1. Документальная ревизия как форма последующего финансового
контроля.
2. Регистры бухгалтерского учета.
3. Материалы инвентаризации, порядок их
оформления. Способы сокрытия недостач и излишков, выявленных в ходе инвентаризации,
способы их обнаружения.
4. Правовой статус специалиста-бухгалтера
Задание 5. Подотчетное
лицо Степанов С.С. по возвращению из командировки не предоставил авансовый
отчет в бухгалтерию, после чего из кассы были выданы этому подотчетному лицу
деньги под отчет на следующую командировку. Правомерны ли действия сотрудников
бухгалтерии? Какой порядок выдачи денежных средств подотчетным лицам определен
действующим законодательством?
6. В ОБЭП УВД СВАО по г.
Москва поступила информация, что в ОАО «Рот-фронт» материально-ответственные лица совершают
систематическое хищение сырья для производства готовой продукции посредством составления
фиктивных актов на списание под видом порчи и дальнейшая ее реализация через
коммерческие структуры без документов учета. Какие мероприятия следует провести
для проверки данной информации? В каких документах могут содержаться сведения,
подтверждающие эти факты?
Задание 1. Документальная ревизия как форма последующего финансового
контроля.
Документальной ревизией
признают проверку хозяйственной деятельности предприятия (организации) за
определенный период времени (год, квартал и т.д.)1. Контроль осуществляется, в
основном, на основе изучения бухгалтерских и иных документов, почему ревизия
и называется документальной. Однако при проведении проверок практически во
всех случаях ревизоры используют и разнообразные методы фактического контроля.
Являясь формой
последующего документального и фактического контроля, ревизия сохраняет одно
общее для всех видов контроля основание своей собственной классификации. Как и
финансово-хозяйственный контроль, в зависимости от осуществляющих проверку ор-
В этом смысле она
отличается от более простой формы последующего контроля, которую часто
называют ревизионной проверкой. Ревизионная проверка, как правило, относится не
ко .всей хозяйственной деятельности, а к отдельным хозяйственным операциям, законность
которых по каким-либо основаниям поставлена под сомнение.
В нашей стране различают
вневедомственные, ведомственные и внутрихозяйственные ревизии. Вневедомственные
ревизии, направленные в основном на защиту государственных интересов (полнота
взносов в бюджет платежей из прибыли предприятиями, правильность
использования бюджетных ассигнований и т.п.), проводят органы Государственной
налоговой службы и аппарат Департамента государственного финансового контроля и
аудита; ведомственные - вышестоящие для проверяемой хозяйственные организации.
Внутрихозяйственные
ревизии при сохранении крупных ведомственных структур в нашей стране не
получили еще достаточно широкого развития. В государственном секторе эта форма
ревизий встречается, главным образом, на крупных промышленных объединениях,
где в составе центральной бухгалтерии (экономической службы) может быть штатная
единица ревизора, контролирующего работу отдельных структурных подразделений
(цеха, филиалы и др.) данного объединения.
Как и во всей системе
хозяйственного контроля, известная разобщенность государственных и узковедомственных
интересов оказывает свое влияние на сравнительную эффективность защитных функций
отдельных видов документальных ревизий,
В качестве средства
выявления экономических преступлений вневедомственные ревизии оказываются
эффективнее ведомственных в 3—5, а по некоторым оценкам даже в 9 раз. Эта общая
закономерность вытекает из ведомственной зависимости ревизоров, их сохраняющимся
закреплением за определенной группой хозяйственных объектов (фактор срастания с
подконтрольными объектами), недостаточной численностью контрольного аппарата,
перегруженностью типовых программ производства ревизий многими, в том числе
второстепенными для хозяйственного руководства вопросами. Вместе с тем если говорить
о конкретных ревизионных аппаратах и проводимых ими проверках, то в рамках этой
общей закономерности можно выявить заметные отклонения от названной тенденции,
вскрыть ряд более частных (кроме ведомственной принадлежности) факторов,
влияющих на эффективность ревизионной работы.
Защитные функции как
ведомственной, так и вневедомственной ревизии зависят от реализации в работе
контрольного аппарата следующих принципов организации ревизионной проверки: ее
своевременности, внезапности, целенаправленности и всесторонности.
Своевременность проверки
достигается рациональным использованием плановых и внеплановых ревизий,
которые различаются между собой по основаниям для их назначения. Основанием
плановых проверок служит закрепленная в законе обязанность контролирующих
органов осуществлять регулярные проверки хозяйственной деятельности подведомственных
(подконтрольных) предприятий. Такие ревизии организуются по заранее утвержденному
годовому графику с тем, чтобы в течение определенного срока (год, два) охватить
проверкой все подведомственные (подконтрольные) данному органу предприятия,
учреждения и организации.
