Введение
Работа любого учреждения
невозможна без чёткого представления о его устройстве, задачах и функциях. Это
в полной мере относится и к ведомственным архивам, роль которых в хранении
документов крайне важна. В данной работе мы подробно остановимся на ключевых
аспектах работы ведомственных архивов и, в частности, их функциях.
С этой целью данная
работа поделена на следующие части: введение, первую главу, состоящую из трёх
параграфов, вторую главу, состоящую из двух параграфов, и заключение. В первой
главе мы кратко остановимся на определении и разновидностях ведомственных
архивов, их особенностях и законодательной основе функционирования. Вторая
глава посвящена задачам и функциям ведомственных архивов. В заключении мы
подведём краткий итог всего рассмотренного материала.
В данной работе
использовано законодательство Российской Федерации, а также литература О.В.
Вовкотруб, Л.Р.Фионовой, М.В. Кирсановой и других.
Глава 1.
Определение и разновидности ведомственных архивов, особенности и законодательная
основа их функционирования
1.1. Определение и разновидности ведомственных архивов
Ведомственный архив
— понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив
областного учреждения, хранящий материалы подведомственных
организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре
учреждения может не быть специального подразделения – архива, и в штатном
расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все
равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом
работника, ответственного за архив. Министерства, ведомства, организации и
учреждения обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок,
организацию использования, а так же своевременную передачу их на государственное
хранение. Все работы с документами в ведомственном архиве ведутся с соблюдением
правил, устанавливаемых Росархивом. Существуют такие разновидности
ведомственных архивов:
· центральный отраслевой
архив министерства хранит документы организаций отрасли всех
уровней;
· центральный архив министерства
хранит документы центрального аппарата и непосредственно подчиненных
организации;
· объединенный
ведомственный архив хранит документы организаций ,связанных
соподчиненностью или однотипных по профилю деятельности;
· объединенный межведомственный архив хранит документы
организаций нескольких отраслей, систем.
Ведомственным называется
архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации,
не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся
структурным подразделением организации[1].
Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий
до передачи их на государственное хранение.
1.2. Особенности функционирования ведомственных архивов
В ведомственный архив
передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному
составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет)
хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно
службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по
истечении сроков хранения подлежат уничтожению
Документы передаются в
ведомственный архив в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом,
одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Из канцелярии и
структурных подразделений дела передаются, как правило, через год после
окончания их делопроизводством[2]
(т.е. дела, заведенные и законченные в 2009 г., должны передаваться в 2010 г.).
Но дела постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует
передавать в ведомственный архив сразу по окончании года.
В объединенный
ведомственный архив дела могут передаваться и через два-три года после
окончания их делопроизводством, в зависимости от их оперативной значимости и
других условий. Прием дел ведомственным архивом из других учреждений проводится
также по описи, но, кроме того, оформляется актом сдачи материалов. Передача
вместе с документами учетного и научно-справочного аппарата (лист фонда, дело
фонда, указатели, картотеки и т.п.) оговаривается в акте.
Окончание приема
документов в архив завершается заполнением учетных документов.
Иногда госархив принимает
не все документы постоянного хранения, находящиеся в ведомственном архиве. ГАС
производит отбор документов на государственное хранение с учетом материалов,
находящихся в архиве в составе других фондов.
Документы АФ РФ,
хранящиеся в ведомственном архиве, подлежат централизованному государственному
учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета поступлений и выбытия
документов, а также список фондов ведутся в архивах, хранящих документы двух и
более фондов. Большая часть ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим
учетные документы такого архива.
Основными формами
использования документов ведомственного архива являются:
· информирование руководства и
структурных подразделений организации (в структуре которой функционирует
архив), а также других организаций и исполнение их запросов;
· культурно-просветительская и работа
архива;
· исполнение запросов социально-правового
характера;
· предоставление документов для
изучения в читальном зале архива.
Комплектование
государственных и ведомственных архивов в основном сходно; оно складывается из
определения источников комплектования, определения состава документов, подлежащих
государственному хранению, приема документов в архив. Работа по комплектованию
ведомственного архива проводится под руководством государственной архивной
службы.
1.3. Законодательная основа функционирования ведомственных
архивов
Основными нормативными документами,
регламентирующими работу ведомственных архивов, являются «Основные правила
работы ведомственных архивов»[3]
и «Единая государственная система делопроизводства» (ЕГСД). Основные правила
определяют главные задачи ведомственного архива, в соответствии с которыми
определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории
учреждения — источника комплектования и профиля архива. В «Основах
законодательства Российской Федерации об архивном фонде РФ»[4]
декларируется целостность государственного архивного дела независимо от формы
собственности на документы, устанавливается уголовная ответственность за порчу,
хищение, несанкционированное уничтожение, безвозвратный вывоз архивных
документов. В целом они исходят из того, что документальное наследие составляет
важную часть культурного достояния нации, что архивная система играет
существенную роль в жизни страны, а историк-архивист является тем, кто отвечает
за надлежащее функционирование этой важной сферы жизнедеятельности
общества.
