Федеральная таможенная служба
Государственное казённое образовательное учреждение
высшего образования
«Российская таможенная академия»
Владивостокский филиал
Кафедра таможенных операций, таможенного контроля и ТСТК
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
по дисциплине: Основы документооборота в таможенных органах
тема: Контроль за исполнением документа, документооборота и состоянием архивного дела
Выполнил:__________ , студент ____ курса
заочной формы обучения
факультета таможенного дела, группа ____
Проверил: ____________________________
_____________________________________
Оценка________________________
Подпись_______________________
«___»______________________20__ г.
Владивосток 2017
Содержание
Введение3
1. Понятие контроля как функции управления5
2. Формы и виды контрольной деятельности и основные этапы ее осуществления7
3. Сроки проведения различных видов контрольной деятельности и порядок ее проведения11
4. Виды отчетных документов, составляемых после завершения контроля14
5. Отличие контроля от надзора, наблюдения и иных форм проверок, проводимых по делопроизводству15
Заключение18
Практическое задание19
Список использованной литературы25
Введение
Контроль тема давно и широко обсуждаемая. Однако, настраивая этот тончайший механизм, не всегда правильно расставляют акценты, а в результате получают либо крайне упрощенный вариант, либо растягивают процесс до бесконечности. А как хочется в соответствии с древней поговоркой организовать работу таким образом, чтобы «и волки были сыты, и овцы целы». Безусловно, неправильно забывать о том, что приоритетом в процессе осуществления любого контроля является производственная составляющая, однако нельзя полностью исключать и морально-этическую сторону этого вопроса. Ведь от того, какая справка о состоянии исполнительской дисциплины будет подана руководству, во многом зависят и дальнейшие оргвыводы: «казнить или помиловать». Конечно, с точки зрения бизнеса, морально-этическая сторона этого вопроса не должна превалировать над профессиональной. Чаще всего помехой является отсутствие продуманного и взвешенного решения, нацеленного на достижение поставленного результата, а также отсутствие механизма оценки этого результата.
Контролер не должен сомневаться в своих выводах. И не важно, какой будет оценка: положительной или отрицательной, она должна быть верной. Верной и своевременной.
Исторически российское делопроизводство сложилось таким образом, что задача осуществления контроля исполнения документов и поручений являлась одной из основных задач канцелярий, служб ДОУ и других аналогичных подразделений. Однако в условиях рынка и здоровой конкуренции данная функция изменила свои очертания и направленность. Сегодня, когда основным критерием контроля является достижение поставленного результата, не стоит полагаться только на возможности делопроизводственных подразделений. Поэтому в данной работе хотелось бы обратить ваше внимание на необходимость разграничения контрольных функций между подразделениями и должностными лицами, а также определить основные обязанности и возможности служб ДОУ в рассматриваемом процессе.
Известно, что целью любого управленческого действия является достижение результата, и без определения этой цели любые действия с документами (регистрация, исполнение, хранение и т.д.) утрачивают свое назначение, а цель заменяется самим процессом (зарегистрировать, разослать и проконтролировать, да и контроль тогда сводится только к констатации факта: исполнено не исполнено).
Цель данной работы - исследовать контроль за исполнением документа, документооборота и состоянием архивного дела.
Задачи:
- рассмотреть понятие контроля как функции управления;
- исследовать формы и виды контрольной деятельности и основные этапы ее осуществления;
- определить сроки проведения различных видов контрольной деятельности и порядок ее проведения;
- рассмотреть виды отчетных документов, составляемых после завершения контроля;
- исследовать отличия контроля от надзора, наблюдения и иных форм проверок, проводимых по делопроизводству.
Теоретической основой работы стали труды таких авторов, как Петрушко Е.Н., Шкилёв В.В., Элова Г.В.
1 Понятие контроля как функции управления
Контроль - это вид управленческой деятельности, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации. Выделяют два направления (рис. 1):
Рисунок 1 Направления контроля
Именно поэтому контроль - одна из ведущих функций управления после целеполагания. Если не выработана цель, то и нечего контролировать. В связи с этим контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей [2].
