Содержание:
Введение3
1.Основные принципы «уважения ко времени»4
2. Основные правила использования принципов «уважения ко времени» в компании10
Заключение18
Список литературы20
Введение
Отношение ко времени в компании обычаи, традиции, убеждения, неписаные нормы поведения, принятые в организации в области Уважение ко времени в компании наличие в корпоративной культуре убеждений, традиций и «обычаев делового оборота», способствующих бережному отношению ко времени друг друга.
Корпоративная тайм-культура совокупность присутствующих в системе управления компанией и в корпоративной культуре инструментов, убеждений и традиций, позволяющая использовать время как измеримый управляемый ресурс.
В любой компании так или иначе существует сложившаяся культура отношения ко времени. Насколько допустимо опаздывать на работу и на совещания; что подразумевается под словом «срочно»; можно ли вызвать подчиненного словами «зайди ко мне» или принято заранее планировать встречу на точное время все это элементы культуры отношения ко времени в компании.
Когда в организации реализуется программа обучения таймменеджменту, частью корпоративной культуры становятся уважение ко времени общая убежденность в его ценности, а также некоторые принципы и традиции, помогающие экономить время коллег.
Высший пилотаж развития отношения ко времени в компании мы называем ТМ-культурой.Она подразумевает, что время в компании приравнивается к деньгам не на словах, как в поговорке «время деньги», а в реальных управленческих механизмах. В первую очередь в системе учета рабочего времени и его экономической оценки.
- Основные принципы «уважения ко времени»
Планирование означает подготовку к реализации целей и упорядочение рабочего времени. Из практики известно, что при затрате 10 мин на планирование рабочего времени можно ежедневно сэкономить до двух часов.
Принципы и правила планирования времени.
Для рационального использования своего времени менеджеру необходимо прежде всего четко уяснить свои основные функции, цели, задачи и бюджет времени.
При планировании следует учитывать такие основные правила:
при составлении плана на день оставить 40 % времени свободным, т. е. 60 % времени отвести на плановые работы, 20 на непредвиденные, 20 % на спонтанно возникающие.
Система планирования времени
необходимо постоянно фиксировать затраченное время, при этом следует указывать, как и на какие нужды оно было затрачено. В результате менеджер, имея полное представление о
затратах своего времени, может составлять план на будущее;
для составления хорошего плана с четким указанием использованного времени необходимо распределить свои задачи на долго-, средне- и краткосрочные;
основные принципы составления плана: регулярность, системность, последовательность;
для обеспечения реальности планирования следует планировать такой объем задач, с которыми менеджер может реально справиться.
Основой плана использования времени менеджера может служить его перспективный план. С учетом этого многолетнего плана составляют годовой план, который охватывает квартальные планы. Квартальные планы могут быть скоординированы с годовым планом и
подразделены на месячные планы. Исходя из этого недельно-суточный план будет наиболее точным планом использования рабочего времени менеджера. План на рабочий день представляет собой важнейшую ступеньку в планировании рабочего времени, он постоянно контролируется и корректируется с учетом обстановки.
Методы упорядочения планов рабочего времени
Упорядочение планов дня с помощью метода "Альп". Этот метод охватывает пять стадий:
упорядочение заданий;
оценивание продолжительности действий;
резервировании времени (в соотношении 60:40);
принятие решений по приоритетам и перепоручениям;
контроль учета выполненного.
Очередность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Паретто (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени менеджера: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.
Установление приоритетов с помощью анализа АБВ (таблица). Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. С помощью букв А, Б и В задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ АБВ базируется на трех закономерностях:
наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается менеджер. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;
важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;
менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.
Для использования анализа АБВ необходимо следовать таким правилам:
составить список всех будущих задач;
систематизировать их по важности и установить очередность;
пронумеровать эти задачи;
оценить задачи соответственно по категориям А, Б и В;
задачи категории А (15 % общего их количества) решает первый руководитель;
задачи категории Б (20 %) подлежат перепоручению;
задачи категории В в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.
Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы:
1) срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;
2) срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;
3) менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;
4) менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.
При планировании обеспечивается рациональное использование самого ценного достояния времени: либо имеющееся время употребить для плодотворной деятельности (максимальный критерий), либо достичь поставленных целей с меньшим расходом времени (минимальный критерий).
Планирование означает подготовку к реализации целей и структурирование (упорядочение) времени.
При увеличении затрат времени на планирование сокращается время, необходимое для исполнения, что в конечном счете приводит к экономии времени в целом. Рекомендуется около 1% планового периода (год, месяц, день) расходовать на планирование.
На практике преобладает недооценка менеджерами значимости планирования своей деятельности и соответственно недостаточное выделение ими времени на осуществление планирования личного времени.
Можно выделить следующие основные правила планирования рабочего времени менеджера:
- Охватывать планом лишь 70-80% рабочего времени, оставляя время на решение непредвиденных проблем.
- Осуществлять реалистичное планирование.
- Фиксировать в планах преимущественно не действия, а ожидаемые результаты.
- Отличать важное от срочного и избегать тирании срочных дел.
- Определять, какую работу выполнить лично, а какую можно поручить другим.
- В течение всего планового периода пересматривать и корректировать планы с точки зрения полной и своевременной реализации дел.
- Планировать использование также личного времени.
- Планировать и использовать эффективно время на поездки и ожидания.
- Резервировать большие непрерывные периоды времени на решение крупных задач.
- Стараться планировать альтернативно и искать лучший вариант.
- При планировании учитывать приоритетность, значимость дел для достижения целей.
- Предусматривать в планах время на повышение квалификации.
- Согласовать свои планы с коллегами и подчиненными.
- В план на определенный период включать в первую очередь невыполненные в предыдущем периоде дела, если нет срочных.
- При планировании учитывать изменения работоспособности в течение рабочего дня.
- Отводить для выполнения дел ровно столько времени, сколько требуется.
- Устанавливать точные сроки выполнения дел.
- Составлению плана работы на определенный период должен предшествовать анализ выполнения плана за аналогичный предшествующий период.
- Обеспечивать гибкость планов.
- Объединять при планировании небольшие однородные дела в рабочие блоки.
- Предусматривать в планах время на краткосрочные перерывы для отдыха.
- Все планы составлять в письменной форме и документировать расход времени.
- Использовать для планирования времени специальный инструментарий.
В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие долгосрочные (стратегические) цели, которые подразделяются на оперативные. При установлении времени для достижения профессиональных целей можно получить представление о наиболее предпочтительном его распределении и целесообразной очередности дел.
Планы реальны в том случае, если определяется еще так называемое свободно планируемое время, а также предусматриваются резервы времени для решения дополнительных и непредвиденных задач.
Таким образом, планирование предполагает постепенное разложение общей задачи на частные, чтобы различные действия можно было распределить во времени.
Все планы должны составляться в письменном виде, так как планы в голове легко отвергаются. Письменные планы обеспечивают разгрузку памяти и имеют психологический эффект самомотивации к работе. Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование намеченной программе.
Далее следует реализация менеджером разработанных планов. Рациональная организация труда руководителя в условиях хронического дефицита времени предполагает определение приоритетов в выполнении дел.
Все дела, выполняемые менеджером, могут различаться по следующим признакам:
- по значимости;
- по продолжительности выполнения;
- по количеству участвующих в их выполнении;
- по затратам нервно-эмоциональной энергии;
- по характеру и т. д.
2. Основные правила использования принципов «уважения ко времени» в компании
Теория менеджмента утверждает, что есть несколько видов ресурсов: деньги, оборудование, расходные материалы, информация. И, конечно же, персонал. То есть люди это такой же ресурс, как и все остальные. Поэтому, как мы говорим о качестве автомобиля и надежности здания, также правомерно говорить и о качестве персонала. А оно бывает ой какое разное!