Указом Президента РФ
большинство центральных государственных архивов было внесено в
государственный свод особо ценных объектов культурного наследия народов
РФ.
Сфера ведения Основ
законодательства распространяется на все находящиеся на территории России
архивные документы и концентрирующие их архивы.
Тем самым «Основы
законодательства» провозглашают принцип неотъемлемости ценных документов, т.е.
документов, подлежащих вечному сохранению в силу их значимости для общества или
для собственника, от общего историко-культурного наследия народов России,
рассматривая их в то же время и как составную часть мирового
историко-культурного достояния. Такие документы и архивы в «Основах
законодательства» объединены ранее существовавшим лишь в обыденном сознании
понятием «Архивный фонд Российской Федерации».
Впервые в архивной
сфере были разграничены полномочия Российской Федерации и ее
субъектов, Архивный фонд РФ разделен на 2 части: государственную и
негосударственную.
Основные положения и
принципы "Основ законодательства" были конкретизированы в
утвержденном указом Президента Российской Федерации от 17 марта
1994 г. "Положении об Архивном фонде Российской
Федерации". Оно определило прежде всего предельные сроки ведомственного
хранения архивных документов государственной части Архивного фонда
России.
"Положение"
зафиксировало также механизм взаимоотношений учреждений
Государственной архивной службы с собственниками и владельцами
негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации.
Последние представляют сведения о своих документах с целью их государственного
учета, обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей
архивах, могут передавать свои документы в собственность государства или на
временное, в том числе депозитарное, хранение. Порядок, условия такой
передачи определяются соглашениями (договорами) с учреждениями
Государственной архивной службы.
В 1993 году было принято
постановление президента Российской Федерации «О порядке
ведомственного хранения документов и организации их в делопроизводстве»[5].
Это постановление
регулирует взаимоотношения между учреждениями Государственной
архивной службы и центральными органами федеральной
исполнительной власти, государственными учреждениями, организациями
и предприятиями, а также совершенствования ведомственного хранения документов и
организации их в делопроизводстве.
В 1994 году был издан
Указ Президента РФ «Об утверждении положения об Архивном фонде
Российской Федерации и Положения о Государственной
архивной службе России». В Положении об архивном фонде
российской федерации закреплен состав государственной и
негосударственной частей АФ РФ, отражена сеть федеральных архивов,
архивов субъектов Федерации и муниципальных архивов, указаны порядок и сроки хранения
документов, дан полный перечень отраслевых фондов.
28 декабря 1998 г.
утверждается «Положение о Федеральной архивной службе России»,[6]
в котором говорится, что в компетенцию Росархива входит как руководство
архивной, так и делопроизводственной сферой в стране.
Как видно из
перечисленного Президент и Правительство Российской федерации
уделили немало внимания архивному делу.
На рубеже третьего
тысячелетия подготовка нового архивного закона стала настоятельной
необходимостью.
25 октября 2004 года
вступил в действие Федеральный закон «Об архивном деле в
Российской Федерации»[7].
В отличие от Основ
законодательства, являющихся по своей форме сводом наиболее общих
правовых установок, в новом законе более детально и технологично отражены
вопросы организации архивной работы по всем ее направлениям. Содержание
разделов проекта не только покрывает нормы Основ законодательства и
утвержденного Указом Президента Российской Федерации Положения об
Архивном фонде Российской Федерации (оба эти правовых акта со
вступлением в силу закона должны быть отменены), но значительно расширяет и
обогащает их.
При этом закон не
отменяет права субъектов Российской Федерации принимать в пределах
предоставленной им компетенции собственные архивные законы.
Серьезно расширена сфера
действия закона, регулирующего отношения по организации хранения,
комплектования, учета, использования не только документов Архивного фонда
Российской Федерации (т. е. подлежащих постоянному хранению), но и
других архивных документов (с временными сроками хранения). Отсюда — иное
название закона ("Об архивном деле...", а не "Об Архивном фонде
и архивах..."), расширенный и дополненный
понятийный аппарат (введены новые дефиниции, в частности
"документ Архивного фонда Российской Федерации",
"документы по личному составу", "особо ценный
документ", "уникальный документ", "постоянное
хранение", "временное хранение", "депозитарное
хранение").
Нормы закона тщательно
состыкованы с действующим законодательством. Закон де-юре закрепляет
сложившееся в стране фактическое разделение архивных фондов, т. е.
