Содержание
Введение3
1. Инструкции4
2. Должностная инструкция10
Заключение15
Список литературы16
Введение
Обработка и систематизация больших массивов документов - неотъемлемые элементы деятельности любой организации (учреждения, предприятия). Четко налаженное делопроизводство, организованное в соответствии с действующим законодательством и отвечающее требованиям стандартов и инструкций, которые регламентируют работу с документами, многократно повышает эффективность управления и обеспечивает защиту коммерческих интересов.
В наше время, с появлением персональных компьютеров, делопроизводство стало более организованным. Компьютеры облегчают работу и ускоряют процесс документооборота. Так же они упростили формирование дел и оформление документов. С помощью офисной техники можно быстро доставить документ адресату, сделать копию и т.д.
Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.
Цель работы исследовать инструкции в делопроизводстве и охарактеризовать особенности должностной инструкции.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- исследовать понятие и особенности инструкции;
- проанализировать работу с должностной инструкцией.
Структура работы определяется поставленной целью и задачами, в соответствии с этим работа включает в себя введение, два параграфа, заключение и список литературы.
1. Инструкции
Значение документа для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документов и на работу с ними в среднем уходит до 60 процентов рабочего времени. На основе документов принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».
Делопроизводство это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Инструкция по делопроизводству(документационному обеспечению управления) - основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы сдокументамив пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).
Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.
Инструкции составляются с учетом специфики работы организации. Основой для их составления являются Примерные и Типовые инструкции, а также действующие нормативно-методические документы межотраслевого действия по делопроизводству.
Разработка инструкции по делопроизводству
В соответствии с нормативными правовыми актами РФ инструкция по делопроизводству является обязательным документом, регламентирующим делопроизводство. В федеральных органах исполнительной власти в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти и Правилами делопроизводства разрабатываются инструкции по делопроизводству, которые согласовываются федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007установил, что любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.
Структура текста инструкции по делопроизводству не регламентирована нормативно-методическими документами межотраслевого действия. Обычно инструкция включает общие положения, тематические разделы и приложения.
В разделе «Общие положения» устанавливают:
- сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.);
- ответственность за ее несоблюдение;
- подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных подразделениях;
- нормативно-методическую базу.
Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Правила составления и оформления документов», где определяются:
- виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
- общие правила подготовки и оформления документов;
- правила подготовки отдельных видов распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
- порядок изготовления и размножения документов;
- правила оформления и заверения копий и приложений;
- порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
- порядок работы исполнителей с документами.
Содержание этого раздела может быть значительно расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.
Раздел «Документооборот» включает:
- порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
- правила их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
- основные инстанции движения документов;
- порядок подготовки и отправки исходящих документов;
- порядок учета объема документооборота.
В разделе «Регистрация документов» устанавливается:
- порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;
- сроки, формы и методы регистрации;
- правила индексации документов.
Раздел «Организация справочной работы» (ИПС) закрепляет:
- принципы построения информационно-справочной работы в организации (фирме);
- включает описание справочных массивов (справочных картотек, электронной базы данных и др.);
- порядок систематизации и классификации справочной информации;
- технологию информационно-поисковой работы.
В разделе инструкции по делопроизводству «Контроль за исполнением документов» устанавливаются:
- категории документов, подлежащих обязательному контролю;
- порядок их постановки на контроль;
- технология контроля (формы контрольных карточек, применение отметок на документах и др.);
- обязанности исполнителей;
- типовые сроки исполнения;
- порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов;
- порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.
Раздел «Оперативноехранение документов» содержит:
- правила хранения документов в службе делопроизводства и в структурных подразделениях организации (фирмы);
- устанавливает ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов;
- правила формирования в дела отдельных категорий документов;
- порядок разработки и использования номенклатуры дел;
- порядок систематизации и индексации дел.