Наверное, вы наблюдали у себя в компании, что в сложных ситуациях люди ведут себя по-разному. Одним трудности придают сил, и сплачивают в команду. Открывается второе дыхание. Другие в трудный момент «заболевают», отказываются от ответственности, расписываются в своей беспомощности.
Да и только ли в сложных ситуациях? Одна из актуальнейших проблем российского менеджмента низкая мотивация персонала. Каждый руководитель знает, как непросто найти сотрудника, готового отвечать за серьезные задачи, а тем более быть лидером, вести за собой людей. Иногда возникает ощущение, что сотрудники малые дети, которые стремятся сделать поменьше и постоянно, как птенцы, раскрывают клюв «денег давай», а чуть что «исчезают в кусты».
Неудивительно, что в такой ситуации многие руководители рассматривают персонал как балласт, который мешает достижению их грандиозных замыслов.
Почему сотрудники ведут себя таким образом? Причин несколько.
Первая сами руководители, которые своими действиями подталкивают работников к позиции «моя хата с краю, вот ты умный ты и думай». Вы наверняка встречали сильных лидеров, без которых в компании никто не может сделать и шагу. Например, в одной компании при численности персонала под сотню, директор сам планирует расстановку мебели в новых офисах, и разрешает все рекламации клиентов: «Как я могу им доверить? Они же ничего не умеют!»
Вторая персонал. Берусь утверждать, что дефицит качественного персонала головная боль каждого руководителя в России. В крупных компаниях этот вопрос перекладывают на HR-менеджера или службу, но от этого проблема полностью не решается.
Такие разные сотрудники
Известная теория утверждает, что весь персонал делится на 2 большие неравные категории: X и Y. «Иксы» работают только из под палки, им постоянно нужен «надсмотрщик», который контролирует каждый их шаг, и не дает забыть, зачем они ходят на работу. Сами собой управлять они неспособны: чуть начальник отвернется выбегают покурить, а пятницу вечером вы никогда не застанете их в офисе. Такими сотрудниками обычно управляют путем поддержания жесткой дисциплины. На них можно и покричать, если что. Этакая армия в миниатюре.
«Игреки» мотивируются изнутри. То есть такому человеку достаточно поставить цель, определить бонус за ее достижение, а затем оставить его в покое, дать ему работать самостоятельно, создавая для этого благоприятные условия. И в назначенный срок окончания работы вы можете удивиться, узнав, насколько качественно и творчески выполнена поставленная задача. С особым энтузиазмом «игреки» достигают те цели, в постановке которых они сами принимали участие.
Есть еще сотрудники Z. Точнее, не отдельные сотрудники, а целые системы, построенные по этому принципу. В Японии до сих пор на многих предприятиях действует система пожизненного найма, в которой положение человека определяется в значительной мере его стажем. Важный момент: в молодые годы, прежде чем выбрать место работы на всю жизнь, средний японец успевает поработать на нескольких десятках должностей в самых разных сферах, что позволяет ему сделать полностью осознанный выбор. Однако пожизненный найм часто противоречит интересам бизнеса, и даже в Японии в наше время эта система постепенно уходит. Последний пример тому: беспрецедентное увольнение компанией Sony 20 тысяч сотрудников в 2003 году.
Часто на тренингах, узнав про такое разделение персонала, руководители недоверчиво спрашивают: «А вы уверены, что «игреки» существуют?». Да, существуют, только, увы, они составляют меньшую часть общества. Это справедливо в любой стране, особенно у нас.
Почему так, и что здесь можно предпринять этой теме и посвящена данная статья.
Способы повышения качества персонала
Повышение качества персонала, работающего в компании задача сложная и многогранная. Ниже вы найдете ряд испытанных методов, которые сможете применить на практике.
