Содержание
Введение3
1. Досье сотрудника и его значение для организации4
2. Особенности ведения досье сотрудника6
3. Типовая структура индивидуального досье сотрудника8
Заключение11
Список литературы12
Введение
Ведение личных дел работников является обязательным не для всех категорий работодателей. Но более точная и полная информация о сотрудниках помогает руководителю эффективнее управлять трудовым коллективом. Для того чтобы обладать такой информацией, фиксирование данных, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, и формирование полученной информации в личные дела является целесообразным.
Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел только на государственных гражданских служащих. На остальных работников обязательность этого определяется локальными нормативными актами организации.
Досье - это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Досье считается заведенным с момента включения в них первого исполненного документа. При ведении досье сотрудника необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю.
Цель работы исследовать типовую структуру индивидуального досье сотрудника организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- исследовать понятие «досье сотрудника» с точки зрения его значения для организации;
- проанализировать особенности ведения досье сотрудника;
- охарактеризовать типовую структуру индивидуального досье сотрудника.
Структура работы определена поставленной целью и задачами, работа включает в себя введение, три параграфа, заключение и список литературы.
1. Досье сотрудника и его значение для организации
Сотрудники компании её самый главный ресурс, поэтому наличие полной и точной информационной базы о них может существенно улучшить работу кадровой службы. Информационная база в данном случае представлена в виде личных дел всех работников компании, в которых отражена их трудовая деятельность, документы и другие сведения.
Личное дело заводится при принятии сотрудника на работу и изменяется по мере его продвижения в компании до разрыва трудовых отношений с работодателем.
Досье на работника необходимо для систематизации имеющихся сведений, обобщения их в одном месте. Личное дело сотрудника, образец оформления которого будет представлен далее, являет собой комплект бумаг, касающихся:
- Приема на работу;
- Процесса продвижения по службе;
- Исполнения правил трудовой дисциплины;
- Прекращения отношений с нанимателем и прочего.
Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности.
Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть, в которую входят:
- руководители и их заместители;
- ведущие специалисты;
- материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.);
- работники с перспективой повышения в должности и др.
Однако практика показывает, что гораздо удобнее вести учёт всех сотрудников независимо от их должности, потому как личное дело это упорядоченный источник информации о каждом работнике, доступный в любое время.
Ведение личных дел сотрудников не является обязательным по отношению ко всем служащим. Для остальных трудящихся порядок составления досье может быть определен нормативными актами локального характера. Личные дела могут вестись на следующих сотрудников:
- Руководителей (глав предприятий, заместителей, помощников).
- Начальников структурных подразделений и их замов.
- Ведущих (главных) специалистов.
- Работников, несущих материальную ответственность.
- Служащих, которые включены в кадровый резерв для перевода на должности, представляющие особую важность.
- Специалисты, обеспечивающие деятельность аппарата управления предприятием.
Таким образом, можно сказать, что досье сотрудника это очень удобный источник данных о каждом трудящемся. В одной папке собираются все копии личных бумаг служащего, приказов, принятых в его отношении, и прочее. Это позволяет составить наиболее полную характеристику на работника, отметить его заслуги или, наоборот, какие-либо нарушения и злоупотребления, допущенные им в ходе своей профессиональной деятельности на предприятии.
2. Особенности ведения досье сотрудника
Документы собираются и составляются на тех или иных служащих на усмотрение руководства. Если папки с личными бумагами предполагаются для всех работников, то целесообразно создать соответствующий локальный акт. Кроме того, следует включить раздел, предусматривающий необходимость заводить личное дело сотрудника на каждого штатного работника, в том числе на технический персонал. На некоторых предприятиях руководители предпочитают разрабатывать отдельный акт, фиксирующий всю специфику составления досье.
При формировании личного дела работника следует помнить о некоторыхнюансах:
- в личном деле не должны храниться документы временного хранения вместе с документами для постоянного хранения;
- лучше исключить из личного дела оригиналы документов постоянного хранения, заменив их копиями;
- каждый документ должен быть представлен в одном экземпляре;
- одно дело не должно превышать по толщине4 см;
- приложения к документам должны находиться в одной папке с документами.
Вне зависимости от формы регламентации составления досье на служащих, при работе с ними следует определить:
- Категории служащих, на которых заводятся личные дела. Будут ли это все служащие или только отдельные их группы. К примеру, это могут быть только менеджеры всех отделов управления.
- Способ, которым составляется личное дело сотрудника. Образец должен включать все необходимые разделы и графы, в которые вносится информация о специалисте.
- Состав бумаг, которые собираются в досье. При этом указывается, какие документы подшиваются в виде копий, а какие в оригинале.
- Порядок, по которому осуществляется составление досье.
- Правила ознакомления работника с бумагами на него.
- Порядок, по которому осуществляется хранение личных дел сотрудников.
Создание личных дел осуществляется для упорядоченной группировки документированных сведений о работниках непосредственно в процессе фиксирования трудовых отношений с ними. Составление, как правило, производится в отдельной папке на каждого служащего. Данная форма ведения личных дел считается наиболее удобным способом систематизации сведений. Вместе с этим необходимо помнить, что запрещено получение, обработка и приобщение к досье сведений, указывающих на его политические, религиозные и прочие убеждения, частную жизнь, членство в общественных организациях, в профсоюзах в том числе.
3. Типовая структура индивидуального досье сотрудника
На практике при составлении личных дел документы помещаются в скоросшиватель. На его обложке проставляется порядковый номер, который присвоен досье. Под ним же личное дело сотрудника регистрируется в соответствующем журнале (книге) учета. Данное предписание содержится в ст. 695, п. б Перечня архивных типовых бумаг, создаваемых в процессе функционирования госорганов, инстанций местной власти с указанием периода хранения. После того как служащий увольняется с предприятия, его досье изымается из скоросшивателя. Затем личное дело оформляется для передачи его в архив и сдается на хранение.