федеральной собственностью объявляются архивные документы, хранящиеся в
федеральных архивах, содержание которых полностью обеспечивает
федеральный бюджет. В собственности субъектов Российской Федерации
остаются все документы, хранящиеся в региональных государственных архивах,
которые финансируются из средств бюджетов субъектов Российской
Федерации.
В закон включена новая
для архивного права норма: территориальные организации федеральных органов
государственной власти могут сдавать свои документы в региональные архивы
на договорной основе.
Следующая новация закона
- норма о том, что документы Архивного фонда России, поступившие на хранение в
государственные и муниципальные архивы, не входят в состав их имущества.
Своеобразным дополнением
к Гражданскому кодексу России является статья закона "Обязанности органов
государственной власти, органов местного самоуправления, юридических лиц
по комплектованию государственных и муниципальных архивов", которая
подробно объясняет, как поступать с архивными документами при реорганизации (в
том числе путем преобразования, разделения или выделения) или ликвидации
юридических лиц различных форм собственности.
Абсолютно новой
является статья об особенностях гражданского оборота документов Архивного фонда
Российской Федерации, находящихся в частной собственности.
Для архивов
организаций разработаны «Основные правила работы архивов
организаций». Правила основываются на действующей
нормативной правовой базе в области информации, документационного
обеспечения управления и архивного дела, учитывают современные достижения в
применении технических средств и информационных технологий в работе с
документами. Правила распространяются на архивы государственных
организаций, а так же обязательны для всех негосударственных
организаций. К Правилам приложены формы документов, обеспечивающих работу
архива.
Глава 2. Задачи
и функции ведомственных архивов
2.1. Задачи ведомственных архивов
Помимо архивных
учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в
каждой организации существует свой архив. Ведомственные архивы,
составляя государственную часть архивного фонда РФ, не входят в систему
государственной архивной службы, но являются источниками пополнения
АФ РФ.
Ведомственный архив
понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив
областного учреждения, хранящий материалы подведомственных
организаций, и архив низового учреждения, предприятия.
Архив учреждения,
организации, предприятия хранит документы только одного учреждения и его
общественных организаций.
Профиль архива
определяется положением о нем. Согласно типовым положениям о ведомственном
архиве для всех их разновидностей в состав хранящихся документов входят:
· законченные текущим делопроизводством
документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности
учреждения;
· документы временного срока
хранения(свыше 10 лет),необходимые в практической деятельности, документы
по личному составу;
· документы постоянного хранения и по
личному составу учреждений предшественников, а также ликвидированных
учреждений непосредственно подчиненных министерству;
· личные фонды деятелей науки,
искусства, работавших в данном учреждении.
Кроме того, в архиве
хранятся копии особо ценных документов, печатные издания,
научно-справочный аппарат к документам архива.
Главные задачи
ведомственного архива:
· комплектование архива;
· обеспечение сохранности и учет
документов;
· отбор, обработка и подготовка к
передаче дел на государственное
хранение;
· использование хранящихся в архиве
документов;
· осуществление методического
руководства и контроля за организацией документов в делопроизводстве.
2.2. Функции ведомственных архивов
В
соответствии с задачами определяются функции архива:
1. Комплектование архива,
прием документов из структурных подразделений, подведомственных
организаций; ежегодное проведение экспертизы ценности документов,
хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела подлежащие
дальнейшему хранению.
2. Обеспечение сохранности
документов, создание условий, обеспечивающих сохранность документов,
улучшение температурно- влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических
условий, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение
дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на
государственное хранение.
3. Использование документов,
информирование руководителей и работников о составе и содержании
документов, исполнение запросов учреждений и граждан.
4. Контроль и оказание
помощи делопроизводственным службам, составление номенклатуры дел, участие в
работе ЭК проверка правильности формирования и оформления дел, проверяют работу
архивов подведомственных организаций.
Более полно
список функций ведомственных архивов определён в «Основных правилах работы
ведомственных архивов»: «ведомственный архив в целях выполнения своих главных
задач осуществляет следующие основные функции:
Принимает на
хранение … документы структурных подразделений организации, а также других
организаций, являющихся источниками комплектования архива. По согласованию с
соответствующим учреждением государственной архивной службы может
принимать и хранить до передачи на государственное хранение документы личного
происхождения.
В целях
обеспечения порядка комплектования и учета документов центральный
(центральный отраслевой) и объединенный ведомственный или
междуведомственный архивы составляют и ведут списки организаций -
источников комплектования. Список, одобренный ЦЭК (ЭК) организации и
согласованный с ЭПК соответствующего архивного учреждения, утверждается
руководителем организации.
