нформация, зафиксированная в пространстве и времени и заключенная
в соответствующий формат, переходит в навое качественное состояние. Она становится
документом. В таком виде приобретает юридическую силу и решает конкретные
функциональные задачи. Документная информация содержит социально значимые
сведения, которые отражают факты, события, явления объективной и мыслительной
деятельности человека, и принципиально отличается, скажем, от той информации,
которая используется в СМИ. Она первична по своей сути и играет ключевую роль
в управленческом процессе. В предпринимательстве регламентирует деловые
отношения, служит интересам бизнес- коммуникации, исполняет роль правового
регулятора. Там, где нет документа или его функции игнорируются, считают западные
бизнесмены, появляется сговор, отношения выходят за рамки закона, выстраиваются
«по понятиям».
Отношение человека к
документу служит критерием оценки гражданской зрелости общества, степени его
цивилизованности, а для конкретной фирмы - мерилом ее надежности, состоятельности
как партнера. В рыночных условиях документ располагает еще одним качеством.
Речь идет о коммерциализации содержащейся в нем информации.
Не всякие, по мнению
предпринимателя, ценные сведения на самом деле являются конфиденциальными,
таят в себе государственные секреты. Однако это его интеллектуальная собственность.
Для него она «стоит денег». Ее сохранность - предмет его заботы, и, как
налогоплательщик, он рассчитывает на поддержку властей в этом вопросе. По
своему усмотрению он вводит для такой информации режим коммерческой тайны, что
помимо ее конфиденциальности предусматривает ее защиту от противозаконного
завладения.
Правовая
сущность этих проблем, их трактовка, отношение к ним государства, общества
впервые в нашей стране были очерчены в принятом в 1995 году Государственной
думой РФ Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите
информации». Чтобы по достоинству оценить значение этого законодательного
акта, видимо, уместно будет вспомнить документоведение нашего недалекого прошлого. Известно, что советское
делопроизводство формировалось и функционировало в орбите государственных
бюрократических структур, обслуживавших командно-распорядительную систему.
Все информационные ресурсы находились в руках и под контролем государства.
При этом господствовал культ секретности. Большая часть документного массива была
под запретом. Закон «Об информации, информатизации и защите информации» фактически
стал своего рода водоразделом в российском документове-дении, подведя черту
под целой эпохой в области информатизации, теми правилами, которые
господствовали во времена «железного занавеса». В нем были заложены принципы
либерализации государственной политики по отношению к документу, определен правовой
режим документирования информации, очерчены права собственности частных лиц на
отдельные документы, определен порядок правовой защиты информации. Отражая
происшедшие социально-экономические изменения в нашем обществе, он фактически
впервые определил роль и место информации в обществе, ее социальную и
материальную значимость. Информация отнесена к категории товара, фактически
становится субъектом собственности. Как всякую собственность, ее можно
купить, продать и, увы, украсть. При успешной реализации информация может
принести прибыль, а при утере, наоборот, повлечь убытки. Закон гарантирует
права физических и юридических лиц в отношении «тех документов, массивов
документов, которые созданы за счет их средств, приобретены ими на законных
основаниях, получены в порядке дарения или наследования». При этом подчеркивается,
что «...документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом
органами государственной власти, ответственными за организацию
делопроизводства, стандартизацию документов».
В рыночных условиях
весьма актуальной является проблема защиты коммерческой информации. Вступивший
в июле 2004 года в действие Федеральный закон «О коммерческой тайне» четко
определил границы предпринимательской информации, подлежащей первоочередной
защите. Это «научно-техническая, технологическая, коммерческая, организационная
или иная используемая в экономической деятельности информация, в том числе
ноу-хау, которая обладает действительной или потенциальной коммерческой
ценностью в силу ее неизвестности третьим лицам, которые могли бы получить выгоду
от ее разглашения или использования, к которой нет свободного доступа на законном
основании и по отношению к которой принимаются адекватные ее ценности
правовые, организационные, технические или иные меры охраны». Принятый в
развитие законодательного акта «Об информации, информатизации и защите
информации» этот закон имеет непосредственное отношение к бизнесу,
рыночным отношениям, где проблемы защиты корпоративной информации приобретают
острый и актуальный характер.
Напомним,
по Гражданскому кодексу РФ предпринимательство - это «самостоятельная,
осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое
получение прибыли от использования имущества, продажи товаров, выполнение
работ или оказания услуг лицами, зарегистрированными в этом качестве в установленном
порядке».
Вполне
понятно, что в условиях жесткой конкуренции дорога предпринимателя к максимальной
прибыли, что является основной целью его деятельности, не усеяна розами. Чтобы
выстоять в противостоянии с соперниками по бизнесу, сохранить за собой «место
под солнцем», требуется, кроме прочего, уметь сохранить свои коммерческие
секреты от недобросовестных конкурентов. Некоторые фирмы, вместо того чтобы вкладывать
собственные средства в разработку новых технологий, предпочитают
«позаимствовать» know-how у соседа. В-арсенале такого заимствования переманивание
сотрудников - носителей коммерческой тайны, а порой и просто элементарная
кража. К такому выводу пришла, в частности, газета «Известия», опубликовавшая
на своих страницах некое журналистское расследование о положении дел в этой
сфере1. Что является предметом вожделений конкурентов?