В этом документе могут присутствовать следующие данные:
- Номер досье.
- Ф.И.О. специалиста.
- Число первоначального оформления досье.
- Дата передачи бумаг в архив.
- Прочие сведения, которые предусмотрены внутренней политикой предприятия.
Первоначальное оформление предполагает группировку бумаг, свидетельствующих о принятии гражданина на работу, а далее все сведения, которые касаются профессиональной деятельности служащего в организации.
В законодательстве список документов, которые должны включаться в личные дела, не определен. Для гражданских госслужащих предусмотрено, что их досье содержит персональные и прочие данные, касающиеся поступления на службу, прохождения ее и увольнения. В личные дела также включается информация, необходимая для обеспечения деятельности госоргана.
Также в досье содержатся:
- Внутренняя опись бумаг.
- Личный листок учета или анкета.
- Автобиография.
Копии:
- документа, который удостоверяет личность;
- страхового свидетельства;
- ИНН (если его предоставил служащий);
- свидетельства воинского учета для военнообязанных и граждан, подлежащих призыву;
- бумаг, подтверждающих право специалиста на налоговые вычеты, которые предусмотрены в ст. 218 НК;
- справок об установлении уровня ограничения трудоспособности, инвалидности (при предоставлении их специалистом);
- распоряжения (приказа) о зачислении в штат;
- должностной инструкции;
- договора о принятии материальной ответственности (если должность предусматривает ее);
- трудового контракта (если оригинал хранится в отдельной папке).
Бумаги, касающиеся допуска к сведениям, которые составляют тайну, охраняемую законом (если исполнение обязанностей специалиста предполагает использование такой информации).
Результаты предварительного медосвидетельствования (обследования), которое выполняется для установления профпригодности (в предусмотренных в законе случаях).
В ходе трудовой деятельности специалиста к его личному делу могут подшиваться:
1. Экземпляры соглашений к основному договору (или их копии).
2. Уведомления об изменениях условий трудового контракта по инициативе нанимателя.
Копии:
- докладных и объяснительных записок, заявлений и прошений работника по разным вопросам;
- приказов (распоряжений) о переводе сотрудника на иную деятельность (должность), о снятии дисциплинарных взысканий, поощрениях, прекращении деятельности на предприятии;
- трудовой книжки.
3. Результаты периодических (обязательных) медосмотров.
4. Материалы аттестации (если данных мероприятий требует должность).
5. Прочие документы, касающиеся деятельности специалиста на предприятии.
Фотография специалиста также присутствует в личном деле. Как правило, используется фотография 4×6. На ее обороте записывается Ф.И.О. работника. Целесообразно менять фотографию не реже одного раза в 5 лет или при достижении определенного возраста. Данный вопрос регламентируется по усмотрению начальства.
Кадровые работники, несущие ответственность за составление и ведение дел, должны следить за их состоянием и своевременно корректировать информацию. Нет необходимости вносить изменения в анкету или листок учета, а также требовать от специалиста заполнить бумаги заново. Все корректировки осуществляются путем составления отдельных актов. Они называются дополнениями к тому или иному разделу (дополнение к анкете, например). Как правило, они представлены в табличном варианте. Разработка соответствующих бланков осуществляется по усмотрению работодателя.
Заключение
Подводя итог вышеизложенному, сделаем некоторые выводы.
Работникам кадрового отдела необходимо обладать точными, полными и объективными сведениями обо всех служащих предприятия, находящихся в его штате.Документация индивидуального учета, в которой содержится информация о профессиональной деятельности каждого трудящегося, собирается в своего рода досье.
Прежде чем объяснить, как вести досье работников, необходимо остановиться на их грамотном оформлении. Порядок формирования личного дела работника начинается с принятия сотрудника на работу и длится до его ухода из компании и последующего помещения дела в архив. Каждое досье располагается в отдельной папке или, в крайнем случае, в отдельном файле.
Досье состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).
Для предпринимателей, в отличие от государственных учреждений, ведение личных дел сотрудников не обязательно, так как порядок кадрового учёта работников частных компаний устанавливается локальными нормативными актами, а не законодательно. Поэтому кадровые работники могут заводить личные дела не на всех сотрудников, а только на основную часть.
Состав личного дела не регламентирован законодательством, поэтому его перечень определяется инструкцией по кадровому делопроизводству компании.
При устройстве на работу в личное дело включаются копии документов и резюме, далее к ним присоединяется вся остальная необходимая информация.
Список литературы
- Альбрехт, Б.Кадровые документы: хранение и подготовка к сдаче в архив / Б. Альбрехт // Журнал Кадровое дело. - №4. - 2014. С. 51-53.
- Андреева, С.Замещение руководителя должно быть оплачено / С. Андреева // Журнал Кадровое дело. - №8. - 2015. С. 12-16.
- Бакина, С.Оформление трудовых отношений с работником / С. Бакина // Журнал Аудиторские ведомости. - №2. - 2016. С. 14-21.
- Борисова, Е. А.Оценка и аттестация персонала / Е.А. Борисова. - СПб.: Питер, 2013. 220 с.
- Кирсанова, М.В.Современное делопроизводство учебное пособие. - 3-е изд./ М.В. Кирсанова. - Новосибирск, 2013. 288 с.
- Ширимова, Е.Журналы и книги по учету кадров: оформляем, заполняем, храним / Е. Ширимова // Журнал Кадровое дело. - №5. - 2015. С. 6-9.
- Ширимова, Е.Личная карточка шаг за шагом / Е. Ширимова // Журнал Кадровое дело. - №8. - 2015. С. 17-18.