Контроль способствует успешному функционированию предприятия. Без контроля совместной деятельности на предприятии начинается хаос.
Основными причинами необходимости контроля являются (рис.2):
Рисунок 2 Причины необходимости контроля
Содержание функции контроля в конкретной ситуации определяется структурой и содержанием других функций управления (планирования, организовывания, мотивирования). В то же время принятая система контроля будет влиять на содержание систем планирования, организации деятельности, мотивирования.
Тесная связь контрольной функции с функцией планирования проявляется в формулировании целей и контрольных показателей, которые фиксируются в соответствующих планах, а также в том, что временные периоды осуществления обеих функций должны совпадать. Это означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.
Связь контроля с функцией организовывания прослеживается в решении проблемы централизации - децентрализации и установлении субъекта и объекта контроля. Чем выше нестабильность среды, тем актуальнее применение децентрализации по разным уровням иерархии.
Субъекты и объекты контроля (подразделения, персонал) должны быть четко указаны в положениях о подразделениях и должностных инструкциях.
Результаты контроля, в соответствии с теорией Портера- Лоулера, являются необходимым условием для мотивации персонала, т. к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.
Эффективное сочетание различных видов контроля с учетом параметров внешней и внутренней среды - залог успеха функционирования организации.
2 Формы и виды контрольной деятельности и основные этапы ее осуществления
Всякая управленческая структура выполняет функции контроля. Контроль способствует усилению исполнительской дисциплины, повышению ответственности при выполнении решений и заданий руководства. Контрольные действия в организации должны осуществляться открыто и планомерно [3].
Одной из составляющих функций контроля и важным элементом документационного обеспечения управления является контроль исполнения документов, решений и заданий (поручений).
Контроль исполнения документов и порученийсовокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов, созданных в организации, поступающих из вышестоящих организаций, от других организаций и граждан.
Контроль исполнения документов ведется с целью содействия своевременного и качественного исполнения решений и задач руководства организации или структурного подразделения. Различают два направления контрольной деятельности (рис. 3):
Рисунок 3 - Направления контрольной деятельности в делопроизводстве
Возможны две формы организации контроляцентрализованная и децентрализованная. Выбор организационной формы ведения контрольных операций зависит от размера организации, структуры службы ДОУ, объема документооборота и выбранной формы работы с документами (централизованной, децентрализованной или смешанной).
В организации с небольшим объемом документооборота в составе службы ДОУ работает один специалист по контролю. В соответствии с «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» эта должность называется инспектор по контролю.
В отдельных структурных подразделениях контроль сроков исполнения документов и поручений могут вести секретари или лица, ответственные за делопроизводство, что должно быть закреплено в Инструкции по делопроизводству и Должностных инструкциях этих работников [5].
В небольших организациях, в структуре которых нет службы ДОУ, ведение контроля исполнения документов входит в обязанности работника, ответственного за регистрацию и учет документов или работника, отвечающего за документационное обеспечение организации (например, секретарь руководителя).
Локальные нормативные акты, регламентирующие формы и порядок проведения контроля, устанавливают правомерность контроля, формируют у сотрудников привычку к проверкам как к необходимой процедуре.
Контроль исполнения документов включает (рис. 4).
При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим формированием о ходе и результатах исполнения, вместе с документами пересылаются 2 экз. РКФ. После исполнения 1 экз. карточки возвращается в головную организацию с указанием даты и содержания исполнения документа.
Рисунок 3 Структура контроля исполнения документа
На контроль ставятся все документы, требующие исполнения, т.е. принятия дополнительного решения, выполнения каких-либо действий или подготовки ответного документа [6].
Если в организации для регистрации документов используется журнальная форма регистрации, то для контроля заводятся специальные контрольные карточки или еще один (контрольный) журнал. Журнальную форму эффективно применять в организациях, где отдельно выведена работа с конфиденциальной информацией и в организациях с небольшим объемом документооборота.