Нарушения при составлении
графиков, когда, например, некоторые объекты в течение многих лет не
подвергаются контролю, заметно снижают возможности выявления злоупотреблений в
ходе плановых документальных ревизий.
Кроме систематического
невключения части контролируемых объектов в график производства ревизии, на
эффективность проверок отрицательное влияние оказывает определение их
очередности — без учета результатов предыдущей ревизии и итогов экономического
анализа отчетности предприятий.
Рациональное планирование
должно сочетаться с организацией вне всякого графика в необходимых случаях и
внеплановых документальных ревизий. Основанием для проведения ревизии вне
утвержденного плана могут быть: результаты анализа отчетности предприятия,
указывающие на явные признаки возможных злоупотреблений, а также сигналы с мест
и выступления в периодической печати. Иногда таким основанием является инициатива
правоохранительных органов, требующих провести на данном объекте внеплановую
документальную ревизию.
Внезапность контроля
обеспечивается неразглашением годовых графиков производства ревизий, которые
должны храниться в ревизионном аппарате нарав -не с секретными документами.
Неэффективность ревизий может быть вызвана тем, что при несоблюдении принципа
внезапности некоторые неотложные действия ревизора (снятие остатков в кассе,
на складе и т.п.) ввиду заведомой подготовленности контролируемых лиц не дают
положительных результатов, По рассматриваемому признаку можно различать внезапные
и заранее объявленные документальные ревизии. Такое деление в теории
документальной ревизии не принято. Считается, что все ревизии являются
внезапными. Практика показывает, что принцип внезапности часто нарушается, в
том числе по вине самих работников контрольно-ревизионного аппарата. Причины
систематического нарушения правила внезапности производства плановых ревизий
в ряде случаев также входят в предмет доказывания при расследовании уголовных
преступлений.
Принцип
целенаправленности имеет особенно большое значение для защитных функций
ревизии. Суть этого принципа состоит в концентрации особого внимания ревизора
на тех видах хозяйственных операций, в ходе которых наиболее часто могут
совершаться типичные злоупотребления.
Лучше всего данный
принцип проводится в жизнь при использовании контрольными аппаратами документальных
ревизий, различающихся между собой по объему проверяемых операций и документов.
По первому признаку
(объем операций) выделяют ревизии полные (когда проверяются все стороны хозяйственной
деятельности и все виды хозяйственных операций) и неполные, контролирующие
лишь отдельные виды хозяйственных операций (ревизия кассовых операций, ревизия
операций на определенном складе и т.п.). Особый вид неполных ревизий — тематические,
когда за определенный период времени проверяются отдельные стороны финансово-хозяйственной
деятельности организации и под определенным углом зрения. Такими тематическими
ревизиями по своей сущности являются налоговые, а также аудиторские проверки достоверности
финансовой отчетности предприятий.
По второму признаку
(объем проверяемых документов) различают сплошные, выборочные и комбинированные
ревизии.
При сплошной ревизии
проверяется каждый документ, относящийся к данному виду операций, при выборочной
— некоторые из таких документов. Комбинированной считается ревизия, где по
одним видам операций документы проверяются сплошным методом, по другим —
выборочно.
Плановые ревизии по
объему проверяемых операций обычно бывают полными, а по способу отбора
контролируемых документов — комбинированными. Целенаправленность на защиту отношений
собственности определяется здесь в типовых программах ревизий, где
предусматривается обычно сплошной контроль документов по видам наиболее уязвимых
операций, например проверка кассовых операций производится сплошным методом,
в то время как многие другие операции контролируются выборочным путем.
Внеплановые ревизии,
проводимые в связи с чрезвычайными обстоятельствами, чаще бывают неполными.
Они направлены на проверку конкретного вида операций, в ходе которых
предположительно совершались злоупотребления. Метод отбора контролируемых
документов в таких ревизиях, как правило, оказывается сплошным.
Приведенное деление
достаточно условно. В ходе проведения ревизии ее характер может измениться.
Так, например, если при комбинированной плановой ревизии при выборочной
проверке какого-либо вида операций обнаружатся признаки подлога в документах,
ревизор должен перейти по данному виду операций от выборочного метода проверки
к сплошному.
Если эти правила
нарушаются (например, полные ревизии проводятся только выборочным методом или
внеплановая ревизия, назначенная в связи с сигналом о злоупотреблениях,
охватывает хозяйственную деятельность предприятия в ее полном объеме), то защитные
функции документальной ревизии могут оказаться нереализованными, и это приводит
к несвоевременному выявлению фактически совершившихся экономических преступлений.
