированы в едином корпоративном стиле Почты
России.
В Челябинском филиале
Почты России 115 сотрудников имеют почетное звание «Мастер связи», 7 -
«Заслуженный работник связи», в текущем году 24 почтовых работника награждены
Почетной грамотой и Благодарностью ФГУП «Почта России», 20 - Почетной грамотой
и Благодарностью губернатора области, 21 - Благодарностью УФПС Челябинской
области.
Челябинский филиал
заключил соглашение по организации целевой подготовки специалистов для
предприятий почтовой связи с Южно-Уральским государственным университетом.
Получить высшее образование можно и в Челябинском государственном университете,
с 2006 года там открыта новая специальность «Экономика и управление на
предприятии связи». С марта 2007 года в Региональном учебно-внедренческом
центре Челябинского филиала осуществляется набор учащихся по специальности
«Оператор почтовой связи». Кроме того, подготовкой кадров для почты занимается
Челябинский радиотехнический техникум, профессиональное училище № 71 г. Челябинска,профессиональное училище № 47 г. Магнитогорска, лицей № 46 г. Озерска[22].
Опыт взаимодействия с
региональными органами власти
В 2005 год между
правительством Челябинской области и ФГУП «Почта России» было подписано
Соглашение о взаимодействии в сфере совершенствования и развития почтовой связи
в регионе. Данное соглашение закрепляет основные направления взаимодействия
сторон и способствует более эффективному развитию почтовой связи на территории
Челябинской области. В мае 2007 года подписан протокол между Министерством
строительства, инфраструктуры и дорожного хозяйства Челябинской области и
Челябинским филиалом Почты России о реализации Соглашения о взаимодействии в
сфере совершенствования и развития почтовой связи в регионе.
В Челябинском филиале
Почты России организован областной музей связи. Официальное открытие музея
состоялось 16 марта 2007 года. По итогам первого Всероссийского конкурса
почтовых музеев «Почта России. Связь времен» Музей почтовой связи Челябинской
области стал призёром в номинации «Перспективный и развивающийся музей».
Челябинский филиал
регулярно проводит областные конкурсы: «Почтовик месяца», «Лучший
распространитель периодической печати», конкурсы по продвижению различных услуг
почты, детского творчества и многие другие. Также филиал участвует в областном
конкурсе для журналистов, организованном органами власти и областным союзом
журналистов, с номинацией «Почта России сегодня».
Внутрикорпоративные
мероприятия[23]
Традиционно в «День
города» Челябинский филиал проводит спецгашения, организует торговые точки,
участвует в праздничных акциях.
Челябинский филиал Почты
России принимал участие в конкурсе на соответствие критериям Министерства связи
РФ в области качества и завоевал высокое звание победителя в номинации
«Операторы почтовой связи».
С 2003 года ФГУП «Почта
России» выпускает корпоративные средства массовой информации - журнал «Почта
России» и газету «Почтовые вести». Сегодня эти издания представляют информацию
- новости, статьи, обзоры о работе почтовой отрасли, работниках российской
почты со всей страны.
Представляя эти издания
сегодня на сайте Почты России, мы надеемся, что они станут источником полезной
информации не только для почтовых работников, но и для клиентов и партнеров
национального почтового оператора.
Журнал «Почта России» -
корпоративно-деловое издание, включающее информационно-аналитические материалы,
интервью руководства и специалистов предприятия, мнения экспертов и аналитиков
телекоммуникационного рынка. Журнал призван доносить информацию о
стратегических и тактических планах предприятия, информировать о ведущих
событиях почтовой отрасли страны, международных мероприятиях. На страницах
журнала можно найти материалы и комментарии о деятельности и проектах Почты
России, региональном опыте внедрения новых решений в хозяйственной и
управленческой деятельности. Кроме того, журнал является «организатором»
конкурсов Почты России, таких как «Мисс Почта», «Лучший урок письма» и др.
Еженедельная газета
«Почтовые вести» рассчитана на самую широкую аудиторию читателей. Стратегия и
особенности развития ФГУП «Почта России», актуальные темы в подробностях, опыт
и люди, составляющие огромный коллектив единого федерального почтового
оператора, все новости отрасли, представляющие интерес не только для работников
почты, но и для клиентов составляют суть издания.
Газета информирует о
новых видах услуг, внедряемых проектах, оперативно сообщает новости регионов,
пропагандируя их передовой опыт. Многие материалы газеты готовятся на основе
материалов собственных корреспондентов филиальной сети предприятия.
С марта 2008 года газета
«Почтовые вести» выходит 2 раза в месяц – второй и последний понедельник
месяца.
При расчете потребности в
кадрах используют различные коэффициенты, например коэффициент текучести кадров[24].
Текучесть кадров - это
движение рабочей силы, обусловленное неудовлетворенностью работника рабочим
местом (быта, условия труда и т. д.), и неудовлетворенностью организации данным
работником (систематическое невыполнение обязанностей без уважительной причины,
его не дисциплинированностью).
Коэффициент текучести
кадров рассчитывается по следующей формуле:
Ктк = (ЧРу / ЧРср) * 100
, (1)
где Ктк – текучесть
кадров; ЧРу – численность уволенных работников; ЧРср – средняя численность
работников.
Данные для расчета
текучести кадров представлены в таблице 2.
Таблица 2 - Данные для
расчетов показателей
|
Наименование
показателей
|
2006
|
2007 год
|
2008 год
|
|
Численность персонала, человек
|
24
|
25
|
25
|
|
Средняя численность персонала,
человек
|
23
|
|
Число уволенных, человек
|
8
|
5
|
10
|
|
Число прогулов, в днях
|
4
|
7
|
5
|
|
Число рабочих дней в году
|
182
|
183
|
182
|
Рассчитаем текучесть
кадров на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
Ктк 2006 = 8 / 23 *100 =
34,8%;
Ктк 2007 = 5 / 23 * 100 =
21,7%;
Ктк 2008 = 10/ 23 *100 =
43,5%.
Текучесть кадров очень
большая на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске, об этом говорят
следующие показатели: за 2006 год текучесть составила 34,8 %; за 2007 год –
21,7 %; за 2008 год – 43,5 %, поэтому можно сделать вывод, что на предприятии
ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске процесс набора и отбора персонала, а
так же мотивация сотрудников совсем не эффективна. Показатели текучести говорят
об удовлетворенности, работников, что в свою очередь показывает, на сколько эффективны
методы мотивации, предпринятые директором предприятия.
Численность работников на
01.01.2009г. на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске составляет 25 человек, из них
управленческий персонал составляет 5 человек, что соответствует 20% от общего количества
рабочих, остальные 20 человек, составляют 80% – это рабочий персонал. Коллектив
сотрудников на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске: достаточно молодой,
64 % - составляют лица являющиеся студентами[25].
Уровень образования на ФГУП «Почта
России» филиал в г. Челябинске ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске: 28%
составляют люди с высшим и 28 % незаконченным высшим образованием; 24% - это те
люди, у которых образование средне-специальное, к тому же они учатся еще и в
высших учебных заведениях; а оставшиеся 20 % имеют среднетехническое
образование. Данные представлены на рисунке 1.
Рисунок 1– Уровень образования
работников на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
где В – высшее образование;
Н – незаконченное высшее;
С – средне-специальное;
Т – среднетехническое.
Исходя из выше сказанного можно
сделать вывод, о том, что 24 % со средне-специальным образованием и 28 %
закончив высшее образование, не станут работать торговыми работниками, то есть
это временные рабочие. Таким образом, необходимо набрать новый штат, заменить
52 % работников и набрать новых с соответствующим образованием для торговых
работников (со среднетехническим), с опытом.
Одним из показателей удовлетворительности персонала работой
на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске является анализ причин увольнения, ежемесячно
проводимый менеджером по персоналу. Согласно этим данным (таблица 3) увольнения
по причинам, поддающимся предупреждению текучести кадров, такова.
Таблица 3 - Статистика увольнения на ФГУП «Почта России»
филиал в г. Челябинске
|
2006
|
2007
|
2008
|
|
Всего выбыло (уволилось) по причинам, поддающимся
предупреждению текучести кадров
|
8
|
5
|
10
|
|
В том числе:
|
|
|
|
|
Ввиду неудовлетворенности условиями труда, профессией и
материальным стимулированием
|
4
|
2
|
9
|
|
За совершенные прогулы
|
3
|
0
|
1
|
|
За хищение
|
1
|
0
|
0
|
|
Прочие
|
0
|
1
|
0
|
Наблюдается
значительное увеличение увольнений. Текучесть кадров за последние три года
превышает один процент. Положительные тенденции наблюдаются только в отношении
трудовой дисциплины, количество прогулов:2006 г. – 3 , 2007г. – 0, 2008 г. – 1.
В течение последних трех лет практически все увольнения были
по причинам плохой организации труда и разногласий с администрацией.
На предприятии большая
текучести кадров, т.к. по сравнению с другими предприятиями его работники
получают нерегулярно не только заработную плату (с учетом премий), но и
различные виды ценные подарки по итогам работы за квартал, что является очень
важным мотивационным фактором.
На предприятии внедрена
не эффективная система аттестации. Она не позволяет руководителю узнать, что на
самом деле представляют собой их сотрудники, как они используют свое рабочее
время и отрабатывают ли свою зарплату, но и не решает проблему баланса стимулов
в каждом индивидуальном случае. С помощью эффективной системы аттестации
руководитель получит право объективно повысить или снизить зарплату. Сам
работник создает собственное мнение о своем квалификационном уровне. При этом
обеспечивается непосредственный контакт «работник - фирма».