Контрольная картотека имеет два раздела «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».
Доведение контролируемого документа до исполнителя осуществляется под роспись в РКК, которая потом находится в контрольной картотеке. Для доведения документа до исполнителя может использоваться информационно-телекоммуникационная сеть, документ направляется исполнителю в электронный адрес с уведомлением отправителя о получении документа. Получение службой ДОУ уведомления означает, что документ, поставленный на контроль, принят к исполнению.
Служба ДОУ (служба контроля) организации проводит предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов. Для этого исполнителю, при наличии нескольких исполнителейответственному исполнителю, рассылается напоминание о приближении срока исполнения документа.
Все напоминания исполнителям фиксируются в РКК.
Ведение текущего контроля предполагает ежедневный просмотр карточек инспектором по контролю или другим ответственным лицом. Выявляются документы, которые должны быть исполнены на следующий день или через 2-3 дня. Обязательно проверяется ход их исполнения и выявляется, не срывается ли выполнение задания. Из вышесказанного понятно, что текущий и предупредительный контрольэто постоянная проверка и регулирование хода выполнения документов.
В случае невозможности исполнить документ в срок исполнитель за 3 дня до истечения срока обязан обратиться с мотивированной письменной просьбой о продлении срока к руководителю. Решение о продлении срока исполнения принимает только руководитель, вынесший резолюцию.
3 Сроки проведения различных видов контрольной деятельности и порядок ее проведения
Сроки исполнения документов могут быть типовыми или индивидуальными.
Типовые сроки исполнения определенных категорий документов установлены законодательными или нормативно-правовыми актами Российской Федерации. Каждая служба делопроизводства должна иметь такой перечень документов с типовыми сроками исполнения. Рекомендуем включить такой перечень в качестве приложения к Инструкции по делопроизводству, тем самым он будет доведен до всех управленческих работников организации [1].
Приведем перечень типовых сроков исполнения документов:
-поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерациив срок, указанный в поручении или в месячный срок со дня его подписания;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Президента Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Весьма срочно» рассматриваются в течение 5 дней;
- поручения Правительства Российской Федерации с грифом «Срочно» рассматриваются в течение 10 дней;
- письма Министерства иностранных дел, без согласования с другими организациями в течение 15 дней, с согласованием30 дней;
- запрос депутата Федерального Собранияне позднее, чем в 15-дневный срок со дня получения;
- предложения и заявления депутатов Федерального Собрания в срок до одного месяца; не требующие изучения и проверкив максимально короткие сроки;
- письма-поручения и письма запросы вышестоящих организаций- к указанному сроку или в течение 10 дней;
- обращения граждан 30 дней со дня регистрации; при необходимости дополнительного изучения допускается продлевать на срок не более 30 дней;
- протоколы разногласий: составление и направление в 10-дневный срок, рассмотрение в 20-дневный срок;
- телеграммы, требующие срочного решения,до 3 дней, остальные в течение 10 дней;
- письма предприятий, организаций, учреждений 10 дней;
- поручения платежные: выписки и сдача в учреждения банка не позднее следующего дня после получения товара;
- жалоба на неправильные действия или распоряжения финансовых органов: рассмотрение не позднее 10-дневного срока со дня поступления.
Индивидуальные сроки исполнения
- Могут содержаться в тексте документа (приказа, распоряжения, решения и др.). Поступающие из вышестоящих организаций или органов власти, как правило, содержат сроки выполнения указанных в них действий.
- Устанавливаются руководителем при вынесении резолюции. Бывают случаи, когда невозможно сразу установить точный срок исполнения документа, тогда устанавливается условный срок, который затем корректируется в ходе исполнения документа [7].
Если документ имеет длительный срок исполнения, тогда контролируют исполнение промежуточных этапов. Срок исполнения каждого этапа фиксируется в РКФ.