Принцип всесторонности
требует учитывать сложность структуры контролируемого объекта и осуществляемых
в нем хозяйственных операций. Ревизии на крупном хозяйственном объекте должна
подвергаться не только деятельность бухгалтерии, но и всех других
управленческих и производственных подразделений. Кроме бухгалтерских здесь изучают
планово-экономические, а также технологические документы, для чего требуются
специальные знания. Только силами бухгалтера-ревизора нельзя квалифицированно
применять и такие методы фактической проверки хозяйственных операций, как
контрольные обмеры выполненных объемов работ, контрольный запуск сырья в
производство, выпуск контрольной партии продукции и т.п.
В соответствии с этим
принципом в зависимости от особенностей контролируемой хозяйственной деятельности
должен дифференцироваться и состав ревизионной группы. По признаку состава
ревизионной группы различают ревизии бухгалтерские (проводимые только
бухгалтером-ревизором) и комплексные (где в группу кроме бухгалтера-ревизора
входят другие специалисты). Бухгалтерские ревизии проводятся, в основном, в
бюджетных учреждениях. На предприятиях, занимающихся
производственно-хозяйственной деятельностью, все плановые ревизии должны
осуществляться комплексно. Состав ревизионной группы для внеплановой ревизии
всегда определяется в зависимости от содержания поставленного перед ней конкретного
задания.
По признаку повторяемости
контрольных действий ревизии могут быть первичными, дополнительными и
повторными.
Первичная ревизия
проводится по первоначальному заданию, а также в случаях, когда впервые
проверяются соответствующие документы.
Повторная ревизия
назначается тогда, когда необходимо проверить выводы первичной ревизии, например,
если первоначальная ревизия была проведена поверхностно или в отсутствие
материально ответственных лиц (кроме случаев, установленных законом), при
необоснованности выводов ревизии и в других случаях.
Она, как правило,
проводится другим ревизором, но иногда, в зависимости от причин, обусловивших
ее назначение, и тем же ревизором.
Дополнительная ревизия
назначается в случаях, когда необходимо дополнить выводы первичных или
повторных ревизий, а также выявить новые обстоятельства, не вскрытые
предшествующими ревизиями.
Плановая документальная
ревизия проводится в соответствии с планом ревизующей организации и ее
ревизорами.
В каждой организации,
проводящей документальные ревизии, составляется годовой план ревизий. В нем
указывается, какие подчиненные организации (предприятия) должны быть
обревизованы, когда и за какой период. Ревизия, даже если она плановая, проводится
внезапно. Поэтому план не оглашается.
Документальная ревизия
назначается приказом руководителя вышестоящей (ревизующей) организации. В
приказе указывается: кому поручается проведение ревизии, наименование
организации, в которой она будет проводиться, дата ее начала и окончания, период,
который должен быть обревизован. Кроме того, каждому ревизору выдается задание
в письменной форме.
Права ревизора обычно
оговаривают в уставе организации. Как правило, ревизору, которому поручено
проведение ревизии, разрешается:
1) осматривать все
помещения, склады, хранилища, в которых находятся денежные, имущественные, товарно-материальные
и другие ценности ревизуемой организации;
2) в случаях
обнаружения хищений и злоупотреблений по согласованию с руководителем
ревизуемой организации опечатывать помещения;
3) производить
инвентаризацию товарно-материальных и денежных средств;
4) требовать от
ревизуемых организаций представления первичной и бухгалтерской документации;
5) опечатывать
документы ревизуемой организации;
6) знакомиться с
подлинниками документов, находящимися в других организациях, связанных с
проверяемой организацией (в смежных организациях);
7) запрашивать из
смежных организаций заверенные копии необходимых документов;
8) требовать от
руководителей и работников ревизуемого предприятия справки и устные ответы на
вопросы, возникшие в связи с проведением ревизии. Полученные справки и
объяснения ревизор должен проверять путем анализа документов;
9) запрашивать
различные учреждения по вопросам, возникающим в ходе проведения ревизий.
Ревизор несет
дисциплинарную ответственность за полноту и качество ревизий и инвентаризаций,
проведение их в установленные сроки, правильность и объективность изложенных
в актах ревизии фактов и обоснованность выводов ревизий.
Ревизор несет уголовную
ответственность за сокрытие при ревизии и инвентаризации фактов хищений государственных
ценностей, нарушений сметно-финансовой дисциплины и других недостатков в работе
ревизуемой организации.
Подготовительная работа
ревизора начинается сразу же после издания приказа о назначении ревизии. До
своего приезда на место ревизии ревизор изучает акт предшествующей ревизии,
принятые по ее материалам решения, приказы и прочие материалы, относящиеся к
ревизуемому предприятию.