Управление персоналом
опирается на анализ содержания труда, способствующий правильным оценкам
производственных и деловых качеств работника, организации труда, его оплаты, а
также планируемой структуры и качество рабочей силы, необходимой предприятию.
Почта России проходит
этап масштабных изменений. Эти изменения направлены на то, чтобы обслуживать
наших клиентов – и граждан, и предприятия, – наилучшим образом. Качество работы
почты – это, прежде всего, высокая скорость и гарантированная доставка[26].
Руководитель филиала ФГУП
«Почта России» в г. Челябинске, использует жесткий авторитарный стиль
управления, подавляет все идеи сотрудников на улучшения своих условий труда и
проявления какой - либо инициативы.
Таблица 4 - Фазы
воспроизводства персонала ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
|
Функции управления
|
Фазы воспроизводства
|
|
формирование
|
распределение
|
перераспределение
|
использование
|
|
1. Планирование
|
1. Планирование
расширения штата происходит по мере необходимости;
2. Подготовка
кадров;
3. Поиск
источников набора персонала.
|
1.
Планирование распределения кадров не
проводится;
2.
Прогнозирование соответствия персонала
современным требованиям торговли.
|
1.
Разработка схемы продвижения кадров по
служебной лестнице;
2.
Планирование высвобождения кадров в
результате НТП не проводится.
|
1.
Разработка планов по обеспечению
рационального использования персонала (совмещение должностей);
2.
Разработка мероприятий по обеспечению
нормальных условий труда.
3.
Формируется система оплаты труда.
|
|
2. Организация
|
1.
Качественный подбор персонала.
2.
Расстановка персонала.
|
1. Расстановка кадров подготовленных для работы.
|
1. Расстановка
кадров на соответствующие рабочие места по рекомендациям.
2. Переподготовки
кадров не осуществляется, так же как и повышения квалификации.
|
1. Мероприятия, повышающие производительность
труда.
|
|
3. Мотивация
|
Отсутствует система мотивации у некоторых
работников. Должностные требования осуществляются заключенным договором.
|
|
4. Контроль
|
1. Определяется соответствие численности кадров
соответствующему лимиту.
|
1. Оценка
при наборе кадров.
2. Оценка
деятельности каждого работника.
|
1.
Контролирование перераспределения путем выявления факторов, обуславливающих
профессиональное соответствие, не проводится.
|
1. Дальнейшая переподготовка кадров не проводится.
|
|
5.Регулирование
|
Установливает взаимодействия в работе производственных подразделений,
руководителей и специалистов, устранение помех и отклонений от заданного
режима работы
|
При наборе персонала
руководство ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске пользуется следующими
критериями и принципами (рис.2). Несмотря на структуризацию процесса отбора,
руководству иногда приходится сталкиваться с ситуацией, когда поиск и отбор
персонала заранее не планируется и осуществляется лишь в момент, когда
руководитель сталкивается с необходимостью заполнения тех или иных вакансий.
Потребность в персонале оценивается директором и основывается на изменении
объема работ.
|
· Ориентация
на сильные стороны человека и поиск кандидатов, наиболее подходящих для
данной должности
|
|
· образование
· опыт
· деловые
качества
· профессионализм
|
|
· Отказ
в приеме новых работников, если в них нет потребности
|
|
· физические
характеристики
· тип
личности
|
|
· Обеспечение
соответствия индивидуальных качеств претендентов требованиям, предъявляемым
содержанием работы
|
|
· потенциальные
возможности
|
|
·
Ориентация на наиболее
квалифицированные кадры
|
|
|
Рисунок 2 - Принципы и
критерии, используемые руководством ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
при наборе кадров.
Наше качество
обслуживания должно быть выше, чем у наших конкурентов. Руководством филиала,
внедрена система качества работы персонала.
Для реализации главной
цели Почты России в области качества необходимо:
1). Работать с улыбкой
Добрая улыбка создаст
хорошее настроение у наших клиентов. Благожелательная улыбка поможет слушать и
слышать клиентов. Выясняйте с улыбкой, что беспокоит наших клиентов, и
предлагайте им решение их проблем. Относитесь к своим коллегам по работе так,
как хотите, чтобы относились к вам.
2). Делать все правильно
Соблюдайте установленные
правила и инструкции. Наведите и поддерживайте порядок на своем рабочем месте,
будьте опрятными и аккуратными.
3). Делать все быстро
Обеспечивайте высокую
скорость на своем участке работы, что позволит обеспечивать качество
обслуживания клиентов и скорость доставки почтовых отправлений в соответствии с
обязательствами, которые Почта России несет перед клиентами. Помните, что
качество работы почты - это, прежде всего, высокая скорость.
4). Быть целеустремленными
Ставьте цели по улучшению
работы с клиентами и будьте упорны в их достижении. Относитесь к жалобам
клиентов с пониманием и желанием оказать помощь. Добивайтесь того, чтобы
клиенты могли сказать вам и друг другу, что Почта России заботится о своих
потребителях.
5). Обучаться
Постоянно повышайте свою
квалификацию за счет обучения, организуемого предприятием, самостоятельного
обучения и обмена опытом со своими коллегами. Изучайте новые услуги, приемы и
методы работы, технику и технологии. Умейте сегодня больше, чем вчера, будьте
завтра лучше, чем сегодня.
6). Мы будем:
Своей качественной
работой доказывать, что клиенты Почты России являются ценностью №1, что
работники почты служат их интересам. Работать в соответствии с международными
стандартами качества ИСО 9001 и Всемирного почтового союза.
Анализ факторов внешней среды
предприятия
Анaлиз внeшнeй cpeды
cлyжит инcтpyмeнтoм, пpи пoмoщи кoтopoгo paзpaбoтчики cтpaтeгии кoнтpoлиpyют
внeшниe пo oтнoшeнию к opгaнизaции фaктopы c цeлью пpeдвидeния пoтeнциaльных
yгpoз и внoвь oткpывaющихcя вoзмoжнocтей. Анaлиз внeшнeй cpeды пoзвoляeт
предприятию cвoeвpeмeннo cпpoгнoзиpoвaть пoявлeниe yгpoз и вoзмoжнocтeй, paзpaбoтaть
cитyaциoнныe плaны нa cлyчaй вoзникнoвeния нeпpeдвидeнныx oбcтoятeльcтв,
paзpaбoтaть cтpaтeгию, кoтopaя пoзвoлит предприятию дocтигнyть намеченных цeлeй
и пpeвpaтить пoтeнциaльныe yгpoзы в выгoдныe вoзмoжнocти[27].
Таблица 5 - Оценка влияния факторов внешней среды
ФГУП «Почта России»
|
Внешние факторы
|
|
|
Экономические
|
В последнее время в прессе, на телевидении и деловых кругах широко
обсуждаются вопросы, связанные с повышением цен практически на все. Это также
затрагивает сферу почтовой деятельности: повышение тарифов на почтовые
перевозки, жд - и авиа транспорт, повышаются тарифные сборы и т.д
|
|
Политические
|
Политические факторы ни как не влияют на развитие и становление почты.
|
|
Технологические
|
Главная задача аналитика при изучении технологической
компоненты заключается в выявлении и мониторинге эффектов технологических
изменений, поскольку это влияет на конкурентную стратегию.
Износ техники, постоянная замена компьютерных машин, разработка и
внедрения новых расчетных программ, а также зависание компьютерных машин.
|
|
Социальные
|
Реальная заработная плата с учетом инфляции на ФГУП «Почта
России» возросла на 8,4 процента, без учета инфляции – на 22,3 процента – до
восьми тысяч 291,9 рубля в месяц. Благодаря принимаемым правительством
Челябинской области мерам, задолженность по заработной плате сократилась
почти в три раз – до 41,6 миллиона рублей.
Среднемесячная заработная плата на ФГУП «Почта России» филиала в
Челябинске составляет 10 (десять) тысяч рублей.
|
|
Экологические
|
Возможные экологические катастрофы, изменение погодных условий в
следствии которых возникают задержки с грузами и корреспонденцией, ит.д.
|
Все эти компоненты макроокружения в разной степени оказывают
влияние на деятельность ФГУП
«Почта России».
Наиболее сильное влияние оказывают экономическая и социальная составляющие
макроокружения.
Использую модель «пяти
сил» Портера, представим бизнес-ландшафт компании ФГУП «Почта России».
Рисунок 3 – Модель «пяти
сил» компании ФГУП «Почта России»
Описать модель «пяти сил»
для компании ФГУП «Почта России», можно следующим образом:
В отрасли действует
немного конкурентов, рассмотрим самые основные (Сбербанк России, отделение
телеграфа, Интернет, Сотовые компании). Особого соперничества между данными
организациями не наблюдается, так как существует спрос на производимую
продукцию (борьбы за покупателей нет).
Сбербанк России
предоставляет, как и ФГУП «Почта России», денежные вклады, оплата за коммунальные
услуги, получение и отправка денежных переводов.
Отделение телеграфа
предоставляет, как и ФГУП «Почта России», оплату коммунальных платежей,
отправка почтовых телеграмм и поздравлений, а так же международные и
междугородные звонки.
Интернет - почтовые письма,
корреспонденция, электронные деньги и оплату коммунальных платежей по средствам
электронных денег.
Сотовые компании
предоставляю такие услуги, как отправка текстовых сообщений виде SMS или по электронной почте, а так же
звонки вы любую точку мира.