Для начала хочу заметить, что для того, чтобы добиться заметного улучшения ситуации с персоналом, важно воздействовать на сотрудников на двух уровнях: личностном и коллективном, так как один всегда влияет на другой, и воздействовать только на один из них - малоэффективно.
Человек в чем-то подобен компании, и каждый строит свою жизнь по-своему. Одни компании стремятся занять свою небольшую нишу на рынке и долгие годы, пока не потеснят конкуренты, довольствоваться ею, наслаждаясь устойчивостью и стабильностью коллектива. Другим постоянно мало достигнутого, и каждый день они стремятся найти новые возможности на рынке и внутри, чтобы взять очередную высоту.
Также и люди. Одни относятся к любым переменам как к вынужденной необходимости, живут в реагирующем режиме, стремятся делать по жизни как можно меньше резких движений, чтобы не нарушить сложившееся равновесие. Другие стратегически планируют свою жизнь подобно тому, как полководец планирует битву: цель, расстановку сил, последовательность действий, а затем воплощают намеченный план.
Некоторых из них мы знаем это великие менеджеры, политики, изменившие историю. Другие не столь знамениты, так как своих побед они достигают в профессиональной и личной жизни. Такого человека легко узнать: когда вы ставите ему сложную задачу, он не строит кислую физиономию: «Ой, меня опять нагрузили». Его глаза загораются, и он вместе с вами начинает развивать поставленную цель. Ведь он воспринимает ее как интересную игру и как вызов. Вы хотите иметь в своей команде таких людей?
Если да, то есть два пути. Первый это искать их на рынке. Они есть, но их катастрофически мало, и они, как правило, уже работают на хороших позициях. Второй подбирать перспективных и выращивать их до уровня сильных лидеров либо профессионалов, в зависимости от ваших задач.
Для начала важно определить, с сотрудником какого типа вы имеете дело. Первейший критерий разделения: к какой системе оплаты стремится сотрудник. Некоторые хотят, чтобы основную часть их дохода составлял большой и стабильный оклад, а некоторые проценты и бонусы. Выяснив это на собеседовании, вы сможете определить и использовать эффективные подходы к управлению данным человеком. «Иксу» бесполезно рисовать красивые картины будущего, равно как и ждать от него инициативы в работе. Но не менее вредно управлять сознательным человеком «иксовыми» методами: либо потеряете ценного сотрудника, либо загоните его в роль пассивного исполнителя. При работе с таким сотрудником важно понимать, что вы имеете дело с равноправным партнером, который в данный момент принял решении работать с вами. Тем более что сознательные работники встречаются, как правило, среди руководителей или высококлассных специалистов.
Еще один важный момент: «игреком» человек может сделать себя только сам, однако мы можем подтолкнуть его к этому. Например, отправить на хороший тренинг по самоорганизации и тайм-менеджменту: там неплохо «промывают мозги» на тему ценности времени, постановки жизненных целей, целеустремленности и успешности. Помогает не всем, но многие начинают жить и работать гораздо более осознанно и ответственно.
Если вы проводите формализацию бизнес-процессов своей компании, важно учитывать, какая категория персонала выполняет ту или иную задачу. Для одних задаете жесткую систему ежедневных отчетов, регистрацию прихода-ухода из офиса, а ключи от курилки только под роспись. Другим отчет только по ключевым контрольным точкам, свободная обстановка и возможность работать дома.
На взгляды сотрудников сильно влияет корпоративная культура компании. Причем важно различать «корпоративное бессознательное» и «корпоративную культуру». Бессознательное всегда формируется само, а культуру надо выращивать сознательно. И не столько с помощью популярных корпоративных вечеринок, сколько развивая в людях нужные вам установки.