По прибытии на место
ревизор немедленно организует проведение инвентаризации денежных средств и
товарно-материальных ценностей. В первую очередь он проверяет фактическое
наличие денег в кассе, а затем — остатки других ценностей. Далее составляет
рабочий план проведения ревизии. После предварительного изучения материалов на
месте конкретизирует задачи, поставленные в задании.
После осуществления всех
подготовительных мероприятий ревизор приступает к проведению ревизии. Путем
анализа счетов синтетического и аналитического учета он изучает данные
последнего бухгалтерского баланса, а также первичные документы; проверяет их
доброкачественность как по форме, так и по существу отраженных в них операций,
а также правильность отражения документов в счетах бухгалтерского учета.
В ходе проверки ревизор
применяет изложенные ранее способы и приемы, позволяющие ему вскрывать недостатки
в работе предприятия, а также злоупотребления.
Выше говорилось о том,
что одной из форм тематических ревизий являются налоговые проверки. Они
осуществляются Государственной налоговой службой Российской Федерации.
Другой распространенной в
настоящее время формой тематических ревизий являются аудиторские проверки.
Основной целью аудиторской деятельности является установление достоверности
бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и других экономических
субъектов. Аудиторские проверки проводят как аудиторские фирмы, так и частные
аудиторы. Аудиторским фирмам (частным аудиторам) предоставлено право самостоятельно
определять формы и методы аудиторской проверки; проверять у своих клиентов в
полном объеме документацию о финансово-хозяйственной деятельности, наличие
денежных сумм, ценных бумаг, материальных ценностей, получать разъяснения по
возникшим вопросам и дополнительные сведения, необходимые для аудиторской проверки;
получать по письменному запросу необходимую для осуществления аудиторской
проверки информацию от третьих лиц; отказаться от аудиторской проверки в
случаях непредставления проверяемым субъектом необходимой документации и в
некоторых других случаях.
На аудиторов возложены и
определенные обязанности, в частности: соблюдать при проведении аудиторской
проверки требования законодательства Российской Федерации, квалифицированно
проводить аудиторские проверки и некоторые другие.
Задание 2. Регистры бухгалтерского учета.
Регистр бухгалтерского учёта — элемент организации бухгалтерского
учёта на предприятии, предназначенный для систематизации и накопления информации,
содержащейся в принятых к учёту первичных документах, для отражения на счетах
бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Содержание регистров
бухгалтерского учёта и внутренней бухгалтерской отчётности обычно составляет
коммерческую тайну.
Учетные регистры различаются:
- по назначению: хронологические, систематические и
комбинированные;
- по содержанию: синтетические и аналитические;
- по форме: односторонние, двусторонние, табличные и
шахматные.
Информация, содержащаяся в принятых к
учету первичных документах, регистрируется, систематизируется и накапливается
для дальнейшего отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской
отчетности в таблицах специальной формы, которые называются учетными регистрами
или регистрами бухгалтерского учета.
Регистры бухгалтерского учета ведутся
в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде
машинограмм, при использовании вычислительной техники, а также на машинных
носителях информации (дисках, дискетах и т.д.). По внешнему виду учетные
регистры подразделяются на:
- бухгалтерские книги –
сброшюрованные и пронумерованные листы бумаги с определенным набором граф
(таблица), на последней странице указывается общее число пронумерованных
страниц за подпи сью главного бухгалтера или иного уполномоченного лица;
Кассовая книга не только нумеруется, но и прошивается шпагатом и скрепляется
печатью; в зависимости от объема учетных записей в книге отводится одно или
несколько страниц для того или иного счета; книги применяются для
аналитического и синтетического учета (например: Главная книга, Кассовая книга,
Книга складского учета);
- карточки – отдельные
листы из плотной бумаги стандартного размера, хранятся в специальных ящиках –
картотеках, разделителями совокупность карточек разбивается на определенные
разделы. Карточки открываются на год. При открытии карточки регистрируются в
реестре, где им присваивается порядковый номер. Наиболее распространенными являются
три вида карточек: контокоррентные – имеют графы дебет и кредит, материальные –
имеют графы прихода, расхода и остатка материальных ценностей с указанием количества
и суммы, многоколонные – имеют несколько граф;
- свободные листы
(ведомости) – листы большего, чем карточки формата, хранятся в специальных
папках – регистраторах, открывают их на месяц или квартал. Отдельные листы
применяются для ведения жур налов, ведомостей и машинограмм.
Форма регистра зависит от его
назначения и характера учетных за писей, определяется совокупностью и
расположением реквизитов. Формы регистров разрабатываются и рекомендуются
Министерством Финансов РФ и другими органами, которым федеральным законом
предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, а также организациями
самостоятельно при соблюдении ими общих методологических принципов ведения
бухгалтерского учета.