Упо-мянутый^Закон «О коммерческой тайне» дает общие ориентиры и не конкретизирует,
что именно составляет коммерческую тайну. Все зависит от рынка, коньюкту-ры
спроса и сложившейся вокруг фирмы ситуации. По словам генерального директора
ЗАО «Бриджтаун Фудс» Дмитрия Васильева, в сфере торговли в числе незаконно
«позаимствованных» сведений чаще всего оказываются данные «об используемой
технологии, структуре собственности, частная информация о руководстве,
наработанных контактах, составе активов компании, ее «слабых» местах». Если
речь идет о сфере добычи, то любители легкой наживы прежде всего пытаются
заполучить сведения о районах промысла, расположении и мощности месторождений,
перспективах добычи, заинтересованности рынка в добываемой продукции. В
производственной сфере к коммерческой тайне могут быть отнесены данные о стоимости
сырья, себестоимости продукции, затратах труда, применяемых технологических новинках,
маркетинговой ситуации в отношении производимого товара и т.п.
Закон
«О коммерческой тайне» выводит конфиденциальное делопроизводство в отдельную
область в системе документаци-онного обеспечения управления. Ее цель -
обеспечить адекватные условия для документирования конфиденциальной информации,
а также защиту информации, хотя в основе конфиденциального делопроизводства
лежат те же принципы, что и при открытом делопроизводстве. В практической
деятельности предприниматели вправе на свое усмотрение разработать свою
классификацию документов в зависимости от временных факторов, состояния рынка,
продажи, степени опасности. Они сами определяют статус оказавшихся в орбите их
деятельности информации и документов, которые могут иметь несколько уровней
ограничения доступа в зависимости от степени конфиденциальности. Российские
ГОСТы, и в частности ГОСТ Р 6.30 - 2003, содержащий требования к оформлению
документов, не предусматривают реквизит, обозначающий степень его
секретности.
В рамках
своих прав руководитель частной фирмы может самостоятельно определить статус
информации в плане ее конфиденциальности и обозначить гриф доступности к ней.
Государство в этом случае гарантирует право на коммерческую тайну и берет на
себя обязательство обеспечить судебную защиту этого права, естественно, если
владелец принимает необходимые меры к обеспечению конфиденциальности. Иными
словами, он содержит свои документы, обладающие коммерческой ценностью, в
условиях, когда завладеть ими можно только противозаконным путем. Они
хранятся в сейфах, отдельных помещениях, куда нельзя проникнуть без взлома,
круг сотрудников, имеющих доступ к ним, ограничен и строго учитывается.
Определив, насколько информация секретна, владелец может использовать такие
грифы, как: «Собственная информация фирмы», «Информация особого внимания», «Копии
не снимать», «Хранить в сейфе», «Конфиденциально», «Строго конфиденциально»,
«Строго конфиденциальная информация», «Конфиденциально-особый контроль»2.
Могут быть и другие варианты. Все зависит от конкретной обстановки и, если
хотите, рыночной стоимости информации. Для входящих документов рекомендуется
при необходимости проставлять уточняющие отметки, которые выделяли бы отдельные
из них из общего потока поступающих извне документов, например: «Лично»,
«Только адресату», «Вскрывать в присутствии руководства» и т.п. В целом вся
работа по классификации документов с точки зрения их конфиденциальности должна
быть направлена на надежную защиту интересов фирмы и государства, там, где
документы связаны с национальной безопасностью. Вместе с тем вся эта работа
должна протекать в рамках обеспечения прав и свободы граждан в соответствии с
существующими законодательными актами. «Борьба» за конфиденциальность не
должна тормозить производственный процесс фирмы, блокировать ее деловые
контакты.
В целом к
проблеме защиты информации надо подходить комплексно, используя современные
методы охраны и управления корпоративной информацией. Один из них - применение
многоступенчатого доступа к сведениям, внедрение разного рода паролей, специальных
кодов. Особенно это необходимо при широко распространенной в эпоху высоких
технологий компьютеризации офисов и растущем использовании электронных
носителей информации. В числе других мер рекомендуется внимательно следить за
«психологическим климатом» в коллективе, периодически проводить мониторинг по
поводу отношения сотрудников к своим обязанностям, интересам фирмы, освобождаясь
от сомнительных и недисциплинированных лиц.