В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив» включают:
- порядок проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения);
- правила подготовки дел к хранению;
- требования к описанию и оформлению дел;
- порядок передачи дел в архив.
Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции по делопроизводству могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения (ДСП), по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).
К инструкции по делопроизводству обычно составляют приложения, которые должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов. В приложения помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, формы их учета, формы номенклатуры дел и др.
Инструкция по делопроизводству должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.
Таким образом, опираясь на общегосударственные нормативы, инструкция по делопроизводству должна отражать все особенности постановки делопроизводства определённой организации: структуру службы делопроизводства, состав должностей служащих, осуществляющих делопроизводственное обслуживание, состав документов, создаваемых в учреждении, степень компьютеризации делопроизводственных операций (ведение отдельных операций с помощью компьютера или использование комплексной системы автоматизации делопроизводства и организации движения документов), наличие архивов в традиционной и электронной форме и т.д.
Составляя такую инструкцию, можно воспользовавшись Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, взять из неё структуру и отдельные общие моменты, обязательные для любой организации. Например, подготовка дел к архивному хранению и т.д.
Подготовку инструкции осуществляет служба делопроизводства при участии архива, юридической службы. Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом. В структурных подразделениях она используется как нормативный документ, на основе которого специалисты управленческого аппарата должны составлять и оформлять документы.
2. Должностная инструкция
Должностная инструкция индивидуальный документ, хотя и разрабатывается на основе типовых тарифно-квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции для данной организации всегда имеют свои особенности, так как любая организация обладает своей спецификой в направлении деятельности или объеме работ.
При наличии должностной инструкции, в которой определены требования к вакантной должности, отделу кадров легче подобрать необходимого работника. При приеме на работу претендент на должность знакомиться с инструкцией, кругом своих обязанностей и может сразу соотнести с ними свои возможности.
Готовые проекты должностных инструкций необходимо согласовать с юристом фирмы. После этого они утверждаются непосредственными руководителями тех лиц, в подчинении которых находятся работники.
При зачислении на должность принимаемый работник ставит отметку «Ознакомлен», дату и подпись. Его подпись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять. В трудовой договор может быть включен пункт с обязательством выполнения работы в соответствии с должностной инструкцией. Текст должностной инструкции выдается работнику, что также фиксируется надписью «Инструкция получена на руки», затем ставиться дата и подпись.
Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью отдела кадров и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком.
Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации или другим уполномоченным на это должностным лицом и действует до ее отмены или замены новой должностной инструкцией.
При составлении должностных инструкций нередко допускаются ошибки, за которые работодатель может в последствии серьезно поплатиться. Следует избегать:
- расплывчатых, неконкретных формулировок;
- дублирования функций;
- ситуации, когда трудовые функции не закреплены ни за одним работником;
- нерационального подхода в определении объема обязательств;
- дисбаланса прав и обязанностей.
Преимущества должностных инструкций заключаются в следующем:
- Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием занимаемой должности;
- Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала;
- При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов;
- Инструкции помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями.
- Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за невыполнение обязанностей было наложено правомерно.
Недостатком же должностных инструкций можно считать сложность разработки оптимального документа.
Должностная инструкция также имеет одинаковую для всех должностную структуру текста, включающую:
- Общие положения;
- Функции;
- Должностные обязанности;
- Права;
- Ответственность;
- Взаимоотношения (связи по должности).
Должностные инструкции, составленные на всех работников бухгалтерии, четко разграничивают их права и обязанности, исключают дублирование и в тоже время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость.
«Общие положения»в должностных инструкциях содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу) работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности. Обычно этот пункт прописан следующим образом: «Бухгалтер (кассир и т.п.) назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации по представлению главного бухгалтера».