Взаимодействие с
покупателями осуществляется на основе договоров купли-продажи и особого
давления ФГУП «Почта России» с их стороны не ощущает. Тем более что при
повышенном спросе на производимые услуги покупатели в принципе не могут выбрать
другие компании для оказания им услуг.
Входа на рынок новых
участников «не предвидится».
Угрозы со стороны товаров
заменителей нет.
Ценность
модели пяти сил конкуренции состоит в том, что она помогает определить
структуру и масштабы конкуренции в конкретной отрасли.
SWOT-анализ ФГУП
«Почта России»
С помощью этой матрицы представляется
возможным выявить и ранжировать проблемы стоящие перед предприятием, а так же
определить направление использования существующего потенциала для их
разрешения. К числу проблем можно отнести: недостаточный сбыт продукции в
результате плохого использования конкурентных преимуществ, низкий уровень
маркетинговых исследований, неопределенность целей и направлений развития
предприятия[28].
Таблица 6 - Влияние
возможностей на организацию
|
Сильно влияние
|
Умеренное влияние
|
Малое влияние
|
|
Высокая вероятность
|
ВС
-Возможности расширения
сбытовой сети производимых услуг.
-Возможности увеличения объема
продаж производимых услуг.
|
ВУ
-Возможность выхода на новые
рынки.
|
ВМ
- Недостаточное совершенствование
системы внутреннего контроля в организации
|
|
Средняя вероятность
|
СС
-Поиск новых рыночных ниш
|
СУ
-Появление сильных конкурентов.
|
СМ
-Установлены стабильные и
взаимовыгодные связи с потребителями
|
|
Низкая вероятность
|
НС.
-Изменение рынков сбыта
производимых услуг.
|
НУ
- Смена опытного и
квалифицированного персонала
|
НМ
-Полное исчезновении
покупательского спроса
|
Полученные внутри матрицы
девять полей возможностей имеют разное значение для организации.
Возможности, попадающие
на поля «ВС», «ВУ» и «СС» имеют большое значение для организации, и их надо
обязательно использовать. Возможности же, попадающие на поля «СМ», «НУ» и «НМ»,
практически не заслуживают внимание организации.
В отношении возможностей,
попавших на остальные поля, руководство должно принять позитивное решение об их
использовании, если у организации имеется достаточно ресурсов.
Те угрозы, которые попадают на поля «ВР», «ВК» и «СР»,
представляют очень большую опасность для организации и требуют немедленного и
обязательного устранения. Угрозы, попавшие на поля «ВТ», «СК», «НР», также
должны находиться в поле зрения руководителя и быть устранены в первостепенном
порядке. Что касается угроз, находящийся на полях «НК», «СТ», «ВЛ», то здесь
требуется внимания.
Таблица 7 - Матрица угроз составляется для
предприятия ФГУП «Почта России»
|
Разрушение
|
Критическое состояние
|
Тяжелое состояние
|
«Легкие ушибы»
|
|
Высокая вероятность
|
ВР
Не ренабильность предприятия, в
дальнейшем закрытие и уход с рынка
|
ВК
Непостоянство рынков сбыта
продукции.
|
ВТ
Появление более сильных
конкурентов
|
ВЛ.
Ожесточение конкуренции
|
|
Средняя вероятность
|
СР.
Не возможность удовлетворит
потребности потребителе. В итоге потеря большого числа клиентов
|
СК
Недоступность финансов,
необходимых для изменения стратегии предприятия
|
СТ.
Увеличение услуг конкурентов,
изменение привычек и желаний потребителей
|
СЛ.
Слабая политика продвижения
предприятия
|
|
Низкая вероятность
|
НР
Потеря своей ниши сбыта и
лидирующего положения на рынке
|
НК
Отсутствие анализа информации о
потребителях предприятия
|
НТ
Экономическая нестабильность
(инфляция)
|
НЛ
Высокая стоимость услуги в
сравнении с конкурентами
|
С помощью этой матрицы представляется возможным
выявить и ранжировать проблемы стоящие перед предприятием, а так же определить
направление использования существующего потенциала для их разрешения. К числу
проблем можно отнести: недостаточный сбыт продукции в результате плохого
использования конкурентных преимуществ, низкий уровень маркетинговых
исследований, неопределенность целей и направлений развития предприятия.
Таблица 8 - Факторы,
учитываемые в SWOT-анализе на ФГУП «Почта России»
|
Потенциальные внутренние
сильные стороны предприятия
|
Потенциальные внутренние
слабые стороны предприятия
|
|
Адекватные финансовые источники
|
Недоступность финансов,
необходимых для изменения стратегии предприятия
|
|
Хорошее понимание потребителей
|
Отсутствие анализа информации о
потребителях предприятия
|
|
Лидирующее положение в
конкурентной борьбе
|
Появление более сильных
конкурентов
Недостаточное совершенствование
системы внутреннего контроля в организации
|
|
Признанный рыночный лидер
|
Слабый участок рынка
|
|
Ценовое преимущество
|
Высокая стоимость услуги в
сравнении с конкурентами
|
|
Потенциальные внешние
возможности
|
Потенциальные внешние угрозы
|
|
Расширение диапазона возможных
услуг
|
Увеличение услуг конкурентов,
изменение привычек и желаний потребителей
|
|
Благодушие со стороны
конкурентов
|
Ожесточение конкуренции
|
С помощью этой матрицы представленной в таблицы 8 возможно выявить и
ранжировать проблемы стоящие перед предприятием, а так же определить направление
использования существующего потенциала для их разрешения. К числу проблем можно
отнести: недостаточный сбыт продукции в результате плохого использования
конкурентных преимуществ, низкий уровень маркетинговых исследований,
неопределенность целей и направлений развития предприятия.
Таблица 9 - Матрица SWOT-анализ ФГУП «Почта России»
|
|
Возможности
Возможности расширения
номенклатуры товаров и услуг;
Возможности расширения сбытовой
сети.
Возможности увеличения объема
продаж.
Возможность выхода на новые
региональные рынки.
Поиск новых рыночных ниш
(потребителей).
|
Угрозы
Экономическая нестабильность
(инфляция)
Появление сильных конкурентов.
|
|
Сильные стороны
Установлены стабильные связи с
основными потребителями;
Установлены стабильные и
взаимовыгодные связи с поставщиками;
Знание и опыт работы
управленческой команды предприятия на региональном рынке.
Наличие опытного и
квалифицированного персонала.
|
Поле “СИВ”
- Увеличение доли рынка
- Большая загрузка производственных мощностей
|
Поле “СИУ”
- Расширение производства за
счет заемных средств
|
|
Слабые стороны
Политическая и экономическая
нестабильность рынков сбытов.
Непостоянство рынков сбыта
продукции
Недостаточное совершенствование
системы внутреннего контроля в организации.
|
Поле “СЛВ”
- Совершенствование системы
внутреннего контроля на предприятии;
- Работа останется без
изменений
|
Поле “СЛУ”
- Высокая зависимость от
конкурентов
- Высокая зависимость от
поставщиков
-
|
Результатом рыночных
отношений является, как известно, уравновешивание интересов
товаропроизводителей и потребителей на основе конкуренции во всех сферах и на
всех уровнях. Только в этом случае происходит свободное движение цен на товары,
позволяющее определить их конкурентоспособность, потребительские качества и
возможность улучшения.
Можно сказать, что ФГУП
«Почта России» филиал в г. Челябинске - это устоявшаяся организация, довольно сильное, со своими
традициями и принципами организация. ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
имеет коммерческий успех на рынке. Она заняла свою рыночную нишу и востребована
потребителем.
2.4. Анализ системы внутреннего контроля ФГУП «Почта
России» филиал в г. Челябинске
Целями внутреннего
контроля являются, с одной стороны, объективное отражение хозяйственной
ситуации, а с другой стороны, поддержка интересов и политики руководства фирмы,
поэтому даже эффективные системы ревизии могут находиться под влиянием
руководства компании[29].
Среда
внутреннего контроля ФГУП «Почта России» определяется как внутренними, так и
внешними факторами. В числе внутренних факторов можно выделить следующие:
- стиль
работы руководителей (включая конкретные действия по организации на предприятии
системы внутреннего контроля);
- организационный
статус отдела внутреннего контроля;
- определение
и документальное закрепление процедур контроля;
- налаженность
системы информационного обеспечения управления;
К внешним
факторам, определяющим среду внутреннего финансового контроля на предприятии,
относятся:
- уровень
развития экономики;
- развитие
законодательной базы;
- налоговая
политика государства;
- соблюдение
действующего законодательства и работа с внешними органами контроля;
- риск,
присущий деятельности данного предприятия, и ряд других факторов.
Как правило, решение о проектировании организационной
структуры управления принимается тогда, когда действующая структура
неэффективна. В процессе проектирования ставится задача создать такую структуру
управления, которая наиболее полно отражала бы цели и задачи организации, т.е.
речь идет о том, чтобы вновь созданная структура наилучшим образом позволяла
организации взаимодействовать с внешней средой, продуктивно и целесообразно
распределять и направлять усилия своих сотрудников и таким образом
удовлетворять потребности клиентов и достигать своих целей с высокой
эффективностью.
В ФГУП «Почта России»
филиал в г. Челябинске выявлены следующие проблемы в системы управления
персоналом:
-
Текучесть
персонала;
-
Отсутствие
качественного выполнения услуг в связи с отсутствием мотивации персонала;
-
Не
совершенная система управления персоналом, в виду отсутствия непосредственного
и должного контроля за персоналом.