Хозяйственные операции должны
отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической
последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского
учета, таким образом учетные регистры делятся на:
- хронологические, в
которых записи о хозяйственных операциях совершаются в хронологическом порядке
по мере их совершения;
- систематические, в
которых записи о хозяйственных операциях группируются по определенным
признакам;
- комбинированные,
сочетающие хронологические и систематиче ские записи (например,
Журнал-Главная).
В зависимости от содержания операций,
отражаемых в регистрах бухгалтерского учета, регистры делят на синтетические и
аналитические:
- регистры синтетического
учета – открываются для ведения синтетических счетов (без пояснительного
текста, только дата, номер и сумма бухгалтерской проводки);
- регистры аналитического
учета – служат для отражения данных аналитического счетов. С их помощью
осуществляется контроль за наличием и движением каждого вида материальных
ценностей.
Регистры бухгалтерского учета
подразделяется по строению (каким образом расположены графы и сколько их) на :
- односторонние регистры
– различные карточки для учета материальных ценностей, расчетов и других
операций. В них объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей. Учет
ведется на од ном листе в денежных, натуральных или одновременно в обоих измери
телях. Односторонние регистры применяются в синтетическом и анали тическом
учете;
- двусторонние регистры –
применяются в основном при ведении учета в книгах, счет открывается на двух
развернутых страницах книги: левая страница – дебет, правая – кредит.
Используются в синтетическом и аналитическом учете при ручном способе учета;
- многографные регистры –
используются для отражения дополни тельных показателей внутри аналитического
учета, например, учет дви жения материалов отражается в целом по организацию, а
также в разрезе отдельных материально ответственных лиц, регистрируются затраты
по организацию, подразделениям и в разрезе статей затрат;
- линейные регистры –
разновидность многографных регистров, в них каждый аналитический счет
отражается только на одной строке, что дает возможность разделить синтетический
счет на неограниченное количество аналитических счетов;
- шахматные регистры –
используются для одновременного отражения суммы по дебету одного счета и
кредиту другого. Каждая сумма записывается на пересечении строки и колонки.
Записи в учетные регистры
осуществляют ручным способом - шариковой ручкой при ведении бухгалтерского
учета ручным способом, в случае если бухгалтерский учет ведется с применением
вычислительной техники в среде автоматизированной бухгалтерской системы -
данные первичных документов вводятся в программу, учетный регистр распечатывается
и хранится на бумажном носителе. По окончании месяца на каждой странице учетного
регистра подводятся итоги, итоговые записи синтетических и аналитических регистров
сверяются.
Правильность отражения хозяйственных
операций в учетных регистрах обеспечивают лица составившие и подписавшие их.
После утверждение годового
бухгалтерского баланса учетные регистры группируют, переплетают и сдают на
хранение в текущий архив организация.
При хранении регистров бухгалтерского
учета должна обеспечиваться защита от несанкционированных исправлений.
Лица, получившие доступ к информации,
содержащейся в учетных регистрах, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее
разглашение они несут ответственность, установленную законодательством
Российской Федерации
3. Материалы инвентаризации, порядок их
оформления. Способы сокрытия недостач и излишков, выявленных в ходе инвентаризации,
способы их обнаружения.
Инвентаризация - это уточнение
фактического наличия имущества и финансовых обязательств путем сопоставления их
с данными бухгалтерского учета на определенную дату.
Количество, порядок и
сроки проведения инвентаризации определяет руководитель, кроме случаев, когда
ее проведение обязательно, а именно при:
-
смене
материально-ответственных лиц (на дату передачи дел, но не позднее дня
увольнения работника);
-
передаче
имущества в аренду;
-
составлении
годовой бухгалтерской отчетности;
-
краже и порче
ценностей;
-
стихийных
бедствиях, пожарах, авариях, чрезвычайных ситуациях;
-
ликвидации или
реорганизации предприятия и в других случаях, предусмотренных законодательством.
Рис.1.
Группировка инвентаризаций
При полной
инвентаризации, как правило, перед составлением годового отчета проверяются все
виды имущества предприятия.
Частичная инвентаризация
предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация
денежной наличности в кассе).
Плановые инвентаризации
осуществляются в соответствии с установленным графиком.
Внеплановые (внезапные)
проводятся по мере необходимости.
Для проведения
инвентаризации на предприятиях создается постоянно действующая
инвентаризационная комиссия. В ее состав включаются представители
администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. При большом объеме
работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Инвентаризация должна
осуществляться комиссией в полном составе. Отсутствия даже одного члена
комиссии достаточно, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.