Учитывает и
обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов. Осуществляет
фондирование принятых в архив дел и документов. Составляет научно -
справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его
преемственности с научно-справочным аппаратом к документам, переданным в
государственный архив.
Проводит
экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на
рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации годовые разделы сводных описей дел,
подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с
истечением сроков их хранения; участвует в работе ЦЭК (ЭК) организации;
оказывает методическую помощь в проведении в делопроизводстве организации
экспертизы ценности документов.
Подготавливает
и передает на государственное хранение документы ГАФ РФ и страховой фонд
копий особо ценных документов ГАФ РФ.
В этих целях:
осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых
разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЦЭК (ЭК)
организации и ЭПК соответствующего архивного учреждения;
Осуществляет
по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет
особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда
копий этих документов, ведет учет данных копий;
Оказывает
методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации
(канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с
номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив.
Представляет
ежегодно в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме
фондов, хранящихся в архиве.
Осуществляет
использование документов, хранящихся в архиве:
Информирует
руководство и работников организации о составе и содержании документов архива,
по поручению руководства организации осуществляет выявление документов; выдает
в установленном порядке документы или копии документов заинтересованным
организациям во временное пользование, а также для работы исследователям в
читальном зале; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам
социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов
и архивные справки, консультирует организации и отдельных лиц по вопросам
местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок; ведет
учет использования документов, хранящихся в архиве.
Осуществляет
проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в
делопроизводстве организации (центральный (центральный отраслевой),
объединенный ведомственный или межведомственный архивы осуществляют также
проверку в организациях-источниках комплектования и в соответствующих
подведомственных организациях).
Участвует в
разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций,
положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в
делопроизводстве.
Участвует в
проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и
службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой),
объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные
мероприятия для работников организаций - источников комплектования и
соответствующих подведомственных организаций).
Центральный
(центральный отраслевой) архив участвует в организации и осуществлении
ведомственного контроля за работой архивов и организацией документов в
делопроизводстве организаций отрасли (системы); вносит предложения руководству
министерства (ведомства) о совершенствовании архивного дела и делопроизводства
в отрасли (системе).
Ведомственному
архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право: давать в
установленном порядке указания структурным подразделениям организаций архивам
соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в
компетенцию архива; запрашивать от структурных подразделений организации и от
архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые
для работы архива.»[8]
Заключение
В целом можно
сделать вывод о том, что функции ведомственных архивов сводятся к следующим:
комплектование архива, прием документов из структурных подразделений,
подведомственных организаций; ежегодное проведение экспертизы ценности
документов, хранящихся в архиве, отбор и оформление документов на дела
подлежащие дальнейшему хранению; обеспечение сохранности документов,
создание условий, обеспечивающих сохранность документов, улучшение
температурно-влажностного режима, нормальных санитарно-гигиенических
условий, организация учета документов, проверки наличия дел, проведение
дезинфекции документов, реставрации, топографирование, подготовка к передаче на
государственное хранение; использование документов, информирование руководителей
и работников о составе и содержании документов, исполнение запросов
учреждений и граждан; контроль и оказание помощи делопроизводственным
службам, составление номенклатуры дел, участие в работе ЭК проверка
правильности формирования и оформления дел, проверяют работу архивов
подведомственных организаций.
Правильная и
чёткая организация деятельности ведомственных архивов необходима для
обеспечения пополнения фонда документов, оперативной и эффективной работы с
ним, а также хранения необходимых данных в течение положенного времени и
уничтожения документов, срок хранения которых истёк. В этой связи знание
функций архива и их чёткое выполнение являются залогом слаженной и эффективной
работы каждого ведомственного архива.
Список
использованных источников:
1.
Гражданский
кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 №51-ФЗ
2.
«Основные
правила работы ведомственных архивов» (утв. Приказом Главархива СССР от
05.09.1985 №263)
3.
Основы
законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и
архивах от 7 июля 1993 г. №5341-I«О порядке ведомственного хранения документов
и организации их в делопроизводстве». Постановление. Совет министров —
Правительство РФ. 1993 г.
4.
Постановление
Правительства РФ от 28 декабря 1998 г. №1562 "Об утверждении Положения о
Федеральной архивной службе России"
5.
Федеральный
закон «Об архивном деле в Российской Федерации» №125-ФЗ от
24.10.2004.
6.
Андреева
В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. Издание 9-е, исправленное и
дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес–школа «Интел–Синтез», 2003.
7.
Вовкотруб
О.В., Фионова Л.Р.. Архивоведение — Пенза, 2007.
8.
Кирсанова
М.В. Современное делопроизводство — М.: 2003.
9. Кузнецова Т.В., Санкина
Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. Делопроизводство : Учебник для
вузов — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.