Указанные недостатки
являются минусом организации системы управления персоналом ФГУП «Почта России»
филиал в г. Челябинске. Устранение этих минусов могло бы привести к решению
многих проблем.
Составим матрицу задач
и ответственности таблица 11. Руководству необходимо обращать внимание на
приведенные выше недостатки, т.к. в итоге они сказываются на конечном
результате деятельности ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске, в целом.
Таблица 10
-
Матрица задач и ответственности
|
Кто исполняет
|
Поставленные
задачи
|
|
Начальник
отдела кадров Петренко П. С.
|
Подбор,
расстановка, адаптация и обучения кадров.
Создание
необходимого кадрового резерва персонала
удовлетворение
потребности работника в оценке собственного труда и качественных
характеристик.
Планирование
деловой карьеры сотрудника
|
|
Менеджер по
персоналу Ирис. Н. В.
|
Подбор, отбор
и найм персонала
Быстрая
адаптация персонала в неформальной обстановке
|
|
Менеджер по
персоналу Влад С.К.
|
Разработка
программы развития работника
Установление
функциональной роли оцениваемого работника
Определение
степени соответствия заданным критериям оплаты труда и установление ее
величины
|
|
Менеджер по
персоналу Иванов В. Л.
|
Определение
способов мотивации
установление
обратной связи с работником по профессиональным и организационным вопросам
|
|
Руководитель
филиала ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске, Панова С. Ю.
|
Отвечает за
полноту и объективность информационной базы, необходимой для текущей
деятельности филиала в целом.
|
-
Отсутствие четкой кадровой политики
филиала
Для рационального
использования трудового резерва, для своевременного обеспечения организации
персоналом, для эффективности работы кадров необходимо четко определить
основные направления работы с персоналом (требования к персоналу, оплата труда,
материальное стимулирование). Большая текучесть рабочего персонала, приводит к
непостоянству перечня выполняемых работ
-
Отсутствие долгосрочного планирования
филиала
Подбор кадров
осуществляется лишь в тот момент, когда возникает острая необходимость
заполнения вакансий. При этом допускаются ряд ошибок: запаздывание в
обеспечении торгового процесса необходимыми кадрами, прием персонала не совсем
соответствующего требованиям из-за срочной потребности в приеме.
-
Отсутствие кадрового резерва филиала
Нехватка работников
особенно ощутима во время отпусков и болезни. Это отражается на конечном
результате деятельности магазина в этот период времени (происходят сбои в
работе, имеющемуся персоналу приходится выполнять сверхурочную работу).
-
Отсутствие поощрения инициативы
работника и материального стимулирования
Мотивация – это
процесс побуждения к деятельности для достижения целей организации. Мотивация
труда – это стремление работника удовлетворить свои потребности (получить
определенные блага) посредством трудовой деятельности. При отсутствии мотивации
персонала заинтересованность в достижении максимального результата минимальна.
Поэтому необходимо поощрять инициативу работников и материально
заинтересовывать их в работе.
В результате проектирования структуры на ФГУП «Почта России»
филиал в г. Челябинске, удалось путем соподчинения высшим руководителям низших и дозагрузки исполнителей и
руководителей среднего звена высвободить персонала численностью персонала на 3
человека (сокращены должности начальника производства, начальника сбыта и
расширена численность исполнителей производственного и коммерческого
подразделения). Предполагается, что после проведения реструктуризации,
высвободившийся персонал составит «костяк» нового дочернего предприятия. Это
позволит не только увеличить объем предоставляемых услуг но и соответственно
прибыль, что и создаст дополнительные рабочие места, что в целом благоприятно
скажется на социально-экономической обстановке территории.
Предполагается, что устранение первого недостатка возможно
путем компенсации части нагрузки введением системы автоматизированного
управленческого учета и контроля. Ожидается, что недостаток будет сглажен тем
обстоятельством, что реструктуризация будет проводиться на основании
существующей системы управления. Иными словами, в среде персонала предприятия
уже имеются устоявшиеся личные и производственные связи. И основная задача при
введении новой структуры управления будет заключаться в том, что выявить эти
связи и использовать их возможности.
Структура внутреннего
контроля ФГУП «Почта России» подразделена на три составляющих: контрольная
среда - набор характеристик, который определяет служебные взаимоотношения,
благоприятные для контроля на предприятии; служба управления персоналом ФГУП
«Почта России» - политика и процедуры, касающиеся соответствующих областях
управления персонала; процедуры контроля - специальные проверки, выполняемые отделом
кадров.
Подводя итого вышеизложенному отметим, что внедрение
проектируемой структуры управления позволит не только повысить результативность
работы сотрудников предприятия и наметит направления расширения производства,
но и возрастет функционализм действующей системы управления, сделает ее более
оперативной и адаптивной к условиям внутренней и внешней среды предприятия.
Таким образом, система
внутреннего контроля на ФГУП «Почта России» выявила следующие проблемы
тактичного и линейного уровня:
-
Проблема
текучести кадров;
-
Отсутствие
качественного выполнения услуг в связи с отсутствием мотивации персонала;
-
Не
совершенная система управления персоналом, в виду отсутствия непосредственного
и должного контроля за персоналом.
Глава 3. Совершенствование системы внутреннего
контроля на примере ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
3.1. Формирование предложений по
совершенствованию системы внутреннего контроля
Проведенный анализ
системы внутреннего контроля показал большие проблемы в системе управления
персоналом данного предприятия. Выявленные недостатки являются минусом
организации системы управления персоналом ФГУП «Почта России» филиал в г.
Челябинске. Устранение этих минусов могло бы привести к решению многих проблем.
1. Проблема текучести кадров
Необходимость мониторинга
увольняющихся сотрудников это проблема текучести кадров на предприятии. Основная
причина текучести – недовольство работников своим положением. В частности, речь
идет о неудовлетворенности заработной платой, условиями и организацией труда;
нерешенности социальных проблем; отдаленности работы от дома; отсутствии условий
для отдыха, детских учреждений; неуважительном отношении со стороны
руководства, неоправдавшихся притязаниях, неустойчивости служебного положения и
невозможности сделать карьеру. Таким образом, текучесть кадров связана не
только с социальной и бытовой неустроенностью, но и со сложностями
самореализации или самоутверждения. В 85% случаях мотивом увольнения является
несовместимость работника и организации в целом.
Обстоятельства,
обусловливающие текучесть кадров, могут быть полностью управляемыми (условия
труда и быта), частично управляемыми (удовлетворенность коллективом,
взаимоотношениями, формами мотивации) и неуправляемыми (природно-климатические
факторы). Целенаправленно воздействуя на первые и вторые, можно существенно
снизить текучесть. Для этого применяются различные мероприятия: технические
(совершенствование техники и технологии, улучшающие условия труда);
организационные (нахождение каждому работнику наиболее соответствующего ему
места, поскольку, например, при ощущении невостребованности и перегруженности
текучесть увеличивается); социально-психологические (предоставление
дополнительных льгот и гарантий, улучшение внутреннего климата);
культурно-бытовые (повышение уровня медицинского обслуживания).
Замечено, что
предварительный инструктаж снижает текучесть кадров, а ощущение
невостребованности или перегруженности ее увеличивает. Снижает текучесть
чувство, что человек может воздействовать на производственные процессы.
Сотрудники добросовестнее и с большим внутренним желанием выполнят ту или иную работу,
если сами в полной мере будут отвечать за нее, получат возможность довести ее
до конца. Удовлетворенность приносит свобода в выборе темпа и очередности
выполнения задания, возможность внесения в процесс своего, нового.
Для управления процессами
текучести кадров огромное значение имеет сбор и анализ информации о них.
Считается целесообразным, в первую очередь, собирать сведения об общем числе
уволившихся; уволившихся женщинах; лицах в возрастных категориях до 18 лет,
19-30 лет, старше 50 лет; о работниках с низкой и высокой квалификацией; со
стажем работы менее 3 и более 10 лет; с профессиональным, высшим и средним
специальным образованием.
Подробное изучение
текучести кадров осуществляется с помощью специальных обследований в двух
направлениях:
1)
для создания
общего портрета увольняющихся (на основе сведений о поле, возрасте, семейном
положении, числе детей, общем и профессиональном образовании, стаже, тарифном
разряде, инвалидности, заработной плате за последние несколько месяцев);
2)
для изучения
причин ухода, в качестве которых могут выступать неиспользования по
специальности, неудовлетворенность условиями и режимом труда, заработком,
невозможность учиться, плохие отношения с администрацией и с коллегами,
рождение ребенка, отсутствие мест в детских учреждениях, длительность поездки.
2. Мотивация сотрудников
Система стимулирования
работников предприятий в общем виде должна содержать дополнительные выплаты и
премиям. Заработанная плата работников должна состоять из нескольких частей:
- во-первых, исходя из описания
трудовых функций на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске необходимо
установить базовые ставки на основе состояния рынка труда. Каждый сотрудник
филиала должен иметь у себя не только описание своих функций, но и
соответствующее описание для более высокого должностного уровня;
- во-вторых, необходимо
ввести дополнительные выплаты, прямо увязанные с достижением плановых
показателей по сбыту (целевых ориентиров);
- в-третьих, можно ввести
специальные бонусы и комиссионные доплаты. Все это необходимо дополнять
ускоряющими коэффициентами (акселераторами) по отдельным продуктовым
направлениям.
Для работников
предприятий формализовать профессиональные требования непросто. Можно
предположить, что если на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске внедрить
децентрализованную политику вознаграждения, внедрить альтернативные формы
поощрения, то благодаря эффективной политике стимулирования можно добиться
наилучших результатов, повысить прибыль предприятия.