Рабочие
инвентаризационные комиссии обязаны:
-
провести
инвентаризацию имущества в местах его нахождения;
-
выявить вместе с
бухгалтерией результаты инвентаризации;
-
выработать
предложения по порядку зачета и списания недостачи ценностей;
-
разработать
предложения по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей,
улучшению учета и контроля за их сохранностью.
Члены рабочих комиссий
отвечают за:
-
своевременность и
правильность проведения инвентаризации;
-
полноту и
точность внесения в описи данных.
До начала инвентаризации
проводится ряд подготовительных мероприятий. Пломбируются места хранения
подлежащих проверке ценностей. Инвентаризируемые ценности раскладываются по
стеллажам, полкам, т. е. приводятся в состояние, пригодное для проверки. Проверяются
все весовые измерительные приборы и сроки их клеймения.
Проверка материальных
ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических остатков
ценностей осуществляется в присутствии материально ответственного лица. Описи
составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной
комиссии, а другой – материально ответственное лицо. На каждой странице описи
прописью указывается число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества,
зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На
последней странице описи прописью указываются количество страниц и общий итог
ценностей. Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземплярах
описи путем зачеркивания. Исправленные данные должны быть оговорены и подписаны
всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.
Инвентаризационные описи
после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию. В бухгалтерии
предприятия данные о фактическом наличии средств сравниваются с данными бухгалтерского
учета. Такое сравнение осуществляется в сличительных ведомостях. В них
отражаются фактическое наличие средств (по данным описей) и «книжные остатки»
(по данным бухгалтерского учета). Результаты такого сличения – излишки и недостачи
– отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам.
Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в
стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не
выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях
приводятся общей суммой.
Инвентаризационная
комиссия выявляет виновников возникших недостач и излишков и принимает решение
о порядке их отражения в учете (регулирование инвентаризационных разниц). В
настоящее время регулирование инвентаризационных разниц осуществляется
следующим образом:
-
излишки
выявленных ценностей подлежат оприходованию и отнесению на счет 99 «прибыли и убытки»;
-
недостачи,
независимо от причин их возникновения, вначале отражаются на счете 94
«Недостачи и потери от порчи ценностей», а затем определяется причина их возникновения.
1. Распорядительные
документы на проведение инвентаризации:
- Книга контроля за выполнением
приказов о проведении инвентаризации.
- Книга учета контрольных проверок
правильности проведения инвентаризаций.
- Акты контрольной проверки
правильности проведения инвентаризации ценностей.
2. Первичные документы,
составляемые по итогам инвентаризации отдельных видов имущества:
-
Основных средств
в эксплуатации;
-
Основных средств
в ремонте;
-
Нематериальных
активов;
-
Финансовых
вложений;
-
Товарно-материальных
ценностей:
-на складе;
-в кладовой;
-на ответственном
хранении;
-в пути;
-отгруженных;
-в торговле;
-
незавершенного
производства;
-
незавершенного
капитального строительства;
-
денежных средств.
3. Первичные документы,
составляемые по итогам инвентаризации расчетов:
-
Расходов будущих
периодов;
-
Расчетов:
-С банками, бюджетом;
-С подотчетными лицами;
-С покупателями,
поставщиками.
4. Сличительные
ведомости, составленные по итогам работы инвентаризационных комиссий.
5. Документальное
оформление окончательных итогов ревизии.
Результаты ревизии
оформляются актом, который состоит из вводной и описательной частей.
Вводная часть содержит
следующую информацию:
-
Наименование темы
ревизии;
-
Дату и место
составления акта ревизии;
-
Кем и на каком
основании проведена ревизия;
-
Проверяемый
период и сроки проведения ревизии;
-
Полное
наименование и реквизиты организации, ИНН;
-
Ведомственная
принадлежность и наименование вышестоящей организации;
-
Сведения об
учредителях;
-
Основные цели и виды
деятельности организации;
-
Лицензии на
осуществление отдельных видов деятельности;
-
Перечень и
реквизиты всех счетов в кредитных учреждениях, включая депозитные, а также
лицевые счета;
-
Кто в проверяемый
период имеет право первой подписи и кто является главным бухгалтером;
-
Кем и когда
проводилась предыдущая ревизия.
-
Описательная
часть акта ревизии включает разделы в соответствии с вопросами, указанными в
программе ревизии.
Результаты ревизии
излагаются в акте на основании проверенных данных и фактов, подтвержденных
документами, результатами встречных проверок и процедур фактического контроля и
т.д.
Описание фактов нарушений
должно содержать обязательную информацию: какие законодательные, другие
нормативные правовые акты или их отдельные положения нарушены, кем, за какой
период, когда и в чем выразились нарушения, размер ущерба и другие последствия
этих нарушений.