Сроки исполнения документа исчисляются в календарных днях: поступивших (входящих) из других организацийс момента поступления; для отправленных (исходящих) и внутреннихс даты их подписания или утверждения. Исполнение контролируется с момента поставки документа на контроль.
В ходе исполнения документов по объективным причинам сроки могут изменяться.
Изменение индивидуального срока исполнения документов могут производиться только тем руководителем, который его установил. После согласования с руководством нового срока исполнитель обязан сообщить о переносе (изменении) срока исполнения в службу ДОУ. Решение о переносе срока исполнения документа принимается за два-три дня до истечения первоначально установленной даты. Исправление срока задним числом не допускается [8].
Согласование подготавливаемого документа с заинтересованными организациями и лицами должно проводиться в пределах установленного срока исполнения документа.
4 Виды отчетных документов, составляемых после завершения контроля
Учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов осуществляется службой ДОУ в виде аналитических отчетов (справок, сводок) в установленные сроки или по запросам. Установленные сроки, как правило, один раз в месяц в начале наступившего месяца за предыдущий месяц и 1 раз в год в начале наступившего года за предыдущий год.
Сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в организации представляются руководителю организации и руководителям структурных подразделений [9].
Примерная форма справки о состоянии исполнительской дисциплины для руководителя организации
СПРАВКА
об исполнении документов по состоянию на ___________
№
п/пДокументы на контролевсегоисполнены в срокс продленным сроком исполнения1357Вид, регистрационный номер и дата документаСрок исполненияПричины неисполнения в срок Когда будет исполнен документ 2 4 6
5 Отличие контроля от надзора, наблюдения и иных форм проверок, проводимых по делопроизводству
Контроль и надзор в делопроизводстве это те явления, которые присущи многим процессам, которые происходят в нем. Через проверки, наблюдения, сопоставления контроль и надзор дают оценку подконтрольного объекта, что позволяет сделать выводы и осуществить действия, которые исправят или улучшат его состояние. Контроль и надзор это те явления, которые необходимы для существования и развития общества, эффективного функционирования делопроизводства.
Следует согласиться с В. Е. Чиркиным о том, что контроль и надзор, безусловно, необходимы, но должна существовать мера, предел такой деятельности. Недостаточность контроля может привести к игнорированию интересов компании, к снижению авторитета руководства. С другой стороны, чрезмерный контроль со стороны высших органов управления может приводить к потере самостоятельности других органов управления, нарушения прав сотрудников.
Сравнивая понимание категорий «контроль» и «надзор», можем увидеть много общего, ведь определение надзора дается через контроль и наоборот. В обычном понимании значения слов «надзор» и «контроль» совпадает - это наблюдения или постоянное наблюдение с целью присмотра, проверки за кем (или чем) ни будь, за соблюдением каких-то правил.
Также почти все исследователи констатируют, что контроль и надзор имеют общие черты. К их числу В.В. Гошуляк относит:
- объектом надзора и контроля является законность в деятельности;
- наблюдение и контроль заключаются в постоянном и систематическом наблюдении за деятельностью поднадзорных и подконтрольных организаций;
- органы контроля и органы надзора применяют в пределах своей компетенции определенные меры принуждения;
- цель надзора и контроля общая утверждение в компании законности и правопорядка [10].
Именно поэтому отдельные авторы предлагают жестко не разграничивать контроль и надзор и считать эти феномены соответственно функцией и подфункцией управления.
Однако доминирующим является подход, согласно которого контроль и надзор различаются. При этом различие проводится по целому ряду признаков. По мнению В.П. Беляева, сущность контроля заключается в проверке соответствия результатов заданным параметрам, его целям, в том, что уполномоченные органы и лица выясняют, соответствует ли деятельность подконтрольных объектов нормативным предписаниям и нормативным правовым актам, поставленной перед ними задачей, и непосредственно принимают меры по устранению «отклонений» и привлечения виновных к ответственности. Сущность надзора В.П. Беляев видит в обеспечении законности и правопорядка путем выявления и устранения допущенных нарушений делопроизводства, а также в их предупреждении. Содержание надзора составляет основанная на законе деятельность специально уполномоченных субъектов, направляется на предупреждение, выявление и пресечение нарушений делопроизводства в целях обеспечения правильного ведения такового.