Оплата работников,
руководящих должностей должна, осуществляется в соответствии с несколько иными
принципами, чем система стимулирования для рядовых работников. Во-первых, для
них трудно бывает определить конкретные результаты деятельности, а
следовательно, основания для дополнительного вознаграждения должны быть другими
по сравнению с рядовыми работниками. Во-вторых, решающей для управленцев
является не постоянная, а переменная часть вознаграждения, причем чем выше
должность, тем меньшую величину составляет доля твердого оклада. В-третьих,
рост окладов руководителей с их возрастом должен замедляться, так как в начале
карьеры нарастание опыта и ответственности, а также потребностей происходит
более быстрыми темпами.
Также необходимо вводить
такой вид поощрения как премия из фонда директора.
Базой для начисления
премии из фонда директора будет служить дополнительная прибыль, заработанная
предприятием. Предполагается установить обязательный плановый объем прибыли,
если предприятие план перевыполняет, то, как следствие этого работникам
начисляется премия из фонда директора. Премия будет начисляться пропорционально
прибыли. Таким образом, если предприятие перевыполнило план на 10 %, то
работникам начисляется премия в размере 10 % к основной заработанной плате,
если на 20 %, то к основной заработной плате прибавляется 20 % и т.д.
Итак, заработанная плата
управляющих ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске должна состоять:
Таблица 11 - Наименование
заработанной платы управляющих
|
№
|
Наименование
з/п
|
Доля
в общей сумме заработанной платы
|
|
1
|
Основная (базовая) часть
|
50%
|
|
2
|
Переменная часть
|
45%
|
|
3
|
Премия из фонда директора
|
15%
|
Специфическими формами
переменного денежного вознаграждения для управляющих считаются:
1. Бонус наличностью за результаты
работы, составляющий определенный процент от прибыли. Данная форма денежного
вознаграждения будет формироваться исходя из прибыли предприятия аналогично
премии из фонда директора, но будет распространяться только на работников
высшего звена.
2. Отложенные до определенного момента в
будущем премиальные выплаты, так называемые «золотые наручники», обеспечивающие
долгосрочную заинтересованность менеджера в прибыльности. Здесь предполагается
ввести премиальную заработанную плату, переходящую от одного работника к
другому. Суть ее будет заключаться в следующем: целый год один из работников
управляющего звена получает двойную заработанную плату, на следующий год эта
заработанная плата переходит к другому, на третий год к третьему и так далее.
Получается у работника есть стимул, так как по истечению определенного времени,
а в нашем случае это шесть лет двойная заработанная плата к нему снова
возвращается. Это создано не только для того, чтобы повысить эффективность
работы менеджера, но и чтобы удержать работника на должности как можно дольше,
т.е. нам необходимо создать такие условия, чтобы работник был заинтересовал
работать именно на данном предприятии.
Второй уровень –
работники.
Систему стимулирования
для данной категории работников должна включать в себя дополнительные к
зарплате формы вознаграждения.
Цель этих вознаграждений
состоит в следующем:
-
мотивация
сотрудников и повышение их ответственности;
-
удовлетворение
актуальных или ощущаемые потребностей сотрудников, включая потребности,
касающиеся безопасности, финансовой помощи и обеспечения доходов в дополнение к
оплате;
-
демонстрация того,
как фирма заботится об удовлетворении потребностей своих сотрудников.
Для того чтобы у
работников был стимул приносить предприятию большую прибыль необходимо
разделить их заработанную плату на несколько частей (см. таблицу 13)
Таблица 12 - Составные части
заработанной платы
|
№
|
Наименование з/п
|
Доля в общей сумме
заработанной платы
|
|
1
|
Основная (базовая) часть
|
50%
|
|
2
|
Надбавки за выработку
|
40%
|
|
3
|
Надбавки за выслугу лет
|
5%
|
|
4
|
Коллективные премии
|
15%
|
|
5
|
Премия из фонда директора
|
10%
|
Надбавки за выработку
подразумевают под собой выполнение определенного норматива. Норматив должен
устанавливаться раз в квартал, повышаясь или понижаясь в зависимости от
выполнения норм, степени использования рабочего времени, соблюдения трудовой
дисциплины. Каждый из этих факторов должен оцениваться отдельно, а затем
интегрироваться в общую оценку, влияющую на процент надбавки за выработку.
Заострим внимание на
коллективных премиях 15 % прибавки к заработанной плате. В течение месяца
происходит подсчет прибыли смены сотрудников, которая принесла большую выручки
получает надбавку к заработанной плате (надбавку получает только одна смена
сотрудников).
Премия из фонда директора
начисляется по его усмотрению, но не должна превышать 10 % от общего объема
заработанной платы.
Есть ряд стимулов,
которые можно применять как к управляющим, так и к работникам второго звена. К
данным стимулам можно отнести:
1)
Стимул личной
безопасности. Сюда относятся льготы, повышающие индивидуальную личную
безопасность в отношении болезни, происшествий или сокращения штатов.
2)
Личные
потребности. Этот тип льгот признает необходимость реализации определенных
личных потребностей и ответственности, например, выходные и другие формы
отдыха, забота о детях, консультирование по сокращению штатов, финансовое
консультирование, содействие укреплению здоровья и отдыху.
3)
Финансовое
содействие/помощь. Кредиты, помощь в покупке дома, распределение помощи, скидки
и членские взносы.
4)
Другие льготы. Их
роль заключается в том, чтобы повысить уровень жизни сотрудников. К ним относятся
субсидированные обеды, скидки на одежду, возмещение телефонных затрат и помощь
посредством предоставления кредитных карт.
Приведем сравнительную
таблицу видов заработной платы по категориям персонала до внедрения, и после
внедрения системы стимулирования.
Таблица 13 - Составные части
заработанной платы
|
|
зарплата
по категориям работников
|
зарплата до внедрения
системы стимулирования
|
зарплата после внедрения
системы стимулирования
|
|
1
|
|
-основная часть
-переменная часть
-северные надбавки
|
-переменная часть 40%
-северные надбавки
-премии из фонда директора 10%
-бонус наличностью за
результаты работы20 %
-премиальная годовая з\п 100%
|
|
2
|
Сотрудники отделов,
торгово-обслуживающего зала (операторы)
|
-основная часть
-переменная часть
-северные надбавки
|
-основная часть50%
-северные надбавки
-надбавки за выработку40%
-надбавки за выслугу лет5%
-коллективные премии15%
-премии из фонда директора 10%
|
Исходя из данных можно прийти к выводу, что благодаря
внедренной системе стимулирования труда качественно изменился состав
заработанной платы, ее большая часть стала зависеть от личных результатов
работников. Можно предположить, что благодаря созданной эффективной системы
стимулирования труда прибыль предприятия существенно возрастет.
3. Социальная
политика ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
Социальные
льготы являются формой участия работников в экономическом успехе предприятия.
Целесообразно
исходить из следующих принципов построения системы социальных льгот ФГУП «Почта
России» филиал в г. Челябинске для сотрудников:
1) необходимо
выявить материальные и нематериальные потребности сотрудников;
2) необходимо
в полном объеме информировать сотрудников о предоставляемых им социальных
льготах, а также об их дополнительном, сверх государственных льгот, характере;
3) предоставляемые
социальные льготы должны быть экономически оправданы и применяться только с
учетом бюджета предприятия;
4) социальные
льготы, которые уже предоставлены работникам государством, не должны применяться
на предприятии;
5)система
социальных льгот должна быть понятной сотрудникам и каждый сотрудник должен
знать за что, за какие заслуги ему положена или не положена та или иная льгота.
4. Кроме того, в
качестве методов стимулирования предлагается использовать: систему личной
безопасности, учет личных потребностей и финансовое содействие со стороны
предприятия.
5. Совершенствование
механизмов взаимодействия с профильным среднеспециальным учебным заведением.
Большое внимание на
предприятиях уделяется поддержке талантливой молодежи – учащихся высших и
средне-специальных учебных заведений, потенциальных сотрудников предприятий. Развивая
работу по привлечению перспективных студентов, их адаптации на производстве и
совершенствованию профессиональных навыков молодежи, с 2006 года руководство ФГУП
«Почта России» филиал в г. Челябинске реализует проект «Стажеры. Обучение
действием». Его участники (студентов-старшекурсников) работают в группах под
началом кураторов из числа руководителей ФГУП «Почта России». Перед каждой из
групп ставятся конкретные, актуальные производственные задачи. Таким образом,
обеспечивается не только практическая ценность программы для самих стажеров, но
и максимальная результативность для предприятия.
3.2. Прогнозная оценка
экономической эффективности предложенных мероприятий
Оценка трудовой
деятельности персонала – это процесс определения вклада работника (или группы)
в достижении целей организации, обеспечивающий получение информации для
принятия управленческих решений и для проведения корректировок по оптимизации
функционирования коллектива.
Результативность
оценки определяется грамотным ее дизайном и качеством ее проведения.
На основе оценки
осуществляют внутреннее горизонтальное и вертикальное перемещение работников, в
результате достигая оптимального использования кадрового потенциала.
1. Рассчитаем
экономическую эффективность предложенной системы мотивации персонала ФГУП
«Почта России» филиал в г. Челябинске
Надбавка за
выработку, таким образом, может повышаться или понижаться в зависимости от
выполненной работником нормы:
- по новым расчетам
основная часть заработанной платы будет составлять 50% от 12000 руб. (12000
руб. эту зарплату работник получает в соответствии со старой системой
стимулирования) т.е. базовая часть = 6000 руб.