Один из методов проведение конкурсов, например, «Лучший сотрудник месяца». Здесь особенно важна прозрачность условий конкурса, их справедливость и направленность на поощрение тех качеств, которые нужны вам как руководителю. Хотите поощрять качество введите конкурс на максимальное количество позитивных отзывов от клиентов, хотите высвободить максимум оборотных средств конкурс на минимальный среднемесячный объем дебиторки. Причем награждение победителей лучше сделать праздничным событием, которого все сотрудники ждут с нетерпением. Можно совместить его с подведением итогов прошедшего периода и постановкой задач на следующий.
Хороший эффект дает внедрение в компании проектного менеджмента. Его коренная особенность в том, что вся работа разбивается на проекты, имеющие конкретную цель, жесткий срок и руководителя, лично отвечающего за результативность всего проекта. А система четкого планирования сроков и ресурсов автоматически приучает сотрудников действовать эффективно. На то же направлена и система вознаграждения: у участников проектных команд основная часть дохода бонус, получаемый только если проект выполнен качественно, в срок, и в рамках утвержденной сметы.
Хорошим подспорьем в развитии ваших сотрудников могут служить современные компьютерные системы. К примеру, системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) приучают менеджеров по продажам мыслить стратегически, настраивают на долгую работу в компании и с конкретным клиентом. А системы тайм-менеджмента на основе Outlook и карманных компьютеров (КПК) могут многократно повысить качество мышления ваших работников, их ответственность за исполнение намеченных планов и соблюдение сроков. Также полезно внедрить систему учета рабочего времени и систему учета исполнения принятых решений. Но, как это всегда бывает с технологиями, основа успеха грамотное внедрение. Автору знакома не одна компания, где внедрение CRM завершилось неудачей, а КПК используются высшим менеджментом для игр. Здесь самое важное горячее стремление первых лиц компании получить выгоду от новой технологии, а не очередную новомодную игрушку или возможность выпустить пресс-релиз о внедрении.
На определенном этапе бывает полезно закрепить основные принципы отношения к работе, к компании, к клиентам, друг к другу в корпоративном кодексе. Там же фиксируются и принципы уважения ко времени, стремления к лидерству, к личной эффективности. Бытует мнение, что в России эти методы не работают. Мы по горло наелись идеологией за прошедший век. И все же эти технологии с успехом применяются во всем мире. Есть масса примеров и в нашей стране. Здесь опять все упирается в грамотное внедрение. Не верьте тем консультантам, которые предложат вам разработку толстенной миссии компании «под ключ» с вашим минимальным участием не сработает, только деньги потеряете. Рождение идеологии совместный творческий процесс, требующий включенности как первых лиц, так и сотрудников компании. В плане проведения идеологии есть чему поучиться у фирм, построенных по принципу многоуровневого маркетинга (MLM). Копировать их не надо, как не стоит и петь гимны компании каждое утро. Однако, возможно, вы захотите сходить туда и узнать, как добиться того, что тысячи и тысячи людей ежедневно ходят на работу как на праздник, и относятся к компании как к своему дому.
Какие бы средства вы не выбрали важна системность, то есть одно ваше действие должно подкреплять другое. Распространенной ошибкой является, например, попытка приучить сотрудников к дисциплине путем отмечания времени прихода на работу, наказания за опоздания, притом, что первые лица регулярно приходят на работу к полудню, внезапно отменяют встречи и иные договоренности. Или требование от сотрудников лояльности к компании при полнейшем неуважении к ним как к личностям.
Теперь, может быть, самое главное. Компания, подразделение всегда есть отражение ее руководителя. Так что, вглядевшись в своих подчиненных, вы всегда как в зеркале можете увидеть себя. Тезис может показаться спорным, однако, опыт работы с самыми разными компаниями подтверждает его правоту. Ведь именно руководитель подбирает сотрудников, ежедневно ставит им задачи, контролирует исполнение. А значит любой, даже самый нелояльный сотрудник, работая у вас, во многом вас же и копирует. Посему, верна старая как мир мысль: хочешь изменить мир начни с себя.