Если феномен «коммерческая
тайна» в современной российской действительности - явление сравнительно
новое, то в развитых капиталистических странах - это «пройденный этап». В деле
защиты корпоративных секретов там накоплен богатый опыт.. Как свидетельствует
практика, западные фирмы в условиях свободного рынка, жесткой конкуренции
придают первостепенное значение вопросам организации работы с конфиденциальными
документами. Особенно это относится к компаниям, так или иначе связанным с
правительственными заказами. Большая доля ответственности в этом плане лежит
на плечах секретарей (особенно это касается предприятий малого и среднего
бизнеса), учитывая, что вопросы приема, обработки, учета и хранения документов,
другие аспекты делопроизводства чаще всего находятся в сфере их служебных обязанностей.
Адресованная секретарскому цеху в США книга «Merriam-Webster's Secretarial Handbook», своего рода руководство
по профессии, предупреждает, что «американские компании частного сектора обязаны
строго соблюдать правительственные инструкции, касающиеся конфиденциальной информации».
С этой целью, подчеркивается в книге, должны быть предприняты особые меры
предосторожности, включая хранение документов, содержащих эту информацию, в
специальных сейфах, хранилищах. Для работы с такими документами выделяются
уполномоченные лица, действующие в рамках предоставленных им прав. При необходимости
компания в развитие «указаний свыше» разрабатывает свои инструкции обращения
с конфиденциальной информацией, в основе которых должны быть заложены требования
официальных структур3. Надо отметить, что в целом на американских
фирмах строго придерживаются предписанных правил в отношении корпоративных
секретов. Там внимательно следят за сохранностью документов, и секретари, как
носители коммерческих секретов, при поступлении на работу проходят тщательный
инструктаж в этой плоскости. Они обязаны хорошо знать и строго придерживаться
предусмотренных в американском конфиденциальном делопроизводстве правил. Рассмотрим
некоторые из этих правил, касающиеся классификации служебных документов с
точки зрения их конфиденциальности, тем более что их оформление имеет свои особенности4.
В широком
аспекте в американском, как и в российском делопроизводстве все служебные
документы по уровню доступности делятся на две категории: общедоступные (Unclassified information) и конфиденциальные документы (Classified information). Последние могут содержать секретные данные, сведения с
ограниченным доступом. Они не подлежат оглашению. Unclassified information (общедоступная информация) имеет обычно пометку (U). Она не относится к разряду секретной
и требует специальных средств защиты против несанкционированного доступа
только в рамках фирмы по усмотрению ее руководителя. При ее использовании
может быть применен гриф «For official use only» («Только для официального использования»)
или «Limited official use» («Для ограниченного
использования»).
Документы, относящиеся
к категории Classified information5, носят штамп «Confidential», что означает официальный,
иногда секретный характер содержащейся в них информации. Во имя национальных
интересов она должна быть защищена против несанкционированного доступа к ее
содержанию. Все документы, так или иначе содержащие конфиденциальную информацию,
в соответствии с установленными правилами должны быть соответствующим образом
проштампованы. Штамп «Confidential» проставляется на каждой странице
в верхней части над внутренним адресом (inside address) и нижней после отметки о
приложении. Он также должен присутствовать на внешней стороне первого или
титульного листа. Отметка «Confidential» набирается прописными буквами.
Документы, относящиеся к категории «Confidential», по формату, т.е. составу и размещению реквизитов, несколько
отличаются от обычных деловых писем. Рекомендуется формат, именуемый в
американском делопроизводстве Modified Block Letter Style. Его суть заключается в том,
что, сохраняя определенные межстрочные интервалы, он включает в обязательном
порядке такие реквизиты (если использовать российскую терминологию), как
заголовок к тексту, исходящий номер, ссылку на входящий, если таковой имеется.
Вместе с тем отсутствуют приветственное обращение к адресату (salutation) и заключительная формула
вежливости (complimentary close).
Далее
следует иметь в виду, что если стоит отметка «Official information», это значит, что информация является продуктом и собственностью
правительства США и находится в его распоряжении. Declassify означает, что гриф секретности уровня Classified information с данного документа снят, и он не требует дальнейшей защиты от
несанкционированного вмешательства. Определение Downgrade относится к документам категории Classified information, которые в текущий момент не требуют высокой степени защиты. Но
она может быть изменена в соответствии с обстановкой, если потребуется повышение
степени защиты против несанкционированного доступа. Regrade относится к той категории Classified information, которая имеет гибкую степень защиты против несанкционированного
доступа. Она меняется в соответствии с обстановкой. Характеристика Upgrade свидетельствует, что Classified information нуждается в изменении степени
защиты против несанкционированного доступа в сторону повышения.
Как уже
отмечалось, высшая степень категории секретности обозначается термином «Confidential» (С). Эта информация в обязательном порядке требует защиты против несанкционированного
доступа. Разглашение содержания данной информации может нанести ущерб национальной
безопасности. Далее по степени секретности следуют Secret (S) (информация, требующая высокого уровеня защиты против
несанкционированного доступа, так как разглашение может нанести серьезный ущерб
национальной безопасности) и Top Secret (TS). Проставляются на
документах, содержащих совершенно секретную информацию. Они требуют
наивысшего уровня защиты против несанкционированного доступа, так как разглашение
этих сведений может нанести серьезный ущерб национальной безопасности.