- надбавка за выработку
составит 40%, т.е. надбавка =4800 руб.
- весь коллектив молодой,
поэтому надбавки за выслугу лет нет.
- коллективная премия
составит 15% =1 800 руб.
- премия из фонда
директора 10% =1 200 руб.
Общая сумма зарплаты со
всеми премиями и надбавками составит 13800 руб.
Существует необходимость
процедуры контроля за правильностью начисления системы оплаты труда сотрудникам
ФГУП «Почта России». По старой системе оплаты труда заработанная плата
составляла 12000 руб. Исходя из этого можно сделать вывод о том, что результаты
внедрения системы стимулирования показали, что выросла зарплата работников,
следовательно, выросла выручка, а значит, внедрение данного предложения
является эффективным.
В систему
управления персоналом была введена система мотивации персонала путем повышения
заработной платы и как следствие увеличение объема предоставляемых услуг и
введения премий и поощрений в конце года за высокие показатели работы. Это
приведет к уменьшению, а возможно и к прекращению текучести кадров. У персонала
появиться стимул для выполнения качественной работы в срок, а возможно и
преждевременное окончание работ.
Впоследствии
этот шаг может привлечь внимание высококвалифицированного персонала к данной
организации с последующим их трудоустройством, что приведет к повышению
качества работ и проявления новых методов выполнения работ.
2. Снижение
текучести кадров на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
Численность работников на
01.10.2009г. на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске составляет 25 человек, из них
управленческий персонал составляет 5 человек, что соответствует 20% от общего
количества рабочих, остальные 20 человек, составляют 80% – это рабочий
персонал. Коллектив сотрудников на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске:
достаточно молодой, 64 % - составляют лица являющиеся студентами
Необходимо рассчитать,
какие затраты нам для этого понадобиться.
Затраты – это
производственные факторы, необходимые для осуществления предприятием своей
уставной деятельности. В состав затрат включаются предприятия на закупку
товаров, текущие издержки по организации процессов товарного обращения и
финансовые затраты и расходы, осуществляемые за счет финансовых результатов
деятельности предприятия и его чистой прибыли.
Таблица 14 - Данные о
затратах в ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
|
Затраты
|
Расходы по
направлениям средств
|
Сумма, рублей
|
Итого затрат
|
|
1. Текущие
|
З/п всем
рабочим
Услуги ЖК
Материальные
выплаты
Мотивация торговым работникам
|
170400
21000
1500
2000
|
194900
|
|
2. Единовременные
|
Документально
нормативное обеспечение
Персональная
надбавка
|
250
2000
|
2250
|
В услуги ЖК входят –
оплата за свет, за электричество, за воду, налог на землю;
Заработная плата – сюда
входит оплата труда всем работникам за один месяц, в соответствии со штатным
расписанием, которое представлено в приложении И.
Общие затраты
рассчитываются по следующей формуле:
Зобщ = Зтек.
+ Зедин., (1)
где Зобщ –
общий уровень затрат; Зтек. – текущие затраты; Зедин. –
единовременные затраты.
Рассчитаем затраты в ФГУП
«Почта России» филиал в г. Челябинске
на один месяц:
Зобщ =
(170400+21000+1500+2000) + (250+2000) = 197150 тясяч рублей в месяц.
Для того, чтобы снизить
текучесть кадров в ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске, нужно заменить
52 % работников. Для реализации данных мероприятий потребуется один год,
несмотря на то, что единовременные затраты будут выплачены в первый месяц
реализации проекта. Это связано с тем, что при приеме на работу необходимо дать
время работникам влиться в коллектив, адаптироваться и т.д.
Для данного проекта
потребуются следующие расходы на:
− материальные выплаты,
− мотивация торговых работников,
− документально нормативное обеспечение
− персональная надбавка менеджеру по
персоналу.
Материальные выплаты –
включают в себя поздравления с праздниками: профессиональным – день торговли; с
личным праздником - с днем рождением; международными праздниками – новый год, 8
марта, 23 февраля.
Мотивация торговым
работникам – здесь подразумеваются премии за хорошее выполнение работы.
Документально нормативное
обеспечение – покупка бумаги для разработки опроса и проведения тестирования, а
также для разработки инструкции по приему кадров в ФГУП «Почта России» филиал в
г. Челябинске.
Т.е снижение текучести
кадров приведет к профессиональному росту и уменьшению процедур внутреннего
контроля, к повышению эффективности работы системы персонала, так и к повышению
всей организации.
Персональная надбавка –
предназначена для менеджера по персоналу, который будет составлять план беседы
с кандидатами, а также для размножения и составления тестов.
Так как расчетный период
проекта 1 год, рассчитаем сумму затрат в этом промежутке:
Зобщ за 1 год
= (170400+21000+1500+2000) * 12 + (250+2000) = 2341050 тясяч рублей в год.
Показатели деятельности
работы ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске представлены в таблице 16.
Производительность труда
рассчитывается по следующей формуле 2:
ПТ = ТП / Чс, (2)
где Пт –
производительность труда; ТП – товарная продукция; Чс – численность работников.
Рассчитаем
производительность труда в ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске:
ПТ 2008 =
21780000 / 25 = 871200;
ПТ 2009 =
31200000 / 25 = 1248000.
Рассчитаем удельный объем
проданного товара на один рубль заработной платы.
Таблица 15 - Показатели деятельности
работы ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
|
Наименование
показателей (в месяц)
|
2008
год
|
2009
год
|
Отклонение
|
Темп
роста, %
|
|
Товарооборот, в рублях
|
21780000
|
31200000
|
9420000
|
143,25
|
|
Чистая прибыль, в рублях
|
4687200
|
7464000
|
2776800
|
159,24
|
|
Удельный объем
проданного товара на один рубль з/п
|
10,65
|
15,22
|
4,57
|
142,91
|
|
Доля прибыли
от основной деятельность на 1 рубль з/п
|
2,29
|
3,64
|
1,35
|
158,95
|
|
З/п, тыс.
рублей
|
2044800
|
2049800
|
5000
|
100,24
|
В результате анализа
показателей, после проведения рекомендуемых мероприятий, товарооборот в 2009
году возрос на 69,8 % по сравнению с 2008 годом. Повысились затраты на долю
реализуемого товара, на 1 рубль заработной платы увеличилась чистая прибыль на
62,91 %, что составило 1,35 рублей. Уровень объема проданного товара, на один
рубль заработной платы увеличился товарооборот на 4,57 рублей – (69,97 %).
По проведенной работе
можно сделать следующий вывод, предложенные мероприятия дадут социальную
эффективность после внедрения рекомендаций по совершенствованию профессионального
набора и отбора кадров.
Данные мероприятия
рассчитаны на один год, при внедрении получим следующие результаты: производительность
труда в 2009 году увеличится в стоимостном выражении на 376800 рублей в
сравнении с 2008 годом, товарооборот увеличится на 69,8 %, чистая прибыль
увеличится на 62,8 %.
Текучесть кадров
снизится, за счет предложенных мероприятий, тем самым улучшится эффективность
профессионального набора и отбора кадров в ФГУП «Почта России» филиал в г.
Челябинске.
Принимая во внимание
рекомендации и разработанные мероприятия по усовершенствованию деятельности ФГУП
«Почта России» необходимо оценить эффективность системы управления с помощью
метода экспертных оценок (Таблица 16).
Таблица 16 - Оценка
социально – экономической эффективности системы управления ФГУП «Почта России»
филиал в г. Челябинске
|
Направление
оценки эффективности
|
Основные
критерии оценки эффективности
|
Оценка эффективности
в баллах (0 – 1)
|
|
Достижение цели
|
Степень достижения цели
Сохранение организации как
целостности
Получение прибыли
|
1.0
0.8
1.0
|
|
Качество функционирования
|
Соотношение централизации и
децентрализации
Соподчинение дерева целей и
уровней иерархии
Эффективность текущей
обработанной информации
Надежность информации
Своевременность информации
|
0.8
0.8
1.0
1.0
1.0
1.0
|
|
Экономичность
|
Затраты на подготовку
управляющих
Затраты на консультирование
управляющих
Эффективность управленческих
решений
Точность управленческих решений
Надежность управленческих
решений
Быстрота подготовки
управленческих решений
Последовательность принятия
управленческих решений
|
0.5
0.5
0.9
1.0
1.0
1.0
1.0
|
|
Изменение в качестве рабочей
силы
|
Гибкость в системе продвижения
по службе
Полномочия работников и их
ответственность
Степень удовлетворения
выполненной работой
|
0.6
0.9
1.0
|
|
Внешние и внутренние социально–экономические
условия
|
Способность СТЭП – факторного
анализа
Наличие обоснованных целей
|
0.9
1.0
|
|
Норма баллов:
20
|
0
|
|
ИТОГО:
|
19.7
|
Помимо оценки
эффективности управления, проведенной выше, необходимо обратить внимание на то,
как непосредственно руководство ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске
оценивает социально - экономическую эффективность управленческой точки зрения
(Таблица 18).
Таблица 17
- Оценка эффективности управления ФГУП «Почта России»
филиал в г. Челябинске
|
Система
направлений оценки эффективности
|
Основные
критерии оценки эффективности
|
Оценка в
баллах (0 – 1)
|
|
Достижение цели
|
1.
Степень
достижения цели;
2.
Сохранение
организации как целостности;
3.