Некоторые авторы приводят более широкие критерии разграничения контроля от надзора:
- между органом, осуществляет надзорную деятельность, и наблюдаемым субъектом отсутствуют отношения-непосредственной подчиненности (подведомственности);
- надзорный орган не имеет права на оперативную административно-хозяйственную и иную деятельность, а также издавать распоряжения о необходимости устранения выявленных нарушений;
- орган, осуществляющий надзорную деятельность, не вправе отменять незаконный правовой акт, применять меры дисциплинарной ответственности к определенным лицам;
- в процессе осуществления контроля может проверяться целесообразность и эффективность совершенных мер, а при осуществлении надзора только законность совершенных управленческих действий или принятых нормативных правовых актов;
- для наблюдения проведение таких проверок по мере необходимости, в случае выяснения нарушений положений нормативных правовых актов;
- субъекты контрольной деятельности имеют право оперативного вмешательства в осуществляемую деятельность, а надзорный орган вправе лишь констатировать выявлены нарушения требований законности [10].
Заключение
Контроль за исполнением документов и принятых решений одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Различают:
- контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
- контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу делопроизводства, в небольшой организации секретариатом или секретарем. Контроль за сроками исполнения документов можно разделить на текущий и предупредительный.
Практическое задание
Задание: Показать на примере порядок ведение номенклатуры дел в отделе ОДО
Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:
Индекс делаЗаголовок дела
(тома, части)Кол-во ед. хр.Срок хранения и № статей по перечнюПримечание12345Название раздела
Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).
Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом:
- в графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела, чаще всего, состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 индекс структурного подразделения, 03 порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. При этом в номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности), например, «Приказы по основной деятельности» (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.) [2];
- в графу 2 «Заголовок дела» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов [2];
- в графе 3 «Кол-во ед. хр.» номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года;
- в графе 4 «Срок хранения и № статей по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации [2];
- в графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.
По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.
Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации приводится в приложении 7 Основных правил работы архивов организаций [2].
При составлении номенклатуры дел необходимо помнить, что только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документов.
Вывод:
Разработанная и оформленная в соответствии с установленными правилами номенклатура дел позволяет не только грамотно сформировать дела, но и во многом определяет порядок их оперативного хранения и использования в делопроизводстве, а также подготовки дел к передаче в архив организации для дальнейшего, уже архивного хранения.
Список использованной литературы
- Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах Российской Федерации: Приказ ФТС России от 9 июля 2014 г. № 1331 // Справочная правовая система «Консультант Плюс»
- Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) // КонсультантПлюс
- Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот: учеб. пособие / А.Н. Белов, А.А. Белов. - 7-е изд., перераб. и доп. - М: Эксмо, 2012. - 443 с.
- Кирсанов М.В.,Аксенов М.В.;Аксенов Ю.М., Кобук С.П. Организация работы с документами по личному составу: Учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2013.
- Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие. - 6-е изд. - М.: Инфра-М, 2015. - 234 с.
- Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой М.: ЮНИТА ДАНА, 2015.
- Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями - М: Омега-Л, 2013.-328 с.
- Организация работы с документами: Учебник. /Под ред.В.А. Кудряева. 2-е изд. перераб. и доп. М.: ИНФРА-М, 2015.
- Печатникова Т.В., Печатникова А.В. Документационное обеспечение деятельности организации. Учебное пособие. М.: ЭКМОС, 2015.
- Элова Г.В. Основы документооборота в таможенных органах: Учебное пособие. - М.: ИЦ Интермедия, 2014 206 с.