В акте ревизии не
допускаются различные выводы, предположения и факты, не подтвержденные
документами или результатами проверок.
В акте не должна даваться
правовая и морально-этическая оценка действий должностных и
материально-ответственных лиц ревизуемой организации, квалифицироваться их
поступки, намерения и цели.
Объем акта ревизии не
ограничивается, но должна соблюдаться разумная краткость изложения.
Материалы ревизии состоят
из акта ревизии и надлежащим образом оформленных приложений к нему, на которые
имеются ссылки в акте ревизии (документы, копии документов, сводные справки,
объяснения должностных и материально – ответственных лиц).
4. Правовой статус специалиста-бухгалтера
Существующий в настоящее
время правовой статус специалиста-бухгалтера включает в себя его права,
обязанности, механизм и гарантии их реализации, в том числе:
- вопросы возмещения
расходов, понесенных им в связи с явкой по вызову, а также меры его
ответственности за разглашение данных предварительного расследования в соответствии
со ст. 310 УК РФ.
При осмотрах, обысках,
выемках и других и процессуальных (досудебных и судебных) и непроцессуальных
действиях специалист-бухгалтер помогает правоприменителю решить следующие
конкретные вопросы:
а) какие именно
бухгалтерские документы и счетные регистры могут содержать сведения,
проливающие свет на интересующие хозяйственные операции;
б) где можно обнаружить
подлинники этих документов, их вторые экземпляры, копии и т.д.;
в) какие документы
вызывают сомнения в их доброкачественности (по форме, содержанию), какая часть
документа может иметь значение для дела;
г) что следует выяснять у
подозреваемого, обвиняемого и свидетелей при их допросах по проблемам
бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности;
д) какие вопросы
необходимо (и целесообразно) поставить перед ревизорами, экспертом-бухгалтером.
Кроме того,
специалист-бухгалтер предостерегает следователя от ошибок в употреблении (устно
и письменно) специальной терминологии, от недочетов при составлении специальных
процессуальных документов и др.
Специалист-бухгалтер -
важный участник судопроизводства, существенно расширяющий возможности
правоприменителя по осуществлению своих профессиональных обязанностей.
В целях реализации своих
социально значимых функций специалист имеет законодательно определенный статус,
который требуется соблюдать.
Задание 5. Подотчетное лицо Степанов С.С. по
возвращению из командировки не предоставил авансовый отчет в бухгалтерию, после
чего из кассы были выданы этому подотчетному лицу деньги под отчет на следующую
командировку. Правомерны ли действия сотрудников бухгалтерии? Какой порядок
выдачи денежных средств подотчетным лицам определен действующим законодательством?
Согласно п. 11 порядка
ведения кассовых операций предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные
расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий,
уполномоченных предприятий и организаций, отдельных подразделений хозяйственных
организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и
находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые
руководителями предприятий.
Следовательно, список
сотрудников, имеющих право получать денежные средства под отчет, размер денежных
средств и сроки, на которые они будут выданы, определяются приказом
руководителя организации.
Сотрудников организации,
получающих наличные деньги с последующей сдачей отчета об их использовании, принято
называть подотчетными лицами.
Для отчета по
использованию средств применяют унифицированную форму № АО-1 «Авансовый отчет»,
утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.01 №55.
Составляется авансовый
отчет в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На
оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень
документов, подтверждающих произведенные расходы (чеки ККМ, товарные чеки,
квитанции, транспортные документы, командировочное
удостоверение и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним
(графы 1—6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным
лицом в порядке их записи в отчете.
Бухгалтером организации
проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов,
подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета
сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к
учету (графы 7—8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа
9).
В случае выдачи
подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в авансовом отчете
заполняются реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой
стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы).
Проверенный авансовый
отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается
к учету. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией
производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Наличные денежные
средства выдаются под отчет, как правило, на:
- хозяйственные нужды
(покупка канцелярских товаров, хозяйственных товаров, горюче-смазочных материалов);
- командировочные
расходы (покупка билетов, оплата проживания); представительские расходы.
Согласно п. 10 Порядка
ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится из касс
предприятий, при временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать
по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на
получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
Выдача денежных средств
подотчетному лицу из кассы организации оформляется расходным
кассовым ордером (унифицированная форма № КО-2, утверждена постановлением
Госкомстата от 18.08.98 №88) или надлежаще оформленным другим документом (платежной
(расчетно-платежной) ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетом и др.), с
наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Документы на выдачу денег под отчет должны быть подписаны руководителем организации,
главным бухгалтером или уполномоченными на это лицами.
Стоит отметить, что
передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
В пункте 11 прядка
проведения кассовых операций указано, что выдача наличных денег под отчет на
расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм,
причитающихся командированным лицам на эти цели.