Что делать вроде бы обсудили. Но работа была бы неполной, если в ней не раскрыть второй вечный русский вопрос. Итак, почему в нашей стране так мало сильных ответственных работников? Во-первых, в России в течение столетий большая часть населения была крепостными, соответственно о каком партнерстве «с барином» может идти речь? Во-вторых, в течение 70 лет большинство ярких людей, кто хоть как-то показывал свою индивидуальность, ждала незавидная судьба: лагеря и, в основном, расстрел. Коммунисты уничтожили больше россиян, чем погибло во второй мировой войне, причем самых лучших. И, в-третьих, война унесла жизни множества людей. Причем под танки бросались отнюдь не трусы. Вот в такой неблагоприятной социальной ситуации вынужден развиваться современный российский бизнес.
Заключение
Необходимо ценить время друг друга невосполнимый капитал, из которого «сделана наша жизнь».
Человек в чем-то подобен компании, и каждый строит свою жизнь по-своему. Одни компании стремятся занять свою небольшую нишу на рынке и долгие годы, пока не потеснят конкуренты, довольствоваться ею, наслаждаясь устойчивостью и стабильностью коллектива. Другим постоянно мало достигнутого, и каждый день они стремятся найти новые возможности на рынке и внутри, чтобы взять очередную высоту.
В заключении работы определим основные правила «Уважения ко времени», которые могут быть рекомендованы для работы менеджеров в современных компаниях:
1. Считай время, как деньги. Будь готов к тому, что за ошибку во времени можно лишишься денег.
2. Телефоном срочное, остальное почтой.
3. Все, что можешь делай сам. Приходи не с вопросом, а с вариантами решения.
4. Не пытайся переложить свою проблему на другого. Будь готов услышать твердое «нет».
5. Отправляя e-mail, обязательно укажи актуальную тему письма и важность.
6. Перед тем, как отвлечь коллегу подумай. Запиши вопрос, и задай несколько вопросов сразу.
7. Опоздание зло. Но если опаздываешь предупреди.
8. Готовься к планерке заранее. Приноси мысли на бумаге.
9. Получив от коллеги информацию (регламент, презентацию) прочитай и храни. Второго раза не будет.
10. Активное внимание твоего слушателя длится 1,5 минуты. Практикуй краткость, сестру таланта.
11. В любом запросе указывай реальные сроки исполнения. Не «завышай» их, как цену на базаре.
12. Критикуешь предлагай свое решение. Критика без варианта решения не принимается.
Список литературы
- Алексашенко С., Гавриленков Е., Дворкович А., Ясин Е.Реализация либеральной стратегии при существующих ограничениях //Вопросы экономики. 2014. № 7. С. 420.
- Баранов А.Социально-экономические проблемы депопуляции и старения населения// Вопросы экономики. 2015. № 7. С. 111120.
- Барсукова С. Ю.Предприниматели разных «призывов»: проблемы входа на рынок//ЭКО. 2013. №12. С. 7989.
- Белоусов Р.А. Основные этапы развития теории и практики управления. М. 2011. 543с.
- Бобрышев Д.Н., Семенцов С.П. История управленческой мысли. М. - 1987. 543с.
- Валова Д.В. Тайм-менеджмент. М.: Академия труда и социальных отношений. 2015. 437с.
- Вудкок М., Фрэнсис Д. Раскрепощенный менеджер. М.: Дело. - 2016. 432с.
- Краснова В., Матвеева А., Смородина Т.Между гармонией и деспотией //Эксперт. 2014. № 25 С.1926.
- Лавровский И.Русский размер менеджмента, или Рецепты издалека // Эксперт. 2000. № 25. С. 2021.
- Нещадин А.Экономический рост и кадровый потенциал России // Вопросы экономики. 2015. № 7. С. 102110.
- Прохоров А.П.«Русская модель управления». М.: ЗАО «Журнал Эксперт». 2014. 384 с.