Получение
прибыли.
|
0.9
0.7
1.0
|
|
Качество функционирования
|
1.
Соотношение
централизации и децентрализации;
2.
Соподчиненность
дерева целей и уровней иерархии;
3.
Эффективность
текущей обработанной информации;
4.
Скорость
и точность выделения информации по специальным запросам;
5.
Надежность
информации;
6.
Своевременность
информации;
7.
Наличие
необходимой информации;
|
0.6
0.8
0.9
1.0
1.0
1.0
1.0
|
|
Экономичность
|
1.
Затраты
на подготовку управляющих;
2.
Затраты
на консультирование управляющих;
3.
Эффективность
управленческих решений;
4.
Точность
управленческих решений;
5.
Надежность
управленческих решений;
6.
Быстрота
подготовки управленческих решений;
7.
Последовательность
принятия управленческих решений.
|
0.1
0.1
0.8
1.0
0.9
1.0
1.0
|
|
Качество рабочей силы
|
1.
Гибкость
в системе продвижения по службе;
2.
Полномочия
работников и их ответственность;
3.
Степень
удовлетворения выполняемой работы.
|
0.5
0.9
0.9
|
|
Внешние и внутренние социально
- экономические условия
|
1.
Способность
СТЭП факторного анализа;
2.
Наличие
обоснованных целей;
|
0.8
1.0
|
|
Норма баллов:
22
|
|
|
ИТОГО:
|
17.9
|
Анализируя полученные
по представленным показателям данные необходимо отметить, что, по мнению
руководства, эффективность довольно низкая (17.9 баллов). Делая вывод,
руководству необходимо в дальнейшем совершенствовать и внедрять новые наиболее
эффективные действия, реализация которых повысит степень эффективности
управления до оптимального уровня.
Сравнивая таблицы 17 и
18 необходимо отметить повышение эффективности системы управления на 1.8 балла
при использовании предложенных рекомендаций.
Таблица 18 - Социально-экономическая
эффективность проекта.
|
Мероприятия
|
Социальная
эффективность
|
Экономическая эффективность
|
|
Внедрение в
организацию системы аттестации работников
|
1.Улучшатся
результаты работы всего предприятия.
2.
Повышается заинтересованность работника в результатах своего труда.
4.Спосбствует
повышению уровня квалификации работников.
|
1. Снижение
текучести кадров.
2. Увеличение
товарооборота.
3. Увеличение
прибыли.
4. Сокращение
затрат на привлечение новых работников
5.Увеличение
производительности труда.
|
Эффективность
деятельности при рассмотренном изменении во многом зависит от правильности его
внедрения. В итоге аттестация может вывести предприятие на новый этап
деятельности с резервами для развития и совершенствования.
Таблица 19
- Матрица задач и ответственности
|
Кто исполняет
|
Поставленные
задачи
|
|
Начальник
отдела кадров Петренко П. С.
|
Подбор,
расстановка, адаптация и обучения кадров, удовлетворение
потребности работника в оценке собственного труда и качественных
характеристик. Непосредственно занимается оценкой
всех сотрудников ФГУП «Почта России»
|
|
Руководитель
филиала ФГУП «Почта России»
|
Отвечает за
полноту и объективность информационной базы, необходимой для текущей
деятельности филиала в целом.
|
Планируемые показатели
эффективности работы ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске после внедрения
этого изменения выше. Это способствует развитию системы управления персоналом в
целом.
3.3. Разработка
перспективных направлений развития ФГУП «Почта России» условиях высокой динамичности внешней среды
Развитие ФГУП «Почта России» в
условиях кризиса
Осенью 2007 года Владимир
Путин предложил построить на базе ФГУП «Почта России» сеть финансово-банковских
услуг. Реализовывать масштабный проект, на который государство обещало выделить
200 млрд руб., было доверено экс-президенту Сбербанка Андрею Казьмину. Однако в
начале 2009 года он покинул «Почту», на смену ему пришел бывший гендиректор
«Связьинвеста» Александр Киселев.
В результате его
правления можно выделить как плюсы, так и минусы управления. К плюсам можно
отнести то, что благодаря введению режима жесточайшей экономии, а также
благодаря решению вопроса о выделении субсидий на подписку удалось сократить
расходную часть. При этом были увеличены объемы выручки, в том числе по не
регулируемым государством тарифам. В итоге 2008 год намного лучше предыдущего.
По сравнению с 2007 годом убыток Почты России от операционной деятельности
сократился более чем в два с половиной раза и составил 1,3 млрд руб. С учетом
3,6 млрд руб., субсидированных из федерального бюджета, официально в отчете по
2008 году будет минус - по правилам учета их нельзя относить к выручке, но можно
говорить, что предприятие вышло на безубыточность.
Главным недочетом Андрея
Казьмина можно считать то, что Почта не смогла отстоять комиссию в 1,5% от
выплатных сумм за доставку пенсий. Это удавалось почти семь лет - с помощью
депутатов, сенаторов или правительства, но вопрос решался. С 1 января этот
процент сокращен до 1,35%, что означает сотни миллионов рублей недополученных
доходов. В структуре выручки за прошлый год вознаграждение Почты России от
Пенсионного фонда составило более 40 млрд руб. из общего объема 85 млрд руб.
Тем не менее, мы рассчитываем выйти в этом году на выручку более 100 млрд руб.
за счет развития нерегулируемых услуг и качественного увеличения ритейловой
составляющей
Восстановление так
называемой тяжелой почтовой инфраструктуры, создание авиационной составляющей,
коммерциализация, развитие экспресс-доставки, агрессивный маркетинг. Общий
объем инвестиций до 2012 года, по нашим предварительным подсчетам, может
составить 160 млрд руб. В основном это инвестиции в модернизацию логистики и магистрального
парка (почтовые вагоны, автотранспорт), строительство автоматизированных
сортировочных центров. Сейчас под Москвой достраивается автоматизированный
сортировочный центр, его стоимость под ключ составляет примерно €100 млн,
аналогичный центр в Санкт-Петербурге обойдется в €55 млн. По планам, которые
проходили экспертизу в Минэкономразвития, Минфине и Минтрансе, необходимо
создать за пять лет порядка 40 подобных сортировочных центров. Для
строительства такой сети необходимо €1,5 млрд, но это позволит существенно
ускорить процесс сортировки и обработки. Пока же эти операции осуществляются на
100% вручную.
Таблица 20 -
Сравнительная таблица развития филиала ФГУП «Почта России» до кризиса и посткризисный
период
|
Развития
филиала до кризиса
|
Развитие
филиала после кризиса
|
|
Фиксированные
тарифы и сборы на почтовые услуги
|
Повышение
тарифов на 12,4% почтовые перевозки, жд - и авиа транспорт, повышаются
тарифные сборы и т.д
|
|
Были запущены
процессы обновления вагонного и автопарков. В отделениях почты заработали
пункты коллективного доступа в интернет.
|
В связи с
кризисом эти разработки были приостановлены. На данный момент все эти
преобразования развиваются в очень медленном темпе.
|
|
Более 2,5 тыс.
объектов из 42 почтовых отделений были реконструированы и начали давать
больший оборот.
|
Сейчас эту
программу нужно восстанавливать и продвигать. Бюджет стартового этапа,
составит порядка 3 млрд руб. на 2009 и 2010 годы.
|
|
До кризиса
штат сотрудников в ФГУПа филиал в Челябинске, был укомплектован на 101%,
филиал не нуждался в дополнительных кадрах. Стабильная без задержек
заработная плата сотрудников.
|
Произошла
смена управления всего ФГУП «Почта России». Так же планируется существенная
ротация в руководстве ФГУПа.
В Челябинском
филиале произошли существенные изменения в кадровой структуре. Перебои
понижения заработной платы.
|
|
Сложная
техническая работа, старая учетная программа, замедление работы почтовых
операторов
|
Установка
более усовершенствованной новой компьютерной программы, что облегчает
деятельность почтовых операторов
|
Жизненный цикл
развития филиала ФГУП «Почта России»
Можно с уверенность
сказать, что Челябинский филиал стоит на этапе зрелости. Постоянно развивается,
модернизируется и усовершенствуется.
Бизнес стратегия
развития филиала ФГУП «Почта России»
Основной тезис -
продолжить дальнейшую коммерциализацию Почты.
Постоянное развитие,
техническое усовершенствование, создание авиационной составляющей, коммерциализация, развитие
экспресс-доставки, агрессивный маркетинг.
Это социальный институт,
и он будет нести соответствующую нагрузку, пока существует государство. Но для
этого нужно добавлять как можно больше востребованных нерегулируемых услуг. Это
даст независимость и возможность финансировать новые проекты самостоятельно.
Реально сделать Почту России одним из самых прибыльных ФГУПов в стране. Это
абсолютно реально.
Отличие Почты от финансовых структур и
банков в том, что к ней существует очень высокая степень доверия населения. В
сельской местности она воспринимается как единственный представитель
государства, что дает огромное преимущество в развитии любого вида
деятельности. Огромным плюс - колоссальный опыт оказания финансовых услуг,
таких как прием коммунальных платежей, почтовые переводы денежных средств,
доставка и выплата пенсий и социальных пособий. При развитии почтово-банковских
услуг делаться ставка в основном на работу с широкими слоями населения.