Последний пункт данного раздела содержит перечень законодательно-нормативных и нормативно-методических актов, которыми данное должностное лицо руководствуется в своей деятельности. Основную часть этих актов нужно брать из Положения о бухгалтерии, затем указываются боле конкретные нормативно-методические документы, определяющие порядок ведения бухгалтерского учета и отчетности по тем операциям, которые поручены данному работнику. Завершает этот пункт перечисление организационных документов организации: устава, Положения о бухгалтерии и данной должностной инструкции.
В разделе«Функции»формируются основные направления деятельности, а в следующем за ним разделе«Должностные обязанности»уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций.
Часто указанные разделы объединяют в один «Функции и должностные обязанности»(или «Основные задачи и обязанности»). Его следует отразить как можно детальнее. Полезно указать: какие формы отчетности и с какой периодичностью ведутся, выполняется ли работа в традиционном или компьютерном режиме. Чем объемнее будет расписано не только, что делает данный работник, но и как он выполняет работу, тем ценнее должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость сотрудников на время отпусков, болезни и т.п.
В раздел«Права»можно перенести пункты из положения о бухгалтерии, конкретизировав их указанием видов документов, которые предоставляют данному работнику или в составлении и оформлении которых он принимает участие.
Раздел«Ответственность»может быть составлен обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из содержания обязанностей.
Важен пункт«Взаимоотношения (связи по должности)».В нем прежде всего должно быть четко расписано: от кого, какую информацию, в какой документационной форме получает работник. Например, если он занят начислением зарплаты, то указывается порядок предоставления ему табеля учета выхода на работу, копий приказов по личному составу о зачислении, переводе, увольнении, отпусках, командировках и т.п.
В последние годы в должностные инструкции часто вводится раздел«Организация работы».Он необходим, прежде всего, в том случае, если имеется совмещение видов работ. Так, в небольшой организации на бухгалтера часто возлагается по совместительству ведение архива организации. Здесь же указывается режим работы, форма контроля и т.п.
При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приема нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить перечень работ или добавить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на вновь принятого работника.
Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.
Наличие в организации необходимого пакета законодательных и нормативно-методических документов, хорошо составленные организационные документы (Положение о бухгалтерии и должностные инструкции на ее сотрудников) обеспечат четкое выполнение одной из важнейших управленческих функций бухгалтерского учета.
Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. При отсутствии структурных подразделений инструкция составляется специалистом, занимающим данную должность и им подписывается. Должностные инструкции обязательно утверждаются, как правило, первым руководителем организации.
Вопросы согласования текстов должностных инструкций и привлечения к этому определенных должностных лиц решаются индивидуально в каждой организации в зависимости от ее структуры, штатного состава и сложившихся традиций. Например, во многих организациях тексты должностных инструкций согласовывают с юрисконсультами.
Заключение
Подводя итог вышеизложенному, сделаем некоторые выводы.
Делопроизводство это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Любая организация должна определить и документально зафиксировать принципы политики в области управления документами. Целью этой политики должны быть создание и поддержание системы управления документами аутентичными, достоверными и пригодными для использования документами, способной поддерживать деловую деятельность в течение необходимого периода времени. Реализовать эту задачу любая организация может с помощью инструкции по делопроизводству.
Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.
Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции, в которых распределены все функции службы делопроизводства между конкретными исполнителями и инструкция по делопроизводству - основные документы, определяющие организацию делопроизводственного обслуживания в учреждении.
Список литературы
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
- Должностные инструкции. М.: «Издательство ПРИОР», 2012. 128 с.
- Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2015. - 232 с.
- Кузнецова, Т.В. Кадровое делопроизводство / Т.В. Кузнецова // «Трудовое право». 2013. - №8. С. 34-38.
- Логинова, Н.К. Делопроизводство и корреспонденция. Учебно-методическое пособие / Н.К. Логинова. - Екб.: УрГЭУ, 2014. 188 с.
- Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 592 с.
- Павлюк, Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере (7-е изд.) / Л.В. Павлюк, Т.И. Киселева, Н.И. Воробьев. - СПб.: «Издательский дом Герда», 2012. - 288 с.
- Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65. Общие положения.