При направлении
сотрудника в командировку на него необходимо оформить следующие документы,
утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 № 1:
- приказ (распоряжение) о
направлении работника(ов) в командировку (унифицированная форма №Т-9(9а)).Он
применяется для оформления и учета направления работника(ов) в командировку(и).
Заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания,
подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом;
- командировочное
удостоверение (унифицированная форма №Т-10). Она является документом,
удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия в
пункт назначения и время убытия из него)и выписывается в одном экземпляре работником
кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку;
- служебное задание для
направления в командировку и отчет о его выполнении (унифицированная форма №Т-
10а), он применяется для оформления и учета служебного задания для направления
в командировку, а также отчета о его выполнении и утверждается руководителем
организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу
для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.
Все вышеуказанные
документы необходимо оформлять и заполнять в соответствии с требованиями
действующего законодательства, в ином случае, налоговыми органами при
проведении выездной налоговой проверки факт нахождения сотрудника в
командировке может быть не подтвержден, и, соответственно, не подтверждена
экономическая обоснованность произведенных командировочных расходов.
Согласно ст. 168
Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) в случае направления
работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы,
связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы,
произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры
возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются
коллективным договором или локальным нормативным актом.
Выдача наличных денег под
отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по
ранее выданному ему авансу. На сумму выданных под отчет денежных средств счет
71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами
учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71
«Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых
учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости
от характера произведенных расходов.
Лица, получившие наличные
деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на
который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в
бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести
окончательный расчет по ним, на это указывает п. 11 порядка ведения кассовых
операций.
Для возврата подотчетным
лицом остатка денежных средств в кассу организации оформляется приходный
кассовый ордер (унифицированная форма № КО-1, утвержденный Постановлением
Госкомстата от 18.08.98 №88).
В случае если подотчетное
лицо потратило собственные денежные средства сверх выданных ему под отчет, то
перерасход выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру.
Отметим, что в
соответствии со ст. 137 ТК РФ организация может удержать из заработной платы
работника сумму ранее выданного аванса в случае, если подотчетное лицо не
израсходовало и своевременно не возвратило денежные средства в кассу
организации. В бухгалтерском учете возврат денежных средств подотчетным лицом
отражается по дебету счета 50 «Касса» и кредиту счета 71 «Расчеты с
подотчетными лицами».
Бывают ситуации, когда
подотчетные лица не возвращают подотчетные суммы в кассу организации, в таком
случае опираясь на план
счетов - подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные
сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету
счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
Впоследствии, в случае
если эти суммы могут быть удержаны из оплаты труда работника, то они
списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета
70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
6. В ОБЭП УВД СВАО по г. Москва
поступила информация, что в ОАО «Рот-фронт» материально-ответственные лица
совершают систематическое хищение сырья для производства готовой продукции
посредством составления фиктивных актов на списание под видом порчи и
дальнейшая ее реализация через коммерческие структуры без документов учета.
Какие мероприятия следует провести для проверки данной информации? В каких документах
могут содержаться сведения, подтверждающие эти факты?
Для проверки информации
необходимо провести документальную ревизию.
Документальные ревизии включают в себя проверку
различных финансовых документов. На основе их анализа можно определить
законность и целесообразность расходования средств. В ходе фактической
ревизии проверяется наличие денег, ценных бумаг и материальных ценностей. Выборочная
(частичная) ревизия - проверка финансовой деятельности только за какой-то
короткий период времени.
Ревизия
основывается на проверке первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и
статистической отчетности, фактического наличия денежных средств и товарно-материальных
ценностей, результаты ревизии оформляются актом, имеющим юридическую силу
источника доказательств в следственной и судебной практике.
Список литературы
1. Бухгалтерский учет / Ю.А. Бабаев. –
М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 562 с.
2. Контроль и ревизия / М.А. Баранов и
др. - М.: КноРус, 2005. – 224с.
3. Контроль и ревизия/ под ред. М.Ф.
Овсийчук. - М.: КНОРУС, 2007.- 224 с.
4. Крамаровский Л. М. Ревизия и контроль
- М.: Финансы и статистика, 1998.
5. Маренков Л.Н. Контроль и ревизия.-
Ростов-на-Дону: Феникс, 2004.- 416 с.
6. Мельник М.В. Ревизия и контроль. –
М.: ИД ФБК-ПРЕСС, 2003. - 275 с.
7. Ольховская Л. Бухгалтерский учет на
предприятии. – М.: Буслов и К., 2006. – 522 с.
8. Соколов Я.В. Бухгалтерский учет. –
М.: Финансы и статистика, 2003. – 560 с.