Так же планируется очень
существенная ротация в руководстве ФГУПа в регионах - приход менеджеров не из
Почты, со свежим взглядом, поможет повысить эффективность работы как минимум на
10%. Очень много людей пришли на средние позиции из системы Сбербанка, этот
профессиональный костяк, который нужно сохранить. Топовый уровень все-таки
«политизированный», здесь нужна командность и история взаимоотношений. Строительство
центров приведет к сокращению персонала. Сейчас на предприятии работает почти
400 тыс. человек, при этом ротация кадров от 25% в год условно в ЦФО до 70% - в
отдаленных северных регионах. Административно-управленческий аппарат при
оптимизации структуры сократится на 30% в течение двух - двух с половиной лет.
И это не связано с кризисом.
В 2006 году Fitch и
Interbrand была разработана программа полного ребрендинга. Как только
реконструируется отделение, обеспечивается оно современными видами связи,
составляется платежный терминал и организуется, окно почтово-банковского
обслуживания, оборот операций такого отделения сразу повышается на 25-30%.
В конце 2000 года было
получено поручение правительства разработать концепцию реформирования «Почты»,
а в июне 2002 года кабинет министров утвердил уже предложенные предложения.
Были запущены процессы обновления вагонного и автопарков. Прошел первый этап
ребрендинга. В отделениях почты заработали пункты коллективного доступа в
интернет.
Во второй половине 2007 года
эти программы начали сворачиваться. Кроме того, из-за введения новой системы
оплаты труда, в результате которой зарплата перестала зависеть от выработки,
снизилось и без того невысокое качество услуг. Следовательно, именно это и
ввело Почту в убытки: в течение двух лет не выделялись федеральные субсидии на
покрытие оказания услуги подписки, и 2007 год ФГУП закончил с минусом более 3,5
млрд руб.
Переход
российской экономики на рыночные отношения объективно предопределяет
необходимость изменения форм и методов управления на уровне основного
хозяйствующего звена - предприятия, фирмы, корпорации. При современном
состоянии российской экономики общество предъявляет весьма существенные
требования к функционированию основных субъектов экономической деятельности.
Любой, достаточно
крупный, субъект хозяйственной деятельности связан разнообразными отношениями с
большим количеством других предприятий. Поэтому самого пристального внимания требуют,
прежде всего, глубокий и всесторонний анализ механизма его осуществления.
В условиях кризиса Почта
России будет главным коммуникатором власти и населения.
Заключение
Множество компаний во всем мире
страдает от неэффективного использования разного рода ресурсов – людских,
финансовых, материальных, от недостатка необходимой для принятия правильных
решений информации, непреднамеренного и преднамеренного искажения отчетности,
прямого мошенничества со стороны персонала и управляющих. Подобных проблем
можно избежать путем создания внутри самих компаний эффективной системы
внутреннего контроля. Любая
деятельность в организации происходит в рамках двух систем. Одна – это
операционная (организационная) система, построенная для достижения заданных
целей. Другая система – это система контроля, пронизывающая операционную
систему. Она состоит, в общем виде, из политики, процедур, правил, инструкций,
бюджетов, системы учета и отчетности. Эта система направлена, в конечном итоге,
на создание необходимых предпосылок и повышение вероятности того, что компания
в целом и менеджеры в частности достигнут поставленных целей.
Внутренний контроль есть процесс,
направленный на достижение целей компании, и являющийся результатом действий
руководства по планированию, организации, мониторингу деятельности компании в
целом и ее отдельных подразделений.
Менеджеры компании должны, во-первых,
поставить цели и определить задачи компании и отдельных подразделений и
построить соответствующую этому структуру организации. И, во-вторых, обеспечить
функционирование эффективной системы документирования и отчетности, разделения
полномочий, авторизации, мониторинга для достижения поставленных целей и
решения стоящих задач.
Целью дипломной
работы - разработка системы внутреннего контроля ФГУП «Почта России» филиал в
г. Челябинске, достигнута.
На примере ФГУП «Почта
России» филиал в г. Челябинске мы определили необходимость совершенствование
системы внутреннего контроля. Проанализировав весь материал, мы пришли к
выводу, что главная задача системы внутреннего контроля заключается в том,
чтобы обеспечить предприятию стабильное положение и аккумулировать его ресурсы
для выполнения стратегических планов Поставленные задачи в выпускной
квалификационной работе были полностью решены:
- изучены
теоретические основы развития системы внутреннего контроля
- проанализирована
деятельность ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске и рассмотрена система
внутреннего контроля;
- разработаны
рекомендации по совершенствованию системы внутреннего контроля.
В целом, можно сделать
следующие выводы:
1.
Внутренний
контроль – это контроль изнутри компании, в противоположность внешним видам
контроля, таким как законодательное регулирование, контроль со стороны внешних
контролирующих организаций и т.п. в данном контексте понятие внутреннего
контроля синонимично понятиям управленческого контроля, операционного контроля.
2.
В целом, ФГУП
«Почта России» филиал в г. Челябинске - это устоявшаяся организация, со своими
традициями и принципами. В данной фирме не видно никаких серьезных проблем, в
каких либо видах деятельности. Это объясняется очень грамотным руководством
фирмы её директором.
3.
Несмотря на то,
что директор ФГУП «Почта России» довольно жесткий начальник – это не мешает, а
даже помогает деятельности фирмы (все уверены в его авторитете).
4.
Структура
внутреннего контроля ФГУП «Почта России» подразделена на три составляющих:
контрольная среда - набор характеристик, который определяет служебные
взаимоотношения, благоприятные для контроля на предприятии; система
бухгалтерского учета ФГУП «Почта России» - политика и процедуры, касающиеся
соответствующей записи хозяйственных операций; процедуры контроля - специальные
проверки, выполняемые персоналом предприятия.
5.
система
внутреннего контроля на ФГУП «Почта России» выявила следующие проблемы
тактичного и линейного уровня:
-
Проблема текучести
кадров;
-
Отсутствие
качественного выполнения услуг в связи с отсутствием мотивации персонала;
-
Не
совершенная система управления персоналом, в виду отсутствия непосредственного
и должного контроля за персоналом.
Проведенный анализ
системы внутреннего контроля показал большие проблемы в системе управления
персоналом данного предприятия. Выявленные недостатки являются минусом
организации системы управления персоналом ФГУП «Почта России» филиал в г.
Челябинске. Устранение этих минусов могло бы привести к решению многих проблем.
Список использованных источников и литературы
Нормативно – правовые
акты
1.
Должностная
инструкция менеджера на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске.
2.
Коллективный
договор предприятия ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске.
3.
Отчет движения
кадров на ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске.
4.
Финансовая
отчетность ФГУП «Почта России» филиал в г. Челябинске.
Книги одного автора
5.
Алексеева М.А.
Планирование деятельности фирмы. М., Финансы и статистика, 2007. - 482 с.
6.
Вознесенский Э.А.
Финансовый контроль./ М. - Финансы.-2007. – 342 с.
7.
Волосский А.А.
Корпоративный контроль: Учеб. пособие. - Новосибирск, 2007. - 186с.
8.
Веснин В.Р.
Основы менеджмента: Учебник. М.: Изд-во Триада.Лтд, 2006. - 179 с.
9.
Винокуров В. Организация
стратегического управления на предприятии. М., Центр экономики и маркетинга,
2006. - 817 с.
10.
Петрова Ю.В.
Система внутреннего контроля предприятия в условиях предпринимательских рисков.
2007. - 145 с.
11.
Орлов А.И.
Менеджмент: Учебник. М.: Знание, 2008. - 340 с.
12.
Сотникова
Л.В. Внутренний контроль и аудит. М.- 2007г. - 279 с.
13.
Хан Д.
Планирование и контроль: концепция контроллинга: Пер. с нем. – М.: «Финансы и
статистика». – 2006. – 423с.
14.
Фольмут Х.Й.
Инструменты контроллинга. М. Финансы и статистика, 2008г. - 212 с.
15.
Шеремет А.Д.
Финансы предприятий / А.Д.Шеремет, Р.С.Сайфулин. - М., 2006. - 342с.
Книги двух или трех
авторов
16.
Виханский О.С.,
Наумов А.И. Менеджмент: человек, стратегия, организация, процесс: 2-е изд.:
Учебник. М.: Фирма Гардарика, 2006. – 450 с.
17.
Мескон М.,
Альберт М., Хедоури Ф.. Основы менеджмента: Пер. с англ.- М.: Дело, 2007. - 800
с.
Книги под названием (без
указания авторов на титульном листе, либо указание фамилии редактора)
18.
Контроллинг
как инструмент управления предприятием. Под ред. Данилочкиной Н.Г. М. Аудит.
2008г. - 117 с.
19.
Курс лекций по
дисциплине "Корпоративное управление" Автор к. Э. Н. Чуб Б. А. М.,
2006. - 505 с.
20.
Финансы. Учебник
/ Под ред. проф. В. В. Ковалева. М., Проспект, 2007. – 214 с.
Статьи из периодического
издания
21.
Бурцев В.В.
Методологические аспекты внутреннего контроля на предприятии // Современный
бухучет. – 2008. - № 2. – с.35-37
22.
Ситнов А.
Финансовый анализ в аудиторской деятельности // Финансовая газета. Региональный
выпуск. - 2007. - № 39
23.
Слепов В.А.
Финансовая политика компании // Финансы. - 2006. - №-9. - С.56-59.
24.
Тарасов А. Как
нам организовать контроль? // Финансовый контроль. - 2007. - №-4. - С.50-56.
Электронные ресурсы
25.
#"#_ftnref1" name="_ftn1" title="">[1] Волосский А.А. Корпоративный
контроль: Учеб. пособие. - Новосибирск, 2007. - 186с.